Функція контролювання в системі менеджменту

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Львівський національний університет імені Івана Франка

Економічний факультет

Кафедра менеджменту

До захисту

“__”_____________ 20__ р.

_______________________

_______________________

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни “Менеджменту” на тему:

ФУНКЦІЯ КОНТРОЛЮВАННЯ В СИСТЕМІ МЕНЕДЖМЕНТУ

Виконала:

студентка групи ЕкМ-31с

Максимович О.В.

Науковий керівник:

ас. Чопко Н.С.

Львів - 2010

ЗМІСТ

контроль менеджмент функція

Вступ

Розділ 1. Теоретичний аналіз контролюючої функції менеджменту в організації

1.1 Поняття, завдання та необхідність контролю в організації

1.2 Види контролю, їх характеристика

1.3 Модель контролю зі зворотнім зв'язком

Розділ 2. Особливості організації контролюючої функції в організаціях

2.1 Аналіз механізму контролювання в туристичній фірмі «САМ»

2.2 Реалізація процесу контролювання на ВАТ «Сузір`я»

2.3 Розробка системи контролю та аналізу витрат на ПМНВВП «Контингент»

Розділ 3. Шляхи удосконалення контролюючої функції в організаціях

Висновки

Список використаних джерел

ВСТУП

Контроль - це таке регулювання організаційної діяльності,унаслідок якої деякі аспекти діяльності ставлять у визначені межі.Він забезпечує засобами адаптації до змін середовища з метою уникнення нагромаджень помилок вирішення складних організаційних проблем та мінімізації витрат.Контроль може концентруватися на фінансових, матеріальних, інформаційних та людських ресурсах і передбачати операційний, фінансовий та структурний рівень. Контролювання - це функція менеджерів, відповідальних за аналіз і контроль в організації, а також звичайних працівників.

Мета роботи полягає у дослідженні та аналізі функції контролювання.

Для досягнення зазначеної мети необхідно виконати такі завдання:

- з`ясувати теоретичний аналіз контролюючої функції;

- проаналізувати організацію контролю на підприємстві (конкретні приклади);

– запропонувати практичні рекомендації щодо удосконалення контролю діяльності підприємства.

Об'єктом дослідження обрано організацію ВАТ «Сузір'я», туристичну фірму «САМ» та ПМНВВП «Контингент», щоб проаналізувати систему контролю,організацію контрольного процесу і дослідити механізм контролювання.

Предметом цієї роботи є контроль, який є одним із найважливіших функцій менеджменту, що покликаний стимулювати ефективну роботу організації та розвиток персоналу.

Інформаційною основою дослідження є праці вітчизняних економістів, українські статистичні матеріали, офіційні статистичні матеріали, тощо.

Курсова робота складається з вступу, трьох розділів, висновків. Загальний обсяг 35 сторінок, включає 1 таблицю, 3 рисунки, список використаних джерел 18 найменувань.

У першому розділі, «Теоретичний аналіз контролюючої функції менеджменту в організації»,описано види, методи, завдання функції контролю; причини,що обумовлюють необхідність контролю в організації.

У другому розділі, «Особливості організації контролюючої функції в організаціях»,проаналізовано механізм контролювання в туристичній фірмі «Сам»,реалізацію процесу контролювання на ВАТ «Сузір'я» та розробку системи конролю і аналізу витрат на ПМНВВП «Контингент».

І в третьому розділі, «Шляхи удосконалення контролюючої функції в організаціях», визначено основні шляхи вдосконалення.

Розділ 1. ТЕОРИТИЧНИЙ АНАЛІЗ КОНТРОЛЮЮЧОЇ ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ

1.1 Поняття , завдання та необхідність контролю в організації

Контроль необхідний для того, щоб фіксувати помилки і виправляти їх до того, як вони стануть перешкодою на шляху до мети.

А.Файоль

Контроль - це процес, що забезпечує досягнення цілей організації. Як функція управління контроль включає виявлення ступеня відповідності процесу плановим показникам і природному руху. Управлінський контроль - це одна з функцій управління, без якої не можуть бути реалізовані в повному обсязі всі інші функції. Контроль забезпечує правильну оцінку реальної ситуації і тим самим створює умови для внесення коректив у заплановані показники. Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час виконання запланованих завдань, запобігають зривів у виробництві. Контроль - багатоаспектне поняття, і не випадково воно в англійській мові, наприклад, передається різними словами: control, checking, examining, verifying та ін. Вчені та спеціалісти з менеджменту вважають що поняття «контроль» охоплює три значення:

· контроль як одна з функцій управління;

· контроль як діяльність або процес виконання управлінських робіт;

· контроль як засіб дотримання людьми і організаціями стандартів; Контроль - це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючи дій. Виходячи з вище викладеного, можна дати таке визначення поняття «контроль»: контроль - це вид управлінської діяльності щодо оцінки рівня виконання завдання і досягнення цілей, виявлення відхилень, недоліків і причин їх виникнення з метою уникнення нагромадження і повторення помилок, мінімізації витрат, подолання складних організаційних проблем. Контроль також визначають як механізм перевірки дотримання та виконання встановлених завдань, планів та рішень. Контроль завжди має функціональне призначення і виникає на певній стадії управлінського процесу. Він є підсумковим етапом управлінської діяльності, що дозволяє порівнювати досягнуті результати із запланованими.

Поширеним є погляд на контроль лише як засіб, фіксований, універсальний шаблон, за допомогою якого досягається порівняння результатів із завданнями, вимогами і застосування, у випадку необхідності, коригуючих дій. Такий вузький підхід до визначення призводить до того, що процедура контролю на практиці зводиться до простої перевірки правильності арифметичних розрахунків (обґрунтованості підсумків у касових звітах, платіжних відомостях тощо).

