Определение проблем использования персонала

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Аудит является особой самостоятельной организационной формой контроля. Он позволяет убедиться во взаимном соответствии деятельности предприятия по управлению персоналом и стратегии его развития, а также взаимном соответствии регламентации социально-трудовых отношений и законов, правил, инструкций и методик, определяющих эту деятельность. По результатам аудиторской проверки могут быть определены направления для установления, изменения или совершенствования стандартов. Проверка способствует кадровым перестановкам, улучшающим качественный состав трудовых ресурсов, продвижению наиболее перспективных сотрудников и развитию творческой активности Экономика труда и социально-трудовые отношения / Под ред. Г.Г. Меликьяна, Р.П. Колосовой. - М.: Изд-во МГУ Изд-во ЧеРо, 1996. -С. 81..

Аудит рабочих мест имеет своей целью определение проблем использования персонала. Результаты аудита рабочих мест позволяют выявить имеющиеся проблемы, определить тенденции их изменений в будущем, что помогает сформировать грамотную политику управления человеческими ресурсами фирмы. Это и обусловливает актуальность выбранной темы.

Поскольку изучение рабочих мест, процессов и операций является обязательной частью программы управления персоналом, аудитор уделяет этому направлению пристальное внимание. Целью аудитора является изучение, насколько процессы и операции, осуществляемые в организации, согласованы, скоординированы и непосредственно увязаны с задачами организации в целом.

Цель: изучить теоретические положения аудита рабочих мест.

Задачи:

1. Изучить сущность аудита рабочих мест.

2. Рассмотреть этапы проведения аудита рабочих мест.

1. Сущность аудита рабочих мест

Сам по себе, аудит представляет собой независимую экспертизу и анализ публичной финансовой отчетности хозяйствующего субъекта, уполномоченными на это лицами (аудиторами) с целью определения ее достоверности, полноты и соответствия законодательству и требованиям, предъявляемым к ведению бухгалтерского учета и финансовой отчетности на предприятия. Помимо этого, аудит также включает и другие виды работ, такие, как анализ организационной структуры, аудит персонала, аудит рабочих мест и другие.

Аудиторская проверка проводится с использованием аудиторских стандартов (норм аудита), разработанных практикой в странах с развитой рыночной экономикой. Аудиторские стандарты -- это основные принципы выполнения аудиторских процедур. Им нужно следовать независимо от условий, в которых проводится аудит. В состав аудиторских стандартов включаются пояснения и нормы аудита, являющиеся руководством к выполнению аудиторских процедур, применения их к отдельным объектам проверки, подготовки аудиторских отчетов.

Необходимость и актуальность проведения аудита определяется потребностью в данных услугах в связи со следующими возможными обстоятельствамиБелуха Н.Т. Аудит. - Д.: Знание, 2000. - С. 61.:

1. Возможность необъективной информации со стороны ее составителей (администрации) в случае конфликта между ними и пользователями этой информации (собственниками, инвесторами, кредиторами).

2. Зависимость последствий принимаемых решений (а они могут быть весьма значительными) от качества информации.

3. Необходимость специальных знаний для проверки информации.

4. Отсутствие у пользователей информации доступа к ней для оценки ее качества.

Эти и ряд других причин привели к возникновению общественной потребности в услугах независимых экспертов, имеющих соответствующую подготовку, квалификацию, опыт и разрешение на право оказания такого рода услуг. Таким образом, аудиторские услуги - это услуги посредников, устанавливающих достоверность финансовой информации.

При подготовке к аудиту следует тщательно ознакомиться с нормативными материалами по тарификации работ - Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих и общеотраслевым профессиям рабочих, должностными инструкциями предприятия (организации).

При проведении аудита рабочих мест аудитору необходимо ознакомиться с описанием рабочего места, а именно:

1. С кратким описанием сути рабочего процесса, обязанностей работника и степени его ответственности, сведениями об условиях работы.

2. Со спецификацией рабочего процесса - личностными и профессиональными характеристиками, необходимыми для выполнения данного процесса.

3. Результатами подбора работников на эти рабочие места.

4. Сравнением плановой и фактической производительности труда.

5. Оценкой разработки и внедрения программ подготовки кадров и повышения квалификации.

6. Наличием и реализацией программ перемещений и карьеры в организации.

7. Системой вознаграждений в организации.

8. Программой безопасности и здоровья работников.

С учетом вышеизложенного, можно определить, что необходимость проведения аудита рабочих мест и анализ его результатов являются неотъемлемой частью формирования грамотной политики организации и повышению эффективности её деятельности.

При проведении аудита рабочих мест, рекомендуется следующая последовательность этапов аудита:

1. Аудит производительности.

2. Аудит штатных должностей и соответствия им квалификационных характеристик работников.

