Поняття "середовище організації": сутність, характерні риси та особливості

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Чернівецький національний університет імені Ю. Федьковича

РЕФЕРАТ

на тему:

«Поняття «середовище організації»: сутність, характерні риси та особливості»

Підготував

Студент 401-к групи

Попович Ігор

Чернівці - 2010

ЗМІСТ

Вступ

1 Поняття «середовище організації»

2 Внутрішнє та зовнішнє середовище організації

3 Внутрішнє та зовнішнє середовища підприємства, як об'єкти вивчення менеджменту

Висновки

Література

ВСТУП

Згідно зі системним підходом до управління кожна організація - це відкрита система, цілісність і життєздатність якої забезпечується завдяки елементам, з яких вона формується. Сукупність цих елементів становить внутрішнє середовище організації. Його проектування і створення відбувається з огляду на специфіку діяльності організації, кола споживачів, ринкової кон'юнктури, умов господарювання тощо. Система менеджменту при формуванні внутрішнього середовища організації має забезпечити відповідність характеристик його найважливіших складових умовам зовнішнього середовища, в яких організація функціонує.

Успіх організації залежить не лише від досконалості її внутрішнього середовища, а й від зовнішніх щодо організації сил. Вони прямо чи опосередковано впливають на її діяльність, ускладнюючи її чи відкриваючи перед нею нові можливості. Тому необхідний всебічний і ретельний аналіз характеру впливу зовнішніх сил на організацію, що дасть змогу приймати такі управлінські рішення, які поліпшуватимуть конкурентні позиції організації, забезпечуватимуть її ефективне функціонування та розвиток.

1 ПОНЯТТЯ «СЕРЕДОВИЩЕ ОРГАНІЗАЦІЇ»

Організація - це форма об'єднання людей з метою досягнення певних цілей на засадах поза особистих стосунків.

Основними видами організацій є формальні та неформальні організації.

Формальні організації - це групи людей, які створені на вимогу керівництва для проведення певного технологічного процесу.

Неформальні організації - це непередбачено утворені групи людей, які вступають у постійні взаємодії для досягнення відповідної цілі.

Основною причиною виникнення неформальних організацій є результат соціальної взаємодії людей. Вони завжди виникають після утворення формальних організацій.

Неформальні організації характеризуються соціальним контролем, опором до змін і появою лідера.

Соціальний контроль - це контроль за своїми членами неформальної організації шляхом встановлення групового еталона поведінки, одягу, видів робіт тощо.

Опір до змін - це небажання членів неформальної організації проводити реорганізацію, упроваджувати нові технології та інше.

середовище організація зовнішній внутрішній

Рисунок - Поняття середовища організації

Поява неформальних лідерів - це визнання членами неформальної організації свого керівника. Визнані колективом людей керівники або лідери діють без підтримки зверху.

Середовище організації - це сукупність певних обставин і факторів як у середині організації, так і навколо неї, що впливають на прийняття рішень.

Організація постійно перебуває під постійним тиском окремих ланок зовнішнього та внутрішнього середовища.

Організація становить взаємодію таких основних елементів, як цілі, структури, завдання, технології, люди, а також оточення - політичне, економічне, культурне, ринкове, до якого вона повинна пристосуватися.

2 ВНУТРІШНЄ ТА ЗОВНІШНЄ СЕРЕДОВИЩЕ ОРГАНІЗАЦІЇ

Внутрішнє середовище організації визначається внутрішніми змінними, тобто ситуаційними факторами всередині організації. Внутрішнє середовище, де працюють менеджери, містить в собі корпоративну культуру, організаційну структуру, технологію виробництва, всі будинки та споруди, які належать організації, машини та обладнання. Найбільш вагомим фактором внутрішнього середовища є корпоративна культура. Внутрішня культура повинна відповідати вимогам як зовнішнього середовища, так і стратегії фірми.

Культуру можна визначити як набір базових цінностей, переконань, різних угод і норм, які поділяються всіма членами організації. Це свого роду система загальних цінностей і припущень про те, що і як робиться на фірмі. Усвідомлення культурних традицій дозволяє новим членам організації правильно мислити, відчувати, розуміти оточуючих. Зазвичай виділяють три рівні корпоративної культури. Самий верхній, поверховий рівень складають видимі об'єкти: манера одягатися, правила поведінки, фізичні символи, організаційні церемонії, розміщення офісів. Все це можна побачити, почути або зрозуміти, спостерігаючи за поведінкою інших членів організації.