Інколи контроль розглядається як забезпечення виконання прийнятих рішень. Контроль - це спостереження за процесом функціонування об'єкта й перевірка його відповідності щодо ухвалених управлінських рішень, законів, планів, норм, стандартів, правил, наказів та ін.; виявлення результатів впливу суб'єкта на об'єкт, допущених відхилень від вимог управлінських рішень, від встановлених принципів функціонування організації та регулювання. Виявляючи відхилення та їх причини, працівники контролю визначають можливості цілеспрямованого коригування поведінки об'єкта управління, способи впливу на об'єкт з метою усунення відхилень, ліквідації перешкод на шляху оптимального функціонування системи [9, с. 195].

Слово «контроль», як і слово «влада», породжує негативні емоції. Для багатьох людей контроль означає перш за все обмеження, відсутність самостійності і т.п. - все те, що прямо протилежне нашим уявленням про свободу особистості. Внаслідок такого стійкого сприйняття контроль відноситься до числа тих функцій управління, сутність яких розуміється частіше всього неправильно. Керівники починають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли вони сформулювали цілі та задачі. Контроль дуже важливий для того, щоб організація функціонувала успішно. Без контролю починається хаос і об'єднати діяльність яких-небудь груп стає неможливо. Важливо і те, що самі по собі цілі, плани і структура організації визначають її напрям діяльності, розподіляючи її зусилля тим чи іншим способом, направляючи виконання робіт. Контроль, таким чином, є невід'ємним елементом самої суті організації. Це і дало основу Пітеру Друкеру заявити: «Контроль і визначення направлення - це синоніми». Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чогось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час виконання запланованих завдань, запобігають зривів у виробництві [15, С. 53].

Контроль - багатоаспектне поняття. Існують різні його визначення. Так, К.Маркс вважав, що контроль - це функція безпосереднього і постійного нагляду. Р.Акофф додає, що контроль - це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей. П.Друкер стверджував, що контроль і визначення напрямку діяльності - це синоніми [10, с. 225].

Контроль - це постійне порівняння того, що є, з тим що повинно бути. Контролювати може той хто знає, що повинно бути, і своєчасно зробити це надбання інших. Нелюдська цинічна влада використовує необмежений тотальний контроль: кожний в будь який час знаходиться під підозрою і вже тому наполовину винен. Якщо на якому небуть підприємстві чи сустанові отримують розповсюдження подібні страхи, значить в системі контролю є суттєві недоліки (Вернер Зігерт) [1, с. 107].

Контроль - це процес забезпечення досягнення цілей організації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності, оперативного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючи дій.

Контроль за Пушкар Р.М. і Тарнавською Н.П. - це перевірка діяльності когось або чогось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час запланованих завдань, запобігають зривів у виробництві [11, с. 234].

Контроль також визначають, як механізм перевірки дотримання та виконання встановлених завдань, планів та рішень. Контроль завжди має функціональне призначення і виникає на певній стадії управлінського процесу. Він є підсумковим етапом управлінської діяльності, що дозволяє порівнювати досягнуті результати із запланованими.

Контроль за діяльністю підприємства - систематичне спостереження за станом господарської діяльності підприємства з метою перевірки відповідності фактичних результатів запланованим і в разі потреби коригування такої діяльності [8, с. 215].

Дуже поширеним є погляд на контроль лише як засіб, фіксований, універсальний шаблон, за допомогою якого досягається порівняння результатів із завданнями, вимогами і застосування, у випадку необхідності, коригуючих дій. Такий вузький підхід до визначення призводить до того, що процедура контролю на практиці зводиться до простої перевірки правильності арифметичних розрахунків (обґрунтованості підсумків у касових звітах, платіжних відомостях тощо) [13, с. 283].

Контролювання є важливим чинником забезпечення стабільності, передбаченого рівня розвитку економічного суб'єкта, уникнення криз. Важливими елементами контролювання є спостереження за станом суб'єктів економіки, цілеспрямований збір та аналіз інформації про них з метою прийняття оптимальних рішень.

Контролювання як вид управлінської діяльності (процес) реалізується на засадах виконання контрольних операцій.

Контроль покликаний усіляко підтримувати все те, що є успішним у діяльності організації. Зіставляючи реально досягнуті результати із запланованими, він відповідає на запитання: «Наскільки ми просунулись на шляху до поставлених цілей?». Керівництво організації одержує можливість визначити які саме напрямки діяльності організації найбільш ефективно сприяли досягненню їх загальних цілей [3, с. 91].

Контролювання є однією з чотирьох головних управлінських функцій в організаціях.

Функція контролю, відповідно, має чотири головні завдання. Правильно спроектована система контролю здатна виконати кожне з цих завдань.

Рис.1.1. Завдання контролю [2, с. 499]

Контроль виконує ще такі завдання як:

ь визначення фактичного стану об'єкта чи його частини в даний момент часу;

ь прогнозування стану і поведінки суб'єкта чи його частини на визначений майбутній період часу;

ь зміна стану та поведінки суб'єкта чи його частини таким чином, щоб при зміні зовнішніх умов, в допустимих межах, були зазначені необхідні й оптимальні значення характеристик об'єкта чи його частини;

ь завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик об'єкта від заданих (тих, що передбачались);

ь забезпечення стійкого стану об'єкта при досягненні критичних значень характеристик об'єкта.

Керівництво розпочинає здійснювати функцію контролю з визначення цілей і завдань або з моменту створення організації. Відсутність контролю породжує хаос, а координація й узагальнення діяльності структурних підрозділів стає неможливою. Вже самі собою цілі, плани та структура організації визначають напрями діяльності, розподіляють зусилля та впливають на виконання робіт.

Контроль класифікують за різними ознаками:

1. За змістом;

2. За етапами виробничо господарської діяльності;

3. За рівнем централізації;

4. За ступенем охоплення;

5. За джерелом використання інформації.

