Оптимизация организационной структуры управления предприятием

Характеристика и сущность организационных структур: методы оптимизации, типы, цели. Особенности выбора оптимальной организационной структуры. Анализ деятельности ОАО "Фортуна", его основные финансовые показатели. Создание отдела маркетинга на предприятии.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид контрольная работа
Язык русский
Дата добавления 28.04.2011
Размер файла 493,4 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Таблица 15 Функциональные связи отдела маркетинга

Получает

Предоставляет

С бухгалтерией

· бухгалтерские данные о движении, реализации и остатках товаров за отчетный период для анализа и планирования;

· сведения о командировочных расходах (ежемесячных, квартальных, годовых);

· расчетные листы по заработной плате.

· документы для балансового отчета;

· документы по командировкам специалистов.

Взаимодействие с отделом розничной торговли

· данные о претензиях потребителей относительно качества товаров и качества обслуживания их торговым персоналом;

· данные о структуре и объемах продаж в магазинах и на рынке.

· планы организации торговых площадей;

· рекомендации по организации выкладки товаров;

· материалы и peкомендации по оформлению торговых площадей.

Взаимодействие с отделом кадров

· руководящие материалы по организации оплаты труда и материального поощрения;

· штатное расписание;

· положение о премировании;

· коллективный договор, график работы предприятия;

· информацию о семинарах по повышению квалификации работников.

· предложения по совершенствованию организации труда, систем оплаты труда и материального поощрения, проектам штатных расписаний;

· необходимые данные и материалы для анализа состояния организации труда и заработной платы;

· заявки на потребность в кадрах;

· заявки на повышение квалификации работников предприятия.

Взаимодействие с отделом закупок

· сведения о поставщиках продукции;

· информацию о рисках в вопросах доставки товаров, связанных с изменениями внешних условий.

· информацию о поставщиках конкурентов,

· обзоры рынков закупаемых товаров;

· рекомендации по составу и качеству ассортимента закупаемых товаров.

Взаимодействие с отделом сбыта

· сведения о заключенных договорах с оптовыми покупателями;

· данные об отказах от продукции;

· данные о фактических объемах продаж.

· прогнозы спроса на товары;

· планы продаж;

· отпускные цены на товары;

· рекламные материалы.

Взаимодействие с отделом управления недвижимостью

· данные о заключенных договорах аренды;

· данные о пустующих арендопригодных площадях.

· информацию о состоянии рынка аренды коммерческой недвижимости;

· рекламные материалы.

Подбор квалифицированных специалистов и оснащение рабочих мест

Проект предусматривает принятие на работу трех человек: руководителя отдела маркетинга, специалиста по рекламе и стимулированию сбыта, специалиста-аналитика. Подразделение маркетинга должно быть сформировано из квалифицированных и преданных фирме работников, а его административный статус должен быть достаточно высок для оказания влияния на деятельность компании в целом.

Сотрудники отдела маркетинга должны удовлетворять ряду требований, связанных с особенностями их работы:

1. Высшее образование в области маркетинга.

2. Опыт работы (для начальника отдела - не менее 3 лет, для сотрудников опыт работы приветствуется).

3. Системность знаний в профессиональной области и общий широкий кругозор.

4. Коммуникабельность.

5. Умение принимать самостоятельные решения.

6. Дипломатичность, умение гасить конфликты.

Поиск специалистов будет осуществляться из внешних источников, в том числе через Интернет, в связи с тем, что на предприятии нет компетентных специалистов.

Для того чтобы служба маркетинга могла нормально работать, необходимо выделить для неё помещение и оснастить его мебелью и оргтехникой, а также предусмотреть наличие средств связи, оплату подписки на специальную периодическую литературу и повышение квалификации.

В ОАО «Фортуна» для отдела маркетинга выделяется помещение, ранее занимаемое диспетчерской службой ж.д. путей, которая будет объединена с транспортным отделом. Таким образом, в административном здании предприятия помещение под отдел маркетинга находится рядом с транспортным отделом и службой сбыта, что позволит этим отделам тесно сотрудничать. Помещение имеет достаточную площадь для работы отдела маркетинга даже с учетом приема дополнительных сотрудников

Для обеспечения деятельности отдела будут необходимо:

1. Выполнить ремонт помещения.

2. Закупить компюьтерную технику.

3. Закупить три комплекта офисной мебели.

4. Приобрести три компьютера в комплекте с модемами и многофункциональные печатающие устройства.

5. Приобрести программное обеспечение.

6. Приобрести факс.

6. Разработка Положения об отделе и должностных инструкций.

