Размещено на http://www.allbest.ru/

Поняття інформації, її властивості та роль у керуванні

План

1. Поняття інформації. Інформаційне забезпечення процесу керування

2. Класифікація інформації

3. Інформаційні характеристики процесу керування

1. Поняття інформації. Інформаційне забезпечення процесу

Інформація, її властивості і роль у керуванні

Будь-які зміни, що відбуваються в природі, у суспільстві, виробництві, є джерелом якихось зведень, знань, що відбивають кількісну і якісну характеристики того або іншого явища, процесу, події. Всі ці зведення в будь-якій формі і будь-якому змісті являють собою інформацію. В даний час існують різні підходи до розуміння інформації. Більшість з них побудовано або на математизації поняття інформації, виділенні її кількісних і якісних характеристик, або на зведення категорії «інформація» у ранг загальфілософської категорії, що відбиває, як і категорія матерії, загальна властивість світу.

Різне розуміння інформації багато в чому обумовлюються спеціалізацією наук, що поглиблюється, кожна з яких має свій об'єкт і предмет дослідження, свої мети розвитку. Це накладає помітний відбиток на трактування тих або інших категорій, використовуваних у цілому ряді наук.

Поняття інформації в соціально-економічних дисциплінах пов'язують з відображенням у свідомості людини навколишнього його світу. Інформація характеризує одну з найважливіших сторін діяльності людини -- пізнання світу. На це звертав увагу засновник кібернетики Н. Вінер.

Інформація в такому її розумінні виступає необхідною умовою трудової діяльності людини, її розвитку. У соціально-економічній системі інформація є засобом комунікації між людьмІ. Цим і визначається її роль у виробництві, здійснення якого було б неможливо без зв'язків, комунікацій.

Відграючи важливу роль у діяльності людини, інформація має велике значення в керування виробництвом. З погляду процесу керування інформацію можна визначити як предмет праці, як сукупність зведень про стан керованих, керуючих систем і зовнішнього середовища. У такому розумінні інформація виступає як основа процесу керування, підготовки, прийняття і реалізації рішення. Процес керування реалізується у виді деякої послідовності рішень, ефективність яких можна перевірити лише на основі одержання інформації про проміжні і кінцеві результати, вірогідно і вчасно відбивають стан і поводження керованих параметрів.

Таким чином, усі стадії й етапи процесу керування пов'язані з переробкою інформації. Організаційно-практична діяльність керівника й апарату керування також багато в чому носить інформаційний характер. Без інформації неможливо визначити мети керування, оцінити ситуацію, сформулювати проблему, прийняти рішення і проконтролювати його виконання.

При організації інформаційних процесів необхідно враховувати властивості інформації, що носять як загальний, так і специфічний характер. Основною властивістю інформації є її здатність бути засобом відображення подій, процесів.

Чим складніше цікавляча нас система, тим з більшого числа елементів вона складається, тим більш склад і обсяг зведень, що її характеризують, тим складніше оцінити стан системІ.ідси вимога потужності і досконалості засобу для збору, передачі, обробки інформації, для того, щоб можна було зрозуміти поводження системи, керувати нею, оцінити її перспективу. У цьому змісті найбільш складними параметрами характеризується сучасне виробництво, завод, об'єднання.

Сучасне підприємство -- складний організм, що містить велике число служб, підрозділів, цехів, складів, і т.д. Виробництво на сучасному заводі характеризується глибиною і складністю зв'язків, високою ступенем поділу праці, динамізмом усіх процесів -- технологічних, економічних, соціальних, організаційних та ін. Діяльність сучасного підприємства складається з величезної сукупності процесів, подій, явищ, кожне з яких є джерелом інформації. При цьому складність керування такими підприємствами обумовлена в більшому ступені ймовірними характеристиками оцінки виробництва в них.

Одним із властивостей інформації виступає багаторазовість її використання. Ця властивість пов'язана зі специфікою її споживання, у процесі якого вона не зникає. Дана властивість висуває вимоги до створення систем не тільки обробки, збереження інформації, але і централізованого використання її працівниками апарату керування.

З моменту виникнення інформація має матеріальний носій. Це може бути документ, графік, звукові хвилі, електричні коливання, електромагнітні хвилі і т.д. Але й у той же час інформація вільна від конкретного носія, тобто ту саму інформацію можна подати в різному виді матеріалізації і, отже, на різних носіях.

