Подходы системного исследования и системный анализ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Основные подходы в системном исследовании

2. Системный анализ

Заключение

1. Основные подходы в системном исследовании

ИСУ предполагают использование различных методов, основой которых является системный подход, суть которого мы сейчас поясним.

Системный подход -- это такое направление логики научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной кибернетической социально-экономической системы.

Системный подход, составляющий основу исследования систем управления, базируется на общей теории систем, создателем которой считается биолог-теоретик, профессор Венского университета Людвиг фон Берталанфи.

Сформулированный в 30-е гг. XX в. системный подход нашел широкое применение для исследования систем управления организациями, ведущими коммерческую деятельность. Исходным положением системного подхода является наличие цели, которая является одним из важнейших признаков организации как сложной, открытой, управляемой, динамической (изменяющейся во времени) системы с целенаправленным действием,

Напомним, что организация как управляемая система представляет собой искусственно созданный набор взаимодействующих элементов и подсистем, предназначенный для достижения определенной цели. В то же время любая организация является составной частью более сложной организационной системы или элементом общественной системы.

Организации свойственны все признаки системы, представляющей собой, по определению, некоторую целостность, состоящую из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Системный подход применительно к исследованию систем управления представляет собой методологию познания составных частей через целое и целого через составные части. Целое и части в организационной системе выступают в диалектическом единстве и взаимосвязи.

При исследовании систем управления принимаются во внимание три основных принципа: обоснованность, целенаправленность и моделируемость, включающие в себя дополнительные требования (рис. 1.5).

Рис. 2. Условия реализации принципов системного подхода

Принцип обоснованности: система управления функционирует в соответствии с определенными законами, определяющими внутренние причинно-следственные связи организации, ее функционирование и существование. Система рассматривается как единый объект, допускающий разделение на элементы и подсистемы (условие целостности) и существующий в своем автономном времени и пространстве (условие автономности).

Принцип целенаправленности: система управления организацией стремится к достижению поставленной цели, обеспечивающей со временем новое состояние организационной системы. Система обладает способностью к выбору своего поведения в зависимости от ситуации и состояния окружающей среды (условие выбора). При этом любые процессы, происходящие в сложной организационной системе, завершаются в течение определенного промежутка времени (условие завершенности).

Принцип моделируемости: при исследовании системы управления организацией она может быть представлена конечным множеством моделей, каждая из которых отражает определенную грань ее сущности, при этом никакая модель не может быть сложнее исследуемой системы. При моделировании системы следует иметь в виду, что:

* сложные организационные системы в различных ситуациях могут проявлять дополнительные системные свойства, в том числе и альтернативные (условие дополнительности);

* существует область неопределенности, в пределах которой свойства системы могут быть описаны только вероятностными характеристиками (условие неопределенности);

* для изменения поведения моделируемой системы требуется прирост энергии, превосходящий некоторое пороговое значение (условие изменчивости).

Исходя из принципов системного подхода, в процессе исследования системы управления организацией можно выделить два основополагающих подхода: макроподход и микроподход.

Макроподход -- это взгляд на рассматриваемую систему «со стороны». Такой подход предполагает комплексное изучение входов и выходов системы. В процессе своей жизнедеятельности любая организация взаимодействует со многими другими организациями -- составными элементами более сложной организационной системы. Она осуществляет информационный обмен, денежный обмен, обмен материальными и людскими ресурсами с различными субъектами и объектами организационной деятельности не входящими в состав исследуемой организации. Как самостоятельная единица общественной системы организация имеет определенный набор связей с внешней средой, которые изменяются во времени и пространстве. Поэтому исследование систем управления -- это сложная пространственно-временная задача со многими переменными.

К элементам внешней среды относятся все люди и организации, с которыми рассматриваемая организация осуществляет взаимодействие в процессе своей деятельности. В число элементов (объектов и субъектов) внешней среды организации входят банки, инвестиционные компании, налоговые службы, правоохранительные органы, учреждения власти, службы занятости, учебные заведения, общественные и политические организации, поставщики, партнеры, конкуренты, потребители и клиенты и т.д.

Разумеется, приведенный здесь перечень объектов и субъектов внешней среды деловой организации нельзя считать исчерпывающим.

