1

Размещено на http://www.allbest.ru/

• ЗМІСТ
• ВСТУП 2
• РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНО-МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ДОСЛІДЖЕННЯ ПОЧАТКОВОЇ ДИФЕРЕНЦІАЦІЇ ЗНАНЬ ПРО ДОКУМЕНТ 4
• 1.1 Історія виникнення документа, його генезис 4
• 1.2 Розвиток документознавства як науки про документ 17
• РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ ПРОЦЕСУ СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТУ 22
• 2.1 Вимоги до змісту й оформлення документів 22
• 2.2 Документування інформації і створення документів 25
• 2.3 Процес створення документа 26
• РОЗДІЛ 3. АВТОМАТИЗАЦІЯ СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТА 30
• ВИСНОВКИ 41
• СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ 44

ВСТУП

Актуальність теми курсової роботи. Документ - це матеріальний об'єкт, на якому зафіксована інформація для збереження та передавання її в часі та просторі.

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, слугуючих об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній сфері знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності - бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначнісь, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документон-комунікаційної сфери.

Сьогодні, коли в практику документознавства введено узагальнююче поняття документа, проблема визначення документа виявилася міждисциплінарною. Потреба у порівнянні і узагальненні наявних поглядів різних дисциплін щодо понять “документ” і з урахуванням їх гносеології, розвитку змісту і уточненню функцій, їх узгодження з методологічних позицій теорії соціальної інформаційної комунікації і застосування з метою визначення об'єкта бібліографії в сучасних умовах обумовила мету і завдання даного дослідження.

Метою курсової роботи є розгляд та аналіз процесу створення документу.

Об'єктом дослідження є документ, предметом дослідження є процес створення документу.

Основними завданнями, які випливають з мети роботи, є:

- розглянути теоретично-методологічні основи дослідження початкової диференціації знань про документ;

- здійснити аналіз процесу створення документу;

- запропонувати автоматизацію створення документа.

Теоретичною та методологічною основою даного курсового дослідження стало вивчення й творче переосмислення основних досягнень вітчизняної і зарубіжної науки в галузі документознавства. Визначенням сутності, функцій, типології документа займалися представники таких наукових дисциплін як інформатика та документалістика: О. І. Михайлов, О. Й. Чорний, Р. С. Гіляревський, Г. Г. Воробйов, А. В. Соколов та ін. Особливу увагу приділяли дослідженню документальних джерел наукової інформації С. Г. Кулешов, М. С. Слободяник, словацька дослідниця М. Новакова, болгарська - З. Петкова, польська - М. Дембовська та ін.

Структура роботи складається зі вступу, у якому обґрунтовується актуальність теми курсового дослідження, вказуються мета й завдання, конкретизуються методи дослідження, двох розділів, у яких здійснено вирішення основних завдань курсової роботи.

Завершують роботу узагальнюючі висновки за результатами дослідження тасписок використаних джерел.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНО-МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ДОСЛІДЖЕННЯ ПОЧАТКОВОЇ ДИФЕРЕНЦІАЦІЇ ЗНАНЬ ПРО ДОКУМЕНТ

1.1 Історія виникнення документа, його генезис

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами.

Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації.

Діяльність управлінських працівників пов'язана з діловодством - створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень [12, с. 44].

Діловодство - це діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації роботи з ними.

Основними функціями документів є інформаційна, соціальна, комунікаційна, культурна, облікова, правова, джерело історії тощо.

Рис. 1.1. Основні функції документів діловодства

Документ - це інформація, яка використовується в управлінні та обов'язково фіксується матеріальними носіями.

Документ - це матеріальний об'єкт, на якому зафіксована інформація для збереження та передавання її в часі та просторі.

Визначення загального значення поняття «документ» є головним завданням теоретичного документознавства (документології).

Слово походить від латинського слова "docere" (знати, свідчити), від якого походять також слова доцент (docent) і доктор (doctor). Буквальний переклад слова "document" - свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело [20, с. 40].

Для визначення місця поняття "документ" у термінологічній системі гуманітарних наук важливе значення має порівняння того його значення, що сформувалося в документаційно-інформаційній науці, з розумінням поняття "історичне джерело" та місцем документа в класифікації історичних джерел.

