Создание подразделения по связям с общественностью в Калужском филиале ООО "ВСК-центр"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МОСКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

КАЛУЖСКИЙ ФИЛИАЛ

Кафедра связей с общественностью

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Современная пресс-служба

на тему: Создание подразделения по связям с общественностью в Калужском филиале ООО «ВСК-центр».

Выполнила студентка V курса

группы: СЗСС - 05

факультета журналистики, связей с

общественностью и

международных отношений

Зиновьева Екатерина Андреевна

Руководитель-консультант - к.п.н. доцент

Мишура Н.П.

Калуга 2010

Содержание работы

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты деятельности в сфере связей с общественностью

1.1 Характеристика связей с общественностью в PR-литературе

1.2 Организационная структура и функции подразделения по связям с общественностью

1.3 Преимущества и недостатки собственного отдела по связям с общественностью

1.4 Пресс-служба в структуре отдела по связям с общественностью

Вывод

Глава 2. Ход и результаты исследования, направленного на определение мнения внешней и внутренней общественности Калужского филиала ООО «ВСК-центр» о необходимости создания подразделения или включение должности специалиста по связям с общественностью

2.1 Характеристика Калужского филиала ООО «ВСК-центр»

2.2 Ход исследования и его методы

2.3 Результаты исследования внутренней аудитории о необходимости создания подразделения или включения должности специалиста по связям с общественностью в КФ ООО «ВСК-центр»

2.4 Результаты исследования внешней аудитории о необходимости создания подразделения или включения должности специалиста по связям с общественностью в КФ ООО «ВСК-центр»

Заключение

Библиографический список

Приложения

Введение

В настоящее время вопрос о создании подразделения по связям с общественностью или пресс-службы стоит перед многими организациями. Наибольшую актуальность он приобретает в главных торгово-экономических центрах, конкурентная среда которых дополнительно обостряется деятельностью большого количества филиалов и представительств зарубежных компаний, имеющих богатый опыт построения отношений с общественностью.

В целом же интерес руководства коммерческих организаций к этой сфере деятельности остается достаточно низким. Руководство отечественных организаций предпочитает пользоваться услугами консалтинговых фирм, причём в большинстве случаев, для проведения единичных акций, а не с целью систематической работы. Это может быть объяснено, с одной стороны, недостаточностью финансовых возможностей организации, а с другой - недооценкой роли для повышения конкурентоспособности самой организацией и сложным отношением общества ко многим проявлениям этой деятельности (такую почву подготовили акции политического PR и непрофессиональные акции, проводимые коммерческими компаниями).

Решением данных проблем может быть освещение организации эффективных и полезных связей с общественностью, оптимальных для каждой компании, в условиях конкретной ситуации способом.

Наличие собственного подразделения по связям с общественностью или пресс-службы имеет плюсы и минусы, речь о которых далее пойдёт в данной курсовой работе, но, несомненно, одно - что потребность в них в любой поступательно развивающейся экономической системе значительно возрастает.

Необходимость существования PR-службы, в первую очередь, обусловлено пониманием того, что любая компания функционирует в рамках многосоставной окружающей среды, в которую включены рынок определенных товаров и услуг, внешние целевые аудитории (конкуренты, партнеры, инвесторы, средства массовой информации, государственные и общественные органы). Кроме внешних субъектов, на деятельность организации большое влияние оказывают и внутренние, а именно - её сотрудники. Таким образом, для того, чтобы извлекать пользу и минимизировать ущерб от всевозможных связей и зависимостей, в условиях которых существует и функционирует компания, ими необходимо эффективно управлять. Поскольку управление представляет собой сложный комплекс мер, им должны заниматься специалисты.

Эти и другие вопросы обусловили актуальность выбора темы данной курсовой работы «Создание подразделения по связям с общественностью в Калужском филиале ООО «ВСК-центр».

Проблема исследования состоит в выявлении особенностей функционирования отдела по связям с общественностью в Калужском филиале ООО «ВСК-центр».

Цель работы: определить необходимость включения отдела по связям с общественностью (или штатного специалиста) в организационную структуру Калужского филиала ООО «ВСК-центр».

Объект исследования: внутренняя и внешняя аудитории Калужского филиала ООО «ВСК-центр».

Предмет исследования: мнение внутренней и внешней аудиторий о необходимости включения отдела по связям с общественностью (штатного специалиста) в организационную структуру Калужского филиала ООО «ВСК-центр».

Исходя из цели, объекта и предмета исследования нами выдвигается гипотеза: мы предполагаем, что в настоящее время у внутренней и внешней общественности возникло мнение о необходимости создания отдела по связям с общественностью (или введения должности специалиста по связям с общественностью) в Калужском филиале ООО «ВСК-центр».

В процессе написания данной курсовой работы были поставлены следующие задачи:

1.Сбор и анализ теоретического материала по теме исследования;

2.Проведение экспериментального исследования внутренней и внешней аудитории Калужского филиала ООО «ВСК-центр», с целью выявления необходимости создания PR-отдела в данной организации;

3.Анализ и интерпретация полученных в ходе экспериментального
исследования данных;

4.Формулировка выводов и практических рекомендаций для
руководства Калужского филиала ООО «ВСК-центр».

Методы исследования: опрос, анализ теоретической литературы, анализ документации Головной организации ООО «ВСК-центр» и Калужского филиала ООО «ВСК-центр». Методика - анкетирование.

Практическая значимость данной курсовой работы заключается в том, что подобное исследование проводится впервые на базе Калужского филиала «ВСК-центр», и его данные будут способствовать достижению более эффективного функционирования организации.

Теоретико-методологической базой нашей работы являются научные труды исследователей в области связей с общественностью и рекламы - И.В.Алешиной, В.Г.Королько, Г.Г.Почепцова, А.Н.Чумикова. и др.

Структурно курсовая работа представлена введением, двумя главами, заключением, практическими рекомендациями, библиографическим списком и приложениями.