Детальніше види контролю розглянемо у пункті 1.2.

Існує кілька причин, що обумовлюють необхідність контролю в організації:

Перша й найголовніша з них - це необхідність спостереження за тим , чим займаються люди, щоб мати впевненість у тому ,що вони знають, що і як їм треба робити. Спостереження за тим, чим займаються виконавці (особливо за результатами їхньої діяльності), є основною причиною, через яку менеджери потребують контролю.

Друга причина необхідності управлінського контролю - постійні зміни з якими зіштовхуються організації і їхні менеджери. Динамічність внутрішнього і зовнішнього оточення фірм підсилює важливість зв'язку між плануванням і контролем. Менеджери розробляють плани ,для реалізації яких потрібний визначений час. І протягом цього часу може відбутися багато змін як у самій організації так і в її оточенні. Деякі з цих змін можуть викликати потребу в коригуванні планів фірми, а деякі цілі і плани фірми можуть стати нереальними. Добре організований контроль допомагає менеджерам вчасно пристосуватися до умов, що змінюються.

Третьою важливою причиною необхідності управлінського контролю є зростаюча складність організацій внаслідок зростання їхніх розмірів і масштабів виробництва. Якщо організація невелика, то її менеджери близькі до всіх здійснюваних видів діяльності. Зростання виробництва призводить до того, що вищі менеджери, відповідальні за виконання всіх задач організації, не можуть більше персонально спостерігати за кожним видом діяльності та мінливими умовами. Тому вони потребують організації формальної системи контролю.

А.Файоль так визначає суть і призначення контролю: «Контроль у підприємстві полягає у перевірці - чи все протікає відповідно до прийнятої програми, згідно з даними наказами і встановленими принципами. Його мета - виявити помилки, щоб можна було їх виправити й уникнути їхнього повторення». Контроль покликаний усіляко підтримувати все те, що є успішним у діяльності організації. Зіставляючи реально досягнуті результати із запланованими, він відповідає на запитання:«На скільки ми просунулись на шляху до поставлених цілей?». Керівництво організації одержує можливість визначити, які саме напрямки діяльності організації найбільш ефективно сприяли досягненню їх загальних цілей.

1.2 Види контролю, їх характеристика

Як важливу категорію менеджменту контроль класифікують за різними ознаками.

1. За змістом. Ця класифікація ґрунтується на тому, що контроль є функцією управління, а також має багато цілей. І це дозволяє виділити такі його види: Фінансовий контроль - система спостережень, перевірок досліджень ефективності функціонування та розвитку фінансових ресурсів з метою забезпечення фінансової конкурентоспроможності. Він включає контроль дохідності (рентабельності), фінансової стійкості, кредитоспроможності, рівня самофінансування та валютної самоокупності;

спостереження бенчмаркінг

порівняння вартісний аналіз

групування факторний аналіз відхилень

аналіз аналіз точки беззбитковості

трендовий аналіз портфельний аналіз

синтез опитування

систематизація СОФТ- аналіз

прогнозування АВС- аналіз

нуль - базис бюджетування

Рис 1.2. Методи фінансового контролю

Виробничий контроль - порівняння показників виробничого планування із фактичними даними та аналіз виявлених відхилень.Критеріями такого контролю є контроль видачі та процесу виконання календарних планів, забезпечення стандартів якості продукції, своєчасність забезпечення матеріальними ресурсами , ефективність використання виробничих потужностей, аналіз витрат виробництва,

Маркетинговий контроль -- комплекс дій та заходів, пов'язаних із перевіркою реалізації маркетингової концепції підприємства. Основними критеріями є такі: ефективність рекламної компанії, рівень та якість обслуговування споживачів, рівень витрат на збуті просування товарів тощо [12. с, 63].

2. За етапами виробничо - господарської діяльності. Існують три основних види контролю, попередній, поточний і заключний.

Попередній контроль - цей вид контролю називається попереднім тому що він здійснюється до фактичного початку робіт. Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація (не створення, а саме реалізація) певних правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки правила і лінії поведінки виробляються для забезпечення виконання планів, їх строге дотримання -- це спосіб переконатися, що робота розвивається в заданому напрямі. Аналогічно, якщо писати чіткі посадові інструкції, ефективно доводити формулювання мети до підлеглих, набирати в адміністративний апарат управління кваліфікованих людей, то це збільшуватиме вірогідність того, що організаційна структура працюватиме так, як задумано. В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових областях -- по відношенню до людських, матеріальних і фінансових ресурсів

Поточний контроль - як це випливає з його назви, поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Частіше всього його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їх безпосереднього начальника Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по удосконаленню роботи дозволить включити відхилення від намічених планів і інструкцій.

Якщо ж дозволити цим відхиленням розвинутися, вони можуть перерости в серйозні труднощі для всієї організації. Поточний контроль не проводиться буквально одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на зміні фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, направленої на досягнення бажаної мети. Для того, щоб здійснювати поточний контроль таким чином, апарату управління необхідний зворотний зв'язок.

Остаточний (заключний) контроль - при заключному контролі використовується зворотній зв'язок в ході проведення самих робіт для того, щоб досягти необхідної мети і розв'язати виникаючі проблеми перш, ніж це зажадає дуже великі витрати. У рамках заключного контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана. Або відразу після закінчення контрольованої діяльності, або після закінчення визначеного наперед періоду часу фактично отримані результати порівнюється з тими, що вимагається [14, с. 288].

3. За рівнем централізації контроль може бути централізованим і децентралізованим.

Централізований контроль здійснюють спеціалізовані контрольні служби. Такий контроль ґрунтується на сурових правилах, інструкціях і нормативах. Його особливістю є вплив «зверху вниз», здебільшого йому властива закритість інформації.

