Размещено на http://www.allbest.ru/

Московский Государственный Университет Культуры и Искусств

Библиотечный институт

Тема: Функции и задачи информационного менеджмента

Выполнила: Студентка

группы 502А

Шитикова Е.П

Проверила:

г. Москва 2010 год

Содержание:

Предмет информационного менеджмента

Основные функции менеджмента

Задачи информационного менеджмента

Формирование технологической среды информационной системы

Развитие информационной системы обеспечение ее обслуживания

Планирование в среде информационной системы

Формирование организационной структуры в области информатизаци

Использование и эксплуатация информационных систем

Управление капиталовложением в сфере информатизации

Формирование и обеспечение комплексной защищенности информационных ресурсов

Заключение

Список литературы

• менеджмент информационная система
• Введение

Жизнь общества на современном этапе полностью и всецело зависит от степени обладания информацией и умения ее передавать с наименьшими искажениями и потерями.

С точки зрения управления, информацию используют для того, чтобы анализировать и принимать решения. То есть люди, управляющие информацией, зависят от нее, хотя имеют обыкновение думать о ней не больше чем они думают о воздухе, для того чтобы дышать. Ведь нельзя недооценивать роль информации на этапе принятия финансового - управленческого решения качестве предмета исследования в своей работе я обозначила информацию. Цель моей работы - рассмотреть предмет информационного менеджмента, его основные функции и задачи.

Для достижения поставленных целей в своей работе, я поставила три задачи:

· Предмет информационного менеджмента;

· Определение функций информационного менеджмента;

· Обозначение и частичное раскрытие задач информационного менеджмента.

Правильно переданная информация важна производителю для достижения необходимых результатов, а потребителю помогает правильно сориентироваться на рынке товаров. Современно общество сейчас практически находится на пороге полной компьютеризации, что подразумевает собою использование таких каналов как Internet, то есть глобализация информации повсеместно. Технический прогресс вносит существенные изменения, как в каналы распределения, так и в каналы коммуникации. Эти изменения воздействуют на работу СМИ, обеспечивая конкурентные преимущества тем рекламодателям, которые первыми подхватывают и внедряют новые технологии. Из перечисленных факторов можно понять насколько важную роль в нашей жизни играет полноценная информация, а управление тем более.

Информационный менеджмент - это технология, компонентами которой являются документная информация, персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.

Информационный менеджмент - управление деятельностью по созданию и использованию информации в интересах организации.

Цель информационного менеджмента: обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов её информационной деятельности.

Предмет информационного менеджмента

В качестве предмета исследования в своей работе я обозначила информацию, которую передают с помощью коммуникационных технологий. То есть управление коммуникационными технологиями рассматривается мною как один из компонентов моего исследования, так как коммуникационные технологии, главным образом, способствуют передаче информации и ее усвоению в широких массах населения. Мнения и представления людей влияют на восприятие, переработку информации, процессы обучения и запоминания, на поведение, в конечном счете.

Для удобства как теоретики, так и практики выделяют четыре категории передачи коммерческой информации:

Реклама - основной метод, которым пользуются маркетологи, чтобы достичь потребителя.

Стимулирование сбыта представляет собой временно действующие стимулы денежного или иного характера, которые поднимают воспринимаемую значимость товара или услуги.

Личные продажи организуются для продвижения сложного товара, требующего интенсивного информационного обмена между производителями и потребителями.

"Паблисити" предполагает донесение информации о товаре до рынка через средства массовой информации (СМИ).

Международный рынок электронной информации можно разделить на три части:

1. Деловая информация (биржевая и коммерческая)

2. Профессиональная информация (научно - техническая, юридическая и т.д.)

3. Массовая потребительская информация (новости, энциклопедии, справочники, искусство, погода, путешествия, расписания и т.д.).

Например, при рассмотрении функционирования информационного обеспечения в предпринимательской среде, можно увидеть те необходимые перечни, которые интересуют начинающего свое дело предпринимателя:

О рынке и его потребностях;

О появлении новых технологий, материалов и методов производства;

О существующих структурных или географических "разрывах" в обеспеченности каким-то определенным товаром.

По мере коммерциализации информационной деятельности возникает так называемый информационный маркетинг, или маркетинг информационных продуктов и услуг.

Нередко термин "информационный маркетинг" применяется в двух аспектах.

С одной стороны, он означает использование принципов маркетинга в деятельности по коммерческому распространению информации (маркетинг в информатике). С другой стороны, он нередко воспринимается как "информатика в маркетинге", т.е. относится к части информационных исследований, которая связана с реализацией научно - производственной и торгово - экономической политики по отношению к различным видам изделий.

В последнем смысле под информационным маркетингом понимается информационное обеспечение, в том числе при помощи коммерческих автоматизированных банков данных, маркетинговых работ, проводящимися предприятиями, при создании и продвижении на рынок их собственных продуктов, не обязательно информационных.

Основными элементами программы информационного маркетинга являются, прежде всего:

Анализ продукта и рынка;

Формирование цен на информационные услуги;

Установление принципов взаимоотношений между производителями и пользователями информационных услуг;

Рекламно-пропагандистская деятельность;

Контроль за выполнением программы маркетинга.