Регламентация маркетинговой деятельности на предприятии в рамках общепринятых требований должна быть отражена в Положении об отделе маркетинга, обязанности же работников - в их должностных инструкциях. В этих документах четко описываются задачи, права, обязанности и ответственность самой структуры и всех ее работников.

Что касается должностных инструкций, то их разработку можно выполнить по следующей схеме. Сначала начальнику отдела маркетинга рекомендуется самому составить должностную инструкцию для подчиненного. Для этой цели можно использовать любую типовую должностную инструкцию. Затем, не показывая ее подчиненному, попросить его разработать должностную инструкцию для самого себя. На третьем этапе руководителю следует сопоставить свое представление о работе подчиненного с его представлением о том же самом. В конечном итоге рекомендуется выйти на некий консенсус, сделав подчиненного как бы соучастником в разработке должностной инструкции для самого себя, таким образом учитывая и его мнение по поводу того, как должна выполняться порученная ему работа, поскольку он имеет о ней точное представление. Кроме того, являясь соучастником в разработке должностной инструкции, он будет охотнее и точнее ее исполнять. Помощь в разработке должностных инструкций должны оказывать сотрудники отдела кадров.

7. Затраты на создание отдела.

Данный проект планируется внедрить со следующими затратами.

Зарплата вновь принятым сотрудникам составит:

· руководитель отдела маркетинга - 18000 руб.,

· специалист по продвижению - 15000 руб.,

· специалист-аналитик - 15000 руб.

Следовательно, затраты компании на оплату работы служащих возрастут на 48000 руб. в месяц. С учетом ЕСН (26%) затраты на персонал составят 60480 руб. В год расходы на оплату труда и ЕСН составят 725760 руб.

Затраты на обеспечение новых сотрудников необходимым для работы оборудованием (табл. 16)

Таблица 16 Затраты на оборудование и ремонт помещения

Вид затрат

Сумма, руб

Косметический ремонт

30000

Вычислительная и офисная техника

80000

Программное обеспечение

25000

Мебель офисная

35000

Средства связи

10000

ИТОГО

180000

Текущие затраты на функционирование отдела составят (табл. 17)

Таблица 17 Текущие затраты на деятельность отдела

Вид затрат

Сумма, руб. за год

Заработная плата и ЕСН

725760

Канцтовары

20000

Услуги связи

15000

Интернет

15000

Подписка

10000

Прочие расходы (обслуживание оргтехники, помещений, оплата командировок и прочее)

20000

ИТОГО

805760

Для устранения просчетов в маркетинговой деятельности необходимо наладить систему маркетингового контроля.

Маркетинговый контроль - процесс, в ходе которого происходит выявление и оценка рассогласований между запланированными и фактическими результатами маркетинговой деятельности.

Основные задачи контроля:

1. Установление контрольных показателей и методов их определения.

2. Установление периодичности проведения контроля.

3. Принятие решений об организации контроля (о лице, объеме его полномочий).

4. Воздействие на коллектив предприятия для достижения тех результатов, которые были намечены.

3.3 Экономическая эффективность проекта

Экономическая эффективность вычисляется как частное от деления результата на затраты.

Прежде всего для оценки экономической эффективности необходимо определить, какие результаты будут получены благодаря внедрению предложенного проекта совершенствования организационной структуры ОАО «Фортуна».

Создавая отдел маркетинга на предприятии важно помнить, что применение маркетинга не дает сиюминутных результатов. Очевидно, что многие из тех результатов, которые будут достигнуты в итоге предложенных преобразований, невозможно оценить количественно. Прежде всего, это положительный социальный эффект, как, например, снижение конфликтности благодаря пониманию и необходимости следования единой стратегии, которая будет выработана и доведена до сведения сотрудников ОАО «Фортуна» отделом маркетинга. Наличие единой, одинаково понимаемой всеми в организации стратегии также приведет к повышению мотивации сотрудников, к уменьшению количества стратегических ошибок, что также достаточно сложно выразить в цифрах.

Однако же, количественной оценке на данном этапе не поддаются и некоторые улучшения экономических показателей. К таковым отнесем, в частности, получение большего дохода за счет коррекции ценовой политики (как в сфере торговли, так и в сфере аренды), которая будет произведена отделом маркетинга на основании знания рынка, сформированного в результате аналитической деятельности.

Однако же, для оценки эффективности предложенного проекта можно рассчитать сумму экономии, которая будет обеспечена компании благодаря внесению изменений в организационную структуру (табл. 18).