Глава 1. Теоретические аспекты деятельности в сфере связей с общественностью

1.1 Характеристика «связей с общественностью» в теоретической PR-литературе

Связи с общественностью -- явление намного более глубокое и широкое, чем просто отделы, функционирующие в отдельных организациях и учреждениях, или самостоятельные консультативные фирмы, к услугам которых обращаются клиенты. Теоретики и практики постоянно подчеркивают, что она является наукой и искусством формирования общественного мнения в желаемом направлении. Стремление определить сущность связей с общественностью, перечисляя свойственные этой системе функции, довольно широко распространено среди ученых. Известный американский исследователь Рекс Харлоу предложил следующее определение: «Связи с общественностью -- это особая функция управления, призванная:

-устанавливать и поддерживать взаимосвязи, взаимопонимание, взаимопризнание и сотрудничество между организацией и ее публикой;

-осуществлять управление процессом разрешения проблем или спорных вопросов;

-помогать руководству в изучении общественного мнения и реагировании на него;

-определять и подчеркивать ответственность руководства в вопросах служения общественным интересам;

-помогать руководству эффективно изменяться в соответствии с требованиями времени;

-выступать системой заблаговременного предупреждения, помогая предвидеть тенденции развития;

-в качестве основных средств использовать научные методы, основанные на этических нормах общения» [9, с. 26].

Связи с общественностью служат многим социальным институтам: предприятиям, профсоюзам, государственным учреждениям, добровольным ассоциациям, фондам, больницам, образовательным и религиозным организациям, ведь для достижения своей цели все они должны налаживать прочные связи с различными социальными группами и с обществом в целом.

Достижение целей организации требует от руководства понимания сути отношений и ценностей людей, с которыми они общаются. Специалист по связям с общественностью выступает в роли советника руководителя и, будучи посредником, помогает переводить его собственные цели и намерения на понятный для общественности язык.

Функции управления, которые охватывают связи с общественностью:

-предвидение, анализ и интерпретация общественного мнения, отношений и спорных вопросов, способных положительно или отрицательно повлиять на деятельность и планы организации;

-консультирование руководства всех уровней организации по вопросам принятия решений, определения направления действий и коммуникации с обязательным учетом общественных последствий его деятельности, а также социальной и гражданской ответственности организации в целом;

-постоянная разработка, выполнение и оценка программ деятельности и коммуникации для обеспечения понимания целей организации информированной публикой;

-планирование и реализация усилий организации, направленных на совершенствование социальной политики;

-определение целей, составление плана и бюджета, подбор и подготовка кадров, изыскание средств, то есть - управление ресурсами [9, с. 27].

Автор учебника «Паблик рилейшнз» Ф.И.Шарков выделяет пять основных задач связей с общественностью:

-формирование образа предприятия как целостного члена общества, путем обеспечения коммуникации с социальной средой;

-расширение влияния предприятия в обществе, обеспечение лидирующих позиций в конкурентной борьбе;

-формирование круга друзей предприятия среди авторитетных политиков, ученых, деятелей искусств, культуры, образования и т.д.;

- планирование разрешения и предотвращения кризисных ситуаций;

-создание позитивного психологического климата в организации [17, с. 19].

По мнению автора учебника «Основы паблик рилейшнз» В.Г.Королько, связи с общественностью, как важный компонент управленческой деятельности, выполняет ряд функций:

-Контроль мнения и поведения аудитории с целью удовлетворения потребностей и интересов организации, от имени которой проводятся акции по связям с общественностью.

-Реагирование на общественность: организация учитывает события, проблемы или поведение других и соответствующим образом реагирует на них.

-Достижение взаимовыгодных отношений между всеми связанными с организацией группами общественности путем содействия плодотворному взаимодействию с ними (в том числе со служащими, потребителями, поставщиками, производственным персоналом и т.д.). Именно эта функция является фундаментом модели компромисса и считается наиболее полезной и плодотворной, поскольку целевые группы общественности здесь рассматриваются как партнеры организации [9, с.39].

Автор учебника «Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности» И.М.Синяева считает, что связи с общественностью являются многоплановой деятельностью, и поэтому включает в себя функции, необходимые для достижения целей и задач по связям с общественностью. Рассмотрим данные функции более подробно.

-Аналитико-прогностическая функция: направлена на тщательное изучение партнеров, анализ конкретных ситуаций при формировании маркетинговой деятельности, оценку общественного мнения, настроений и реакций населения, подготовку массива аналитических данных для принятия решений.

-Организационно-технологическая функция: включает в себя совокупные меры и действия по проведению и организации акций и кампаний, различного уровня деловых встреч, выставок, конференций с использованием средств массовой информации, аудио- и видеотехники.

-Информационно-коммуникативная функция: предполагает тиражирование информации при выполнении информационно-разъяснительной и пропагандистско-рекламной работы, необходимой не только для партнеров, но и для поддержания социально-психологического климата внутри фирмы, соблюдения служебной этики, фирменного стиля.

-Консультативно-методологическая функция: предполагает консультации по организации и налаживанию отношений с аудиторией и разработку моделей сотрудничества и социального партнерства, программ и акций.

-Социально-гуманистическая функция: направлена на достижение взаимовыгодных отношений между организацией и целевыми аудиториями [13, с. 16].

1.2 Организационная структура и функции подразделения по связям с общественностью

Сегодня большинство крупных или среднего размера компаний формально пользуются системой связей с общественностью. Всеобщее признание института связей с общественностью является ответной реакцией бизнеса на вызов времени. Мотивация создания и более активного использования отделов по связям с общественностью в структуре корпораций имеет ряд оснований.

Во-первых, бизнес сегодня рассматривает данную деятельность не как инструмент создания паблисити или односторонней коммуникации с общественностью, а как процесс диалога и достижения компромисса с ключевыми группами общественности. Естественно, чтобы успешно выполнять такую задачу, руководство отделов по связям с общественностью должно превратиться из бывших «ремесленников» коммуникационных технологий в современных «менеджеров» стратегической коммуникации.

Во-вторых, распространенным стал прагматический подход к связям с общественностью и использованию его инструментария как средства повышения эффективности бизнеса. Популярность получило мнение, что связи с общественностью помогают корпорациям строить связи, которые:

-экономят средства, ранее шедшие на тяжбы и улаживания конфликтов с государственными органами, преодоление разбирательств и противостояний;

-позволяют избегать потерь в прибылях вследствие натянутых отношений с аудиторией, часто выливающихся в массовые действия против компаний.

