Размещено на http://www.allbest.ru/

36

КУРСОВАЯ РАБОТА

По курсу Информационные ресурсы в менеджменте

На тему:

Документооборот в службе управления персоналом предприятия

Содержание

Ведение

1. Теоретические и методические основы изучения документооборота в службе управления персоналом предприятия

1.1 Сущность документооборота на предприятии

1.2 Изучение документооборота в системе управления персоналом кадровой службы

1.3 Методика изучения ООО «Промсервис»

2. Анализ изучения документооборота в службе управления персоналом предприятия (на примере ООО «Промсервис»)

2.1 Характеристика деятельности ООО «Промсервис»

2.2 Анализ изучения документооборота на предприятии

2.3 Эффективность использования документооборота в службе управления персоналом

3. Разработка рекомендаций по эффективному использованию документооборота в службе управления персоналом (на примере ООО «Промсервис»)

3.1 Рекомендации по эффективному использованию документооборота на предприятии

3.2 Пути повышения эффективности использования документооборота в службе управления персоналом предприятия

Заключение

Глоссарий

Библиографический список

Приложение

Введение

В ходе данной работы изучаются и анализируется документооборот в службе управления персоналом Общества с ограниченной ответственностью «Промсервис».

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления персоналом в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Служба управления персоналом традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность [20].

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Целью написания курсовой работы является изучение и анализ документооборота в службе управления персоналом (на примере ООО «Промсервис»), а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

-изучение теоретических основ документооборота на предприятии;

-изучение документооборота в службе управления персоналом;

-проанализировать документооборот в службе управления персоналом на примере ООО «Промсервис»;

-разработать рекомендации по эффективному использованию документооборота в службе управления персоналом ООО «Промсервис»

Объектом исследования является ООО «Промсервис».

Предметом исследования является изучение и анализ документооборота в службе управления персоналом организации.

Данная работ состоит из трех взаимосвязанных частей. В первом разделе рассматриваются теоретические основы изучения документооборота в службе управления персоналом организации, раскрывается сущность документооборота на предприятии. Второй раздел посвящен исследованию эффективности документооборота в службе управления персоналом. В третьем разделе даются рекомендации эффективному использывания документооборота в службе управления персоналом..

При написании исследовательской работы были использованы материалы периодических научных журналов, таких как «Эко», «Управление персоналом», «Менеджмент», «Менеджмент в России и за рубежом», а также учебники, учебные пособия и материалы различных Интернет-ресурсов.

Работа может предоставить интерес для менеджеров-практиков, стремящихся повысить личную эффективность, а также для студентов управленческих и экономических специальностей.

1. Теоретические и методические основы изучения документообороту в службе управления персоналом предприятия

1.1 Сущность документооборота на предприятии

Документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

На предприятии различают три основных потока документации:

- входящие документы, поступающие из других организаций;

- исходящие документы, отправляемые в другие организации;

- внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят:

- первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата[5, c.68].

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

- направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители [5, c.70].

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном кол-ве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой службы ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров кол-ву адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации [6, c.23].

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

1.2 Изучение документооборота в системе управления персоналом кадровой службы

В службе управления персоналом имеется развитая информационная структура сервиса, включающая методологическое, техническое и программное обеспечение, о чем свидетельствует большой спрос на автоматизированные кадровые системы, разработкой которых занимаются многие известные отечественные фирмы, позволяющие реализовывать основные функции по кадрам и делопроизводству. Эти системы обеспечивают:

-оперативность контроля и гибкость управления;

-возможность получения полных данных о структуре предприятия;

-позициях штатного расписания и сотрудниках;

-контроль за деятельностью дочерних предприятий;

-настраиваемость на разработку отчетной документации;

-переход на новые технологии и методы работы, улучшение условий труда и т.д.

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить сравнительно недавно. Последние пять лет производители программного обеспечения начали в массовом порядке переориентироваться с систем кадрового учета на системы управления персоналом. Пользователю стали предлагаться все новые и новые средства из хорошо проработанного за рубежом арсенала "human recourses management". Собственно, кадровый учет теперь является лишь одной из множества подсистем управления персоналом [17, c.65].

