Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• Глава 1. Теоретические основы информационной модели предприятии
• 1.1 Фазы разработки информационной модели
• 1.2 Этап построения информационной модели деятельности предприятия
• 1.3 Взаимосвязь организаций и информационной модели
• Глава 2. Практическое применение информационной модели в ООО «Жасмин»
• 2.1 Общая характеристика объекта исследования
• 2.2 Цели и задачи внедрения информационной модели
• 2.3 Этап информационной модели
• 2.4 Организация этапа внедрения информационной модели
• 2.5 Внедрение информационную модель на предприятие
• Глава 3. Анализ показатели производственной деятельности в ООО «Жасмин»
• Глава 4. Результаты внедрения информационной модели
• Вывод
• Библиография
• Введение
• Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.

Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две взаимно связанные революции: в информационных технологиях и в бизнесе.

Информационные модели существовали давно, поэтому с развитием компьютеров и средств связи начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникационные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. В настоящей работе под информационными технологиями будем понимать современное значение, то есть интеграцию компьютеров, электроники и средств связи.

Информационная модель - системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

Существует связь между информационными модели и менеджментом. Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, изменения валютного курса, изменение налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Компьютеры могут быстро и точно просчитывать варианты и давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы подобного типа. В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком.

Информационные модели обладают следующими свойствами, которые полезны для экономиста-менеджера:

- помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой;

- являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач;

- способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями;

- подключают к единому информационному пространству - экономическому и образовательному.

Незаменимость компьютерной технологии в том, что она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации.

Реформа методов управления экономическими объектами повлекла за собой не только перестройку организации процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение новых форм реализации этой деятельности.

Цель курсовой работы - исследовать эффективность внедрения новой информационной модели.

информационный менеджмент

Глава 1. Теоретические основы информационной модели предприятии

1.1 Фазы разработки информационной модели

Для выполнения моделирования должна быть определена команда, состоящая из руководителя проекта, аналитика - непосредственного разработчика модели, сотрудников организации, являющихся источниками информации для построения модели, и рецензентов.

Работу рекомендуется разбивать на 5 фаз, каждая из которых должна заканчиваться вполне определенным измеряемым результатом:

1. Фаза 0 - фаза определения предмета исследования и границ модели;

2. Фаза 1 - на этой фазе определяются классы сущностей;

3. Фаза 2 - на этой фазе определяют классы отношений, существующих между определенными на предыдущей фазе классами сущностей;

4. Фаза 3 - предметом этой фазы является определение классов ключей для каждого класса сущностей и каждого класса атрибутов, который используется классом ключей;

5. Фаза 4 - целью последней фазы является распределение не ключевых классов атрибутов по классам сущностей и полное описание таких классов атрибутов.

Создание информационной модели представляется циклическим итерационным процессом, состоящим из сбора данных, построении на их основе модели, устранении замечаний рецензентов. По мере изучения объекта исследования и получения дополнительной информации разработчик модели может неоднократно возвращаться на предыдущие фазы проектирования, чтобы внести изменения, уточнения и дополнения. Информационная модель должна пройти комплексную проверку, прежде чем на основании её анализа будут делаться выводы и приниматься решения. Ю. Шафрин Информационные модели. Часть 2 Издательство: Бином. Лаборатория знаний; 320 стр., 2002 г.

На фазе 0 решаются основные организационные вопросы: определяются предмет, цели и границы моделирования, методы сбора и источники информации, план выполнения работ и их распределение между исполнителями, которые фиксируются в соответствующих документах. Информация об источниках данных и конкретные данные фиксируются в специальных табличных формах.

Задачей фазы 1 является определение и описание классов сущностей информационной модели.

Изучая документы, которые используются в процессах деятельности организации, и опрашивая сотрудников, аналитик.

На фазе 2 моделирования определяются классы отношений, существующие между классами сущностей модели. Отношения между классами сущностей изображаются в виде диаграмм. Перед построением диаграмм рекомендуется создать матрицу отношений, как показано на рисунке 1.

Рис. 1. Матрица отношений

Для обозначения классов отношений между классами сущностей используются показанные на рисунке 2 линии. Символы на концах линий обозначают, какое количество экземпляров одного класса сущностей могут быть связаны с экземплярами другого класса сущностей. Таким образом, диаграммы классов сущностей создают графическое изображение информации, используемой в организации. Модель представляет структуру информации двояким образом - как множество экземпляров сущностей внутри каждого класса сущностей и как множество экземпляров отношений между классами сущностей.

Рис. 2. Обозначения классов отношений

Классы отношений должны быть подробно описаны. Описание классов отношений становится частью глоссария классов сущностей.

Целью третьей фазы является определение классов ключей для каждого класса сущностей.

Наборы классов атрибутов разработчиком модели группируются в пул классов атрибутов.

Классы атрибутов, также как ранее классы сущностей и отношений, должны быть подробно описаны. Анализируя свойства классов атрибутов, разработчик модели определяет те, которые будут использоваться в классе ключей. Когда классы ключей определены, разработчик переходит к построению диаграмм классов атрибутов. И. А. Стрелец Новая экономика и информационная модель Издательство: Экзамен, 256 стр., 2003 г.