3. Аудит развития должности.

4. Стратегический аудит.

Анализ производительности позволяет определить уровень производительности труда в организации по сравнению с аналогичными в конкурентных фирмах.

Аудит штатных должностей позволяет ответить на вопрос о том, правильно ли и рационально ли используется персонал организации, как в личностном, так и в коллективном аспекте.

Аудит развития должности представляет собой оценку условий развития персонала с учетом стратегии организации и ее управленческих возможностей, возможные риски.

Проводя стратегический аудит можно выявить тенденции в потребностях рабочих мест и их количестве.

аудит рабочий проверка производительность труд

2. Этапы проведения аудита рабочих мест

Первый этап аудита рабочих мест - это аудит производительности.

Производительность труда измеряется как объем продукции на единицу затраченного на его производство труда, а его мерой является соотношение между результатом и ресурсами, затраченными для его достижения.

Улучшать рабочую производительность -значит сэкономить время, чтобы получить тот же результат с наименьшими усилиями.

На уровень производительности труда непосредственное воздействие оказывают такие факторы, как:

1. Технический прогресс.

2. Рабочая сила.

3. Социально-трудовые отношения.

4. Организация и условия труда.

5. Эффективность распределения.

6. Сочетание различных ресурсов.

Исследование производительности жизненно важно для предприятия в конкурентной борьбе. При прочих равных условиях оно будет испытывать недостаток финансирования для продвижения продукции или для нововведений, что приведет к накоплению задержек исполнения, отставанию.

Таким образом, аудит производительности является средством для увеличения производительности.

Аудитор строит свою систему показателей путем сравнительного анализа рабочих мест.

Всякий рост производительности труда, в конечном счете, означает экономию труда, и сбережение рабочего времени.

В целях повышения уровня производительности труда разрабатываются специальные программы управления производительностью труда.

Они включают в себя:

1. Измерение и оценку этого уровня.

2. Планирование контроля и повышения производительности на основе информации, полученной в процессе измерения и оценки.

3. Осуществление конкретных мер по повышению производительности.

4. Измерение и оценку воздействия этих мер.

Главной задачей аудитора является четкая и ясная формулировка проблемы роста производительности предприятия.

Аудитор решает эту важную проблему сопоставлением необходимого роста рабочего времени (желательный рост производительности) с реальным числом часов (например, со временем, необходимым для плавки чугуна естественным путем).

Чем меньше при прочих равных условиях издержки, связанные с потреблением ресурсов живого труда и подлежащие включению в общую сумму издержек производства и обращения фирмы, тем больше величина прибыли

Аудит использования рабочего времени начинается с анализа планового объема рабочего времени, исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных, отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного рабочего за год, месяц. Он заканчивается соотнесением планового объема рабочего времени с фактическим, реальным фондом рабочего времени, величина которого зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительности рабочего дня, количества отработанных человеко-часов. Сравнение плановых (расчетных, базисных) показателей с фактическими обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и в процентах.

Как отклонение плана и факта в процентах рассчитываются показатели среднесписочного количества работников, количество отработанных дней, среднесписочная продолжительность рабочего дня, среднее количество часов работы одного работника и так далее.

Затем на основе этих данных составляется для наглядности таблица. Более детальную характеристику использования рабочего времени с организации дает анализ баланса рабочего времени одного среднесписочного работника. Эффективность использования рабочего времени определяют возможным сокращением численности работников и величиной недоданной продукции за счет потерь и нерациональных затрат рабочего времени.

Второй этап, то есть аудиторская экспертиза заполнения штатных должностей (аудит укомплектованности персоналом) начинается с получения информации, какого рода обязанности выполняет работник (описание должности) и каковы должны быть его знания и навыки для этого.

При анализе штатных должностей целесообразно использовать такие количественные методы, как:

1. Функциональный анализ рабочего процесса.

2. Анкетирование.

Функциональный анализ рабочего процесса применяется для характеристики сущности рабочего процесса, описаний рабочего процесса и получения данных, необходимых для формулировки требований к работникам.

При использовании должностного анкетирования для количественной оценки должностей используется стандартизированная анкета. Ее заполняет сам аудитор. Достоинств метода анкетирования в его апробированности, недостаток - большие затраты времени и труда. При этом анкетирование дает только общую картину рабочей должности.

Аудитор оценивает сложность труда. Потом оценивает сочетание индивидуального и коллективного труда в организации. Затем аудитор оценивает правильность применения коэффициента трудового участия (качество работы, отношение к своим должностным обязанностям) и коэффициента трудового вклада (численность работающих, качество продукции, состояние трудовой дисциплины) с позиции укрепления трудовой и технологической дисциплины, воспитания сознательного отношения к труду.