Существующие в настоящее время подходы к разработке систем управления персоналом можно разделить на два направления.

Разработка систем автоматизации учетных кадровых функций, включающих задачи:

· учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело;

· формирование, проведение и хранение приказов по личному составу;

· подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов;

· хранение копий приказов по основной деятельности;

· возможность получения полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

· настраиваемость системы на структуру предприятия, разработку отчетной документации.

Разработка экспертных систем по анализу и принятию решений в области управления персоналом - анализ и управление мотивацией, построение карьерограмм, психологическое тестирование, планирование расходов на персонал и т.д. Качество автоматизации кадрового учета остается наиважнейшим фактором как при выборе, так и при создании системы. Кадровый учет является краеугольным камнем управления персоналом, наиболее затратной его частью из-за больших объемов ввода первичных данных. Даже относительно небольшое снижение трудозатрат при работе с первичными документами дает заметный экономический эффект за счет повышения точности, возможности оперативной корректировки вводимых данных [6, c.85].

Автоматизированные системы кадрового учета, создаваемые фирмами, разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков. Претерпел существенные изменения функционал штатного расписания, огромная работа проведена в области территориально-распределенных и холдинговых структур, упростилась настраиваемость систем и т.д. Слабым звеном в автоматизации кадровой работы является одна из составляющих кадрового учета - работа с бумажными документами.

Практически каждая из операций кадрового учета требует работы с бумажными документами. Операции ведения кадрового учета (с точки зрения бумажного документооборота) можно разделить на:

· учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело;

· формирование, проведение и хранение приказов по личному составу;

· подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов;

· хранение копий приказов по основной деятельности.

Сегодня одним из вариантов решения задачи автоматизации работы с бумажными документами является использование в кадровой службе автоматизированных систем по делопроизводству. Первичные документы личных дел давно уже разделяются на ведение информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Причем, как правило, бумажные документы хранятся только для обеспечения правовых взаимоотношений работника и организации. Непосредственная же работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных. Все современные средства автоматизации кадрового учета поддерживают эту технологию и формируют, по требованию пользователя, копии приказов и различного рода выписки, однако далеко не все средства позволяют хранить в электронном виде копии рукописных первичных документов, хранение которых предусмотрено законом: личные заявления, анкеты, документы об образовании и прочее. А ведь поиск по электронной базе данных с последующим выводом на печать или отправкой по почте копии необходимого документа выполняются значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, ксерокопирование и отправка бумажной копии запросившему ее лицу [2, c.45].

Архивное хранение личных дел: ведение номенклатуры, поиск и прочие операции с архивом не автоматизированы в современных информационных системах (ИС) кадрового учета. Безусловно, системы автоматизации архивной деятельности существуют, но они функционируют и предлагаются как отдельный программный продукт.

Формирование приказов по личному составу автоматизировано почти во всех системах кадрового учета. Наличие этой операции стало уже стандартом для производителей систем кадрового учета. Но ведь формирование приказа - только половина дела. Его ведь еще нужно завизировать, утвердить, исполнить и разослать копии другим соисполнителям. И если исполнение приказа, хоть и без автоматической фиксации изменений проекта, как правило, реализовано, то все остальные этапы проведения приказа до сих пор являлись полностью ручной операцией [2, c.46].

Многие виды приказов требуют зачастую по 7 - 9 и более виз. В современных организациях с отлаженной системой безопасности и развитыми административно-хозяйственными службами по некоторым кадровым приказам может насчитываться, помимо кадровика, до 5 и более соисполнителей.

Важную роль в повышении эффективности, оперативности управления персоналом играют автоматизированные системы по делопроизводству. Через систему делопроизводства труд кадровика по проведению, например, приказов или распоряжений сводится к контролю за прохождением документа, т.е. система автоматически доводит информацию до соисполнителей и других заинтересованных должностных лиц, круг которых определен внутренними инструкциями организации. Для текущей работы кадровику необходимо своевременно получать копии отдельных документов по основной деятельности. Системы по делопроизводству предоставят ему любую информацию, находящуюся в базе данных системы [7, c.15].

