Поняття та характеристика організації

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Предмет «Менеджмент»

Конспект лекцій «Основи менеджменту»

1. Поняття організації

Професор Й.С. Завадський дає наступне визначення організації. Поняття "організація" (англ. organization) походить від давнього грецького слова "органон", яке позначає знаряддя або інструмент. Від нього ж пішло поняття "орган", а потім, як похідні, "організм" і "організація". Виросла організація із людських потреб в кооперації зусиль для досягнення своїх особистих цілей у зв'язку з наявністю цілого ряду фізичних, біологічних, психологічних і соціальних обмежень.

Нині поняття "організація" широко вживається в багатьох науках (філософії, математиці, економіці, соціології та ін.) і в практичній діяльності. Це поняття багатозначне. Найчастіше воно означає: внутрішню упорядкованість, узгодженість взаємозалежних елементів цілого (системи);

За висловом В.І. Терещенка, під організацією розуміється структура, кістяк, у рамках якого здійснюються певні заходи.

Організація складає основу світу менеджерів, вона є причиною, яка обумовлює існування менеджменту. Тому почнемо вивчення менеджменту, засвоївши спочатку, що таке організація і для чого нею потрібно керувати.

Організація - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної цілі чи цілей. Щоб бути справді організацією, ця група повинна відповідати таким вимогам:

- наявність, принаймні, двох людей, які вважають себе частиною цієї групи;

- наявність хоча б одної спільної мети;

- наявність членів групи, які свідомо працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети.

Будь-яка організація складається з елементів (відділів, служб, груп, окремих виконавців). їхніх ролей і відносин, визначених ієрархією, поліархією, писаними і неписаними правилами (кодексами) поведінки. Ці ролі, відносини й кодекси можуть мати офіційні та неофіційні аспекти, або офіційну і неофіційну структури.

Протягом багатьох років вітчизняна наука і практика головну увагу приділила формальній стороні організаційних систем, структурам, створюваним за офіційними нормами, правилами, інструкціями. Офіційну (формальну) структуру становлять ділові зв'язки і відносини, що виникають між працівниками при виконанні службових функцій і мають офіційний характер. Канали комунікації використовуються виключно офіційні, що пов'язують працівників у вертикальному (командна інформація зверху) і горизонтальному (розподіл робочих операцій, послідовність операцій та ін.) напрямах.

Формальна структура колективу, таким чином, є відображенням офіційного (формального) розподілу робіт між членами колективу й тих службових зв'язків та відносин між її членами, які виникають у процесі трудової діяльності.

На відміну від офіційної структури, неофіційна (неформальна) структура виникає спонтанно, в результаті об'єднання працівників за певними позаслужбовими уподобаннями (спорт, художня самодіяльність тощо), встановлення різних неформальних статусів. Неформальні групи можуть утворюватися на основі виробничих стосунків, дружніх відносин, професійного вміння, давніх зв'язків у періоди навчання у школі, вузі, за національним походженням, релігійними віруваннями та іншими суспільними інтересами. Такі неформальні об'єднання створюють в усіх сферах, вони доповнюють і розвивають офіційну структуру. Іноді неформальні відносини групуються на егоїстичних прагненнях, протиставленні окремих осіб або груп керівництву або більшості колективу, в результаті чого виникають конфліктні ситуації, атмосфера недовіри, антипатії тощо.

Спонтанний механізм відносин часто певною мірою нівелює хиби формальної організації. Сила психологічного впливу неформальних відносин зумовлюється ступенем емоційності взаємовідносин цих груп та їх кількісним складом. Характерними особливостями неформальних груп є здатність до самоорганізації, саморегулювання внутрішніх відносин під впливом лідерства, престижу, симпатії.

В інтересах ефективного управління доцільно розробляти стратегію відносин з неформальними утвореннями незалежно від того, чи є вони впливовими або невпливовими, чи є вони активними або пасивними, стійкими або нестійкими.

Слід враховувати також взаємодію різних відносин, ступінь впливу неформальних відносин на формальні і навпаки. Міжособові відносини (офіційні та неофіційні), які складаються в колективах, треба розглядати в нерозривній єдності та взаємозв'язку.

В організаціях важливе значення має ієрархія. Організація вважається ієрархічною, якщо відносини між начальником і підлеглими мають ланцюговий характер. Із збільшенням ієрархічності зростає кількість підлеглих, які водночас є начальниками. Таким чином, утворюється "потік" влади й відповідальності, що "спускається" по неперервній лінії від вищих рівнів влади до нижчих. Цю лінію можна назвати "порядком підлеглості", або "порядком влади".

Сутність ієрархічних відносин становлять відносини між вищою службовою особою або підрозділом та підлеглими. Чисельність підлеглих характеризує "розмах" влади, або розмах управління. Чим ширший цей розмах, тим більше ліній влади відгалужується від начальника. Загальна чисельність людей, підлеглих вищій владі, в організації може бути збільшена або розширенням розмаху, або подовженням лінії влади, або поєднанням першого і другого способів. Слід зазначити, що власне ієрархічний рівень ще не визначає ранг або статус усіх посад, або особисте звання людей, що обіймають певні посади. Кожний з рівнів складається переважно з цілої низки посад і завдань. На практиці вища посада в будь-якій ієрархії служить значущим символом у здійсненні розпорядчого впливу і організації управлінського процесу. Лінії влади можуть розглядатися як хребет внутрішньої системи контактів і сполучна основа побудови структури управління.

