Текстовое документирование, его развитие, назначение и область применения

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Филиал РГГУ в г. Красноярске

Историко-архивный институт

Курсовая работа студентки 2 курса заочной формы обучения

Специальность: «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Научный руководитель

Преподаватель

А.Г. Севастьянова_________

«____»____________2010 г.

Красноярск, 2010

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Последняя треть двадцатого столетия ознаменовалась переходом целого ряда стран к постиндустриальному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства является информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом и приобрела стратегическое значение. Вполне закономерно современное общество называют информационным Ларьков, Н.С. Документоведение : учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ : Восток-Запад, 2008. - с 7.

.

Еще в древности, с самого зарождения письменности, наши предки стремились сойтись к единому способу и правилам закрепления, передачи и хранению информации.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать ее на каком-либо материале, с целью последующей передачи ее во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, то есть документ.

Документ - это материальный носитель с закрепленной на нем информацией.

Существует несколько знаковых средств документирования информации, мы же, в своей работе будем рассматривать текстовое документирование.

Глубокое изучение этой темы мы находим у таких авторов как Н.С. Ларьков, Н.Н. Кушнаренко, А.Ю. Пигарев.

Как мы уже говорили, закрепление информации на любом материальном носителе является единственным способом для передачи ее во времени и пространстве. Но для того, чтобы информация была достоверной, ее необходимо правильно, четко и доступно излагать.

Сказанное выше заставляет задуматься над значимостью знания, истории развития, назначения и области применения текстового документирования, поскольку без соблюдения установленных норм и правил документирования невозможна фиксация и передача информации как из прошлого в настоящее, так и из настоящего в будущее, что и сегодня очень актуально. Этим и объясняется выбор темы нашего исследования: «Текстовое документирование, его развитие, назначение и область применения».

Цель работы: рассмотрение, изучение этапов развития и способов письменности, и применение текстового документирования.

Для достижения поставленных целей необходимо решить ряд задач:

1. проанализировать литературу по изучаемой теме;

2. рассмотреть и изучить развитие, назначение и области применения текстового документирования.

Поставленные задачи обусловили структуру нашей курсовой работы, которая состоит из введения, главы и заключения.

В главе мы рассматриваем основные понятия документирования информации, историю развития и разновидности письменности, а также применение текстового документирования.

Теоретическая значимость нашего исследования заключается в систематизации сведений о развитии, назначении и области применения текстового документирования.

При написании курсовой работы был использован широкий круг источников, являющихся официально издаваемыми учебными пособиями, который можно увидеть в списке используемых источников и литературы.

1. ТЕКСТОВОЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ, ЕГО РАЗВИТИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1 Понятие «документирование информации»

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается процесс закрепления (фиксация) информации на материальном носителе. Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. В свою очередь правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо вырабатываются традицией Ларьков, Н.С. Документоведение : учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ : Восток-Запад, 2008. - 427 [5] с. .

Создание документов или документирование может осуществ-ляться на естественном языке - возникшего стихийно на определенном этапе развития человеческого общества, или на искусственных языках - специально разработанного человеком для конкретных целей (язык формальной логики, математический язык, языки программирования, информационно-поисковые языки) с и-пользованием новых носителей информации.

При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях - документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени) Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.- с. 231.

В обществе документы являются основными носителями управ-ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций (функция документа - общественная роль, социальное назначение, цель, задача), что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные или сущностные и прикладные, функции первичного и вторичного порядка, явные и скрытые Ларьков, Н.С. Документоведение : учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ : Восток-Запад, 2008. - 55 с.

.

Знание функциональных особенностей не только позволяет глубже проникнуть в социальную природу документа, понять документ как социокультурный феномен, но также способствует более эффективной организации работы с самой различной документированной информацией Ларьков, Н.С. Документоведение : учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ : Восток-Запад, 2008. - 63 с..