Программа информационного маркетинга является основным элементом программы деятельности предприятия. Она включает:

- комплексное изучение рынка;

- управление ассортиментом продукции, координацию и планирование производства;

- организацию и совершенствование методов сбыта и распределения продукции;

- разработку ценовой политики;

- организацию научно - исследовательской деятельности предприятия по созданию новых образцов и моделей продукции;

- руководство техническим обслуживанием, обеспечением запчастями, выбором специальных методов рекламы и стимулирования сбыта;

- анализ экономической эффективности сырья, материалов, комплектующих, организацию взаимоотношений с поставщиками и оценку их надежности;

- формирование плана маркетинга предприятия;

- обеспечение контроля и управления функциями маркетинга.

Таким образом, маркетинговая деятельность информационной службы на предприятии преследует две взаимосвязанные цели: участие в решении задач маркетинга продукции предприятия и реализацию собственно программ маркетинга информационной продукции и услуг на предприятии.

Участие информационной службы в маркетинге продукции предприятия заключается в реализации его информационных аспектов: создании и ведении фондов фирменной информации, подготовке аналитических материалов, создании рекламной продукции.

Реализация программы маркетинга информационной продукции и услуг состоит из последовательного выполнения ряда мероприятий, направленных на повышение эффективности информационной деятельности.

Образно говоря, любое предприятие можно представить погруженным в поток информации, поступающей от внешней среды, которая включает государство, информационные центры, сети, научно - исследовательские организации, поставщиков материалов, конкурентов, инфраструктуры рынка и т.п. Информационные службы предприятия отфильтровывают из этого потока информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия и преобразовывают ее в удобную для выработки управляющих воздействий форму. Во внешнюю среду предприятие передает информацию о своих производственных возможностях, производимом товаре (реклама), материальных потребностях и т.д. каждое предприятие собственную информационную среду, в которой циркулирует потоки информации, образующие информационную систему предприятия. Если представить маркетинг как способ существования предприятия, то мы переходим к понятию "маркетинговая коммуникация", которым естественно обозначить систему налаженного обмена между внутренней и внешней информационными средами предприятия, позволяющую ему адаптироваться к изменениям внешних, в частности, рыночных условий и добиваться поставленных целей.

Хотя приемников маркетинговой информации на предприятии может быть множество, центр ее обработки и первичного анализа должен быть един, что исключит "разрывы" и дублирование в информационных потоках. Представим таким центром службу информации, являющуюся главным звеном информационной системы предприятия. Итак, можно говорить о внешнем и внутреннем контуре маркетинговой информации, а информационную службу представить передаточным звеном двустороннего действия, трансформирующим информацию из внешнего контура во внутренний и обратно.

Таким образом, необходимо четкое взаимодействие между службами маркетинга и информации. Вся поступающая в информационную службу информация может рассматриваться как маркетинговая, поскольку она отбирается в интересах предприятия. Задача информационной службы - квалифицированно обработать ее и распределить по потребителям, т.е. обслужить внутренний рынок информационной продукции и услуг на предприятии. При этом происходит специфический переход информационной службы из состояния участника маркетинга продукции предприятия, его информационных аспектов в производители информации, осуществляющие маркетинг информационной продукции и услуг.

В качестве основных аспектов информационной деятельности и, соответственно, новых задач информационной службы предприятия могут быть представлены:

- проведение исследований рынка сбыта продукции предприятия или участии в такой работе;

- проведение и организация рекламной кампании;

- проведение маркетинга информационной продукции и услуг на предприятии в интересах маркетинга его продукции.

Можно выделить два типа информации: биологическую (генетическую) и социальную.

Биологическая информация содержится в хромосомах организмов и передается по наследству. Социальная информация заново приобретается каждым поколением (индивидом).

В одной-единственной хромосоме человека заключено количество информации, соответствующее четырем тысячам томов по пятьсот страниц каждый. А космический аппарат "Викинг", опустившийся в 1976 г. на Марс, имел в компьютерах заранее запрограммированные инструкции, содержащие несколько больший объем информации, чем у водоросли.

Информация, которую использует человек, решая практические жизненные задачи, обычно рассматривается как знание.

Один из создателей кибернетики Н. Винер дал следующее определение информации:

"Информация - это обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособлению к нему наших чувств".

Некоторые ученые склонны считать науку "машиной" по переработке информации.

В повседневной практике под информацией понимают сведения, представляющие определенный интерес, которыми люди обмениваются в процессе общения.

Ученые классифицируют циркулирующую в обществе информацию на два больших массива:

* систематизированную (регламентируемую по времени, объему, содержанию, составу отправителей и получателей),

* несистематизированную (случайную, безадресную).

Если в роли источника информации выступает субъект управления, говорят об управленческой информации.

В зависимости от направления ее различают на вертикальную и горизонтальную.

В. Афанасьев предлагает различать управленческую информацию в зависимости от того, какие функции управленческого процесса она обслуживает.

Информация, которая кладется в основу принятия решения, называют исходной.

Информация, которую используют при реализации решения, выполнении конкретных организационных действий, называют организационной информацией.

Любое управленческое решение сопровождается определенными предписаниями, нормами, правилами, рекомендациями. Такого рода информация называется регулирующей.

