Организационная структура управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Под организационной структурой управления понимается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей.

Каждое предприятие стремится построить наиболее рациональную организационную структуру управления. В современных условиях проблема правильного и грамотного построения организационной структуры приобретает особую актуальность, т.к. от этого будет зависеть качество, полнота и своевременность выполняемой работы. Вопросы формирования организационных структур управления для предпринимательской деятельности еще не достаточно решены и требуют к себе повышенного внимания.

Для построения рациональной организационной структуры управления необходимо чтобы она соответствовала требованиям, предъявляемым к организационным структурам новыми условиями хозяйствования. Одно из них - ясность. Каждое подразделение предприятия, каждый ее сотрудник должен четко знать, где он находится и куда ему обращаться за информацией, помощью или решением.

Поэтому для того чтобы построить оптимальную организационную структуру управления, необходимо знать процессы формирования, основные методы проектирования и принципы построения организационных структур, которые будут изучены в курсовой работе.

Главная цель данной работы - совершенствование организационной структуры предприятия. Основная задача курсовой работы, заключается в повышении эффективности выполняемой работы.

Для анализа возьмем организационную структуру ОАО «Научно-производственная фирма «Геофизика», а также рассмотрим должностные инструкции. На основе анализа, выявим главные недостатки организационной структуры, на основе которых разработаем предложения по совершенствованию данной организационной структуры. В результате проделанной работы, спроектируем новый вариант организационной структуры управления ОАО НПФ «Геофизика».

Глава 1. Организация как сложная система

1.1 Сущность организации как объекта управления

В современном менеджменте рассматривается множество самых разнообразных организаций, которые представляют собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей.

Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции.

Система управления любой организацией является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях

Объект исследования - это структура (подразделение, предприятие, объединение предприятий, отрасль, национальное хозяйство), ее внутренняя и внешняя среда, совокупность их элементов, т.е. это то, что требует наличия системы управления.

Внутренняя среда может характеризоваться составом элементов объекта исследования: ресурсных (материально-техническая база, включающая предметы и средства труда, трудовые ресурсы, информация, финансовые ресурсы), организационных (технология, методы и системы управления, организационная структура), результатов функционирования объекта, например в виде продуктов и услуг. Информация о внутренней среде необходима исследователям для уточнения целей организации, определения внутренних возможностей и потенциала, на которые организация может рассчитывать в конкурентной борьбе.

Внешняя среда включает окружение исследуемого объекта, т.е. все что не входит непосредственно в него, но с ним взаимодействует и на него влияет. Выделяют как минимум два уровня внешней среды: микросреда- ближайшее окружение, непосредственно влияющие на объект; и макросреда- дальнейшее окружение, косвенно влияющее на объект. Внешнюю среду могут характеризовать: взаимосвязанность факторов внешней среды, уровень взаимосвязи, с которой изменение одного фактора воздействует на другие; сложность определяемая числом внешних факторов, на которые объект исследования может реагировать; подвижность - относительная быстрота изменения внешней среды объекта; неопределенность- функция количества и внешней среды; нестабильность- частота изменений.

1.2 Место систем управления в организациях

Система - это совокупность целостных упорядоченных взаимосвязанных элементов и подсистем, взаимодействующих между собой и участвующих в том или ином виде в процессе функционирования по обеспечению своего предназначения и достижения какой-либо цели. Для открытых систем это определение следует дополнить тем, что взаимосвязанные элементы взаимодействуют еще и с внешней средой.

Очевидно, что любая система независимо от ее предназначения состоит из разного рода составных частей. При этом каждая такая часть, входящая в систему, называется подсистемой. Подсистема, в свою очередь, может быть системой и также состоять из подсистем (субподсистема). Подразделение на подсистемы, субподсистемы и т.д. - существенное условие построения, моделирования и исследования сложных систем.

В зависимости от глубины членения системы на составные части, определяемой, как правило, масштабом системы, в любом случае последней базовой ячейкой каждой из подсистем должен быть относительно неделимый элемент. Структурно он должен быть автономен, функционально специфичен и однороден, но при этом интегративен в другие элементы, подсистемы, их внутреннюю и внешнюю среду. Это обусловливает взаимодействие и взаимосвязь всех составляющих системы как во времени, так и в пространстве.