При интеграции системы кадрового учета в систему автоматизации делопроизводства, когда внутренняя инструкция по делопроизводству допускает визирование документов в электронном виде, система документооборота сама обеспечивает проведение процесса визирования. При необходимости визирования на бумажном носителе система по делопроизводству позволит проконтролировать доставку документа всем визирующим лицам, отследить сроки согласования и подписания, что крайне важно для подготовки приказов по персоналу.

При задействовании системы по делопроизводству все изменения, внесенные в документ визирующим, фиксируются в электронной карточке. При утверждении документа руководитель может (при желании) просмотреть этапы внесения изменений в документ на стадии визирования. При наличии в организации специализированных служб, отвечающих за внутренний документооборот, специалисту по проведению приказов службы управления персоналом остается только контролировать прохождение документа[7, c.16].

Особо следует отметить, что с выполнением вышеописанных функций может справиться далеко не каждая система документооборота. Кадровые приказы специфичны тем, что они обязаны быть бумажными. К сожалению, большинство систем, позиционируемых как системы документооборота, скорее, обеспечивают рассылку информацию, нежели управляют реальным бумажным документооборотом, что при большом количестве приказов по личному составу может привести к существенным проблемам. Отдельный вопрос - передача в службу управления персоналом первичных документов из подразделений. Ведь очевидно, чем больше доля документов, приходящих в службу в электронном виде, тем меньше усилий необходимо затратить на их обработку. Традиционно для доставки документов пытаются использовать электронную почту, но функционал стандартных почтовых систем, как правило, не удовлетворяет административным требованиям. Использование системы делопроизводства для приема первичных данных из подразделений позволяет решать все административные проблемы передачи. Система не только поможет разослать запросы на документы по подразделениям и проконтролировать их отправку в отдел кадров, но и проверит подлинность электронных цифровых подписей на документах, а также автоматически загрузит их в БД кадров. Зачастую даже в небольших организациях табель учета рабочего времени заполняется в электронной форме, после чего распечатывается, подписывается, направляется в отдел кадров (расчетную часть, ОТиЗ, отдел нормирования труда и т.д.). Процесс бумажной передачи данных (вместо электронной) необходим лишь для подтверждения подписи ответственного лица. Использование ЭЦП позволит доверять автоматической загрузке внутренней отчетности и серьезнейшим образом снизит трудозатраты работников службы управления персоналом [9, c.54].

Таким образом, будущее за интеграцией профессиональной системы кадрового учета и системы управления документооборотом. Интеграция систем позволит:

- защитить передаваемые данные. Не секрет, что практически вся кадровая информация относится к конфиденциальным сведениям. Аля получения данных сторонним подразделениям либо предоставляется доступ к БД кадров, либо информация высылается в электронном или бумажном виде; - еще одним важным преимуществом интеграции являются механизмы ввода больших количеств бумажных документов. Если рабочее место кадровика оборудовать сканером для загрузки копий документов в БД кадров, это, несомненно, даст выигрыш в производительности при предоставлении копий документов. Но максимальное снижение трудозатрат даст лишь механизм использования поточного сканирования документов, реализованный в некоторых системах. При наличии в организации подразделения централизованной обработки документов кадровая система автоматически получает и сохраняет электронную копию документа. Кадровику остается лишь распечатать ее и завизировать [9, c.56].

1.3 Методика изучения ООО «Промсервис»

Методика исследования - это система принципов научного исследования, определяющая, в какой мере собранные факты могут служить реальным и надёжным основанием объективного знания.

В рамках социологического исследования осенью 2009 года на предприятие ООО «ПРОМСЕРВИС» был проведён опрос. Целью опроса явилось, изучение документооборота в службе управления персоналом.

Опрос - незаменимый приём получения информации о субъективном мире людей, их склонностях, мотивах деятельности, мнениях.

Методом опроса являлось анкетирование. Опрос по анкете предполагает жестко фиксированный порядок, содержание и формы вопросов, ясное указание способов ответа, причём они регистрируются опрашиваемым либо наедине с самим собой (заочный опрос), либо в присутствии анкетёра (прямой опрос). При исследовании проводился заочный опрос. Мнения, высказанные в ходе опроса, оглашению не подлежат, ответы будут использованы для составления обобщённых выводов и рекомендаций.