1.2 Развитие текстового документирования

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма Ларьков, Н.С. Документоведение : учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ : Восток-Запад, 2008. - 71 с. :

- пиктографическое;

- логографическое (идеографическое);

- слоговое (силлабическое);

- буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

1.2.1Пиктографическое письмо

Пиктография - это фиксация и передача информации с помощью рисунков. Пиктографическое письмо появилось еще в период расцвет первобытного общества в верхнем палеолите. С помощью последовательного размещения ряда рисунков, изображающих отдельные конкретные предметы, передается определенная информация о хозяйственных, общественных, военных и других ситуациях. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - 8-е изд., стер. - К.: Знания, 2008.- 79 с. - (Высшее образование XXI века).

Пиктография (лат. pictus - рисованный, живописный, греч. grapho - пишу) - древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только предметы, но и действия, события, т.е. целое сообщение. Для пиктографии не нужен алфавит, т.е. набор определенных знаков, необходимо только изображать предметы и ситуации (например, человека, лодку, охоту и т.д.). "Читающий" пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения (как, например, в буквенном письме), он должен лишь правильно опознать изображения.

Пиктографическое письмо имело множество несомненных достоинств, которые определили возможности его развития в более высокие формы письменности, вплоть до фонетической. К числу этих достоинств следуем отнести:

- возможность вводить новые промежуточные звенья повествовательности;

- достаточно высокий уровень абстрагирования, выделение главного, существенного;

- отсутствие необходимости в реалистичности изображения, в таком письме заложены значительные возможности схематизации и перерастания в условные изображения.

Основные направления исторического развития пиктографии следующие:

- выработка единого способа начертания рисунка, понятного для всех (или большинства) представителей данного племени (рода, общины);

- закрепление за каждым рисунком более или менее определенного значения, смысла (иначе говоря, тенденция к общезначимости и однозначности, хотя, конечно, до полной однозназначности было еще далеко);

- обогащение набора пиктографических рисунков такими знаками, которые позволяют конкретизировать текст, пиктограммы, особенно в том, что касается счета, собственности имен и др.

Некоторые виды пиктографии используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере - изображение уборщицы, официанта и т.д. Пиктографическое письмо встречается у народов, не имеющих собственной письменности.

1.2.2 Логографическое (идеографическое) письмо

Основой системы письменности остаётся прежняя многозначная идеограмма, но конкретная привязка знака каждый раз к определённому слову обеспечивается добавлением знаков, выражающих чисто звуковые элементы слова либо в целом, либо его части (особенно грамматических элементов), и знаками -- детерминативами, уточняющими круг понятий, к которому относится данное слово. Например, в древнеегипетском языке рисунок «жука» (х п р) с силлабическими знаками х-, п-, р- (гласные неизвестны) + детерминатив абстрактных понятий означал (х п р) «существование»; в шумерском рисунки «ноги» + «камня» означали «пришедший» (гина), потому что «камень» назывался на, а рисунки «ноги» + «кучи зерна (?)» (ба) означали «стоящий» (губа); знаки «вышка (?)» + «решётка (?)» с детерминативом «божества» (рисунок «звезда») читались «бог Энлиль» (имя бога), а с детерминативом «земли» (рисунок участка, прорезанного каналами) читались «Нибуру» (название города, где почитался этот бог).

Идеографический знак, прикрепленный к определенному слову, называется логограммой. Для знаков, выражающих последовательности звуков, используются тоже логограммы, но в «ребусном» употреблении [ср. выше на, ба не в смысле «камень» и «куча (?)», а как знаки для последовательностей звуков н + а, б + а]. Такие последовательности -- не обязательно слоги; так, в древнеегипетском письменности. Гласные вообще не передавались, в аккадском слог мог дробиться на части. Словесно-слоговым письмом могли передаваться тексты любого содержания, т.к.такое письмо обеспечивало достаточно адекватную фиксацию речи и надёжное воспроизведение текста при чтении. Отсутствие обязательной непосредственной связи первоначальных идеограмм с фонетической стороной речи позволяло использовать одни и те же знаки в качестве логографических элементов для разных диалектов (в Китае) и для разных языков (на древнем Ближнем Востоке) Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.- с.231.