В-третьих, руководство теперь ожидает от штатных специалистов помощи в разработке стратегии, базирующейся на научных исследованиях и двусторонней коммуникации с ключевой общественностью. Аргументировано ответить на такие вопросы может только профессионально обеспеченная и организационно структурированная система паблик рилейшнз [9, с. 101-102].

Определенный интерес представляет идеальная модель службы по связям с общественностью в коммерческой структуре [6, с. 106]. Ее публикует в своем учебнике «Связи с общественностью» А.Н. Чумиков. Согласно этой модели, служба по связям с общественностью занимается следующими вопросами:

-подготовкой и анализом результатов технического задания и организацией тендеров на проведение маркетинговых, социологических, политологических и прочих исследований;

-разработкой программ по формированию общественного мнения или изменению его в пользу фирмы;

-организацией тендеров и выбором специализированных агентств для возможной совместной работы;

-налаживанием корпоративных связей с общественностью, формированием имиджа фирмы среди широких слоев населения, коммуникацией с лидерами, создающими общественное мнение;

-взаимодействием со СМИ, организацией пресс-конференций, подготовкой пресс-релизов, статей, радио- и телепередач, брошюр, каталогов, бюллетеней, отчетов о коммерческой и общественной деятельности фирмы;

-организацией презентаций фирмы и производимых ею товаров и услуг, семинаров, экскурсий на фирму, юбилеев и других торжеств;

-внутрифирменными связи с общественностью: оптимизацией кадровой политики фирмы, подготовкой материалов и изданием корпоративной газеты/журнала, поддержкой программ по работе с молодыми сотрудниками, ветеранами, пенсионерами, участием в разработке и проведении акций социального, культурного, спортивно-оздоровительного характера, осуществлением мероприятий для сотрудников фирмы в нерабочей обстановке [8, с.220].

Перечень функциональных обязанностей подразделений в сфере связей с общественностью, связанных с выполнением возложенных на них задач, не всегда одинаков в разных компаниях. Однако существует набор стандартных функций. Он выглядят следующим образом:

1.Определение общей политики по связям с общественностью. Разработка для руководства ключевой концепции политики в сфере связей с общественностью, помощь корпорации в нахождении и занятии определенной позиции в той или иной ситуации.

2.Подготовка заявлений корпорации.

3.Паблисити. Разработка и публикация сведений о деятельности компании, ответы на вопросы журналистов, подготовка и размещение рекламных материалов о корпорации в целом и ее отдельных подразделениях.

4.Паблисити продукции корпорации. С помощью проблемных статей, использования каналов новостей подразделение по связям с общественностью распространяет сведения о достоинствах новых товаров, планирует и проводит кампании по продвижению их на рынке.

5.Связи с государственными органами. Поддержание постоянных связей с государственными учреждениями, создание в случае необходимости рекомендаций относительно ответной линии поведения компании, оказание помощи в подготовке показаний руководства компании следственным органам, участие в разработке программ, направленных на продвижение точки зрения компании в органах власти.

6.Связи с местным населением. Проведение акций, направленных на поддержание добрых отношений с местными жителями, включая соблюдение норм защиты окружающей среды, осуществление политики равных возможностей найма на работу, участие в программах городского развития, доведение до сведения общественности проблем и нужд компании и т.д.

7.Связи с клиентами. Обеспечение коммуникаций с акционерами и инвесторами, подготовка годовых отчетов, планирование и проведение собрания акционеров.

8.Институциональная реклама. Разработка программ, направленных на завоевание расположения ключевых групп общественности. Для этого готовится специальная литература, осуществляется реклама компании как социального института, организовываются специальные события.

9.Донорская деятельность корпорации. Разрабатывается политика пожертвований, рассматриваются обращения к компании за спонсорской поддержкой.

10.Печатные издания для персонала компании. Подготовка и издание внутрифирменных газет/журналов, доведение до сведения персонала компании письменных приказов и распоряжений руководства и т.д.

11.Прием гостей. Организация и проведение экскурсии по предприятиям компании, подготовка торжественных мероприятий и праздников для персонала и гостей компании.

12.Координация и интегрирование всех направлений работы компании в целом и ее подразделений.

13.Организация и выполнение учебных и специальных образовательных программ [9, с. 107-109].

Структура отдела по связям с общественностью определяется взглядом вверх и вниз по иерархической лестнице. Независимо от размера организации и размера, создаваемого отдела, для эффективной PR-деятельности необходимо иметь прямую связь от отдела по связям с общественностью к руководству. Часто руководитель отдела по связям с общественностью входит в команду высших управленцев. Оптимальной, с этой точки зрения, является такая организационная структура, когда специалист по связям с общественностью, с одной стороны, связан непосредственно с руководителем, а с другой имеет возможность обслуживать все функциональные подразделения компании. В частности, этому способствует структура отдела, предложенная авторами учебника «Связи с общественностью» Кондратьевым Э.В. и Абрамовым Р.Н. (см. рис.1).



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. Структура отдела по связям с общественностью.

Согласно исследователю с области связей с общественностью Ф. Джефкинсу, руководитель данной службы обычно выполняет следующие функции:

-поддерживает правильный имидж организации, ее политики, продуктов, услуг и персонала, отслеживает общественное мнение и доводит его до руководства;

-предлагает руководителям помощь в вопросах коммуникации, консультирует руководство организации и другие службы по вопросам организации связей с общественностью;

-информирует общественность о политике, деятельности, продуктах, услугах и персонале фирмы.

В связях с общественностью много технической работы, именно поэтому в структуре отдела по связям с общественностью такое количество секретарских должностей. Работа секретаря, по мнению исследователя в области связей с общественностью П.Грина, включает в себя:

-составление списка прессы для распространения материалов;

-осуществление мониторинга прессы;

-подсчет оценки рейтинга;

-создание и заполнение информационных файлов;

-подбор полной справочной библиотеки по группам интересов, важным контактам, информационным каналам;

-организацию событий;

-подготовка к публикации и тиражированию любых материалов, от визиток до отчетов;

-установление внутренних каналов коммуникации для определения целей паблик рилейшнз, для подготовки всех акций и пресс-релизов;

-контроль соответствия бюджетных расходов запланированным затратам.