Перечислим основные факторы и явления внешней среды, имеющие особо важное значение для функционирования коммерческих организаций:

* международные факторы, определяющие поведение организаций на мировом рынке;

* политические факторы, включая и правовые нормы, предопределяющие стабильность политической обстановки в стране и отражающие законодательную систему взаимодействия организаций;

* экономические факторы, характеризующие структуру экономики страны и уровень развития отдельных секторов рынка;

* технологические и научно-технические факторы, влияющие на использование новых технологий в управлении, в производстве и реализации товаров и услуг;

* рыночные факторы, определяемые, в первую очередь, спросом и наличием конкуренции;

* социальные факторы, включая культурные факторы, уровень занятости населения и демографические проблемы;

* природные факторы, вызывающие колебания спроса на различные виды товаров и услуг;

* форсмажорные обстоятельства.

Микроподход -- описание внутренней организации системы управления, включая свойства составляющих ее элементов и особенности их взаимодействия. Организация как элемент общественной системы имеет собственный коллектив, внутреннюю структуру и взаимосвязи, или, в полном смысле слова, свою внутреннюю жизнь и свои интересы.

Исследование системы управления на микроуровне затрагивает наиболее важные внутренние элементы и факторы, характеризующие организационную систему. К ним относятся: ресурсы, оборудование, используемые технологии, кадры, информация, социально-психологический климат, организационная культура и многое другое.

Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Главная практическая задача системного подхода при решении задач управления состоит в том, чтобы, обнаружив и описав проблему (задачу управления), возникшую во внешней или внутренней среде организации, применить такие методы исследования и обосновать такие дополнительные связи, которые смогли бы обеспечить требуемую эффективность решения проблемы.

Кроме системного в практике исследования систем управления находят применение другие подходы. Рассмотрим основные.

Процессный подход, обоснованный в начале 20 века А. Файолем, базируется на взаимозависимости всех функций управления, т. е. это подход, который основан на концепции, согласно которой управление есть непрерывная серия взаимосвязанных действий или функций. ИСУ - это тоже непрерывный процесс, направленный на совершенствование СУ.

Ситуационный подход, разработанный в конце 60-х гг. минувшего столетия Т. Бернсом и Г. Сталкером, основан на «законе ситуации», сформулированном в 20-е гг. Фоллетом. Ситуационный подход, дополняя и расширяя практическое применение системного и процессного подходов, предполагает необходимость исследования систем управления, как в статике, так и в динамике с учётом воздействия изменений во внешней и внутренней среде.

Сущность ситуационного подхода заключается в том, что побудительным мотивом к проведению анализа являются конкретные ситуации, широкий диапазон которых существенно влияет на эффективность управления. При таком подходе система управления в зависимости от характера ситуаций может менять любую из своих характеристик.

Объектами анализа в данном случае могут быть:

* структура управления: в зависимости от ситуации и на основании проведенных объемных расчетов выбирается структура управления с преобладанием либо вертикальных, либо горизонтальных связей;

* методы управления;

* стиль руководства: в зависимости от профессионализма, численности и личностных качеств сотрудников выбирается стиль руководства, ориентированный либо на задачи, либо на человеческие отношения;

* внешняя и внутренняя среда организации;

* стратегия развития организации;

* технологические особенности производственного процесса.

В настоящее время для ряда целей исследования СУ, обусловленных необходимостью быстротечного изменения управления, крайне важно оперативно провести работы и принять обоснованные управленческие решения. Такие цели могут ставиться по мере возникновения непрогнозируемых проблем управления, требующих быстрого разрешения и связанных, например, с внезапными изменениями на рынках, необходимостью срочного заключения контракта, проведением не в установленные плановые периоды работ по реструктуризации СУ и т.п. То есть необходимо повышать оперативность проведения исследований СУ.

Основная принципиальная особенность рассматриваемого подхода - ситуация, т. е. конкретные обстоятельства, которые оказывают влияние на СУ в рассматриваемый момент времени. Изучая сложившуюся ситуацию можно лучше понять как обусловившие её причины, так и воздействия, которые будут в большей степени способствовать достижению целей исследования СУ в конкретных условиях и обстоятельствах.

В реализации ситуационного подхода важно представление исследователя о рассматриваемой проблеме или задаче и соответствующих решениях.

Ситуационный подход может использоваться в следующих случаях.