Каждый элемент имеет свою определенную совокупность свойств. Вместе с тем состав элементов в системе представляет собой их упорядоченный комплекс, т.е. они обладают целостностью и определенным образом взаимодействуют и взаимосвязаны между собой.

Таким образом, элементы любой системы представляют собой системы (подсистемы) более низкого порядка, а каждая система, в свою очередь, обычно вступает как отдельный элемент более высокого порядка (рис. 1).

Рис. 1. Принципиальная декомпозиция системы

Следует отметить, что системы, содержащие в своей основе абстрактно-физические элементы, членятся на подсистемы, субподсистемы и т.д. условно и, как правило, неоднозначно.

Глава 2. Иерархия управления в организации

Иерархия управления - организационная структура, имеющая форму пирамиды, состоящая из высшего, среднего и низшего звеньев управления.

Управляющие высшего звена - представители высшего уровня управленческой иерархии, обладающие наибольшей властью и ответственностью в организации.

Управление среднего звена - представители среднего уровня в иерархии управления, которые служат связующим элементом между высшим и непосредственным управлением, претворяя в жизнь задачи, поставленные на высшем уровне управления, и координируя работу менеджеров низшего звена.

Управление низшего звена - представители низшего уровня иерархии, чья власть и ответственность сводятся к узкому кругу задач в деятельности организации; называются также менеджерами-контролерами.

В системах управления существует иерархия (пирамида) управления с дифференциацией по рангу командной власти, компетенции принятия решений, авторитету, положению.

Иерархия управления - инструмент для реализации целей фирмы и гарантия сохранения системы. Чем выше иерархический уровень, тем больше объем и комплексность выполняемых функций, ответственность, доля стратегических решений и доступ к информации. Одновременно растут и требования к квалификации менеджеров, их личная свобода в управлении. Чем ниже уровень - тем больше простота управленческих решений, доля оперативных видов деятельности (рис.3).



Рис. 3. Иерархия менеджмента

Глава 3. Субъекты и объекты управления

3.1 Модель организационно-экономической системы организации и понятие «система управления»

В условиях рыночных отношений и конкуренции особым интересом и наибольшим распространением объективно пользуются исследования, связанные с получением новых знаний и совершенствованием систем организаций (предприятий). При этом систему любой организации следует рассматривать как социально-экономическую, имеющую, как известно, определенное назначение и соответственно целевую функцию. При реализации такой функции в социально-экономической системе организации, а они всегда открытые, в общем случае следует определить «границы» системы, а в ней управляемую (объект управления) и управляющую (субъект управления) подсистемы и внешнюю среду.

Система организации, с учетом определения термина «система», в общем виде может быть представлена как совокупность взаимосвязанных управляемой (объекта управления) и управляющей (субъекта управления) подсистем, взаимодействующих между собой и внешней средой с помощью материально-технических и информационных средств и участвующих в процессе функционирования по обеспечению предназначения организации и достижению установленных целей.

При раскрытии содержания терминов подсистем системы организации в первую очередь следует остановиться на управляемой подсистеме, называемой объектом управления. Данная система представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов, обеспечивающих производственный процесс создания продукции и услуг для достижения определенных целей системы. Производственный процесс в данном случае следует понимать более широко, включая процессы производства продуктов и изделий, зданий, сооружений и т.п., а также процессы осуществления образовательных, финансовых, научно-исследовательских, маркетинговых, кадровых, сертификационных и прочих подобного рода услуг. Соответственно управляемую подсистему можно назвать также производственной.

Для системы производственной организации в качестве объекта управления будет выступать его производственная подсистема, которая, как известно, включает основное, вспомогательное и обслуживающее производства.

Другая основополагающая подсистема системы организации - управляющая, называемая субъектом управления. Она понимается как совокупность взаимосвязанных элементов и подсистем управления, взаимодействующих между собой и участвующих в процессе воздействия на объекты управления и внешнюю среду для достижения главной, основной и других целей системы. Воздействия осуществляются на основе прямых т обратных связей. Субъект управления характеризуется целостностью и упорядоченностью всех элементов и подсистем.

