Рис. 1. Организационная структура ООО «Интер+»

Линейно-функциональная структура -- ступенчатая иерархическая. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления.

Линейно-функциональная система ООО «Интер+» обеспечивает, начиная со второго уровня иерархии, деление задач управления "по функциям".

Эта структура управления характеризуется:

- высокой централизацией стратегических решений и децентрализацией оперативных;

- организацией директивных связей по однолинейному принципу;

- преобладающим применением инструментов координации с технической поддержкой.

Структура имеет следующие преимущества:

- обеспечивает высокую профессиональную специализацию сотрудников;

- позволяет точно определить места принятия решений и необходимые ресурсы (кадровые);

- способствует стандартизации, формализации и программированию процессов управления.

Недостатки:

- структура жестка и с трудом реагирует на изменения;

- образование специфических для функциональных подразделений целей затрудняет горизонтальное согласование.

ООО «Интер+» имеет следующие штатные должности:

Таблица 1

Таблица 2. Должностные обязанности отдельных сотрудников

3. Информационные связи между структурными подразделениями. Схема информационных связей

Управление современным сложным высокомеханизированным производством может быть достаточно эффективным только при условии оснащении его разнообразной организационной и вычислительной техникой. Интенсивность современного производства и скоротечность многих технологических процессов, повышение требований к качеству продукции определяют объективную необходимость органического включения средств управления в процессе производства. Множественность связей между различными элементами и участками производства определяет необходимость оперативных контактов между ними, выбора наиболее рациональных направлений и форм связи и оснащения их эффективной техникой. Сложность принимаемых в процессе управления решений требует их многовариантной разработки и выбора наиболее эффективного варианта. Это существенно повышает объем и трудоемкость управленческих работ и становиться практически реальным только при использовании высокопроизводительной техники управления.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между подразделениями, подчинёнными одного уровня). См. рис.2

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ООО «Интер+» разделяют следующим образом:

1. Входящие

2. Исходящие

3. Приказы:

- по основной деятельности

- по командировкам

- по личному составу

4. Внутренние

- финансовые

- служебные

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Эффективность документооборота ограничивается (тормозится) замедленным информационным обменом. Согласно данной организационной структуре, генеральный директор является единоначальником, поэтому принятие срочных решений без его рассмотрения затруднено. Для решения данной проблемы необходимо дать возможность функциональным отделам или руководителям полномочия по решению проблем возникших на их участке деятельности.

Рис.2 Схема информационных связей ООО «Интер+».

4. Дерево целей. Анализ эффективности структурной организации и рекомендации по ее совершенствованию

На каждом уровне организации возникают частные цели, причем только их совокупность необходимо рассматривать как некоторую цель определенного уровня управления. Отсюда возникает необходимость структуризации целей и построения дерева целей.

Следовательно, в теории организации понятие цели является одним из основных. Без определения этого понятия, без выявления соотношений цели, средств достижения целей, оценки эффективности путей достижения целей нельзя решать проблему проектирования организации. Это означает, что без четкого формулирования целей функционирования нельзя комплексно решить ни одной проблемы, связанной с построением организации, с планированием их деятельности, оценкой эффективности.

Таким образом, проектирование целей организации является обязательным и важным этапом процесса проектирования общей системы управления.

4.1 Дерево целей ООО «Интер+»

Цель 1 - Выход в лидеры по Северо-Западному региону России.

Цель 1.1 - Увеличение объема продаж.

Цель 1.2 - Улучшение качества выпускаемой продукции.

Цель 1.1.1 - Увеличение количества Заказчиков.

Цель 1.1.2 - Увеличение объемов поставки на одного Заказчика.

Цель 1.2.1 - Снижение издержек производства.

Цель 1.2.2 - Повышение квалификации персонала.

Цель 1.1.1.1 - Внедрение отдела сбыта готовой продукции.

Цель 1.1.1.2 - Распространение рекламы.

Цель 1.1.2.1 - Разработка взаимовыгодных условий сотрудничества для каждого Заказчика в отдельности.