1. Если сравнительно часто повторяются типовые ситуации, требующие проведения однотипных исследовательских работ и этапов изучения СУ, когда заранее вырабатываются стандартные исследовательские процедуры, выводы и решения. Это позволяет не тратить много временных, трудовых и материальных ресурсов на разработку методик и проведение исследования, т.е можно для реальной исследовательской ситуации получит готовые выводы и рекомендации по принятию решения.

2. Когда возникают ситуации, отличающиеся от типовых. Возможны 2 варианта: использование компьютерных программ - «советчиков», которые помогут принять решение, но с определённой вероятностью; при полном отклонении от типовой ситуации следует использовать методы ситуационного анализа (факторного, балансового).

Для исследования функциональных связей информационного обеспечения систем управления используется интеграционный подход, суть которого в том, что исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так и по горизонтали (на всех стадиях жизненного цикла продукта).

Под интеграцией понимается объединение субъектов управления для усиления взаимодействия всех элементов системы управления конкретной организации. При таком подходе появляются более прочные связи между отдельными подсистемами организации, более конкретные задания. Например, управляющая система задает службам и подразделениям организации конкретные показатели их деятельности по качеству, количеству, затратам ресурсов, срокам и т.д. На основе выполнения этих показателей достигаются поставленные цели.

Интеграция по стадиям жизненного цикла продукта по горизонтам требует формирования единой и четкой информационной системы управления, которая должна включать, прежде всего, показатели качества и количества затрат по стадиям научно-исследовательской, конструкторской и технологической подготовки производства, а также показатели собственно производства, внедрения, эксплуатации и снятия изделия с производства.

Такая согласованность показателей по стадиям жизненного цикла продукта позволяет создать структуру управления, обеспечивающую оперативность и гибкость управления.

Интеграция по вертикали представляет собой объединение юридически самостоятельных организаций для наилучшего достижения поставленных целей. Это обеспечивается, во-первых, объединением усилий людей, т.е. синергетически.м эффектом, во-вторых, созданием новых научно-экспериментальных баз, внедрением новых технологий и нового оборудования. Это, в свою очередь, создает условия для улучшения связей по вертикали между федеральными, муниципальными органами управления и отдельными организациями, особенно в производственной и социальной сферах деятельности. Такая интеграция обеспечивает наилучший контроль и регулирование в процессе реализации новых указов, постановлений и другой регламентирующей документации. Интеграция дает организациям дополнительные возможности для повышения их конкурентоспособности за счет расширения сотрудничества. Появляется более широкий простор для развития и внедрения новых идей, выпуска более качественной продукции, оперативность в реализации принятых решений.

Применение интеграционного подхода создает условия для наилучшего осуществления стратегических задач на всех уровнях в системе управления: на уровне холдинга, отдельных компаний и конкретных подразделений.

Маркетинговый подход предполагает проведение анализа организаций на основе результатов маркетинговых исследований. Главной целью при таком подходе является ориентация управляющей системы на потребителя. Реализация поставленной цели требует, прежде всего, совершенствования деловой стратегии организаций, цель которой обеспечить своей организации устойчивое конкурентное преимущество. Маркетинговый анализ призван выявить эти конкурентные преимущества и факторы их определяющие.

Как показала практика проведения исследований, к таким факторам относятся следующие:

* качество продукции или услуг;

* качество управления самой организации;

* маркетинговое качество, т.е. свойство товара соответствовать реальной потребности населения.

При этом важно учитывать конкурентную позицию, т.е. позицию исследуемой организации в отрасли на данный период времени, поскольку конкурентная борьба -- мероприятие дорогостоящее, и рынок характеризуется высокими входными барьерами.

Таким образом, значение маркетингового подхода том, чтобы обеспечить организацию всей необходимой информацией, знание которой позволит надолго удержать и сохранить свою конкурентную позицию в отрасли,

Инновационный подход основан на умении организации быстро реагировать на изменения, диктуемые внешней средой. Это касается внедрения нововведений, новых технических решений, неуклонного возобновления производства новых товаров и услуг для наилучшего удовлетворения потребностей рынка сбыта. Залог успешного функционирования любой организации в том, что она должна идти не только вровень с техническим прогрессом, но и опережать его.

Внедрение инноватики также требует проведения системного анализа, а именно возможностей организации для внедрения того или иного новшества. Процесс анализа при инновационном подходе весьма сложен и охватывает все стадии жизненного цикла продукта.

