Инструменты и методы планирования

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Украины

Международный Гуманитарный Университет

Доклад по "Основам менеджмента"

На тему:

"Инструменты и методы планирования"

Выполнила :

Студентка МО-32

Голуб Ольга

Проверил:

Коваленко Н.П

Одесса 2010

Прогнозирование

Для оценки внешней среды менеджеры прибегают к прогнозированию, важной части организационного планирования, что позволяет им эффективно предсказывать будущие события т своевременно к ним готовиться. Благодаря наблюдению за внешней средой формируется основа для прогнозирования деятельности организации, т.е. для составления прогнозов, способных предсказать результаты работы компании. Спрогнозировать можно практически любой компонент внешней среды и специфической среды организации.

Методы прогнозирования. Различают два типа методов прогнозирования - количественные и качественные. При количественном прогнозировании с помощью математических методов проводится анализ показателей деятельности организации за прошлые годы, после чего на основе полученных выводов составляется прогноз будущих результатов. Подобные методы следует применять в случаях, когда менеджер располагает достаточным объемом точных данных. Качественное прогнозирование основывается на оценках и мнениях хорошо информированных и квалифицированных специалистов. Эти методы обычно применяются в тех случаях, когда достоверных данных за прошлый годы недостаточно или их трудно получить.

Эффективность прогнозирования. Цель прогнозирования заключается в том, чтобы обеспечить менеджеров информацией, на основе которой они смогут принимать более эффективные решения. Методы прогнозирования «работают» с большей эффективностью, если внешняя среда изменяется не очень быстро. Чем она динамичнее, тем вероятнее, что прогноз, составленный менеджерами, будет неточным. Относительно неточным будет и прогнозирование событий несезонного характера, таких как экономический спад, необычные происшествия, прекращение определенных операций, а также деятельность и ответные действия конкурентов. Не полагайтесь на один метод прогнозирования . Следует составлять прогнозы с помощью нескольких моделей и выводить средний результат, особенно при долгосрочном прогнозировании. НЕ стоит надеяться, что удастся точно определить повторные точки той или иной тенденции. Довольно часто то, что кажется важной поворотной точкой, оказывается просто непредвиденным случайным событием. Прогнозы следует составлять не небольшой срок . поскольку, чем длиннее промежуток времени, на который составляется прогноз, тем менее он точен. Прогнозирование - это управленческий навык, а следовательно, его можно развить и усилить.

Эталонное тестирование

Эталонное тестирование или, как его еще называют, бенчмаркинг.

Данный процесс предполагает поиск и заимствование как у фирм-конкурентов, так и у других компаний используемых ими методов и систем, что позволяет достичь столь же высокого уровня эффективности работы, как и у них. Исследования показали, что компании, которые используют эталонное тестирование, растут на 69 % быстрее, а их продуктивность на 45 % выше, чем у компаний, которые этого не делают. Основная идея эталонного тестирования заключается в том, что менеджеры могут повысить качество выпускаемой их организацией продукции, проанализировав, а затем скопировав методы лидирующих в различных отраслях фирм.

Процесс эталонного тестирования

1.Организация формирует группу, планирующую проведение эталонного тестирования. Первым делом эта группа определяет предмет тестирования и организацию для сравнения, потом выбирает методы сбора данных.

2.Затем группа собирает внутренние данные, т.е. информацию в собственной организации, а также сведения других организаций.

3.На третьем этапе собранные данные анализируются, выявляется разница в уровне эффективности и определяется ее причина.

4.В заключении составляется и реализуется план действий, направленных на достижении или даже превышении стандартов организации- образца.

Методы распределения ресурсов

Чтобы выполнять функцию организации и руководства, менеджерам необходимо иметь в своем распоряжении

Определенные ресурсы. Ресурсы - это различные средства организации: финансовые(долги, акции, нераспределенная прибыль и др.финансовые авуары), физические (оборудование, здания, сырье и прочие материальные средства ), человеческие (опят, знания, подготовка и уровень компетентности персонала), нематериальные (марочные названия, патенты, репутация, авторское право, зарегистрированные проекты и базы данных) и структурные или культурные (история, культура, рабочие системы, рабочие взаимоотношения, уровень доверия, политика и структура).Рассмотри два основных методы распределения ресурсов :составление бюджетов, составление графиков.

Составление бюджетов

Бюджет - это план распределения ресурсов по конкретным отдельным направлениям деятельности и числовом выражении. Наличный бюджет. Прогнозирует будущий проток наличности организации и то, как сумма понадобиться, чтобы оплатить расходы. Бюджет доходов. Прогнозирует будущие объемы продаж.

Бюджет расходов .Перечисляет все основные виды деятельности подразделения, которыми оно занимается, и, указывает суммы . выделяемые на каждый из этих видов деятельности. Переменный бюджет. Учитывает затраты, меняющиеся в зависимости от объема производства. Постоянный бюджет .Предполагает постоянный уровень объема продаж или производства. Бюджет прибыли .

