Формування системи менеджменту на підприємстві

Суть системного підходу в менеджменті укладається в поданні про організації як про систему. Адміністративний менеджмент - це складова частина загального менеджменту.

Ефективність - це результативність функціонування системи й процесу управління як взаємодії керованої й керуючої систем, тобто інтегрований результат взаємодії компонентів управління. Ефективність показує, якою мірою керуючий орган реалізує мету, досягає запланованих результатів.

РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СИСТЕМИ МЕНЕДЖМЕНТУ У КП «ВТП «ВОДА»

2.1 Організаційні відношення в системі менеджменту.

Організаційна структура управління КП «ВТП «Вода» забезпечує виконання загальних і конкретних функцій управління, зберігає доцільні вертикальні й горизонтальні зв'язки й поділ елементів управління. Вертикальний поділ визначається числом рівнів управління, а також їхньою підпорядкованістю й директивними відносинами. Горизонтальний поділ здійснюється по галузевих ознаках. Воно може бути орієнтоване на під процеси промислового виробництва. Організаційна структура КП «ВТП «Вода» регулює поділ завдань по відділеннях і підрозділам; їхня компетентність у рішенні певних проблем; загальна взаємодія цих елементів. Тим самим підприємство створюється як і ієрархічна структура.

Завдання менеджерів полягає в тім, щоб вибрати ту структуру, що найкраще відповідає цілям і завданням організації, а також впливає на неї внутрішнім і зовнішнім факторами. «Найкраща» структура - це та, котра щонайкраще дозволяє організації ефективно взаємодіяти із зовнішнім середовищем, продуктивно й доцільно розподіляти й направляти зусилля своїх співробітників і, таким чином, задовольняти потреби клієнтів і досягати своїх цілей з високою ефективністю.

Організаційна структура апарата управління КП «ВТП «Вода» - форма поділу праці по керуванню виробництвом. Кожний підрозділ і посада створюються для виконання певного набору функцій управління або робіт. Для виконання функцій підрозділу їхні посадові особи наділяються певними правами на розпорядження ресурсами й відповідають за виконання закріплених за підрозділом функцій. Схема організаційної структури управління КП «ВТП «Вода» відбиває статичне положення підрозділів і посад і характер зв'язку між ними. Вона представлена на рис.2.1.

Рисунок 2.1 Структура КП «ВТП «Вода»

Розрізняють зв'язки: лінійні (адміністративне підпорядкування), функціональні (по сфері діяльності без прямого адміністративного підпорядкування), міжфункциональні, або коопераційні (між підрозділами того самого рівня).

Залежно від характеру зв'язків виділяються кілька основних типів організаційних структур управління: лінійна (кожний керівник забезпечує керівництво нижчестоящими підрозділами по всіх видах діяльності); функціональна (реалізує тісний зв'язок адміністративного управління зі здійсненням функціонального управління); лінійно-функціональна (лінійні керівники є єдиноначальниками, а їм надають допомогу функціональні органи; лінійні керівники нижчих підрозділів адміністративно не підлеглі функціональним керівникам вищих підрозділів управління); матрична (характерна тим, що виконавець може мати двох і більше керівників (один - лінійний, інший - керівник програми або напрямку); дивизіональна (дивізіони або філії виділяються або по області діяльності або географічно); множинна (поєднує різні структури на різних підрозділах, наприклад, філіальна структура управління може застосовуватися для всієї фірми, а у філіях - лінійно-функціональна або матрична). Перед менеджерами КП «ВТП «Вода» стає питання, яку організаційну структуру управління вибрати, і яка принесе підприємству оптимальні результати.

Ефективність управління підприємством багато в чому залежить від чіткого розмежування компетентності окремих служб (підрозділів) управління, їхньої відповідальності й забезпечення в них нормальних робочих взаємин. Тому кістяк управління - його організаційна структура - повинна обростати «мускулатурою управління». Цьому сприяють наступні нормативні документи: положення про відділи й служби; посадові інструкції.

Первинним елементом структури управління є службова посада. Посадові інструкції забезпечують чітке розмежування обов'язків і прав між співробітниками фірми. Вони містять: загальну частину; основні завдання й обов'язки; права; відповідальність працівника. Звичайно посадова інструкція є основою атестації співробітника за результатами його діяльності.

Делегування - передача іншим (звичайно підлеглим) відповідальності й авторства операцій і/або узгодження певних дій. Є різні рівні делегування (делегування діяльності, але не оцінок, відповідальності, авторства дій). Достоїнства делегування: звільнення часу менеджера; можливість менеджерові зайнятися більше важливою роботою (наприклад, стратегічними рішеннями); можливість більше глибокої оцінки потенціалу підлеглих; мотивація тих, кому здійснюється делегування; засіб розвитку мистецтв і навичок співробітників; робота з кадровим резервом. Недоліки делегування: організація делегування вимагає певної витрати часу й зусиль менеджера; є певний ризик; в організації може просто не бути людей з достатніми ресурсом часу й компетенцією.

Список дій при делегуванні:

- виділити істотне у всім різноманітті повноваження;

- визначити повноваження, що підлягають делегуванню;

- оцінити вигоди делегування;

- ідентифікувати особистості, придатні для делегування;

- обговорити передані повноваження;

- визначити тимчасові рамки й забезпечення делегування;

- визначити рівні відповідальності при делегуванні;

- огляд і оцінка результатів делегування.

Іншим фактором ефективного функціонування КП «ВТП «Вода» є ступінь централізації управління. Централізація означає концентрацію владних повноважень на верхньому рівні керівництва організацією. Ціль централізації - збільшення синергії, поліпшення координації, запобігання помилок на нижніх рівнях управління. Негативні сторони централізації полягають у зниженні оперативності управління, зменшенні можливостей адаптації до нових умов роботи.

