Оформлення, ведення та облік трудових книжок

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Оформлення, ведення та облік трудових книжок

ЗМІСТ

1 Загальні положення

2 Заповнення трудової книжки

3 Оформлення вкладиша до трудової книжки

4 Оформлення і видача дубліката трудової книжки

5 Облік та зберігання трудових книжок

6 Заповнення та видача трудової книжки у разі звільнення

Список використаної літератури

1 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Трудова книжка - це документ установленого зразка, в якому записані відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника. Отже, це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному їх заповненню, приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок та вкладишів до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати тощо регламентує Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.93 №ЗОЇ Міністерство праці України, Міністерство юстиції України і Міністерство соціального захисту населення України наказом від 29 липня 1993 р. №58 затвердили Інструкцію про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях. Наказом цих самих міністерств від 26 березня 1996 р. №29 внесені зміни до Інструкції, яка діє на цей час.

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за трудовим договором у підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих громадян по їх обслуговуванню (як домашні робітниці, няньки, шофери, охоронники тощо) трудові книжки не ведуться, їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої основної роботи.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

Влаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку (ст. 24 КЗпП України).

Особи, які вперше влаштовуються на роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку.

Військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил України й інших військових формувань усіх видів, звільнені зі збройних сил колишнього Союзу РСР і збройних сил держав - учасниць СНД, пред'являють військовий квиток.

Звільнені з місць позбавлення волі зобов'язані пред'явити довідку про звільнення. На підставі цих документів виписується трудова книжка.

При виписуванні трудової книжки, або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки власник чи уповноважений ним орган стягує з працівника її вартість.

У разі неправильного початкового заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування бланків внаслідок недбалого їх зберігання вартість зіпсованих бланків оплачується підприємством. Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.

Трудові книжки та їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

2 ЗАПОВНЕННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

Трудові книжки та вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами. Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. До трудової книжки вносяться відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження; дата заповнення, підписи власника книжки і відповідальної особи за видачу книжки; про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; про видачу вкладиша; про нагородження і заохочення; про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди; про призначення пенсії.

Стягнення до трудової книжки не заносяться. Записи у трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення, і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи ведуться арабськими цифрами (число і місяць - двозначними), акуратно, кульковою ручкою або ручкою з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору. Печаткою завіряються записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова форма №П-2), в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Якщо виявлено неправильний або неточний запис відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.

За необхідності власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення та інші мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускаються.

Якщо необхідно, наприклад, змінити запис відомостей про роботу, після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису у графі 3 пишеться: «запис за №таким-то недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)», а у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і робиться запис про поновлення на попередній роботі або зміну формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: «Запис за №таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі» . При зміні формулювання причини звільнення пишеться: «Запис за №таким-то є недійсним, звільнений...» і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

За наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, у подальшому визнаного недійсним, на прохання працівника йому видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові й дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки, які завіряються печаткою відділу кадрів.

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повне найменування підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата зарахування на роботу.

У графі 3 пишеться: «Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво» із зазначенням конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі професій.

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.

Показники, зазначені у цих Списках, обов'язково повинні бути підтверджені у карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації і можуть записуватись у дужках.

Якщо працівнику в період роботи присвоюється новий розряд, про це в установленому порядку робиться відповідний запис.

Робота за сумісництвом, оформлена в установленому порядку, у трудовій книжці зазначається окремим порядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформляється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване на таке-то», а в графі 4 проставляється підстава перейменування: наказ (розпорядження), його дата і номер.

Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів є накази навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

Період роботи зазначених студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів у студентських таборах, при проходженні виробничої практики і при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи. На підставі цих довідок навчальні заклади (наукові установи) забезпечують занесення до трудових книжок студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів відомостей про роботу згідно з одержаними даними. Довідки зберігаються в особових справах зазначених осіб як документи суворої звітності.