Объединяет бюджеты доходов и расходов разных подразделений компании и определяет вклад в каждого из них в прибыль организации.

Рекомендации по повышению эффективности процесса составления бюджета

1)Проявляйте гибкость

2)Бюджеты должны основываться на целях. А не наоборот

3)Скоординируйте процесс составления бюджетов в рамках всей организации

4)При возможности используйте специальные компьютерные программы для составления бюджетов и планирования

5)Помните, что бюджеты- это инструменты

6)Помните, что прибыль появляется вследствие умного менеджмента, а не потому, что вы включили в бюджет соответствующую статью.

Составление графиков

Определение перечня работ, которые необходимо выполнить, порядка их выполнения. Исполнения работы и времени, необходимо для завершения каждой из них.

График Ганта

Идея, лежащая в его основе, очень проста. По сути, это гистограмма, в которой по горизонтали откладываются промежутки времени, а по вертикали-виды деятельности, для которых составляется график. Столбцы отображают планируемый и реальный выпуск продукции за определенный период времени. График Ганта наглядно демонстрирует, какие производственные задачи и когда должны выполниться, и позволяет сравнить запланированный результат с реальным прогрессом работ. Это простой, но очень удобный и полезный метод, с помощью которого менеджеры максимально точно определяют, что еще нужно сделать для завершения конкретного рабочего задания или проекта, и оценивают, как она выполняется - с опережением графика, о графику или с опозданием.

График распределения нагрузки

График распределения нагрузки представляет собой несколько модифицированный график Ганта. В отличии от первого, на этом графике по вертикальной оси указываются не виды работ, а либо целые отделы, либо конкретные ресурсы. Такая схема позволяет менеджерам планировать использование производственных мощностей организации и контролировать этот процесс .Иными словами, график распределения нагрузки представляет собой график рабочей нагрузки работников.

Сетевой анализ PERT(PERT network) (Pogram Evaluation and Review Technique)(Система методов оценки и контроля инвестиционных программ.

Сетевой анализ PERT(PERT network). Блок-схема, отображающая последовательность работ, которые необходимо выполнить для завершения проекта, а также время или затраты по каждому виду работ. С помощью PERT менеджер проекта может определить, что именно необходимо сделать, какие события зависят одно от другого и выявить потенциально проблемные моменты.

Современные методы планирования

прогнозирование планирование бенчмаркинг

Современные менеджеры сталкиваются с очень сложной задачей - им приходится планировать деятельность своих организаций в сложной и предельно динамичной внешней среде. Существуют два основных метода, которые эффективно работают в такой среде -менеджмент проектов и планирование на основе сценариев. Оба этих метода нацелены на повышение гибкости организации, т.е. на качество, которое просто необходимо для того, чтобы повысить эффективность и результативность компаний в организационной среде такого типа.

Проект - это серия взаимосвязанных работ, имеющая определенные начальную и конечную точки во времени. Менеджмент проектов заключается в обеспечении того, чтобы определенные виды работ выполнялись в срок, в рамках выделенного бюджета и в соответствии с техническими требованиями. Компании все чаще реализуют необычные и даже уникальные проекты;)проекты с точными сроками выполнения;)проекты, связанные с решением сложных взаимосвязанных задач, требующих специфических навыков и квалификации;)проектов, которые изначально . по своей природе, носят временный характер.

Процесс менеджмента проектов

Основные этапы процесса планирования проектов :

1)Определить цели

2)Определить виды работ и ресурсы

3)Установить очередность работ

4)Оценить время выполнения работ

5)Определить дату завершения проекта

6)Сравнить план с целями

7)Определить необходимость в дополнительных ресурсах

Планирование по сценариям

Сценарий-это прогноз вероятного будущего развития событий, состоящий из них определенной последовательности. Процедуру составления сценариев можно также описать как последовательное планирование.

Подготовка к неожиданным событиям

1)Выявить потенциальные непредсказуемые события

2)Определите, имеют ли эти события какие-либо ранние симптомы

3)Создайте систему сбора информации, связанной с этими симптомами

4)Составьте сценарий(план)реакции на потенциальные непредсказуемые события.

Инструменты и методы планирования позволяют менеджерам довольно серьезно подготовиться к будущему.Но менеджеры должны помнить, что все методы, описанные в этой главе,- это всего лишь инструменты. Они никогда не смогут заменить навыки и способности менеджера правильно использовать собранную им информацию и составлять эффективные и результативные планы.

Как стать хорошим менеджером

1)Выработайте привычку регулярно знакомиться с общими и бизнес- новостями в периодике. Обращайте внимание на все описанные в ней события, тенденции и перемены.

2)Готовясь к классным заданиям, попрактикуйтесь в наблюдении над конкурентами, используя для этого печатные источники о разных компаниях.

3)Пройдите курсы методов программирования

4)Практикуйтесь в составлении бюджета, применяя свои знания для составления персонального бюджета

5)При подготовке к учебному проекту, который вам надо будет спланировать и управлять, испробуйте разные инструменты, основанные на использовании графиков.

Размещено на Allbest.ru