Самоменеджмент как искусство управлять своим временем

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Омской области

Бюджетное образовательное учреждение Омской области

среднего профессионального образования

«Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий»

Отделение управления и экономики

Специальность 080501 Менеджмент (по отраслям)

Дисциплина Менеджмент

Курсовая работа

Самоменеджмент как искусство управлять своим временем

Аллакова Анастасия Алтыбаевна

Группа МН-21п

Руководитель: Цыглакова Алевтина Александровна

Омск 2009

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Тайм-менеджмент

1.1 Причины и последствия дефицита времени

2. Управление своим временем

2.1 Методики тайм-менеджмента

2.2 Планирование времени

2.3 Индивидуальный подход

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

Всем известная истина - «Время - деньги», похоже, начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков Брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласится.

Многие известные специалисты, подтверждают эту истину, говоря при этом, что время - это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть. При этом специфичность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день - не больше и не меньше. В свое время Ницше сказал, что «человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом».

Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важное, очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а, по сути «в долгий ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят».

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

Данная проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

Приступая к написанию своей работы, я ставлю перед собой цель раскрыть все многообразие возможностей рационально использовать и экономить собственный временной ресурс и выявить методику сокращения непроизводительных затрат этого ресурса. В качестве основных задач будут выступать: рассмотрение теоретических основ использования рабочего времени, нахождение порядка осуществления различных этапов методики тайм-менеджмента и выявление всего многообразия причин дефицита времени

Цель исследования проанализировать основные принципы и методы управления рабочим временем.

Задачи:

1. Охарактеризовать основные причины недостатка времени.

2. Описать принципы управления временем.

3. Проанализировать основные методики регулирования времени.

Предмет исследования - рабочее время.

Методы исследования наблюдение, сравнение, анкетирование.

1. Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ - это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка целей - необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Планирование - это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

1.1 Причины и последствия дефицита времени

Дефицит времени - это нехватка времени, возникающая вследствие неправильного планирования распорядка дня.

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя, к ним относятся: бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

Рассмотрим эти факторы.

§ Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

§ Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации - «каждый объясняет, как может».

§ Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.

§ Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.

§ Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.

Причины, которые не зависят от руководителя

Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

Рассмотрим эти факторы:

§ Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40%.

§ Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь».

§ «Воры времени». «Воры времени» - это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»:

телефонные звонки;

§ заглядывающие к нам люди;

§ проблемы с компьютерным оборудованием;

§ изменение очередности работ, навязываемое коллегами;

§ недостаток организационного планирования;

§ неумение слушать других людей;

§ неудовлетворительная организационная структура;

§ исправление ошибок, которых можно было бы избежать;

§ нерешительность в деловых вопросах;

§ плохо организованные и скоординированные собрания;

§ отвлекающие факторы на рабочем месте;

§ чрезмерная офисная бюрократия;

§ бесполезные дискуссии о своей работе и работе других;

§ причины, непосредственно связанные с личностью руководителя

На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя - это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим эти факторы:

§ Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

§ Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.

§ Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, а какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться, и из-за этого происходит трата времени.

Таким образом, проблема дефицита времени зависит от неграмотных действий руководителя, что вязана непосредственно с личностью руководителя его организованностью и профессиональных качеств. В результате этого у человека возникает стрессовые ситуации, психологические срывы , неврозы, что пагубно сказывается на его состоянии здоровья.

2. Управление своим временем

Питер Друкер: “Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим”

Управление - это направление координация и организация объекта.

Для рационального использования своего времени применяют методики тайм-менеджмента.

2.1 Методики тайм-менеджмента

Метод “Альпы” включает в себя пять стадий:

§ Составление заданий дня.

§ Оценка длительности акций.

§ Резервирование времени «про запас» (60:40).

§ Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению (делегирование).

§ Последующий контроль - перенос несделанного.

Ведение дневника времени, который представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

Применение принципа Парето (соотношение 80:20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается только за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:

§ важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %;

§ на важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20 % значимости задач и дел руководителя;

§ менее важные и несущественные задачи (категория В) составляет, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю - около 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.

Нужно учесть, что установление приоритетов - важное правило эффективной техники работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.

Анализ по принципу Эйзенхауэра

Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнением:

§ Срочные/важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

§ Срочные/менее важные дела.

§ Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд срочных дел.

§ Менее срочные/менее важные задачи.

Рассмотренные аспекты самоменеджмента по своему характеру носят рационалистический подход или так называемый западный, развивающий способности и силу ума.

