Информационные технологии управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1 Организация документооборота

2 Виды информационных технологий, используемых для обеспечения управленческой деятельности

Список использованных источников

1 Организация документооборота

Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта управления. Оно осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценки, необходимой для принятия решений информации.

Основным носителем информации при этом является документ - материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документационное обеспечение видов работ и функций управления называется документированием.

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления представляет собой систему документации.

От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависят сокращение объема работ по ее оформлению и подготовке к вводу в персональный компьютер, уменьшение числа возможных ошибок и повышение надежности системы в целом.

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т.е. утвержденной формы бумажные или экранные носители информации, имеющие юридическую силу.

Переход к электронным документам существенно повышает производительность труда информационных работников, а использование их совместно с сетевыми технологиями позволяет одновременно многим пользователям из рабочей группы применять эти документы, что при бумажной технологии невозможно и дорого. Это же позволяет сотрудникам, взаимодействующим внутри подразделений предприятия, избежать дублирование функций и задач, что существенно снижает затраты. Снижаются затраты на канцелярские принадлежности, расходные материалы, покупку копировальной техники. Сокращаются площади под архивы и затраты на их содержание и восстановление архива в случае его порчи.

Важным фактором внедрения электронного документооборота является сохранность конфиденциальности документов, доступ к которым конкурентам и другим заинтересованным лицам может привести к крупным финансовым потерям, вплоть до полного банкротства. Сохранность хранимой на электронных носителях информации легче обеспечить из-за малого физического объема и развитости системы защиты.

Любой электронный документ должен быть создан посредством или приложения, или специальным инструментом, входящим в СЭД, для приведения документа, находящегося в неприемлемом для системы виде, в стандартизированный вид. Отсюда исходит две основные задачи при организации работы с документами:

- Обеспечение взаимодействия средств создание электронных документов и средств администрирования документов;

- Обеспечение перевода внешних документов в стандарт системы.

Первая задача означает, что какими бы приложениями бы не создавался документ, в СЭД должны быть все необходимые средства преобразования его в электронный документооборот. Тем самым должна быть исключена возможность как создания и хранения документов, кроме используемой СЭД, так и доступа к документу иными средствами, кроме тех, которые представляются и контролируются СЭД.

В настоящее время получили широкое распространение системы компьютерного бухучета, финансовой деятельности и др. но такие системы не обеспечивают доступа и возможности работы с прочими офисными документами. Поэтому система электронного документооборота должна поддерживать все типы документов, создаваемые на предприятии, при этом обеспечить свободный переход с имеющихся систем, решающих локальные задачи, на единую систему электронного документооборота предприятия.

При выборе системы нужно придерживаться принципа поддержки максимально возможного количества платформ (операционных систем).

Выбираемая система должна быть открыта для эксплуатируемых и новых приложений. Для этого ей необходимо удовлетворять ряду стандартов.

Обычно внедрение новых систем выполняется поэтапно. Поэтому выбираемая система должна быть модульной. Каждый из модулей обеспечивает решение определенных задач. При этом не должно составлять труда их включения в работающую систему. Модули по возможности должны быть независимы друг от друга. Например, сначала внедряется система автоматизации исполнения приказов, а можно начать с электронного архива, но в результате должна быть получена полноценная система.

Система электронного документооборота, отвечающая перечисленным принципам состоит из трех частей:

- Системы управления документами;

- Системы массового ввода бумажных документов;

- Системы автоматизации деловых процессов.

Система управления документами должна обеспечить интеграцию с приложениями. Если на предприятии применялись всемирно известные пакеты, то интеграция осуществляется на уровне операций файлами, т.е. операции открытия, закрытия, создания, корректировки, сохранения замещаются соответствующими операциями системы управления документами. Если приложения удовлетворяют стандарту ODMA, то интеграция выполняется автоматически путем настройки конфигурационных файлов. Если приложение не предусматривает сохранение данных в файле, то приходится перехватывать операции вывода данных на печать для перевода в стандарт системы. Это сложная работа, но ее достоинство в том, что сохраняются на предприятии принятые виды документов.

Интеграция с электронной почтой выполняется через стандартные интерфейсы программирования MARI и VIM. Сложнее дело обстоит с факс системами. Приходится прибегать к прямой интеграции, когда факс-сервер программным путем стыкуется с системой управления документами. Если же факс-серверы удовлетворяют стандарту MARI и VIM, то интеграция реализуется как с электронной почтой.