Існують також різні визначення і тлумачення поняття "історичне джерело". Найширшим за обсягом поняття є визначення, яке називають "гносеологічним": "будь-яке явище, що його можна використовувати для пізнання минулого людського суспільства". Це значення може бути співвіднесено з поняттям "джерело інформації": історичне джерело - це таке джерело інформації, що може бути використане для одержання інформації про минуле людського суспільства. Як відомо, джерело, в якому інформація зафіксована на матеріальному (субстанціальному) носії, називають документальним джерелом інформації, або документом, на відміну від недокументальних джерел, де інформація передається без фіксації її на матеріальному носії. Якщо прийняти вказане визначення "історичного джерела", то всі історичні джерела можна поділити передусім на документальні (тобто документи) і недокументальні. Поняття "документ" у даному випадку застосовується в його найширшому значенні (Документ І) і виявляється вужчим за поняття "історичне джерело", оскільки існують ще недокументальні історичні джерела. З іншого боку, поняття Документ І ширше, ніж "історичне джерело", бо за змістом інформації, що передається, документи можуть містити не тільки відомості про минуле людського суспільства.

У даному значенні поняття "історичне джерело", так само, як і Документ І, охоплює, крім традиційних джерел інформації, ще й природні об'єкти (географічне середовище, представників рослинного і тваринного світу), обмежуючи їх тими, що вплинули на історію людства або відчули на собі вплив людини. Так, Л.М. Пушкарьов зазначав: "усі зміни, що зробила людина в географічному середовищі, є справжнім історичним джерелом, бо вони створені людьми, суспільством".

Ще більш розширює поняття "історичного джерела" C.О. Шмідт, який пише: "всі джерела історичної інформації можна поділити на два класи: історичні джерела, які є результатом цілеспрямованої суспільної діяльності людей; джерела, які існують незалежно від цієї діяльності". До останніх він відносить "природно-географічне середовище" [7, с. 44].

Поняття Документ І може охопити все розмаїття історичних джерел, у яких інформація зафіксована на матеріальному (субстанціальному) носієві. До них належать: природні об'єкти (ландшафт, представники тваринного і рослинного світу); об'єкти "другої природи", створені людиною (продукти її праці, предмети побуту, архітектурні пам'ятки і т. п.), які зазвичай називають речовинними (точніше - речовими) або археологічними джерелами; образотворчі й писемні джерела, кінофотодокументи і, нарешті, машиночитані документи. Загальною рисою всіх перелічених джерел є фіксованість інформації на матеріальному носії, тому всі перелічені групи джерел можна назвати "документальними", оскільки вони відповідають поняттю Документ І.

Застосування терміна "документ" у значенні "історичне джерело" мало місце в період становлення історичної науки. Зокрема, В.М. Татищев використав термін "документ" як узагальнюючий для позначення писемних джерел і протиставлення їх "легенді" - "усному переказу".

У подальшому розвитку історичної науки в Росії пропонувалися різні схеми класифікації історичних джерел, але увага приділялася передусім характеристиці й використанню в історичних дослідженнях писемних джерел, що можна прослідкувати за монографією Л. М. Пушкарьова.

Будь-який предмет, що має відношення до значення Документа ІІ, може розглядатися як історичне джерело при даному підході, оскільки "є продуктом труда, відображає суб'єктивне, притаманне людині, її потреби, її особливості, її свідомість. В історичному джерелі як продукті праці об'єкт суб'єктивований, а суб'єкт об'єктивований".

У цьому значенні історичні джерела теж можуть бути документальними (у значенні Документа ІІ) і недокументальними (етнографічні, лінгвістичні, усні і т. п.). Усі вони є результатом існування людського суспільства, тільки в недокументальних джерелах безпосереднім носієм, "передавачем" інформації, є сама людина, а не створені нею матеріальні об'єкти-документи.

Підрозділами документальних історичних джерел у цьому значенні є такі: речові джерела, образотворчі тривимірні джерела і документи із записаною інформацією. До речових історичних джерел належатимуть документи, які становлять уречевлений результат людської праці або предмет праці, що початково не призначався для передавання інформації (у тому числі історичної). При включенні до процесу історичного пізнання такий документ починає виконувати нову суспільну функцію - джерела історичного пізнання. При цьому він представляє вже не тільки і не стільки самого себе, скільки певні історичні факти, суспільні відносини, що вплинули на його створення чи застосування людиною. Як зазначав Г.М. Іванов, таке історичне джерело "представляє такий зміст, який відрізняється від його змісту як речовинного субстрату". Здатність представляти не самого себе, а певне значення, яке не збігається з матеріальним субстратом даного предмета, притаманна будь-якому знаку. Тому можна зробити висновок, що речове історичне джерело набуває якості знаковості, семіотичності, на відміну від інших речових документів, не включених до процесу історичного пізнання [16, с. 7].

Наявність семантичної інформації, закладеної в матеріальний об'єкт від початку його створення, вирізняє значення Документа ІІІ. До Документа ІІІ не належать речові об'єкти, які первісно не містили знакової, тобто семіотичної і семантичної, інформації. Якщо за документ визнавати значення Документа ІІІ, то до документальних історичних джерел належатимуть, крім документів із записаною інформацією, ще образотворчі тривимірні документи.