2.2 Планирование времени

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного ресурса - времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. Планирование ежедневной работы, средне - и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Так же, как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть течения событий. Нужно планировать использование времени для достижения поставленных целей.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общий практический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

§ Следует осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом - ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

§ Следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

§ Не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

§ Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недовешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

§ Для решения вопроса, а перепоручении дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно, важные. Но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка - для этого желательно всегда иметь его под рукой.

§ Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

§ Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства

§ Регулярность - системность - последовательность.

Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.

§ Реалистичное планирование.

Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.

§ Восполнение потерь времени.

Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

§ Установление временных норм.

Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

§ Срок исполнения.

Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.

§ Переработка - перепроверка.

План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.

2.3 Индивидуальный подход

Задачи тайм-менеджмента учитывают и такой фактор дельности человека, как биологический, который включает в себя понятие естественного ритма работы индивидуально для каждого человека и понятие биоритмов.

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра» или «жаворонке» и о «человеке вечера» или «сове». Пик работоспособности приходится у них на разные периоды дня. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности. Необходимо изучить свои особенности и использовать эти закономерности в своем распорядке дня.

В жизни каждого человека присутствуют и воздействуют три различных потоков энергии:

§ физический ритм (влияет на физическую силу и на силу воли);

§ психологический ритм (обуславливает динамику чувств, настроений, творческих сил);

§ интеллектуальный ритм (влияет на умственные способности).

Поскольку продолжительность отдельных периодов различна у каждого человека всегда наблюдаются различные, постоянно меняющиеся комбинации характеристик физического, психологического и интеллектуального состояния.

Учет своего индивидуального биоритмического состояния позволяет улучшить свою работоспособность, учитывая его при составлении планов работы.

Внутренний путь самосовершенствования гораздо труднее, хотя и окупается во много раз больше. Результаты его ощущаются практически сразу, если Вы нашли свой истинный, индивидуальный, свой неповторимый путь. Тут важна не внешняя сторона благополучия (хотя это является лишь следствием внутренних причин), а состояние внутреннего душевного комфорта, определение истинных целей и желаний. Чаще всего мы стремимся к чему-то, что не является нашим собственным желанием, а определено желаниями, целями социума, в котором мы находимся. Именно поэтому достижение поставленных целей происходит очень трудно, с большими усилиями или вообще не осуществляется. Мы движимы какими-то потребностями, какие, на самом деле, не являются нашими, а продиктованы нашими родными, близкими, учителями, знакомыми и пр. Движемся потоком, не осознавая себя полноценной единицей Вселенной и мира. А потом оказываемся погруженными в разного рода проблемы, неприятности.

Поэтому, в первую очередь, мы должны научиться не отождествлять себя с другими, определить границы своего «я», изучить его слабые и сильные стороны. Обрести свою истинную свободу, которая есть свобода внутренняя, это свобода духа, свобода мыслей и поступков. Человек, овладевший этой свободой, идет в жизни своим путем, обретает свой, индивидуальный смысл жизни и делает только то, что нужно именно ему, а не то, чего от него ждут окружающие.

Ортабиоз - это совокупность факторов, которые должен применять в течение суток для поддержания жизнеработоспособности каждый человек.

Ортабиоз включает 3 составляющие, на которые в сутки должно расходоваться не менее 3 часов

1) Рекреация - это условие на поддержание физического здоровья человека: зарядка, плаванье, бег, ходьба , прогулки на свежем воздухе и.т.п

2) Релаксация - условие позволяющие снять психологическую нагрузку, освободиться от нервного напряжения, от назойливых мыслей: массаж, тренинги, хорошая книга, расслабляющая музыка, звуки природы и.т.п.

3) Катарсис - условия для морального и нравственного очищения: чтение классической литературы, классическая музыка, ходить в церковь.

В самом человеке заложено все необходимое для того, чтобы жить, развиваться, совершенствоваться, помогать себе самому справляться со своими проблемами. Каждый человек создан так, чтобы суметь помочь себе самому. Нет и не может быть истинной помощи, кроме самопомощи. «Спасение утопающих - дело рук самих утопающих. Об этом говорит Д. Верищагин, предлагая самому научиться управлять собственной судьбой привнести гармонию и независимость в свою жизнь.

Анализ анкеты показал (см. приложение):

1) На первый вопрос 70% опрошенных ответили, что не резервируют время для дальнейшего планирования собственного времени.

2) На вопрос «Перепоручаете ли вы все, что может быть перепоручено?» 80% ответили отрицательно. Следует вывод, что большинство людей не делегируют свои полномочия выполняют всё сами, не прибегая к чужой помощи .