Таким образом, обобщая определения и понятия, данные ранее терминам «исследование» и «система управления», можно сказать, что в общем виде исследование систем управления - научное изучение профессиональными исследователями и менеджерами-исследователями соответствующего предмета СУ (как совокупности взаимосвязанных элементов и подсистем управления, взаимодействующих между собой и участвующих в процессе воздействия на объекты управления и внешнюю среду) с целью определения законов и закономерностей управления, совершенствования и развития познаваемых систем, получения и применения новых знаний в теории и практике.

3.2 Состав и характеристика элементов и подсистем системы управления. Объекты исследования

При проведении исследования любой системы важно определиться с ее структурой, понимаемой как состав элементов (подсистем), относительно устойчивых связей и отношений между ними, соответствующим образом упорядоченных и организованных для функционирования системы.

Структура формируется применительно к условиям функционирования системы, при необходимости проводя ее изменение во времени и пространстве. Следовательно , ее можно признать одновременно стабильной и переменной. Это выражает единство устойчивости и изменчивости структуры.

Одним из важнейших вопросов в определении как системы в целом, ее состава подсистем и элементов, а также содержания деятельности и характеристик элементов подсистем системы организации являются системообразующие факторы. Такими факторами, как правило, принято считать все те явления, связи, отношения, элементы и воздействия, которые обуславливают создание и функционирование систем. Применительно к организационно-экономической системе важнейшими системообразующими факторами, как уже было сказано, могут быть факторы внешней и внутренней среды.

Для условий рынка как управляемой, так и управляющей подсистем системы социально-экономической производственно-хозяйственной организации следует выделять результирующие, ресурсные и функционально-организационные группы элементов.

При структурировании производственной системы на элементы на первом этапе можно использовать принцип «черного ящика». Очевидно, что у «черного ящика», если представить его непосредственно в качестве производства, имеется вход и выход. На входе находятся материальные и трудовые ресурсы, а на выходе- результаты производства, т.е. продукция, услуги предприятия, отрасли, региона, народного хозяйства в целом в натуральном и денежном выражении.

Материальные и трудовые ресурсы, т.е. ресурсные элементы, включают:

· предметы труда (сырье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие, нормативно-техническая информация и т.п.)

· средства труда (машины, оборудование, станки и т.п.)

· производственный персонал (основные и вспомогательные рабочие)

На втором этапе структурирования, раскрывая «черный ящик»- производство продукции и услуг, - можно выделить следующие производственные функционально-организационные элементы:

· производственные функции, устанавливающие количественную связь между результатом процесса производства и условиями его получения (функции кадров производства, машин, оборудования, станков и т.п.)

· технология производства (совокупность взаимосвязанных процессов по изготовлению продукции, услуг)

· методы организации производства (совокупность способов организации основного, вспомогательного и обслуживающего производств).

На основе указанных выше элементов (производственных функций, используемой технологии, методов организации производства изготавливаемой продукции и услуг), формируется производственная структура (состав производственных подразделений и взаимосвязи между ними в процессе производства).

В управляющей подсистеме (система управления) состав элементов имеет свои особенности и зависит от системообразующих факторов внешней и внутренней среды, включая конкретное содержание системы организации. Вместе с тем наиболее универсальным представляется подход к определению состава элементов, характера и особенности производственной системы (управляемой подсистемы). При этом целесообразно принимать число элементов субъекта равным числу элементов субъекта равным числу элементов объекта при их относительно возможном соответствии друг другу. В совокупности системообразующие факторы и основные правила формирования СУ определяют не только состав элементов, но и их характеристики (соотношение и трудоемкость функций, особенности циклов управления, структуру, объемы и периодичность информации и т.п.), что отражается на особенностях организационной структуры, кадрового обеспечения и других элементах управляющей подсистемы.

Очевидно, что важнейшим элементом в системе организации в целом и СУ в частности является персонал и каждый человек в отдельности. Именно человек в конечном итоге обеспечивает достижение целей системы и ее развития, но из-за многообразия взаимоотношений людей и противоречивости человека исследование социально-экономических систем весьма сложная и трудоемкая задача.

Предварительно следует дать характеристику элементов производственной системы.

1. Производственные функции (функции кадров производства, машин и оборудования, осуществляемые в процессе производства продукции), устанавливающие количественную связь между результатом (эффектом) созидательного процесса и его условиями (факторами производства, т.е. ресурсами, затраченными, использованными или наличными, и др.), характеризуется: составом и содержанием, структурой и качеством осуществления, количеством функций, приходящихся на одного рабочего (работающего), бригаду; затратами на их осуществления, длительностью осуществления производственных функций; уровнем повторяемости функций.