Другий рівень - це загальні цінності й переконання, які свідомо розділяють і культивують члени організації. Це проявляється в їхніх розповідях, мові, символах, які використовуються. Деякі цінності укорінюються в корпоративній культурі настільки глибоко, що співробітники просто перестають їх помічати. Ці базові, основоположні припущення та переконання і є суттю корпоративної культури. Саме вони керують поведінкою та рішеннями людей на підсвідомому рівні. Культура багатьох організацій ґрунтується на припущенні про те, що кожен індивід намагається на високому рівні виконувати доручені йому обов'язки. В таких організаціях співробітники мають більшу свободу і більшу відповідальність, колеги довіряють один одному і працюють спільно.

Американські економісти Мескон М., Альберт М. та Хедоурі Ф. виділяють такі основні внутрішні змінні в будь-якій організації, як цілі, структура, завдання, технологія та люди (працівники)

Цілі - це конкретний кінцевий стан або очікуваний результат, якого намагається досягнути група працюючих разом. Існує значний різновид цілей залежно від характеру організацій.

Структура - це логічні взаємовідносини рівнів управління та видів робіт, які дозволяють найбільш ефективно досягти цілей організації.

Завдання - це види робіт, які необхідно виконати певним способом та в обумовлений термін. Це робота з предметами праці, знаряддями праці, інформацією та людьми.

Технологій - це засіб перетворення вхідних елементів (матеріалів, обладнання, сировини) у вихідні (продукт, виріб). Історично технологія формувалася в процесі трьох переворотів: промислової революції, стандартизації, механізації та автоматизації із застосуванням конвеєрних складальних систем. Британська дослідниця управління Джоан Вудворд поділила технологію на три категорії:

- одиничне, дрібносерійне або індивідуальне виробництво;

- масове або велико серійне виробництво;

- технології безперервного виробництва.

Згідно з підходом американського соціолога Джеймса Томпсона, можна виділити

- багатоланкові технології (наприклад, складання автомобіля);

- посередницькі технології (наприклад, банківська справа) - це посередницька технологія, яка пов'язує вкладників і тих, хто бере займи в банку;

- інтенсивні технології характеризуються застосуванням спеціальних прийомів, навичок або послуг (наприклад, монтаж кінофільму).

В Україні виділяють індивідуальні, дрібносерійні, серійні, велико серійні, масові та масово поточні технології.

Люди - найважливіший ситуаційний фактор організації. Його роль визначається здібностями, обдарованістю, потребами, знаннями, поведінкою, ставленням до праці, позицією, розумінням цінностей, оточенням, наявністю якостей лідера.

Внутрішні змінні, взаємопов'язані між собою, утворюють системну модель.

Внутрішнє середовище організації представлено функціональними сферами, які є загальними для всіх типів організації.

Кадрова функція - це забезпечення виробничої та інших сфер людськими ресурсами (найом, підготовка та перепідготовка). Виконання всіх управлінських дій, які пов'язані з соціальною сферою: оплата, добробут і умови найму.

Фінанси та бухгалтерський облік - це грошові аспекти бізнесу, в т. ч. управління засобами (витрати, зміна грошової маси). Бухгалтерський облік - збір, обробка та аналіз фінансових даних.

Забезпечення ресурсами - здійснення та удосконалення системи матеріально-технічного забезпечення організації матеріалами, напівфабрикатами, машинами та енергетичними ресурсами.

Виробнича функція - забезпечення функціонування виробничого процесу в залежності від мети виробничої функції. Прийняття рішень у сфері технологій, організації, календарного планування, виробництва, а також контролю якості (всі ці багато чисельні завдання входять в оперативно-виробниче управління).

Функція розвитку продукту та процесу виробництва - це організація проведення досліджень і розвитку процесів, розробка високих технологій, комп'ютеризація (удосконалення організації процесів). Вивчення довготермінової динаміки розвитку продукту, як основного фактора конкуренції на ринку, здійснення інноваційної політики фірми.

Функція розвитку матеріально-технічного забезпечення виробництва - це розвиток інструментального господарства, ремонтних служб та служб технічного оснащення з метою забезпечення раціональних термінів фізичного та морального зносу технічних систем.

Маркетинг - це особливий вид діяльності з прогнозування, здійснення, виявлення та задоволення бажань споживача. Виконання цих функцій для однієї організації називають мікро маркетингом, у цілому для суспільства - макромаркетингом. При вивченні поведінки покупців варто враховувати їх соціальні, психологічні, культурні, освітянські, вікові та інші фактори. Вони визначають необхідність створення продукту, проблему пошуку інформації про нього, оцінку альтернатив, приймають рішення про покупку продукту та оцінюють його якість при експлуатації.