В российских компаниях большинство из этих функций выполняется младшими сотрудниками отдела, которых обычно называют «специалист», «младший аналитик» или «менеджер» [8, с.218-219].

1.3 Преимущества и недостатки собственного отдела по связям с общественностью

Можно привести, по меньшей мере, четыре аргумента в пользу создания отдела по связям с общественностью внутри организации: принадлежность специалистов к одной команде, знание организации, экономия средств при выполнении программ по связям с общественностью и доступность в общении.

Принадлежность к одной команде - вероятно, основной аргумент в пользу создания собственного отдела. Знание организации означает глубокое понимание всех тонкостей текущего момента, доступное лишь члену коллектива. Штатные специалисты в курсе отношений, сложившихся между отдельными людьми и отделами внутри организации. Экономия средств возможна благодаря тому, что не приходится расходовать дополнительные ресурсы на консультантов со стороны. Доступность в общении штатных специалистов также имеет много преимуществ. Когда возникает проблема, специалисты всегда рядом для личных консультаций, и им можно доверять при обсуждении деликатных вопросов [9, с. 114-115].

Вместе с преимуществами, есть и недостатки создания собственного отдела по связям с общественностью. Принадлежность к одной команде вызывает и ряд отрицательных последствий.

Во-первых, специалист по связям с общественностью, являющийся частью организации, зачастую медленно и незаметно для себя утрачивает способность объективно оценивать ситуацию. Поддерживая других и получая поддержку с их стороны, он может оказаться в полной зависимости от общественного мнения. Потеря способности объективно оценивать мнения других нередко происходит вследствие желания угодить руководителю.

Во-вторых, специалист по связям с общественностью, включенный в состав команды руководителей, может оказаться в зависимости от начальства.

В-третьих, стремление всегда быть рядом (доступность) может закончиться дискредитацией роли и миссии штатного специалиста в жизнедеятельности организации. Руководитель организации может давать штатному специалисту такие поручения, выполнение которых не входит в круг его прямых профессиональных обязанностей. В итоге специалист попадает в следующую ситуацию: чем мелочнее выполняемые им поручения, тем меньше времени у него остается на профессиональную деятельность. При этом у руководителя организации могут зародиться подозрения относительно профессиональных способностей специалиста по связям с общественностью и целесообразности его использования в штате [9, с. 116].

1.4 Пресс-служба в структуре отдела по связям с общественностью

Чтобы реализовать высокий потенциал управленческой функции института связей с общественностью, фирмы все чаще прибегают к организации пресс-служб.

Организационными формами отношений государственных и коммерческих структур со СМИ являются пресс-служба, пресс-центр и различные их модификации. Сегодня практически каждая крупная организация имеет собственную службу по связям с общественностью в виде пресс-службы, пресс-центра, пресс-агентства или пресс-секретаря [10, с.52].

Пресс-служба является отделом сбора и обработки информации по материалам печати [19]. Пресс-служба отдела по связям с общественностью - не руководящий орган, он существует для оказания содействия прессе. Размеры и структура пресс-службы должны зависеть от объема возможных потребностей в её услугах, но она должна быть достаточно большой, чтобы легко справляться с обычной текучкой и быть в состоянии справиться с критическими ситуациями, которые время от времени могут возникать [20].

Пресс-служба решает две задачи: обеспечивает полноту и оперативность информации о своей деятельности и создает оптимальные условия для работы аккредитованных журналистов.

Техническое оснащение пресс-служб обычно включает средства связи, системы электронной обработки информации, издательский отдел, внутреннюю теле- и радиосеть, библиотеку текущей печати, информационно-справочные пункты; службы сервиса [10, с.53].

Специалисты в области связей с общественностью среди функций пресс-службы выделяют следующие:

-составление планов работы по реализации стратегии информационной политики компании;

-подготовку заявлений и сообщений для СМИ, брифингов и пресс-конференций;

-оперативное распространение официальных сообщений;

-ведение официального сайта компании, поддержка интерактивных сервисов, информационная переписка с посетителями сайта;

-контроль за упоминаниями о компании и руководства в Интернет-источниках, СМИ и неформальных коммуникационных ресурсах;

-поддержка рабочих контактов с главными редакторами СМИ, руководителями телерадиокомпаний;

-проведение пресс-конференций, брифингов, информационных встреч с журналистами;

-участие в подготовке и проведении официальных визитов и рабочих поездок по стране и за рубеж в целях их освещения в СМИ;

-подготовка и передача средствам массовой информации теле-, фото- и аудиоматериалов, связанных с деятельностью компании;

-подготовка мониторингов [21].

Основные направления деятельности пресс-службы: аналитическое, креативное, организационное. Рассмотрим их более подробно.

-Аналитическое направление. Начинать деятельность в этом направлении нужно с составления максимально подробных карт СМИ. Помимо «объективных» характеристик, доступных всем, в карте обязательно должны содержаться «субъективные» характеристики, которые можно добыть только в результате исследования или работы с закрытыми источниками. К первому типу информации относятся, например, данные социологических исследований аудитории, ко второму -- сведения об истинном, а не заявленном тираже издания или о влиянии, которое оказывает на него власть. Далее нужно собрать персональные данные журналистов - досье. Их цель выявить тех работников СМИ, с которыми лучше всего работать как с доверенными журналистами. Все данные должны постоянно пополняться и обновляться.

Следующая задача аналитического направления -- это текущий и специальный мониторинг материалов СМИ. Результаты текущего мониторинга используются для планирования деятельности пресс-службы. Специальный мониторинг ведется для отслеживания медиа-эффекта от каких-либо акций своей организации, партнеров или конкурентов. Применяется он и для оценки эффективности PR-кампаний.

-Креативное направление. Его задача состоит в обеспечении СМИ бесперебойной позитивной информацией об организации, изобретая для этого информационные поводы, и рассылая пресс-релизы.

-Организационное направление заключается в контактах с работниками СМИ [5, с.84-86].

