Документы и их разновидности. Методика регламентации состава конфиденциальных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

19

Содержание

Введение

1. Документ (понятие)

2. Разновидности документов

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. sistema - целое, составленное из частей, соединение).

Документ представляет собой систему - множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент - предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. Документ как целое - это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

1. Документ (понятие)

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия "документ": его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации.

Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру). В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина "документ", связанного с понятием "информация" и "коммуникация". Существенный вклад в уточнение и развитие понятия "документ" как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г. Г. Воробьев, Р. С. Гиляревский, О. П. Коршунов, А. И. Михайлов, А.В. Соколов, Ю. Н. Столяров, А. И. Черный, Г. Н. Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г. Г. Воробьев). В 1960-е годы А. И. Михайлов, А. И. Черный и Р. С. Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

2. Разновидность документа

Разновидность документа устанавливается исходя из его формы и содержания в соответствии с научно-исторической классификацией документов. Если документ назван автором неточно или неправильно, работа археографа по установлению разновидности документа в издании научного типа отражается в комментариях.

При издании творческих материалов обязательно указывается авторское определение разновидности документа.

Название «телеграмма» как вид документа сохраняется, если документ не может быть отнесен к какой-либо разновидности.

При установлении разновидности документа следует учитывать, что в первые годы Советской власти часто аналогичные документы назывались различно: приказ -- постановление, отчет -- доклад -- очерк, донесение - сообщение, сводка -- обзор и т. п. При установлении разновидности документов необходимо пользоваться «Кратким словарем видов разновидностей документов» (М., 1974).

Указание разновидности документов XVI-XVIII вв. Для обозначения разновидности документов XVI--XVIII вв. в заголовке употребляется его собственное название, если оно имеет устоявшийся общеупотребительный характер, верно отражает содержание документа и соответствует современной научно-исторической классификации документов. Если само название документа отличается от общепринятого, то оно ставится в заголовке после указания вида документа в круглых скобках и кавычках. Если документ имеет несколько самоназваний, то самоназвание соответствующее общепринятому, ставится без кавычек:

Порядная («запись»)

Закладная («кабала»)

Не допускается модернизация названий и самоназваний документов.

Для XVII в: «челобитная», а не «прошение»; «наказ», а не «инструкция» и т д.

Для XVIII в.: «доношение», а не «донесение», «репорт», а не «рапорт».

Указание разновидности военных документов. Разновидность военных документов определяется в соответствии с уставными документами, приказами по военному и морскому ведомствам и сложившейся практикой военного делопроизводства соответствующего периода.

Указание разновидности документов, переданных по коммуникационным средствам. При публикации записи текста документов, переданных по телеграфу, телетайпу, телефону или радио, в заголовке указывается разновидность документа, например, приказ, распоряжение, донесение, оперативная сводка, приветствие, независимо от способа передачи текста документа. Указание на способ передачи текста документа оговаривается в легенде.

23 января 1918 г. Приказ № 16 Верховного главнокомандующего Н В. Крыленко о борьбе против контрреволюционных действий корпуса Довбор-Мусницкого.

Обращение партизанского соединения под командованием П.С. Коротченко к молодежи западных областей УССР с призывом вести борьбу против оккупантов

Указание разновидности документов, опубликованных в виде листовок. При публикации документов, распространенных в виде листовок, в заголовке указывается разновидность документа: приказ, воззвание, обращение и т.п.

Указание разновидности разговоров по прямому проводу и бесед. Для документов, представляющих собой текст разговоров по прямому проводу или беседы, в качестве разновидности указывается: “Запись разговора по прямому проводу”, “Запись беседы”. Участники разговора по прямому проводу в заголовках указываются в порядке соподчиненности -- старшего начальника с младшим, независимо от инициатора разговора.

Запись разговора по прямому проводу начальника штаба Южной группы В. С. Лазаревича с командующим Туркестанской армией Г. В. Зиновьевым о задачах армии в предстоящей Бугурусланской операции.

Если во время разговора по прямому проводу был передан документ, то разновидность документа определяется по его содержанию с обязательным дополнением слов -- “по прямому проводу”, так как в них часто отсутствуют важные признаки официального документа -- делопроизводственный номер, подписи.

При публикации записи бесед на магнитофонной ленте способ воспроизведения указывается в легенде.

Указание разновидности документов, опубликованных в периодической печати. Разновидность документов, опубликованных в периодических изданиях, указывается в заголовке в соответствии с общими требованиями.