Зовнішнє організаційне середовище містить елементи, які знаходяться за межами організації, але мають на неї суттєвий вплив. Це конкуренти, ресурси, технології та економічні умови. Зовнішнє середовище організації ділять на два рівні: загальне середовище та середовище завдань.

Загальне середовище - це елементи, які мають опосередкований вплив на діяльність організації. Вони вмішують в собі соціальні, демографічні та економічні фактори, які однаково впливають на всі організації (збільшення темпів інфляції, зростання числа сімей, в яких працюють чоловік і жінка). Зовнішні фактори - це в основному неконтрольовані сили, які мають вплив на рішення менеджерів та їх дії і, в кінцевому підсумку, на внутрішню структуру і процеси в організації.

Зовнішній вплив на організацію можна представити як сукупність трьох основних сфер: віддаленого, промислового і оперативного впливу.

Віддалений вплив складається із серії факторів, які беруть початок за межами фірми , як правило, незалежні від внутрішньої ситуації, яка склалася в організації. До віддаленого впливу належать: екологічний, економічний, політико-правовий, соціально-культурний, демографічний і технологічний впливи. До виробничого впливу відносять: виробничу структуру, суперництво між конкурентами, вхідні та вихідні бар'єри, загроза появи товарів-замінників, вплив поставщиків та вплив споживачів.

До операційного оточення відносять конкурентну позицію, образ споживача, ринок робочої сили, інтереси посередників, відношення поставників і кредиторів.

Нагадаємо, що зовнішнє середовище організації - це сили, зовнішні стосовно до організації, які впливають на її результативність.

Функціональні сфери зовнішнього середовища такі:

- соціальне середовище. Зростання населення, розвиток культури, освіти визначають характер зростаючого потенційного ринку; вимірювання потреби в кількості і якості благ, які споживаються (продуктів, житла, комфорту), зміна стилю життя призводить до трансформації понять зайнятості та відпочинку, здорового способу життя, комфорту житла, а все разом - мотивація для зміни виробництва благ і послуг;

- правове середовище. Всі бізнес-організації працюють в юридичних рамках, норми права регулюють поведінку бізнес-організацій і вирішують спори, конфлікти між ними і суспільством у цілому. Тому розвиваються закони, контрактне право, захист споживачів тощо;

- державне середовище. Держава в економіці може відігравати три різні ролі: невтручання держави в процеси економіки (вільний ринок); радикальне втручання в економіку (соціалізм і комунізм); прагматичне втручання, тобто узгодження політичних поглядів, індивідуальної ініціативи, прибуткової мотивації, ринкових сил (ринок, що регулюється);

- політичне середовище. Внутрішній ринок знаходиться під впливом політичних подій і рішень, аналогічно цьому політичні фактори можуть впливати на операції в сфері міжнародного бізнесу;

- технологічне середовище. Динаміка попиту і пропозиції на ринку праці, ресурсів і фінансів впливає на темпи інноваційних процесів у технології. Сили конкуренції стимулюють процес розвитку технологій;

- економічне середовище. Процеси виробництва продукції та послуг завжди знаходяться в конкретному зв'язку з економічним середовищем: рівнем зайнятості, платіжним балансом, темпами економічного росту;

- ресурсне середовище. Економісти вважають, що ресурси, які споживаються людством, завжди обмежені. Цей принцип можна вважати правильним, якщо мова йде про ресурсі:, які не вимагають глибокої переробки. У ви падку, якщо використовуються високі технології і ресурсами є квазічастинки та компоненти енергії, то можна стверджувати, що ресурси на землі необмежені. Проблемою виробництва є інший аспект: навчитися отримувати необмежену кількість ресурсів, не порушуючи при цьому стійкості та рівноваги параметрів навколишнього середовища, які визначають тривалість перебування людства на землі.

3 ВНУТРІШНЄ ТА ЗОВНІШНЄ СЕРЕДОВИЩА ПІДПРИЄМСТВА, ЯК ОБ'ЄКТИ ВИВЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУ

Найважливіша характеристика організації - її взаємо зв'язок із зовнішнім середовищем. Жодна організація не може існувати сама по собі. Вони повністю залежать від навколишнього світу, від зовнішнього середовища відносно як своїх ресурсів так і споживачів, користувачів тими результатами, яких вона намагається досягти.