Децентралізація - це передача або делегування прав і відповідальності за ряд ключових рішень на нижні рівні управління організацією. Ціль децентралізації - полегшення процесів прийняття рішень і ініціатив на нижніх рівнях управління, оперативність керівництва, висока адаптивність організації до нових умов. Негативні сторони децентралізації - відособленість частин, що часто веде до конфліктів, ослабленню контролю і єдності в діях [12, 31].

Бюрократична організаційна структура характеризується наступними рисами:

- чіткий поділ праці, що приводить до появи висококваліфікованих фахівців у кожній посаді;

- ієрархічність рівнів управління, при якій кожний нижчестоящий рівень контролюється вищестоящим і підкоряється йому;

- наявність взаємопов'язаної системи узагальнених формальних правил і стандартів, що забезпечує однорідність виконання співробітниками своїх обов'язків і скоординованність різних завдань;

- дух формальної знеособленості, з яким офіційні особи виконують свої посадові обов'язки;

- здійснення наймання на роботу в строгій відповідності з технічними кваліфікаційними вимогами;

- захищеність службовців від довільних звільнень.

Функціональну організаційну структуру широко використають у компаніях середнього розміру. Функціональна департаментализация - це процес розподілу організації на окремі елементи, кожний з яких має свою чітко певне, конкретне завдання й обов'язки. У принципі створення функціональної структури зводиться до угруповання персоналу по тим широким завданням, які вони виконують. Конкретні характеристики й риси діяльності того або іншого підрозділу відповідають найбільш важливим напрямкам діяльності всієї організації. Традиційні функціональні блоки компанії - це відділи виробництва, маркетингу й фінансів.

Дивізіональна організаційна структура має на увазі розподіл організації на елементи й блоки по видах товарів або послуг, групам покупців або географічних регіонів.

Якщо діяльність організації охоплює більші географічні зони, особливо в міжнародному масштабі, то може виявитися доцільною структура організації по територіальному принципі, тобто по місцю розташування її підрозділів. Регіональна структура полегшує рішення проблем, пов'язаних з місцевим законодавством, звичаями й потребами споживачів. Такий підхід спрощує зв'язок організації із клієнтами, а також зв'язок між членами організації.

З початку 60-х років XX століття багато організацій стали розробляти й впроваджувати нові, більш гнучкі типи організаційних структур, які в порівнянні з бюрократією були краще пристосовані до швидкої зміни зовнішніх умов і появі нової наукомісткої технології. Такі структури називаються адаптивними, оскільки їх можна швидко модифікувати відповідно до змін навколишнього середовища й потребами самої організації. Ще одна назва цих більш гнучких систем - органічні структури. Вони пов'язане з їхніми можливостями адаптуватися до змін у навколишнім середовищі подібно тому, як це роблять живі організми. Органічна структура будується на цілях і допущеннях, що радикально відрізняються від тих, що лежать в основі бюрократії.

Існують методи прямого впливу на персонал організації, що носять директивний, обов'язковий характер, засновані на дисципліні, відповідальності, владі, примусі - організаційно-розпорядницькі методи.

До числа організаційних методів відносять: організаційне проектування; регламентування; нормування. При цьому не вказуються конкретні особи й конкретні дати виконання. При розпорядницьких методах (наказ, розпорядження, інструктаж) вказуються конкретні виконавці й строки виконання. Організаційні методи засновані на типових ситуаціях, а розпорядницькі ставляться здебільшого до конкретних ситуацій.

Сутність організаційного регламентування в КП «ВТП «Вода» складається у встановленні правила, обов'язкових для виконання й визначальний зміст і порядок організаційної діяльності (положення про підприємство, устав фірми, внутріфірмові стандарти, положення, інструкції, правила планування, обліку й т.д.).

Звичайно розпорядницькі методи ґрунтуються на організаційні. Розпорядницькі методи реалізуються у формі наказу, постанови, розпорядження, інструктажу, команди, рекомендацій [12, 34].

2.2 Організаційна система КП «ВТП «Вода»

Актуальність проблем організаційного управління КП «ВТП «Вода» обумовлена можливістю підвищення віддачі на вкладені ресурси шляхом удосконалювання способу їхнього з'єднання й перетворення.

Організація розглядається як організаційно-економічна система, що має входи й виходи, і певна кількість зовнішніх зв'язків. Варто дати визначення поняттю «організація». В історії були різні спроби ідентифікувати це поняття.

Перша спроба будувалася на ідеї доцільності. Організація - є доцільний пристрій частин цілого, що має певну ціль.

Організація - соціальний механізм для реалізації цілей (організаційних, групових, індивідуальних).

Організація - гармонія, або відповідність, частин між собою й цілим. Будь-яка система розвивається на основі боротьби протилежностей.

Організація - ціле, що не зводиться до простий арифметичного сумі складових його елементів. Це ціле, що завжди більше або менше суми своїх частин (все залежить від ефективності зв'язків).

Організаційна система КП «ВТП «Вода» - це певна сукупність внутрішньо взаємозалежних частин організації, що формує якусь цілісність.

Основними елементами організаційної системи КП «ВТП «Вода» (а значить і об'єктами організаційного управління) виступають:

- виробництво;

- маркетинг і збут;

- фінанси;

- інформація;

- персонал, людські ресурси - володіють системоутворюючу якістю, від них

- залежить ефективність використання всіх інших ресурсів.

Ці елементи є основними об'єктами організаційного управління КП «ВТП «Вода». Але в організаційній системи є й інша сторона: люди, мета й завдання, організаційна структура, спеціалізація й поділ праці, організаційна культура, організаційна влада, організаційні границі. Організаційні системи можна розділити на закриті й відкриті:

Закрита організаційна система - це та система, що не має зв'язки зі своїм зовнішнім середовищем (тобто не обмінюється із зовнішнім середовищем продуктами, послугами, товарами й ін.).