Таблица 18 Экономия от внедрения проекта совершенствования организационной структуры

Статья экономии

Источник экономии

Значение, тыс.руб.

Max

Min

1. Снижение количества испорченной продукции

Снижение потерь посредством оптимизации ассортимента за счет улучшения знания рынка в результате аналитической деятельности отдела маркетинга

2 1211

1142

2. Экономия рабочего времени

Снижение нагрузки на коммерческого директора, работников бухгалтерии и заведующей складом

463

334

3. Ускорение оборачиваемости средств

- Посредством оптимизации ассортимента за счет улучшения знания рынка в результате аналитической деятельности отдела маркетинга;

- Благодаря продвижению, осуществляемому отделом маркетинга

6515

1296

4. Оптимизация использования площадей

- В результате аналитической деятельности отдела маркетинга;

- Благодаря продвижению, осуществляемому отделом маркетинга

2147

1848

5. Оптимизация коммуникаций

За счет знания целевой аудитории в результате аналитической деятельности отдела маркетинга и компетентного использования инструментов продвижения

1 8509

649 10

Итого

4882

1109

Поясним, каким образом были получены указанные в таблице цифры.

1 Стоимость всей испорченной продукции за год.

2 Стоимость неликвидных остатков, не подлежащих реализации в связи с истечением срока хранения (за год).

3,4 На основании данных хронометража рабочего дня коммерческого директора, а также опроса работников бухгалтерии и заведующей складом.

Э = Эi

Эi = Li * (Wi/t),

где

Э - экономия от освобождения рабочего времени служащих;

Эi - экономия от освобождения рабочего времени i-го служащего;

L - количество высвобождающегося времени i-го служащего (человеко-дней в год)

Wi - размер оплаты труда i-го служащего (руб. в месяц)

t - количество рабочих дней в месяце.

5,6 Ускорение оборачиваемости средств позволяет либо при том же объеме высвободить из оборота часть оборотных средств, либо при том же размере оборотных средств повысить объем продаж.

?Qвысв = (t1 - t0) * G / tгод,

где

t1 - продолжительность оборота в днях фактическая

t0 - продолжительность оборота в днях предыдущего периода

G - выручка от реализации

tгод - количество дней в году

(5 рассчитано по данным об оборачиваемости средств наиболее успешного конкурента, 6 - в среднем по отрасли)

7 Максимальная стоимость аренды 1 м2 складской площади аналогичного качества по рынку, умноженная на срок простоя площадей и на размер простаивающих площадей

8 Текущая стоимость аренды 1 м2 складской в компании, умноженная на срок простоя площадей и на размер простаивающих площадей

9 Эффективность рекламных затрат наиболее успешного конкурента, умноженная на наибольший возможный рекламный бюджет (10 % выручки)

10 На основании данных опроса прихожан церквей, который показал, что даже им неизвестен тот факт, что компания осуществляла пожертвования на ремонт их храмов. Затраты на создание отдела маркетинга, которые включают затраты на деятельность отдела и затраты на оборудование и ремонт помещения, составят 985760 руб.

Далее необходимо рассчитать собственно эффективность, то есть, частное от деления суммарного показателя экономии от проекта совершенствования организационной структуры на суммарные затраты на осуществление проекта.

Экономическая эффективность составит, по пессимистичному прогнозу 0,001, а по оптимистичному - 4,952. Если принять во внимание, что не все выгоды от предложенного проекта поддаются количественной оценке, следует признать, что он является экономически обоснованным.

Заключение

Успех современных организационных структур все в большей мере зависит от внешних, чрезвычайно быстро меняющихся условий их функционирования. К числу этих условий можно отнести интенсивную конкуренцию, приобретающую глобальный характер, быстрое технологическое развитие, ужесточение требований к интеллекту и потенциалу управленческих кадров, рост их автономии и ответственности.

Не требует доказательств тот факт, что каждая организация представляет собой весьма сложную в техническом и экономическом плане структуру. И от выбора стратегии ее работы, от конкретного способа взаимодействия и сопряжения звеньев ее составляющих, зависит если не успех предприятия целиком, то очень значительная его часть.

Организационные структуры управления - как раз тот связующий элемент, который позволяет всем разрозненным подразделениям осуществлять свою работу согласованно, в едином ключе поставленной перед организацией задачи. Совершенно логично, что каждому предприятию, занимающемуся конкретным видом деятельности необходима определенная организационная структура, которая отвечала бы именно таким требованиям, какие предъявляются к этому предприятию в его специфических условиях.