2. Производственная структура (состав подразделения производственной системы и взаимосвязи между ними в процессе производства продукции) характеризуется: составом производственного объединения, районных управлений и других подразделений производства; территориальным расположением подразделений, внутрипроизводственными связями звеньев производственной структуры; распределением численности работающих, производственных мощностей и объемов производства по производственным подразделениям; масштабом научных и опытно-конструкторских подразделений; степенью обеспечения производства новыми разработками; уровнем централизации производства и специализации производственных подразделений; коэффициентом рациональности производственной структуры.

3. Производственный персонал (основные и вспомогательные рабочие) характеризуется: уровнем нормирования труда; формами разделения и кооперирования труда; составом, структурой кадров; численностью по категориям работающих; обеспеченностью кадрами по составу; образовательным уровнем работающих; уровнем текучести кадров; уровнем работ по повышению квалификации, подготовке и переподготовке кадров; эффективностью использования трудовых ресурсов; выполнением планов социального развития; совершенствованием социальной структуры трудового коллектива; производительностью труда и размером заработной платы; экономической эффективностью мероприятий по совершенствованию организации труда; коэффициентами полноты обеспечения производственных стадий персоналом.

4. Средства труда (машины, оборудование и т.п.) характеризуется: обеспеченностью средствами труда, структурой основных производственных фондов; составом и структурой оборудования; показателями использования основных фондов; удельным весом физически изношенного и морально устаревшего оборудования; степенью прогрессивности средств труда и отдельным весом их прогрессивных видов; уровнем выбытия и прироста основных фондов; уровнем механизации и автоматизации; фондовооруженностью; динамикой фондоотдачи ; коэффициентом обновления технологического оборудования; удельным весом модернизированного оборудования; фондовооруженностью труда рабочих прогрессивной техникой; электровооруженностю труда рабочих; удельным весом рабочих, занятых ручным, механизированным и автоматизированным трудом; удельным весом рабочих, занятых на вредных работах; эффективностью использования основных производственных фондов; эффективностью мероприятий по техническому развитию производства; выполнением плана технического развития.

5. Предметы труда (сырье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие и т.п.) характеризуются: обеспеченностью производства предметами труда; объемом и номенклатурой материальных ресурсов; размерами запасов; оборачиваемостью оборотных средств; удельным весом новых, прогрессивных видов сырья, материалов, полуфабрикатов в общем их объеме; коэффициентом обновления сырья и материалов; удельным весом используемых отходов в их общем объеме; периодичностью поставки материалов; использованием материальных ресурсов; материалоемкостью; уровнем организации снабжения материальными ресурсами; эффективностью использования материальных ресурсов; эффективностью использования финансовых ресурсов.

6. Методы организации производственного процесса (совокупность способов организации основного, вспомогательного и обслуживающего производств) характеризуются: коэффициентом специализации производства; коэффициентом предметной и детальной специализации; уровнем кооперированных связей; уровнем комбинирования; структурой видов движения предметов труда; структурой форм организации производственного процесса; научно-техническим уровнем производственных процессов; ритмичностью производственного процесса; эффективностью мероприятий по совершенствованию организации производственного процесса.

7. Технология производства (совокупность взаимосвязанных производственных процессов по изготовлению продукции) характеризуется: оснащенностью технологического процесса; структурой технологического процесса; коэффициентом применения типовых и групповых технологических процессов; коэффициентом обновления технологических процессов; уровнем автоматизации управления технологическими процессами; качеством осуществления технологических процессов; затратами на осуществление технологических процессов.

8. Продукция, услуги (объект производственного процесса - материальный результат производства) характеризуется: объемом и качеством продукции, работ и услуг; выполнением плана; НИОКР и услуг; динамикой роста объемов; удельным весом затрат в производственных процессах и в себестоимости товарной продукции; соотношением между собственными и сторонними разработками; себестоимостью продукции; прибылью и рентабельностью.

Характеристика элементов управляющей системы осуществляется из параметров и показателей, представленных ниже.

1. Функции управления характеризуется: количеством видов и составом функций управления; структурой функциональных подсистем системы управления, эффективностью управленческих функций и т.п.