Складні організації. Управління дуже рідко має справу з організаціями, які мають лише одну мету. Складні організації мають набір взаємопов'язаних цілей. Наприклад, "Мак Дональдс" є організацією, яка складається більш як із семи тисяч самостійних підприємств, робота яких забезпечується підтримкою великої кількості організацій, які ведуть будівництво магазинів і цехів, здійснюють рекламу, проводять закупку продуктів, розробляють нові види продуктів, здійснюють контроль якості. Кожна установа "Мак Дональдс" має свої плани реалізації продукції та прибутків.

Організація є системою, тобто сукупністю взаємодіючих елементів, що складають цілісне утворення, яке має властивості, відмінні від властивостей складових елементів. Основними формами підприємницької діяльності в Україні є підприємства, товариства, кооперативи, які утворюються згідно з Законом України "Про підприємництво". Крім того, існують такі організації, як банки, страхові компанії, кредитні спілки, біржі, фонди.

Різні форми підприємницької діяльності можуть створювати об'єднання, до яких належать асоціації, концерни, консорціуми, холдинг-ком-панії, виробничі об'єднання, франчайзні об'єднання.

Світова практика формування підприємницьких структур свідчить, що найдоцільніше в основу кооперацій між великими та дрібними фірмами покласти систему франчайзних договірних відносин. Термін "франчайза" запозичено з французької мови і означає угоду великих корпорацій (франчайзерів) з малими фірмами (франчайзі) або окремими підприємцями на засадах системи взаємовигідних пільг та привілеїв.

На Заході так функціонують відомі фірми "Мак Дональдс", "Кока-Кола", "Адідас" та ін.

Франчайзер надає право дрібному підприємцеві вести справу у формі, що визначена угодою, на певній території та протягом обумовленого часу. При цьому велика фірма забезпечує малу своїми товарами, рекламними послугами, ефективними технологіями, фірмовим знаком тощо. За своєю суттю франчайзі виконують функції дилерів, торговельних підприємств, посередників, ліцензіатів, філій, роздрібних продавців і зобов'язані підтримувати ділові контакти тільки з франчайзерами. Найчастіше франчайза виникає в галузі торгівлі, послуг, харчування. Не виключена можливість її застосування у сфері виробництва, науково-дослідницької діяльності, навчання.

Організація складається з керуючої та "керованої підсистем". До складу керованої підсистеми входять елементи, які забезпечують безпосередній процес виробничої, господарської, комерційної та інших видів діяльності.

Вище представлений вигляд процесу функціонування організації як відкритої системи.

2. Загальні характеристики організацій

Усі складні організації мають загальні характеристики. Ці загальні риси допомагають зрозуміти, чому, щоб добитися успіху, організацією необхідно керувати.

1. Ресурси. В загальних рисах мета будь-якої організації вміщує перетворення ресурсів для досягнення результатів. Основні ресурси, які використовуються організацією, - це люди (людські ресурси), капітал, матеріали, технологія та інформація.

Наприклад, організація "Мак Дональдс" (виробництво і обслуговування).

Матеріали - м'ясо, картопля, булочки, папір.

Технологія - механізоване приготування їжі (кухонне обладнання).

Люди - управляючі ресторанами, бухгалтери, м'ясники, продавці на роздачі.

Інформація - звітність щодо реалізації, облік на складах, звіт щодо затрат на придбання продуктів для виготовлення продукції.

Цей приклад показує взаємозв'язок між цілями і ресурсами.

2. Залежність від зовнішнього середовища. Однією із найважливіших характеристик організації є її взаємозв'язок із зовнішнім середовищем. Жодна із організацій не може бути "острівцем у собі". Організації повністю залежні від навколишнього світу, від зовнішнього середовища - як щодо своїх ресурсів, так і щодо споживачів, користувачів їх результатів, яких вони намагаються досягти.

Термін "зовнішнє середовище" враховує економічні умови, споживачів, профспілки, урядові акти, законодавство, конкуруючі організації, систему цінностей в суспільстві, суспільні погляди, техніку та технологію, інші складові. Велике значення має той факт, що хоч організація і залежить повністю від зовнішнього середовища, середовище це, як правило, знаходиться за межами впливу менеджерів. Найкращі керівники в компанії "IBM" нічого не можуть зробити, щоб утримати маленьку японську компанію від виходу на ринок з новою інтегральною схемою, яка робить деякі види продукції "IBM" застарілими.

З кожним роком керівництву доводиться враховувати дедалі більшу кількість факторів зовнішнього середовища. Щоб досягти успіху, фірмам доводиться конкурувати на іноземних ринках і протистояти конкуренції іноземних компаній у себе на батьківщині.

