Організація праці персоналу

Аналіз праці є процесом нагромадження інформації про якісні й кількісні показники трудової діяльності працівників та організаційну поведінку їх груп. Він є підставою для визначення конкретних робіт, які мають бути виконані на окремих робочих місцях, для добору і відбору працівників, для встановлення систем, форм і розмірів оплати праці тощо. Основна мета аналізу праці полягає в такому її організуванні, щоб вона не потребувала надмірних фізичних і психологічних зусиль, була якісною й ефективною, приносила працівникам задоволення, сприяла розвитку їх особистостей і виробничої кваліфікації.

У процесі аналізу праці людини до уваги береться певний індивід, його виконавчі можливості, а також вимоги, які висуває праця до виконавця. Тому цілісний і комплексний аналіз праці є умовою отримання вичерпної та об'єктивної оцінки процесу праці, а також суб'єкта цього процесу, тобто людини.

Запровадження нової техніки звільняє людину від виконання фізичної праці і водночас породжує нові проблеми, пов'язані зі збільшенням психофізіологічного напруження і оцінювання креативності. Висновки з аналізу одного місця праці (окремого робочого місця, відділу, підприємства) не можуть бути перенесені на інші робочі місця, оскільки вони різняться змістом праці і особливостями людей, які її виконують. Отже, аналіз праці слід завжди робити там, де відбувається трудовий процес.

Приступаючи до аналізу праці, варто визначити вид необхідної інформації; форму, в якій вона повинна бути отримана чи подана; джерела необхідної інформації; осіб, відповідальних за проведення аналізу; методи (способи) проведення аналізу.

Унаслідок аналізу можна отримати різноманітну інформацію щодо досліджуваної праці. Однак найважливішою є інформація про зміст праці, застосовувані знаряддя, умови і середовище, в якому вона відбувається, а також про вимоги, які вона висуває до виконавця.

Інформація про застосовувані засоби праці стосується машин, знарядь, видів оснащення і верстатів, необхідних для її виконання. В описі вимог, які висуваються до виконавців, окреслюються якості, необхідні для виконання конкретної праці: психофізіологічні (тип особистості, рівень інтелекту, фізичні можливості виконавця); його особисті ознаки (вік, стать, стан здоров'я, інтереси); рівень освіти і кваліфікації; професійний стаж; знання виконуваної праці. Інформація про аналізовану працю може бути подана в кількісному і якісному вигляді. Кількісна інформація містить цифрові показники, які характеризують аналізовану працю та її результати (наприклад, час, необхідний для виконання певних робіт). Якісні дані застосовують переважно для загального опису праці: умови перебігу трудових процесів, соціальне оточення, вимоги до виконавців.

Найважливішими джерелами інформації, необхідної для аналізу праці, є: спостереження за процесом праці; інтерв'ю з оперативними працівниками і лінійними керівниками; аналітичні анкетування; посадові інструкції і посадові обов'язки; участь у досліджуваному процесі; технічна і технологічна документація; описи і звіти про події в процесі праці.

Найпридатнішими методами отримання інформації для опису праці є:

1) традиційний аналіз праці. Належить він до якісних методів. Наслідком його застосування є опис виконуваної праці, а також якісні дані про неї. Аналіз праці за цим методом полягає у спостереженні за перебігом праці і (або) проведенні інтерв'ю з виконавцями. На цій основі складають письмову характеристику праці, яка охоплює зміст праці, детальний опис усіх виконуваних завдань.

Найбільшою перевагою методу аналізу праці є визначення ролі і функцій досліджуваної праці стосовно цілей організації, а також представлення цілісної інформації про те, які організаційні ролі належать певним виконавцям і як вони їх виконують. Опис аналізованої праці оформляють за схемою, що містить відомості про те, що, як і для чого виконується.

Основними недоліками цього методу є неоднозначність висновків, відсутність інформації, яку можна подати в кількісному вимірі;

2) структурні анкети аналізу праці. Цей метод забезпечує інформацію про результати праці в кількісному вимірі. Основним його знаряддям є анкета, що відображає досліджуваний процес як багатоелементну структуру. Перераховані в ній позиції можуть відображати різні ознаки праці, найчастіше вони стосуються виконуваної праці та її виконавців.