2. Организационная структура управления характеризуется: составом и соотношением линейного, функционального, целевого управления и обеспечения управления; количеством и составом управленческих подразделений на разных иерархических уровнях.

3. Персонал управления характеризуется: численностью управленческих кадров; численностью кадров в подсистемах; функциям; удельным весом руководителей, специалистов, исполнителей; организацией труда работников аппарата управления; использованием рабочего времени работников аппарата управления ; условиями труда работников аппарата управления; системой оценки кадров управления.

4. Технические средства управления и оргтехника характеризуется: количеством и видами технических средств и оргтехники; технико-эксплуатационными характеристиками и стоимостью; уровнем организации рабочих мест управленческих работников; уровнем охвата автоматизацией задач управления; уровнем использования типовых рабочих мест руководителей, специалистов и исполнителей.

5. Информация характеризуется: объемами и видами информации; уровнем информационного обеспечения управления; структурой информации; распределением информации по уровням иерархии.

6. Методы управления характеризуются: уровнем обеспеченности системы управления регламентирующей документацией; уровнем системы учета и контроля исполнения; уровнем обеспечения системы управления методической документацией; наличием и качеством распорядка рабочего дня руководителей; уровнем правового обеспечения управления; уровнем организации и внедрения нормативного хозяйства; уровнем организации делопроизводства.

7. Технология управления характеризуется: составом и последовательностью выполнения процессов управления; структурой и длительностью управленческого цикла; полнотой и замкнутостью управленческого цикла; уровнем нормирования процессов процедур и операций управления; уровнем формализации управленческих процессов, процедур и операций.

8. Финансы характеризуются: коэффициентом качества прибыли, определяемым на основе отношения текущей рыночной цены акции организации к общему годовому доходу на акцию, процентной ставкой кредита, доступностью финансовых источников в перспективе; размером уставного капитала.

9. Управленческие решения характеризуются: составом и структурой целей; составом, структурой и количеством принимаемых решений предприятия, объединения; своевременностью принятия решений и исполнительности выполнения решений.

От выбора для исследования состава элементов СУ, их параметров и показателей во многом зависят конечные результаты этого исследования.

Глава 4. Система управления организацией, ее функции

«Система управления организации» - цели, функции, процессы управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и её отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.

Система - это целое, созданное из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь (см. рис. 1).

оорганизационный управление

Рис. 1. Схема функционирования системы.

Управление - это процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние.

Система управления:

- механизм такого воздействия;

– совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении (см. рис.2).

Рис. 2. Схема системы с механизмом управления.

При этом любая система управления должна иметь четыре основных элемента:

1. Выход основной системы.

2. Воспринимающее устройство, измеряющее и передающее информацию о состоянии выхода.

3. Канал обратной связи.

4. Блок управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие (см. рис. 3).



Рис. 3. Схема системы управления организации.

Очевидно, что именно система управления организации имеет возможность адекватно реагировать на внешние и внутренние воздействия, что придаёт организации способность к адаптации в изменяющихся условиях, делает её саморегулируемой.

СТРУКТУРА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

В настоящее время в составе системы управления организации выделяют следующие подсистемы:

1. структура управления;

2. техника управления.

3. функции управления.

4. методология управления.

При этом, систему управления можно рассматривать как с позиции статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с позиции динамики, как управленческую деятельность.

Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают в себя соответственно:

- функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, профессионализм персонала;

- компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота. Структура управления будет рассмотрена отдельно, а в отношении техники управления следует отметить, что стройность и действенность системы управления в немалой степени зависит от системы документооборота предприятия. От неё напрямую зависит и число ошибок учёта и планирования, и оперативность реагирования на определённое воздействие. «Бумажная» бухгалтерия неизбежно отступает перед "компьютерной". Неизбежно уходит в прошлое «наказуемость» инициативы. Доказано на практике и находит всё более широкое практическое применение понимание того, что функциональность организации рабочего места повышает производительность труда работника и управленца не только технически, но и в результате получения ими положительного эмоционального настроя.

Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности. Как процесс управленческая деятельность - это совокупность действий, ведущая к образованию и совершенствованию связей между частями системы. Как явление - это объединение элементов (цели, программы, средства) для реализации миссии организации. Управленческая деятельность рассматривается, как синтез науки и искусства.