Не менее важной задачей является обеспечение хранения документов на разных носителях. К тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к различным устройствам хранения информации, чтобы факторы доступности и стоимости хранения всегда были в оптимальном соотношении в зависимости от важности и актуальности информации. Для этого надо предусмотреть поддержку миграции документов между устройствами хранения, т.е. данные с дисков в зависимости от того, как часто к ним обращаются, должны перекочевывать на более дешевые и менее быстрые хранители информации. Существует технология автоматической миграции документов, называемая Hieratical Storage Management, а продукты, ее поддерживающиеся называются HSM - продуктами.

При использовании распределенной обработки данных в режиме on line можно напрямую присоединиться к офисной сети и получить доступ к хранилищу данных. Можно в режиме off-line по электронной почте послать запрос в хранилище данных, оформив определенные критерии выбора. По этим критериям будет оформлен список документов и переправлен пользователю. Этим способом коммерческая служба может оказывать информационные услуги.

Достаточно сложной проблемой является организация быстрого поиска документов. Для организации поиска используется индексация документов. Система индексации может быть атрибутивной или полнотекстовой.

В случае атрибутивной индексации документу присваивается некий набор атрибутов, представленных текстовыми, числовыми или иными полями, по которым выполняется поиск и доступ к искомому документу. Поиск ведется по одному или нескольким полям либо по всей совокупности. При полнотекстовом индексировании все слова, из которых состоит документ, за исключением предлогов и незначительных для поиска слов, заносятся в индекс. Тогда поиск возможен по любому входящему слову или их комбинации. Возможна комбинация методов, что усложняет систему, но упрощает пользователю работу с ней.

Другой важной информацией является обеспечение работы с актуализированным документом. Многие пользователи могут редактировать и вносить изменения. В этом случае сотрудникам выдаются полномочия на редактирование документа, и все изменения протоколируются, чтобы дать возможность отследить этапы прохождения документа через инстанции и его эволюцию. Можно запретить заносить изменения в документы, передавать на редактирование его копии. Версии документов также протоколируются.

Если приходится иметь дело с документом не в текстовом формате, а в виде факсимильного изображения, то его редактирование невозможно, перевод в текстовый формат не рационален, тогда как бы накладывается второй, «прозрачный», слой с комментариями и изменениями. При этом комментарии поддаются редактированию обычным образом.

Система массового ввода составляет вторую часть электронного документооборота бумажных документов. Эта система предназначена для массового вывода документов архива и перевода их в электронный вид.

В контексте обработки документы делятся на две группы - просто документы и формы. Формы, в отличие от просто документов, содержат массу избыточной, с точки зрения электронной обработки информации: линии, пиктограммы, графления и т.д.

При использовании серверов баз данных создается задание для каждого документа, прошедшего систему массового ввода. Переход к следующей операции означает изменение статуса задания, и каждая обработка документов является выделенной трансакцией на сервере баз данных. Если обработка не выполняется по каким-либо причинам, трансакция откатывается назад и задание остается невыполненным, поступает снова на обработку. Тем самым гарантируется целостность и надежность хранения и обработки документов. Недостатком является дороговизна.

Система автоматизации деловых процессов (АДП) - третья часть электронного документооборота. Она предназначена для обслуживания деятельности каждого сотрудника, работающего с электронным документооборотом.

Для проектирования сложных деловых процессов необходимо опираться на методы моделирования, способные учесть все ситуации, которые могут возникнуть в реальной жизни. Деловые процессы не имеют жесткой структуры и изменяются по самым разным причинам - внешним и внутренним. Внутренние причины обусловлены желанием оптимизировать внутренние деловые процессы с целью высвобождения ресурсов и экономии средств. В настоящее время существует определенная проблема с методологией описания деловых процессов. Самой распространенной является методология направленного графа. Разработан графический редактор, позволяющий в удобной форме проектировать карты деловых процессов.

Среди систем управления документами лидирует система DOCS Open компании РС DOCS Inc. В этой системе под документами понимается любая текстовая, графическая, звуковая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате для того приложения, в котором она была создана. Система ориентирована на платформу Windows.

Система «Ефрат» для Windows решает задачи систематизации, хранения, архивации и управление документами, реализует систему массового ввода бумажных документов посредством сканера.

Система распознавания документов Fine Reader создана компанией BIT Software. Этот пакет интегрирован в систему DOCS Open. Он реализует ввод печатных документов без использования клавиатуры.

Для создания и обслуживания технического документооборота при проектировании любой системы, служит, например, комплекс TechnoDOCS.

2 Виды информационных технологий, используемых для обеспечения управленческой деятельности

Организации различных видов и сфер деятельности можно представить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы посредством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.