У концепції Б.C. Ілізарова поняття "документ" є узагальнюючим для історичних джерел у значенні Документа ІV. Таке розуміння Документа є на даний час найбільш вживаним у документаційно-інформаційній науці. Саме в такому значенні Б.C. Ілізаров використовує термін-словосполучення "документальне історичне джерело", уточнюючи лише, що "історик, через специфіку свого об'єкта дослідження, частіше за все має справу з документом, котрий уже давно втратив свої безпосередні соціальні функції. Для цілей історичного дослідження, а в більш широкому плані - для цілей пізнання минулого в усіх його аспектах, використовується документальне історичне джерело в якісно новому стані - як носій соціальної ретроспективної інформації" [23, с. 51].

Певні обмеження обсягу поняття "документ", що трактується як запис інформації, запропонував C.Г. Кулешов. Він вважає, що документ - це "запис інформації, який відповідає характеристикам певного жанру і зафіксований на матеріальному носії, основна функція якого - збереження та передавання інформації у просторі та часі". Саме такий документ, на його думку, повинен розглядатися як історичне джерело. З обсягу поняття "документ" у такому розумінні вилучаються "історичні об'єкти з написами, як монети, пряслиця, зброя, посуд та ін.", а також "немобільні епіграфічні пам'ятки (стели, написи на скелях, статуях, саркофагах, гробницях, стінах храмів і т.д.)". Одночасно була запропонована оригінальна класифікація історичних джерел за знаковою характеристикою інформації, в якій усі історичні джерела поділяються на два класи - мовні і немовні, а мовні - на аудитивні (усна мова, усна творчість), речовинно-знакові (так зване "предметне письмо"), жестові (мова жестів) і графічні. Останні поділяються на два види: писемні (піктографічне і умовно-графічне письмо) та штучно-мовні (зі знаками штучних мов - математики, хімії, картографії, нот, шахів та ін.). Немовні джерела поділяються на аудитивні (запис музики, шумів), зображувальні (скульптура, живопис, фотографії і т. п.) і знаково-символьні. Серед останніх - знаково-речовинні (предмет як знак певної події або статусу людини) і знаково-емблемні (емблеми геральдичні, військові, торговельні тощо). Документ при цьому розуміється як джерело мовної графічної інформації, а також, частково, немовної - аудитивної та зображувальної.

Для характеристики поняття Документа V необхідно спочатку звернутися до проблеми поділу всіх історичних джерел на "залишки" і "перекази" (або "традицію"). У методологічній історичній літературі ця проблема є однією з найскладніших.

Класифікація історичних джерел, запропонована Л.М. Пушкарьовим, в основному дістала схвалення сучасників, але поділ на документальні й оповідні джерела викликав критичні зауваження, оскільки тут була зауважена схожість із критикованим самим Пушкарьовим поділом на "залишки" факту і "перекази" про нього [1, с. 25].

Указане п'яте значення поняття "документ" - Документ V - залишилося дискусійним, не затвердженим офіційно.

При виділенні "документальних" (у цьому значенні) джерел іноді подавалися синоніми цього терміноелемента, як, наприклад, "діловодні" (зокрема, у Л.М. Пушкарьова) або "актові" (наприклад, у В.І. Стрельського). Разом з тим і діловодні, і, особливо, актові джерела розглядалися іншими авторами як самостійні категорії, за якими (і тільки за ними) слід було б, на їхню думку, закріпити термін "документ".

Зокрема, ще О.C. Лаппо-Данилевський зазначив, що поняття "документ" надалі набуває конкретизації, якщо пов'язувати його з певним змістом, особливо діловим. У такому значенні документом називається, наприклад, папір, що стосується фактичної діяльності якоїсь установи або особи. "Сюди можна віднести, наприклад, ділові листи, росписи і описи майна і тому подібні документи, які не мають засвідчення". "У менш широкому і більш визначеному значенні під документом слід розуміти історичний залишок із нормативним, зокрема правовим, змістом, причому він втілюється зазвичай у писемну форму, яка його закріплює".

Отже, бачимо тут подальшу конкретизацію і звуження значення поняття "документ" до запису, що містить відомості про юридичні факти: акти, угоди, рішення, договори, установлення влади. Це значення позначимо як Документ VІ.

Джерелами, що містять відомості про будь-який юридичний факт, характеризує М.М. Тихомиров "акти", які протиставляються "оповідним джерелам". Поняття "акти" в даному використанні збігається з шостим значенням поняття "документ".