Анкетные опросы классифицируют, прежде всего, по содержанию и конструкции задаваемых вопросов. Различают открытые вопросы, когда респонденты высказываются в свободной форме. В закрытых вопросах все варианты ответов заранее предусмотрены.

В нашем исследовании были использованы в основном закрытые вопросы, т. к. они позволяют более строго интерпретировать ответ. Недостаток открытых вопросов состоит в трудности обработки данных. Также они зачастую остаются без ответов.

Анкета состояла из 3-х частей. Первая часть содержала анализ документооборота на предприятии. Во второй части анализировалась эффективность использования документооборота в службе управления персоналом организации. В третьим пунктом анкеты являлась «паспортичка» - вопросы, связанные с демографическими и социальными характеристиками опрашиваемых. Она составлена в недвусмысленных терминах, поэтому заполнение этого раздела не представит трудностей даже в том случае, когда опрашиваемый уже не столь внимателен, как в начале или в середине заполнения анкеты.

2. Анализ изучения документооборота в службе управления персоналом предприятия (на примере ООО «Промсервис»)

2.1 Характеристика деятельности ООО «Промсервис»

В ходе исследования было проведено анкетирование сотрудников предприятия ООО «ПРОМСЕРВИС» г.Пензы. Данное предприятие было образованно в 1985г., оно занимается изготовлением и поставкой оборудования для нефти, бензина и др., в районы крайнего севера и в Пензенскую область с. Леонидовка. Это предприятие успешно ведет коммерческую деятельность как на внутреннем, так и на внешнем рынке. ООО «ПРОМСЕРВИС» имеет множество сертификатов качества, которые помогают им добиваться высоких результатов.

В анкетировании приняли участие 30 сотрудников предприятия, возрастной состав которых колеблется в пределах - 22 - 30 лет - 46,1% опрошенных; преобладают сотрудники в возрасте 30 - 40 лет (47,3 %); и всего 6,6% составляют люди 50 лет и старше. Социально - демографические характеристики представлены на рисунках 1-3.

На вопрос об уровне образования, ответы респондентов расположились следующим образом: у 47,6%опрашиваемых высшее образование, у 4,34% незаконченное высшее, 22,33% - среднее профессиональное, среднее общее образование у 25,66% опрашиваемых респондентов. Так же большим плюсом является то, что на данном предприятии нет сотрудников со среднем образованием - это говорит о том, что на данном предприятии сотрудники достаточно квалифицированны.

41,3% респондентов являются руководителями подразделениев, 15,1% - специалисты, руководителями являются 13,5% опрошенных, 8,8% являются рядовыми служащими, технических исполнителей - 11%, 10,3% опрошенных респондентов являются менеджеры.

На вопрос о стаже работы, ответы респондентов расположились следующим образом: у самого большого количества респондентов 40%, стаж работы составляет от 6 до 10 лет; у 38% опрошенных - от 11 до 20;стаж работы от 3 до 5 составляет у 18,4% респондентов; 1% стаж работы до 3 лет и только у 2,6% стаж работы составляет более 20 лет.

Большинство опрошенных на данном предприятие имеют стаж работы свыше 5 лет, занимают различные должности и имею различный уровень образования, следовательно, это увеличивает достоверность собранной информации, так как они в полной мере владеют информацией о ситуации, сложившейся предприятии.

2.2 Анализ изучения документооборота на предприятии

По результатам исследования было установлено, что стремление к эффективному использованию документооборота является очень высоким. Для сотрудников всех возрастных и социальных категорий.

Большинство опрошенных (58%) на данном предприятии очень часто сталкиваются с документооборотом при управлении предприятием, так же 35% респондентов ответили, что они достаточно часто они сталкиваются этим, и только 7% опрошенных вообще никогда с документооборотом не сталкиваются. При этом анализ показал, что сотрудниками не ценящими важность документооборота при управлении предприятием, преимущественно являются технические исполнители, рядовые служащие и специалисты.

Таким образом, исследование подтвердило, что управленческие кадры предприятия считают необходимым документооборот и они считают это обязательным в отличии от неруководящего состава.