В древнейших видах письма этого типа знаки монументальных надписей долго сохраняли форму рисунков-иероглифов; наряду с ними существовала скоропись (на папирусах, черепках -- в Египте, на глиняных плитках -- в Передней Азии, на бамбуковых палках -- на Дальнем Востоке, и т.п.). Такие системы письма возникали всюду, где впервые складывалось государство, и обычно независимо друг от друга; отдельные случаи сходства знаков объясняются либо общей типологией, либо случайностью. Наиболее известны: древнеегипетские П. (с конца 4-го тыс. до н. э.), шумерское П. (с начала 3-го тыс. до н. э.) и развившиеся из него виды клинописи, эламская иероглифика (3-е тыс. до н. э.), протоиндийское письмо (тогда же), критское письмо (с начала 2-го тыс. до н. э.; ), китайское письмо (со 2-го тыс. до н. э.;), майя письмо в Центральной Америке.

В течение нескольких тысячелетий пиктографическое письмо по-степенно перерастало в идеографическое письмо, где рисунки заменяются определенными знаками. Идеографическое письмо развивалось в направлении от изображения определенных представлений (образов, понятий) независимо от их звучания в устной речи -- к иероглифам. Иероглифы одновременно указывали, и образы (представления, понятия), и те звуки, из которых состоят слова, обозначающие дан-ные образы (представления, понятия). На рубеже IV--III тыс. до н.э. иероглифическое письмо уже широко применялось в Месопотамии, а в 2400 г. до н.э. оно превратилось в упорядоченное словесно-слоговое письмо клинописного типа. Клинописное письмо было достаточно сложной системой, состоящей из нескольких сотен и даже тысяч специальных Знаков. Его усвоение требовало значительной специализации и профессионализации. В древневавилонском обществе сформировался целый социальный слой -- слой писцов. В течение III тыс. до н.э. складывается и египетская иероглифика. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в "знак-идею" (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие. Например, круг с расходящимися лучами означает уже не "солнце", а "жару", "тепло", "горячий" или "теплый". Старец, опирающийся на палку, означает старость и т.п.

Разновидностью идеографического является иероглифическое письмо, используемое с конца IV в. до н.э. Иероглиф - условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин "иероглифический" применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II в. до н.э.) и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II-I в. до н.э.) и т.д. Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ - это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку. Однако знаки идеографического письма - идеограммы, иероглифы - не могли служить для графического изображения звуков речи.

1.2.3 Слоговое (силлабическое) письмо

Способ обозначения звуков речи с помощью графических знаков впервые был изобретен уже в III в. до н.э. шумерами, создавшими самую древнюю из земных цивилизаций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, находилось на переходной стадии от словесного к слоговому, первый шаг к графическому изображению речи был уже сделан. Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого семитами слогового письма, научились разлагать слова на фонемы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединенных в систему алфавита.

Преимущества словесно-слогового письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письма (цифры, алгебраические и химические формульные знаки и т.п.).

Недостатки: многочисленность знаков в системе (от нескольких сот до многих тысяч), трудность (громоздкость) при освоении чтения.

документирование письмо стенография графика

1.2.4 Буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое) письмо

Высшей формой письменности, сложившейся во II тыс. до н.э., было фонетическое письмо, буквенное, в котором знаки обозначают не предметы, а слоги, звуки и графически передаются отдельные звуковые обозначения.

В связи с частой необходимостью передачи имен появился каче-ственно новый и перспективный прием -- изображение имен людей некоторыми предметами, сходными по звучанию, но имеющими, разумеется, совсем иную природу.

Так постепенно зарождаются зачатки фонетического письма. Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи. Развитие фонетического письма делится на два этапа. Первый - это буквенно-слоговое письмо - клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н.э. Второй - алфавитное письмо (II в. до н.э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук). Буква - графический знак или литера. Совокупность букв, принятых в данной письменности и расположенных в определенном порядке, называют азбукой (по первым славянским буквам - аз и буки). Возникшее на базе греческого, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма. В XII-XIII вв. славяне также заимствовали греческое письмо.

С конца IX в. существовало два письма - глаголица и кириллица, отличающиеся формой букв. Затем в X-XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу. В XVIII в. появляется скоропись, а в XIX-начале XX в. - гражданское письмо, или гражданский шрифт, т.е. современное письмо. Шрифт - гражданская форма знаков определенной системы письма.

В зависимости от техники исполнения различают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт. Алфавитное письмо часто называют словесным или вербальным.