Термін «Зовнішнє середовище» включає економічні умови, споживачів, профспілки, урядові акті, законодавство, конкурентні організації, систему цінностей у суспільстві, громадську думку, техніку те технологію і інші фактори. Ці взаємозв'язані фактори чинять вплив на все, зо відбувається всередині організації. Наприклад, введення нової автоматичної технології може забезпечити організації переваги в конкуренції. Але, щоб використати цю нову технологію, організація вимушена шукати людей із певними навичками, а також із певними поглядами. Знайти потрібних фахівців буває досить складно. Якщо економічна кон'єктура підвищується та якщо існує конкуренція на ринку таких спеціалістів, організація може бути вимушена підняти заробітну плату, щоб заохотити цих спеціалістів до роботи. У процесі найму робітників, організація повинна дотримуватися державного законодавства, яке забороняє дискримінацію за віком, статтю, расою. Всі ці фактори постійно змінюються.

З кожним роком керівництво вимушене враховувати все більшу кількість зовнішнього середовища, які набувають глобального характеру. Організації повністю залежать від навколишнього середовища, яке, як правило, знаходиться поза впливом менеджера (керівника).

Сьогоднішні зміни в зовнішньому світі примусили звернути на зовнішнє середовище ще більшу увагу, ніж коли - не будь. Навіть якщо б зміни ці не були б настільки важливими, керівникам все одно б прийшлося враховувати середовище, оскільки організація як відкрита система залежить від зовнішнього світу у відношенні поставок ресурсів, енергії, кадрів, а також споживачів. Оскільки від керівництва залежить виживання організації, менеджер повинен вміти виявляти істотні факти в оточенні, які впливають на його організацію. Більш того, він повинен запропонувати слушні способи реагування на зовнішні впливи.

Щоб вижити та зберегти ефективність, організації змушені пристосовуватись до свого середовища, щоб у світі швидких змін, де виживають лише пристосовані, його організація не опинилася серед числа зниклих. Позиції управління всередині організації в основному визначаються тим призначенням і тією роллю, які закликана реалізувати дана організація. У внутрішньо організаційному житті управління виграє роль координаційного початку, який формує та приводить у рух ресурси організації для досягнення нею своїх цілей. Менеджмент формує та змінює, коли це необхідно, внутрішнє середовище організації, яке представляє собою органічне поєднання таких складових, як структура, кадри, організаційна культура, та здійснює управління функціональними процесами, що проходять в організації.

Внутрішньо організаційні процеси, які формуються і направляються менеджментом, включають в себе три основні під процеси: координація, прийняття рішень, комунікації.

Технологія, що включає в себе технічні засоби та способи їх комбінування і використання для отримання кінченого продукту, є предметом пильної уваги зі сторони менеджменту. Управління повинно вирішувати питання технологій та здійснення їх найбільш ефективного використання. В сучасних умовах менеджмент не повинен дивитися на технології тільки з точки зору підвищення продуктивності та ефективності. Дуже важливо врахувати те, як нові технології можуть вплинути на клімат всередині організації, як вони можуть подіяти на її „організм”.

Кадри являються основою будь-якої організації. Менеджмент формує кадри, встановлює систему відносин між ними, включає їх в процес спільної роботи, сприяє їх розвитку, навчанню та просуненню по роботі. Люди, які працюють в організації, дуже відрізняються один від одного по багатьох параметрах: стать, освіта, вік, національність, сімейне положення та ін. В зв'язку з цим менеджмент повинен будувати свою роботу з кадрами таким чином, щоб сприяти розвитку позитивних результатів в поведінці та діяльності кожної окремої людини та намагатися усунути негативні наслідки його дій.

Організаційна культура здійснює сильний вплив як на її внутрішнє життя, так і на її положення у зовнішньому середовищі. Організаційна культура складається з стійких норм, уявлень, принципів та вірувань відносно того, як дана організація повинна і може реагувати на зовнішній вплив, як слід вести себе в організації, який смисл функціонування організації та ін. Носіями організаційної культури є люди, але виробляється вона та формується в значній мірі менеджментом, зокрема, вищим керівництвом. Організаційна культура може відігравати велику роль у мобілізації всіх ресурсів організації на досягнення її цілей. Але й також може являтися потужним гальмом на шляху досягнення цілей, в особливості якщо для цього знадобиться проведення змін. Тому менеджмент приділяє велику увагу рішенню питань формування, підтримки та розвитку організаційної культури.

Ми розглянули основні змінні внутрішнього середовища організації як об'єкта вивчення менеджменту. Тепер розглянемо його другий об'єкт зовнішнє середовище.