Отже, поняття «документ» є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, слугуючих об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній сфері знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності - бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначнісь, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документон-комунікаційної сфери.

Основними видами фіксаційної основи є: паперова, фотоплівка, магнітна стрічка, диск тощо.

Класифікують документи за напрямами діяльності, походженням, призначенням, місцем складання, ступенем оригінальності, термінами зберігання, розголошенням тощо [27, с. 55].

Основними групами документів є: організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Основні групи документів діловодства

Сучасний етап характеризується активізацією вивчення документа всіма науками, де він виступає головним або одним з об'єктів дослідження. У результаті це привело до формування теорії документа й документної діяльності, становленню діловодства як метанауки.

Діловодство як наукова дисципліна тісно пов'язане з книго-, бібліотеко-, бібліографо-, архівознавством, інформатикою та ін.

Діловодство пов'язане з історичною наукою. Поява тих або інших документів, не говорячи вже про системи документації, безпосередньо пов'язане з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів і систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, історії культури й т.д. З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, у свою чергу, впливають на ті або інші сторони суспільного розвитку.

Діловодство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень і в цій своїй якості тісно примикає до джерелознавства - однієї з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику й техніку історичних джерел. Діловодство також вивчає форму документа, структуру й властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи в джерелознавстві звичайно виділяються в самостійний розділ [60, с. 55].

Чим вище рівень узагальнення в теоретичних основах до трактування поняття "документ", тим більшим буде коло галузей знань, які входять у діловодство. Посилення зв'язків між галузями знань, які вивчають різні носії інформації, є обопільно корисним.

Особливо тісний зв'язок діловодства з бібліографо-, бібліотеко-, книго-, а також архівознавством. Сюди ж входить інформатика, особливо та її частина, що вивчає документну інформацію, створену за допомогою комп'ютерної техніки на дискретних носіях. Загальним для них є те, що ці дисципліни оперують документами як об'єктами, створеними спеціально для зберігання й передачі інформації.

Із книгознавством діловодство зближають інформаційна, соціальна сутність об'єктів дослідження - документа й книги; багато в чому однакові цілі й функції; папір як загальний матеріальний носій інформації; письмо як однаковий спосіб передачі інформації. Причому з розвитком комп'ютерних технологій відбувається подальше зближення документа й книги, які однаково можуть бути представлені в електронному варіанті.

За цілями і об'єктом вивчення діловодство тісно пов'язане з архівознавством. Їх поєднує загальне завдання - формування ефективного інформаційного середовища, єдиний об'єкт дослідження - документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації. Діловодство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, тому що чим якісніше документи, створені в діловодстві, тим успішніше буде робота архівів по зберіганню й використанню документних багатств.

Діловодство взаємозалежне із правознавством, насамперед з такими його галузями, як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. У діловодстві широко використовуються досягнення правової науки: додання юридичної сили документам, правові способи введення їх у дію, класифікація правових актів і т.д. Одним з об'єктів вивчення в діловодстві є система організаційно-правової документації. Юристи у своїй повсякденній діяльності не можуть обійтися без знання основ діловодства, документаційного забезпечення управління. Криміналісти досліджують природу документів, прийоми, способи навмисного перекручування документованої інформації й так далі з метою розкриття й розслідування підробок.

Діловодство пов'язане з економічними науками. Оптимізація діяльності служб документаційного забезпечення управління неможлива без визначення їхньої економічної ефективності, без всебічного аналізу використання фінансових і матеріальних ресурсів на створення й обробку документів, без складання відповідних методик, нормативів трудозатрат і т.д. У число систем документації, досліджуваних діловодством, входять і такі спеціальні системи, що безпосередньо відбивають економічну сферу життя й діяльності суспільства, як бухгалтерська, звітно-статистична, техніко-економічна, зовнішньоторговельна, банківська, фінансова [64, с. 90].

Традиційно міцними є взаємозв'язок і взаємодія між діловодством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відбиття й функції управління, і його організація. У свою чергу, раціональна організація роботи з документами сприяє вдосконалюванню управлінської діяльності, підвищенню її ефективності. Поява й успішний розвиток нової наукової дисципліни - інформаційного менеджменту - ще сильніше зблизило дослідження управлінських і документних проблем, тому що більша частина управлінської інформації фіксується в документах.

Діловодство - це діяльність, що охоплює питання документування в процесі управлінських рішень. Електронне діловодство - це діловодство, при якому документи створюються з використанням комп'ютерної техніки та спеціалізованого програмного забезпечення.

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання вимог стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та в процесі документування покликане сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викорененню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, обробку та пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми.