Определение жанров собственных материалов периодической печати. Разновидность собственных материалов периодической печати (передовых, редакционных и авторских статей, очерков, корреспонденции, информации и т. п.) указывается в соответствии с классификацией газетных жанров.

При установлении разновидности иноязычного документа следует иметь в виду, что иностранные делопроизводственные термины не всегда соответствуют русским. Например, термин “дневник” в болгарских документах соответствует русскому “протокол”; термин “депеша” (букв. “срочное послание”) применительно к сообщениям министра иностранных дел России посланникам и консулам за границей, в английской дипломатической терминологии XVIII -- нач. XIX в. обозначается словом “instruction” и т. д.

При публикации иноязычных документов указание разновидности документов дается в соответствии с делопроизводственной терминологией, принятой в стране, где составлен документ.

Одной из особенностей конфиденциального делопроизводства является жесткое регламентирование состава издаваемых документов. Конфиденциальные документы должны издаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении наличия и содержания управленческих, производственных и иных действий, передаче информации, хранении и использовании ее в течение определенного времени и в определенном количестве экземпляров. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством конфиденциальных документов при сохранении полноты необходимой информации.

Требование жесткого регламентирования создаваемых конфиденциальных документов обусловлено необходимостью предотвращения не только необоснованного, но и неконтролируемого их издания, которое может привести к утечке содержащейся в документах информации.

Состав документируемой конфиденциальной информации зависит от компетенции и функций предприятия, характера его деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. В свою очередь, этот состав влияет на качество соответствующей области деятельности, организацию и надежность обработки и защиты документов.

Обязательность письменного удостоверения информации закрепляется перечнем издаваемых предприятием конфиденциальных документов. Целями разработки такого перечня должны являться не только определение состава издаваемых документов, необходимых и достаточных для деятельности предприятия, но и установление конкретных лиц, имеющих право составлять и подписывать (утверждать) документы, а также предотвращение необоснованной рассылки документов.

Перечень издаваемых конфиденциальных документов разрабатывается только на основе и в рамках перечня сведений, составляющих коммерческую тайну. Поэтому определение состава издаваемых конфиденциальных документов должно начинаться с разработки перечня сведений, составляющих коммерческую тайну.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну; разрабатывается для каждого предприятия самим предприятием - обладателем (собственником) информации. Это вытекает из действующего законодательства, которым установлено, что состав и объем таких сведений определяется обладателем информации. Таким образом, право предпринимателя на состав коммерческой тайны является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну согласно государственным нормативным актам.

Следовательно, состав сведений, отнесенных к коммерческой тайне, должен устанавливаться и изменяться индивидуально, на уровне их обладателя. В этой связи следует обратить внимание на имеющиеся в научной литературе попытки разработки неких типовых перечней сведений, составляющих коммерческую тайну любой коммерческой структуры независимо от сферы и специфики ее деятельности. Такие попытки не могут иметь успех, поскольку состав конфиденциальной информации в коммерческой сфере определяется исходя из специфики деятельности данного конкретного предприятия: типа предприятия, характера его деятельности, технологии изготовления продукции, объема и себестоимости продукции, состава и количества поставщиков сырья, условий рынка сбыта, направленности интересов конкурентов и т.д. То, что для одних предприятий является коммерческой тайной, для других может не быть таковой и даже использоваться в рекламных целях. В целом тенденция развития коммерческой тайны направлена на сохранение значения производственной тайны, связанной с новизной и совершенствованием технологических процессов, т.е. с элементами творческой деятельности, и на падение значения тайны финансово-торговой, связанной не с элементами новизны, а с элементами индивидуальности и большей или меньшей степенью исключительности.

Правовым основанием для установления состава сведений, относимых к коммерческой тайне, являются законы, а также определение понятия «коммерческая тайна», которыми предусмотрено, что сведения, составляющие коммерческую тайну, могут быть в любой сфере предпринимательской деятельности, следовательно, коммерческая тайна может распространяться на все направления и виды деятельности предприятия.

Разработкой перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, должна заниматься постоянно действующая экспертная комиссия.

На первом этапе работы на основе анализа задач, функций, компетенции, направлений деятельности предприятия необходимо установить весь состав циркулирующей на, предприятии информации, отображенной на любом носителе, любым способом и в любом виде, а также с учетом перспектив развития предприятия и его взаимоотношений с партнерами определить характер дополнительной информации, которая может возникнуть в результате деятельности предприятия. Эта информация классифицируется по тематическому признаку.