Децентралізований контроль ґрунтується на соціальних нормах, цінностях, традиціях, корпоративній культур. У його основі лежить самоконтроль, який здійснюється на засадах взаємодії. Йому властива прозорість інформації про цілі, засоби і терміни проведення [6, с. 190] .

4. За ступенем охоплення роботи контроль може бути вибірковим і соціальним залежно від того, який обсяг роботи підлягає контролю.

Вибірковий контроль проводиться для тих робіт, рішень і розпоряджень, для яких строки виконання не мають великого значення.

5.За джерелом використання інформації контроль поділяють на документальний і візуальний

До документального контролю відносять різні - перевірки, ревізії, спеціальні обстеження, коли використовуються великі масиви різноманітної інформації, плани, кошториси, договори, нормативи, статистична звітність.

Візуальний контроль здійснюється шляхом безпосереднього огляду об'єктів.

На вітчизняних підприємствах накопичено позитивний досвід використання різних систем контролю, які розрізняються за цілями, завданнями, об'єктами, методами та формами контролю. У таблиці 1.1 представлено класифікацію систем контролю, що застосовуються зараз на промислових підприємствах.

Таблиця 1.1

Класифікація системи контролю, які діють на підприємстві [5, с.358]

Ознаки класифікації	Види систем контролю, що застосовуються
Цілі та завдання системи контролю	Поточний контроль виконання рішень	Контроль за діяльністю окремих виробничо-управлінських підсистем	Стратегічний контроль
Час здійснення контролю	Попередній контроль	Поточний контроль	Підсумковий контроль
Глибина керівного впливу	Строки виконання наказів, розпоряджень, окремих завдань, документів тощо	Якість роботи (окремих виконавців груп підрозділів)	Додержання встановлених параметрів - технічних, економічних, організаційних
Глибина керівного впливу	Система спостереження та одержання інформації за ходом виконуваних робіт	Оперативне втручання в процеси виробництва та управління	Контроль за результатами виробничої та управлінської діяльності
Обладнання що використовуються для контрольних операцій	Журнали, картотеки , табло, графіки, персональні книжки виконавців тощо	Автоматизований контроль виконання (ЕОМ, датчики, прилади)	Комбіновані системи контролю

Таким чином, контроль, хоч і замикає перелік загальних функцій менеджменту,зовсім не означає закінчення процесу управління. Результати аналізу як завершальної фази контролю дають «порцію» нової інформації для організації чергового циклу управління на більш високому рівні.

1.3 Модель контролю зі зворотнім зв'язком

Контроль за допомогою системи зворотного зв'язку не є винаходом теорії управління організаціями. Такі системи - одне з найбільш поширених явищ природи. Усі живі організми для того, щоб вижити, і використовують системи контролю із зворотним зв'язком.

Зворотний зв'язок - це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв'язку є повідомлення керівника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки. Система зворотного зв'язку дозволяє керівництву виявляти велику кількість непередбачених проблем і скоректувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення організації від найефективнішого шляху до поставлених перед нею задач [16, с.43].

Використання контролю із зворотним зв'язком, є завжди, наприклад коли в руки попадає будь яка річ очі бачать її і посилають відповідну інформацію до мозку, а той направляє команди м'язам дотягнутися, взяти і піднести річ ближче Коли руки направляються до предмета, очі оцінюють вірність зворотного напрямку, а мозок віддає відповідні коректувальні команди. Якщо відмінити системи зворотного зв'язку, закривши очі, то, якщо даний предмет малий за розмірами або швидко рухається, велика імовірність того, що ваші руки не зможуть схопити його через відсутність контролю.

Рис. 1.3 Контроль як зворотний зв'язок системи [5, с.354]

Як видно з цієї схеми контроль розпочинається з бажаного виконання, яке ґрунтується на стандартах. У процесі діяльності досягається фактичне виконання, яке піддається оцінці й порівнюється зі стандартами. Якщо виникають відхилення реального виконання від стандартів, то треба виявити причини цих відхилень, розробити і реалізувати програму відповідних коригувальних дій. Після коригування процес має повернутись до бажаного виконання ( стандарту), за яким настає наступний циклі і т.д.

Керівництво найбільш ефективне тих випадках, коли співробітників інформують про досягнуті ними успіхи. Керівник, охочий добитися додаткових неординарних результатів, повинен точно встановити для себе, чого саме він чекає від співробітника підказувати йому шляхи поліпшення його роботи, довіряти йому і допомагати, коли це потрібно. Персонал повинен бути наперед доведений до вдома про намічені зміни, про причини змін і очікувані від них позитивні результати. Основа хорошого керівництва - опора на старанність і здібності співробітників, стимулювання їх ініціативи в справі виконання планових завдань. Вона необхідна для оперативного впливу на хід роботи [5, с.112].

Група з розробки, впровадження і застосування стандартів, групи по забезпеченню конкурентоспроможності продукції на стадії науково - дослідних і конструкторсько - технологічних робіт командну інформацію одержують безпосередньо від начальника. Результат її застосування спрямовується безпосередньо в зворотному напрямку обминаючи всі нижчі ступені структури і заступників начальника системи Узгоджені дії з підрозділами приводять до стабільності і ефективності роботи. При цьому слід створити механізм взаємин системи контролю виробничих процесів з службами та підрозділами підприємства, який базуватиметься на відповідальності кожної структурної одиниці за виготовлення якісної продукції

Модель процесу контролю відображає не лише послідовність етапів контролювання , а і його двофункціональність:

- усунення відхилень і причин, що їх зумовлюють ;

- підкріплення досягнутого успіху.

Отже, контроль є таким видом діяльності в управлінні підприємством, який дає змогу вчасно виявити проблеми, розробити і здійснити заходи, спрямовані на коригування ходу та змісту робіт в організації до того часу, коли проблеми набувають ознак кризи. Таким чином, контроль є ефективним інструментом менеджерів у забезпеченні реалізації вибраної стратегії.