На вопрос о важности использования документооборота при управлении предприятием, мнения респондентов разделились следующим образом: 67,2 % считают, что это очень важно, т.к. это необходимо любому успешному предприятию; 20,9% ответили, что им все равно, и они на это не обращают внимание на это и только лишь 11,9% опрошенных считают, что для управления предприятием документооборот не столь важно, и есть проблемы гораздо важнее.

Наименьшая мотивация к эффективному документооборота при корреляционном анализе также установлен среди персонала с невысоким уровнем ответственности, не являющегося руководящим, при этом возраст этих респондентов преимущественно старше 30 лет.

На вопрос о том, что такое документооборот по мнению сотрудников данного предприятия, мнения разделились следующим образом: большинство опрошенных респондентов (85,4%) считают, что информационное обеспечение - это движение документов с момента создания до завершения исполнения и отпраки; 12,1% опрошенных предполагают, что это оборотный цикл обработки документов и только лишь 2,5% вообще не представляют, что это такое и им все равно.

На вопрос о том, для чего нужен документооборот в управлении предприятие мнения респондентов разделились следующим образом: 5,1% ответили, что он необходим для сбора информации; большинство опрошенных (63,4%) считают, что для оперативности движения документов и что документооборот нужен для обработки данных посчитали 31,5% опрошенных респондентов.

Таким образом, установлено, что стремлением к эффективному использованию документооборота при управлении предприятием, преимущественно обладают именно менеджеры, руководители и специалисты данного предприятия.

2.3 Эффективность использования документооборота в службе управления персоналом

В ходе нашего исследования респондентам предлагалось ответить на вопрос: «Существует ли документооборот в службе управления персоналом?». На данный вопрос мнения распределились следующим образом: 97,8% респондентов ответили, что документооборот в службе управления персоналом существует и лишь 2,2% опрошенных не знают об этом (рис.8).

Так же был предоставлен вопрос о необходимости документооборота в данной службе, мнения сошлись воедино, все опрошенные респонденты утверждают, что документооборот в службе управления персоналом необходим.документооборот

Следующим вопрос был о том, какой все таки документооборот существует в данной службе. Большинство опрошенных (87,3%) ответили, что в данной службе существует электронный документооборот, т.к. сейчас вся документация проходит через компьютер, 10% сказали, что сохранился еще и бумажный, т.к.

1. Некоторые документы можно заполнить и вручную, но среди всех тех респондентов нашлись и те, кто вообще не знают какой документооборот существует на предприятии.

На вопрос с какими препятствиями сталкивается Ваше предприятие при работе с документооборотом в данной службе, мнения распределились следующим образом: большинство респондентов (31,5%) ответили, что самое главное препятствии - это частая поломка и износ оборудования; 31,5% предполагают, что таким препятствием является нехватка высоко квалифицированных специалистов практически на равнее с этими респондентами и расположились и те кто считают, что главным является редкая обновляемость программного обеспечения на предприятии.

Это характеризует, то что данная проблема является не маловажной как в службе управления персоналом, так и для всего предприятия.

Из этого вопроса, вытекает вопрос о том, что же необходимо что бы избежать данных препятствий. Ответы респондентов расположились следующим образом: наибольшее количество опрошенных (45,1%) считают, что этого можно избежать благодаря кусам повышения квалификации, 39,6% считают, что за счет приема высококвалифицированных специалистов и 15,3% респондентов считают, что необходимо привлекать спонсоров, для покупки современной, высококачественной техники.

Так же не маловажным является вопрос о том, что же нужно для эффективного документооборота. Так на вопрос о том «Что на Ваш взгляд нужно для эффективного документооборота в службе управления персоналом?», мнения распределились следующим образом: 60,40% респондентов считают, что для эффективного документооборота в данной служе, является наличие высококвалифицированных специалистов, 25,80% предполагают, что главным является наличие современной техники, 19,60% считают, что наличие квалифицорованных специалистов, так же не маловажным для эффективного обеспечения предприятия по мнению 15% опрошенных является интернет.