Залежно від того, що описує анкета -- ознаки праці чи організаційну поведінку працівників, розрізняють такі методики у межах цього методу:

-- список (інвентаризація) завдань. Список, який фіксує коло обов'язків, пов'язаних із даним робочим місцем, містить перелік завдань, які стосуються певного виробничого простору, наприклад роздрібної реалізації товарів, сервісного обслуговування автомобілів тощо. Складаючи його для кожного робочого місця в межах певного виробничого простору, всі завдання перевіряють і оцінюють щодо можливості їх застосування для характеристики досліджуваного робочого місця. Ця оцінка може бути здійснена за такими критеріями, як частота виконання завдання; час, необхідний для його виконання; важливість (значення) завдання; ступінь складності завдання; ступінь зв'язку завдання з іншими; час, необхідний для вивчення завдання.

Складений список завдань відображає в кількісних показниках основні характеристики індивідуальної праці. Отримані результати можуть бути піддані статистичному обробленню на комп'ютері;

3) анкетний аналіз робочого місця. На відміну від попередньої ця методика скерована на виконавця. Відповідно анкета містить узагальнену інформацію стосовно поведінки працівника, що дає змогу широко використовувати цю методику. Наприклад, певну поведінку працівника можна описати як «Пошук інформації», конкретизувавши у пункті «Використання писемних матеріалів» як елемент виконуваної праці;

4) функціональний аналіз праці. Основою застосування цієї методики є припущення, що функції працівника (виконавця) є діями, які визначають його зв'язки з даними (інформацією), людьми і речами (табл. 1.1).

Таблиця 1.1 Функції виконавця в системі функціонального аналізу праці у виробничому просторі «надання послуг»

Кожна функція охоплює широкі дії, що узагальнюють всі операції, які працівник здійснює стосовно даних (інформації), людей або речей. Якщо склад функцій працівника спонукає його до переходу від менш складних до більш складних операцій, прийнята раніше ієрархічна побудова цих функцій може виявитися обмеженою, недостатньо деталізованою або несуттєвою. Крім того, ці функції слід трактувати як визначальні характеристики особливостей роботи працівника з даними, людьми чи речами, а не як показник незмінного рівня складності праці;

4) метод контрольних листів. Цей метод ґрунтується на припущенні про існування багатьох спільних завдань для подібних робочих місць, які можна формалізувати. Перелік завдань адресується як виконавцю, так і суб'єкту, що оцінює їх (як правило, безпосередньому керівнику), з проханням зазначити, які із завдань властиві для даного робочого місця. Розбіжності у фіксації завдань виконавцем і тим, хто їх оцінює, пізніше з'ясовують і узгоджують у процесі дискусії. Ні виконавець завдань, ні особа, що їх оцінює, не визначають бальних оцінок завдань. їх визначають пізніше шляхом статистичного аналізу завдань, властивих конкретному робочому місцю. Сума балів для окремих завдань дає загальну бальну оцінку робочого місця.

Перевагою цього методу є можливість уникнення тенденційності в оцінюванні праці. Контрольні листи необхідні переважно для аналізу праці, спрямованого на її оцінювання. Вони є основою для розвитку нових методів аналізу праці, які не цілком пристосовані для оброблення даних і складання описів праці за допомогою комп'ютерів (наприклад, метод вимушеного вибору, метрична система інформації про працю);

4) техніка критичних випадків. Сутність цього методу полягає в нагромадженні інформації про всі події, описі трудової поведінки, котрі комплексно характеризують ефективність виконання робіт окремими працівниками, яким визначено певне завдання чи низка завдань. Інформацію про кількість критичних випадків (наприклад, завдань, що потребують особливих розумових чи фізичних зусиль, висувають особливі вимоги до освіти чи кваліфікації працівника тощо) отримують від безпосередніх виконавців, їх співробітників, колишніх працівників, керівників і фахівців шляхом індивідуального або групового інтерв'ювання, анкетування або в інший спосіб.