Розділ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ НА ПІДПРИЄМСТВІ

2.1 Аналіз механізму контролювання на туристичному підприємстві «САМ»

Сьогодні організація «САМ» займає лідируюче положення на туристичному ринку серед своїх конкурентів. Це можна пояснити тим, що в ній працюють високі професіонали у галузі туристичного бізнесу, які мають спеціальну освіту. Робота в організації налагоджена таким чином, що кожен її працівник несе персональну відповідальність за свою ділянку роботи. Контроль за виконанням роботи здійснює генеральний менеджер, діяльність якого пов'язана з дослідженням потенційних ринків, підтриманням і закріпленням контактів з крупними клієнтами і власними посередниками. Керівництво організації приділяє значну увагу маркетинговим дослідженням, оскільки вважає, що необхідною умовою успішної роботи компанії є знання ринку.

Контроль за роботою фірми також здійснюється бухгалтерським відділом, куди надходить інформація про наявність і рух коштів і здійсненні різних господарських операцій.

Слід також відзначити, що туристична фірма «САМ» залучає інвестиції із власних внутрішніх джерел, але за необхідності бере кредити у банків.

Аналіз фінансових показників на тур - фірмі «САМ» свідчить про добрий фінансовий стан підприємства.

Туристична фірма «САМ» для підвищення ефективності контролю звернула особливу увагу на контроль виробничих процесів та впровадження інформаційно - управлінської системи контролю. Не менш важливим при цьому є ефективне функціонування інформаційно-управлінської системи контролю -- формалізованої системи підготовки інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. Вона містить інформацію про попередній, сучасний та майбутній стани підконтрольних процесів чи об'єктів, її функціонування має ґрунтуватися на використанні сучасної комп'ютерної техніки,технологій.

Робота щодо забезпечення ефективності системи контролю виробничих процесів на підприємстві «САМ» охоплює такі етапи:

- визначення рівня якості відповідно до вимог споживачів;

- створення умов для досягнення відповідного рівня якості: розроблення технології, підготовка обладнання, придбання матеріалів, підбір і навчання працівників, організація технічного контролю;

- налагодження виробничого процесу з метою якісного виготовлення виробів;

- ліквідація виявлених недоліків у якості продукції і виробничого процесу;

- стабілізація досягнутого рівня якості продукції.

Система контролю виробничих процесів охоплює сукупність функцій і методів управління, управлінський апарат, а також відповідне нормативне та матеріальне забезпечення. Контроль виробничих процесів,як правило, здійснює самостійний структурний підрозділ підприємства, очолюваний заступником директора з якості. Управління системою контролю виробничих процесів починається на етапі науково-дослідницьких, проектно-конструкторських і технологічних розробок, а завершується на етапі маркетингового пошуку.

В туристичній фірмі «САМ» переважна більшість процесів управління підприємством здійснюється у замкнутому контурі: з коштів, отриманих від реалізації товарів і послуг виплачується заробітна плата (підтримується і відтворюється виробничий фактор «праця»), замінюється зношене обладнання (за рахунок коштів, які відраховуються до амортизаційного фонду), забезпечується придбання ресурсів для чергового циклу виробництва (відтворюється виробничий фактор «капітал»), проектуються і впроваджуються у виробництво нові товари і послуги й нові технології за рахунок інвестування у науково-технічний розвиток частки отримуваного прибутку (підсилюється виробничий фактор «капітал») тощо. .

Впровадження нових технологій у систему управління, а саме у відділ взаємодії із засобами масової інформації та рекламної діяльності дасть змогу привернути увагу до себе більшу кількість клієнтів, а прокладання нових сучасних мереж зв'язку дасть змогу проводити відео - конференції та бізнес семінари між головним офісом та регіональними філіалами.

Впровадження на фірмі «САМ» методу автоматичного контролю і економічного аналізу дозволить не тільки звільнити персонал управління від ручного виконання технічних операцій, але і підняти управління на більш високий ступінь, прискорити вироблення і прийняття оптимальних рішень тощо.

2.2 Технології процесу контролювання на ВАТ «Сузір'я»

Організація контрольного процесу на підприємстві ВАТ « Сузір'я » - це створення організаційних передумов для оптимізації виконання контрольних процедур. Для цього застосовують різні прийоми, які на кожному етапі контрольного процесу становлять цілий комплекс.

Організацію фінансового контролю на підприємстві забезпечує контролер, який, в процесі виконання своїх функцій, використовує велику кількість методів. Поряд з окремими загальнометодологічними та загальноекономічними методами, використовуються специфічні. До перших методів належать такі, як спостереження, порівняння, групування, аналіз, трендовий аналіз, синтез, систематизація, прогнозування. До основних специфічних методів контролінгу належать: аналіз точки беззбитковості; бенчмаркінг; вартісний аналіз; портфельний аналіз; SWOT-аналіз (аналіз сильних і слабких місць); АВС-аналіз; XYZ-аналіз; методи фінансового прогнозування (експертні, екстраполяції тощо).

Важливим завданням контролінгу (управлінського обліку) є калькуляція ціни, планування прибутку підприємства та асортименту продукції. Дійовим інструментом виконання цього завдання є розрахунок точки беззбитковості та необхідної суми покриття. Цей метод контролінгу зводиться до визначення мінімального обсягу реалізації продукції (за стабільних умовно постійних витрат), за якого підприємство може, з одного боку, забезпечити беззбиткову операційну діяльність у плановому періоді, з іншого -- створити умови для самофінансування підприємства.