Правильное применение этих показателей способствует формированию мотивационного ядра личности, соответствующего современным условиям и поставленным задачам.

Третий этап, то есть аудит развития персонала, оценивает возможности использования человеческого потенциала с позиции стратегического плана организации по трем аспектам:

1. Общие условия развития персонала, то есть, проводится анализ стратегии и менеджерских мощностей предприятия.

2. Качества средств и методов стратегического управления персоналом, то есть анализируется доступная информация, позволяющая составить представление о настоящем положении дел, перспективах использования кадрового потенциала, прогнозах изменений во внешней среде.

3. Оценка возможных рисков.

С позиции интересов работника аудиторская экспертиза осуществляется в двух направлениях:

1. Развитие компетентности работника (повышение квалификации).

2. Возможность продвижения по служебной лестнице (карьера).

Многие фирмы экономят на обучении персонала, хотя обучение выходит на одно из первых мест в перечне средств повышения конкурентоспособности работодателя.

Аудитор знакомится с программами повышения квалификации фирмы и делает выводы относительно:

1. Наличия потребностей в обучении работников.

2. Постановки целей обучения.

3. Выбора методов обучения.

4. Изменение результатов до и после обучения и конечной оценки эффективности программы.

Издержки на обучение равны прямым и косвенным затратам фирмы на этот процесс.

Второй аспект развития должности в интересах работника - это его карьера.

Управление персоналом базируется на предположении, что фирма принимает на себя обязательства наиболее полно использовать возможности работников и предоставлять каждому из них шанс расти, наиболее полно самореализоваться, успешно продвигаться по служебной лестнице.

Все действия по укомплектованию персоналом должны служить удовлетворению потребностей, как организации, так и отдельных работников - это выгодно как организации, с точки зрения улучшения выполнения работниками обязанностей, так и служащим за счет более полной, напряженной и интересной работы и возможности сделать карьеру.

Аудитор проверяет, насколько предприятие осознает важность развития карьеры, предлагаются ли работникам разнообразные возможности, которые могут включать простые программы обучения или детализированные консультационные услуги для совершенствования индивидуальных планов продвижения по службе.

Общая цель этих программ -- сочетание потребностей и целей работника с текущими или будущими возможностями продвижения, имеющимися на предприятии.

Аудит персонала направлен на поиск резервов системы карьерного роста, что может помочь работникам в определении их собственных потребностей к продвижению, подготовку информации о подходящих возможностях карьеры внутри предприятия при согласовании индивидуальных и корпоративных целей. Нахождение таких резервов может уменьшить устаревание человеческих ресурсов, которые так дорого обходится предприятию.

Аудитор оценивает:

1. Степень информирования сотрудников о вакантных местах и о необходимой для этого квалификации.

2. Указана ли система, в соответствии с которой работники могут претендовать на эти места.

3. Оказывается ли помощь работникам в планировании карьеры.

4. Имеется ли осмысленный диалог между работниками и их руководителями о целях этой карьеры.

Следует оценить проблемы развития карьеры по отдельным группам работников, например, определить причины ранних затруднений, связанных с карьерой (молодые специалисты), проблемы, связанные с серединой карьеры или с ее завершением (предпенсионный период). B каждом из этих случаев аудитор ищет факторы риска социального характера и предлагает пути их снижения.

Задача аудитора -- нахождение «узких» мест в совмещении личных ожиданий в области своей карьеры с возможностями, доступными в данной организации. Для этого применяется двоякий подход:

1. Оценивается процедура планирования карьеры в организации, предусматривает ли план продвижений средства для достижения желаемых результатов;

2. Выясняется, как учитываются желания и возможности самих работников в области обучения, тренингов и профессионального развития.

Четвертый этап - это стратегический аудит, то есть независимая оценка процесса планирования, внедрения и реализации корпоративной стратегии, проводимая с целью обеспечения наиболее эффективного достижения стратегических целей компании-клиента.

Планирование персонала - составная часть планирования на предприятии. При составлении и планировании различных планов (плана оборота, финансового плана и других) предприятию необходимо учитывать кадровые решения в целях эффективности развития предприятия.

Планирование персонала - это целенаправленная деятельность по обеспечению пропорционального динамичного развития персонала, расчет его квалификационной структуры, определение общей и дополнительной потребности персонала в предстоящем периоде.

Процесс планирования персонала состоит из трех этапов:

1. Оценка наличия ресурсов.

2. Оценка будущих потребностей.

3. Разработка программы удовлетворения будущих потребностей.

Оценка наличного персонала - исходная позиция планирования. Необходимо определить, сколько человек занято выполнением каждой операции; оценить и качество труда работников. Должна быть разработана система требований к трудовым навыкам с указанием количества работников, обладающих ими.