Відкрита організаційна система має зв'язки із зовнішнім середовищем, тобто іншими організаціями, інститутами, що мають зв'язки із зовнішнім середовищем. КП «ВТП «Вода» має відкриту організаційну систему тому що взаємодіє із зовнішнім середовищем. Таким чином, аналізована нами організація як система являє собою сукупність взаємозалежних елементів, що утворять цілісність (тобто внутрішня єдність, нерозривність, взаємну зв'язок). Вона одержує з навколишнього середовища ресурси у вигляді капіталу, сировини, енергії, інформації, людей, устаткування т.п., які стають елементами її внутрішнього середовища. Частина ресурсів за допомогою певних технологій переробляється, перетворюється в продукти й послуги, які потім передаються в зовнішнє середовище.

Склад комплексного проекту системи управління представлена на рис.2.2.

Цілі організації. Організацію КП «ВТП «Вода» можна розглядати як засіб досягнення цілей, які дозволяють людям виконувати колективно те, що не можна виконати індивідуально. Ціль - конкретний бажаний результат, що може бути досягнуто. Організацію хвилює рівень витрат при досягненні цілей. Крім цілей, організації також мають підрозділи, що входять у їхній склад. Цілі підрозділів КП «ВТП «Вода» повинні забезпечити їхній конкретний внесок у меті всієї організації, а не вступати в протиріччя із цілями інших підрозділів.

Структура організації - це логічні взаємини рівнів управління й функціональних областей, що дозволяють ефективно досягати цілей організації. Побудова структури організації включає поділ праці й сферу контролю, закріплення роботи за фахівцями з областей і рівнів діяльності: маркетинг, фінанси, виробництво й ін.

Рисунок 2.2. Склад комплексного проекту системи управління

Вибір функціональних областей визначає основну структуру організації та у значній мірі можливості її успішної діяльності. Ефективність і доцільність способів поділу праці між людьми - зверху вниз до найпершого рівня організації в багатьох випадках визначає, наскільки продуктивна, може бути організація в порівнянні з її конкурентами [12, 31].

Не менш важливо й те, як здійснюється вертикальний поділ праці. Вертикальний поділ праці дає ієрархію управлінських рівнів, підпорядкованість осіб на кожному рівні. Важливої внутрішньої змінної організації є число осіб, підлеглих одному керівникові, що визначає сферу контролю кожного керівника.

Організація діяльності КП «ВТП «Вода» організувує процес діяльності - це створити якусь структуру управління.

Організація - це процес створення структури підприємства, що дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення цілей. Організаційний процес КП «ВТП «Вода» являє собою функцію по координації багатьох завдань: існує два основних аспекти організаційного процесу:

- розподіл організації на підрозділи відповідно цілям і стратегіям;

- делегування повноважень.

Організація - функція органа управління КП «ВТП «Вода» сутністю якої є створення самої управлінської структури організації, тобто забезпечення необхідного рівня формалізації, залучення в організацію ресурсів і формування умов, необхідних для її нормальної роботи.

Для здійснення виробничого процесу у КП «ВТП «Вода» соціальний організм повинен бути здатний виконувати всі необхідні операції. Цьому сприяє ефективне керування людьми, що включають у себе такі етапи, як:

- установлення програми дій; визначення завдань, цілей і потреб підприємства й установлення відповідності між ними й матеріальними й соціальними організмами;

- спостереження за виконанням програми;

- здійснення управління компетентним і енергійним керівником;

- правильний підбір адміністративного апарата;

- точне визначення функцій персоналу;

- узгодження зусиль для виконання наміченої роботи;

- ясне, виразне й точне формулювання рішень;

- заохочення відповідальності й ініціативи;

- попередження помилок і непорозумінь;

- загальний контроль і ін.

Побудований соціальний організм у КП «ВТП «Вода» приводиться в дію за допомогою функції роспорядження.

Для ухвалення управлінського рішення про вибір організаційної структури у КП «ВТП «Вода» розглядаються наступні пропозиції:

- варто вибирати таку організаційну структуру, що відповідає стратегічним планам і забезпечує їй ефективна взаємодія з навколишнім середовищем і досягнення намічених цілей;

- структура організації не може залишатися незмінної, тому що міняється як зовнішнє, так і внутрішнє її оточення.

Для того, щоб використати переваги спеціалізації, потрібна ефективна інтеграція організації. Для інтеграції організацій, що діють у стійкому навколишньому середовищі й технології, що використовує, масове виробництво, підходять методи, пов'язані з розробкою й установленням правил і процедур, ієрархічними структурами управління. Організації, що діють у більше мінливому навколишнім середовищі й технологічні процеси, що використовують різноманітні, і технологічні випуски окремих виробів, найчастіше вважають більше правильним проводити інтеграцію шляхом установлення індивідуальних взаємозв'язків, організації роботи різних комітетів і проведення окремих нарад.

Перевірка відповідності стратегії й структури. Після вибору стратегії й розробки наступного плану, керівництво КП «ВТП «Вода» проводить ретельну перевірку структури організації, щоб з'ясувати чи сприяє вона досягненню цілей. Стратегія визначає структуру. З погляду концепцій структури завжди повинні відтворювати стратегію.

Найкращою організаційною структурою буде та, котра відповідає розмірами, динамізмом, складністю й особовому складу організації. У міру розвитку організації їхніх цілей, міняються їхні стратегії й плани. Це повинно відбуватися й з їхніми структурами.