На завершающем этапе управленческого цикла фигурирует учетно-управленческая информация.

По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери, информацию по типу производимых ею изменений можно разделить следующим образом:

* сообщения информирующего характера,

* сообщения инструктирующего характера,

* сообщения мотивирующего характера.

Очевидно, что множество сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.

Носителями социальной информации являются речь, графика, знаковые системы, коды, символы, различные технические средства.

Источником социальной информации является человеческая деятельность.

Специалисты называют четыре основных способа выработки информации:

* Самонаблюдение - это собственные источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания.

* Взаимодействие - это общение с одним или несколькими людьми, сопровождающееся взаимным обменом информацией.

* Сообщение - это письма, файлы данных и специально организованные исследования.

* Анализ - это выработка информации путем количественных моделей и методов принятия решений.

Существует такое понятие как массовая информация - любая социальная информация, которой хотя бы на одной из стадий ее жизненного цикла оперирует масса.

Право авторства, информационное право, принадлежащие гражданину от рождения или по закону, неотчуждаемы и непередаваемы иным способом. Нематериальные блага защищаются в соответствии с Гражданским Кодексом и другими законами в случаях и в порядке, ими предусмотренных.

Если гражданину причинен моральный вред действиями, нарушающими его личные неимущественные права, либо посягающими на принадлежащие гражданину другие нематериальные блага, а также в других случаях, предусмотренных законом, суд может возложить на нарушителя обязанность денежной компенсации указанного вреда.

Основные функции менеджмента

Функции менеджмента - набор взаимосвязанных действий, объединенных в относительно самостоятельное направление управленческой деятельности.

Реализация совокупности функций управления представляет собой суть процесса управления. Анри Файоль выделял пять исходных функций управления- планирование, организацию, распорядительство, координацию и контроль.В литературе по менеджменту наибольшее распространение получила классификация, выделяющая четыре наиболее общие функции управления- планирование, организация, руководство, контроль.

Функция планирования связана с принятием решений о том, какими должны быть цели организации и что нужно делать ее работникам для достижения этих целей. Реализуя эту функцию, управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа ситуации, в которой в настоящий момент находится организация, и ее перспектив формулирует цели и задачи на предстоящий период., разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы. Построение и использование планов, программ, прогнозов- одна из важнейших предпосылок оптимального управления производством.

Другой важной функцией управления выступает организация, что понимается как процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность эффективной совместной деятельности людей для достижения целей.

Организационная функция берет на себя подготовку к практическому воплощению замыслов , содержащихся в планах, стратегиях.

Поскольку работу на предприятии выполняют люди, важным аспектом функции организации является определение того, кто должен выполнять конкретное задание. В рамках этой функции формируются трудовые ресурсы организации, осуществляются наем, расстановка работников и их адаптация, производится обучение и повышается квалификация, осуществляется движение персонала для поддержания соответствия изменяющимся параметрам внешней и внутренней среды.

Ни одна задача не будет успешно решена с должным качеством и минимальными затратами, если работники- не будут в этом заинтересованы.

Отсюда вытекает еще одна важнейшая функция менеджмента- мотивация. Она заключается в определении потребностей людей, выборе наиболее подходящего и действенного в данной ситуации способа их удовлетворения. Согласно теории управления , поведение человека определяют пять основных типов потребностей: физиологические, безопасности, социальные, успеха , самовыражения. Часть потребностей может удовлетворяться вознаграждениями. В управлении используются внешние и внутренние вознаграждения. К внешним вознаграждением относят денежные выплаты, продвижение по службе, к внутренним- чувство удовлетворенности при достижении цели.

Результаты работы организации и ее сотрудников необходимо время от времени проверять, оценивать и корректировать.

Это составляет содержание функции контроля. Функция контроля является важнейшей составляющей деятельности руководителя. Ни одна из перечисленных функций не может эффективно реализовываться при отсутствии должного контроля. В процессе контроля определяется качество планирования, недостатки в организации и мотивации. Контроль предусматривает сопоставление запланированного и реально получаемого результата. Наличие отклонений свидетельствует о недостатках в системе. Задача менеджера- своевременно выявить причины отклонения и принять адекватные меры по исправлению ситуации. Элементом данной функции является учет, т.е. сбор, обработка, анализ и хранение информации о состоянии объекта управления и внешней среды; определение минимального необходимого ее объема для управления; предоставление этой информации всем заинтересованным в удобной для использования форме.

Контроль - это деятельность по формированию стандартов управления, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов. Эффективно функционирующая система контроля является важной составляющей менеджмента каждого предприятия. Контроль обеспечивает получение результата в соответствии с требованиями руководителя. Результаты контроля служат информационной базой для принятия решений на будущее, выявления наиболее перспективных направлений развития.

Контроль позволяет оценить эффективность делового и управленческого общения. Требования к системе контроля:- контроль должен быть всеохватывающим. Контроль должен держать в поле зрения основные сферы деятельности предприятия и процессы , протекающие в нем. К контролю необходимо привлекать весь персонал предприятия , т.к. лучший контроль- это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

- Контроль должен иметь четкую стратегическую направленность. Главная цель контроля не поиск, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль

представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования не всех его стадиях.