Інформація, що відбиває процеси, що відбуваються у виробництві, конкретна й індивідуальна, тобто присуща конкретному верстату, робітнику, процесу, але в той же час структура її така, що вона дозволяє дати суспільну оцінку явищам, подіям, процесам у цілому.

Іноді роль інформації в процесі керування абсолютизує, а сам процес керування розглядають тільки як процес руху або інформації ж як процес її перетворення з вихідної в командну, результуючу.

Процес керування не можна цілком зводити до перетворення інформації. Його зміст набагато багаче. Вплив на людину - не стільки акт передачі їй інформації, скільки дуже важкий соціально-психологічний процес взаємодії людей, що містить такі фактори, які не уміщаються в поняття інформації, - інтереси, борг, дисципліна, воля, авторитет, мораль і ін.

У здійсненні цих актів інформація виступає як засіб впливу. Іноді створюється видимість, що передача інформації і є вплив. Але це лише зовнішня сторона процесу керування. Та сама інформація по-різному діє на різних людей. Адже не тільки інформація робить дію в процесі керування, але і людина впливає на людину, по-різному використовуючи інформацію як основу і засіб впливу в залежності від того, хто або що є об'єктом впливу.

Роль інформації неоднакова для різних етапів або стадій процесу керування. На одних стадіях керування важливий обсяг інформації, її види, структурний склад, можливості одержання додаткової інформації, на інші -- її рух, на третіх -- можливості і терміни її обробки. Так, при визначенні мети керування важливі обсяг інформації, її новизна, цінність, повнота і т.д. Чим більше зведень про сучасні наукові дослідження використано при розробці мети керування, тим объективней формулюється мета, тим значніше вона для процесу керування.

При оцінці ситуації найбільше значення розраховують на інформації, що визначають можливості комплексного і системного підходу до цієї оцінки, а надалі -- до розробки управлінського рішення.

На стадії розробки управлінського рішення й аналітичної діяльності велику роль відіграють можливості обробки відібраної для одержання рішення інформації, що залежать від форми її надання.

При організаційно-практичній діяльності з реалізації рішення найбільшу роль відіграють процеси передачі інформації, швидкість передачі, своєчасність, повнота її надходження й ін.

Роль інформації для процесу керування двояка. З одного боку, постійне збільшення обсягу інформації в міру розвитку виробництва створює труднощі в керуванні. Керуючій системі доводиться переробляти все більше і більше інформації. Встановлено, що залежність обсягу інформації від обсягу виробництва є нелінійною, причому при екстенсивному розвитку виробництва більш високими темпами зростає обсяг інформації, тому що в цьому випадку збільшується число можливих виробничих і господарських зв'язків.

З іншого боку, у міру збільшення обсягу інформації, особливо науково-технічної, збільшуються можливості вдосконалювання керування. Пізнання нових законів і закономірностей тим і коштовно, що воно відкриває нові можливості керування процесами розвитку, приборкання стихійних сил природІ.

Таким чином, зростання обсягу інформації, використовуваної в керуванні, не можна оцінювати односторонньо. Він містить у собі діалектичну єдність труднощів керування і можливостей їхнього успішного подолання.

2 Класифікація інформації, використовуваної в керуванні виробництвом

Класифікація інформації необхідна для комплексного, системного підходу до керування. Класифікація інформації необхідна також для формування й удосконалювання інформаційної системІ. Нарешті, класифікація інформації є найважливішим прийомом аналізу інформаційного забезпечення процесу керування. Класифікувати інформацію можна за різними ознаками, кожна з яких визначає характер використання інформації в процесі керування (рис.1).

1. Інформація може бути диференційована по аспектах керування. За цією ознакою виділяють економічну, організаційну, соціальну, технічну інформацію. Нерідко в практиці керування при розробці рішень недостатньо використовується соціальна інформація, що не завжди має оптимально організовану форму обліку і використання. Це негативне явище в процесі керування. Зустрічаються недоліки, пов'язані з несвоєчасним відновленням економічної й організаційної інформації, що також негативно позначається на роботі.

2. За характером надання інформацію можна підрозділити на візуальну, аудіо- і аудіовізуальну. Розмаїтість форм відображення інформації має велике значення в інформаційному забезпеченні керування. Візуальна інформація, особливо у виді графіків, таблиць, табло і т.д., характеризується підвищеною швидкістю її сприйняття, може одночасно повідомлятися групі людей, сприяє аналітичному характеру сприйняття інформації, показуючи тенденції і залежності і т.д.