Как и в диаграммах классов сущностей в диаграммах классов атрибутов внимание фокусируется на одном из классов сущностей, изображение которого помещается в центре формы диаграммы. Диаграмма класса атрибутов может рассматриваться как дальнейшее развитие диаграммы класса сущностей, так как они отличаются только информацией, содержащейся внутри блока, изображающего класс сущностей - ключевые классы и другие классы атрибутов используются как содержание блока класса сущностей.

На фазе 4 осуществляется распределение классов атрибутов, которые не могут быть использованы в классах ключей, по соответствующим классам сущностей. Действия, выполняемые на четвертой фазе разработки модели, во многом схожи с действиями на предыдущей фазе.

В результате выполнения работ четвертой фазы разработчик получает структурированную информационную модель. Если действия на всех фазах были выполнены корректно, то каждый класс сущностей будет представлен оптимальным набором информации и каждая пара классов сущностей, совместно использующая класс отношений, будет точно отображать взаимозависимость данных в модели. Таким образом, IDEF1 информационная модель является формой представления данных, которая облегчает разработку базы данных системы управления. Тем не менее, нельзя сказать, что разработка информационной IDEF1 модели является разработкой базы данных. IDEF1-модель представляет лишь устойчивую информационную и устойчивый набор правил и определений, с учетом которых может проводиться разработка базы данных.

1.2 Этап построения информационной модели деятельности предприятия

Осуществляется обработка результатов обследования и построение информационной модели предприятия. Модель представляет собой ''снимок'' положения дел на предприятии (организационно-штатная структура, взаимодействия подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес - процессы и т.д.) на момент обследования и позволяющей понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа. Модель также интегрирует перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяющей сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия. В. В. Годин, И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 240 стр., 2001 г.

Модель включает в себя полную структурную функциональную модель деятельности (например, в виде иерархии диаграмм потоков данных с разработанными для всех процессов нижнего уровня подробными их спецификациями на структурированном естественном языке или в виде иерархии SADT-диаграмм), а также, в случае необходимости, событийную (описывающую поведение) модель (с использованием диаграмм переходов состояний).

В процессе создания модели возможно совершенствование технологий на основе оценки их эффективности. При этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес - процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес - процесса, степень загруженности сотрудников (“легкий” реинжиниринг), возможно и радикальное изменение технологий и переосмысление бизнес - процессов (“жесткий” реинжиниринг).

Построенные модели являются не просто реализацией начальных этапов разработки системы и техническим заданием на последующие этапы. Они представляют собой самостоятельный отделяемый результат, имеющий большое практическое значение, в частности:

Модель включает в себя существующие неавтоматизированные технологии, работающие на предприятии. Формальный анализ этой модели позволит выявить узкие места в технологиях и предложить рекомендации по ее улучшению (независимо от того, предполагается на данном этапе автоматизация этих рабочих мест или нет).

Она позволяет осуществлять автоматизированное и быстрое обучение новых работников конкретному направлению деятельности предприятия (так как ее технология содержится в модели) с использованием диаграмм (известно, что ''одна картинка стоит тысячи слов'').

С ее помощью можно осуществлять предварительное моделирование нового направления деятельности с целью выявления новых потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес - процессов.

Результатом информационного обследования является описание модели предприятия как есть. Описание модели само по себе представляет ценность для руководителя, т.к. отображает все факторы, снижающие эффективность функционирования и управления предприятием. То же касается и руководителей служб предприятия - бухгалтерии, сбыта, снабжения, договорного и прочих. Процессы описываются не только на уровне взаимодействий отделов и документов, но и на уровне бухгалтерских проводок и анализа имеющихся управленческих отчетов. С. М. Патрушина Информационные системы в бухгалтерском учете Издательство: МарТ; 368 стр., 2003 г.

Ю. Шафрин Информационные модели. Часть 2 Издательство: Бином. Лаборатория знаний; 320 стр., 2002 г.

После построения данной информационной модели обсуждаются узкие места и возможные пути их устранения.

Необходимо отметить, что описанная модель в дальнейшем ложится в основу положений об отделах, должностных инструкций, описаний рабочих мест, то есть организационно-распорядительных документов или внутрифирменных регламентов.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис 3. Информационная модель предприятия

1.3 Взаимосвязь организаций и информационной модели

Информационные системы и организации имеют взаимное влияние друг на друга. С одной стороны ИС должны присоединиться к организации, чтобы обеспечить необходимой информацией важные группы внутри организации. В то же время организация должна сознавать и открывать себя влияниям информационных систем, чтобы извлечь выгоду из новых технологий. А. С. Гринберг, И. А. Король Информационный менеджмент Издательство: Юнити-Дана; 416 стр., 2003 г.

Взаимодействие между информационными технологиями и организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления. Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь в организации. Они не в состоянии успешно проектировать новые системы или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т.д. однако иногда эти результаты - чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

Рассмотрим воздействие информационной модели на организацию, а также воздействие организаций на информационные системы.

Технический взгляд на организацию позволяет рассматривать способы превращения входа в выходы, когда технологические изменения внедряются в компанию. Фирма видится как бесконечно гибкая, с капиталом и рабочей силой, замещающими друг друга совершенно легко. Но более реалистическое поведенческое представление организации предполагает, что создание новых информационных систем или переоборудование старых влияет намного больше, чем техническая перестановка машин или рабочих, что некоторые информационные системы изменяют организационный баланс прав, привилегий, обязательств, ответственностей и чувств, который установился за длительный период времени.