Не існує ні однієї організації, яка не мала б зовнішнього оточення, та не знаходилась б з ним у стані постійної взаємодії. Люба організація потребує регулярного отримання з зовнішнього середовища вихідних продуктів для забезпечення своєї життєдіяльності. При цьому кожна організація повинна віддавати що-небудь у зовнішнє середовище в якості компенсації за її існування. Як тільки зв'язки з зовнішнім середовищем обриваються, організація гине. В останній час в зв'язку з посиленням та ускладненням конкуренції, а також різким прискоренням процесів змін в оточуючому середовищі організації все в більшій мірі змушені приділяти увагу питанням взаємодії з оточенням, все в більшій мірі розвивати здібності адаптації до змін зовнішнього середовища.

Ключову роль у виробленні та проведенні політики взаємодії організації з оточенням відіграє менеджмент, особливо його верхній рівень. Питання довгострокової стратегії взаємодії організації із середовищем постають головне місце у побудові всіх процесів управління. Менеджмент вже не займається тільки внутрішніми питаннями організації. В рівний, а можливо і в більшій мірі його погляд спрямовується за межі організації. Менеджмент намагається будувати ефективну взаємодію організації з оточенням не тільки шляхом впливу на процеси, які відбуваються в організації, але й шляхом впливу на оточуюче середовище. Стратегічне управління, яке вирішує ці задачі, висувається на перший план у комплексі процесів управління організацією.

Зовнішня оточення організації, стан взаємодії з яким визначається переважно якістю управління нею, можна представити у вигляді двох сфер. Перша сфера - це спільне зовнішнє оточення організації ( або середовище непрямого впливу). Дане зовнішнє оточення відображає стан суспільства, його економіки, природного середовища та не пов'язане безпосередньо з конкретною організацією. Загальне зовнішнє оточення є більш чи менш однакове для переважної більшості організацій. Друга сфера - це так зване безпосереднє ділове оточення організації (або середовище прямого впливу). Це оточення формує такі суб'єкти середовища, які безпосередньо зв'язані чи безпосередньо впливають на діяльність даної конкретної організації. При цьому важливо підкреслити, що й організація в свою чергу може безпосередньо впливати на них.

Загальне зовнішнє оточення формується під впливом політичних, правових, соціально-культурних, економічних, технологічних, національних, та міжнародних процесів, а також процесом природокористування

Безпосереднє ділове оточення організації створюють покупці, постачальники, конкуренти, ділові партнери, а також регулюючі служби та такі організації, як адміністративні органи, ділові об'єднання і асоціації, профсоюзи та ін.

ВИСНОВОК

Взаємозв'язок факторів зовнішнього та внутрішнього середовища визначають діяльність підприємства, організації, формують його прибутковість, ефективність його діяльності.

Внутрішнє середовище взагалі визначає діяльність підприємства. Воно визначає який продукт буде виготовлятися, як саме він буде виготовлятися, за допомогою яких матеріалів та технологій; визначає роботу персоналу підприємства, організацію управління цим підприємством та виробництвом. Внутрішнє середовище має велике значення в формуванні діяльності підприємства.

Зовнішнє середовище, можна сказати, має регулюючий вплив на діяльність підприємства. Економічний стан держави, законодавча база, міжнародне положення не може визначити те, як само необхідно виготовляти програмне забезпечення, яку саме технологію необхідно застосовувати, як відноситися до своїх замовників, як будувати відносини з працівниками. Все це визначає внутрішнє середовище. Зовнішнє ж середовище здійснює нагляд і контроль за діяльністю підприємств, перевіряє відповідність їх діяльності діючому законодавству.

Фактори зовнішнього та внутрішнього середовища відіграють велике значення в діяльності підприємства, але мають різну ступінь впливу. Вони як формують напрямки діяльності так і регулюють здійснення цієї діяльності.

Для визначення майбутньої поведінки організації її керівництву потрібно мати уяву як про внутрішнє, так і про зовнішнє середовища, їх потенціали і тенденції розвитку, а також знати місце своєї організації в середовищі. Тісний зв'язок внутрішнього і зовнішнього середовищ дає змогу організації зменшити негативний вплив їх елементів на себе, а також збільшити свої можливості.

ЛІТЕРАТУРА

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Гардарики,2003. - 528 с.

2. Завадський Й.С. Менеджмент: «Management». - 2-е вид. - К.-Українсько-фінський інститут менеджменту і бізнесу,2004. - Т. 1. - 542 с.

3. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учеб. пособие. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ТОО «Остожье», 1999. - 336 с.

4. Кредісов А.І., Панченко С.Г., Кредісов В.А. Менеджмент для керівників. - К.: Т-во «Знання», КОО,2001. - 556 с.

5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: «Дело» ЛТД, 1994. - 702 с.

6. Шегда А.В.Основы менеджмента: Учебное пособие. - К.: Товариство «Знання», КОО,2005. - 512 с.

Размещено на Allbest.ru