Разработка и введение новых структур управления стало характерной чертой последнего десятилетия. В ходе этих экспериментов нередко используются самые разнообразные комбинации известных видов и типов структур, приспосабливаемых организациями к конкретным условиям их функционирования. Но все же главная тенденция состоит в том, что каждая последующая структура становится более гибкой по сравнению с ранее действовавшими.

Анализ экономической деятельности открытого акционерного общества «Оптово-розничное объединение «Фортуна» в процессе его позиционирования в рыночной конкурентной среде показал, что управление практически во всех подразделениях по сравнению с предприятиями конкурентами является средне-худшим.

Организационная структура управления ОАО «Фортуна» не изменилась за период реформ. Все предложения по ее изменению связаны непосредственно с эффективностью работы предприятия. Анализ текущей деятельности показал, что в ОАО «Фортуна» отсутствует профессиональный анализ, инвестиционное планирование, и главное контроль за структурными подразделениями. Практически это свидетельствует о слабом уровне управления предприятием. Непонимание места и роли управления приводит к значительным экономическим потерям.

Экономическая оценка деятельности ОАО «Фортуна» и его структурных подразделений практически обосновывает необходимость проведения мероприятий по совершенствованию организационной структуры предприятия в части усиления контроля над деятельностью структурных подразделений ОАО «Фортуна» по всем используемым в работе факторам.

Проведенное исследование дало основания предложить следующие мероприятия по совершенствованию организационной структуры управления ОАО:

- Создание в ОАО «Фортуна» отдела маркетинга;

- Объединение транспортного отдела и диспетчерской службы ж.д. путей, состоящей из одного человека, в транспортный отдел;

- Выделение цеха квашений и солений в отдельное подразделение с непосредственным подчинением начальнику коммерческого отдела;

- Уточнение обязанностей главного инженера и начальника отдела управления имуществом по осуществлению ремонтных работ;

- Уточнение обязанностей главного бухгалтера и начальника отдела управления имуществом по начислению арендной платы;

- Снижение оперативной загруженности начальника коммерческого отдела путем улучшения координации внутри отдела;

- Установление сроков предоставления табеля учета рабочего времени

- Установление сроков и формы предоставления сведений о потреблении электроэнергии арендаторами главным энергетиком в отдел работы с арендаторами;

- Установление сроков и формы рассмотрения отделом закупок заявок на хозяйственные принадлежности;

- Обеспечение прямого взаимодействия начальника отдела розничной торговли с зав. складом и транспортным отделом для ускорения пополнения товарных запасов и доставки товаров в розничные магазины;

- Введение еженедельных совещаний представителей ключевых служб;

- Пересмотр, доработка и ознакомление под роспись сотрудников с их должностными инструкциями.

Затраты на создание отдела маркетинга, которые включают затраты на деятельность отдела и затраты на оборудование и ремонт помещения, составят 985760 руб.

Экономическая эффективность составит, по пессимистичному прогнозу 0,001, а по оптимистичному - 4,952. Если принять во внимание, что не все выгоды от предложенного проекта поддаются количественной оценке, следует признать, что он является экономически обоснованным.

Список использованной литературы

1. Аналоули Ф., Карами А. Стратегический менеджмент малых и средних предприятий: Учебник для вузов. - Пер. с англ. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 400 с.

2. Багиев Г.Л., Тарасевич В.М., Анн Х. Маркетинг: Учебник для вузов. - 3-е изд. / Под ред. Г.Л. Багиева. - СПб.: Питер, 2006. - 736 с.

3. Баринов В.А. Организационное проектирование: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 399 с.

4. Беляев В.И. Маркетинг: основы теории и практики: учебник. - М.: КНОРУС, 2008. - 672 с.

5. Бобыкин В.И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов. - М.: Экономика, 2004. - 366с.

6. Быкова А. Организационные структуры управления. - М.: ОЛМА-ПРЕСС Инвест, 2007. - 160 с.

7. Виханский О.С. Стратегическое управление: учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Экономистъ, 2008. - 296 с.

8. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2007. - 501с.

9. Демидова А.В. Исследование систем управления: конспект лекций. - М : Приор-издат, 2005. - 96 с. - (В помощь студенту).

10. Джоббер Д. Принципы и практика маркетинга. - М.: Вильямс, 2006. - 688 с.

11. Дятлов А.Н. Общий менеджмент: Концепции и комментарии: учебник для вузов / А. Н. Дятлов, М. В. Плотников, И. А. Мутовин. - М.: Альпина, 2007. - 400 с.

12. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес - процессы: Регламентация и управление: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 319 с.

