Размещено на http://www.allbest.ru/

34

кадровый служба документ

Доклад

Кадровая служба. Работа с кадровыми документами



Содержание

1. Кадровая служба

2. Функции кадровой службы

3. Кадровое делопроизводство

Литература



1. Кадровая служба

Кадровая служба (от англ. Human Resources, буквально -- человеческие ресурсы) предприятия -- это совокупность специализированных подразделений в структуре предприятия (с занятыми в них должностными лицами -- руководителями, специалистами, техническим персоналом), призванных управлять персоналом предприятия в рамках избранной кадровой политики.

Этапы формирования кадровой службы

1. Структуризация целей системы управления персоналом.

2. Определение состава функций управления, позволяющих реализовать цели системы.

3. Формирование состава подсистем оргструктуры кадровой службы.

4. Установление взаимосвязей между подсистемами организационной структуры кадровой службы.

5. Определение прав и ответственности подсистем.

6. Расчёт трудоёмкости выполняемых работ и численности персонала кадровой службы предприятия.

7. Построение конфигурации оргструктуры кадровой службы предприятия.

Структура кадровой службы

В зарубежной практике выделяют несколько вариантов структурного местоположения кадровой службы:

· Кадровая служба структурно подчинена руководителю по администрированию, выполнение задач службой управление персоналом рассматривается в рамках его роли как штабного подразделения.

· Служба управления персоналом в качестве штабного отдела структурно подчинена общему руководству организации. Преимущество: кадровая служба находится близко ко всем сферам руководства организации. Она наиболее целесообразна для небольшой организации на начальных этапах их развития, когда руководство ещё не определило статус кадровой службы предприятия. Недостаток: опасность множественной подчинённости противоречивым указаниям.

· Кадровая служба в качестве штабного органа структурно подчинена высшему руководству. Данный вариант приемлем на начальных этапах развития организации.

· Кадровая служба организационно включена в руководство организацией. Данный вариант наиболее предпочтителен для достаточно развитых компаний, где управление персоналом рассматривается как равнозначная подсистема управления предприятием. При достаточно обособленном, в пространственном и административном управлении, службу управления персоналом целесообразно организовать по функциональному или продуктовому признаку.

2. Функции кадровой службы

Служба по подбору и управлению персоналом представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой или некоммерческой организации.

Кадровая служба решает следующие задачи:

§ осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов

§ формирование стабильно работающего трудового коллектива

§ создание кадрового резерва

§ организация системы учета кадров

Численный состав и структура службы персонала зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

§ самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю

§ выполнение функций службы персонала отдельным сотрудником организации

§ выполнение функций службы персонала по совместительству с выполнением другой работы

В структуру современной службы персонала может включаться или не включаться отдел кадров. Должность руководителя службы персонала в различных организациях имеет разные наименования: "директор по работе с персоналом", "менеджер по персоналу", "заместитель директора по развитию человеческих ресурсов" или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри службы.

Полноценная кадровая служба обычно включает в себя несколько секторов с четким разделением функций:

§ сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.

§ сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.

§ сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д.

§ сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.

§ сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития

Если организация не очень большая, эти сектора могут быть объединены.

Деятельность любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

Кадровая служба выполняет следующие функции:

§ работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации

§ оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством

§ учет личного состава

§ хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству

§ контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом

§ изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению

§ анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров

§ создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов

§ работа по созданию резерва на выдвижение

§ подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников

§ подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии

§ подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению

§ принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников

§ организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка

§ ведение всей отчетности по кадровым вопросам

Кадровая служба получает от других подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Кадровая служба направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Полномочия, которыми, наделена кадровая служба, заключаются в следующем:

§ право требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов

§ право принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения

§ право взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров

§ право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров

В соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, должностная инструкция работника службы персонала, как и любая другая должностная инструкция, включает три раздела:

- должностные обязанности

- требования к знаниям

- требования к квалификации по разрядам оплаты.

Раздел "Должностные обязанности" содержит функции, которые могут быть поручены служащему, занимающему данную должность. Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей. Раздел "Требования к квалификации по разрядам оплаты" определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.

К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится осуществление следующих функций:

§ руководство работой службы

§ разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.

§ проведение работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну

§ обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела

§ создание условий для роста и повышения квалификации персонала

§ осуществление контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины

§ внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины

§ контроль за своевременным составлением отчетности

Начальник кадровой службы должен знать:

§ постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы

§ нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе

§ основы экономики, организации труда и управления

§ законодательство о труде и охране труда в РФ

§ правила внутреннего трудового распорядка

§ правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты

3. Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учетом, а также учетом рабочего времени и расчетов с персоналом.