На втором этапе определяется, какая из установленной информации должна быть конфиденциальной и отнесена к коммерческой тайне. Базовым критерием при этом является возможность получения преимуществ от использования информации за счет неизвестности ее третьим лицам. Этот критерий имеет как бы две составляющие: неизвестность информации третьим лицам и получение преимуществ в силу этой неизвестности. Данные составляющие взаимосвязаны и взаимообусловлены, поскольку, с одной стороны, неизвестность информации третьим лицам сама по себе ничего не значит, если не обеспечивает преимуществ, с другой, - преимущества можно получить только за счет такой неизвестности.

Конфиденциальность является правовой формой и одновременно инструментом обеспечения неизвестности информации.

Преимущества от использования информации, не известной третьим лицам, могут состоять в получении выгоды или предотвращении ущерба, иметь в зависимости от областей и видов деятельности экономические, моральные и другие характеристики, выражаться количественными и качественными показателями.

В сфере коммерческой деятельности ценность информации обусловлена прежде всего рыночной потребностью в информации как источнике получения прибыли, поэтому отнесение информации к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предотвратить убытки. Конфиденциальность такой информации создает для ее обладателя преимущества в конкурентной борьбе и выступает как средство защиты от недобросовестной конкуренции.

Названный критерий является объективным показателем возможности отнесения информации к коммерческой тайне, мерилом придания информации статуса конфиденциальной. Это означает, что при отсутствии данного критерия нет оснований для перевода информации в категорию конфиденциальной. Но это не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к коммерческой тайне.

Законодательством введены два ограничения на отнесение информации к коммерческой тайне:

Первое ограничение состоит в том, что к коммерческой тайне не может быть отнесена информация, составляющая государственную тайну.

Второе ограничение заключается в том, что к коммерческой тайне нельзя относить информацию, которая должна быть общедоступной в целях предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращения нанесения ущерба законным интересам государства, физических или юридических лиц.

Запрещение относить к коммерческой тайне ту или иную информацию не означает, что всю ее может получить по требованию любое юридическое или физическое лицо. Часть ее, затрагивающая законные интересы этих лиц, безусловно, должна им предоставляться, а часть предоставляется лишь соответствующим органам власти, наделенным законодательством правом контроля такой информации.

Должно быть и третье ограничение, которое хотя и не предусмотрено законодательством, но диктуется здравым смыслом. Оно состоит в том, что при переводе информации в разряд коммерческой тайны необходимо учитывать сопутствующие этому затраты на ее защиту. Если эти затраты превышают достигаемые в результате защиты количественные и качественные показатели, то придание информации статуса конфиденциальной теряет всякий смысл.

Следует иметь в виду, что в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, включается не только информация, создаваемая данным предприятием, но и информация, полученная им без использования неправомерных средств (К неправомерным средствам (способам) получения информации, составляющей коммерческую тайну, проект Закона «О коммерческой тайне» относит собирание; информации посредством похищения документов, подкупа или угроз, дачи взятки, введения в заблуждение, нарушения или подстрекательства (принуждения) к нарушению обязательств о соблюдении режима коммерческой тайны, а равно иным незаконным способом без согласия обладателя коммерческой тайны на передачу коммерческой тайны третьим лицам) при проведении исследований по собственной инициативе, систематических наблюдений и сбора сведений. Такая информация считается полученной правомерно и самостоятельно независимо от того, что ее содержание может совпадать с содержанием коммерческой тайны другого юридического или физического лица. Кроме того, правомерно полученной считается конфиденциальная информация, полученная от ее обладателя на основании договора или в результате правопреемства.

После установления состава конфиденциальной информации определяется степень ее конфиденциальности.

Степень конфиденциальности - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть и степень конфиденциальности. В практике работы предприятий применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности информации с различными их наименованиями. Наиболее распространенным является деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфиденциально. Однако проектом Закона «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности с названием «Коммерческая тайна», свидетельствующая лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне. Правда, в проекте Закона это названо не степенью, а грифом коммерческой тайны, но суть дела от этого не меняется, поскольку, по определению, гриф конфиденциальности - это реквизит, свидетельствующий о степени конфиденциальности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него. Наименование грифа должно соответствовать наименованию степени конфиденциальности.

Установление одной степени (одного грифа) конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, обусловлено, вероятно, тем, что степень конфиденциальности определяется обладателями информации, которые могут иметь (а зачастую так и бывает) разные подходы к степени конфиденциальности однотипной по содержательной части информации. В этом случае при рассмотрении в судебном порядке дел о неправомерном получении коммерческой тайны сложно определить, кто из обладателя установил правильную степень конфиденциальности информации, т.к. критерии отнесения информации к той или другой степени конфиденциальности выбирает ее обладатель.