Документ (з лат. - повчальний приклад або спосіб доказу) - це текст чи зображення, що має інформаційне значення, це зафіксована різним способом на спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. За способом фіксування інформації розрізняють документи на паперових носіях, на фотоплівці, на магнітних та перфострічках, на дисках та дискетах, на оптичних носіях [77, с. 11].

Сукупність оформлених за певними правилами документів, що використовуються в управлінській діяльності, називається управлінською документацією.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення інформації, що в ньому міститься, до предмету чи напряму діяльності. Виділяють такі ознаки класифікацій тексту документів:

1) за походженням (застосована в цьому посібнику):

офіційні - створюються організацією чи юридичною особою і оформляються в установленому порядку. Серед офіційних документів за призначенням виділяють наступні види документів:

- організаційні,

- розпорядчі,

- колегіальних органів,

- з господарської діяльності,

- обліково-фінансові,

- інформаційно-довідкові,

2) по особовому складу;

- особисті офіційні - частина офіційних документів, що засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також містить інші відомості біографічного характеру;

- приватні - створюються особою поза сферою її службової діяльності та виконання суспільних обов'язків;

3) за стадіями створення:

- чернетки - рукописні або машинописні документи, що відображають роботу автора над текстом,

- оригінали - документи, в яких відомості про автора, час та місце його створення відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа - це перший і єдиний його примірник,

- копії - документи, що відтворюють інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або їх частину. В юридичному відношенні оригінал та копія рівноцінні;

4) за формою:

- індивідуальні - створюються в кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської проблеми,

- типові - відображають документування однотипних питань і складаються за однаковими зразками;

5) за надходженням:

- внутрішні,

- зовнішні;

6) за напрямом:

- вхідні,

- вихідні;

7) за спеціалізацією:

- загальні,

- з адміністративних питань,

- з фінансових питань,

- з комерційних питань і т.д.;

8) за секретністю:

- несекретні,

- ДСК (для службового користування),

- секретні,

- цілком секретні;

9) за джерелом виникнення:

- вторинні,

- первинні;

10) за технікою відтворення:

- рукописні,

- відтворені будь-яким механічним способом;

11) за строком зберігання:

- постійного зберігання,

- тривалого зберігання (понад 10 р.),

- тимчасового зберігання (до 10 р.);

12) за терміном виконання:

- звичайні безстрокові,

- термінові,

- дуже термінові [91, с. 43].

Діяльність зі створення документів (документування) та організація роботи з ними називається діловодством (справочинством). Організація роботи з документами означає створення умов, що забезпечують рух, пошук та зберігання документів у процесі діловодства.

1.2 Розвиток документознавства як науки про документ

Документознавство належить до розряду молодих наук, воно ще остаточно не сформувалося як наукова дисципліна, що узагальнює сукупність знань про документ.

Ця наука виникла не одразу, вона пройшла в своєму розвитку кілька етапів. Історично першою в цьому ряді стоїть документаційна наука, що виникла в кінці ХІХ ст. і отримала міжнародне визнання на початку ХХ століття.

Під цією назвою розвивалася наука, предметом якої була документаційна діяльність, яка включає процеси збору, систематизації, зберігання, пошуку та розповсюдження (а з середини 1940-х рр. - і створення) документів у всіх сферах суспільного життя. Ця наука ще мала назву „книго-архіво-музеєзнавство”.

З часом в процесі диференціації як самостійні дисципліни відокремилися теорія класифікації документів, теорія документаційних потоків, теорія індексації та реферування.

Документознавство як інтегративна наукова дисципліна тісно зв'язана з діловодством, книго-, бібліотеко-, бібліографо-, архівознавством, інформатикою й ін. При більш широкому підході до складу документознавства входить історичне джерело- і музеєзнавство, семіотика, текстологія, кодикологія й інші науки. І чим вище рівень узагальнення в теоретичних основах такого об'єднання й у підході до трактування поняття «документ», тим більшим буде коло галузей знань, що входять у документознавство. Посилення зв'язків між галузями знань, що вивчають різні носії інформації, є обопільно корисним. Особливо тісний зв'язок документознавства з бібліографо-, бібліотеко-, книго-, а також архівознавством [22].

Сюди ж входить інформатика, особливо та її частина, що вивчає документну інформацію, створену за допомогою комп'ютерної техніки на дискретних носіях. Загальним для них є те, що ці дисципліни оперують документами як об'єктами, створеними спеціально для збереження і передачі інформації. Однак вироблення загальної дефініції поняття «документ» не входить у їхню компетенцію, цим займається документознавство. Документознавство вивчає специфіку документів як речовинних виробів і зафіксованої на них інформації, досягнення в області класифікації і типологізації документів, а також закономірності, виявлені при дослідженні процесу еволюції документа, формування сучасних документних потоків і масивів [4].