Оценка будущих потребностей - прогноз численности персонала, необходимого для реализации краткосрочных и перспективных целей

Разработка программ удовлетворения будущих потребностей означает составление конкретных графиков проведения мероприятий по привлечению, найму, подготовке и продвижению работников, тре6ующихся для реализации целей, то есть потребностей предприятия.

В планировании персонала необходимо выделять две ступени:

1. Полный статистический анализ наличных кадров на основе подробной их классификации по должности, полу, возрасту, стажу работы, квалификации, виду оплаты.

2. Прогнозирование потребности в кадрах на основе анализа тенденций, выявленных постоянным изучением кадров с учетом роста народонаселения, изменений в структуре образования, миграционных потоков.

Компьютеризация кадровой работы позволяет проводить быстрый анализ любого признака. Для этого необходимо собирать данные на протяжении достаточного периода времени и регулярно их анализировать.

Тогда прогнозирование количества работников, которых надо принять, перевести на более высокую должность, обучить или уволить в данном году, не представит собой сложности.

В целом планирование персонала - это комплекс мероприятий для предприятия направленный на создание условия для того чтобы иметь необходимое количество людей в целях выполнения стратегических планов с учетом мотивации персонала.

Заключительным этапом аудита рабочих мест является создание сводного отчета. В нём необходимо обобщить результаты проведенного аудита, а так же разработать методические рекомендации по устранению выявленных недостатков.

Для эффективного завершения и подведения итогов аудита необходимо провести совещание с участием соответствующих сотрудников клиента и членов группы по выполнению проекта Белуха Н.Т. Аудит. - Д.: Знание, 2000. - С. 92..

Заключение

Аудит рабочих мест направлен на определение проблем использования персонала, а его результаты позволяют выявить имеющиеся проблемы, а так же определить тенденции их изменений в будущем. Это, в свою очередь, помогает сформировать грамотную политику управления человеческими ресурсами фирмы. изучение рабочих мест, процессов и операций является обязательной частью программы управления персоналом. Целью аудитора при аудите рабочих мест является изучение, насколько процессы и операции, осуществляемые в организации, согласованы, скоординированы и непосредственно увязаны с задачами организации в целом.

При проведении аудита рабочих мест аудитору необходимо ознакомиться с описанием рабочего места, а именно с кратким описанием сути рабочего процесса, обязанностей работника и степени его ответственности, сведениями об условиях работы, со спецификацией рабочего процесса, результатами подбора работников на эти рабочие места, сравнением плановой и фактической производительности труда, оценкой разработки и внедрения программ подготовки кадров и повышения квалификации. А так же с наличием и реализацией программ перемещений и карьеры в организации, системой вознаграждений в организации и программой безопасности и здоровья работников.

Процесс аудита рабочих мест состоит из аудита производительности, аудита штатных должностей и соответствия им квалификационных характеристик работников, аудита развития должности и стратегического аудита.

Анализ результатов аудита рабочих мест является неотъемлемой частью формирования грамотной политики организации и способствует повышению эффективности её деятельности.

Список использованной литературы

1. Аудит и Контроллинг персонала организации: Учеб. пособие / Под ред. проф. П.Э. Шлендера. -- М.: Вузовский учебник, 2007. -224 с.

2. Аудит: Учебник для вузов / Под ред. Проф. В.И. Подольского - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. -655 с.

3. Белуха Н.Т. Аудит. - Д.: Знание, 2000. - 273 с.

4. Деслер Г. Управление персоналом. - М.: БИНОМ, 1997. -431 с.

5. Никонова Т.В., Сухарев С.А. Управленческий аудит персонала / Под ред. Ю.Г. Одегова. - М.: Экзамен, 2002. - 180 с.

6. Одегов Ю.Г., Никонова Т.В. Аудит и контроллинг персонала: Учебное пособие. - М.: Издательство «Экзамен», 2002. -448 с.

7. Одегов Ю.Г. Аудит и Контроллинг персонала: Учебник / Ю.Г. Одегов, Т.В. Никонова. - М.: Изд-во «Альфа-Пресс». - 2006. - 560 с.

8. Подольский В.И., Савин А.А., Сотникова Л.В. и др. Аудит - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. - 528 с.

9. Пястолов С.М. Основы экономического анализа деятельности предприятий: Учебное пособие для экономистов-практиков, студентов вузов и преподавателей / С.М. Пястолов. - М.: Вуз-инфо, 2007. - 250 с.

10. Экономика труда и социально-трудовые отношения / Под ред. Г.Г. Меликьяна, Р.П. Колосовой. - М.: Изд-во МГУ Изд-во ЧеРо, 1996. - 623 с.

Размещено на Allbest.ru