В то же время сведение информации, требующей разного уровня закрытости, к одной степени конфиденциальности не позволяет выделить наиболее значимую информацию с целью установления для нее более жесткого, по сравнению с менее значимой, режима защиты. Но закон есть закон, и если в окончательном варианте Закона «О коммерческой тайне» сохранится одна степень конфиденциальности, выход может быть в разделении информации по степеням конфиденциальности на внутреннюю и отправляемую. Информация, не подлежащая отправлению на другие предприятия, может иметь несколько степеней и наименований конфиденциальности, а Управляемая - одну степень «Коммерческая тайна».

В сферу конфиденциального делопроизводства входит только документированная информация (документы), поэтому из всей совокупности информации, включенной в перечень сведений, отнесенных к коммерческой тайне, нужно выделить состав документируемой информации и установить виды документов, в которых она должна быть зафиксирована. Определение состава конфиденциальных документов должно осуществляться также ПДЭК. При этом следует руководствоваться определенными критериями документирования информации. К ним относятся:

- необходимость документированной информации для правового обеспечения деятельности предприятия, регламентирующего статус предприятия, права, обязанности и ответственность его сотрудников;

- необходимость документированной информации для производственной деятельности: научно-исследовательской, конструкторской, проектной, технологической и др.

- необходимость документированной информации для управленческой деятельности;

- необходимость документированной информации как доказательного источника на случаи возникновения конфликтных ситуаций;

- необходимость передачи информации в официальном виде;

В рамках критериев документирования определение состава документируемой информации должно увязываться с решением конкретных задач. В зависимости от назначения документируемой информации определяются конкретные виды документов, в которых эта информация должна быть зафиксирована.

В процессе определения необходимых конфиденциальных документов следует проводить работу по сокращению их количества за счет разработки интегральных документов, в которые можно включить показатели нескольких документов, в том числе путем замены разовых первичных документов накопительными. Однако объединение документов должно осуществляться с таким расчетом, чтобы в итоге не создавалась возможность необоснованного ознакомления со всем документом лиц, имеющих доступ только к части содержания (показателей) документа.

После установления состава документов определяются круг лиц, имеющих право составлять и подписывать (утверждать) каждый вид документа, а также предприятия, которым данный документ должен направляться.

К числу документов, подлежащих утверждению в соответствии с существующими нормативными актами, относятся: уставы, положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия, структура, штатное расписание, должностные инструкции, акты проверок (ревизий) сметы, расценки на проведение работ и оказание услуг и некоторые другие.

Перечень издаваемых документов подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия. С перечнем под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать документы.

Внесение возможных последующих частичных уточнений или изменений в перечень может быть возложено на руководителя службы безопасности.

При изменении перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, соответствующие изменения вносятся и в перечень издаваемых конфиденциальных документов. О снятии грифа конфиденциальности с отправленных документов должны быть письменно оповещены предприятия-адресаты.

В случаях возникновения необходимости издания разовых документов, не включенных в перечень, или дополнительных, не предусмотренных перечнем экземпляров документов, их изготовление может производиться по совместному разрешению руководителей соответствующего подразделения и службы безопасности. Одновременно определяется целесообразность включения таких документов (дополнительных экземпляров) в перечень.

Заключение

документ конфиденциальность делопроизводство коммерческая тайна

Документ в современном виде является результатом многовекового исторического развития. Впервые появившись как материальное воплощение стремления человека запечатлеть информацию на определенном носителе с целью ее передачи во времени и пространстве, документ прошел с человеком весь этот длительный путь. Документ, сопровождая человека, являлся для него вначале простой записной книжкой, затем копилкой, в которую заносились и хранились для себя и для потомков подлинные богатства - знания. Человек стремился сделать свою «записную книжку-копилку» такой, чтобы ей было удобно пользоваться, долго хранить и сохранять свои знания и опыт, и передавать их из поколения в поколение.

Человек искал и находил материал и способ, наиболее удобный для фиксации информации. Каждый новый носитель и способ - это целый этап в жизни государства. Глиняные таблички, пергамент, береста, устав, полуустав, скоропись и машинопись являются как бы верстовыми столбами развития человечества и одновременно этапами в развитии документирования. С каждым новым этапом носитель и зафиксированная на нем информация становились все более двуединым целым - документом.

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998.

2. Документы и делопроизводство: справочное пособие / сост. М. Т. Лихачев. - М.: Экономика, 1991. - 270 с.

3. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: учебное пособие / Н. Н. Кушнаренко. - М.: Знания, 2000. - 380 с.

Размещено на Allbest.ru