Заключительным вопросом в исследовании, является вопрос о том, чему же способствует эффективное использования документооборота в служе управления персоналом. На данный вопрос мнения разделились следующим образом:61,3% ответили, что самым главным, чему может способствовать использование документооборота в данной службе, является качество выполняемой работы, т.к. это очень важно для предприятия,15,5% респондентов предполагают, что это может способствовать повышению работоспособности, так, как это может сократить гораздо больше времени и 13,2% опрошенных считают, что эффективное использование документооборота в службе управления персоналом способствует увеличению объемов выпускаемой продукции.

Таким образом, подводя итоги исследования, можно сделать определенные выводы, что благодаря эффективному использованию документооборота в службе управления персоналом, которое успешно применяется на данном предприятии, при постоянном его использовании и обновление, увеличивается объем выпускаемой продукции, повышается работоспособность, а самое главное это является эффективным способом управления предприятием.

3. Разработка рекомендаций по эффективному использованию документооборота в службе управления персоналом (на примере ООО «Промсервис»)

3.1 Рекомендации по эффективному использованию документооборота на предприятии

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ.

Документы, поступающие на предприятие проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения[16, 34].

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе исполнителям.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации [11,c. 55].

Данные документы могут использоваться для организации работы ООО «Промсервис», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка) личного состава и т.д [11, c.57].

Таким образом, организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов на предприятии.

3.2 Пути повышения эффективности использования документооборота в службе управления персоналом предприятия

Эффективно построенный документооборот может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, управления процессами на организации, в том числе в службу управления персоналом.

Во-первых, одними из самых важных для службы управления персоналом являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Это в свою очередь повышает ответственность руководителя, и предоставляет в руки высших управленцев эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При эффективном использовании документооборота предприятия, руководитель данной службы способен получать актуальную и достоверную информацию о компании. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Использование эффективного документооборота в службе управления персонала предприятия вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ создается, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

Руководители организации, использующий документооборот своей организации, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения.

Для того, что бы документооборот был эффективно использован в службе управления персоналом необходимо:

· повысить уровень мотивации сотрудников данной службы к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;

· принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Внедрение и использование документооборота в службе управления персоналом происходит по следующей технологии: формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение с данной работой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по эффективному ее использованию и дальнейшему ее сопровождению.

Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:

1. Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность.

2. С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;

3. Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;

4. После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель данной службы должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.

Основные особенности эффективного использования документооборота в службе управления персонаом:

· оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;

· ускорение обмена информацией внутри организации;

· надежный контроль за прохождением документа;

· снижение рисков утраты или порчи документа.

Следствиями эффективного использования документооборота являются:

· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени;

· повышение уровня обслуживания клиентов;

· укрепление исполнительской дисциплины;

· сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения конфиденциальной информации.

Заключение

В данной курсовой работе изучена и анализирована эффективность использования документооборота в службе управления персоналом, а именно, в результате исследования анализ показал, что в результат эффективного использования документооборота как в службе управления персоналом, так и во все организации благотворно влияет на развитие данного предприятия. Поставленные цели достигнуты, а именно, изучена эффективность использования документооборота в службе управления персоналом, обозначенные задачи решены. В современных условиях важной областью является документационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке документации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача документации о положении и деятельности службы управления персоналом на высший уровень управления ООО «Промсервис» и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями предприятия осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

В настоящее время наличие успешно действующей системы делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ОО «Промсервис» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

Глоссарий

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

Документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело

Делопроизводство - совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов.

Документ - информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения

Методика исследования - это система принципов научного исследования, определяющая, в какой мере собранные факты могут служить реальным и надёжным основанием объективного знания.

Библиографический список

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Интел-Синтез, 2004. - 543 с.

2. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. - М.: 2005. - 265с.

3. Бадьина А.В. Документооборот фирмы// Делопроизводство 1999. - №1. - С.34 - 39.

4. БалабановИ.Т.Интерактивный бизнес. - СПб: Питер, 2006. - 128с.: ил. - (серия «Краткий курс»).

5. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота// Открытые системы - 2001. №1- с. 12-14

6. ВершининА.И.Электронный документ: Учеб. - практ. пособие/ А.П.Вершинин. - М.: Городец - издат, 2003. - 247с.

7. КарминскийА.М., НестеровП.В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 416с.: ил.

8. КорнеевИ.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография /ГУУ. - М., 2001. - 204с.