Використання наочних форм відображення інформації сприяє удосконаленню інформаційного забезпечення керування.

Аудіоінформація -- это інформація, що сприй є на слух. У сучасних умовах керування дуже важливі форми фіксування і передачі аудіоінформації -- використання звукозапису, одержуваного за допомогою портативних магнітофонів і диктофонів.

Аудіовізуальна форма передачі інформація сполучає в собі інформацію у виді зображення і звуку. Вона відображається за допомогою кіноустановок, телевізійної апаратури, що одержує в даний час велике поширення в процесі керування.

3. За формою надання можна виділити цифрову, буквену і кодовану інформацію. Цифрова інформація, безумовно, відівідіграє важливу роль у процесі керування. Вважається, що цифри більш ємні в інформаційному відношенні, вони вносять точність у надану інформацію. Але в процесі керування неможливо усі звести до цифрових форм надання інформації. Буквена інформація допомагає зрозуміти й оцінити якісні тенденції розвитку керованої системи, змістовні аспекти її стану, що є невід'ємною частиною процесу керування.

Кодована інформація призначена для використання сучасних технічних засобів керування, що допомагають збирати, зберігати, шукати, передавати, обробляти інформацію.

4. За джерелами можна виділити інформацію зовнішню і внутрішню. Тут же можна виділити вхідну і вихідну інформацію, диференціючи за рівнями системи керування.

Класифікація інформації з джерел її виникнення відівідіграє важливу роль у проектуванні інформаційних систем.

5. У процесі керування інформація перетерплює різну обробку, в результаті чого з'являється нова інформація. Якість керування багато в чому залежить від організації збору і фіксування первинної інформації, тому що вона лежить в основі всіх інформаційних потоків, визначає вірогідність і цінність похідної інформації. Протее, в практиці керування нерідкі випадки, коли оформленню первинних документів, фіксуванню первинної, вихідної інформації приділяється мало увагІ. Якщо немає порядку у фіксуванні первинної інформації, то як би строго точно ні розраховувалися надалі всі показники, вони даватимуть перекручене уявлення про стан системІ.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1. Класифікація інформації, яка використовується в керуванні виробництвом

6. Інформація може бути класифікована і за часом активного використання. Тут можна виділити постійну і змінну інформацію. Постійна інформація часто використовується у формі нормативних і регламентаційних актів, довгострокових завдань і ін. Змінна -- це поточна, оперативна інформація, використовувана порівняно невеликий проміжок часу.

Умовно-постійна інформація залишається незмінною або піддається незначним змінам, протягом тривалого проміжку часу і багаторазово використовується для рішення задач керування. Це та інформація, що характеризує склад основних фондів, структурний склад виробленої продукції, технологію її виробництва, ціни і т.д. Часто та сама умовно-постійна інформація використовується для рішення різних задач керування, тому доцільно створювати централізований інформаційний фонд підприємства для задоволення всіх інформаційних потреб усіх користувачів -- працівників апарату керування.

Змінна інформація відбиває властивості і кількісні характеристики разової виробничої операції, Як правило, ця інформація використовується в одному циклі обробки для оперативного керування і регулювання ходу виробництва. Вона «живе» лише незначний проміжок часу, потім «зникає», оновлюється вже з іншим значенням. Отже, для того щоб оперативно керувати виробництвом, необхідно вчасно її вловити, зафіксуватІ.

7. По відношенню інформації до системи керування інформація поділяється на вхідну і вихідну. Інформація, що надходить на об'єкт керування, -- вхідна, від об'єкта керування -- вихідна. У залежності від призначення того або іншого виду інформації пред'являються визначені вимоги до структури вхідної і вихідної інформації, формі її надання (носій), системі кодування, періодичності її надання.

Стосовно операцій обробки , вхідну інформацію розділяють на оброблювану (активну) і необроблювану (пасивну), безпосередньо не використовувану для впливу на об'єкт керування.

Оброблювана інформація зі стадій утворення поділяється на вихідну, котра використовується як основа для проведення різного, роду розрахунків, логічної обробки, і похідну, що виходить у результаті розрахунків. У свою чергу вихідна інформація розділяється на дві групи: первинну і проміжну.

Первинну інформацію одержують у результаті прямого спостереження за ходом виробничого процесу, виконання господарських операцій.

Проміжна інформація може відразу не використовуватися для обробки, а протягом деякого періоду накопичуватися на яких-небудь носіях.

Похідна інформація містить результатну інформацію.