Научная часть управленческой деятельности состоит из прагматичных управленческих технологий, правил, закономерностей, т.е. мало зависит от личности управленца.

Искусство же, в данном контексте, представляет собой использование менеджером своего творческого начала, интуиции, субъективного опыта, здравого смысла и т.д.

Здесь наблюдается прямая зависимость от личных качеств управленца, причём такие качества, как здравый смысл и интуиция, точнее их присутствие в большей или меньшей степени, практически являются врождённой особенностью данного субъекта.

Наибольший интерес представляет структура управления организации, как, во многом, определяющая по отношению к другим элементам. Структура органов управления и должностей, распределение между ними полномочий и ответственности часто предопределяет и технику управления, и процесс, и методы, и функции.

Глава 5. Требования, предъявляемые к системе управления

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

1. детерминированность элементов системы;

2. динамичность системы;

3. наличие в системе управляющего параметра;

4. наличие в системе контролирующего параметра;

5. наличие в системе каналов обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффектного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организованной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамичностью, т.е. способностью под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизменном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инертностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в систем6е управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элемент) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы- позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым требованиям, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него, управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

Глава 6. Аналитическая часть

6.1 Краткая характеристика предприятия ОАО «Научно-производственная фирма «Геофизика»

Открытое акционерное общество «Научно-производственная фирма «Геофизика» было создано 14 апреля 1993 г.

За прошедшие годы фирма стала ведущей в стране организацией по разработке и производству скважинной геофизической техники и технологий, контролируя примерно около половины этого сегмента российского рынка.

По сути создана первая в России и СНГ интегрированная научно-производственная фирма для обслуживания нефтегазовых компаний и предприятий нефтегазового сервиса.

В её состав вошли 4 организации НИОКР (ОАО «Научно-производственная фирма «Геофизика» с ВНИИнефтепромгеофизикой, ДООО «Геопроект», ООО Инженерно-производственный центр «Интех», ОАО СПКТБ «Нефтегазмаш»), 4 завода (ОАО УПО «Геофизприбор», ООО НПК «Нефтегеофизика», филиал ОАО НПФ «Геофизика» - Завод скважинной геофизической аппаратуры, ООО «Предприятие «Геопром») и 7 инженерно-производственных центров по производству аппаратуры и оборудования, сервисная служба (филиал «Сервисный центр», СП «Техноцентр», ИПЦ «Горизонтальинформ»), маркетинговая служба, учебный центр и аспирантура.

Основными видами деятельности ОАО НПФ «Геофизика» являются:

научно-исследовательская, опытно-конструкторская, проектная деятельность, производство и применение аппаратно-программных комплексов, новых технологий и способов получения информации по контролю и интенсификации выработки нефтяных и газовых пластов и т.д.;

оказание сервисных услуг по заказам нефтегазодобывающих, буровых, геофизических и других предприятий;

научная и методическая деятельность в области метрологии и стандартизации;

подготовка кадров для проведения собственных работ, работ своих партнеров и контрагентов;

проектирование производств и объектов для нефтяной и газовой промышленности, разработка (проектирование) технологической документации для действующих нефтяных, газовых и газоконденсатных месторождений, разработка проектов обустройства и разработка нефтяных, газовых и других месторождений;

производство геолого-разведочных работ;

испытания и пробная эксплуатация нефтяных и газовых скважин и их обустройство;

проведение аттестации научных кадров высшей квалификации путем организации работы диссертационного совета;

торгово-закупочная деятельность;

подготовка научных кадров через аспирантуру.

Фирма создает, производит и поставляет комплектную для геофизических партий аппаратуру и оборудование, программные продукты, средства метрологического контроля. По желанию заказчиков осуществляется сервисное сопровождение продукции, обучение персонала партий, подготовка специалистов высокой квалификации через аспирантуру, проводится защита кандидатских и докторских диссертаций.

Фирма сертифицирована на соответствие международному стандарту качества ISO-9001-2001, является базовой организацией по метрологии в области геофизики Минэнерго РФ, входит в ассоциацию АНЕГА, которая представляет собой объединение крупнейших российских сервисных компаний, предлагающих полный комплекс геофизических услуг при реализации нефтяных проектов и позволяющих обеспечить эффективное и рациональное освоение нефтегазовых ресурсов.