13. Жукова Т.Н., Черкасова И.О. Проблемы организации интегрированного подхода к организации маркетинговой деятельности. // Маркетинговый инструментарий в управлении организацией. - Сб. науч. тр. - СПб., 2006.

14. Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. 4-е изд. - СПб.: Питер, 2009. - 480 с.

15. Карасева И.М., Ревякина М.А. Финансовый менеджмент: учебное пособие / Под ред. Ю.П. Анискина. - М.: Омега - Л, 2007. - 335 с.

16. Коласс Б. Управление финансовой деятельностью предприятия. Проблемы, концепции и методы: Учебное пособие / пер. с франц. под ред. проф. Я.В.Соколова. - М.: Финансы, ЮНИТИ, 2007.- 576 с.

17. Кондратюков Н.П. Бухгалтерский учет и финансово-экономический анализ. - М.: Издательство «Дело», 2006. - 233с.

18. Кузнецов Ю. В. Теория организации. - СПб., 2006. - 158 с.

19. Маркетинг: Учебник / Н.П. Ващекин, Т.Н.Парамонова, С.М.Самарина и др.; Под ред. Н.П. Ващекина. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2008. - 312 с.

20. Маркетинг: Учебник для вузов / Н.Д.Эриашвили, К.Ховард, Ю.А Цыпкин и др.; Под ред. Н.Д. Эриашвили. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 631 с.

21. Маркетинг: Учебное пособие / Под ред. А.М. Немчина, Д.В.Минаева. - СПБ.: Бизнес - пресса, 2007. - 512 с.

22. Маркова В.Д., Кузнецова С.А. Стратегический менеджмент: Курс лекций. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 288 с.

23. Маслова Т.Д., Божук С.Г., Ковалик Л.Н. Маркетинг. - 2-е изд. доп. - СПб.: Питер, 2007. - 400 с.

24. Менеджмент организации. Учебное пособие. Румянцева З.П., Саломатин Н.А. и др. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 415 с.

25. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 558 с.

26. Минцберг Г. Структура в кулаке. - СПб.: Питер, 2006. - 312 с.

27. Основы менеджмента / Под ред. А.И. Афоничкина. - СПб.: Питер, 2007. - 528 с.

28. Панков Д.А. Современные методы анализа финансового положения. - Минск.: ООО «Профит», 2005. - 413с.

29. Панов А.И., Коробейников И.О. Стратегический менеджмент: Учебное пособие для вузов. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 285 с.

30. Панок Д.Г. Сравнительный анализ классических организационных структур управления промышленных предприятий // The Chief. - 2005. - № 1.

31. Пичужкин И.В., Жарков В.И., Максимов С.А. Основы менеджмента: Учебное пособие. - М.: Юрайт, 2007. - 286 с.

32. Прохоров А.П. Русская модель управления / А. П. Прохоров. - М.: Эксмо, 2006. - 384 с.

33. Райченко А.В. Общий менеджмент: учебник для вузов / А. В. Райченко. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 384 с.

34. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: 4-е изд., перераб. и доп. - Минск: ООО «Новое знание», 2007. - 688с.

35. Семенов А.К. Этика менеджмента: учеб. пособие / А. К. Семенов, Е. Л. Маслова. - М.: Дашков и К, 2006. - 272 с.

36. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. - 3-е изд. - М.: Дашков и К, 2008. - 300 с.

37. Симкина Л.Г., Корнейчук Б.В. Микроэкономика. - СПб.: Питер, 2006. - 464 с.

38. Соловьева Д.В., Патлис Н.Р. Организация маркетинговой деятельности // Маркетинг в управленческом процессе. 2001.

39. Сорина Г.В. Основы принятия решений: учеб. пособие для вузов / Г. В. Сорина. - М.: Экономист, 2006. - 192 с.

40. Стратегический менеджмент / Под ред. А.Н.Петрова. - СПб.: Питер, 2006. - 496 с.

41. Теория управления: учебник / Под ред. Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого. - 2-е изд., доп. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 608 с.

42. Технологии корпоративного менеджмента: Учебное пособие / Под ред. И.В Мишуровой, Н.Ф.Новосельской. - М.: ИКЦ Март, 2008. - 544 с.

43. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Пакет положений о структурных подразделениях предприятия: практическое пособие. - 3-е изд., испр. и доп. - М.: Дело и Сервис, 2007. - 448 с.

44. Федорова Н. Н. Организационная структура управления предприятием: Учебное пособие. - М.: ТК Велби, 2009. - 256 с.