Пресс-служба является структурным подразделением организации. Руководитель пресс-службы и/или пресс-секретарь подчиняется непосредственно руководителю организации и взаимодействует со всеми ее структурными подразделениями.

Существует множество вариантов пресс-службы в зависимости от масштабов деятельности организации и организационной структуры. Как показывает опыт, во время текущей работы достаточно пресс-секретаря и его помощника. При проведении же массовых мероприятий и акций необходимо формировать пресс-центр.

По масштабу деятельности пресс-центр уступает пресс-службам, хотя решает те же самые задачи [10, с.53]. В структуру пресс-центра входят технические сотрудники и журналисты, специализирующиеся по связям с прессой, телевидением или радио. Близки к данным центрам по своему функциональному назначению структуры, ориентированные на связи с общественностью и поддержание оптимальных связей со СМИ, всеми социальными институтами и с общественностью в целом.

Пресс-секретарь - ключевая фигура пресс-службы (пресс-центра). Его деятельность наглядно воплощает стиль отношений руководства с общественностью: во-первых, со средствами массовой информации, во-вторых, с журналистами. Функции пресс-секретаря определяются творческим подходом к своей работе. Можно ограничиться лишь контактами со СМИ по мере необходимости, а можно стать для всех средств информации постоянным источником информации о деятельности организации.

Что касается взаимодействия пресс-секретаря со СМИ, то можно выделить в его работе ряд основных направлений:

-освещение мероприятий, проводимых организацией, постоянное информирование средств массовой коммуникации о деятельности организации;

-подготовка программ на ТВ и радио;

-организация совместно со СМИ общественных акций;

-сотрудничество со специализированными изданиями;

-организация брифингов, пресс-конференций;

-формирование состава пресс-центра и организация его работы во время мероприятий;

-формирование круга «доверенных» журналистов;

-подготовка информационных материалов и имиджевых статей;

-организация интервью руководства организации;

-мониторинг всех материалов, вышедших в СМИ, создание архива;

-формирование базы данных СМИ и отслеживание изменений на данном рынке;

-сотрудничество с другими пресс-службами, департаментами по связям с общественностью;

-сотрудничество с пресс-службами общественных организаций и проведение совместных акций;

-написание статей в газетах и журналах;

-выпуск собственного печатного издания [10, с.54-56].

Вывод

Для того, чтобы извлекать пользу и минимизировать ущерб от всевозможных связей и зависимостей, в условиях которых существует и функционирует компания, их нужно исследовать и эффективно ими управлять. Поскольку управление представляет собой сложный комплекс мер, им должны заниматься специалисты.

Несмотря на то, что наличие собственного отдела по связям с общественностью или пресс-службы имеет как плюсы, так и минусы, их деятельность является неотъемлемой частью современных маркетинговых коммуникаций, выполняя функцию управления человеческими ресурсами для создания благоприятной деловой атмосферы взаимного доверия и согласия. Структура и масштаб подразделения зависят от многих факторов: бюджета, размера организации, её целей и задач. Но, в любом случае, вследствие результативной деятельности отдел по связям с общественностью должен занять значимое место в организации, так как способствует эффективному продвижению компании, как во внешней среде, так и во внутренней.

Глава 2. Ход и результаты исследования, направленного на определение мнения внешней и внутренней общественности Калужского филиала ООО «ВСК-центр» о необходимости создания подразделения или включения должности специалиста по связям с общественностью

2.1 Характеристика Калужского филиала ООО «ВСК-центр»

Адрес: 248000, г.Калуга, ул. Салтыкова-Щедрина, 80.

Телефон: 8(4842)79-07-49.

Сайт: www.rosvodokanal.ru.

E-mail: vsk_kaluga_sec@mail.ru.

ООО «ВСК-центр» входит в группу компаний «Росводоканал», которая с 1949 года специализируется на проведении пуско-наладочных работ систем водоснабжения и водоотведения. Федеральным агентством по строительству и ЖКХ рекомендовано привлекать «Росводоканал» к реализации государственно-частного партнерства в сфере ВКХ. Под управлением «Росводоканала» работают также городские водоканалы многих регионов России.

В Группу входят сервисные компании ООО «РВК-консалтинг» и ООО «ВСК-центр». ООО «РВК-консалтинг» предоставляет инжиринговые услуги, услуги по сертификации, наладке химических и бактериологических лабораторий и др. Централизованное руководство филиалами и дочерними компаниями позволяет эффективно использовать технику и людские ресурсы. Постоянный обмен знаниями - одна и составляющих стандартов работ ООО «ВСК-центр», в состав которого входят филиалы в Барнауле, Калуге, Краснодаре, Омске, Оренбурге, Твери, Тюмени, а также дочерняя компания в Луганске (Украина).

Калужский филиал ООО «ВСК-центр» основан в 2006 году. Это инженерно-строительная компания, специализирующаяся на выполнении подрядных работ «под ключ» в сфере водопроводно-канализационного хозяйства, включая подготовку и согласование проектных решений, строительство сетей и сооружений, монтаж оборудования, сдачу объектов в эксплуатацию и последующее их обслуживание. Филиал является генеральным подрядчиком ООО «Калужского областного водоканала» и Государственного Предприятия «Калугаоблводоканал», имеет свои филиалы в большинстве районов нашей области. КФ ООО «ВСК-центр» сотрудничает с большим количеством компаний Калуги и других городов России.

2.2 Ход исследования и его методы

Социологическое исследование, основной целью которого являлось определение мнения внешней и внутренней общественности КФ ООО «ВСК-центр» о необходимости создания подразделения или включения должности специалиста по связям с общественностью, проводилось в марте 2010 года.

В качестве методики мы выбрали анкетирование, а методом исследования стала анкета. Респондентам предлагалось ответить на предлагаемые вопросы. Заранее отмечалось, что ответы на них останутся конфиденциальной информацией и будут использованы в научных целях в обобщенном виде. В анкете были представлены закрытые вопросы, где респонденты должны были выбрать один или несколько вариантов ответов или вписать собственную версию.