З точки зору історії документознавства у XX ст. відбуваються три найважливіші події: по-перше, конституюється наукова дисципліна з назвою „документознавство”; по-друге, формується; інший напрям документознавства, базові концептуальні засади якого відмітні від попереднього; по-третє, усвідомлюється наявність наукових „дисциплін так званого документально-комунікаційного циклу”. Вони поділяються на дві групи. Дисципліни першої групи вивчають переважно динамічні документи, тобто документи, що виконують ту основну асоціальну функцію, заради якої були створені; другої - статичні; документи, тобто ті, що перестали виконувати цю функцію і досліджуються вже як історичні пам'ятки. Ядро другої групи дисциплін складають, так звані спеціальні історичні дисципліни та галузі історичної науки. Саме в контексті розвитку цих двох груп наук слід розглядати формування обох напрямів документознавства. Автономізація наукових дисциплін та наукових напрямів, процеси, диференціації в синкретичних галузях знань не зняли універсалізм у підходах до розуміння документа, а навпаки, в концептуальних розробках деяких наукових шкіл навіть розширили межі трактування його сутності. Йдеться про підхід французьких істориків Ш.-В.Ланглуа та Ш.Сеньобоса до історичних пам'яток („слідів”) як до єдиних критеріїв у процесі відтворення історичної картини, що відбилося в їхній відомій формулі - „історія пишеться за документами, якщо ж немає, то немає й історії”. Крім рукописних історичних документів (манускриптів), вони підкреслювали наявність „новітніх” (друкованих) документів і так званих „речових” документів: творів архітектури, скульптури, живопису, всіляких речей (зброї, одягу, начиння, монет, медалей тощо). І хоча ця позиція була у подальшому критикована, зокрема, представниками школи „Анналів”, між тим, на думку О.М.Медушевської, вона отримала певне продовження у ще більш широкому трактуванні фундаментального для історичної науки поняття „документ” Ш.Самараном (зробленого у вступній статті до колективної праці „Історія та її методи”, виданій у Парижі 1961 р.), де воно фактично ідентифіковане з поняттям „джерело”. У даній інтерпретації і справді, зазначає вона, формула „історія створюється за документами” зберігає своє значення [7]. Між тим, здається, розуміння поняття „документ” як будь-якої історичної пам'ятки - це чи не найбільш екстремальне його трактування, хоча підсвідоме воно продовжує тяжіти над сучасними джерелознавцями у світлі їхнього інноваційного підходу до аналізу процесу „отримання соціальної інформації” з історичних джерел як продуктів певних епох з „особливим інформаційним полем”. Такі думки співзвучні з обґрунтуванням сучасних концепцій так званої „соціальної інформатики”, зокрема в роботах А.Д-Урсула, хоча і раніше спорідненість досліджень інформаційних процесів в історичному джерелознавстві та інформатиці відзначалася, наприклад, в монографії В.В.Фарсобіна.

В історичному джерелознавстві, до речі, також існують два близькі поняття - „документальні писемні джерела” та „документальні пам'ятки”. І якщо перше є класифікаційним поняттям на противагу оповідним писемним джерелам, то друге являє собою об'єднання різних писемних джерел. У XX ст. дипломатика в позиціях деяких вчених зберігає свої ознаки синкретичності в площині об'єкта дослідження, оскільки вона, на їхню думку, вивчає всю „документальну писемність”. Такі думки висловлювали у 1920-30-х рр. і деякі радянські дослідники, вони поширені і сьогодні в ряді країн Заходу. Це ілюструє текст еталонних таблиць Універсальної десяткової класифікації (УДК), де дипломатика визначена як наука, що „критично вивчає внутрішні характеристики, стиль та форми документів”.

Безперечно, багато чого залежить від того, який зміст мають у даному разі поняття „документ”, „документальна писемність”. Найпоширеніша версія об'єкта дипломатики - це документ у значенні „акт”, „історичний акт”. Але трактування поняття „акт” теж неоднозначне [19].

Як правило, акти розуміють як юридично оформлені документи. В статті, опублікованій 1974 р., український вчений О.А.Купчинський відзначає, що в центрі уваги дипломатики як науки знаходяться зовнішні та внутрішні ознаки актів, причому до зовнішніх ознак він також включає знаряддя. письма, письмо та інші графічні знаки документа, художнє оздоблення, засоби засвідчення, тобто ті характеристики, що складають об'єкт дослідження палеографії та сфрагістики.