Цель 1.1.2.2 - Разработка и спецификация новой продукции по пожеланиям Заказчика.

Цель 1.2.1.1. - Улучшение производственных мощностей.

Цель 1.2.1.2 - Контроль за качеством выпускаемой продукции.

Цель 1.2.2.1 - Набор профессиональной рабочей силы.

Цель 1.2.2.2. - Разработка собственной системы обучения персонала .

Реализация целей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.3 «Дерево» целей ООО «Интер+»

4.2 Цели структурных подразделений ООО «Интер+»

Цели структурных подразделений и выявление имеющихся недостатков:

Отдел кадров - направлен на работу с трудовым коллективом и формулирует свои цели по найму, расстановке, продвижению и оплате труда работников предприятия. Важнейшей целью этой подсистемы является высокая заинтересованность сотрудников в решении общих задач предприятия и Производство охватывает такие виды деятельности организации, как получение, хранение и распределение средств производства, превращение ресурсов в конечный продукт, его хранение и распределение.

При установлении целей по этой подсистеме необходимо учитывать разнообразие видов выполняемых здесь работ. Так, предпроизводственная подготовка связана с приемкой сырья, материалов, с хранением на складах, управлением запасами. Само производство требует машинной обработки, сборки, контроля качества, упаковки, технического обслуживания оборудования; работа с конечной продукцией (послепроизводственная логистика) связана с размещением готовых товаров на складе, с обработкой заказов и доставкой товара

Цели этой сложнейшей подсистемы организации устанавливаются в виде системы показателей, отражающих объем, ассортимент продукции, качество, производительность, затраты и т.д.

Для нашего предприятия требуется ввести на производстве дополнительный отдел - «Отдел качества», который будет контролировать качество производимой продукции на всех этапах производства, как на начальном этапе -производство полуфабрикатов, так и на конечном этапе - отгрузка товара Заказчику. Это позволит нам избежать возвратов продукции Заказчиком ввиду несоответствия продукции заданным параметрам (длинна пакета, толщина, цвет, запах, количество пакетов в ролике, пачке, коробке, коробок на паллете и т.д.). Соответственно это, в свою очередь, позволит нам иметь хорошую репутацию как надежного производителя. Репутация в наша время является не маловажным аспектом для достижения цели.

Отдел связанный с исследованиями и разработками, реализует цели нововведений на предприятии. Ее направленность - это поиск новых видов продукции и услуг для замены устаревших, определение целей проведения научных исследований и разработок, введения новшеств и модернизации всех сфер деятельности предприятия.

Отдел работы с клиентами - требуется ввести. Ввиду того что фирма развивалась постепенно, по началу приходилось работать только с определенными клиентами, так называемыми сетевиками, которые закупают продукцию с разных производств, а потом распространяют ее среди покупателей (по городу и по регионам, под своей маркой), чтобы сконцентрировать свое внимание на производстве продукции а не на ее сбыте. С постепенным расширением производства, увеличением мощностей, требуется ввести новый отдел, который будет заниматься сбытом продукции, искать новых заказчиков и т.д.

Отдел бухгалтерии во главе с генеральным директором нацеливает свою деятельность на организацию финансирования, кредитования, налоговых обязательств, составление бюджетов (по предприятию в целом, его подразделениям и программам), имеет в качестве своей ключевой задачи эффективное достижение целей организации, исключающее нерациональные затраты времени, ресурсов и талантов. В соответствии с нею отдел устанавливает цели по активизации работников всех подразделений организации по контролю за движением и использование всех его ресурсов и т.п. Для этого производится глубокий анализ проблем во всех сферах и областях деятельности организации и выделяются те, которые требуют наибольшего внимания и усилий, так как являются главными факторами достижения желаемых результатов.

5. Роль вычислительной и организационной техники в достижении целей организации

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

1) Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет);

2) Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор);

3) Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф);

4) Информационные системы (телевидение, газеты, журналы).

Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

В ООО «Интер+» установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:

1) внутренние телефонные звонки

2) перевод входных звонков из города на другие внутренние номера

3) при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. В организации находится два факса: в приёмной и в бухгалтерии. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала ООО «Интер+». Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:

1) Быстро производить переустановку программного обеспечения;

2) Сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков;

3) Посылать и получать электронную почту;

4) Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет;

5) Сократить обслуживаемый персонал.

Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не используется в размерах всего общества, т.е. каждое подразделение с помощью локальной сети имеет доступ ко всем сетевым ресурсам всей организации.

Использование сети Интернет, позволило в многим сотрудникам получать самую свежую и новую информацию по любой тематике. Использование сети Интернет сейчас - это успех в будущем, это престиж организации.

Рассмотрим состояние парка персональных компьютеров. Уровень обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ.

Со временем существования организации величина морально устаревших компьютеров постепенно сокращалась. Общее количество персональных компьютеров росло не значительно, а вот модернизация шла высокими темпами. Это значит, что происходила замена в устаревших компьютерах материнских плат, процессоров, добавлялась дополнительно оперативная память.

Сейчас, когда появляется новое программное обеспечение, у которого требования к аппаратной части возрастает, возникает опять потребность в очередной модернизации персональных компьютеров.

При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в организации также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры.

Предприятие как система не может действовать изолированно. Необходимо получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить из периодических изданий, используя информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения стало ясно, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.

Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система - залог успешной деятельности на рынке.

Заключение

Не требует доказательств тот факт, что каждая организация представляет собой весьма сложную в техническом и экономическом плане структуру. И от выбора стратегии ее работы, от конкретного способа взаимодействия и сопряжения звеньев ее составляющих, зависит если не успех предприятия целиком, то очень значительная его часть.

Оргструктуры управления - как раз тот связующий элемент, который позволяет всем разрозненным подразделениям осуществлять свою работу согласованно, в едином ключе поставленной перед организацией задачи. Совершенно логично, что каждому предприятию, занимающемуся конкретным видом деятельности необходима определенная организационная структура, которая отвечала бы именно таким требованиям, какие предъявляются к этому предприятию в его специфических условиях.

На основе проведённого в работе исследования можно сделать ряд общих выводов.

1. При создании предприятий, решающее значение для их успешного функционирования имеет построение оптимальной организационной структуры управления, основанной на системе оценок эффективности деятельности оргструктуры.

2. Для крупных предприятий и фирм целесообразно применение комбинированных систем управления с делегированием функций, прав, ответственности нижестоящим звеньям и подразделениям, которые наделяются определёнными полномочиями и самостоятельностью при принятии решений.

3. Системы управления должны быть гибкими и легко приспосабливаться к изменяющимся рыночным условиям. Это в свою очередь требует проведение исследовательских работ в области маркетинга.

4. Проведение работ по разработке и построению организационных систем и структур управления предприятием должны предшествовать исследования их производственно-коммерческой деятельности с использованием обширной технико-экономической информации.

Необходимо больше доверять сотрудникам, развивать во всех чувство уверенности в себе, предоставить каждому шанс на победу.

Роль управления не в том, чтобы стоить на вершине пирамиды и контролировать людей, но в том, чтобы вдохновлять их, придавать им новые силы. Таков должен быть девиз эффективных систем управления в современном обществе. С этой задачей и призвана справиться кадровая служба. Следовательно, формирование эффективной системы управления зависти от эффективности служб УП.

Рассмотренная в контрольной работе фирма ООО «Интер+», занимающаяся производством полиэтиленовых пакетов, выявила в свое работе неудовлетворительное функционирование системы управления.

Обратив на этот факт внимание, руководство фирмы поставило цель перед службами управления разработать комплекс мероприятий по совершенствованию деятельности организации на основе теоретического материала и научных разработок. В результате работы был выдан план мероприятий по устранению недостатков в деятельности фирмы.

Литература

1. Устав ООО «Интер+»

2. Должностные инструкции ООО «Интер+»

3. Положения о подразделениях ООО «Интер+»

4. Данные синтетического и аналитического учета

5. Бизнес-план ООО «Интер+»

Размещено на Allbest.ru