ОАО НПФ «Геофизика» активно выходит на мировой рынок и сотрудничает с фирмами из Китая, Казахстана, Туркмении.

Главная цель деятельности ОАО НПФ «Геофизика» состоит: увеличении объемов продаж, необходимо выходить на новые рынки сбыта, в том числе иностранные.

6.2 Анализ коммерческого отдела ОАО НПФ «Геофизика»

Структура управления ОАО НПФ «Геофизика» (см. прил. 1) включает головную организацию, исполняющую функции аппарата управления акционерным обществом, а также обособленные структурные подразделения (филиалы).

ОАО НПФ «Геофизика» имеет всего 12 филиалов, каждый из которых осуществляет свою деятельность на основании «Положений о филиалах». Филиалы являются обособленными структурными подразделениями организации, имеют выделенный баланс и расчетный счет и не являются юридическими лицами.

Рассмотрим функциональные обязанности а также штатное расписание коммерческого отдела.

Коммерческий отдел занимается заключением договоров на продажу геофизической продукции произведенной как на территории России, так и за рубежом.

Этот отдел контролирует выход произведенной продукции на новые рынки сбыта, а также занимается таможенным оформлением товара реализованного на экспорт.

Отдел готовит коммерческие предложения и презентации по новым видам оборудования, налаживает и развивает партнерские отношения, помогает клиентам в выборе наиболее оптимальных вариантов сотрудничества с клиентами. Проводит постоянный мониторинг деловой активности и новинок, что позволяет всегда быть в курсе событий и оперативно реагировать на изменения рынка.

Коммерческий отдел проводит исследования в области организации и управления производственно-хозяйственной, коммерческой и сбытовой деятельности предприятия, ориентированных на удовлетворение потребностей реальных и потенциальных потребителей рынка.

Также проводит всесторонний анализ внешнеэкономической деятельности субъекта хозяйствования, разрабатывать предложения и мероприятия по развитию прогрессивных форм внешнеэкономических связей, научно-технического сотрудничества с зарубежными странами.

Рассмотрим штатное расписание отдела экономического планирования (см. прил. 2).

Штатное расписание (унифицированная форма Т-3)

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В данном отделе работает

6.3 Анализ должностной инструкции специалиста коммерческого отдела ОАО НПФ «Геофизика»

Чтобы должностные инструкции не стали бесполезными бумагами, нужно очень внимательно отнестись к созданию этих документов.

Все организации при составлении должностной инструкции опираются на Положение о должностной инструкции. Должностные инструкции должны работать, быть четкими, динамичными, оперативно-отражающими структурные и организационные изменения компании.

Преимущества должностных инструкций:

1) должностная инструкция подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности;

2) должностные инструкции служат основой для аттестации персонала;

3) при наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов;

4) инструкции помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирование обязанностей;

5) инструкция позволяет работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

Недостатки: сложность в разработке оптимальных должностных инструкций.

Проведем анализ должностных инструкции специалиста коммерческого отдела (см. прил. 4).

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста коммерческого отдела.

В должностные обязанности специалиста коммерческого отдела входит: определение предмета исследования и разработка планов и программ проведения отдельных этапов исследовательских работ;

подача оценки сильных и слабых сторон деятельности конкурентов по следующим критериям: объемы НИОКР, способность разработки новых видов товаров, уровень технологии, наличие запатентованных изобретений, структуры издержек, гибкость процесса, принятия стратегических решений, широта ассортимента продукции, услуги по сбыту и т.д., в целях определения возможных вариантов рыночной доли; изучение общей конъюнктуры отрасли с точки зрения перспектив ее развития; анализ систем сбыта продукции в целях выявления возможностей и эффективности сбыта через альтернативные каналы.

Специалист коммерческого отдела имеет право: знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности; вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по совершенствованию работы; сообщать непосредственно руководителю о всех выявленных в процессе своих должностных обязанностей недостатках в производственной деятельности предприятия.

Специалист коммерческого отдела несет ответственность: за неисполнение своих должностных обязанностей; за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.

Глава 7. Совершенствование коммерческого отдела ОАО НПФ «Геофизика»

Разработка предложений по совершенствованию коммерческого отдела, а также должностной инструкции специалиста коммерческого отдела ОАО НПФ «Геофизика»

В рыночных условиях, становясь объектом товарно-денежных отношений, обладающим экономической самостоятельностью и полностью отвечающим за результаты своей хозяйственной деятельности, предприятие должно сформулировать у себя систему управления, которая обеспечивает ему высокую эффективность работы, конкурентоспособность и устойчивость положения на рынке.