Існує динамічна взаємодія між стратегією, структурою й середовищем у якій функціонує фірма. Одна з основних помилок, чинених фірмами полягає в тому, що нову стратегію вони просто накладають на існуючу структуру фірми. Так бути не повинно. Структура залежить від стратегії, і етап формування структури в процесі планування може представляти найбільш важливу стадію успішної реалізації стратегічного плану.[12, 31]

Розробка стратегії КП «ВТП «Вода» є складною справою, але багатотрадиційна перебудова організації виявляється стомлюючою, трудомісткою, складною роботою з форми, а тим і по суті. Багато керівників можуть не утрудняти себе проробленням етапів перебудови організації:

- після вибору основної стратегії її необхідно об'єднати з іншими організаційними функціями;

- важливим механізмом ув'язування стратегії є розробка планів і орієнтирів, тактики, процедур і правил;

- тактика являє собою конкретні короткострокові стратегії. Політика представляє загальні орієнтири для дій і прийняття рішень. Процедури пропонують дії, які повинні бути початі в конкретній ситуації. Правила точно вказують, що варто робити в конкретній ситуації;

- бюджети як механізм розподілу ресурсів при плануванні так само забезпечують еталон, з яким можна об'єктивно зрівняти результати фактичного їхнього використання. Допомагаючи в такий спосіб об'єднати планування й контроль;

- управління по цілям являє собою метод об'єднання планування, контролю й мотивації, що успішно застосовують багато організацій для зменшення числа конфліктів і зниження негативної реакції людей на контроль шляхом їхньої участі в цьому процесі. Метод УПЦ допомагає реалізувати стратегію поліпшення зв'язку між цілями підлеглих, цілями їхніх начальників і цілями всієї організації;

- при реалізації або зміні стратегії керівництво завжди повинне враховувати її взаємозв'язок зі структурою й об'єднати формування структури організації й планування. Структура ґрунтується на стратегії й повинна забезпечувати її ефективність настільки, наскільки це можливо з погляду загальної ситуації.

Перевірку відповідності стратегії та структури організаційного забезпечення дивись рис.2.3.

Для функціонування системи менеджменту у КП «ВТП «Вода» повинна бути створена організація, у якій здійснюється діяльність менеджерів.

Поняття організації з часом перетерпіло ряд істотних змін. На початковому етапі організація представлялася як структура будь-якої системи. Коли "менеджмент" як наука виділився в самостійну область знань, слово"організація" стало асоціюватися зі свідомо певною, заданою структурою ролей, функцій, прав і обов'язків, прийнятих на підприємстві, тобто під "організацією" варто розуміти підприємство, форму, установу, відомство й інші трудові формування.

Із усього різноманіття визначень поняття "організація" можна виділити наступні:

- організація як процес, за допомогою якого створюється й функціонує структура керованої або керуючої системи;

- організація, як сукупність (система) взаємин, прав, обов'язків, цілей, ролей, видів діяльності, які мають місце в процесі спільної праці;

- організація як група людей із загальними цілями.

Щоб уважатися організацією, трудове формування повинне відповідати наступним обов'язковим вимогам:

- наявність не менш двох людей, які вважають себе частиною цієї групи;

- наявність принаймні однієї суспільно корисної мети (тобто бажаного кінцевого стану або результату), що приймають як загальну всі члени даної групи;

- наявність членів групи, які навмисно працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети.

Рисунок 2.3. Перевірка відповідності стратегії та структури організаційного забезпечення

Елементи організації дивися рис. 2.4.

Таким чином, організація - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети або цілей [12, 31].

Концепція життєвого циклу організації. "Життя" організації подібна і життю людини, часу існування будь-якого предмета праці або послуги. Вона має свої фази й особливості розвитку. КП «ВТП «Вода» не є виключенням із правил, і також проходить всі ці фази життя організації.

Відповідно до концепції життєвого циклу організація вся її діяльність проходить ряд стадій починаючи з народження, розквіту аж до припинення існування або корінної модернізації. Існує п'ять основних фаз розвитку організації, кожна з яких має певні цілі, ознаки, стиль керівництва, завдання й організацію праці.

Фаза 1 - народження організації. Для неї характерні: визначення головної мети, що полягає у виживанні; криза стилю керівництва (керівництво однією особою); основне завдання - вихід на ринок; організація праці - прагнення до максимального збільшення прибутку.

Фаза 2 - дитинство і юність. Відмінні риси: головна мета - короткочасний прибуток і прискорений ріст; виживання за рахунок твердого керівництва; основне завдання - зміцнення й захоплення своєї частини ринку; організація праці - планування прибутку, збільшення жалування й заслуг.

Фаза 3 - зрілість. Головна мета - систематичний, збалансований ріст і формування індивідуального іміджу; ефект керівництва за рахунок делегування повноважень (децентралізоване керівництво); основне завдання - ріст по різних напрямках, завоювання ринку, врахування різноманітних інтересів.

Фаза 4 - старіння організації. По суті це вищий щабель її зрілості. Головна мета в розвитку - зберегти досягнуті результати; основне завдання - забезпечити стабільність, вільний режим організації праці, участь у прибутках.

Фаза 5 - відродження організації. Головна мета на цій фазі розвитку складається в забезпеченні пожвавлення по всіх функціях; її ріст - за рахунок колективізму; головне завдання - омолоджування; в області організації праці - впровадження НОТ, колективне преміювання.



Рисунок 2.4. Основні фази життя КП «ВТП «Вода»

Основні фази життя КП «ВТП «Вода» дивись на рис.2.4.

Загальні характеристики організації. Всі організації відрізняються друг від друга по різних аспектах (функціях, методах і принципах управління, складності операцій і процедур і т.п.). Разом з тим вони мають загальні для всіх організацій характеристики, дивись рис. 2.5.

Ресурси. Метою всякої організації є наявність і перетворення ресурсів, які використовуються нею для досягнення її тактичних і стратегічних цілей. Основні ресурси - це люди (трудові ресурси), основні й оборотні кошти, технології й інформація.

Рисунок 2.5. Загальні характеристики організації

Залежність від зовнішнього й внутрішнього середовища. Це одна із самих значних характеристик організації. Жодна організація не може функціонувати ізолювано, поза залежністю від зовнішніх орієнтирів. Вони багато в чому залежні від зовнішнього середовища. Це умови й фактори, що виникають у навколишнім середовищі незалежно від діяльності організації, так чи інакше впливають на неї.

Розрізняють фактори зовнішнього й внутрішнього середовища організації.

Розглядаючи вплив зовнішнього середовища на організацію, варто мати на увазі, що їхній вплив неоднаковий.

Під внутрішнім середовищем організації розуміють ситуаційні фактори усередині організації. Тому що організації являють собою створені людьми системи, їхній внутрішній фактори в основному є результатом управлінських рішень. По суті, це господарський організм організації, її структура [12, 31].