Рассмотрим эти стадии:

1. Анализ возможности проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Здесь необходимо определить, располагает ли данная организация необходимыми финансовыми ресурсами, поскольку расходы на разработку инновационных идей и их внедрение все интенсивнее возрастают. Как правило, финансирование осуществляется инвестиционными компаниями, частными и государственными фондами, при этом финансируется определенный проект или новая научная идея. Финансирование осуществляется в несколько этапов; сначала прикладные исследования, затем опытные разработки и на заключительном этапе -- финансирование массового производства. Поиск надежных финансовых инвесторов имеет немаловажное значение, поскольку наукоемкое производство таит в себе большую неопределенность. Многие нововведения не доходят до массового производства из-за того, что отвергаются рынком, и финансовый риск здесь достаточно велик.

На этой стадии также необходимо выяснить, имеется ли в команде исполнителей специальная группа людей, которая будет заниматься разработкой и реализацией инновационных проектов и какова их профессиональная подготовка.

2. Анализ возможности внедрения в производство результатов НИР и ОКР. Здесь необходимо определить техническую, организационную и экономическую целесообразность внедрения новой техники либо технологии.

3. Анализ возможности вывода нового продукта на рынок. Особую роль здесь должен сыграть маркетинговый подход. Необходимо изучить требования рынка, характер продукции подобного типа, пользующейся спросом, определить, где она производится и в каком количестве.

Немаловажную роль играет и собственная конкурентная позиция. Именно на этой стадии анализа должна в наибольшей степени проявить себя деловая (конкурентная) стратегия организации, от которой зависит продолжительность жизни товара -- от первых продаж до насыщения спроса и ухода с рынка

При инновационном подходе необходимо помнить: чтобы успешно конкурировать на рынке, необходимо дать возможность изобретателям создавать новые вещи, свободно творить и доводить свои изобретения до успешной реализации. Для этого команде изобретателей необходима определенная свобода творчества: право принимать решения и отвечать за конечные результаты. Управление организации должно быть направлено на поощрение инициативы и предприимчивости изобретений.

Сущность нормативного подхода заключается в следующем. Анализ любой системы управления с целью ее совершенствования связан с учетом совокупности важнейших нормативов, которыми руководствуется в своей деятельности аппарат компании. Это и установленные для каждой отрасли нормативы, например нормы управляемости и нормативы, разрабатываемые самими проектировщиками. (Положение об организации, должностные инструкции, штатное расписание и другие.) Нормативы могут иметь целевую, функциональную и социальную направленность. К целевым нормативам относится все то, что обеспечивает реализацию поставленных перед организацией целей. Это, прежде всего, показатели качества продукции, ресурсоемкость продукции, эргономические показатели, показатели надежности, а также технический уровень производства.

К функциональным нормативам относится качество и своевременность проработки планов, четкая организованность подразделений, оперативный учет и контроль, строгое распределение функциональных обязанностей в каждом структурном подразделении организации.

Нормативы в социальной сфере должны обеспечить оптимальные условия для специального развития коллектива. Сюда включаются показатели стимулирования и охраны труда, показатели обеспеченности всех сотрудников необходимыми техническими средствами для ус-пешной работы. Сюда также относится необходимость систематического повышения профессионального роста, хорошая мотивация, правовые и экологические нормативы. Таким образом, нормативный подход при проведении анализа требует учета всей совокупности нормативов при управлении ресурсами, процессом и продуктом. Чем больше будет научно обоснованных нормативов по всем аспектам деятельности организации, тем скорее придет успех в достижении поставленных целей.

Целью поведенческого подхода является создание всех необходимых условий для реализации творческих способностей каждого сотрудника, для осознания собственной значимости в управлении организацией. Важное значение для менеджеров здесь приобретает изучение различных поведенческих подходов, которые рекомендует общий менеджмент и исследование возможности их применения в процессе анализа организации. Необходимо помнить, что человек -- это самый важный элемент в системе управления. Удачно подобранная команда единомышленников и партнёров, способных понимать и внедрять идеи своего руководителя, -- важнейшее условие экономического успеха.

2. Системный анализ

Системный подход предполагает широкое использование системного анализа -- научной дисциплины, разрабатывающей общие принципы исследования сложных объектов с учетом их системного характера. Когда речь идет об изучении динамических развивающихся систем, к которым мы относим и системы управления организациями, то системное исследование должно отражать два аспекта: генетический (изучение системы в развитии) и функциональный (изучение реального действия системы).