Рассматривая коммерческий отдел, можно сделать ряд предложений по совершенствованию работы в нем:

1). Так как ОАО НПФ «Геофизика» активно выходит на мировой рынок, то для работы с иностранными партнерами, необходима тщательная разработка иностранных контрактов для устранения проблем между таможенными, валютными и налоговыми законодательствами России и страны покупателем.

2). Для достижения целей по выходу на новые рынки сбыта, необходимо обучать персонал, и принимать работников со знанием иностранного языка, что поможет исключить штатной единицы- переводчика.

3). Принять кадры, связанные с внешнеэкономической деятельностью предприятия, которые будут участвовать в разработке иностранных контрактов, вести переговоры с иностранными партнерами производить проверку соответствия пунктов контракта российскому и зарубежному, таможенному, валютному и налоговому законодательству.

Рассмотрев должностную инструкцию специалиста по маркетингу, проведем мероприятия по ее совершенствованию (см. прил. 4).

Добавим в должностные обязанности специалиста по маркетингу:

1). Проведение анализа организационной структуры субъекта хозяйствования: исследования по структуре кадров и их стимулированию, структуре управления, действующей системе планирования, в целях определения степени соответствия организационной структуры стратегическим задачам предприятия и возможности ее перестройки в нужных направлениях.

2). Формировать маркетинговую информационную систему как часть постоянно действующего процесса отслеживания и хранения данных для анализа.

3). Производить оформление документов для вывоза товара за территорию РФ, т.е. вести работу с таможенными органами.

4). Проводить проверку соблюдения иностранными партнерами, выполнения условий контракта, при нарушении выполнения условий контракта, принимать необходимые меры по их устранению.

Данные предложения могут повлиять на улучшение деятельности организации, а также дать хорошие результаты на мировом рынке.

Заключение

В процессе изучения организационной структуры управления были представлены основные понятия и типы организационных структур управления. В результате чего, сложилось общее впечатление о том, что организационная структура направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности. Изучение типов организационных структур позволило отметить их разнообразие, а также выделить основные преимущества и недостатки каждой структуры.

Большое внимание было уделено принципам построения и методам проектирования организационных структур, в процессе чего можно определить специфику проблемы проектирования организационной структуры управления, которая состоит в том, что она не может быть представлена в виде наилучшего варианта организационной структуры по четко сформулированному критерию оптимальности.

В практической части данной работы, была представлена организационная структура управления ОАО НПФ «Геофизика». За прошедшие годы фирма стала ведущей в стране организацией по разработке и производству скважинной геофизической техники и технологий, контролируя примерно около половины этого сегмента российского рынка.

На основе анализа этой структуры, требовалось разработать предложения по совершенствованию, а также внести изменения в организационную структуру управления ОАО НПФ «Геофизика». Также был проведен анализ должностных инструкций работников данного предприятия, на основе которого были выявлены недостатки в деятельности предприятия.

В результате выдвинутых предложений по совершенствованию структуры, могут наблюдаться изменения в работе структурных подразделений, в частности:

- объединение отдела производственно-хозяйственного обслуживания и сектора патентно-лицензионной работы, может поспособствовать сокращению времени документооборота между отделом стандартизации, метрологии и качества и сектором патентно-лицензионной работы;

- внедрение юридического отдела, может привести к удачному завершению налоговых споров;

- внедрение отдела внутреннего аудита может привести к уменьшению существующих недостатков в работе бухгалтерии, оказывая содействие главному бухгалтеру, а также улучшить показатели ежегодно-проводимых проверок;

- выделение из отдела производственно-хозяйствующего обслуживания- транспортного участка, может способствовать выполнению контроля, за распределением транспорта.

Мероприятия, которые были предложены в третьей главе курсовой работы по повышению эффективности выполняемой работы, могут сыграть важную роль в деятельности предприятия.

Список использованной литературы

1. Менеджмент: Учебник для вузов/ М.М. Максимов, А.В. Игнатьев, М.А. Комаров и др.; Под ред. М.М. Максимцова, А.В. Игнатьевой. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.