Управлінська праця виділилася в особливу категорію суспільної праці. Внаслідок цього робота з управління відділяється від не управлінської роботи, оскільки управління як вид діяльності властивий усякій спільній праці. У широкому розумінні управління - це процес планування, організації, мотивації й контролю, необхідний для того, щоб сформувати й досягти цілей організації. Принцип дії процесу управління КП «ВТП «Вода» представлено на рис.2.6.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.6. Функції менеджменту та їхній взаємозв'язок

Рівні управління. Незважаючи на те, що всі керівники організації виконують управлінські дії, не можна сказати, що всі вони займаються тим самим видом трудової діяльності. Окремим керівникам доводиться затрачати час на координування роботи інших керівників, які у свою чергу координують роботу менеджерів більше низького рівня й т.д. до рівня керівника, що координує роботу неуправлінського персоналу - людей, що фізично роблять продукцію або послуги, що робить. Таке вертикальне розгортання поділу праці й утворить рівні управління в КП «ВТП «Вода».

- інституціональний рівень - управління вищої ланки;

- управлінський рівень - середня ланка;

- технічний рівень - низова ланка.

Проектна організаційна структура управління має суттєві зміни : управлінським рішенням було включення нового підрозділу який має назву «Департамент системи якості менеджменту підприємства», представлена на рис. 2.7.

Підприємство КП «ВТП «Вода» вирішує питання, що стосуються технічного розвитку підприємства, впровадження нової техніки й прогресивних технологій у виробничі процеси, а також ресурсо-, енергозбереження; проводить комплекс геодезичних і кадастрових робіт; здійснює технічний нагляд за будівництвом об'єктів водопостачання.

Крім того, підприємство розглядає подальші перспективи поліпшення якості питної води, підвищення надійності функціонування системи водопостачання.

КП «ВТП «Вода» структурно підрозділяється на відділи:

- відділ підготовки, видачі технічних умов і узгодження проектної документації;

- відділ перспективного розвитку;

- відділ технічного нагляду;

- відділ геодезичних і кадастрових робіт.

Відділ підготовки, видачі технічних умов і узгодження проектної документації і його основні напрямки діяльності:

- розробка й видача технічних умов на водопостачання фізичним і юридичним особам, облік їхнього виконання;

- розгляд і узгодження проектно-конструкторської документації (у рамках своїх повноважень);

- забезпечення організації обліку, ведення й зберігання технічної документації;

- розгляд обігів і заяв юридичних і фізичних осіб у рамках своєї компетенції, організація роботи з їхнього аналізу в технічних службах структурних підрозділів і підготовці відповідей заявникам.

Відділ перспективного розвитку і його основні напрямки діяльності:

- визначення єдиної науково-технічної політики підприємства в питаннях розвитку підприємства, впровадження нової техніки й прогресивних технологій у виробничі процеси;

- підготовка завдань науково-дослідним, проектним, конструкторським і технологічним організаціям і установам, вищим навчальним закладам у частині розробки нової техніки й технології виробництва, проектів реконструкції споруджень, відновлення й модернізації встаткування, комплексній модернізації й автоматизації виробничих процесів, автоматизованих систем керування виробництвом, участь у контролі за їхньою розробкою, розгляді й впровадженні проектів технічного переозброєння, які розроблені сторонніми організаціями;

- співробітництво із проектними й науковими організаціями з питань забезпечення підприємства технічною документацією;

- розгляд обігів і заяв юридичних і фізичних осіб у рамках своєї компетенції, організація роботи з їхнього аналізу в технічних службах структурних підрозділів і підготовці відповідей заявникам.

Відділ технічного нагляду і його основні напрямки діяльності:

- контроль дотримання проектних рішень і вимог державних стандартів, будівельних норм і правил, а також контроль за якістю й обсягами робіт, здійснення технічного нагляду на об'єктах водопостачання під час нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту;

- облік об'єктів водопостачання, на яких здійснюється будівництво;

- контроль виконання технічних умов, виданих суб'єктам господарської діяльності;

- технічний нагляд за виконанням схованих робіт і участь у документальному оформленні;

- розгляд обігів і заяв юридичних і фізичних осіб у рамках своєї компетенції, організація роботи з їхнього аналізу в технічних службах структурних підрозділів і підготовці відповідей заявникам.

Відділ геодезичних і кадастрових робіт його основні напрямки діяльності:

- контроль і проведення геодезичних і кадастрових робіт;

- контроль роботи з паспортизації й інвентаризації водогінних мереж;

- супровід земельно-кадастрових і землеоцінюючих робіт, пов'язаних з оформленням землекористування [12, 31].

2.3. Ефективність і якість діяльності менеджера

При формуванні системи менеджменту в КП «ВТП «Вода» важливе значення грає управлінський персонал, що покликаний управляти процесом діяльності.

Менеджер - професійно підготовлений керуючий, що має в підпорядкуванні групу працівників, що займає постійну посаду, наділений у певній сфері діяльності повноваженнями по прийняттю рішень і розпорядженню ресурсами, а також відповідальністю за досягнення кінцевих результатів діяльності підприємства. Насамперед, оборотна увага на поняття «професійність».

Менеджер як професійний упровляючий в КП «ВТП «Вода» повинен мати особливі якості, такими, як компетентність, самостійність, заповзятливість, готовність до господарського ризику, ініціативність. Перерахування можна продовжити, але суть - у специфіці діяльності менеджера, її змісті, умовах здійснення, використання методів і засобів управління.

Головна особливість діяльності менеджера у КП «ВТП «Вода» в тім, що вона здійснюється в динамічних ринкових умовах під впливом таких базових факторів, як праця й власність. Управління спільною діяльністю людей перетерплює зміни, тому що міняються їхній менталітет, ступінь активності, прагнення до самовираження, досягненню успіхів і, саме головне, відносини між людьми, зайнятими у виробничо-господарській діяльності, колективами як партнерами або конкурентами. Система людських відносин і економічне поводження членів трудового колективу виступають одним із предметів праці менеджера. На зміст управлінської діяльності впливають відносини власності, які формують нові інтереси, а отже, і нові мотиви поводження людей, нові потреби, змінюють пріоритети в потребах. Все це, природно, відбивається на змісті й формах мотивації й впливи, використовуваних менеджерами в процесах управління.