- Контроль должен быть гибким. Контроль необходимо увязывать со всеми изменениями, происходящими в структуре предприятия.

- Контроль должен быть своевременным. Контроль должен устранять нарушения прежде, чем они примут опасные размеры.

- Контроль должен быть экономичным. Результат, приносимый контролем, должен превышать расходы на его проведение. Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не улучшает степени владения руководством реальной ситуацией.

На практике существует три основных вида управленческого контроля:

- предварительный;

- текущий;

- итоговый.

Предварительный предшествует активной деятельности, а тем более каким-то конкретным результатам. Задача его состоит в проверке готовности предприятия, персонала, производства, системы управления к работе.

Текущий контроль существует в формах стратегического и оперативного. Стратегический имеет в качестве своего основного объекта эффективность использования ресурсов предприятия. Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность.

Важнейшим объектом текущего контроля является качество продукции и услуг.

Итоговый контроль связан с оценкой выполнения предприятием своих планов и предполагает всесторонний анализ результатов , а также сильных и слабых сторон предприятия. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов.

Контроль делится на внутренний и внешний.

Внешний осуществляется руководством или специальными сотрудниками- контролерами. При внутреннем- исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят изменения в собственную деятельность.

Успех внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств:

- наличие «защиты от хитреца»;

- оптимальная трудность заданий;

- поощрение по итогам.

Термином «защита от хитреца» обозначают тех, кто, ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству не то, что есть на самом деле. Ради такой показухи забрасываются действительно нужные дела и представляются неправильные показатели.

Во- вторых, цели, которые ставятся перед людьми в системе внешнего контроля, должны быть достаточно трудными, не дающими исполнителям «засыпать на ходу».

В- третьих, по итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение, а если необходимо и наказание.

Наряду с внешним контролем, присутствует внутренний контроль или самоконтроль. В его рамках работникам предоставляется право самим следить за ходом производства, результатами выполнения заданий. Самоконтроль эффективен в условиях благоприятного морально-психологического климата в коллективе.

Факторы, влияющие на соотношение внешнего и внутреннего контроля: стиль управления; возможность получить надежную оценку деятельности исполнителей; характер подчиненных; взаимоотношения в коллективе; принятая система вознаграждения.

2.Процесс контроля состоит из нескольких этапов.

1. Выявление параметров деятельности предприятия подлежащих контролю (стандарты, нормативы).

2. Составление модели функционирования предприятия и определение «точек контроля».

3. Осуществление наблюдений и обработка информации.

4. Принятие и выполнение решений о корректирующих действиях.

На первом этапе определяются параметры функционирования и развития предприятия. Эти параметры на практике принимают вид различного рода стандартов и нормативов. ( нормативы расходования материальных ресурсов на единицу продукции, нормы денежных затрат, показатели эффективности, сроки выполнения работ и т.д.)

Затем создается модель функционирования предприятия, в которой отражаются потоки ресурсов, информации, места образования промежуточных и конечных результатов. Это «точки контроля» - места наиболее подходящие для наблюдения и измерения.

На третьем этапе проводят наблюдения. В результате накапливается информация , которую сравнивают с нормативами и стандартами. Здесь самое трудное- определить, что же является отклонением, поскольку сами стандарты могут оказаться нереальными.

Завершающий этап- корректировка деятельности предприятия . а именно - пересмотр планов, целей, перераспределение заданий, совершенствование технологии производства и управления. На практике существует два пути корректирующих действий.

1. устранение причин, порождающих отклонения , их ликвидация .

2. изменение самих стандартов деятельности.

Таким образом, общие функции реализуются менеджерами любого уровня. Отличие заключается лишь в объеме и содержании решаемых задач. Чем выше уровень менеджера, тем больше внимания он уделяет на решение стратегических задач. Менеджеры среднего и низшего звеньев в большей степени сосредоточены на обеспечении реализации выбранной стратегии.

Задачи информационного менеджмента:

· Формирование технологической среды информационной системы.

· Развитие информационной системы и обеспечение ее обслуживания.

· Планирование в среде информационной системы.

· Формирование организационной структуры в области информатизации.

· Использование и эксплуатация информационных систем.

· Формирование инновационной политики и осуществление инновационных программ. Управление персоналом в сфере информатизации.

· Управление капиталовложениями в сфере информатизации.

· Формирование и обеспечение комплексной защищенности информационных ресурсов.

Формирование технологической среды информационной системы

С расширением и дифференциацией мирового рынка средств информатизации (СИ), т.е. вычислительной, периферийной, специальной и коммуникационной техники (Hardware), а также программных, информационных и сервисных средств (Software) множатся варианты возможных решений в области формирования технологической среды информационных систем. При этом имеются в виду не проектные работы по созданию ИС или ее элементов, а те решения, которые принимает менеджер в качестве представителя заказчика, т.е. в порядке выработки технического задания, исполнять которое, может быть, будет специализированное предприятие. С позиций стратегического информационного менеджмента в отношении Hardware и Software предприятию необходимо выяснить следующие важные вопросы:

– нужно ли всегда стремиться использовать только новейшие средства информатизации и при этом рисковать из-за их незавершенности;

– какую степень децентрализации ИС необходимо выбрать;

– следует ли доверять принятым и принимаемым международным нормам (в том числе тем, которые только еще начинают вводиться) или предпочесть нормы (нормативы) одного определенного изготовителя и связать себя с этим изготовителем;

– по какому глобальному критерию следует выбирать поставщика.