3) Третий вопрос показал: 90% ответили опрошенных письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4) На вопрос «Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно» , только 30% дали положительный результат, из этого следует что большинство людей любят откладывать свои дела на «потом».

5) Вопрос « Я каждый день составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.» лишь 20% людей ответили положительно.

6) Шестой вопрос « Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний» лишь 10% ответили положительно.

7) На вопрос «Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.» 60% опрошенных ответили положительно.

8) На этот вопрос 70 % ответили положительно

9) 40% ответили, что не могут направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно-важных» проблемах.

тайм менеджмент дефицит управление

10) 60% ответили, что не могут отказаться, когда на их время хотят претендовать другие, а им необходимо выполнить более важные дела.

Результаты опроса показали: 55% не планируют, свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.

30% пытаться овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

10% опрошенных имеют хороший тайм-менеджмент , то есть умеют правильно распоряжаться своим временем

И всего лишь 5% опрошенных могут служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально, расходовать свое время.

Вывод: большинство людей не могут обращаться своим временем, находиться во власти внешних обстоятельств. Не в состоянии правильно планировать своё время и не способны добиться своей цели.

Заключение

В ходе написания, в первом разделе своей работы мною были рассмотрены теоретические основы использования рабочего времени. Я изучила относительно новую и популярную в наши дни систему управление временем - тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент - это система управления временем, включающая в себя анализ использования рабочего времени, планирование рабочего времени, выработку различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.

Также мною были рассмотрены и проанализированы основные факторы, влияющие на дефицит времени. В ходе анализа различной литературы мною было выявлено, что существует множество причин дефицита времени начиная с причин, которые являются следствием неграмотных действий руководителя и заканчивая так называемыми «ворами времени».

Можно сделать вывод, что существует различное множество факторов влияющих на использование рабочего времени нерационально, неэффективно. И бороться с этим приходиться не только на рабочем мести, но и вне его рамках.

Также при планировании времени нужно учитывать индивидуальные потребности организма. Физический ритм, психологический и интеллектуальный, для правильного планирования времени, чтоб он подходил конкретно вам.

Придерживаясь определенных правил и методик человек может эффективно и грамотно распоряжаться своим временим, не только рабочим, но и повседневным что поможет быстрее добиться поставленной цели. И достичь большего за меньшее время.

Список литературы

1. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - М.: Аист-м, 2003. - 455 с.

2. Веснин В.Р. Основы менеджмента. - М.: «Элит-2000», 2001. - 472 с.

3. Верищагин Д.С. Становление: Система дальнейшего энергоинформаци Шепель

4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М.: Гардарики, 2003г. - 528

5. Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием” Пенза, 1997

6. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ, Банки и биржи, 1994г. - 480 с.

7. Кинан К.; [пер. с англ.Л.В. Квасницкой]. -- М.: Эксмо, 2006. - 80 с. (Менеджмент на ладони).

8. Комаров Е.И. Женщина-руководитель. - М.: Моск.рабочий, 2000 175 с.. (Библиотека делового человека).

9. Кричевский Р.Л. "Если вы руководитель…" М.: Дело 2001 175с

10. Ладанов И.Д Практический менеджмент. -М.: Ника,2000. Мескон М.,

11. Общий менеджмент. Дайджест учебного курса . - М.:ИНФРА-М,2004

12. Организация рабочего времени”, учебник М: ”ДеКА”, 2000. 200 с.

13. Прокушев Е.Ф. Менеджмент первичного уровня - М.: 2005 220с

14. Ричард Л. Дафт. Менеджмент. - СПб.: Питер, 2001. - 832 с.

15. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия: Учеб.-практ. пособие. - М.: Дело, 2002. - 272 с.

16. Завельский М.Г. Экономика и социология труда. - М.: Логос, 2001. - 208 с.

17. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках: (Советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. - М,: Интерэксперт, Инфра-М, 2000. - 267 с.

18. Электронный журнал «Корпоративные Финансы» http://cfin.ru/management/index.shtml

19. Материалы сайта www.akmr.ru

20. Материалы сайта www.e-xecutive.ru

21. Материалы сайта www.improvement.ru

22. Материалы сайта www.top-manager.ru

23. Материалы сайта www.zarplata.ru

Приложение

Анкета

Тайм-менеджмент- Как хорошо вы умеете распоряжаться своим временем?

1) Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.

2) Перепоручаете ли вы все, что может быть перепоручено?

3) Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4) Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.

5) Каждый день составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.

6) Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.

7) Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.

8) В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

9) Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно-важных» проблемах.

10) Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

Размещено на http://www.allbest.ru/