9. МилославскаяН.Г., ТолстойА.И.Интрасети: доступ в Internet, защита: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2002 - 527с.

10. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота// Директор информационной службы. - 2001. №2

11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. - М.: ЭКМОС, 2003.

12. РомановД.А., ИльинаТ.Н., ЛогиноваА.Ю. Правда об электронном документообороте.- ДМК Пресс.- 2002.

13. СерпикГ.А.Современные системы управления документальными средами// Делопроизводство. - 2006. - №1. - С.24.

14. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: Приор, 2003.

15. Черненко М., С.Слепцов. Принципы классификации управленческих информационных систем // Корпоративные системы.- 2004.- №1.

Приложение

Анкета

На тему: «Документооборот в службе управления персоналом предприятия»

Уважаемый респондент!

Нами проводится исследование документооборота в службе управления персоналом предприятия. Прошу вас ответить на предложенные ниже вопросы. Мнения, высказанные в ходе опроса, оглашению не подлежат. Ваши ответы будут использованы для составления обобщённых выводов и рекомендаций. Внимательно прочитайте вопросы и возможные ответы на них. Выбранные ответы подчеркните или обведите кружком.

I Блок. Эффективность документооборота на предприятии

1.Ваше место работы в настоящее время?

2.Ваша должность, служебное положение (один вариант ответа)

а) Руководитель, зам. руководителя г) Рядовой служащий

б) Руководитель подразделения д) Технический исполнитель

в) Специалист

3. Ваш общий трудовой стаж

а) до 1 года д) 11-15

б) 1-2 е) 16-20

в) 3-5 ж) 21-25

г) 6-10 з) более 25 лет

4. Сколько лет Вы работаете в данной организации?

а) до 3 лет г) от 11 до 20

б) от4 до 5

в)от 6 до 10 д) свыше 20

5. Существует ли на Вашем предприятии какой либо документооборот?

а)да в)не знаю

б)нет

6. Часто ли Вам приходиться сталкиваться с документооборотом предприятия?

а) достаточно часто в) никогда

б) очень часто

7. По Вашему мнению документооборот это

а) цикл обработки документов; в) не знаю г)другое______

б) движение документов с момента создания, до завершения исполнения и отправки

8. Как Вы считаете, для чего нужен документооборот?

а) для сбора информации; г) для обработки документов;

б) для оперативного движения документов; д) другое_________

в) для эффективной работы отдела кадров;

9. Как Вы считаете, чему способствует документооборот на Вашем предприятии?

а) повышению качества выполняемых работ; г) другое_________

б) культуре труда управленческих работников;

в) формированию информационных ресурсов организации;

II. Блок .Эффективность использования документооборота в службе управления персоналом

10. Как Вы считаете, существует ли документооборот в службе управления персоналом Вашей организации?

а) да, т.к. это необходимо каждому успешному предприятию;

б) нет, это не столь важно;

в) не знаю.

11. Какой документооборот существует на Вашем предприятии в данной службе?

а) бумажный; г) не знаю.

б) электронный;

12. С какими препятствиями сталкивается Ваше предприятие при работе с документооборотом в данной службе?

а)нехватка высококвалифицированных специалистов;

б)частая поломка оборудования;

в) редкая обновляемость программ ;

г) другое____________________

13. Как на Ваш взгляд можно избежать таких препятствий?

а) курсы повышения квалификации;

б) наличие опытного и высококвалифицированного специалиста;

в)спонсоры, на покупку современной техники;

г)другое___________________

14. Что на Ваш взгляд нужно для эффективного информационного обеспечения предприятия?

а) частая обновляемость прграмм; д) другое___________

б) наличие современной техники;

в) наличие специалистов.

15. Чему нам Ваш взгляд способствует эффективность документооборота в службе управления персоналом?

а)повышению объемов выпускаемой продукции;

б)повышению работоспособности;

в) качеству выполняемой работы;

в) ничему не способствует.

Расскажите немного о себе:

13.Ваш возраст

а) 22-30 в) 40-50

б) 30-40 г) 50 и старше

14. Ваше семейное положение:

а) замужем (женат)

б) не замужем (холост)

Размещено на Allbest.ru