45. Щегорцов В.А., Таран В.А. Маркетинг: Учебник для вузов / Под ред. В.А. Щегорцева. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 447 с.

46. Экономика предприятия: учебное пособие / А.И.Ильин, В.И. Станкевич, Л.А. Лобан и др.; Под ред. А.И. Ильина. - 4-е изд. - М.: Новое знание, 2008. - 698 с.

Приложение 1

Рис

Приложение 2

Таблица. Мероприятия по совершенствованию организационной структуры

Содержание

мероприятия

Основания

Ожидаемые улучшения в функционировании компании

1. По составу подразделений

1. Создание в ОАО «Фортуна» отдела маркетинга

1. Отсутствие у предприятия стратегии развития, незнание сотрудниками корпоративных целей и задач, отсутствие у руководителей служб единства в понимании текущих проблем компании (выявлено в результате опроса).

2. Усложнение условий внешней среды компании: быстрое развитие сетей супермаркетов и гипермаркетов, представляющих серьезную силу на розничном рынке, повышение требований оптовых покупателей к организации деятельности оптово-распределительных центров, усиление конкуренции за счет модернизации и улучшения качества работы существующих в городе плодоовощных баз.

3. Неэффективность выполнения маркетинговых функций. Многие маркетинговые функции выполняются не в полном объеме (практически отсутствует рекламная деятельность, проводимые мероприятия по PR, в частности спонсорская деятельность, не получили достаточного освещения в СМИ, следовательно, средства израсходованы неэффективно). Отсутствие продуманной рекламной и ценовой политики. Перегруженность отдела сбыта текущими проблемами и недостаточная компетентность сотрудников в вопросах маркетинговой деятельности не позволяют совершенствовать маркетинг в рамках отдела сбыта.

4. Анализ деятельности конкурентов показал, что многие распределительные центры имеют в составе подразделений отдел маркетинга.

1. Внедрение в деятельность предприятия стратегического подхода, понимание руководителями всех отделов и служб проблем, стоящих перед фирмой в целом, повышение согласованности деятельности подразделений и их ориентации на достижение общих целей.

2. Получение актуальной и достоверной информации о внешней среде, появление возможности гибкого реагирования на происходящие в ней изменения, более полное удовлетворение требований клиентов и, как следствие, повышение конкурентоспособности предприятия.

3. Повышение эффективности рекламы позволит привлечь новых клиентов и повысить лояльность существующих, что приведет к увеличению объема продаж.

4. Освобождение отдела сбыта от функций, связанных с организацией рекламы, позволит сотрудникам целиком сконцентрироваться на их прямых обязанностях.

2. Объединение транспортного отдела и диспетчерской службы ж.д. путей, состоящей из одного человека, в транспортный отдел

1. Диспетчерская служба на данный момент состоит из одного специалиста.

2. Её деятельность носит сезонный характер, так как по железной дороге продукция только принимается, в основном в период закладки (по данным бесед с сотрудниками).

3. Процесс получения грузов по железной дороге схож с процессом получения продукции наземным транспортом (анализ организационных документов).

4. Опрос показал, что сотрудник диспетчерской службы имеет тесные неформальные связи с сотрудниками транспортного отдела, проводит там значительную часть своего рабочего времени и до него не дозвониться по телефону.

1. Благодаря объединению этих отделов в один у начальника коммерческого отдела появится больше свободного времени для решения конкретных стратегических и организационных задач.

2. Сотрудники могут помогать друг другу в сезоны, когда их трудовая деятельность является наиболее интенсивной.

3. Освобождается офисное помещение.

4. Диспетчер будет оперативно реагировать на телефонные звонки.

3. Выделение цеха квашений и солений в отдельное подразделение с непосредственным подчинением начальнику коммерческого отдела

1. Заведующий складом жалуется на высокую оперативную загруженность.

2. Деятельность нач. цеха солений и квашений требует высокой профессиональной специализации и является совершенно самостоятельным бизнес-процессом, не зависящим от складского хозяйства и предпродажной подготовки, находящихся под непосредственным контролем заведующей складом.

3. Данный цех имеет свою систему отчетности.

1. Уменьшение функциональной перегруженности заведующей складом.

2. Повышение внимания к цеху со стороны нач. коммерческого отдела отразится на увеличении объемов продаж продукции цеха.

2. По распределению функций

1. Уточнить обязанности гл. инженера и нач. отдела управления имуществом по осуществлению ремонтных работ

По данным опроса, между службами возникают конфликты по поводу того, в задачи какой службы входит ремонт сантехники. Это приводит к длительному решению проблем, недовольству сотрудников и арендаторов.