Аналіз праці за допомогою техніки критичних випадків тісно пов'язаний з оцінюванням працівників. Зазвичай, оцінюючи своїх підлеглих, керівники складають перелік критичних подій, які спостерігаються в їх діяльності, класифікуючи ці випадки за певними категоріями. Ці категорії випадків відображають ступінь складності аналізованої праці.

Процес праці здійснюється на певному робочому місці. Під цим кутом зору в практиці управління персоналом аналізують робочі місця виконавців і керівників.

Робоче місце є найменшою, неподільною організаційною ланкою підприємства, у якій відбувається процес праці і яка характеризується статичним складом елементів, динамікою людської праці, функціонуванням машин і обладнання, а також впливом чинників навколишнього середовища.

Основною метою аналізу робочого місця є розгляд його як системи, тобто упорядкованого складу елементів із внутрішньою і зовнішньою мережею зв'язків. Комплексне пізнання завдань, пов'язаних з осмисленою діяльністю людини на робочому місці, вимагає поділу досліджуваної системи на елементи, які впливають на перебіг процесу праці: виконавець, обладнання, умови і методи праці, порядок забезпечення ресурсами, виробничі послуги.

Аналіз праці на певному робочому місці охоплює опис виконуваних дій і необхідних працівнику якостей. При цьому досить складно визначити цілісну універсальну схему здійснення аналізу праці, за допомогою якої можна описати зібрану інформацію. Мінімальна аналітична процедура стосовно кожного робочого місця повинна охоплювати виявлення виконуваних дій на робочому місці, способів їх виконання, визначення вмінь, необхідних для виконання цих дій.

Описи робочих місць виконують за певною схемою. Ця схема реалізується у два етапи. На першому етапі нагромаджується інформація, яка характеризує вимоги робочого місця до виконавця (рис. 1.1).

На другому етапі аналізу робочого місця змальовують портрет виконавця, тобто профіль особистісних якостей, які виражають ступінь його відповідності вимогам робочого місця.

Результати аналізу праці і опису робочих місць необхідні для проектування і раціоналізації організування праці; визначення кваліфікаційних вимог для раціонального добору працівників; визначення й оцінювання ефективності праці; програмування навчання й удосконалення працівників; побудови мотиваційних систем; удосконалення умов праці, ліквідації загрози нещасних випадків на виробництві; пристосування машин і знарядь до людини на засадах ергономіки; здійснення профілактичної та лікувальної діяльності.

Рис. 1.1. Загальна схема аналізу робочого місця

Для працівників кадрових служб найважливіші ті висновки з аналізу праці, які уможливлюють ефективний пошук і найм в організацію високоякісного персоналу. Ці висновки використовують і при службовому переміщенні працівників, організуванні їх навчання і розвитку, оцінюванні результатів праці, побудові систем винагородження, удосконаленні умов і відносин у трудовому процесі, нормуванні праці тощо.

Результати аналізу праці є важливим чинником удосконалення управління персоналом. Для цього програми здійснення аналізу праці повинні охоплювати всі структурні підрозділи й робочі місця в організації. До нього мають бути залучені висококваліфіковані фахівці, результати аналізу -- обов'язково вивчені і впроваджені у практику управління персоналом.

2. Організування робочих місць працівників

Організування і обладнання робочих місць працівників, створення умов для їх високоефективної праці набувають дедалі більшого значення. З кожним роком розширюється сфера застосування засобів механізації та автоматизації робіт (оргтехніка, ЕОМ), виникають нові професії, поглиблюються поділ, кооперація і спеціалізація праці. Усе це потребує відповідного організування робочих місць, їх планування, обладнання, створення оптимальних умов для здійснення праці. Робочі місця повинні відповідати інформаційним, економічним, ергономічним, гігієнічним, естетичним, технічним, організаційним вимогам.