3. Горизонтальний розподіл праці. Найбільш наочною характеристикою організації є розподіл праці. Якщо дві особи працюють для досягнення однієї мети, вони повинні ділити роботу між собою. Розподіл всієї роботи на складові називають горизонтальним розподілом праці. Розподіл великого обсягу роботи на багаточисельні невеликі спеціалізовані завдання дозволяє організації виробляти значно більше продукції, ніж якби та ж кількість людей працювала самостійно. Класичним зразком горизонтального розподілу праці на виробничому підприємстві є виробництво, маркетинг і фінанси. Це основні види діяльності, які повинні бути успішно здійснені, щоб фірма досягла поставлених цілей.

4. Підрозділи. Складні організації здійснюють чіткий горизонтальний розподіл за рахунок утворення підрозділів, які виконують специфічні конкретні завдання і досягають конкретної специфічної мети. Такі підрозділи часто називаються відділами або службами, хоча існують й інші назви.

Як і ціла організація, частиною якої вони є, підрозділи - це групи людей, діяльність яких свідомо спрямовується і координується для досягнення загальної мети. Таким чином, за своєю суттю, великі і складні організації складаються із декількох спеціально створених для конкретної мети взаємопов'язаних організацій і багаточисельних неформальних груп, які виникають спонтанно.

5. Вертикальний розподіл праці. Оскільки робота в організації розподіляється на складові, хтось повинен координувати роботу групи для того, щоб вона була успішною. Вертикальний розподіл праці відділяє роботу з координування дій від самих дій. Діяльність з координування роботи інших людей і становить суть управління.

6. Необхідність управління. Для того, щоб організація могла досягати своєї мети, завдання повинні бути скоординовані засобом вертикального розподілу праці. Тому управління є суто важливою діяльністю для організації.

3. Внутрішнє та зовнішнє середовище організації

організація формальний колектив франчайзний

Внутрішнє середовище організації визначається внутрішніми змінними, тобто ситуаційними факторами всередині організації. Внутрішнє середовище, де працюють менеджери, містить в собі корпоративну культуру, організаційну структуру, технологію виробництва, всі будинки та споруди, які належать організації, машини та обладнання. Найбільш вагомим фактором внутрішнього середовища є корпоративна культура. Внутрішня культура повинна відповідати вимогам як зовнішнього середовища, так і стратегії фірми.

Культуру можна визначити як набір базових цінностей, переконань, різних угод і норм, які поділяються всіма членами організації. Це свого роду система загальних цінностей і припущень про те, що і як робиться на фірмі. Усвідомлення культурних традицій дозволяє новим членам організації правильно мислити, відчувати, розуміти оточуючих. Зазвичай виділяють три рівні корпоративної культури. Самий верхній, поверховий рівень складають видимі об'єкти: манера одягатися, правила поведінки, фізичні символи, організаційні церемонії, розміщення офісів. Все це можна побачити, почути або зрозуміти, спостерігаючи за поведінкою інших членів організації.

Другий рівень - це загальні цінності й переконання, які свідомо розділяють і культивують члени організації. Це проявляється в їхніх розповідях, мові, символах, які використовуються. Деякі цінності укорінюються в корпоративній культурі настільки глибоко, що співробітники просто перестають їх помічати. Ці базові, основоположні припущення та переконання і є суттю корпоративної культури. Саме вони керують поведінкою та рішеннями людей на підсвідомому рівні. Культура багатьох організацій ґрунтується на припущенні про те, що кожен індивід намагається на високому рівні виконувати доручені йому обов'язки. В таких організаціях співробітники мають більшу свободу і більшу відповідальність, колеги довіряють один одному і працюють спільно.

Американські економісти Мескон М., Альберт М. та Хедоурі Ф. виділяють такі основні внутрішні змінні в будь-якій організації, як цілі, структура, завдання, технологія та люди (працівники).

Цілі - це конкретний кінцевий стан або очікуваний результат, якого намагається досягнути група працюючих разом. Існує значний різновид цілей залежно від характеру організацій.

Структура - це логічні взаємовідносини рівнів управління та видів робіт, які дозволяють найбільш ефективно досягти цілей організації.

Завдання - це види робіт, які необхідно виконати певним способом та в обумовлений термін. Це робота з предметами праці, знаряддями праці, інформацією та людьми.

Технологій - це засіб перетворення вхідних елементів (матеріалів, обладнання, сировини) у вихідні (продукт, виріб). Історично технологія формувалася в процесі трьох переворотів: промислової революції, стандартизації, механізації та автоматизації із застосуванням конвеєрних складальних систем. Британська дослідниця управління Джоан Вудворд поділила технологію на три категорії:

- Одиничне, дрібносерійне або індивідуальне виробництво.

- Масове або великосерійне виробництво.

- Технології безперервного виробництва.

Згідно з підходом американського соціолога Джеймса Томпсона, можна виділити:

Багатоланкові технології (наприклад, складання автомобіля).

Посередницькі технології (наприклад, банківська справа) - це посередницька технологія, яка пов'язує вкладників і тих, хто бере займи в банку.

Інтенсивні технології характеризуються застосуванням спеціальних прийомів, навичок або послуг (наприклад, монтаж кінофільму).

В Україні виділяють індивідуальні, дрібносерійні, серійні, великосерійні, масові та масовопоточні технології.