Необходимо установить, что ремонтные работы, связанные с работами капитального характера, должны курироваться главным инженером, а мелкий ремонт обеспечиваться хозяйственным отделом. Уточнение обязанностей приведет к более быстрому устранению проблем и снижению количества жалоб со стороны арендаторов.

2. Уточнить обязанности гл. бухгалтера и нач. отдела управления имуществом по начислению арендной платы

По данным опроса, между службами возникают конфликты по поводу начисления арендной платы. Анализ организационных документов показал неопределенность обязанностей в этом вопросе указанных служб и отсутствие описания четкого порядка взаимодействий.

Необходимо установить порядок взаимодействия служб и закрепить его в организационной документации. Предлагается следующая схема: отдел работы с арендаторами получает от энергетика сведения о показаниях счетчиков и согласно договорам аренды рассчитывает арендную плату и формирует акты сдачи-приемки работ. После подписания у руководителя эти акты передаются в бухгалтерию, которая выписывает счета и счета-фактуры и производит начисление арендной платы в бухгалтерском учете. По истечении месяца бухгалтерия предоставляет в отдел аренды сведения о задолженности арендаторов для принятия мер по ускорению оплаты. Это позволит ускорить выписку счетов и поступление денег от арендаторов.

3. По содержанию межфункциональных взаимодействий

1. Снизить оперативную загруженность нач. коммерч. отдела путем улучшения координации внутри отдела

Анализ организационных документов показал большое количество функций, выполняемых данным лицом. Опрос сотрудников выявил, что документы лежат на рассмотрении нач. коммерч. отдела достаточно долго и быстро с ним не связаться, поскольку он сильно занят.

1. Нужно улучшить координацию между службами в подчинении нач. коммерч. отдела путем уточнения вопросов, которые могут решаться службами без визы данного лица, а также путем проведения совещаний руководителей подразделений.

2. Создание отдела маркетинга будет означать выполнение функций маркетинга специалистами, в итоге снизится объем аналитической работы, выполняемой нач. коммерч. отдела.

3. Объединение диспетчерской службы и транспортного отдела уменьшит число подчиненных у данного должностного лица.

2.Установить сроки предоставления табеля учета рабочего времени

Опрос сотрудников показал наличие конфликтов между начальником отдела кадров и бухгалтерией. Анализ орг. документов показал несостыковку в описании порядка взаимодействия подразделений: по инструкции нач. отдела кадров срок предоставления данных - 10 число, в положении о бухгалтерской службе - 5 число.

Установить срок предоставления табеля - 5 число следующего месяца, закрепить это в инструкциях. В результате снизится конфликтность, увеличится время на начисление заработной платы, снизится количество ошибок в работе бухгалтерии.

3.Установить сроки и форму предоставления сведений о потреблении электроэнергии арендаторами главным энергетиком в отдел работы с арендаторами

Опрос показал, что между отделом аренды и главным энергетиком существуют конфликты, связанные с несвоевременностью предоставления данных о энергопотреблении арендаторами, что в конечном итоге приводит к несвоевременной выписке счетов.

Установить для энергетика срок предоставления данных - не позднее 3 числа следующего за отчетным месяца. Разработать форму предоставления данных. Это уменьшит конфликтность, ускорит выписку счетов, уменьшит недовольство арендаторов (позволит им правильно вести бухгалтерский учет и планировать расходы), ускорит поступление денег от арендаторов.

4.Установить форму и сроки рассмотрения отделом закупок заявок на хозяйственные принадлежности

Опрос показал наличие конфликта между отделом закупок и другими службами по поводу закупок хозяйственного инвентаря, инструмента и т.д. Анализ организационной документации показал неопределенность функций отдела закупок в этом вопросе и отсутствие отражения строгого порядка взаимодействия отделов.

Разработать форму заявки на материалы и установить период рассмотрения и исполнения заявки отделом закупок - в течение двух дней. Это позволит снизить конфликтность, улучшить материально-техническое обеспечение отделов, исключить простои, улучшить контроль за расходами.

5.Обеспечить прямое взаимодействие начальника отдела розничной торговли с зав. складом и транспортным отделом для ускорения пополнения товарных запасов и доставки товаров в розничные магазины

Опрос показал, что нач. розничного отдела решает вопросы поступления товаров со склада на рынок и доставки товаров от поставщиков в промтоварные магазины через начальника коммерческого отдела путем подачи заявки. При этом из-за загруженности начальника коммерческого отдела вопросы решаются долго.

