Основные понятия делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности человека направленное на разработку бланков, на создание документов, работу с документами, хранение или их уничтожение.

Документ - это объект содержащий информацию. - это зафексированая на материальном носителе информация с реквизитами, с помощью которых можно её идентифицировать.

Информация - сведения о ком-либо и о чем-либо.

Документирование - это записать информацию на различных носителях по установленным нормам и правилам для оформления документа.

Организация работы с документами - это обеспечение создания и движения документов в аппарате управления их использования в справочных целях и хранения.

Документооборот - движение документа в организации с момента их создания до уничтожения.

Технология работы с документами.

1. Получение документа и его рассмотрение.

2. Рассмотрение и распределение.

3. Регистрация документа.

4. Назначается исполнитель и контролёр.

5. Информационно - справочные работы.

6. Исполнение документа.

7. Отправка документа в архив.

8. систематизация и текущее хранение документа.

Регистрация - означает запись учётных данных о документе по установленной форме фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Исполнение и контроль - это совокупность действий обеспечивающих их своевременное явление.

Систематизация - это сгрупировывания исполненных документов соответственно с номемклотурой дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел с указанием срока их хранения и оформленных по установленным нормам.

Реквизит документа - это обязательный элемент составления документа.

Функции документов:

1. Информационная (любой документ содержит в себе определённую информацию).

2. Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя).

3. Юридическая (только с помощью документа имеющего юридическую силу можно решать определённые вопросы и задачи).

4. Коммуникативная (обеспечивает внешние связи организаций).

5. Организационная (обеспечивает воздействия на коллектив с целью организации их деятельности).

Система документации - это совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определённой сфере человеческой деятельности.

Стандартизация - это наука о правилах оформлении документов, устанавливающая и использующая стандарты.

Стандарт - это эталон, модель являющийся исходным для сопоставления с ним аналогичных документов. - это нормативно - технический документ устанавливающий комплекс норм и правил в оформлении и составлении документации и утверждается соответствующим компетентным органом в РФ деятельность по стандартизации, координируются гос. Органами стандартизации.

1. Типизация - этот метод используется для создания типовых форм документов, на основании их создаются определённые документы.

2. Унификация - это сведения чего-либо к единой системе, форме и единообразию.

Унифицированная система документации - это рационально организованный комплекс документов, связанных по единым условиям и правилам.

Организационно - распорядительные документы(ОРД):

1. Организационные (организационно - правовые).

2. Распорядительные

3. Информационно - справочные.

Функции организационно - правовых документов:

1. Создание организации, выбор её организационно-правовой формы и установления её структуры.

2. Определение штатной численности и состава организации.

3. Регламентирование деятельности структурных подразделений и работников.

4. Формирование совещательных органов управления.

5. Регламентирование деятельности аппарата управления.

6. Лицензирование деятельности.

7. Установление режима работы и системы охраны.

8. Организация труда работников и оценка их труда.

9. Реорганизация.

10. ликвидация организации.

1. ОРД определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любой организации и обладают высшей юридической силой.

2. Распорядительные документы - это документы, требующие обязательного исполнения, они дисциплинируют работников и персонал организации. Основное назначение этих документов - регулирование деятельности предприятия. К ним относятся: приказы, распоряжение, постановления, решения, указания.

3. Информативно - справочная документация - сообщает сведения, побуждающие принимать определённые решения, т.е. инициирует управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ действий. К ним относятся: акты, справки, докладные записки, деловые письма, протоколы, объяснительные записки, заявления, телеграммы, факсы, телефаксы, телефонограммы, сводки, заключения, перечни.

деловодство распорядительный документ бланк

Размещено на Allbest.ru