Інформаційні вимоги робочого місця охоплюють комплекс заходів з їх інформаційного забезпечення. Йдеться про визначення обсягів і структури інформації, яка надходить на робоче місце, опрацьовується на ньому, створюється і передається на інші робочі місця, а також про проектування інформаційних потоків, у систему яких включене робоче місце тощо. Інформація, що концентрується на певному робочому місці, повинна відповідати загальним принципам наукового організування інформаційного забезпечення виробничих і управлінських процесів і бути достатньою для виконання службових обов'язків працівником.

Економічні вимоги передбачають таке організування робочого місця, за якого витрати на його утримання були б мінімальними, проте достатніми для його функціонування. Доцільно також перевірити робоче місце за критерієм оптимальності: ефект від діяльності працівника на робочому місці повинен перевищувати витрати на утримання і робочого місця, і працівника.

Ергономічні вимоги робочого місця досліджуються і формулюються ергономікою -- наукою, яка вивчає функціональні можливості людини в трудових процесах з метою створення для неї оптимальних умов праці, які, роблячи працю високопродуктивною і надійною, забезпечують людині необхідні зручності та зберігають її сили, здоров'я, працездатність. Загалом ергономіка поєднує в собі дані технічних наук, психології, фізіології, гігієни, анатомії, антропометрії, біофізики, токсикології та інших галузей знань. Відповідно до її вимог все, що оточує людину, створює її робоче середовище -- меблі, приміщення, устаткування, машини, механізми, знаряддя праці, -- повинно відповідати вимогам ергономіки і бути максимально пристосованим до фізичної, фізіологічної, естетичної природи людини.

Гігієнічні вимоги передбачають певні стандарти освітлення робочого місця, повітрообміну, температурного режиму, вологості, шуму та інших чинників середовища, які впливають на здоров'я і працездатність людини.

Естетичні вимоги робочого місця ґрунтуються на врахуванні залежності продуктивності праці людини від елементів зовнішнього оформлення середовища, в якому вона працює: вигляду приміщення і знарядь праці, кольорової гами, наявності квітів в інтер'єрі тощо.

Технічні вимоги визначають просторові аспекти організування робочого місця. Мається на увазі площа, на якій встановлюють необхідні меблі та устаткування, а також площа, яку займає сам працівник, площа проходів до столу, устаткування, іншого робочого місця та ін.

Санітарні норми (СН 400--69) встановлюють такі розміри робочих площ для різних категорій працівників (м2):

- лінійні керівники -- 24--54 (оскільки керівники повинні спілкуватися у процесі праці з іншими співробітниками (учасниками нарад, засідань), відвідувачами, в їх кабінетах передбачається додаткова площа, на якій розташовують стіл і стільці);

- заступники лінійних керівників, керівники великих структурних підрозділів --

12--35;

- керівники відділів, їх заступники, головні фахівці -- 8--24;

- фахівці -- 4--8;

- технічні виконавці -- 5--7.

Однак ці норми можуть бути лише орієнтиром в організування і плануванні робочих місць, оскільки вони не враховують усієї різноманітності умов праці представників різних професій. Тому набагато зручніше використовувати для визначення загальної площі робочого місця сумарний метод розрахунку, за якого враховують площу трьох складових робочого місця:

Пзаг =Пр+Пу +Ппр,(2.1)

де Пр -- площа, необхідна для праці і пересування працівника; Пу -- площа, яку займає устаткування; Ппр -- площа проходів.

Використовуючи цей метод підрахунку, можна врахувати необхідну площу для відвідувачів, а в деяких випадках -- для устаткування, яке використовується колективно. При використанні сумарного способу розрахунок здійснюється відповідно до нормативів на окремі елементи робочого місця.

Площу для меблів та устаткування розраховують на основі їх габаритних розмірів. Ці розміри встановлено не довільно, вони підпорядковані вимогам ергономіки, насамперед антропометрії. Наприклад, людина, сидячи за робочим столом, може охопити тільки певний робочий простір, обмежений відстанню її витягнутих рук. Цей простір називається максимальною робочою сферою досягання і становить 65--70 см завдовжки і 150--160 см завширшки. Тому стандартні письмові столи для більшості службовців мають розмір 750x1500 мм. Столи з більшою поверхнею (до 1000x2000 мм) призначені для проведення нарад з одним- трьома відвідувачами. Робочу площу можна збільшити, використовуючи стільці, на яких співробітник обертається в потрібному напрямку. Висота меблів та устаткування також повинна відповідати сучасним вимогам антропометрії: висота письмових столів дорівнює 750 мм, а столів для комп'ютерів -- 650 мм.