Люди - найважливіший ситуаційний фактор організації. Його роль визначається здібностями, обдарованістю, потребами, знаннями, поведінкою, ставленням до праці, позицією, розумінням цінностей, оточенням, наявністю якостей лідера.

Внутрішні змінні, взаємопов'язані між собою, утворюють системну модель.

Внутрішнє середовище організації представлено функціональними сферами, які є загальними для всіх типів організації.

Кадрова функція - це забезпечення виробничої та інших сфер людськими ресурсами (найм, підготовка та перепідготовка). Виконання всіх управлінських дій, які пов'язані з соціальною сферою: оплата, добробут і умови найму.

Фінанси та бухгалтерський облік - це грошові аспекти бізнесу, в т. ч. управління засобами (витрати, зміна грошової маси). Бухгалтерський облік - збір, обробка та аналіз фінансових даних.

Забезпечення ресурсами - здійснення та удосконалення системи матеріально-технічного забезпечення організації матеріалами, напівфабрикатами, машинами та енергетичними ресурсами.

Виробнича функція - забезпечення функціонування виробничого процесу в залежності від мети виробничої функції. Прийняття рішень у сфері технологій, організації, календарного планування, виробництва, а також контролю якості (всі ці багаточисельні завдання входять в оперативно-виробниче управління).

Функція розвитку продукту та процесу виробництва - це організація проведення досліджень і розвитку процесів, розробка високих технологій, комп'ютеризація (удосконалення організації процесів). Вивчення довготермінової динаміки розвитку продукту, як основного фактора конкуренції на ринку, здійснення інноваційної політики фірми.

Функція розвитку матеріально-технічного забезпечення виробництва - це розвиток інструментального господарства, ремонтних служб та служб технічного оснащення з метою забезпечення раціональних термінів фізичного та морального зносу технічних систем.

Маркетинг - це особливий вид діяльності з прогнозування, здійснення, виявлення та задоволення бажань споживача. Виконання цих функцій для однієї організації називають мікромаркетингом, у цілому для суспільства - макромаркетингом. При вивченні поведінки покупців варто враховувати їх соціальні, психологічні, культурні, освітянські, вікові та інші фактори. Вони визначають необхідність створення продукту, проблему пошуку інформації про нього, оцінку альтернатив, приймають рішення про покупку продукту та оцінюють його якість при експлуатації.

Зовнішнє організаційне середовище містить елементи, які знаходяться за межами організації, але мають на неї суттєвий вплив. Це конкуренти, ресурси, технології та економічні умови. Зовнішнє середовище організації ділять на два рівні: загальне середовище та середовище завдань.

Загальне середовище - це елементи, які мають опосередкований вплив на діяльність організації. Вони вмішують в собі соціальні, демографічні та економічні фактори, які однаково впливають на всі організації (збільшення темпів інфляції, зростання числа сімей, в яких працюють чоловік і жінка). Зовнішні фактори - це в основному неконтрольовані сили, які мають вплив на рішення менеджерів та їх дії і, в кінцевому підсумку, на внутрішню структуру і процеси в організації.

Зовнішній вплив на організацію можна представити як сукупність трьох основних сфер: віддаленого, промислового і оперативного впливу.

Віддалений вплив складається із серії факторів, які беруть початок за межами фірми, як правило, незалежні від внутрішньої ситуації, яка склалася в організації. До віддаленого впливу належать: екологічний, економічний, політико-правовий, соціально-культурний, демографічний і технологічний впливи.

До виробничого впливу відносять: виробничу структуру, суперництво між конкурентами, вхідні та вихідні бар'єри, загроза появи товарів-замінників, вплив поставщиків та вплив споживачів.

До операційного оточення відносять конкурентну позицію, образ споживача, ринок робочої сили, інтереси посередників, відношення поставників і кредиторів.

Нагадаємо, що зовнішнє середовище організації - це сили, зовнішні стосовно до організації, які впливають на її результативність.

Функціональні сфери зовнішнього середовища такі:

Соціальне середовище. Зростання населення, розвиток культури, освіти визначають характер зростаючого потенційного ринку; вимірювання потреби в кількості і якості благ, які споживаються (продуктів, житла, комфорту), зміна стилю життя призводить до трансформації понять зайнятості та відпочинку, здорового способу життя, комфорту житла, а все разом - мотивація для зміни виробництва благ і послуг.

Правове середовище. Всі бізнес-організації працюють в юридичних рамках, норми права регулюють поведінку бізнес-організацій і вирішують спори, конфлікти між ними і суспільством у цілому. Тому розвиваються закони, контрактне право, захист споживачів тощо.

Державне середовище. Держава в економіці може відігравати три різні ролі: невтручання держави в процеси економіки (вільний ринок); радикальне втручання в економіку (соціалізм і комунізм); прагматичне втручання, тобто узгодження політичних поглядів, індивідуальної ініціативи, прибуткової мотивації, ринкових сил (ринок, що регулюється).

Політичне середовище. Внутрішній ринок знаходиться під впливом політичних подій і рішень, аналогічно цьому політичні фактори можуть впливати на операції в сфері міжнародного бізнесу.