Таким образом, развитие письма прошло длительный, исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них - к более простым слоговым буквенно-звуковым. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а так же необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определенную роль в этом процессе сыграли так же материалы и орудия, применявшиеся в разные эпохи письма. Начертательное письмо и в наши дни остается важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках.

1.2.5 Стенография

Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, настолько краткими, что ими можно записать живую речь.

Стенография пришла к нам из древнейших времен. Еще в Древнем Египте скорописцы записывали речи фараонов. Широкое распространение стенография получила в Древней Греции. В 1883 году в Акрополе была найдена мраморная плита, на которой были высечены стенографические знаки. По мнению ученных, эти записи были сделаны в 350 г. До н.э. Но общепризнанным днем рождения стенографии считается 5 декабря 63 г. До н.э. тогда в Древнем Риме возникла необходимость дословной записи устной речи. Автором древнеримской стенографии считается Тирон - секретарь знаменитого оратора Цицерона. Тирон обучил стенографии нескольких молодых сенаторов, которые 5 декабря 63 года до н.э. записали обвинительную речь Катона Младшего против заговорщика Катилины. Латинская стенография, в честь ее автора называлась тироновыми нотами (нота - по-латыни «знак») Пигарев А.Ю. Курс современной стенографии. Учебник. - Новосибирск : ООО «Издательство ЮКЭА», 2000. - 3 с. .

До XVII века стенография была словной. Каждому слову соответствовал свой значок, рисунок или упрощенное начертание буквы. Тироновы ноты, например, насчитывали около 5000 знаков. Его последователи довели это число до 13000. И каждый знак следовало запомнить.

В 1602 году англичанин Джон Уиллис издал книгу «Искусство скорописи, или стенография». Слово «стенография» образовано от греческих стенос - «узкий», «тесный» и графо «пишу». Знаки его системы - это части круга, прямые линии, отличающиеся одна от другой наклоном. Слова напоминали геометрические фигуры, потому система Джона Уиллиса была названа геометральной. С этого началось бурное развитие стенографии в Западной Европе. Конец XVIIIи начало XIXвеков ознаменованы рождением, так называемых курсивных систем. Симон Бордлей (1789 г.) был родоначальником первой курсивной системы. Знаками для его системы послужили элементы обычного письма.

Геометральные системы характерны для языков с относительно короткими словами (английский, французский), курсивные системы свойственны языкам с длинными словами (русский, немецкий). Геометральные и курсивные системы не требуют заучивания каждого слова в отдельности, ибо слова уже составляются из стенографических знаков. Так, например, современная русская стенография (усовершенствованный вариант Государственной единой системы стенографии) включает в себя около 90 знаков (некоторые знаки меняют свое значение в зависимости от позиции и места в слове). Современная стенография продвинулась далеко вперед: компьютерный анализ частотности слов, звуков и сочетаний звуков позволяет разрабатывать наиболее рациональные системы стенографического письма, обладающие высокой эффективностью и не требующие больших усилий для овладения ими.

В России применение стенографии началось в XV-XVI вв. в Новгороде и Пскове стенографически записывались выступления на городских вече. Первая разработанная система стенографии появилась в России в конце XVIII в. В 1820 г. В Петербурге вышла в свет одна из первых книг по стенографии на русском языке - «Графодромия, или искусство скорописи». Автором ее был Н.А. Корф, товарищ А.С. Пушкина по лицею. Многие известные русские ученые и писатели владели стенографией и применяли ее в своем творчестве. Среди них Д.И. Менделеев, и «отец русской авиации» Н.Е. Жуковский, Л. Н. Толстой, Ф.М. Достоевский и другие. В 1933 году в нашей стране была принята Государственная единая система русской стенографии - ГЕСС (автор Н.Н. Соколов). За прошедшее после этого время, она не раз подвергалась переработкам с целью усовершенствования.

Основные направления:

1) ещё большее приближение стенографических знаков к элементам букв обычного (рукописного) письма;

2) устранение из системы знаков, мешающих унификации соединений согласных и вокализации;

3) уменьшение количества слитных знаков (т. е. знаков сочетаний согласных).