Технологическое изменение требует изменений в том, кто обладает информацией, кто имеет право на доступ и модернизацию, кто принимает решения. И. А. Стрелец Новая экономика и информационная модель Издательство: Экзамен, 256 стр., 2003 г.

Технические и поведенческие представления организаций непротиворечивы. Техническое представление сообщает нам, как тысячи фирм в конкурентных рынках объединяют капитал, рабочую силу и информационные технологии, в то время как поведенческая модель позволяет видеть, как эта технология воздействует на внутреннюю работу организации. Сегодня информационные системы помогают создавать и распространять знания и информацию в организации через новые системы работы знания, приложения, обеспечивающие компаниям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру. Организации теперь жизненно зависят от систем и не могут пережить даже случайную их аварию.

Организации создают информационные системы, чтобы стать более эффективными. Информационные системы могут быть источником конкурентоспособного преимущества.

С экономической точки зрения информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые могут свободно заменять рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость. Следовательно, в микроэкономической теории информационные технологии должны привести к снижению числа средних менеджеров и служащих, так как информационные технологии заменяют их. Информационные технологии также изменяют размеры контрактов фирм, потому что они могут уменьшать операционные затраты. Информационные технологии, особенно использование сетей, снижают стоимость рыночного участия (операционные затраты) и делают их заслуживающими внимание для фирм, чтобы заключить контракт с внешними поставщиками вместо того, чтобы использовать внутренние источники поставки.

Другое финансовое воздействие информационных технологий заключается во внутренних затратах управления. Согласно теории организации фирмы зависят от затрат организаций, стоимости контролирующих и руководящих служащих. Поскольку размеры фирмы растут, затраты организации повышаются, потому что владельцы должны расходовать все больше усилий на контроль за служащими. Информационные технологии, уменьшая затраты на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать затраты фирмы, потому что с их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих.

Исследование поведенческой теории нашло несколько доказательств, что информационные системы автоматически преобразовывают организации. Исследователи изучали запутанные связи, с помощью которых организации и информационные технологии взаимно влияют друг на друга, и оценили то, что информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений в организациях, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование. В. К. Душин Теоретические основы информационных процессов и систем Издательство: Дашков и Ко , 250 стр., 2002 г.

Имеется возрастающая взаимозависимость между деловой стратегией, правилами и процедурами, с одной стороны, и информационным программным обеспечением систем, оборудованием, базами данных и передачей данных - с другой. Изменение в одном из этих компонентов часто требует изменений в других компонентах. Эта связь становится критической, когда планируется управление на перспективу. То, что бизнес хотел бы делать через пять лет, часто зависит от того, что системы будут способны делать. Увеличение доли на рынке, движение в сторону повышения качества или удешевления производства при выпуске новых изделий и при увеличении производительности труда служащих все более зависят от видов и качества информационных систем в организации.

Еще одно изменение в связи информационных систем и организаций следует из возрастающей степени интеграции и области действия системы и приложений. Построение систем сегодня затрагивает большую часть организации, чем это было в прошлом. В то время как ранние системы производили в значительной степени технические изменения, которые влияли на часть персонала, современные системы вызывают управленческие изменения (кто владеет информацией) и установленные изменения «сущности».

Если изменилась технология в организации (например, программное обеспечение), это изменение влияет на три других компонента. Могут быть кадровые перестановки, изменение методов работы, преобразование структуры организации.

Информационные системы могут стать мощными инструментами для создания более конкурентоспособных и эффективных организаций. Информационные технологии могут использоваться, чтобы перепроектировать организации, трансформируя их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами. Майкл Дж. Д. Саттон Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения Издательства: БМикро, Азбука, 446 стр., 2002 г

Глава 2. Практическое применение информационной модели в ООО «Жасмин»

2.1 Общая характеристика объекта исследования

Общество с Ограниченной Ответственностью “Туристическое агентство “Жасмин” было учреждено в 1995 году на основании решения Участников (5 учредителей, которые внесли в уставной капитал предприятия по 20 %, что составило 1680 (одна тысяча шестьсот восемьдесят) руб. 00 коп.

Штат сотрудников насчитывает 23 человека.

Фирма оказывает следующие виды услуг:

- Оказывает услуги в области туризма, организация и участие в организации и эксплуатации отелей, турбаз, мотелей, услуги по организации экскурсий, обслуживание частных и деловых поездок, культурных, гастрольных, благотворительных и других мероприятий;

- Организация туристических поездок, командировок специалистов;

- Осуществление международной туристической деятельности в ближнем и дальнем зарубежье;

- Продажа авиабилетов на внутренние и зарубежные рейсы авиакомпаний различных стран;

- Реализация путевок в здравницы и дома отдыха.

Осуществляет отправку клиентов более чем в 30 стран мира и является туроператором по направлениям: Чехия, Венгрия, Италия, Голландия, Франция, Австрия, Англия, Швейцария.

В истекшем 2007 году было отправлено по направлениям.

Таблица 2.1.