Технологічне середовище. Динаміка попиту і пропозиції на ринку праці, ресурсів і фінансів впливає на темпи інноваційних процесів у технології. Сили конкуренції стимулюють процес розвитку технологій.

Економічне середовище. Процеси виробництва продукції та послуг завжди знаходяться в конкретному зв'язку з економічним середовищем: рівнем зайнятості, платіжним балансом, темпами економічного росту.

Ресурсне середовище. Економісти вважають, що ресурси, які споживаються людством, завжди обмежені. Цей принцип можна вважати правильним, якщо мова йде про ресурсі:, які не вимагають глибокої переробки. У ви падку, якщо використовуються високі технології і ресурсами є квазічастинки та компоненти енергії, то можна стверджувати, що ресурси на землі необмежені. Проблемою виробництва є інший аспект: навчитися отримувати необмежену кількість ресурсів, не порушуючи при цьому стійкості та рівноваги параметрів навколишнього середовища, які визначають тривалість перебування людства на землі.

4. Складові успіху організації

Бажання добитися успіху характерне для багатьох. Вважається, що організація діє успішно лише тоді, коли досягла своєї мети.

Які ж складові успіху організації?

1. Виживання. Деякі організації планують свій розпуск після досягнення ними ряду заздалегідь запланованих завдань. Прикладом може служити будь-яка урядова комісія, яка створювалася для досягнення конкретної мети. Але виживання, можливість існувати якомога довше є первинним завданням більшості організацій. Це може продовжуватися нескінченно. Рекорд встановила римська католицька церква, яка діє уже протягом 2000 років.

2. Результативність і ефективність. Щоб успішно господарювати протягом тривалого часу, вижити й досягти мети, організація повинна бути як ефективною, так і результативною.

Популярний дослідник Пітер Друкер говорить: результативність є наслідком того, що "робляться потрібні, правильні речі". Дефективність є наслідком того, що "правильно створюються ті ж речі". І перше, і друге однаково важливо.

3. Продуктивність. Ефективність можна виміряти і виразити кількісно, тому що є можливість визначити грошову оцінку ресурсів, які споживаються, і продуктів, що випускаються. Відносна ефективність організації називається продуктивністю. Вона виражається в кількісних одиницях.

Продуктивність - це відношення кількості одиниць на виході до кількості одиниць на вході.

Ключовою складовою продуктивності є якість.

Менеджери вирішують, якими повинні бути цілі в галузі продуктивності організації. Менеджери вирішують, які методи одержання продукції будуть використані в організації. Менеджери вирішують, які форми стимулювання будуть застосовуватися в організації для того, щоб зацікавити робітників у підвищенні продуктивності.

4. Практична реалізація. Управлінські рішення, як би добре вони не були обґрунтовані з точки зору теорії і підкріплені дослідженнями, це лише ідеї, думки. А мета управління - це виконання реальної роботи реальними людьми. Рішення є успішними тоді, коли вони реалізуються практично, результативно і ефективно, перетворюються вдію.

На нинішньому етапі розвитку створюється велика кількість нових організацій. Нова організація сучасного промислового або сільськогосподарського виробництва повинна відповідати таким вимогам:

- невеликі організаційні підрозділи з невеликою кількістю працівників, але вони повинні мати більш високий, ніж раніше, кваліфікаційний і освітній рівні;

- небагато рівнів управлінської ієрархії;

- бригадні організаційні структури;

- орієнтація виробництва на обслуговування споживача;

- гнучкий, який може швидко змінюватись, асортимент продукції;

- мінімум запасів і гнучкі виробничі системи;

- більш високий рівень виробництва і якомога менші його витрати.

Нові виробничі організації виробництва повинні будуватися на таких принципах:

Не можна будувати організацію до здібностей наявних людей: її потрібно будувати як інструмент для досягнення чітко визначеної мети і підбирати людей, здатних забезпечити досягнення цієї мети.

Принцип єдиноначальності: жодна людина не повинна звітуватися більш ніж одному керівнику і повинна одержувати накази тільки від одного керівника.

Принцип спеціалізації у сфері управління: всі дії, які регулярно повторюються, слід твердо розподіляти між працівниками апарату управління і не дублювати їх.

Принцип діапазону управління: рекомендується мати не більше 6 - 12 підлеглих.

Постійне обмеження числа ієрархічних щаблів у структурі організації (чим більше підприємство, тим складніше ним управляти).

Принцип делегування повноважень: керівник ніколи не повинен сам робити те, що може зробити його підлеглий.

Сучасні менеджери повинні знати, що в рамках нового управлінського мислення будь-яка виробнича система розглядається як соціотехнічна. Вона складається з двох підсистем:

а) технічної, до якої входять не тільки машини, верстати, обладнання, всі види технологій, а й управлінські знання, організаційні структури, методи планування, організація робочих місць та рівень кваліфікації та підготовки робочої сили, технологічні прийоми та навички роботи;

б) соціальної, яка містить всі форми морального та матеріального стимулювання праці, стиль управління, участь робочих і службовців у процесі прийняття рішень, створення кар'єри та просування по службі, організаційну культуру та ін.