Хоча сам менеджер КП «ВТП «Вода» є найманим робітником, він управляє від імені власника й у його інтересах. Власниками деякою мірою можуть бути й самі працівники, наприклад власники акцій підприємства. Вплив відносин власності на менеджмент - нова для економіки проблема. Вона мало досліджена, незважаючи на її значимість. Однак очевидно, що існують принципові розходження між підприємцем і менеджером. Інтереси підприємця можна розглядати з позицій власника, роботодавця й менеджера. Підприємець ризикує всією своєю власністю, тоді як менеджер - лише заробітком, престижем і кар'єрою.

Робота менеджера КП «ВТП «Вода» має багато загального, тому що це робота управління людьми в умовах дії ринкових механізмів ціноутворення, пропозиції та попиту, державного регулювання. Менеджерам у більшості видів діяльності повинен бути властивий підприємницький стиль керівництва.

Функціональна роль менеджменту складається в забезпеченні об'єктивного процесу розвитку соціально-економічної системи шляхом передбачення, виявлення, дозволу протиріч, насамперед між рівнем розвитку продуктивних сил, виробничими відносинами й всією системою суспільних відносин. Процес управління припускає відстеження розвитку протиріч, знаходження реальних, своєчасних і ефективних методів їхнього дозволу, для чого необхідні професійно підготовлені менеджери, що володіють економічними, системними, гуманітарними і юридичними знаннями.

В умовах командно-адміністративної системи управління виробництвом у КП «ВТП «Вода» формувалися керівники господарських ланок з яскраво вираженим авторитарним стилем управління. У їхній діяльності переважав настрой на контроль і виконання рішень вищих органів. Звикли до політики вибивання вигідного плану, необхідних ресурсів, виконання й перевиконання плану за всяку ціну, такі кадри не завжди здатні зрозуміти нову ідеологію господарювання й опанувати механізмами ринкової економіки й самоврядування трудовими колективами в умовах чіткого правового регулювання взаємин державних і господарських органів.

Одноманітність методів і форм господарювання теж не сприяло розвитку ініціативи.

До того ж була деформована структура управлінських кадрів КП «ВТП «Вода»: переважна більшість керівників вищої ланки управління становлять інженери та технічні спеціалісти . Очевидно, що управляти людьми повинні менеджери зі спеціальною підготовкою, у якій гуманітарним аспектам повинна приділяється належна увага.

Потрібно розглянути проблеми корінних змін у кадровій політиці для забезпечення перетворень в економіці й менеджменті. Цю же проблему вирішує й організація систематичної роботи з оцінки діяльності менеджерів основної ланки господарювання з позицій її якості, результативності й ефективності.

Системне подання про діяльності менеджера у КП «ВТП «Вода» можна скласти при вивченні його економічного простору. Вибір об'єктів управління або сфер діяльності менеджера зв'язаний зі специфікою виробничої діяльності.

Управлінське рішення як вплив на персонал, його поводження й діяльність матеріалізуються у виробництві й відбиваються в кінцевих результатах діяльності. Умовами ефективної діяльності менеджера й апарата управління виступають результативність і якість зовнішніх зв'язків і комунікацій, а також якість діяльності по формуванню сприятливої атмосфери в колективі.

Оцінку якості й ефективності діяльності менеджера у КП «ВТП «Вода» варто розглядати як поетапно минаючий процес, де кожний з етапів має свої характеристики, критерії й методи обґрунтування [6, 19].

Перший етап. Оцінка професійних якостей менеджера у КП «ВТП «Вода» і їхніх відповідностей розв'язуваним завданням і функціям менеджера. Вивчаються: рівень і профіль утворення; стаж і досвід роботи; навички й здатності; особисті якості й етика поводження; кар'єра й потенціал. Склад і пріоритети професійних якостей залежать від рівня керування, складності розв'язуваних завдань, ступеня відповідальності й рівня ризику.

Якості, що рекомендують: компетентність, новаторство, творчий підхід; ініціативність і здатність генерувати ідеї; здатність лідера впливати на людей; здатність іти на ризик; стресостійкість і життєстійкість; потреба до саморозвитку й самоорганізації; комунікабельність і прагнення до успіху; організованість і відповідальність.

За результатами оцінки виявляється відповідність або невідповідність менеджера по професійних якостях займаної посади й вирішується питання про способи придбання необхідних якостей або про перехід на іншу посаду.

Другий етап. Оцінка професіоналізму апарата керування у КП «ВТП «Вода». Розвиток професіоналізму управлінських кадрів виступає однієї із цілей діяльності менеджера, тому позитивна динаміка якісних характеристик розглядається як базова умова результативної діяльності.

Третій етап. Оцінка діяльності апарата управління у КП «ВТП «Вода». Очолюваний менеджером апарат, що реалізує його ідеї, оцінюється з позицій якості й результативності праці. Оцінюються: поле прав і відповідальності менеджера в діяльності апарата керування; самостійність діяльності апарата; професіоналізм управлінського апарата й відповідність розв'язуваним завданням і функціям; рівень організаційної культури; інформаційне забезпечення; комунікативність; технічна оснащеність; мотивація й гуманізація діяльності; система контролю; етика поводження.

Показники результативності діяльності апарата управління у КП «ВТП «Вода» повинні бути : оперативність; якість вихідної документації; економічність; комунікабельність; партнерство; відповідальність; умотивованість; імідж; ділова культура.