В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияют факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, государственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т.д.) и внутренние факторы, которые в основном являются результатом принятия того или иного управленческого решения.

Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т.е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Цель и характер деятельности организация определяет ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого применяется оптимальное управленческое решение.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой.

Первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям - инвесторам, налоговым службам и т.д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации.

Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высокоагрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.

Третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высокодетализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления.

Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.

Основными функциями управленческого аппарата различных организаций является анализ ситуаций в компании и внешней среды и принятие решений по стратегическому и краткосрочному планированию ее деятельности.

Реализация плановых задач принятия решений осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

Стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии отражается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходимой для принятия стратегических решений. Основными целями стратегического уровня управления являются:

- Определение системы приоритетов развития организации;

- Оценка перспективных направлений развития организации;

- Выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных целей.

В соответствии с этими направлениями информационная технология обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный доступ и сортировку информации по ключевым факторам, которые позволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу.

Особенностями информационной технологии контура долгосрочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования является построение агрегированных моделей развития организации с учетом деятельности производственно- хозяйственных комплексов.

Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:

- Особенности развития рыночных отношений в стране;

- Возможные перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации;

- Потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);

- Перспективные технологические процессы изготовления новых видов продукции (товаров, услуг).

Таким образом, информационные технологии поддержки стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организации решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы.

Основным инструментарием для поддержки работы высшего руководящего звена являются разрабатываемые стратегические информационные системы для реализации перспективных целей развития организации.

В настоящее время еще не выработана общая концепция внедрения стратегических информационных систем из-за их целевой и функциональной многоплановости. Существуют три тенденции их использования:

За основу первой принято положение, что сначала формулируются цели стратегии их достижения, а только затем автоматизированная информационная технология приспосабливается к выработанной заранее стратегии;

Вторая тенденция основана на том, что организация использует стратегическую информационную систему при формулировании целей и стратегическом планировании;

За основу третьей тенденции принята методология синтеза двух предыдущих тенденций - встраивания стратегической информационной системы в существующую информационную технологию с совмещением выработки концепции развития организации в управленческом звене фирмы.

Информационные технологии призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки стратегических решений в неожиданно возникающих ситуациях.

Тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработки данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи. К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:

- Обеспечение устойчивого функционирования организации в целом;

- Создание потенциала для развития организации;

- Создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.

Функционирование информационной технологии в контуре среднесрочного тактического планирования базируется на использовании моделей, отражающих реальные факторы и условия возможного развития деятельности организаций и предприятий, в значительной степени учитываются внешние требования поставщиков и потребителей. Однако в данном контуре внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направлениям развития организаций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.

Для поддержки принятия тактического решения в информационной технологии фирмы используются такие инструментальные средства, как базы данных, системы обработки знаний, системы поддержки принятия решений.

Одним из инструментальных средств для принятия тактического решения в настоящее время являются системы поддержки принятия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Системы поддержки принятия решений имеют достаточно мощный аналитический аппарат с мощными моделями. Основными характеристиками таких систем являются:

- Возможность решения проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

- Наличие инструментальных средств моделирования и анализа;

- Возможность легко менять постановки решаемых задач и входных данных;

- Гибкость и адаптируемость к изменению условий;

- Технология, максимально ориентированная на пользователя.

Оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. При этом к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:

- Получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;

- Регистрацию, накопления и анализ отклонений хода производства от запланированного;

- Выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений.

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационных технологий на этом уровне - отвечать на вопросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соответствует оперативному управлению.

Задачи, цели и источники информации на оперативном уровне заранее определены и структурированы. Выполняется программная обработка информации по заранее разработанным алгоритмам.

Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления.

Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют небольшие аналитические возможности. Они обслуживают специалистов организации, которые нуждаются в информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во внешней среде.

Основные информационные потребности на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых функциональных и проблемно ориентированных аппаратно-программных инструментальных средств для текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных, электронных коммуникаций и т.д.

информационный технология электронный документооборот

Список использованных источников

1 Балдин, К.В., Уткин, В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник. - 4-е изд. - М.: ИТК «Дашков и К», 2007. - 395с.

2 Информационные системы и технологии в экономике. Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 213с.

3 Тронин, Ю.Н. Информационные системы и технологии в бизнесе. - М.: Изд-во «Альфа-Пресс», 2005. - 240с.

4 Хотинская, Г.И. Информационные технологии управления: Учебник. - М.: Гео и сервис, 2003. - 128с.

5 Экономическая информатика: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. / под ред. В.П.Косарева. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 325с.

Размещено на Allbest.ru