С.М.Каштанов визначає об'єкт дипломатики як акти правового характеру, що утворюють такі три групи: публічно-правові, публічно- приватні та приватні, хоча і зауважує, що під час розширеного трактування об'єкта дипломатики сюди можна додати ще деякі групи документів, зокрема, справочинні, приватно-публічні й приватні листи. Вітчизняний дослідник В.Й.Горобець в оригінальній класифікації українських актів XVIII ст., крім приватної виокремлює клас офіційної службової документації, який складає урядово-адміністративна, процесуально-юридична та канцелярська документація. Певні асоціативні зв'язки між дипломатикою і документознавством складаються впродовж першої половини XX ст., коли саме починає поширюватись термін „документознавство” і яким позначається не наукова дисципліна, а певна абстрактна сукупність знань про документальні пам'ятки і засоби отримання цих знань. Так, у 1930-50-х рр. „документознавство” виступає як умовний синонім дипломатики, останню називають галуззю спеціального документознавства. Іншою екстремальною точкою зору в історичній науці XX ст. щодо розуміння поняття „документ” є трактування його тільки як офіційного документа [17].

Остання позиція стала вихідною для остаточного розмежування двох груп дисциплін, що вивчали „документи” та „книги” і сутність якого випливала не тільки із спеціалізованого архівного та бібліотечного зберігання, а й з особливостей цих об'єктів як засобів комунікації та джерел інформації: „документи” - це першоджерела знань; „книги” - засіб розповсюдження знань. Значною мірою такі погляди були переважаючими в теорії справочинства - основній галузі знань, що розробляла норми підготовки та обігу офіційних (управлінських) документів, і спорідненій з нею галузі історичної науки - архівознавстві.

Саме у межах радянського архівознавства з теорії справочинства зароджується наукова дисципліна з назвою „документознавство” [3, с. 25]. У 1940-х рр. у Московському історико-архівному інституті і К.Г.Мітяєвим викладався навчальний курс „Теорія і практика архівної справи”, розділом якого було „Загальне документознавство”. Проблемну орієнтацію розділу він визначав як вивчення історії документальних матеріалів й норм, що відносяться до них, а у змісті подає історію справочинства і характеристику видів документації різних історичних періодів. У подальшому історичний аспект дослідження документів тут хоча і залишається, але він все більше поступається вивченню самої технології справочинства, яке, за словами цього дослідника, все більше стали розуміти як історично утворені системи документування та документаційного забезпечення окремих видів діяльності державних та громадських інститутів [3].

Отже, поступово вивчення документів та систем документування, розпочате в, архівознавчому аспекті, стало виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну з назвою „документознавство”.

РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ ПРОЦЕСУ СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТУ

2.1 Вимоги до змісту й оформлення документів

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів [9].

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов'язкові реквізити. Термін "реквізити" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне". Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

назва документа (форми);

дата і місце складання;

назва підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції;

одиниця виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити;

ідентифікаційний код підприємства чи особи;

номер документа;

підстава для здійснення операції;

дані про документ, що засвідчує особу;

інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій. До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм;

у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;

забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові, В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережено підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;

у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим зазначенням номера;

відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копи та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення [14].

Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

2.2 Документування інформації і створення документів

Документування - це запис інформації на різних носіях за встановленими правилами. При цьому з терміном "документування" безпосередньо зв'язане поняття "документ".

Документ є результатом документування й визначається як зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носієм при цьому може виступати будь-який матеріальний об'єкт, використовуваний для закріплення й зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному виді. У наш час як носій використовується папір, поряд з якою також широко застосовуються магнітні носії, що дозволяють використовувати для документування комп'ютерну техніку [19].

При документуванні необхідно пам'ятати, що даний процес запису інформації на папері або іншому носії є строго регламентованим, що у свою чергу, забезпечує юридичну силу документа.

Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, повідомлювана йому чинним законодавством, компетенцією його органа, що видав, і встановленим порядком оформлення.

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів - обов'язкових елементів оформлення офіційного документа.

При підготовці документа звичайно спочатку створюють його проект, що проходить процедуру редагування й узгодження. Проекти готуються на стандартних аркушах паперу. Після узгодження проекту документа всіма зацікавленими особами документ остаточно оформляється й підписується. При цьому більшість організаційно-розпорядницьких документів: листа, довідки, протоколи, накази, розпорядження, положення, інструкції й т.д. - повинні проходити процедуру остаточного оформлення на бланках документів.

Бланк документа - це набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа, або інакше кажучи, можна сказати, що бланк документа являє собою лист паперу стандартного формату, на якому різними технічними засобами нанесені реквізити, що містять постійну для даного виду документа інформацію [4].

Існує кілька способів виготовлення бланків документів: типографський друк, застосування засобів оперативної поліграфії або комп'ютерної техніки безпосередньо при виготовленні документа.