	Распределение заказов по странам ежемесячно за 2007 год
		Янв.	Февр.	март	Апр.	май	июнь	июль	Авг.	Сен.	Окт.	Нояб.	Дек.	ИТОГО:
1	ЧЕХИЯ груп.	4	3	16	32	5	13	21	24	12	19	12	10	171
2	ЧЕХИЯ инд.	5	1	8	6		7	6	6	1	4	4	8	56
3	Чехия курорты, лечение		1	1	2	2	5	6	2	1	2	0	0	22
4	Словакия (горн.лыжи)	1			1		1	5	1	1	3	7	1	21
5	ВЕНГРИЯ груп.	4	3	9	4	1	3	11	6	0	1	13	7	62
6	ВЕНГРИЯ инд.	1		2	6	5	8	6	6	3	9	2	7	55
7	ИТАЛИЯ		1	3	4	4	5	7	2	2	3	2	4	37
8	ФИНЛЯНДИЯ, Швеция	1	2		1		6	4	2	3	5	12	6	42
9	ГОЛЛАНДИЯ, Бенилюкс	1	3	2	8	1	1	3	4	1	3	4	2	33
10	МАЛЬТА			1			1	2	0	1	0	0	0	5
11	ИРЛАНДИЯ						1	1	0	0	0	0	0	2
12	ПОРТУГАЛИЯ							1	1	1	0	0	0	3
13	ФРАНЦИЯ		7	6	7	5	7	8	7	8	8	4	3	70
14	АВСТРИЯ	2	2	3	4	1	3	5	3	7	3	2	2	37
15	Австрия горн.лыжи							0	0	0	1	5	2	8
16	ШВЕЙЦАРИЯ	2			4			0	0	1	0	2	1	10
17	АНГЛИЯ	2	3	7	2		4	3	2	4	1	4	2	34
18	ГРЕЦИЯ (о-ва)				2			3	5	0	0	0	0	10
19	ГЕРМАНИЯ			3	3		1	4	0	0	2	3	1	17
20	ИСПАНИЯ ,Тенер.Андорра			1	3	7	8	9	9	5	2	1	0	45
21	КИПР				3			1	2	0	3	0	0	9
22	ТУРЦИЯ				14	13	32	33	36	20	6	0	0	154
23	ИЗРАИЛЬ		1		1			0	0	1	0	2	2	7
24	ОАЭ	1	4	5	2	1		1	0	0	2	3	2	21
25	ЕГИПЕТ	1		4	3			1	3	9	14	3	3	41
26	ТУНИС				4		1	0	0	0	0	0	0	5
27	ТАИЛАНД	2	4	2				1	1	1	2	3	4	20
28	Экзотические о-ва		1		1			0	0	0	0	0	2	4
29	Латвия	1			1			0	0	0	0	0	0	2
30	ХОРВАТИЯ								2	0	0	0	0	2
	Япония										1	0	0	1
	ИТОГО:	28	36	73	118	45	107	142	124	82	94	88	69	1006

Так же агентство “Жасмин” оказывает услуги по продаже авиабилетов практически в любые точки мира, более чем на 20 авиакомпаниях, в том числе такие как: “Аэрофлот”, CSA, KLM, Malev, AirFrance и т.д.

На сегодняшний день “Жасмин” имеет большую агентскую сеть, как в Москве, так и во многих регионах России. Агенты работают в городах: Владимир, Калининград, Самара, Якутск и т.д.

Агентство было удостоено Диплома за выдающиеся успехи в развитии туристского бизнеса Национального комитета по туризму Венгерской Республики, занимает первое место в рейтинге турфирм -операторов по Чехии составленном Информационной службой БАНКО. Ежегодно принимает участие в выставках “Отдых” и MITT.

“Жасмин” одно из немногих использует дополнительные методы привлечения клиентов: существует гибкая система скидок (при втором обращении 3% с путевки, при третьем 5% при последующих 7%); выдача каждому клиенту при получении путевки рекламной продукции (календарей, пакетов, ручек и т.п.); еженедельно проводится компьютерная лотерея среди базы данных клиентов с вручением победителю дополнительных призов.

2.2 Цели и задачи внедрения информационной модели

Фирма видит свою миссию в том, чтобы предлагать клиентам широкий ассортимент качественной продукции по невысоким ценам. Фирма предоставляет продукцию, на уровне ведущих мировых производителей по качеству, и по соответствию последним течениям в моде. Усилия направлены на то, чтобы сделать работу с нами максимально удобной, благодаря знанию потребностей наших клиентов.

Для принятия решения по внедрению системы управления на предприятии руководитель должен определить для себя цели и задачи внедрения. Все задачи должны вести к достижению предприятием поставленных целей. В качестве задач, которые помогает решить качественная система управления уже на этапе внедрения, можно назвать следующие:

1. Построение управленческого учета.

2. Повышение уровня организации работы сотрудников предприятия.

3. Унификация бизнес - процессов и их регламентирование во времени и по зонам ответственности.

4. Определение рычагов управления и итоговых показателей.

5. Построение единой информационной среды предприятия.

6. Объединение в рамках одного программного продукта всех ключевых бизнес - процессов предприятия.

2.3 Этап информационной модели

Работа группы внедрения системы управления ''Жасмин'' начинается с информационного обследования и описания бизнес - процессов предприятия. Определяется необходимое количество рабочих мест в системе, описывается документооборот на каждом рабочем месте, процессы и документы, которые генерирует данное рабочее место, временная и структурная взаимосвязь обследуемого рабочего места с другими рабочими местами в системе.