К аудитории исследования мы отнесли внутреннюю и внешнюю общественность организации. Внутренняя общественность - её сотрудники. Внешняя общественность - представители компаний-партнёров, знакомых с деятельностью КФ ООО «ВСК-центр».

Для исследования мнения внутренней общественности мы опросили чуть больше половины сотрудников - 80 человек. Общая численность сотрудников в Калуге составляет около 160 человек. Точное число назвать затруднительно, так как в последние месяцы организация страдает большой текучестью кадров, и число работников меняется буквально каждый день. В исследование мы включили рядовых сотрудников и всех руководителей.

Используя базу данных КФ ООО «ВСК-центр», а именно - адреса электронной почты партнеров, мы направили анкеты 284 представителям всех бывших, нынешних компаний-партнеров, а также тем, кто с кем только планируется сотрудничество. Вернулось 106 заполненных анкет. Их мы и использовали для изучения мнения внешней аудитории о необходимости создания подразделения или включения должности специалиста по связям с общественностью.

2.3.Результаты исследования внутренней аудитории о необходимости создания подразделения или включения должности специалиста по связям с общественностью.

Всего в анкетировании внутренней общественности КФ ООО «ВСК-центр» приняли участие 39 (48,7%) мужчин и 41 (51,2%) женщина.

В возрастном отношении аудитория распределилась следующим образом: 18-25 лет - 10 человек (12,5%), 26-35 лет - 27 человек (33,7%), 36-45 лет - 25 человек (31,2%), 46-55 лет - 16 человек (20%) и 55-70 лет - 2 человека (2,5%).

Рис. 3. Возраст сотрудников КФ ООО «ВСК-центр», (в %).

Из них: 5 менеджеров высшего звена (6,2%); 8 начальников участков/отделов (10%), 34 специалиста отделов (42,5%), 13 мастеров (16,2%) и 20 рабочих (25%).

Рис. 4. Сфера деятельности сотрудников КФ ООО «ВСК-центр», (в %).

25 опрошенных (31,2%) обладают средним специальным, 17 (21,2%) неоконченным высшим, 38 (47,5%) высшим образованием.

Рис. 5. Образование сотрудников КФ ООО «ВСК-центр», (в %).

На вопрос, должен ли КФ ООО «ВСК-центр» заниматься формированием своего имиджа, большинство - 43 человека (53,7%) ответили, что должен время от времени. 21 человек (26,2%) считают, что должен постоянно. 12 (15%) человек затруднились ответить. Меньшинство - 4 человека (5%) считают, что их организация не должна заниматься формированием своего имиджа (см. рис. 6).

При этом, на рис. 7 (стр. 24) мы видим, что 26 сотрудников (32,5%) частично удовлетворены степенью узнаваемости КФ ООО «ВСК-центр». 21 человек (26,2%) затруднились ответить на этот вопрос. Не удовлетворены степенью узнаваемости своей организации 17 сотрудников (21,2%). Полностью удовлетворены этим показателем меньшинство опрошенных 16 человек (20%).

Рис. 6. Необходимость формирования имиджа КФ ООО «ВСК-центр», согласно мнению сотрудников, (в %).

Рис. 7. Удовлетворенность сотрудников степенью узнаваемости КФ ООО «ВСК-центр», (в %).

связь общественность пресса служба

Большинство сотрудников КФ ООО «ВСК-центр» - 30 человек (37,5%) хотели бы, чтобы в их организации появилась корпоративная газета. Этот вопрос безразличен 19 сотрудникам (23,7%). 17 человек (21,2%) затруднились ответить. 14 человек (17,5%) считают, что корпоративная газета вовсе не нужна.



Рис. 8. Мнение сотрудников о необходимости издания корпоративной газеты КФ ООО «ВСК-центр», (в %).

По ответам 24 опрошенных (30%), проблема имиджа и корпоративной культуры обсуждается в их организации каждую неделю. 18 человек (22,5%) считают, что этот вопрос обсуждается не чаще раза в месяц. 8 сотрудников (10%) ответили, что постоянно. Большинство - 30 респондентов (37,5%) затруднились ответить на вопрос.

Рис. 9. Периодичность обсуждения проблемы имиджа и корпоративной культуры КФ ООО «ВСК-центр», по мнению сотрудников (в %).

На вопрос, кто в КФ ОО «ВСК-центр» организует и управляет деятельностью по формированию имиджа и корпоративной культуры, большинство - 28 опрошенных (34,1%) ответили, что этим занимается директор. 25 (30,4%) респондентов ответили, что данную функцию выполняет/выполняют заместитель/заместители директора. 16 человек (19,5%) считают, что этим вопросом вообще никто не занимается. 11 человек (13,4%) ответили, что сами сотрудники выполняют функцию по формированию имиджа и корпоративной культуры. Затруднились ответить на вопрос 2 человека (2,4%).

Рис. 10. Организаторы и управляющие деятельностью по формированию имиджа и корпоративной культуры КФ ООО «ВСК-центр», по мнению сотрудников (в %).

Большинство - 37 сотрудников (46,2%) ответили, что нужно создать отдел или включить должность специалиста по связям с общественностью в структуру организации. 21 человек (26,2%) затруднились ответить на вопрос о необходимости данного действия. 14 сотрудникам (17,5%) безразлично, появится ли в КФ ООО «ВСК-центр» специалист или отдел по связям с общественностью. 6 человек (7,5%) не считают, что это нужно. Были и собственные варианты ответов. 1 человек (1,2%) ответил: «возможно нужно» и еще 1 человек (1,2%) - что «этот вопрос должно решать руководство компании».



Рис. 11. Необходимость создания отдела или включения должности специалиста по связям с общественностью в структуру КФ ООО «ВСК-центр», по мнению сотрудников (в %).

2.4 Результаты исследования внешней аудитории о необходимости создания подразделения или включения должности специалиста по связям с общественностью

При формировании выборки мы основывались на том, чтобы в исследовании приняли участие люди, знакомые с деятельностью организации. Используя базу данных КФ ООО «ВСК-центр», мы разослали более 300 анкет: всем представителям компаний-партнеров, а также представителям властных структур. В заполненном виде вернулось около 1/3 анкет.