Системный анализ можно представить как совокупность методологических средств, позволяющих изучать объект исследования в виде системы и на основе результатов аналитической работы обосновать управленческие решения, в том числе непосредственно по совершенствованию системы управления. Он чаще используется для изучения сложных объектов, информация о которых в большей своей части, из-за наличия неподдающихся строгой количественной оценке различного рода факторов, остается недостаточно определенной.

Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации труда, которые применялись ранее.

Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Это обусловлено следующими причинами:

* продолжительностью и трудоемкостью работ, связанных с предпроектным обследованием;

* подбором материалов для проведения исследования;

* выбор метода исследования;

*обоснованием экономической, технической и организационной целесообразности;

* разработкой компьютерных программ.

Первостепенной задачей системного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно выявить и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих целей.

Конечной целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.

В соответствии с главной целью необходимо выполнить следующие исследования системного характера:

1) выявить общие тенденции развития данного предприятия и его место и роль в современной рыночной экономике;

2) установить особенности функционирования предприятия и его отдельных подразделений;

3) выявить условия, обеспечивающие достижение поставленных целей;

4) определить условия, препятствующие достижению целей;

5) осуществить сбор необходимых данных для проведения анализа и разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;

6) использовать передовой опыт других предприятий;

7)изучить необходимые сведения для адаптации выбранной (синтезированной) эталонной модели к условиям рассматриваемого предприятия.

Этот метод базируется на достаточно проверенных принципах:

* процесс анализа должен начинаться с выявления и четкого формулирования его конечных целей;

* рассматриваемую проблему необходимо представлять как открытую систему (с учетом внешней среды) и выявлять все проявляемые в ней взаимосвязи, отношения и факторы, влияющие на них;

* процесс анализа должен предполагать разработку и использование полной обобщенной модели исследуемого объекта;

* при проведении анализа должны рассматриваться альтернативные пути достижения целей;

* цели структурных частей исследуемой системы не могут входить в противоречие с основными ее целями.

В условиях многообразия целей и задач исследования, возникающих в рыночной экономике, исключительную значимость приобретает научный аппарат системного анализа. Его применение актуально при решении множества проблем и задач управления.

О системном анализе нельзя сказать, что его понимание тождественно исследованию, так как в подавляющем большинстве случаев он используется не столько для получения новых теоретических знаний, сколько для решения задач прикладного характера. Последние же, как правило, связаны с разрешением практических проблем в СУ, например при совершенствовании управления, конверсии, диверсификации производства, реструктуризации, связанной с перевооружением средств производства, и т.п.

Особенность системного анализа -- сочетание различных методов анализа с общей теорией систем, исследованием операций, технических и программных средств управления. При этом одним из распространенных инструментов, часто используемых при применении метода системного анализа СУ, является метод «дерева» целей.

На рис.2.1 приведен пример структуризации выбранных целей функционирования предприятия.

Как видно из рис. 2.1, для реализации цели 1 «Повышение эффективности функционирования предприятия» необходимо реализовать как минимум три цели:

1.1. «Внедрение новой техники»;

1.2. «Совершенствование организации производства»;

1.3. «Совершенствование системы управления».

Выявив указанные подцели, необходимо исследовать и проанализировать факторы, способствующие их достижению. Рассмотрим их в табл. 1 и 2.

Следует иметь в виду, что для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сформулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполнителя. Это является залогом успешной реализации функциональной стратегии организации.

Таблица 1. Факторы, способствующие достижению целей

системный макроподход микроподход управление

Таблица 2. Исследование факторов, препятствующих повышению эффективности производства и управления

В результате проведения системного анализа необходимо дать предложения по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе таких предложений выполняются следующие работы:

1- Принимается решение о внедрении выбранной модели системы управления;

2- Разрабатывается регламентирующая документация;

3. Разрабатывается конечная схема процесса управления;

4. Разрабатываются конкретные организационно-технические мероприятия по совершенствованию управления предприятием;

5. Выбираются конкретные научно обоснованные методы управления;

6. Формируется новая корпоративная культура.

Таким образом, системный анализ сводится к уточнению сложной проблемы и ее структуризации в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических методов. Затем следует нахождение критериев и методов оценки эффективности решения поставленных задач, детализация целей (деление целей на подцели) и оптимизация управления.

Размещено на Allbest.ru