Итогом работы на этом этапе является документ «Информационное обследование». Этот документ предназначен для разработки основных информационных, технологических и организационных решений по созданию единой системы информационно-аналитического обеспечения предприятия. Детализация разработок проводится до уровня документов и основных реквизитов, идентификации процессов и их основного содержания.

Решения, описанные в данном документе, являются основой для дальнейшего развития концепции построения информационной системы предприятия.

Целями информационного обследования являются:

1. получение подробной информации о направлениях работы, решаемых задачах, приоритетах, показателях развития, показателях эффективности, организационной структуре, выполняемых функциях, сопутствующих им материальных, финансовых и информационных потоках, взаимодействии с внешними абонентами, используемых средствах автоматизации и др.;

2. формализация существующих на предприятии бизнес - процессов с целью разработки и внедрения единой методологии использования информации, оптимизации информационной среды;

3. анализ уже описанных, фиксированных, повторяющихся бизнес - процессов на предприятии;

4. анализ имеющихся на предприятии средств автоматизации. Оценка их адекватности текущим проблемам организации хозяйственной деятельности предприятия и разрабатываемой модели развития;

5. оценка уровня потребностей в корпоративной информационной системе и определение перечня бизнес - процессов, которые необходимо автоматизировать в первую очередь;

6. формирование и обоснование предложений по реинжинирингу существующих моделей предприятия.

7. описание модели предприятия, которая будет получена после реинжиниринга.

8. формирование плана мероприятий по работам ориентированным на реинжиниринг деятельности предприятия.

9. представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм, обеспечивающих наглядность и полноту их отображения;

10. формирование на основании анализа предложений по реорганизации организационно - управленческой структуры;

11. упорядочивание информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия;

12. выработка рекомендаций по построению рациональных технологий работы подразделений предприятия и его взаимодействию с внешним миром;

13. анализ требований и проектирование спецификаций корпоративных информационных систем;

14. рекомендации и предложения по применимости и внедрению существующих систем управления предприятиями.

В рамках этапа ''Проведение обследования деятельности предприятия'' осуществляется:

1. предварительное выявление требований, предъявляемых к будущей системе;

2. определение организационно-штатной и топологической структур предприятия;

3. определение перечня целевых задач (функций) предприятия;

4. анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;

5. определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации.

При этом описывается деятельность каждого из подразделений предприятия и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия.

На этапе информационного модель используются программные продукты. Во время работы выявляются узкие места в изначальной модели управления предприятием. Может быть выявлено следующее:

1. Дублирование функций разными исполнителями.

2. Отсутствие контроля процесса, происходящего на данном рабочем месте, или наоборот - прохождение излишних этапов контроля.

3. Наличие лишних звеньев процесса, например, невостребованных документов, отчетов, не участвующих в дальнейшем процессе либо повторяющих уже имеющуюся информацию.

4. Неэффективность работы исполнителей вследствие недостаточной загрузки либо низкой квалификации.

5. Нарушения методологии бухгалтерского учета.

6. Логические ошибки во внутрифирменной отчетности.

7. Несоответствие данных в отчетах разных отделов из-за ошибок в методике составления отчетов.

8. Нарушение целостности или отсутствие системы планирования и анализа.

9. Несопоставимость плановых и фактических показателей.

10. Необоснованные задержки во времени прохождения документов и прочее.

Выявленные узкие места на этапе информационной модели:

1. Наличие лишних звеньев процесса, например, невостребованных документов, отчетов, не участвующих в дальнейшем процессе либо повторяющих уже имеющуюся информацию. - При отсутствии регламентов необходимые для руководства отчеты не стандартизованы внутри предприятия и механизм их составления и подачи не описан, что допускает вольную трактовку содержания таких отчетов. При этом устаревшие формы отчетов по инерции продолжают поступать от исполнителей.

2. Неэффективность работы исполнителей вследствие недостаточной загрузки либо низкой квалификации. - При отсутствии описания документооборота на рабочем месте невозможно отследить загрузку и необходимую квалификацию персонала. При внедрении системы управления процесс работы исполнителя в системе (скорость ввода информации, текущие ошибки, объем документов за день) описан и прозрачен для руководителя.

3. Логические ошибки во внутрифирменной отчетности. - Разнообразные ошибки.

4. Несоответствие данных в отчетах разных отделов из-за ошибок в методике составления отчетов. - Как отсутствие единых кодификаторов, так и несопоставимость учетных регистров: например, отдел сбыта ведет учет реализации продукции по артикулам, а финансовому отделу необходима информация о реализации по группам продукции, на экспорт и т.д.

5. Нарушение целостности или отсутствие системы планирования и анализа. - Отсутствие необходимых регламентов, пробелы в источниках поступления данных, неверное определение контрольных точек управления.

2.4 Организация этапа внедрения информационной модели

Для начала внедрения необходимо выполнить следующие действия:

- установить необходимое программное обеспечение;

- издать приказ о начале внедрения автоматизированной системы управления предприятием ООО «Жасмин»;

- издать распоряжение о создании координационного комитета;

- издать распоряжение о создании группы внедрения;

- издать распоряжение о начале проведения обучения сотрудников предприятия;

- импортировать или внести в базу справочники и остатки по счетам.

После установки необходимого аппаратного и программного обеспечения устанавливается серверная часть программного комплекса ''Жасмин''.