Важливим інструментом аналізу конкурентоспроможності ВАТ «Сузір'я» є бенчмаркінг. Окрім цього, на ВАТ «Сузір'я» проводитися вартісний аналіз -- це метод контролінгу, що полягає в дослідженні функціональних характеристик продукції, яка виробляється, на предмет еквівалентності їх вартості та корисності. Отже, в центрі уваги вартісного аналізу перебувають функціональні та вартісні параметри продукції (робіт, послуг), саме тому цей вид аналізу позначають також як функціонально-вартісний. У ході аналізу здійснюється класифікація функцій продукту у розрізі функціональних класів: головні, додаткові та непотрібні. На основі цього розробляються пропозиції щодо мінімізації затрат на виконання кожної функції, а також щодо анулювання другорядних функцій, які потребують значних затрат.

Одним із важливих методів стратегічного контролінгу на підприємстві ВАТ « Сузір'я » є так званий аналіз сильних (Strength) і слабких (Failure) місць, а також наявних шансів (Opportunity) і ризиків (Threat). В економічній літературі цей вид аналізу позначається також як SWOT-аналіз (SWOT-analysis). Даний вид аналізу може здійснюватися стосовно всього підприємства, його структурних підрозділів, а також у розрізі окремих видів продукції. На основі результатів аналізу ендогенного середовища розробляються рекомендації щодо: усунення наявних слабких місць; ефективного використання існуючого потенціалу (сильних сторін).

Отже, з метою швидкої ідентифікації фінансової кризи, виявлення причин, що її зумовлюють, та розробки антикризових заходів на підприємстві доцільно впроваджувати систему раннього попередження та реагування (СРПР). Система раннього попередження та реагування - це особлива інформаційна система, яка сигналізує керівництву про потенційні ризики, які можуть насуватися на підприємство як із зовнішнього, так і з внутрішнього середовища. СРПР розглядається як один з важливих інструментів системи контролінгу.

2.3 Розробка системи контролю та аналізу витрат на ПМНВВП «Контингент»

Метою контролю обліку витрат підприємства ПМНВВП « Контингент » (що займається виготовленням комутаторів) є встановлення достовірності первинних даних, щодо накопичення та списання витрат, повноти і своєчасності відображення первинних даних в зведених документах та облікових регістрах, правильність ведення обліку витрат та його відповідності прийнятій обліковій політиці, достовірності інформації щодо витрат підприємства, наведеної у звітності господарюючого суб'єкта.

Завданням контролю операцій з обліку витрат підприємства ПМНВВП « Контингент » є:

- встановлення правильності документального оформлення накопичення та списання витрат;

- перевірка правильності ведення обліку фактичних витрат та наступного включення їх до собівартості продукції (робіт, послуг) відповідно до прийнятого на підприємстві методу обліку витрат та калькулювання;

- підтвердження обґрунтованості обраного методу калькулювання;

- підтвердження правильності методу розподілу непрямих витрат, що використовуються, і закріплений в наказі про облікову політику;

- перевірка правильності та обґрунтованості планування розміру прямих витрат, які включаються до собівартості продукції (робіт, послуг), та визначення кошторисних ставок розподілу накладних витрат;

- підтвердження законності і правильності відображення на рахунках бухгалтерського обліку витрат діяльності;

- перевірка повноти, правильності та достовірності відображення інформації про витрати підприємства в звітності.

Предметом контролю операцій з обліку витрат підприємства є господарські процеси та операції, пов'язані з накопиченням та списанням витрат діяльності, а також відносини, що виникають при цьому в середині підприємства і за його межами.

Основою економічного аналізу є система економічної інформації, яка є базою прийняття оптимальних управлінських рішень.

Інформаційне забезпечення господарського механізму ускладнюється відповідно до зростання суспільного виробництва в умовах ринкових відносин та прискорення науково-технічного прогресу. Передусім збільшуються обсяги економічної інформації про діяльність підприємств, яка містить дані для дослідження контролем. Зростання обсягів інформації ускладнює організацію і методику проведення аналізу і контролю фінансово-господарської діяльності.

Виходячи із завдань інформаційного забезпечення витрат підприємства в основу його класифікації покладено професійну інформаційну комунікацію, пізнавальність інформації та зміст інформаційного забезпечення.

Джерела інформації економічного аналізу та контролю підрозділяються на облікові та поза облікові. До облікових джерел відносяться:

- бухгалтерський облік і звітність;

- статистичний облік і звітність;

- оперативний облік і звітність;

- вибіркові облікові дані.Статистичний облік і звітність, які відображають сукупність масових явищ і процесів, що виявляють певні економічні закономірності, служать важливим джерелом аналізу і контролю.

Оперативний облік і звітність забезпечують швидке одержання відповідної інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень щодо регулювання господарської діяльності.

Вибіркові облікові дані необхідні для поглибленого вивчення певних питань діяльності підприємства.

Проте головним джерелом інформації при контролі і аналізі витрат на ПМНВВП «Контингент» є бухгалтерський облік. Використання даних бухгалтерського обліку додає аналітичним висновкам документальну обґрунтованість. Разом із тим вимоги аналізу витрат підприємства враховуються при розробці системи показників, що підлягають обліку, форм звітності і первинних документів.

Джерелами інформації бухгалтерського обліку для контролю і аналізу на ПМНВВП «Контингент» є:

1. Наказ про облікову політику підприємства.

2. Первинні документи з обліку витрат підприємства

3. Облікові регістри, що використовуються для відображення господарських операцій з обліку витрат підприємства

4. Звітність

Використання підприємством ПМНВВП « Контингент » таких методів контролю забезпечує високу ефективність процесу здійснення підприємницької діяльності.

Отже, зробивши аналіз здійснення контролю на підприємствах можна зробити такий висновок, що фірма « САМ » завдяки своїй методиці контролювання займає лідируюче положення на туристичному ринку. До основних специфічних методів контролінгу ВАТ « Сузір`я » належать: аналіз точки беззбитковості; бенчмаркінг; вартісний аналіз; портфельний ананаліз (аналіз сильних і слабких місць); АВС-аналіз; XYZ-аналіз; методи фінансового прогнозування (експертні, екстраполяції).