В современном мире, несмотря на обилие средств механической фиксации слова (магнитофонов, диктофонов) владение навыками стенографии по-прежнему ценится. В развитых странах Запада число людей, владеющих стенографией, особенно в управленческой аппарате, очень велико. Там не встретишь делопроизводственных работников, не знающих стенографии. Ее изучают студенты и школьники. В чем причина такой «архаичной» приверженности стенографии? Дело в том, что существует естественный разрыв между речью и ее фиксацией на бумаге обычным письмом. Мы записываем в среднем в пять раз медленнее, чем говорим. Стенография же ликвидирует этот разрыв. Она особенно полезна при конспектировании лекций, публичных выступлений, бесед, составлении докладов, подготовке статей и т.п.

1.3 Развитие графики русского письма

Славянское письмо (кириллица) было разработано на основе добавления к 24 буквам византийского греческого П. ещё 19 букв для специфических славянских фонем (буквы ц, ш были взяты из еврейского квадратного письма, а остальные изобретены специально).

Кириллица употреблялась православными славянами, а также (до 19 в.) румынами; на Руси была введена в 10 - 11 вв. в связи с христианизацией. Однако какое-то П., возможно, применялось славянами уже и раньше. До сих пор не решен вопрос о происхождении другого славянского письма - глаголицы и её соотношении с кириллицей. Почти полностью совпадая по составу, порядку и значению букв, азбуки эти резко различались по форме букв: простой, чёткой и близкой к греческому уставному письму. 9 в. у кириллицы и замысловатой, очень своеобразной у глаголицы, которая применялась главным образом у юго-западных славян-католиков со славянским богослужением и вымерла в позднем средневековье.

Графика кириллицы претерпевала изменения с 10 по 18 вв. (устав, полуустав, вязь). Современные славянские системы П.: русская, украинская, болгарская, сербская (с добавлением букв љ, њ, ћ, , џ и др.) развились на основе кириллицы. Русское письмо из 33 букв (называется гражданским шрифтом, в отличие от церковного - собственно кириллицы, сохранённой для религиозной литературы при реформе, проведённой Петром I) является упрощением кириллицы с приближением форм букв к образцам антиквы. Оно пережило ряд алфавитно-орфографических реформ (1708 - 10, 1735, 1758, 1918), в результате которых были исключены все буквы, ненужные для передачи фонем современной русской речи; были введены 2 новые буквы: й и (факультативно) ё» Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000 - с.118.

1.4 Применение текстового документирования

В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности, так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лица, постоянно меняющихся социально-экономических условиях Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003. -с.441

.

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения.

Заключение

Совокупность полученных нами теоретических данных дают основания полагать, что: в зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино-, фото-, фонодокументирование, электронное и текстовое документирование). Текстовое документирование - способ регистрации информации посредством письменности.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Документ - это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы -- носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование».

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке - возникшего стихийно на определенном этапе развития человеческого общества, или на искусственных языках - специально разработанного человеком для конкретных целей (язык формальной логики, математический язык, языки программирования, информационно-поисковые языки) с использованием новых носителей информации.

При документировании на естественном языке создаются текстовые документы.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях - документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации.

Развитие письма прошло длительный, исторический путь: от рисунков (пиктограмм) к сложным идеографическим системам, а от них - к более простым слоговым буквенно-звуковым. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи. Определенную роль в этом процессе сыграли так же материалы и орудия, применявшиеся в разные эпохи письма. Начертательное письмо и в наши дни остается важнейшим способом документирования, прежде всего запечатления и сохранения информации на естественных языках.

Появление документа явилось важнейшим условием дальнейшего быстрого развития человеческой цивилизации. Документирование стимулировало производство и накопление в больших объемах целесообразной информации, обусловило качественные изменения в управлении хозяйственно-экономическими и общественно-политическими процессами.

История последних тысячелетий наглядно продемонстрировала цивилизационные преимущества тех народов, которые сумели создать развитие системы документирования информации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. - 427 [5] с.;

2. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.- с. 231;

3. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - 8-е изд., стер. - К.: Знания, 2008.- 459 с. - (Высшее образование XXI века).;

4. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.- с.231 Пигарев А.Ю. Курс современной стенографии. Учебник. - Новосибирск : ООО «Издательство ЮКЭА», 2000. - 120с.;

5. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000 - с.118;

6. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003. -с.441.

Размещено на Allbest.ru