После установки программного обеспечения проводится первичное обучение пользователей - курс обзорных практических занятий.

Координационный комитет должен состоять из людей, заинтересованных в успехе проекта и обладающих значительным влиянием на предприятии, но в силу объективных причин, не имеющих достаточного времени для непосредственного участия в проекте.

- определение целей и путей развития проекта;

- сопоставление этапов развития проекта с запланированными сроками;

- утверждение необходимости в дополнительном выделении ресурсов (внутренних и внешних) под проект;

- использование собственного влияния в целях устранения различных препятствий на пути развития проекта, созданных интересами отдельных подразделений, практикой деловых отношений, внутриполитическими отношениями на предприятии.

Координационный комитет собирается раз в месяц для обсуждения хода проекта, будущих этапов и результатов работ, выполненных группой внедрения.

Руководитель группы внедрения - это основное лицо, обеспечивающее ''физическое'' продвижение проекта. Основные требования к руководителю Проекта:

Основные обязанности руководителя Проекта на информационной модели:

- обеспечить четкое видение проекта у группы внедрения и контролировать процесс внедрения.

- создание сплоченной, работоспособной группы внедрения;

- устранение препятствий на пути к повышению эффективности функционирования группы внедрения;

- создание и корректировка графика внедрения;

- предоставление корректировок графика внедрения перед координационным комитетом и группой внедрения;

- помощь в идентификации требований и проблем процесса внедрения.

2.5 Внедрение информационную модель на предприятие

Количество членов группы внедрения - 6-8 человек. Правило выбора членов группы внедрения - один представитель из каждого подразделения - «те кто будет систему использовать, должны ее и внедрять» которого организация может позволить выделить под проект.

Члены группы внедрения несут ответственность за качество и сроки выполнения возложенных на него задач.

Члены группы внедрения должны:

- решать, что приемлемо, а что - нет, и предлагать соответствующие корректировки бизнес процессов предприятия;

- принимать слабые и сильные стороны своих подразделений (с точки зрения персонала и процессов) при разработке процедур в своей функциональной области;

- иметь полномочия на изменение текущих процедур, установку или изменение сферы ответственности подразделений и создание или ликвидацию.

Глава 3. Анализ показатели производственной деятельности в ООО «Жасмин»

Для анализа технико-экономических показателей используется годовая бухгалтерская отчётность за несколько лет. Данные из приложения сведены в аналитическую таблицу, где кроме основных технико-экономических показателей приводится одновременно и темпы роста (таблица 3.1).

Данные в таблице приведены по годам, что позволяет проследить динамику изменения некоторых показателей. Темпы роста позволяют сравнить, к примеру, характер изменения выручки от реализации и управленческих расходов. Для нас интересно проследить характер изменения численности персонала, особенно численность руководителей.

Таблица 3.1 Технико-экономические показатели

Показатели	2005	2006	2007	Тр, %	Тр, %
1. Выручка (нетто) от реализации продукции, работ, услуг, тыс. р.	5109	7543	10088	147,6	133,7
2. Себестоимость реализации товаров, продукции, работ, тыс.р.	3972	5950	7945	149,8	133,5
3. Коммерческие расходы, тыс.р.	35	59	142	168,3	239,2
4. Управленческие расходы, тыс.р.	1067	1233	1619	115,6	131,3
5. Прибыль от реализации, тыс.р.	35	300	382	865,4	127,3
6.Прибыль от финансово-хозяйственной деятельности, тыс.р.	170	278	232	163,4	83,4
7. Прибыль отчётного периода, тыс.р.	187	295	278	157,3	94,2
8. Численность работающих, чел. в том числе: руководителей служащих специалистов	239 37 108 94	296 42 131 123	371 48 152 171	123,8 113,5 121,3 130,9	125,3 114,3 116,0 139,0
9. Среднегодовая стоимость основных производственных фондов, тыс.р.	679,08	719,82	568	106,0	78,9
10. Среднегодовая стоимость оборотных средств, тыс.р.	1308	1548,2	2768	118,4	178,8
11. Выработка на одного работающего, в том числе на одного руководителя	21,38 138,1	25,48 179,6	27,19 210,2	119,2 130,1	106,7 117,0
12. Фондоотдача, р/р	7,52	10,48	17,76	139,3	169,5
13. Фондоёмкость, р/р	0,13	0,10	0,06	71,8	59,0
14. Затраты на 1 р. товарной продукции, р/р	0,777	0,789	0,788	101,5	99,8
15. Рентабельность, % общая продукции	4,7 0,9	5,0 5,0	3,5 4,8	105,0 577,6	70,6 95,4

Анализируя данные таблицы, можно заключить, что из года в год технико-экономические показатели в основном растут, но растут разными темпами. Легко заметить, что более высокие темпы роста были в 2007 году, чем в 2005 году. Это связано с тем, что в 2007 году в ООО «Жасмин» были проведены ряд мероприятий по улучшению информационного обеспечения управления:

1 разработка сайта ООО «Жасмин» и запуск его;

2 подписаны договоры с крупными туристическими агентствами;

3 подключили к локальной сети ЭВМ на предприятии;

4 предоставляют скидки, и появились больше горячих путевок.