Для студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які раніше не працювали та у зв'язку з цим не мали трудових книжок, відомості про роботу у студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики на підставі довідок вносяться на підприємстві, де вони будуть працювати.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів такі записи:

а) про час служби у Збройних силах України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування. Із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;

б) про час навчання у професійних навчально-виховних закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрах, пунктах тощо);

в) про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і роботу у студентських таборах, виробничу практику та виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі та клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених раніше;

г) про роботу як членів колгоспу у тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

ґ) про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. є ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення» ), у тому числі за пристарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

д) безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення. Передбачені цим пунктом записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на цьому підприємстві.

При відновленні в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги з державного соціального страхування до трудової книжки працівника за останнім місцем роботи у графу З розділу «Відомості про роботу» вноситься запис: «Безперервний трудовий стаж відновлений із такого-то числа, місяця, року», у графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки.

Працівникам, які зайняті на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу при поверненні в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 зазначеного розділу трудової книжки робиться запис: «Безперервний стаж роботи зберігається» .

До трудових книжок працівників у розділ «Відомості про нагородження» вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ «Відомості про заохочення» вносяться відомості про заохочення за успіхи у праці.

До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.

Порядок внесення відомостей про нагороди і заохочення такий:

- у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка найменування підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис (із посиланням на дату, номер і найменування документа).

3 ОФОРМЛЕННЯ ВКЛАДИША ДО ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

У тому разі коли у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що й трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитись інший штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.

За необхідності доповнення трудової книжки вкладишем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи зразків, встановлених 1938 і 1974 pp.).

Вкладиш виписується за заявою працівника і за його власний рахунок.

Працівник відділу кадрів після оплати працівником вартості вкладиша отримує в бухгалтерії чистий бланк вкладиша, розписавшись у книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них.

Після заповнення і вшивання у трудову книжку дані про вкладиш заносяться у книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них відповідно до граф цієї книги і власник ставить свій підпис, посвідчуючи тим самим, що вкладиш прийнятий у відділ кадрів на зберігання.

4 ОФОРМЛЕННЯ І ВИДАЧА ДУБЛІКАТА ТРУДОВОЇ КНИЖКИ

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення в інші строки, власник або уповноважений ним орган видає працівнику нову трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому куті першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки у графу 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в який час і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки. Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 - найменування підприємства, де працювала людина, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку її було прийнято.

Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві, то про це робиться відповідний запис.

Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 - причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

Якщо документи не містять зазначених вище даних про роботу в минулому, до дубліката трудової книжки вносяться лише ті дані, що є у документах.

У графі 4 зазначаються найменування, дата видачі та номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику. Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.

Якщо трудова книжка і вкладиш до неї стали непридатними (обгоріла, розірвана, забруднена тощо), власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться напис: «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

5 ОБЛІК ТА ЗБЕРІГАННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

а) книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 27. 10. 95 №277 по типовій формі №П-9.

Типова форма №П-9

Дата	Від кого отримано або кому відпущено	Підстава найменування документа, номер І дата)	Надходження	Витрачені
Число	Місяць	Рік			КІЛЬКІСТЬ	ССума	КІЛЬКІСТЬ	Сума
					Трудових книжок (серія І номер)	Вкладишів (серія І номер)		Трудових книжок (серія І номер)	Вкладишів (серія І номер)

б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 №277 по типовій формі №П-10.

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення, прийняття та звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії, номера, видані працівникам знову.

У разі одержання трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особовій картці та в книзі обліку.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.

облік трудовий книжка звільнення

Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.

По закінченні кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них та про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них з доданням прибуткового ордера каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за формою, затвердженою наказом Мінстату України від 27.10.95 №277.

Форма акта додається.

У випадках коли офісами стають особисті помешкання власників, трудові книжки потрібно зберігати в недоступному для рідних, дітей та злодіїв місці. Відповідальність за своєчасне й правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання й видачу несе керівник підприємства або спеціально уповноважена особа, призначена наказом керівника.

Книги та вкладиші до них зберігаються у сейфі, доступ до якого має право тільки відповідальна особа.

Зберігати книжки з іншими документами і матеріальними цінностями не можна. У приміщенні, де зберігаються трудові книжки, знаходяться тільки працівники кадрової служби.