В исследовании мнения внешней аудитории приняло участие 64 служащих/менеджеров среднего звена (30,3%) и 42 предпринимателя /менеджера высшего звена (39,6%) в возрасте 18-25 лет 13 человек (12,2%), 26-35 лет 32 человека (30%), 36-45 лет 25 человек (23,5%), 46-55 лет 22 человека (20,7%) и 55-70 лет 14 человек (13,2%).

В анкетировании внешней аудитории приняли участие 62 женщины (58,4%) и 44 мужчины (41,5%). Большинство представителей компаний-партнеров КФ ООО «ВСК-центр» имеет высшее образование - 61 человек (57%). 23 представителя (21,6%) - среднее специальное и 22 человека (20,7%) - неоконченное высшее образование.

Согласно опросу, 56 участников анкетирования (52,8%) сотрудничают с КФ ООО «ВСК-центр», 34 (32%) сотрудничали ранее, 9 (8,4%) планируют сотрудничество. 7 компаний (6,6%) не являются партнерами КФ ООО «ВСК-центр», однако хорошо осведомлены о работе организации, и поэтому тоже были приглашены для участия в исследовании.

На вопрос, должен ли КФ ООО «ВСК-центр» заниматься формированием своего имиджа, большинство - 41 человек (38,6%) ответили, что должен. 34 человека (32%) считают, что должен время от времени. 27 (25,4%) респондентов затруднились ответить. Меньшинство - 4 человека (3,7%) считают, что организация не должна заниматься формированием своего имиджа.

Рис. 12. Необходимость формирования имиджа КФ ООО «ВСК-центр», согласно мнению внешней аудитории, (в %).

Рис. 13. Степень информированности внешней аудитории о деятельности КФ ООО «ВСК-центр», (в %).

Хорошо информированы о деятельности КФ ООО «ВСК-центр» большинство - 62 респондента (58,4%). 27 (25,4%) информированы лишь частично. 14 опрошенных (13,2%) затруднились ответить на вопрос. 3 человека (2,8%) ответили, что плохо информированы о деятельности компании.

Большинство - 92 опрошенных (86,7%) хотели бы регулярно получать информацию о КФ ООО «ВСК-центр». 14 респондентов (13,2%) ответили, что им это не нужно.

Рис. 14. Заинтересованность внешней аудитории в регулярном получении информации о деятельности КФ ООО «ВСК-центр», (в %).

Согласно результатам анкетирования, большинству - 74 (45,9%) респондентов интересно было бы получать информацию о предстоящих мероприятиях, работах и заказах КФ ООО «ВСК-центр». 36 (22,3%) опрошенных хотели бы получать обновления коммерческих предложений. 33 (20,4%) - данные об изменениях в организации, 10 (6,2%) - о ее достижениях. 8 респондентов (4,9%) - хотели бы знать об остальных партнерах КФ ООО «ВСК-центр».



Рис. 15. Информация, которую хотели бы регулярно получать представители внешней аудитории КФ ООО «ВСК-центр», (в %).

На вопрос, какие специальные мероприятия респонденты порекомендовали бы проводить КФ ООО «ВСК-центр», большинство опрошенных ответили «круглые столы» - 31 человек (29,2%). 25 респондентов (23,5%) затруднились ответить, 24 (22,6%) - посчитали важным проведение конференций, 14 опрошенных (13%) посоветовали проведение презентаций. 12 опрошенным (11,3%) безразлично проведение каких бы то ни было мероприятий в КФ ООО «ВСК-центр».

100% опрошенных (106 респондентов) на вопрос, какие из перечисленных функций подразделении по связям с общественностью реализует КФ ООО «ВСК-центр», ответили «взаимодействие с органами власти».

Рис. 16. Рекомендации внешней аудитории относительно проведения специальных мероприятий Калужским филиалом ООО «ВСК-центр», (в %).

53 респондента (50%) выразили мнение, что КФ ООО «ВСК-центр» необходим отдел/штатный специалист по связям с общественностью. 48 человек (45%) затруднились ответить на вопрос. 5 опрошенных (4%) считают, что данная организация не нуждается в подразделении по связям с общественностью.

Рис. 18. Необходимость включения отдела или штатного специалиста по связям с общественностью в структуру КФ ООО «ВСК-центр», по мнению внешней аудитории, (в %).

87 человек (82%) ответили, что организация взаимодействует с партнерами, акционерами, группами клиентов. 84 респондента (79%) отметили, что КФ ООО «ВСК-центр» выполняет функцию определения политики по связям с общественностью организации, 38 человек (35%) - формирование и развитие основ корпоративной культуры и этики. 6 опрошенных (5%) считают, что организация взаимодействует со СМИ. Отметим также, что никто не отметил, что «ВСК-центр» поддерживает политику спонсорства и благотворительности.



Рис. 17. Функции подразделения по связям с общественностью, реализуемые КФ ООО «ВСК-центр», по мнению внешней аудитории (в %).

Заключение

Мы провели исследование, в ходе которого выявили необходимость создания подразделения по связям с общественностью на базе КФ ООО «ВСК-центр». В анкетировании участвовали внутренняя и внешняя общественность организации.

Среднестатистический сотрудник компании - женщина (51,25%) или мужчина (48,75%) с высшим образованием (38%), специалист отдела (42,5%) в возрасте 36-45 лет.

Опрос внутренней аудитории позволил нам выявить информацию о том, хотят ли сотрудники, чтобы в Калужском филиале ООО «ВСК-центр» появилось подразделение по связям с общественностью, удовлетворены ли они на сегодняшний день степенью узнаваемости своей организации, хотели бы, или нет, появления корпоративной газеты. Мы также узнали, обсуждается ли проблема корпоративной культуры и имиджа в компании, кто управляет этим направлением, и какие из функций подразделения по связям с общественностью выполняются.