Відповідно до цих вимог визначають площу, необхідну для зручного розташування працівника: відстань від письмового столу чи іншого устаткування до стінки або сусіднього робочого місця повинна бути 85 см. Для проходу однієї людини необхідно 60 см, а для двох -- 120 см. Якщо прохід розташований уздовж меблів із висувними шухлядами, слід збільшити його ще на 55 см.

Організаційними вимогами керуються при визначенні сфери компетенції працівника на певному робочому місці: права, обов'язки, підпорядкованість, вертикальні і горизонтальні зв'язки з іншими робочими місцями, форми і методи стимулювання ефективної праці. Для цього розробляють положення про структурні підрозділи організації та посадові інструкції працівників.

Положення про структурні підрозділи повинні мати чітко сформульовані завдання, функції і права кожної ланки з урахуванням специфічних умов їх діяльності, а також організування діяльності загалом. Розробляючи їх, враховують конкретні умови функціонування організації, внутрішні виробничо-технологічні зв'язки, відносини й організаційні форми. При цьому не варто обмежуватися відображенням існуючого, слід закріпити прогресивні тенденції удосконалення діяльності організації.

Організаційні вимоги індивідуального робочого місця обумовлені загальними організаційними основами функціонування певного виробничого чи управлінського підрозділу організації. Сутність індивідуального робочого місця реалізується у дотриманні таких вимог:

а) чітке формулювання завдань (функцій), задля вирішення яких воно створене, а також визначення обов'язків працівника, обумовлених завданнями робочого місця;

б) визначення прав і обов'язків працівника на певному робочому місці, забезпечення його необхідними технічними засобами;

в) встановлення відповідальності працівника відповідно до сутності його робочого місця.

Робочі місця необхідно паспортизувати. Такий паспорт (типовий проект) складається з розділів:

- призначення і загальні характеристики робочого місця;

- планування робочого місця;

- обладнання робочого місця;

- функціональні обов'язки працівника;

- методи і прийоми праці;

- умови праці;

- оплата праці;

- організування обслуговування;

- регламентна документація;

- охорона праці і техніка безпеки.

Окремі робочі місця працівників групують відповідно до порядку поділу праці, належності до структурного підрозділу, виконуваних співробітником робіт або функцій. Порядок групування стосується робочих місць як промислово-виробничого, так і управлінського персоналу. Розміщення робочих місць залежить від особливостей технологічного процесу виробництва.

Групи управлінських працівників можуть бути розташовані в окремих робочих кабінетах або в одному великому приміщенні, що займає весь поверх. Планування такого приміщення називають зальним, зонним, пейзажним або «великою конторою».

Кожен тип службових приміщень має свої переваги і недоліки. Традиційне кабінетне планування дає змогу відокремити від основної маси працівників дільниці з найбільшим шумом. Крім того, для деяких видів устаткування повинно застосовуватись спеціальне знешумлення. Працівники, які виконують роботи, що потребують протягом дня багаторазових переходів від однієї операції до іншої, ведення телефонних розмов, нарад тощо, забезпечуються окремими приміщеннями.

Недоліками традиційного службового приміщення є висока вартість його утримання, складність розміщення працівників та устаткування в кабінетах, наслідком чого буває тіснота в них, неможливість перестановок.

Переваги «великих контор» полягають у можливості маневрувати робочими місцями при змінах робочого процесу, низька вартість будівель, у яких відсутні внутрішні капітальні стіни. Робочі місця або дільниці відокремлюють пересувними заскленими перегородками, декоративними елементами, наприклад підставками для квітів.