інформація управлінський керування

3. Інформаційні характеристики процесу керування

Інформаційні характеристики процесу керування відбивають роль інформації на різних його етапах і стадіях, форми і характер її використання, вплив інформації на параметри процесу керування.

Такими характеристиками є:

1. Кількість і якість інформації, використовуваної в керуванні, є однією з основних характеристик при оцінці завантаженості працівників апарату керування, а також для визначення продуктивності використовуваних при обробці інформації технічних засобів. Оцінка кількості інформації багато в чому залежить від способів фіксації інформації, застосування різних носіїв. Іноді працівники апарату керування перевантажені інформацією, тобто в наявності інформаційна надмірність, --це ускладнює вироблення ропов'язання. Буває і зворотне, коли працівники апарату керування не мають необхідну інформацію -- випробують інформаційний «голод», тобто рішення доводиться приймати в умовах бракуі необхідної інформації.

2. Повнота інформації, обумовлена як співвідношення необхідної для керування інформації й отриманої.

Кількість необхідної інформації залежить від витрат часу на її збір і передачу. Повнота інформації визначається не взагалі повнотою наших знань за даною проблемою, а можливим і необхідним обсягом інформації в даному процесі керування, щоб витрати на збір і обробку інформації не знижували ефекту від підвищення її повноти, збільшення, обсягу. Це зовсім не означає, що повнота знань не впливає на повноту інформаційного забезпечення-процесу керування. Вона визначає необхідність організаційного й економічного удосконалювання процесу керування. Важливу роль тут відівідіграє і методика розробки управлінського рішення, що впливає на обсяг використовуваної при цьому інформації.

Для оцінки якості інформації використовуються такі її характеристики:

- вірогідність і точність;

- повнота;

- актуальність;

- цінність,

- корисність.

3. Вірогідність і точність інформації характеризують інформаційне забезпечення процесу керування. Всякі зведення лише з визначеним ступенем вірогідності відбивають: реальні події. Чим вище вірогідність інформації, тим більше можливостей для розробки ефективних рішень. У загальному значенні вірогідність інформації -- це комплексне число помилкових символів на визначений обсяг інформаційного повідомлення. Розвиток і широке використання засобів механізації й автоматизації збору й обробки інформації дозволяють фіксувати інформацію на різних носіях, різними способами (датчики, різноманітні реєстратори інформації, машиночитаючі документи і т.д.). Ця інформація має високий рівень вірогідності. Однак вимагаються відповідні засоби і методи для збереження її властивостей до того моменту, як вона буде використана для процесу керування.

Іноді вважають, що вірогідність інформації залежить від суб'єктивних факторів, оскільки саме поняття інформації пов'язане з діяльністю людинІ. Але вірогідність інформаційного забезпечення має й об'єктивні підстави, що залежать від методики і засобів виміру, розрахунку, збору інформації і т.д. Про одну й ту саму подію можна одержати менш достовірну і більш достовірну інформацію в залежності від того, як підійти до її збору й обробкІ.

Актуальність інформації -- важлива характеристика інформаційного забезпечення керування. Вона пов'язана з часом, протягом якого інформація застаріває. В умовах процесів соціально-економічного розвитку, що прискорюються, науково-технічної революції актуальність інформації постійно змінюється. Тому період, протягом якого інформація є актуальною, здобуває неабияке значення в процесі керування. Актуальність інформації залежить від своєчасності її збору, реєстрації, правильного використання її за призначенням. Підтримуючи актуальність інформації, ми тим самим не тільки можемо приймати ефективні рішення за керуванням виробництвом, але і прогнозувати поводження елементів і стан тих або інших процесів на визначену перспективу в керованому об'єкті.

5. Цінність, корисність інформації, використовуваної в процесі керування, також є найважливішою характеристикою його інформаційного забезпечення. Ця характеристика відносна, тому що цінність інформації може бути різною і щодо сприймаючих її суб'єктів. От чому не можна строго оцінити або вимірити цінність інформації. І, проте, в практиці керування кожен керівник, розробляючи розв'язання, оцінює отримані зведення. Керівник негативно оцінює інформаційне забезпечення процесу керування, якщо занадто часто до нього надходить марна інформація, що завантажує його зайвою роботою.