Степень децентрализации информационной системы, скорее всего, будет выбрана по аналогии со степенью децентрализации на предприятии других функций, поставщик тоже будет определён на основе общих представлений о путях решения стоящих перед предприятием основных задач. Выбор средств информатизации для развития информационных систем из новых предложений поставщиков или из уже присутствующих на рынке изделий осуществляется, как правило, по тому стратегическому критерию значение которого наиболее полно отражает роль ИС для предприятия. Хотя в этой сфере уже накоплен опыт как предприятиями, так и экспертами, однако в каждом отдельном случае требуется детальный системный анализ.

Во многих ИС с использованием персональных компьютеров (ПК) при формировании технологической среды зарекомендовал себя следующий принцип: предприятия стремятся иметь в течение рассматриваемого стратегического периода единый технологический парк. с тем чтобы использовать как внутренние (надзор, обучение), так и внешние (условия при покупке, солидное сопровождение) его преимущества.

На основе углубления и укрепления нормирования и стандартизации со стороны поставщиков всех средств информатизации (Hardware и Software) усилились стремления предприятии к независимости от связи только с одними и теми же изготовителями. Это теперь стало вполне возможно, так как поставщики на рын^ ке как Hardware, так и Software, по крайней мере в некоторых областях, согласовали целый ряд стандартов, так что для предприятий возникла определенная свобода при решении задачи выбора тех или иных средств.

Конечно, имеющейся в настоящее время благодаря стандартам так называемых открытых систем (Open Systems) степени свободы уже недостаточно: необходимы дополнительное изучение рынка, беседы с поставщиками, скрупулезное собирание опыта как собственного предприятия, так и других пользователей, что составляет сущность маркетинга; все это нужно превратить в практические решения по выбору средств информатизации. Следует также регулярно анализировать, в какой степени те или иные услуги должны обеспечиваться своими силами, а в какой - тем или иным внешним исполнителем. Анализ показателей хозяйственной деятельности (например, анализ стоимости ремонта в единицу времени) может потребовать замены технических или программных средств.

В случае если фирма стратегически заинтересована в том, чтобы играть передовую роль в области ИС и ОИ, ей следует для снижения степени риска при выработке прежде всего стратегических решений создать испытательное поле или полигон, на котором должны предварительно проверяться по крайней мере, основные принимаемые в этой сфере решения, с тем чтобы возможные промахи своевременно выявлялись и не приносили предприятию ощутимых потерь.

Развитие информационной системы и обеспечение ее обслуживания

Потребность в постоянном развитии ИС приводит к необходимости роста объема обслуживания; с течением времени развитие и обслуживание информационных систем оказались взаимно обусловленными и связанными между собой и со многими острыми проблемами. Растущий объем обслуживания ИС отягощает их же развитие, приводя к росту объема невыполненных или неосуществленных планов на развитие. Поэтому следует искать выход в установлении степени предпочтения в паре «развитие/ обслуживание» или соотношения между приобретением готовых СИ, заказом разработки СИ посторонней фирме и изготовлением СИ собственными силами.

Представляется, что самостоятельно следует изготовлять только конкурентоспособные ИС и их элементы, которые могут сами по себе представлять интерес как изделия, во всех остальных случаях следует по возможности использовать стандартные средства. Это дает дополнительное преимущество еще и потому, что обслуживание таких стандартных средств информатизации может быть передано специалистам на сторону.

Уровень производительности и качество работы, а также необходимость, направление и темп развития ИС и ее обслуживание следует также подвергнуть стратегическому рассмотрению с учетом глобальных интересов фирмы. В самом деле, на уровне среднего менеджера (например, на уровне руководителя подразделения) какие-либо изменения могут встречать в некотором роде враждебный прием из-за предпочтения им стабильных технологий: установления, например, одного определенного языка программирования, той или иной информационной структуры и создавшейся в связи с этим технологической среды. В то же время известно, что новые средства часто приводят к существенному укреплению технологической базы, а в ряде случаев - даже к изменению направления деятельности предприятия.

Стратегические решения могут приниматься также и в подходах к созданию ИС: с одной стороны, это классическое создание новой ИС, например, в виде традиционной автоматизированной системы управления (АСУ) на основе некоторого типового проекта, здесь в ряде случаев используется эволюция от некоторого прототипа; с другой стороны, создание и развитие ИС на предприятиях определенного типа могут частично перекладываться на пользователя.

В случае принятия стратегических решений по существенным изменениям в ИС (переход на другую платформу или более сильную ориентацию на стандартные программные средства) эти решения должны преобразоваться на уровне оперативного информационного менеджмента в конкретные задачи с использованием необходимых средств.

К этому же кругу вопросов относится регулярное исследование производительности и качества в задачах развития и обслуживания ИС. Например, через ежемесячные доклады о показателях и статистических данных во всех проектах развития и обслуживания ИС можно проследить за расходами, сроками и качеством. Выявленный уровень показателей на предприятии необходимо сравнивать с эталонными данными (собственными и/или посторонними).