2.3 Процес створення документа

Отже, створення документа - один з найважливіших етапів його опрацювання. Правильний підхід до виконання цього етапу полегшує створення документа та його подальше опрацювання [6].

Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання всіх документів у суб'єкті. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.

З використанням ЕОМ, коли інформація, яка знаходиться в документах, закладається в пам'ять машини, коли стало можливим швидко отримати будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш виправданим стало поняття інформаційно-документаційного забезпечення управління, яке включає всю сукупність процесів з одержання, опрацювання, зберігання та видачі споживачеві інформації та документів як її носіїв.

В тих суб'єктах, де ще не використовують ЕОМ, необхідно виконувати весь комплекс робіт як щодо складання документів, так і щодо робіт з готовими документами, отриманими ззовні: одержання, розподіл, реєстрація, постачання, контроль за виконанням, довідкова робота, формування та зберігання справ, доархівне опрацювання документів. У випадках використання ЕОМ технологічна послідовність змінюється, оскільки є можливість мати справу як з документом в цілому, так із будь-якою його частиною.

Вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки.для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ -об'єкт праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків, зростання обсягів документаційної інформації [13].

Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу використовують на складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60 %, а в окремих випадках - до 80 % їх робочого часу. Для значної частини працівників сфери управління, таких, як статисти, економісти, бухгалтери, секретарі, оператори та ін., робота з документами та їх аналіз, опрацювання інформації в них становлять основний зміст роботи. Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.

Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства, затверджена Кабінетом Міністрів України.

Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату: уніфікація і стандартизація документів; раціональна організація обігу документів і зберігання документів; економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством; автоматизація та механізація праці управлінців. У 1973 році, коли ЄДСД була створена, тільки починалось впровадження EOT, тому основні положення ЄДСД базувались в основному на механізації процесів складання і оформлення документів. Впровадження ЄДСД дозволило досягнути певної однорідності в організації діловодства в країні. В рамках ЄДСД були розроблені перші стандарти на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Основні положення ЄДСД і ГОСТи на УСОРД стали головними нормативно-методичними документами, на підставі яких організовувалось і удосконалювалось документаційне обслуговування в СРСР в 70-80 pp. XX ст. Впровадження ЄДСД в апаратах міністерств і відомств не тільки дозволило привести документаційне обслуговування у відносну однорідність в галузі, але й створило передумови для переходу до активного впровадження АСУ.

Впровадження EOT в управлінні, в свою чергу, вимагає переробки основних положень ЄДСД з урахуванням змін технологій складання і опрацювання документів.

У наш час підготовлена і діє як нормативно-методичний документ нова редакція ЄДСД, яка отримала назву Державної системи документаційного забезпечення управління (ДСДЗУ). Ця система базується вже на ЕОМ, але водночас враховує і можливості традиційного ручного опрацювання документів.

РОЗДІЛ 3. АВТОМАТИЗАЦІЯ СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТА

документ інформація діловий

Важливим методологічним принципом організації автоматизованої обробки інформації є машинне формування первинних даних з одночасним формуванням їх на машинному носії. Відомо, що бухгалтерський облік як функція управління включає в себе безперервне і взаємозв'язане спостереження (сприйняття, збирання), реєстрацію, нагромадження і зберігання первинних фактів господарської діяльності підприємства з метою подальшої їх систематизації та обґрунтування у вигляді облікових показників, що відображують кількісну оцінку та якісну характеристику конкретних економічних явищ (процесів) [15].

Первинний облік - це початкова стадія облікового процесу. Вимоги, що висуваються до змісту та порядку реєстрації інформації в первинних документах, визначають вимоги до тих прийомів, якими реалізується функціональне призначення первинного обліку. Під час формування первинних документів в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу слід додержувати таких умов: відображення первинної інформації на машиночитаному носії; надання машиночитаному носію юридичної сили первинного документа; забезпечення можливості подальшого використання (обробки і зберігання) первинної інформації; забезпечення вірогідності первинної інформації та надійності роботи системи; використання сучасних засобів формування первинних даних.

Інформація, що формується у процесі первинного обліку господарських операцій підприємства, у бухгалтерському обліку систематизується й об'єднується за відповідними обліковими показниками. Необхідністю підготовки первинної облікової інформації для систематизації та узагальнення зумовлюються певні вимоги як до самої інформації, так і до процесу її збору та реєстрації. Конкретний зміст таких вимог залежить від застосовуваних відповідних засобів обробки інформації. Якість подальшої обробки інформації залежить здебільшого від того, чи вистачає даних для формування необхідної інформації (облікових показників) і чи доступна форма їх подання для сприйняття.