6. Щільність інформації -- це її кількість, що міститься у вибраній одиниці носія. Низька щільність інформації при відсутності відповідної техніки обробки збільшує обсяг рутинних робіт у процесі керування, ускладнює процеси збереження і пошуку інформації і тим самим знижує продуктивність управлінської праці. Висока щільність інформації вимагає спеціальних технічних засобів для її використання. Так, наприклад, мікрофільм містить великий обсяг інформації в одиниці носія (кадрі). Але використання цієї інформації вимагає спеціальних технічних пристосувань. Ущільнення інформації є однією із сучасних тенденцій розвитку інформаційного забезпечення процесу керування. Щільність інформації визначається не тільки технікою її фіксування на носіях, але і знаками, мовою її фіксування.

У діловій документації велику роль відіграють уніфікованість термінології, порядок складання документа. Це сприяє підвищенню щільності інформації і поліпшенню характеристик інформаційного забезпечення керування.

7. По можливості продуктивного використання можна виділити інформацію корисну, помилкову і надлишкову. В інформаційному забезпеченні процесу керування присутні всі ці види інформації. Необхідно прагнути до зведення до мінімуму обсягу помилкової інформації, що ускладнює розробку управлінського рішення, і визначенню правильного обсягу необхідної інформації. Надмірність інформації в інформаційному забезпеченні процесу керування також створює додаткових труднощів його здійснення.

Конкретний аналіз процесу керування припускає встановлення реальної класифікаційної структури інформаційного забезпечення процесу керування. Вона є найважливішою його характеристикою, відбиваючи, яку інформацію, у якому обсязі й у яких співвідношеннях використовує керуюча система, або обґрунтована така структура інформаційного забезпечення або сприяє вона підвищенню ефективності керування.

8. Дуже важливий поділ інформації з рівнів керування. На кожному рівні керування зважуються свої специфічні задачі керування. Для того щоб рішення, прийняті на кожнім рівні керування, були ефективними і своєчасними, необхідно, щоб працівник керування кожної ланки одержував спеціально відібрану інформацію визначеного обсягу і якості, у чітко визначені моменти часу. Чим вище рівень керування, тим вище рівень концентрації наданої користувачу інформації. Керівництво підприємства має потребу в інформації з інтегральними оцінками процесів і явищ у виробництві з урахуванням функціональних обов'язків і адміністративної відповідальності.

9. Кожна ланка системи керування працює зі своєї специфічною для виконуваної функції, інформацією. Можна розділити інформацію з її функціональної приналежності. Причому цей розподіл можна зробити як за основними, так і за конкретними функціями керування. Такий класифікаційний розподіл інформації має велике значення в проектуванні системи керування, зокрема у вирівнюванні трудомісткості робіт з різних ланок системи керування.

Систематизація інформації підфункціями керування пов'язана зі специфікою виконуваних управлінських робіт обумовлених кінцевою метою, що досягається реалізацією даної функції. У свою чергу, кожна з виконуваних управлінських робіт вимагає цілком визначеної, конкретної інформації. Отже, інформація, необхідна, наприклад, для реалізації функцій оперативного керування і перспективного планування, різко відрізнятиметься за термінами надання, обсягами, структурою, формою надання і т.д.

10. По ролі в процесі керування можна виділити інформацію фактичну, планову, нормативно-довідкову.

Фактична інформація відбиває вже вчинені явища і процеси, властивості, і кількісні характеристики кожної разової виробничої операції, якого-небудь явища або процесу. Фактична інформація звичайно фіксується у формах первинних документів, що формуються безпосередньо при виконанні господарських і виробничих операцій. Сюди можна віднести інформацію про випуск продукції, її наявності, русі і використанні основних фондів, матеріальних, трудових, фінансових і інших видів ресурсів.

До планової інформації відносяться затверджені плани всіх рівнів керування, проекти планів.

Нормативно-довідкова інформація -- це інформація про норми матеріальних витрат ресурсів і праці, розцінки, ціни, тарифІ. У керуванні нормативно-довідкова інформація відівідіграє важливу роль, тому що, з одного боку, використовується в плануванні, зокрема для визначення різних видів ресурсів, а з іншого - використовується для контролю за витратою ресурсів.

11. Регулярність, ритмічність надходження інформації. Інформаційне забезпечення керування характеризує і частота використання визначених видів інформації. Не вся інформація однаково використовується в процесі керування. Одні види інформації постійно знаходяться «у роботі», лише періодично, треті -- дуже рідко. Частота використання інформації в процесі керування відівідіграє велику роль в організації її збереження і пошуку, у виборі методів організації її масивів і стратегії пошуку.

Размещено на Allbest.ru

Размещено на Allbest.ru