Поскольку в соответствии со стратегическими исходными данными обслуживание и развитие должны быть децентрализованы, этот распределенный процесс следует эффективно сопровождать и на оперативном уровне. Следует учитывать, что высокая скорость развития и обслуживания ИС на предприятии может быть обеспечена только опытными работниками. Новые методы, процессы и технику следует сначала испытать на пилотных проектах, а затем постепенно, в смягченной форме вводить на все предприятие.

Планирование в среде информационной системы

В соответствии с протяженностью во времени задач управления различают стратегический информационный менеджмент (СИМ) и оперативный информационный менеджмент (ОИМ). Причем между этими уровнями существуют отношения подчиненности, т.е. цели, определяемые на стратегическом уровне, реализуются на оперативном. При этом глобальная стратегическая цель ИМ в информационных системах должна состоять в обеспечении возможно большего вклада ИС в цели предприятия по основной деятельности через использование информационных технологий; в соответствии с этой целью возникают специфические задачи и для организации собственно информационного менеджмента.

Понятие «стратегический» в отношении ИМ предполагает, с одной стороны, планомерное определение долгосрочных - на срок 3-5 лет - целей по всем направлениям, а с другой - выбор пути достижения поставленной цели и определение набора задач, решение которых ведет к цели. Такие задачи решаются на уровне высшего руководства организации. Выбранные решения долгосрочных задач образуют наборы исходных данных (задания) для оперативного, т.е. наиболее краткосрочного, уровня.

Задачи оперативного информационного менеджмента ориентируются на соответствующие стратегические задачи и цели. В отличие от долгосрочной стратегической постановки задачи ОИМ планируются и существуют на среднем или на коротком интервале (в сфере обработки информации - это период времени до одного года); эти задачи чаще всего ощущаются и решаются на уровне руководства службой обработки информации организации.

Планирование - главная задача ИМ на стратегическом уровне. Именно на уровне стратегического информационного маркетинга возникает и должна удовлетворяться повышенная потребность в планировании. Она обусловлена как необходимостью своевременного устранения возможных препятствий, так и потребностью выявления максимальных шансов для предприятия, создаваемых ИС и ИТ. Размышления по поводу необходимости планирования работы информационной системы начинаются уже при поиске ответа на вопрос, какую собственно роль играет ИС на предприятии.

Принимается, что информационная система имеет большое значение для предприятия, когда на ее основе решаются задачи конкуренции на рынке, а также когда информационная интенсивность технологического процесса основной деятельности предприятия и поддержания производительности этого процесса высока. Это имеет место, например, для банков, бирж и страховых обществ, ряда государственных учреждений и др.

Другим важным направлением планирования является определение плана инвестиций в ИС. В прошлом такой план составлялся (и в настоящем еще часто составляется) в значительной мере случайно: например, по накопившимся неудовлетворенным запросам пользователей или путем анализа заявок на замену или создание частей системы, требующих инвестиций, а также с учетом финансирования растущего объема обслуживания.

Однако в стратегическом плане могут быть целенаправленно выявлены приоритетные направления при формировании плана инвестиций. Здесь требуется, чтобы в распоряжении администрации были общий вид и характер имеющихся на предприятии информационных работ. Этот общий вид структуры ИС выводится из анализа протекающих на предприятии процессов.

Путем взаимного взвешивания значений процессов находят или определяют порядок выделения инвестиций для соответствующих элементов ИС. Например, выпуск основных изделий для серийного производства имеет наибольшее значение; далее для включения в план инвестиций могут рассматриваться элементы ИС, ориентированные на обеспечение конкуренции и на внутреннюю рационализацию предприятия. Затем анализируется возникающий при этом риск. Этот специфический подход к организации планирования ИС на предприятии целесообразно дополнить общими задачами планирования и контроля. К кругу этих задач принадлежит учет связей с другими объектами на предприятии.

При планировании связей ИС с другими объектами предприятия особое значение придается связям с системой планирования самого предприятия. Часто утверждается, что планирование ИС может осуществляться вообще только в связи с этой системой. Однако на некоторых предприятиях (в частности, вновь создаваемых и малых) сложившейся системы производственного планирования вообще не существует, так что на таком предприятии план применения информационной системы согласовывать просто не с чем. Однако если предусматривать планирование использования ИС, то можно добиться совершенствования производственного планирования на предприятии и деятельности предприятия в целом.

В соответствии с этим на стратегическом уровне следует определить стиль, направления и степень интенсификации системы планирования и контроля. Это важно именно на данном этапе, поскольку достаточно часто оказывается, что изменения не произведут необходимого эффекта из-за слишком тесных ограничений, наложенных планированием и контролем. Помощь в соответствующем анализе могут оказать известные апробированные модели развития ИС на предприятии. В частности, в модели Р,Л. Нолана (R.L. Nolan) определены шесть типовых ступеней развития: инициирование, распространение, управление, интеграция. ориентирование данных, завершение или зрелость на которых ИС применяются с различной интенсивностью. Сопоставление с эталонной моделью делает вполне очевидными приоритеты уровней планирования и контроля как для специалистов по обработке информации, так и для пользователей. Каждое предприятие может постепенно найти свою модель и определить свою позицию при разработке для себя системы планирования применения ИС.