Таким чином, всі проблеми повинні вирішуватися в рамках єдиної соціальної системи.

5. Поняття та сутність організації

Термін “організація” застосовується досить широко в усіх сферах повсякденного життя кожної людини. Для більшості індивідів, безперечно, слово “організація” асоціюється перш за все з певною групою людей, об'єднаних між собою для виконання певних завдань. Також загальновідомо, що в межах кожної організації, незалежно від напрямків її діяльності та соціального складу, діють свої певні принципи роботи та правила поведінки її учасників. Так організацією можна назвати як малу посередницьку фірму, так і велике промислове підприємство, як “Клуб любителів пива”, так і політичну партію, як студентську групу, так і Верховну Раду України.

В теорії управління термін організації використовується принаймні в двох значеннях. В широкому сприйнятті організація розглядається як підприємство. Отже, організація - це функціонально-цільова сукупність людей, з притаманною їй соціальною структурою, каналами комунікацій, орієнтації, координації, управління і контролю, яка формується на основі розподілу праці, спеціалізацій функцій та ієрархизованої системи взаємодії між індивідами, групами й структурними підрозділами для задоволення соціальних потреб індивідів та суспільства. Якщо говорити простіше, то організація - це свідомо координоване соціальне утворення з визначеними границями, що функціонує на відносно постійній основі для досягнення спільної для всіх її членів мети.

В вузькому розумінні організація - це процес означення найсуттєвіших зв'язків серед людей, задач і видів діяльності з метою інтеграції та координації організаційних ресурсів для ефективного виконання поставлених цілей. Організаційні процеси відрізняються соціальною сутністю, а взаємодія членів організації через організаційні процеси для досягнення єдиної спільної мети має бути чітко збалансованою.

Організації створюються й існують внаслідок того, що задана ціль не може бути досягнута однією людиною або навіть групою людьми, які працюватимуть незалежно та некоординовано. Менеджери займаються організаційною діяльністю, щоб виконати три речі: по-перше, процес організації підвищує ефективність і якість роботи. Тільки в процесі організації можуть бути створені умови для досягнення синергії (спільної, об'єднаної та знеособленої енергії двох або більше людей, направленої на досягнення єдиної для всіх цих людей мети). Групи людей, які ефективно працюють разом, можуть зробити набагато більше, ніж якби вони працювали по одному; по-друге, потреба в процесі організації зумовлена необхідністю встановлення відповідальності. Будь-які зусилля людей більш ефективні, коли вони розуміють свої специфічні обов'язки, добре орієнтуються у предметі своїх зобов'язань. Крім того дуже важливо, щоб кожна особа, знала перед ким вона має звітувати і хто буде доручати їй роботу та контролювати її виконання. Корисно також, щоб кожен робітник був ознайомлений зі структурою влади в організації. Взаємовідносини різних органів влади повинні бути зрозумілими всім, починаючи від робітників. Подібний підхід може призвести до серйозних помилок при недостатньому врахуванні психологічного фактора - індивідуальних особливостей людини.

Важливу роль в організаційній системі відіграє надходження грошових коштів. Отримання інформації, необхідної для підтримання грошового обороту, є задачею бухгалтерського обліку, а оцінка якості надходжень, як правило, входить до функції аудитора.

Люди як елемент повинні бути здатними реагувати на дії один одного і на поведінку оточуючого середовища, використовуючи дані безпосереднього спостереження, або інформацію, отриману від тих, хто веде таке спостереження. Відповідно саме комунікації об'єднують частини системи і забезпечують її контакт з оточуючим середовищем.

Кібернетики стверджують, що в кінцевому рахунку будь-яку систему (в тому числі таку, що складається з людей) контролює та частина системи, яка має найбільшу гнучкість і варіабельність - найбільшу кількість степенів свободи. Тому не випадково в умовах ринку виживають і успішно працюють найгнучкіші організації, здатні діяти по моделі розвитку “зміни - адаптація”. Кожний господарюючий суб'єкт - досить складна організаційна система просторово-часового втілення, повна внутрішнього життя й різноманітних контактів з зовнішнім світом. Кожному господарюючому суб'єкту властиві свої задачі, свої прийоми та методи.

Господарюючий суб'єкт - якісно визначена система, механізм, спосіб дії, а взятий як єдність якості і втілення цієї якості в системі, механізмі, способі дії - це спосіб господарювання, що забезпечує ефективну життєдіяльність в конкретних умовах існування.

Суттєвим в організаційній системі є те, що елементи мають бути взаємопов'язаними (взаємозалежними, взаємодіючими). Найрізноманітніші частини можуть бути об'єднані в “ціле”, але це “ціле” ще не система, доки не сформовано деякий дієвий організм. Будь-яка система може розглядатися як підсистема деякої крупнішої системи. Так карбюратор є підсистемою автомобільного двигуна і підсистемою самого автомобіля.

Система перебуває у постійній взаємодії із зовнішнім середовищем як сукупність усіх елементів. Зміни властивостей останніх впливають на систему, а також на ті об'єкти, чиї властивості змінюються в результаті поведінки системи.