Розділ 3. ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ КОНТРОЛЮЮЧОЇ ФУНКЦІЇ В ОРГАНІЗАЦІЇ

Процес контролю -- це діяльність об'єднаних у певну структуру суб'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, громадських організацій), спрямованих на досягнення-найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних задач і застосування відповідних принципів, типів, методів технічних засобів і технології контролю.

Процес контролю можна розбити на певні стадії або етапи.

На першому етапі формуються цілі, вибираються методи і форми контролю, розробляється програма і визначається коло контрольованих питань, безпосередні виконавці контролю, строки його здійснення, форма звіту про проведену роботу.

На другому етапі вибираються точки контролю, здійснюється збір облікових даних, матеріалів спостережень і замірів, відповідна обробка одержаної інформації; розраховують необхідні показники, проводять групування даних, складають аналітичні таблиці, графіки і діаграми, які дозволяють розкрити суть справи, провести порівняння і оцінки, спрогнозувати можливі результати.

Третій етап -- це визначення рівня досягнення бажаних результатів і їх оцінка, узагальнення результатів контролю, формування висновків і пропозицій щодо зміни стану контрольованого об'єкта і здійснення при необхідності коригуючого впливу.

На практиці застосовують різні форми контролю. Чимало підприємств застосовують журнальну форму контролю виконання постанов, наказів, рішень, вказівок і розпоряджень. Але за такого способу контролю досить складно виявляти справжні строки виконання і що саме зроблено виконавцями.

Для контролю чимало підприємств використовують ручну або механізовані картотеки та інші засоби збирання, обробки і видачі інформації. Такий спосіб контролю більш продуктивний, він вимагає правильної організації діловодства, що дозволяє забезпечити високу оперативність і надійність в роботі апарату управлінню. Для цього в кожному підприємстві система організації документаційного процесу повинна відповідати вимогами єдиної державної системи діловодства (ЕДСД), яка встановлює правила, нормативи і рекомендації по веденню діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документа і до здачі його в архів.

В підприємствах і об'єднаннях розробляється перелік документів, що підлягають контролю. В перелік цих документів включають постанови і рішення державних і господарських установ, колективних і колегіальних органів підприємства, накази і письмові розпорядження керівники підприємства, критичні зауваження і пропозиції, що містяться в органах преси, пропозиції, заяви і скарги трудящих та інші, документи за вказівкою керівника підприємства [7, с.106].

На окремих промислових підприємствах і в об'єднаннях впроваджено і успішно функціонує універсальна автоматизована система контролю за виконанням і оцінкою якості роботи службовців (УАСКВ) на базі ЕОМ. Універсальна автоматизована система контролю виконання рішень (УАСКВ), що почала впроваджуватись у колишньому СРСР у 80-х роках, являє собою комплекс взаємопов'язаних правил і положень, і що визначають порядок видачі завдань підрозділам і працівникам підприємства, перевірки строків виконання і кількісної оцінки якості виконання цих завдань, автоматизованої переробки інформації, пов'язаної з контролем виконання і кількісної оцінки якості роботи колективів і окремих працівників, з їх моральним і матеріальним стимулюванням. На підставі інформації про строки виконання завдань і оцінки їх якості ЕОМ щоденно розраховує показники кількісної роботи виконавців. Використання сучасних комп'ютерних засобів для контролю виконання рішень дає значний соціально - економічний ефект: знижується кількість невиконаних завдань, кількість запізнень із строками виконання, зростає виконавча і трудова дисципліна в колективі.

Сьогодні менеджери підприємств на контроль витрачають 35-40% робочого часу. До того ж здійснюється ця функція часто малоефективно спостерігається дублювання і безсистемність -- одні ділянки роботи контролюються зайво часто, інші залишаються поза увагою керівників та спеціалістів; для контролю не досить використовується документована інформація та ін.

Подібно до того як прийоми лікування стають все більш дієвими при удосконаленні діагностики хворого, менеджері виконує свої функції тим успішніше, чим глибше він проникає у суть явищ і процесів, більш вміло використовує сучасні методи і прийоми контролю, а потім приймає і реалізує обгрунтовані рішення.

Ефективному контролю притаманні такі характеристики:

-- стратегічна спрямованість, аналіз ключових питань діяльності організації, а не зосередження на незначних недоліках роботи;

-- орієнтація на досягнення конкретного результату (усунення відхилень від програми діяльності, розробка рекомендацій тощо);

-- систематичність, постійна перевірка виконання і аналіз фактичної ситуації; епізодичний і нерегулярний контроль не дозволяє своєчасно одержувати інформацію і реагувати ні процеси, що відбуваються;

-- своєчасність або, точніше, завчасність контролю, попередження порушень;

-- простота, пристосування параметрів контролю до виробничих потреб;

-- об'єктивізація контролю, використання надійної інформації;

-- пристосування до міжнародних стандартів;

-- вміле використання категорій формальної логік мислення, судження, поняття, індукція, дедукція, аналіз, синтез і т. п.

Ефективність контролю підвищується, якщо працівники, які його здійснюють, вправі виконувати також координаційні функції.

Крім того, контроль повинен бути доцільним. Якщо контролювати кожний крок підлеглих і накладати стягнення за найменше упущення, то це неминуче матиме негативні наслідки. Контроль найбільш ефективний при мінімальному придушенні й обмеженості самостійності.

Поєднання контролю з іншими функціями менеджменту дасть змогу зменшити обсяг контрольних операцій чисельність працівників, що їх виконують. Зокрема, поєднуючи контроль з глибоким аналізом організації праці і виробництва, можна позбутися спрямування зусиль керівника на усунення не вирішальних, а найбільш явних дефектів у роботі підприємства.