Из стратегического плана инвестиций в ИС должно формироваться и подходящими средствами осуществляться годовое планирование. Вследствие решения этой задачи наблюдается, как правило, значительное общее повышение потребностей в планировании, согласованиях и контроле. На уровне оперативного информационного менеджмента реализация стратегических планов может контролироваться, например, с помощью системы сообщений (докладов) установленной формы.

Формирование организационной структуры в области информатизации

Организация ИС должна однозначно соответствовать организации основной деятельности предприятия. Общепринятой основой решения практических задач организации в области ИС считается следование структурному подходу. При этом необходимо учесть, что при изменении в структуре основной деятельности может существенно изменяться и структура внутренней организации самой области ОИ и что в настоящее время система обработки информации (СОИ) в структуре предприятия занимает все более значительное место.

Внутренняя организация области обработки информации до последних лет подчинялась прежде всего решению внутренних задач создания, развития, обслуживания и эксплуатации ИС. Однако техническая и технологическая децентрализация, появление типовых автоматизированных (по отечественной терминологии) рабочих мест (АРМ) и мощных стандартных проблемно-ориентированных пакетов прикладных программ (ППП) привели к возникновению в области обработки информации объемных задач консультирования пользователей и сопровождения ИС. требующих значительной квалификации. Эти новые сложные задачи привели к тому, что в мировой практике организации ИС возникла новая типовая специфическая организационная единица - информационный центр (ИЦ). Организационно ИЦ чаще всего совпадают с отделами (или вообще - со службами) развития/обслуживания и эксплуатации ИС.

Профиль задач обработки информации подвергается превращениям: после внедрения на предприятиях системы АРМ в качестве основного варианта технологического комплекса в составе ИС среди функций специалистов стали преобладать консультации пользователей в технических и программных вопросах. Такие консультации становятся их основным вкладом в помощь пользователям при развитии и обслуживании ими ИС на рабочих местах пользователей, а также в обеспечение качества изготовляемых самими пользователями программных и технологических средств.

Наряду с внутренней организацией изменяется также уровень вхождения подразделений по обработке информации в иерархию предприятий. При повышении уровня сферы обработки информации в производственной иерархии предприятия рекомендуется, конечно, сохранять благоразумие: пропагандируемый время от времени в США вариант «первый руководитель от информации» не всегда должен и может быть реализован. Вполне разумно разместить оперативные подразделения по обработке информации на третьем или даже на четвертом уровне структуры предприятия и только ответственность за планирование и контроль сферы информатизации поднять на второй или даже на первый уровень.

Организационные изменения, если таковые потребуются, должны быть, естественно, разъяснены всем непосредственным участникам, даже если изменения должны быть «реализованы» на предприятии в целом. Обычно эти мероприятия реализуются на оперативном уровне. Сами организационные изменения на предприятии как процесс должны сопровождаться соответствующими организационными мероприятиями (например, созданием на определенное время комиссии по управлению этим процессом, мероприятиями по обучению работников и т.д.).

Использование и эксплуатация информационных систем

В настоящее время стало вполне ясно, что будущее однозначно за распределенными технологиями обработки информации и за их раздельной централизованной и децентрализованной конечным пользователем ИС, но он может их также создавать, развивать и целенаправленно, эффективно использовать на своем рабочем месте.

Эти важные свойства каждого работника предприятия являются его ресурсом в области создания, развития, использования и эксплуатации ИС и составляют часть кадрового ресурса предприятия. Предприятию, во-первых, необходимо приложить усилия и затратить средства для приобретения работником начальных знаний (часто обозначаемых как компьютерная грамотность);

во-вторых, в соответствии с избранным профилем его деятельности необходимо интенсифицировать и актуализировать его ресурс также и в других задачах и функциях информационного менеджмента.

Поскольку спрос на квалифицированных работников со знанием экономической информатики в нашей стране еще в течение ряда лет вполне очевидно будет превышать предложение, необходимо в рамках стратегического менеджмента создавать предпосылки для формирования на предприятии обстановки привлекательности роста квалификации работников в сфере обработки информации и планировать этот рост; следует учитывать и использовать также возможные переходы (переводы) работника из одного подразделения в другое.

Стратегическое требование сохранения и развития квалификационного потенциала у каждого из сотрудников предприятия должно преобразоваться в форму соответствующих программ обучения персонала. При этом естественно ориентироваться на планируемые предприятием инновационные проекты и использовать программы обучения персонала для их освоения. Наряду с программами повышения квалификации общего характера, которые работники могут посещать добровольно, требуются также специальные программы планового обучения для освоения определенных ИТ и применения методов обработки информации в прикладных областях, для конкретного применения ИС, предназначенных для определенных групп работников в обязательном порядке. В рамках такого «менеджмента развития» могут применяться также системы оценки, в которых обучение дополняется контролем в той или иной форме.

Еще раз следует подчеркнуть, что все планируемые мероприятия по обучению предназначены не только для работников под разделении обработки информации, а вообще для всех работай ков предприятия; поэтому они должны быть включены в «менеджмент развития» всего предприятия.