Разрешить прямое обращение с заявками в транспортный отдел и на склад, предусмотреть контроль за движением товаров между складом и розницей со стороны нач. коммерческого отдела. Это снизит загруженность нач. коммерческого отдела, повысит быстроту пополнения товарных запасов в магазинах и на рынке, позволить исключить перебои с товарами, будет способствовать росту оборота.

6.Ввести еженедельные совещания представителей ключевых служб

Сотрудники в целом оценивают скорость принятия решений в организации как низкую. Кроме того, опрос показал, что между сотрудниками нет единства в понимании целей организации. Службы слабо учитывают интересы друг друга. Ряд сотрудников указали проведение совещаний в качестве пожеланий.

Организовать еженедельные совещания руководителей служб с участием генерального директора, а также совещания по мере возникновения острых проблем. Это позволить улучшить слаженность работы, понимание приоритетных проблем, позволит немного разгрузить наиболее загруженных руководителей подразделений и генерального директора оперативными проблемами, будет способствовать взаимопониманию служб

4. По организационно-регламентирующей документации

Пересмотреть, доработать и ознакомить под роспись сотрудников с их должностными инструкциями

Анализ показал, что многие инструкции составлены давно, по типовому шаблону и не отражают специфику деятельности организации, что их содержание часто неизвестно должностным лицам, которые рассматривают их как ненужные формальности. Имеются противоречия внутри организационных документов в части порядка взаимодействия служб.

Необходимо переработать организационные документы и ознакомить с ними всех сотрудников под роспись. Установление порядка взаимодействия подразделений позволит повысить уровень координации и уменьшить количество конфликтов между службами.

Приложение 3

Схема 1 - Усовершенствованная организационная структура управления ОАО «Фортуна» (вариант 1)

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Этапы и методы проектирования организационных структур. Основные типы структур управления, их видимые преимущества и недостатки. Анализ существующей организационной структуры управления предприятия "КП Ворошиловский СЕЗ", ее особенности функционирования.

    курсовая работа [829,3 K], добавлен 26.03.2011

  • Значение организационной структуры предприятия. Типы организационных структур, их преимущества и недостатки. Проблемы организационных структур и пути их решения. Анализ соответствия организационной структуры ООО "Кураж" целям и задачам деятельности.

    дипломная работа [148,4 K], добавлен 07.04.2010

  • Понятие организационной структуры организации. Классификация и характеристика бюрократических и органических (адаптивных) организационных структур управления. Анализ механизма формирования и развития организационной структуры управления предприятием.

    курсовая работа [44,5 K], добавлен 24.12.2010

  • Типы организационных структур, их преимущества и недостатки. Проблемы организационных структур и пути их решения. Анализ организационной структуры ООО "Экстрим", ее соответствие целям и задачам деятельности предприятия. Предложения по совершенствованию.

    дипломная работа [170,1 K], добавлен 02.08.2009

  • Типы управления организациями. Выявление организационных проблем в деятельности компании. Разработка структуры отдела маркетинга. Анализ конкурирующих организаций. Разработка мероприятий по совершенствованию организационной структуры ООО "Агропак".

    дипломная работа [185,7 K], добавлен 28.10.2014

  • Понятие и принципы построения организационной структуры. Типы организационной структуры. Виды бюрократических структур управления оргацизацией. Виды органических структур управления организацией. Анализ организационной структуры ОАО "Черметремонт".

    курсовая работа [87,9 K], добавлен 12.11.2007

  • Понятие организационной структуры и ее состав. Виды организационных структур. Построение современной организационной структуры. Модернизация управления автоматизации и информации банковских работ, деятельности дополнительных офисов ОАО "Сбербанк России".

    курсовая работа [741,5 K], добавлен 26.05.2013

  • Понятие организационных изменений на предприятии и его необходимость. Причины изменения организационной структуры. Типы организационных структур. Анализ сильных и слабых сторон ООО "ЗЕТ" и рекомендации по проектированию организационной структуры.

    курсовая работа [72,2 K], добавлен 06.05.2011

  • Понятие, принципы построения и виды организационных структур предприятия. Показатели и критерии эффективности организационной структуры, направления ее оптимизации. Способы построения взаимосвязи между уровнями управления и функциональными областями.

    курсовая работа [71,9 K], добавлен 24.11.2014

  • Типы организационных структур управления и их характеристика. Краткая характеристика торговой фирмы. Анализ действующей организационной структуры управления в ИП Мингазова Э.Р. Совершенствование организационной структуры управления на предприятии.

    контрольная работа [34,2 K], добавлен 24.01.2013

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.