Глава 4. Результаты внедрения информационной модели

По мере роста клиентской базы, фирма будет продолжать развитие ассортимента путевок и услуг, чтобы максимально удовлетворить потребности клиентов. Качество предоставляемой продукции гарантируется длительным опытом работы на рынке и высоким профессиональным уровнем специалистов. Пуговицы которые представляет фирма на рынке, не только соответствуют последним течениям в моде, но и находятся на складах в достаточном количестве, во всей предложенной цветовой гамме.

Фирма построена по принципу вертикальной структуры, в которой точно известно, какой сотрудник и к какой информации должен иметь доступ, реализован вариант сети с выделенным сервером. Только в такой сети существует возможность администрирования прав доступа.

В данном случае в организации имеется рабочих станции, которые и требуется объединить в корпоративную сеть. Исходя из структуры предприятия, и использования информации с распределением прав доступа, была выбрана технология клиент-сервер, сеть построена по топологии «звезда».Топология компьютерной сети «звезда». Рис 4.

С 2007 года и по настоящее время в качестве основного программного обеспечения используется программное обеспечение фирмы 1-С Бухгалтерия 8.0 для Windows XP.

После внедрения в 2007 году существующей информационной модели в процессе ее эксплуатации начали появляться недоработки. Появилась необходимость в создании более развернутых отчетов, которые помогали бы сделать более эффективными:

- Работу с клиентами фирмы;

- Контроль над остатками товара;

- Заказ товара у поставщика.

После консультаций разработчиками был создан следующий поэтапный алгоритм работы:

- Запуск программы расчетов по окончании рабочего дня. Дифференцированный запуск создан для снижения нагрузки на основную программу в основное рабочее время.

- Получение оперативных отчетов в электронном виде (в том числе справки по наличию товара, состоянию клиентских заказов, статистике по клиенту)

- Получение аналитических отчетов в форме бумажных документов, для удобства работы.

Недостатком такой схемы работы является получение недостаточно оперативной информации, данные предоставляются за прошедший день, но происходит это из-за невозможности интегрировать расчетный модуль в основную информационную модель без существенной потери

Информация о наличии или сроках поступления путевок позволяет составлять более полные заказы с учетом товаров поступающих в устраивающие клиента сроки. Также позволяет снизить недовольство клиентов в случае отсутствия какого-либо путевок.

Оперативная корректировка составляемого заказа. Наиболее эффективное применение при составлении несрочного, предварительного заказа. При обработке заявки, поступившей от клиента, в заказ можно вводить не только товары в наличии, но и тот ассортимент, поступление которого ожидается к моменту получения заказа клиентом.

Систематизация предоставления скидок. В условия программы заложены такие параметры как:

- Текущая скидка.

- Условия оплаты, такие как предоплата или отсрочка платежа.

- Наличие задолженности или задержки по предыдущим оплатам.

- Суммарный объем оплаченных заказов.

Программа позволит сделать систему скидок более прозрачной, более понятной клиенту.

Создан для получения информации о состоянии путевок, товародвижении, состоянии клиентской базы.

№п/п	Название путевок	Остаток на складе, шт.	Время реализации, мес.	Скорость реализации шт./мес.	Среднее количество в покупке, шт.	Максимальный размер покупки. шт.	Кол-во купивших клиентов, шт.	Клиент купивший максимальное количество
								за один раз	за все время
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Расшифровка данных таблицы:

Время реализации, мес.(4) - время, прошедшее с момента последней поставки.

Скорость реализации шт./мес.(5) - количество, проданное с момента первой поставки за все время реализации.

Среднее количество в покупке, шт.(6) - общее количество, деленное на количество покупок.

Максимальный размер покупки. шт.(7) - максимальное количество в одном заказе.

Кол-во купивших клиентов, шт.(8) - количество клиентов, купивших данный путевок, без учета повторных покупок.

Клиент купивший максимальное количество(9,10) - наименование организации или частного предпринимателя для предоставления ему специальных предложений.

В результате исследования выполненных заказов, обнаружена определенная зависимость. В связи с отсутствием товара остаются не выполнены до 20% заявок клиентов. Остальные 5-10% заявок не удовлетворяются в связи с тем, что не до конца отработанна система с поставщиками. Именно эти данные были взяты за основу расчета объективных показателей экономического эффекта от внедрения.

Доход от реализации прошлых периодов (тыс. руб.):

2005г. - 8350;

2006г. - 9100;

2007г - 9770;

С учетом темпов роста, составляющих почти линейную зависимость доход в 2008 году планируется в размере 10,5 млн. рублей

По оценкам специалистов фирмы объем невыполненных заявок, возможно, удастся снизить до 5-7%, и соответственно рост объема реализованной продукции увеличится до 15%.

10,5 млн. руб. + 15% = более 12 млн.

рост дохода составит более 1,5 млн. руб.

Прибыль.

По планам на 2008 год прибыль должна составить 2500 тыс. руб. при выполнении прогноза на 2008 год прибыль составит:

2500 тыс. руб. + 15% = 2750 тыс. руб.

соответственно за счет внедрения ИТ-системы получаем прибыль 250 тыс. руб.

Срок окупаемости.

Отношение затрат на реализацию проекта к полученной прибыли за один год.

45 тыс. руб. / 250 тыс. руб. = 0,18 года * 12 мес. = 2,16 мес.

Срок окупаемости проекта составляет менее трех месяцев.

Рентабельность.

Рентабельность - показатель эффективности деятельности предприятия, характеризующий уровень отдачи от затрат и степень использования средств, отношение прибыли к затратам.