Управление капиталовложениями в сфере информатизации

Затрачиваемые на информационные системы, как правило, весьма значительные капиталовложения (капитал), в особенности на дорогостоящие ИС высокой эффективности, ориентированные на обеспечение предприятию успешной конкуренции на рынке, всегда вызывают острые вопросы. Такие ИС - неотъемлемая составная часть оснащения предприятия (например, при внедрении или проникновении предприятия на какой-либо региональный рынок), и расходы на них оправдывают себя только в рамках общей стратегии предприятия из-за значительного объема затрачиваемых на них капиталовложений. Часто привлекаются и Другие критерии для оценки целесообразности капиталовложении (например, типовые решения, принятые в данной отрасли или имеющиеся в распоряжении предприятия для создания и раз вития ИС Другие производственные ресурсы). При этом играет

роль и оценка эффективности создаваемых ИС. Например, экономической эффективности.

Во многих случаях к стратегическим задачам информационного менеджмента, в этом направлении принадлежит также

осуществление выбора между различными формами вложения

капитала в ИС - между приобретением ИС, их арендой или

оплатой на основе лизингового соглашения. Это обусловлено прежде всего тем, что развился настолько оживленный рынок некоторых СИ (как Hardware, так и Software), что стали возможными различные формы расчетов по весьма широкому спектру изделий и услуг. Производители СИ идут на смягчение условии оплаты их продукции с целью укрепления связей с потребителями.

Формирование и обеспечение комплексной защищенности информационных ресурсов

Вместе с повышением стратегического значения сферы обработки информации на самых разных предприятиях все большую роль играет требование комплексной защищенности ИС как таковой и созданных на ее основе информационных ресурсов. Это качество системы следует обеспечивать на всех этапах процесса обработки информации. Наиболее широко известная и понятная проблема обеспечения защищенности данных (против потери или порчи), а также требование правовой охраны данных (зашита чьих-то персональных данных от несанкционированного доступа) являются уже классическими требованиями к любой ИС. Информационные системы должны быть защищены и от технических отказов, и от технологических нарушений при эксплуатации.

Непривычным пока является использование ИС в «динамике соперничества» : при разработке следует так строить информационную систему, чтобы у предприятия на возможно более долгое время возникало существенное опережение по отношению к тем конкурентам, которые могут стремиться повторить его систему, что всегда определит дефицит возможностей у «преследователя».

Защита предприятия от катастроф или аварий при эксплуатации ИС сегодня является необходимым условием защищенности. Это может быть собственная страховка (например, строительство запасного ВЦ) или использование специального плана защитных мероприятий, которые при необходимости обеспечивают доступ к постороннему ВЦ.

Мероприятия по защите данных на многих предприятиях. конечно, уже детально разработаны и хорошо знакомы работникам, отвечающим за их выполнение. Однако еще не на всех предприятиях и не всем работникам хорошо понятны задачи обеспечения комплексной защищенности ИС и фирмы в целом. Кроме того, в составе задач оперативного информационного менеджмента этого профиля будет и текущий анализ состояния (например, опережения) конкурентов.

На основе таких данных и имеющегося опыта соответствующему персоналу следует постоянно упражняться в мероприятиях по опережению конкурента и в преодолении кризисных ситуаций, которые должны специально создаваться и моделироваться службой ИМ, чтобы в ответственный момент персонал мог оказаться на высоте.

В заключение необходимо отметить, что защита системы не может быть идеальной и не должна строиться как абсолютная. Это потребовало бы существенного увеличения затрат как на ее создание, так и на ее эксплуатацию; защита должна строиться рационально, т.е. с оптимальными по некоторому критерию характеристиками, что в каждом случае составляет предмет самостоятельного исследования.

Заключение

Целью написания моей курсовой работы было исследование информации. Для этого надо было рассмотреть предмет информационного менеджмента, его основные функции и задачи.

Рассмотрев сущность информационного менеджмента на базе коммуникационных технологий мне удалось сделать ряд выводов: всю совокупность источников необходимой для планирования и проведения кампании информацию обычно делят на две большие группы:

Источники первичной информации;

Источники вторичной информации.

Информационными источниками могут быть конкретные знания предпринимателя:

О рынке и его потребностях;

О появлении новых технологий, материалов и методов производства.

Так, например, выделяется четыре категории способов передачи коммерческих сообщений:

Реклама;

Стимулирование сбыта;

Личные (персональные) продажи;

«Паблисити».

Ученые классифицируют циркулирующую в обществе информацию на два больших массива:

систематизированную (регламентированную по времени, объему, содержанию, составу отправителей и получателей);

несистематизированную (случайную, безадресную).

Во второй главе я рассмотрела все достоинства и недостатки основных СМИ. Там же, я рассмотрела различные уровни информационного обеспечения:

Стратегический менеджмент;

Менеджмент подразделений/единиц;

Совершение сделок и регистрация;

Операционный менеджмент.

На каждом уровне, используется соответствующая ему информация, что значительно облегчает работу.

Список используемой литературы:

1. Костров А.В. Основы информационного менеджмента.

2. . Почепцов Г. «Теория и практика коммуникации»

3. Зверинцев А.Б. «Коммуникационный менеджмент»

4. Питер Р. Диксон - «Управление маркетингом»

5. Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент учебное пособие для вузов

Размещено на allbest.ru