Четвертий етап. Оцінка якості праці менеджера у КП «ВТП «Вода». Самий складний етап оцінки, що вимагає великої підготовчої роботи, пов'язаний з виділенням видів діяльності, процедур, засобів і методів, використовуваних менеджером у процесах розробки й прийняття управлінських рішень. Типові характеристики праці: рівень творчості; складність і розмаїтість розв'язуваних завдань; характер і ступінь відповідальності; доля організаційної роботи, загалом, її обсязі; масштаб керівництва; рівень ризику; трудомісткість і вартість праці.

П'ятий етап. Оцінка впливу менеджера у КП «ВТП «Вода» на формування внутрішньої атмосфери організації. Оцінюються: стиль керівництва; культура менеджменту; етика діяльності; методи дозволу конфліктних ситуацій; організаційна культура; сумісність; соціально-психологічний клімат; спрямованість колективу на розвиток; інформативність і гласність; демократичність; соціальна справедливість.

Шостий етап. Оцінка якості менеджерів у КП «ВТП «Вода», результативності й ефективності зовнішніх зв'язків і комунікацій передбачає комплексну оцінку кожного виду зв'язків. При економічній оцінці враховується вплив факторів ризику, кон'юнктури, інфляції, інвестиційного клімату. Організаційна оцінка включає облік тимчасових факторів, стійкості, надійності відносин і поводження суб'єктів зовнішніх зв'язків, рівня організаційної культури. При соціальній оцінці враховуються соціальна значимість зв'язку, активність, соціальний ризик, життєстійкість.

Слід зазначити, що саме в зовнішнім середовищі відбувається реалізація продукції або послуг, виявлення кінцевих результатів діяльності й оцінка окремих її видів. Робота із зовнішніми партнерами, державними органами, організаціями й підприємцями - пріоритетна сфера діяльності менеджера, у значній мірі визначальна ефективність менеджменту в цілому.

Сьомий етап. Оцінка результативності й ефективності діяльності менеджера у КП «ВТП «Вода». Застосовується методологія оцінки вироблення й реалізації рішень по управлінню виробничої й соціальної діяльністі, маркетинговому, інноваційними й інвестиційними процесами, екологією, безпекою. Результативність розглядається як рівень досягнення результату, що відповідає мети рішення.

Ефективність у КП «ВТП «Вода» оцінюється через якість результату, тобто отриманий ефект, співвіднесений з витратами на управління (ресурсами менеджменту). Дотримується методологічна єдність із визначенням оцінки виступає визначення рівня ризику й наслідків реалізації рішень, які знаходять висвітлення в різних сферах життя суспільства.

Суб'єктами оцінки діяльності менеджера виступають: вищестоящий менеджер (керівник); експертна комісія (атестаційна, конкурсна); незалежні оцінні центри. Методи, використовувані при оцінці, різноманітні: тести, ділові ігри, що представляють собою теоретичні й практичні завдання (ситуації), що імітують управлінський процес.

Інформація, використовувана для оцінки, і методи її обробки також різноманітні: статистичні й фактичні матеріали; експертні дані; штатні розклади; звіти, стандарти й нормативи; регламенти й прогнози. При обробці даних широко використаються моделювання, інформаційні технології й техніка.

Варто підкреслити, що оцінка менеджерів у КП «ВТП «Вода» повинна проводитися регулярно. Рекомендації, складені за результатами оцінки, важливі для кожного менеджера в процесах формування його кар'єри й удосконалювання діяльності. Особливе значення результати оцінних заходів мають для планування й організації перепідготовки, підготовки й підвищення кваліфікації управлінських кадрів. Ця область діяльності менеджменту в КП «ВТП «Вода» надзвичайно важливий як ключовий фактор розвитку економіки підприємства.

Формування професіоналізму та компетентності. Кадрове забезпечення вимагає належного осмислення проблем його професіоналізації, компетентності. Професіоналізація є цілісним теоретичним фундаментом кадрового забезпечення діяльності підприємства чи організації, що включає професійний розвиток, у тому числі професійний досвід і професійний відбір. Компетенція - це сукупність певних факторів, а саме: знань (освіченість особистості), навичок (досвід роботи та навчання), способів спілкування персоналу (вміння спілкуватися з людьми та працювати в групі).

Для визначення змісту компетенції необхідно: проводити довготривалий аналіз усіх видів діяльності, що здійснюються відповідно до посади; виявляти необхідність у знаннях, навичках; визначати складові компетенції для різних напрямів діяльності. Підтримання компетенції на належному рівні зумовлює необхідність управління нею.

Управління компетенціями - це процес розвитку та підтримки компетенції на рівні, необхідному організації.

Тому в КП «ВТП «Вода» важливо сприяти:

- постійному розвитку компетенції (підвищення кваліфікації, розвиток трудових навичок, прищеплення навичок спілкування);

- розширенню видів діяльності (зміні діяльності), формуванню додаткових професійних компетенцій.

Управління компетенцією відбувається як на рівні організації, так і на рівні окремої особистості. На рівні організації компетенція включає:

- оцінку наявних ресурсів та оцінку потенційних можливостей, знань, навичок персоналу, який працює в підприємстві, організації;

- оцінку потреб у персоналі відповідно до мети, завдань підприємства чи організації, розробленої стратегії на найближчі роки та потреб у посадах;

- зіставлення ресурсів і потреб;

- прийняття рішень щодо досягнення потрібного рівня компетентності тощо.

У результаті відповідного аналізу визначають стан справ з кадровою компетенцією. Таким чином відбувається управління компетенцією на рівні окремої особи та підприємства чи організації в цілому, що дає можливість бачити реальний стан речей і перспективу на майбутнє щодо стратегії управління персоналом. Суттєве значення при цьому має підвищення рівня професіоналізму та компетентності (політичної, правової, економічної, соціальної, психолого-педагогічної та управлінської) кадрів [6, 19].

Висновки до розділу 2

Організація розглядається як організаційно-економічна система, що має входи й виходи, і певна кількість зовнішніх зв'язків. Організаційна структура управління КП «ВТП «Вода» забезпечує виконання загальних і конкретних функцій управління, зберігає доцільні вертикальні й горизонтальні зв'язки й поділ елементів управління.