Здоров'я, фізичний і психічний стан працівника, працездатність і продуктивність його праці залежать від умов, у яких він працює. Однією з найважливіших серед них є достатня і правильна освітленість робочого місця, оскільки напруженість зору -- один із важливих чинників стомлюваності працівників.

Для нормальної праці необхідне достатнє природне освітлення робочих місць, яке характеризується коефіцієнтом Ем. Обчислюють його відношенням освітленості всередині приміщення в певній точці Ев до освітленості зовнішньої горизонтальної площини, що освітлюється рівномірно розсіяним сонячним світлом Е3:

Для максимального використання протягом робочого дня природного освітлення співвідношення між площею вікон і площею приміщення має становити 1:2--2,5, а робочі місця розташовуватись так, щоб світло з вікон падало зліва. Якщо коефіцієнт природної освітленості в приміщенні або будь-якій його частині менший 0,50, слід застосовувати штучне освітлення.

Основні вимоги до загального штучного освітлення передбачають: достатню освітленість, що полегшує зорове сприйняття та зменшує стомлюваність; відсутність світлових «зайчиків»; відтінок світла, який би не спотворював природних кольорів предметів. Достатня якість штучного освітлення особливо важлива при використанні працівниками апаратів, пристроїв механізації і автоматизації праці.

Велике значення в оформленні робочих приміщень і знарядь праці має колір. При фарбуванні службових приміщень потрібно використовувати світлі, розбілені тони, яким притаманний високий коефіцієнт відбиття і які не знижують рівня освітленості.

На працездатність людей негативно впливає шум, який заважає зосередитися, спричинює втомлюваність, знижує продуктивність праці. Рівень шуму в службовому приміщенні не повинен перевищувати 50--55 децибелів (дБ). Однак фактично він часто є набагато вищим. Як відомо, перегортання сторінок документів створює шум у 20 дБ; звук сирени -- 100 дБ. За інформацією Всесвітньої організації охорони здоров'я, людина не може спокійно працювати, якщо рівень шуму більший за 40 дБ. Шум, що перевищує 65 дБ, може спричинити неспокій, вище 80 дБ є серйозною небезпекою для здоров'я, а понад 120 дБ -- може призвести до ушкодження слуху, стресу, психічних відхилень і проблем сприйняття.

У боротьбі із зовнішнім і внутрішнім шумом використовують різні засоби. Наприклад, спеціальне покриття стін і стелі звукопоглинаючими матеріалами знижує рівень шуму на 5--6 дБ. Однак найсуттєвіші резерви у зниженні шуму машин пов'язані з відповідними змінами їх конструкції, використанням електроніки.

Ефективність праці залежить також від температури та вологості повітря. Нормальною вважається температура у службових приміщеннях з +18° С при кратності повітрообміну 1,5 за 1 год. Із цією метою активно використовують кондиціонери.

Особливої уваги потребує режим праці -- встановлений в організації розпорядок роботи, який визначає тривалість трудового дня і трудового тижня, початок і закінчення роботи, перерви. Основні вимоги до нього фіксують у правилах внутрішнього розпорядку, розроблених відповідно до чинного трудового законодавства. У цьому документі формулюють загальні обов'язки працівників і адміністрації, правила поведінки на роботі, межі і порядок відповідальності за їх порушення. Правила внутрішнього розпорядку покликані забезпечити трудову дисципліну, правильне організування праці і безпечні її умови, раціональне використання робочого часу тощо.

Типові правила внутрішнього розпорядку складаються з таких розділів: загальні положення; порядок найму і звільнення працівників; робочий час і час для відпочинку; основні обов'язки працівників; основні обов'язки адміністрації; заходи стимулювання і способи впливу в разі порушення трудової дисципліни; службова і комерційна таємниця.

На основі правил внутрішнього розпорядку, режимів роботи і відпочинку розробляють розпорядки дня для окремих структурних підрозділів, керівників і виконавців. Завдяки розпорядку дня упорядковується робота колективу організації; скорочуються витрати часу на очікування прийому в окремих службах; створюються передумови для чіткого планування своєї праці окремими працівниками; поліпшується взаємодія окремих осіб і груп працівників.