Для того, щоб зрозуміти, як система виконує свою функцію, необхідно знати, як всі її елементи взаємопов'язані один з одним і як сама вона пов'язана з системою, яка утворює її зовнішнє середовище. Наприклад, що зрозуміти, як годинники відміряють час, необхідно вивчити механізм поєднання їх частин одна з одною, і з'ясувати, яким чином вони показують час, тобто дослідити взаємовідносини між годинниками і користувачем. При цьому виникають два важливих питання. Як встановити межі системи? Що вважати відповідними їй підсистемами? Відповідь на обидва питання залежить від мети аналізу, і неправильні відповіді можуть призвести до помилок.

Суперечки що до організаційних систем носять не тільки академічний носять не тільки академічний характер. Занадто широке вивчення системи для локальних цілей - це марнотратство, а занадто вузьке може призвести до наступного підвищення ефективності одної підсистеми за рахунок інших. Якщо деяка система прагне досягти певних цілей з мінімумом затрат, то навряд чи вдасться це зробити мінімізувавши затрати кожної окремої підсистеми, так як мінімізація затрат в цілому може вимагати їх збільшення для якоїсь одної підсистеми. Проблема управління організаційною системою полягає в тому, щоб виходячи зі знання умов в момент А передбачити стан системи в момент В і спосіб, яким цей стан буде досягнуто. Цього домогтися на практиці надзвичайно складно. Існує два основні типи систем: закриті і відкриті. Закрита система має жорстко фіксовані границі, її дії відносно незалежні від зовнішнього середовища.

Відкрита система характеризується взаємодією із зовнішнім середовищем. Енергія, інформація, матеріали - це об'єкти обміну з зовнішнім середовищем через проникні границі системи. Така система не є само забезпечувальною, вона залежить від енергії, інформації і матеріалів, які поступають ззовні. Крім того, відкрита система повинна мати здатність призвичаюватися до змін у зовнішньому середовищі. Керівники в основному займаються відкритими системами. Виживання будь-якої організації залежить від зовнішнього світу.

Організації з точки зору суспільного виробництва являє собою уособлену в результаті суспільного розподілу праці частину виробничого (стосовно продукції або послуг) процесу, здатну самостійно або у взаємодії з іншими аналогічними системами задовольняти ті чи інші потреби потенціальних споживачів за допомогою вироблених цією системою товарів чи послуг (як комерційного, так і некомерційного характеру). Виникнення тієї чи іншої організації зумовлене виникненням, формуванням і стійкістю на ринку попиту на продукцію, підтвердженого платоспроможністю покупців.

6. Організаційна культура як частина сутності організації

Організації, як відомо, існують для того щоб виробляти матеріальні блага та послуги. Це “виробництво” пов'язане в певний технологічний ланцюг як для матеріальних товарів, так і для надання послуг. Для приведення в дію усіх ланок цього ланцюга в будь-якій організації діє адміністративна система або система управління, у якій весь персонал виконує функції керівників і підлеглих. Однак, як уже зазначалося вище, діяльність організації не може здійснюватися тільки на основі технології або управлінської ієрархії, адже там діють люди, керуючись у своїй діяльності вони керуються якимись конкретними цінностями, здійснюючи певні обряди тощо. В цьому сенсі кожна організація являє собою культурний простір.

Кожна організація створюється для реалізації поставленої перед нею мети, для здійснення якоїсь Справи. (Тут під Справою треба розуміти певну діяльність організації по досягненні певної, поставленої перед нею, мети. Наприклад, виробництво для промислових підприємств, збут для посередницьких торгівельних фірм, задоволення певних матеріальних людських потреб для соціальних організацій, як державних, так і приватних тощо). Спосіб, яким здійснюється цілеспрямована діяльність організації, спосіб, яким ведеться Справа, надає організації індивідуальний окрас, персоніфікує її. З цих позицій культуру організації можна охарактеризувати як специфічну, характерну для даної організації систему зв'язків, дій, взаємодій та відносин, що здійснюються в рамках конкретної діяльності організації по досягненню мети, способу постановки і ведення Справи. В руслі такого підходу знаходиться й визначення організаційної культури, дане американським спеціалістом з управління Е.Н. Шейном: “Організаційна культура - являє собою набір прийомів і правил рішення проблеми зовнішньої адаптації і внутрішньої інтеграції робітників, правил, що виправдали себе в минулому і підтвердили свою актуальність сьогодні. Ці правила й прийоми являють собою відправний момент у виборі співробітниками придатного способі дій, аналізу та прийняття рішень. Члени організації не замислюються про їх зміст, вони розглядають їх як початково вірні”.

Зміст організаційної культури не є чимось надуманим або випадковим, а виробляється в ході практичної цілеспрямованої діяльності організації, як відповідь на проблеми, що ставить перед нею внутрішнє і зовнішнє середовище. Під внутрішнім середовищем фірми розуміють саму фірму й тих її ділових партнерів, з якими вона безпосередньо співпрацює або зіштовхується у процесі діяльності, а також цільову аудиторію фірми (органи державної влади і державного контролю за організаційною діяльністю, засоби масової інформації, поставники фірми, конкуренти, безпосередні споживачі товарів чи послуг тощо). Зовнішнє середовище для будь-якої організації представлене тими факторами, що впливають на її діяльність, і на які сама організація не в змозі прямо впливати. Сюди відносять політичну, економічну, демографічну, соціальну ситуацію в конкретній країні і в світі в цілому; також географічні, природні, кліматичні впливи.