Сутність організаційного регламентування в КП «ВТП «Вода» складається у встановленні правила, обов'язкових для виконання й визначальний зміст і порядок організаційної діяльності. Для функціонування системи менеджменту у КП «ВТП «Вода» в повинна бути створена організація, у якій здійснюється діяльність менеджерів.

Закрита організаційна система - це та система, що не має зв'язки зі своїм зовнішнім середовищем.

Відкрита організаційна система має зв'язки із зовнішнім середовищем, тобто іншими організаціями що мають зв'язку із зовнішнім середовищем.

При формуванні системи менеджменту в КП «ВТП «Вода» важливе значення грає управлінський персонал, що покликаний управляти процесом діяльності. Менеджер як професійний керівник в КП «ВТП «Вода» повинен мати особливі якості, такими, як компетентність, самостійність, заповзятливість, готовність до господарського ризику, ініціативність.

Розвиток професіоналізму управлінських кадрів виступає однієї із цілей діяльності менеджера, тому позитивна динаміка якісних характеристик менеджерів розглядається як базова умова результативної діяльності.

РОЗДІЛ 3. ПРОПОЗИЦІЇ І РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ВИКОРИСТАННЯ СИСТЕМНОГО ПІДХОДУ В МЕНЕДЖМЕНТІ

3.1 Рекомендації щодо удосконалення системи менеджменту на підприємстві

Сьогодні перед власниками, акціонерами й керівниками підприємств і холдингових структур усе більш гостро коштують завдання підвищення ефективності бізнесу і його розвитку.

Особливу актуальність ця проблема здобуває у зв'язку із входженням України у ВТО та триваючим різким підвищенням вартості енергоресурсів і сировини. Принциповий шлях рішення цих завдань складається в збільшенні ефективності бізнесу шляхом безперервної оптимізації виробничої системи підприємства й зниження всіх видів витрат.

Для удосконалення системи менеджменту на підприємстві необхідно створення системи менеджменту якості для цього потрібне стратегічне рішення вищого керівництва організації. На розробку та впровадження системи менеджменту якості організації впливають потреби, що змінюються, конкретні цілі, що випускає продукція, застосовувані процеси, розмір і структура організації. Дійсний стандарт базується на восьми принципах менеджменту якості. Однак він не припускає однаковості в структурі систем менеджменту якості або однаковості документації.

Рекомендації щодо цілей організації:

- визначення й задоволення потреб і очікувань своїх споживачів і інших зацікавлених сторін (працівників організації, постачальників, власників, суспільства), забезпечення переваг у конкурентній боротьбі й здійснення цього результативно й ефективно;

- досягнення, підтримка й підвищення ефективності й можливостей організації в цілому.

Застосування принципів менеджменту якості не тільки забезпечує безпосередні вигоди, але й вносить важливий вклад у менеджмент витрат і ризиків. Міркування, пов'язані з вигодами, менеджментом витрат і ризиків, важливі для організації, її споживачів і інших зацікавлених сторін. Ці міркування, що стосуються загальної ефективності організації, можуть впливати на:

- лояльність споживачів;

- повторні ділові контакти й обіги;

- результати роботи, такі як дохід і частка на ринку;

- гнучку й швидку реакцію на можливості ринку;

- витрати й кількість циклів за допомогою результативного й ефективного використання ресурсів;

- вибудовування ланцюга процесів, за допомогою чого бажані результати досягаються щонайкраще;

- одержання конкурентних переваг за рахунок поліпшення можливостей організації;

- розуміння й мотивацію працівників відносно мети і завдань організації, а також участі в постійному поліпшенні;

- упевненість зацікавлених сторін у результативності й ефективності організації, підтверджених фінансовими й соціальними вигодами в результаті діяльності організації, а також репутацією;

- здатність створювати цінність як для організації, так і для її постачальників за допомогою оптимізації витрат і ресурсів, а також за рахунок гнучкості й швидкості спільної реакції на зміни ринку.

Процесний підхід. Дійсний стандарт спрямований на застосування «процесного підходу» при розробці, впровадженні й поліпшенні результативності й ефективності системи менеджменту якості з метою підвищення задоволеності зацікавлених сторін шляхом виконання їхніх вимог.Для результативного та ефективного функціонування організація повинна визначити й здійснювати менеджмент численних взаємозалежних видів діяльності. Діяльність, що використає ресурси та яка управляється з метою перетворення входів у виходи, може розглядатися як процес. Часто вихід одного процесу утворить безпосередньо вхід наступні.

Застосування в організації системи процесів поряд з їхньою ідентифікацією й взаємодією, а також менеджмент процесів можуть вважатися «процесним підходом». Перевага процесного підходу складається в безперервності управління, що він забезпечує на стику окремих процесів у рамках їхньої системи, а також при їхній комбінації й взаємодії.

При застосуванні в системі менеджменту якості такий підхід підкреслює важливість:

- розуміння й виконання вимог;

- необхідності розгляду процесів з погляду доданої цінності;

- досягнення результатів виконання процесів і їхньої результативності;

- постійного поліпшення процесів, заснованого на об'єктивному вимірі.

Моніторинг задоволеності зацікавлених сторін вимагає оцінки інформації про сприйняття зацікавленими сторонами виконання їхніх вимог. Економічна модель може бути створена для будь-якого процесу в організації. Вона може бути використана для ідентифікації й моніторингу витрат на процес відносно окремих аспектів організації, таких, як підготовка персоналу, аналіз системи менеджменту якості або проектування нової продукції. При цьому перше, що необхідно зробити після того, як визначений склад процесів системи менеджменту якості, це визначити основні характеристики кожного процесу. Порядок формування й застосування в організації економічної моделі процесу управління наведений на рис. 3.1 [31, 43].

Після того, як визначені характеристики процесів і побудована процесна модель (модель взаємодії процесів системи менеджменту якості), необхідно ідентифікувати й класифікувати витрати на процес. Підвищення ефективності системи менеджменту підприємств є найважливішим завданням у рамках стратегічних управлінських рішень.