Расчетный рост рентабельности составляет 5%

Производительность возрастает также благодаря повышению эффективности, "насыщенности" производительного времени. В применении к отделу продаж это означает предоставление каждому индивидуальному менеджеру по продажам через информационную систему всей необходимой информации о клиенте, о состоянии товарных запасов, о ближайших поставках, о специальных предложениях и проводимых акциях. А также всю текущую информацию о поступающих сделках, возникающих проблемах или потенциальных сделках, и т. п.

Производительность труда (ПТ) = Выручка от реализации / Численность работников.

ПТ 2003 = 10,5 млн. / 25 чел. = 420 000 руб.

ПТ 2004 = 12 млн. / 25 чел. = 480 000 руб.

Рост производительности труда = (ПТ2004 - ПТ 2003) / ПТ2003 * 100%

Рост производительности труда = (12 млн. - 10,5 млн.) / 10,5 млн. * 100% = 14,3% , что говорит о высокой эффективности внедрения ИТ-проекта.

Вывод

Использование информационной модели для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

- Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

- Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

- Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

- Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

- Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

- Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.

Анализ работы фирмы показал, что для повышения эффективности ее работы необходимо внедрить программу, которая позволяет автоматизировать: систему исполнения заказов клиентов, систему заказа товара у поставщика, систему отчетности.

Библиография

1. В. К. Душин Теоретические основы информационных процессов и систем Издательство: Дашков и Ко , 250 стр., 2002 г.

2. А. С. Гринберг, И. А. Король Информационный менеджмент Издательство: Юнити-Дана; 416 стр., 2003 г.

3. Г. Н. Калянов Консалтинг: от бизнес-стратегии к корпоративной информационно-управляющей системе Издательство: Горячая Линия - Телеком 208 стр., 2004 г.

4. Т. П. Барановская и др. Информационные системы и технологии в экономике Издательство: Финансы и статистика , 416 стр., 2003 г.

5. Д. В. Гаскаров Интеллектуальные информационные системы Издательство: Высшая школа, 432 стр., 2003 г.

6. А. В. Хорошилов, С. Н. Селетков Мировые информационные ресурсы Издательство: Питер; 176 стр., 2004 г.

7. М. Ф. Меняев Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией , 464 стр., 2003 г.

8. А. С. Гринберг, В. М. Шестаков Информационные технологии моделирования процессов управления экономикой Издательство: Юнити-Дана; 400 стр., 2003 г.

9. Л. А. Широков Бухгалтерские информационные системы Издательство: МГИУ, 250 стр., 2002 г.

10. Н. Н. Карабутов Информационные технологии в экономике Издательство: Экономика; 208 стр., 2003 г.

11. С. М. Патрушина Информационные системы в бухгалтерском учете Издательство: МарТ; 368 стр., 2003 г.

12. И. И. Родионов, и др. Рынок информационных услуг и продуктов Издательство: МК-Периодика 552 стр., 2002 г.

13. А. В. Волокитин, и др. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. Справочное пособие Издательство: ФИОРД-ИНФО 272 стр., 2002 г.

14. Ю. Шафрин Информационные модели. Часть 2 Издательство: Бином. Лаборатория знаний; 320 стр., 2002 г.

15. М. Р. Когаловский Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 288 стр., 2003 г.

16. И. А. Стрелец Новая экономика и информационная модель Издательство: Экзамен, 256 стр., 2003 г.

17. Томас Хюлланд Эриксен Тирания момента. Время в эпоху информации Издательство: Весь Мир, 208 стр., 2003 г.

18. В. В. Липаев Системное проектирование сложных программных средств для информационных систем Издательство: Синтег; 268 стр., 2002 г.

19. Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем Издательство: ДМК Пресс; 256 стр., 2002 г.

20. Веревченко А. П., и др. Информационные ресурсы для принятия решений Издательства: Деловая Книга, Академический проект; 560 стр., 2002 г.

21. Майкл Дж. Д. Саттон Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения Издательства: БМикро, Азбука, 446 стр., 2002 г.

22. В. В. Годин, И. К. Корнеев Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 240 стр., 2001 г.

23. А. П. Прокушева, Т. Ф. Липатникова, Н. А. Колесникова Информационные технологии в коммерческой деятельности Издательство: Маркетинг, 192 стр., 2001 г.

24. В. П. Божко Информационные модели в статистике Издательства: Финстатинформ, КноРус, 144 стр., 2002 г.

25. Л.Н. Герасимова Информационное обеспечение маркетинга Издательство: Маркетинг, 120 стр., 2004 г.

26. В. Б. Уткин, К. В. Балдин Информационные системы в экономике Издательство: Финансы и статистика , 288 стр., 2004 г.

27. В.Г. Синюк, А.В. Шевырев Использование информационно-аналитических технологий при принятии управленческих решений Издательство: ДМК Пресс; 160 стр., 2003 г.

28. М.В. Гаранин, В.И. Журавлев, С.В. Кунегин Системы и сети передачи информации Издательство: Экзамен, 336 стр., 2003 г.

29. С. М. Патрушина Информационные системы в экономике. Издательство: Бизнес , 352 стр., 2004 г.

30. С. В. Маклаков Моделирование бизнес-процессов Издательство: Диалог - МИФИ, 240 стр., 2003 г.

Размещено на Allbest.ru