Вироблений під впливом внутрішнього та зовнішнього середовища зміст організаційної культури діє досить довго, пройшовши випробування часом.

Але для кожного конкретного члена організації цей зміст існує як щось дане. Таким чином культура організації виражає певні колективні уявлення про цілі і способи діяльності даної організації.

Французький дослідник організаційної культури Н. Де Метр підкреслює, що культура організації - це система уявлень, символів, цінностей і зразків поведінки, яку розділяють усі її члени. Це означає, що в межах певної кожен пов'язаний загальним поглядом на те, що являє собою дана організація, яка її економічна та соціальна роль, яке місце вона займає по відношенню до конкурентів, які її обов'язки перед суспільством в цілому або конкретними людьми, з якими вона безпосередньо співпрацює і які не відносяться до самої організації тощо.

Основна функція організаційної культури - створити відчуття ідентичності всіх членів організації, образ колективного “ми”. Крім формування цих загальних поглядів культура організації забезпечує і гармонізацію індивідуальних та колективних інтересів. У формах організаційної культури кожен член організації усвідомлює свою роль в системі, е, що від нього очікують і як найкращим чином він може відповісти на ці очікування. В свою чергу кожен знає, що він може очікувати від підприємства, якщо буде плідно виконувати свою місію. Нарешті, кожен знає або відчуває: в разі порушення ним писаних або неписаних норм організації, він буде покараний, і що ця загроза йде не тільки від керівництва, а й від його товаришів. Таким чином культура організації мобілізує енергію її членів і направляє на досягнення мети організації.

7. Формальний та неформальний бік організації як вираз її

сутності

Не можливо повністю розглянути сутність організації, не вдаючись до розгляду її структури. Важливість організації, а також її сутність як соціального-економічного явища випливає саме з організаційної структури.

Структура організації - це фіксований взаємозв'язок між її підрозділами і працівниками. Організації в вузькому її розумінні, як сукупності певної кількості індивідів, з огляду на її структуру може бути формальною або неформальною.

Формальна організація - це попередньо спланована структура повноважень і функцій на основі сформованих взаємодій між компонентами організації. Така організація завжди носить сплановано директивний характер.

Результат організаційних зусиль фірми на рівні формальної організації може бути відображений на організаційній схемі - простому накресленні ліній і боксів, котрі показують, як організована фірма. Схема організації показує склад її лінійних секторів і функціональних одиниць.

Бокси представляють види діяльності фірми і людей, які використовують їх. Лінії вказують на зв'язки між ними. Число горизонтальних рядів боксів вказує на те, скільки рівнів управління має організація.

Організаційна схема є своєрідним планом того, для чого призначені формальні зв'язки в певному періоді часу. Однак основною ознакою будь-якої організації є її динамічність і вона діє кожен день. Тому можуть бути деякі відхилення від того, що передбачено схемою. Організаційна схема відображає заплановані, формальні зв'язки, необхідні для роботи організації. Але виконання роботи за часту вимагає незапланованих, нестандартних дій та рішень і покладається на неформальні зв'язки серед членів організації. Ці незаплановані зв'язки і види діяльності серед людей в організації, які прискорюють її роботу, називаються неформальною організацією.

Неформальна організація може утворюватися спонтанно або бути результатом мудрої політик і обережного маневрування серед деяких членів організації. Організаційна схема - це статичний малюнок, що складається з горизонтальних і вертикальних ліній. Неформальна організація динамічна й всілякі можливі зв'язки в середині неї дуже важко зобразити. В неформальній організації нема офіційного керівника, але у ній є лідери. Вона не має ієрархії влади, а зв'язки у ній - суспільні. В ній нема формальних правил, управляється неорганізаційна структура вільно, за допомогою суспільних норм. Комунікаційна система неформальної організації носить назву “виноградного кетяга”. Така аналогія дуже точна, так як канали неформальних зв'язків прокладають свій шлях вгору, вниз і через формальну структуру організації. Найважливішим фактором ефективного функціонування неформальної організації є організаційна культура, сформована в кожній окремій організації. Така культура може формуватися як хаотично, залежно від персональних соціально-психологічних особливостей її учасників або за участю неформальних лідерів та під певним контролем керівників різних рівнів. Останній варіант є більш привабливим для організації з точки зору ефективності її діяльності по досягненні поставленої мети.

Список використаної літератури

1. Бреддик У. Менеджмент в організації. - Москва: ИНФРА-М, 1997.

2. Глущенко Е.В. Управление трудом. - Москва, 1990.

3. Основы менеджмента. Учебное пособие. - Москва: Центр, 2002.

4. Основы менеджмента и маркетинга. / Под ред. Сегедова Р.С. - Минск: Высшая школа, 1995.

5. Тейлор Ф.У. Принципы научного менеджмента. - Москва, 1994.

Размещено на Allbest.ru