6 ЗАПОВНЕННЯ ТА ВИДАЧА ТРУДОВОЇ КНИЖКИ У РАЗІ ЗВІЛЬНЕННЯ

Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності до формулювання чинного законодавства з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв'язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України» .

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України» .

Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 3 вказується причина звільнення; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис - наказ (розпорядження), його дата і номер.



Днем звільнення вважається останній день роботи.

Наприклад, трудовий договір з працівником припиняється у зв'язку із скороченням штату працівників 10 жовтня 1993 p., який є останнім днем його роботи на цьому підприємстві. У трудовій книжці працівника має бути зроблений запис: у графі 1 розділу «Відомості про роботу» ставиться порядковий номер запису, у графі 2 - дата звільнення (10.10.93), у графі 3 вказується: «Звільнений за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України», у графі 4 зазначаються дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.

У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнений у зв'язку з переведенням на роботу в таке-то підприємство, п. 5 ст. 36 КЗпП України» .

У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис: «Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п. 5 ст. 36 КЗпП України» .

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у зв'язку із здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення уряду України. Наприклад, у графі 3 записується: «Звільнений за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України» і далі в дужках зазначається відповідна постанова Кабінету Міністрів України.

При призначенні пенсії за віком, пенсії за вислугу років у трудовій книжці у розділі «Відомості про призначення пенсії» органами соціального захисту населення ставиться штамп «Пенсію призначено» . У трудових книжках зразка 1938 р. зазначений штамп ставиться на першій сторінці.

Звільняючи працівника, всі записи про роботу і нагороди, внесені до трудової книжки за час роботи на цьому підприємстві, засвідчують підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою підприємства або відділу кадрів.

При цьому для осіб працездатного віку необхідно вказати час, тривалість та місце підвищення кваліфікації, яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням.

У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та завіряється печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами. Обидва тексти засвідчуються окремо.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення. При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним.

Якщо працівник був відсутній на роботі у день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою за їх письмовою вимогою.

У трудовій книжці померлого в графі 3 розділу «Відомості про роботу» записується: «Роботу припинено у зв'язку зі смертю», далі заповнюється графа 4 - зазначаються дата і номер наказу про виключення померлого зі списків штатного розпису.

Цей запис засвідчується у встановленому порядку.

Як було зазначено, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати трудову книжку в день звільнення, а працівник зобов'язаний розписатись у книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них у графі 13 - «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» .

Працівник також розписується і ставить дату отримання в особовій картці працівника (типова форма №П-2) на зворотному боці в рядку «Трудову книжку отримав» .

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Бондарева Т.М. Секретарское дело. - М.: Высш. шк., 1995.

2. Бурнашова Г.А. Делопроизводство. - М.: Высш. шк., 1989.

3. Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М.: Изд-во стандартов, 1990.

4. Воробьев Л.И., Щёкин Г.В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. - К.: ВЗУУП, 1990.

5. Головач А.С. Оформление документов. - К.; Донецк: Выщашк., 1983.

6. Демидова А.К., Смирнов Е.А. Коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.

7. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь, 1998.

8. Коваль А.П. Ділове листування. - К.: Либідь, 1992.

9. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. - М.: ИНФРА-М, 1998.

10. Мурашко М.І. Довідник для підприємців-роботодавців та працівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. - К., 1994.

11. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998.

12. Паламар Л.М., Кацівець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1993.

13. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. - К.: МАУП, 1997.

14. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С.С. Курбатовой. - Обнинск: Титул, 1995.

15. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення. - К.: МАУП, 1996.

16. Плотникова А.В. Деловая переписка с зарубежным партнером. - К.: МП «Мира», 1992.

17. Рожнов В.С. Загальне і кадрове діловодство. - К.: ТКК «Персонал», 1996.

18. Секретарь-референт І Т.В. Кузнецова, Г.А. Андреева и др. - М.: АО «Бизнес-школа», 1995.

19. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 1998.

20. Типова інструкція з діловодства від 17.10.97 №1153.

Размещено на Allbest.ru