Нерідко система контролю зорієнтована не на оцінку кінцевого результату, а пріоритет віддається проміжним стадіям виробничого процесу. Крім того, часто контроль спрямовується головним чином на оцінку операцій, що здійснені або здійснюються і не досить контролюється якість розроблюваних планів та оперативних рішень. На практиці нерідко основна увага надається не розробці і всебічному обгрунтуванню рішень і систем підвищення зацікавленості в їх реалізації, а зусилля направляються переважно на посилення контролю за процесом виконання рішень.

Доцільно ширше розглядати службову функцію контролю. Полягати вона повинна не тільки у вивченні процесу виконання рішень, але й активній участі у функціонуючому механізмі коректування рішень, раціоналізації всієї розпорядчої діяльності апарату управління.

Слід практикувати здійснення контролю за якістю прийнятих рішень. Дані такого контролю слід було б використовувати при оцінці індивідуальної діяльності менеджерів і вирішенні питань про їх службове просування.

Серед заходів, спрямованих на удосконалення організації контролю виконання рішень важливе значення має досягнення правильного співвідношення між безпосереднім візуальним спостереженням і дистанційним контролем. На практиці упродовж багатьох років очевидна перевага надавалась спостереженню з метою одержання інформації про стан та хід проведення виробничих та інших процесів безпосередньо на місцях їх здійснення.

Ефективність контролю може зростати за рахунок добре, налагодженого оперативного планування. Мається на увазі своєчасна і якісна розробка календарних планів (графіків) виходу і реалізації продукції, сітьового графіка проведення польових, будівельних та інших робіт, графік статистичної звітності, графік передачі інформації на центральний диспетчерський пункт.

При здійсненні контролю за основними змінними (час, об'єм, вартість, якість, ступінь досягнення цілі) слід дотримуватись інших вимог науки і передової практики: контроль не повинен обмежуватися інцидентами, як і не практикуватись тотальний контроль, який породжує недбалість в роботі, приховане або відкрите невдоволення контрольованих працівників; ширше використовувати при здійсненні контролю принцип виключення, коли контролюються не всі операції чи процеси, а тільки ті з них, які виходять за межі допустимих відхилень; не контролювати через недовіру до підлеглих, позбутися підозрілості; не використовувати критичну інформацію як козирну карту, про недоліки в роботі краще говорити на робочому місці; за усіх умов контроль не повинен пригнічувати працюючих, викликати напруження в колективі, конфліктні ситуації.

Тому, завдяки усуненню виявлених недоліків в роботі і об'єктивній оцінці діяльності працівників, ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує почуття впевненості і задоволення роботою працюючих.

Для ефективного контролю слід дотримуватись таких принципів:

- завжди пам'ятати, що контроль належить розглядати і встановлювати як позитивну діяльність, необхідну для зосередження людей, часу і грошей на виконанні організаційних цілей;

- підтримування включення підлеглих у контроль їхньої власної діяльності, самоконтроль часто виявляється найкращим контролем;

- зосередження контролю на результатах, а не на діяльності та зовнішньому вигляді;

- регулярна переоцінка контролю, щоб переконатися, що він усе ще необхідний і відповідає ситуації;

- залучення підлеглих до розробки методів і здійснення контролю;

- орієнтація на те, що деякі відхилення від стандартів є нормальним явищем;

- спостереження як за позитивними, так і за негативними відхиленнями, впевненість у своєму визнанні і оцінці позитивним відхилень;

Я вважаю, що контроль найбільш ефективний коли існує зворотній зв'язок. Коли використовується позитивний зворотний зв'язок (повідомлення про збільшення продуктивності праці і т. ін.), керівництво заохочує до тих результатів, яких досяг персонал у процесі виконання завдання. І, навпаки, коли використовується негативний зворотний зв'язок (повідомлення про зроблені помилки і т. ін.), керівництво лише засуджуєте небажану для них поведінку працівників.

Для забезпечення успішної роботи системи контролю керівництву необхідно обов'язково інформувати виконавців про оцінку їхньої роботи для прийняття відповідних рішень. Тільки за таких умов можливе встановлення ефективного зв'язку між тими, хто встановлює стандарти, і тими, хто повинен їх виконувати.

ВИСНОВОК

Ознайомившись з функцією контролювання в системі менеджменту, можна підвести підсумки вище вказаного.

Контроль - одна з найважливіших функцій менеджменту, застосування якої дає можливість керівнику стежити за ходом виконання прийнятих рішень і вносити необхідні корективи.

Контроль - фундаментальний елемент процесу управління. Ні планування, ні створення структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Фактично всі вони є невід'ємними частинами загальної системи контролю в організації.

Контроль може стосуватись будь - якої сфери організації. Більшість організацій визначають сфери контролю залежно від чотирьох головних типів ресурсів, які вони використовують: матеріальних, людських, інформаційних та фінансових.

Крім поділу на сфери, контроль розрізняють залежно від рівня всередині організаційної системи: операційний, фінансовий, структурний.

Один з трьох рівнів контролю, який використовує більшість організацій, а саме операційний контроль, стосується тих процесів в організації, за допомогою яких трансформують ресурси у продукти або послуги. Є три типи операційного контролю - попередній, поточний, підсумковий.

Основна причина необхідності здійснення контролю полягає в тому, що будь яка організація зобов'язана мати здатність вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації, стануть необоротними.

Актуальність теми полягає у тому, щоб визначити місце контролю, як функції в системі менеджменту, виявлення нових шляхів ефективності контролювання і забезпечити максимальне досягнення цілей та отримання бажаних результатів підприємства за допомогою контролю.

Керівництво розпочинає здійснювати функцію контролю з визначення цілей і завдань або з моменту створення організації. Відсутність контролю породжує хаос, а координація й узагальнення діяльності структурних підрозділів стає неможливою. Вже самі собою цілі, плани та структура організації визначають напрями діяльності, розподіляють зусилля та впливають на виконання робіт.