По мнению сотрудников КФ ООО «ВСК-центр» должен время от времени заниматься формированием своего имиджа (53,75% респондентов). В настоящее время проблема имиджа и корпоративной культуры организации обсуждается в КФ ООО «ВСК-центр» в среднем каждую неделю (24%). При этом большинство - 37% - затрудняется ответить на вопрос о периодичности обсуждения этого вопроса. Степенью узнаваемости КФ ООО «ВСК-центр» частично удовлетворены 32,5% сотрудников. Организация деятельности по связям с общественностью по формированию имиджа и корпоративной культуры в КФ ООО «ВСК-центр» осуществляется лишь время от времени (41,25% сотрудников). Организует и управляет этой деятельностью, по мнению 34,14% работников, директор филиала и заместители директора филиала (30,48%). В основном компания реализует такие функции подразделения по связям с общественностью, как формирование и развитие основ корпоративной культуры и этики (28,68%) и взаимодействие с органами власти (27,86%). 37% работников хотели бы, чтобы в организации появилась корпоративная газета.

Среднестатистический представитель внешней аудитории - женщина (58%) или мужчина (42%) в возрасте от 26 до 35 лет, с высшим образованием (57,54%), выполняющий обязанности служащего/менеджера среднего звена в своей компании (60,37%).

В ходе исследования мы узнали мнение партнеров организации относительно того, должен ли КФ ООО «ВСК-центр» заниматься формированием своего имиджа. Мы выяснили, достаточно ли партнеры информированы о деятельности организации и какого рода информацию хотели бы получать от исследуемой компании, какие мероприятия в КФ ООО «ВСК-центр» им были бы интересны. Мы узнали, каким образом партнеры видят деятельность организации в отношении реализации функций подразделения по связям с общественностью и необходим ли филиалу, по их мнению, штатный сотрудник по связям с общественностью.

По мнению представителей компаний-партнёров, КФ ООО «ВСК-центр» должен заниматься формированием своего имиджа (38,67%). Респонденты отметили, что КФ ООО «ВСК-центр» реализует в основном следующие функции подразделения по связям с общественностью: взаимодействие с органами власти (100%), взаимодействие с партнерами, группами клиентов (82,07%), определение политики по связям с общественностью организации (79,24%). Ни один респондент не считает, что филиал поддерживает политику спонсорства и благотворительности. 5% считают, что филиал взаимодействует со СМИ, в то время как этого не происходит, что подтверждают еженедельные отчеты в Головную Организацию. 58% компаний-партнеров достаточно осведомлены о деятельности филиала. Хотели бы регулярно получать информацию о нем (86,79%). Главным образом партнеры хотели бы знать о мероприятиях, работах, заказах организации (45,96%) и многие рекомендуют филиалу проводить «круглые столы» (29,24%). Ровно половина опрошенных - 50% выразили мнение, что КФ ООО «ВСК-центр» необходим специалист по связям с общественностью или подразделение по связям с общественностью.

Все эти данные свидетельствуют, что гипотеза, которую мы выдвинули в начале исследования, подтвердилась.

Подводя итоги, следует сказать, что задачи, поставленные в курсовой работе, выполнены. А именно:

-проведение сбора и анализа теоретического материала по теме исследования;

-проведение экспериментального исследования внутренней и внешней аудитории Калужского филиала ООО «ВСК-центр», с целью выявления необходимости создания PR-отдела в данной организации;

-анализ и интерпретация полученных в ходе экспериментального исследования данных;

-формулировка выводов и практических рекомендаций для руководства Калужского филиала ООО «ВСК-центр».

Мы считаем, что в полной мере решили все поставленные задачи и выполнили поставленную цель - определить необходимость включения отдела по связям с общественностью (или штатного специалиста) в организационную структуру Калужского филиала ООО «ВСК-центр».

Результаты исследования можно будет использовать при формировании подразделения по связям с общественностью и на начальном этапе его деятельности.

Библиографический список

1.Алешина, И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров [Текст]/ И.В.Алешина: - М.: ИКФ Экмос, 2006. - 480 с.

2.Блэк, С. Паблик рилейшнз. Что это такое? [Текст]/С.Блэк: - М.: Новости, 1990. - 239 с.

3.Бузин, В.Н. Медиапланирование для практиков [Текст]/В.Н.Бузин, Т.С.Бузина: - М.: Вершина, 2006. - 448 с.

4.Ворошилов, В.В. Современная пресс-служба [Текст]/В.В.Ворошилов: - СПб.: Издательство Михайлова, 2005. - 206 с.

5.Гундарин, М.В. Книга руководителя отдела PR [Текст]/М.В.Гундарин: - СПб.: Питер, 2007. - 368 с.

6.Емельянова, СМ. Теория и практика связей с общественностью [Текст]/С.М.Емельянова: - СПб.: Питер, 2005. - 240 с.

7.Катлип С., Скотт М., Сентер А., Брум Г. Паблик рилейшнз. Теория и практика [Текст]/С.Катлип, А.Сентер, Г.Брум: - М.: Вильяме, 2003. - 624 с.

8.Кондратьев, Э.В., Абрамов, Р.Н. Связи с общественностью [Текст]/ Э.В.Кондратьев, Р.Н.Абрамов: - М.: Академический проект, 2003. - 416 с.

9.Королько, В.Г. Основы паблик рилейшнз [Текст]/В.Г.Королько: - М.: «Рефл-бук», 2001. -- 528 с.

10.Кочеткова, А.В., Филиппов, В.Н., Скворцов, Я.Л., Тарасов, А.С. Теория и практика связей с общественностью [Текст]/А.В.Кочеткова, В.Н.Филиппов, Я.Л.Скворцов и др.: - СПб.: Питер, 2007. - 240 с.

11.Моисеев, В.А. Паблик рилейшнз - средство социальной коммуникации [Текст]/В.А.Моисеев: - К.: Дакор., 2002. - 506 с.

12.Почепцов, Г.Г. Паблик рилейшнз для профессионалов [Текст]/Г.Г.Почепцов: - М.: Рефл-бук, К.: Ваклер, 2005. - 640 с.

13.Синяева, И.М. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности [Текст]/ И.М.Синяева: - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 413 с.

14.Тимофеев, М.И. Связи с общественностью (паблик рилейшнз) [Текст]/ М.И.Тимофеев: - М.: РИОР, 2008. - 192 с.

15.Чумиков, А.Н. Связи с общественностью [Текст]/А.Н.Чумиков: - М.: Дело, 2001.- 296 с.