В небольших фирмах на администратора часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и места работы.

В задачи кадровой службы входит подбор кадров, проверка степени профессионализма поступающего на работу, оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, иметь:

* Комментарий к Кодексу законов о труде Украины (с изменениями и дополнениями);

* Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Прием на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

Заявление чаще всего пишется от руки. Но предприятие может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема {например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт как документ, удостоверяющий личность гражданина, военный билет (для военнообязанных) и представляет трудовую книжку (если лицо поступает на работу впервые - справку о последнем занятии). Трудовая книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую деятельность поступающего на работу. Лица в возрасте от 14 до 16 лет обязаны при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы о полученном образовании или профессиональной подготовке.

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.

В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты: фамилия, имя, отчество пишутся полностью; в дате рождения указываются год, число и месяц рождения; место рождения записывается на основании паспорта; образование-среднее, среднее специальное и высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью.

 Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

¦ лица, имеющие ученую степень и звание, а также лица, имеющие опубликованные труды и изобретения, заполняют соответствующую графу;

¦ в анкете указывается адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон;

¦ сведения о трудовой деятельности заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.

 Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными документами.

К анкете прилагаются:

¦ копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;

¦ фотокарточки.

При сообщении в анкете сведений об опубликованных трудах поступающий на работу представляет список трудов (изобретений, патентов).

По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендационные письма с предыдущего места работы.

На заявлении о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность, например, работника службы безопасности, начальника структурного подразделения и др.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

В ст. 18 КЗоТУ указывается: "Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку". Таким образом заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Типовую форму договора лучше всего построить на основе примерной формы трудового договора (контракта), приведенной в Комментариях к КЗоТУ, так как эта форма наиболее полно отражает состав сведений, включаемых в договор (контракт).

Примерная форма трудового договора (контракта)

1. Предприятие\организация (наименование) в лице (должность, ф.и.о.) именуемое в дальнейшем "Предприятие", и гражданин (ф.и.о.), именуемый в дальнейшем "Работник", заключили настоящий договор о нижеследующем.

(Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения; по объему производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), уровню выполнения норм и нормированных заданий, соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости).

(При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы и другие обязательства).

2. Работник (ф.и.о.) принимается на работу (наименование структурного подразделения предприятия) по профессии, должности квалификации (полное наименование профессии, должности) (разряд, квалификационная категория)

3. Договор является: договором по основной работе\договором по совместительству (нужное подчеркнуть)

4. Вид договора:

- на неопределенный срок (бессрочный)

- на определенный срок

(указать причину заключения срочного договора)

5. Срок действия договора. начало работы-окончание работы

6. Срок испытания:

а) без испытания

б) (продолжительность испытательного срока)

7. Работник должен выполнять следующие обязанности: (перечисление должностных обязательств).

8. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную договором заработную плату.

Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.

При предоставлении руководителю структурного подразделения права найма работников на работу в данный пункт договора вносят соответствующую запись.

- на время выполнения определенной работы (указать, какой)

9. Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными и опасными условиями труда

10. Гарантии согласно Указу Президента Украины от 21 апреля 1993 г. № 471 "О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Украины"

11. Особенности режима рабочего времени;

- неполный рабочий день

- неполная рабочая неделя.

- почасовая работа

12. Работнику устанавливается:

- должностной оклад (тарифная ставка) . грн. за 1 час. работы

- надбавка (доплата и другие выплаты) грн. в месяц или (указать вид доплат, надбавок) грн. (в % к ставке, окладу)

13. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью

- основной рабочих дней

- дополнительный рабочих дней

14. Другие условия договора, связанные со спецификой труда.

РаботникПодпись(ф.и.о.)

Адрес.

Предприятие

(работодатель)ПечатьПодпись(ф.и.о., должность)

Адрес.

Определение трудового договора (контракта) дает ст. 15 КЗоТУ: "Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон".

В комментариях к ст. 15 КЗоТУ в §2 есть очень важное разъяснение о том, что КЗоТУ употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны вправе сами выбирать наименование заключаемого ими договора о труде. "Вместе с тем надо учитывать, что для оформления отношений между отдельными категориями работников и работодателем следует заключать именно контракты, если это прямо предусмотрено законом. Это, в частности, касается работников образовательных учреждений, руководителей предприятий".

В комментариях к ст. 15 также хорошо разъясняется содержание трудового договора (контракта): взаимные права, обязанности и ответственность сторон.

Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).

К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения; о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.78.

В соответствии со ст. 17 КЗоТУ трудовые договоры (контракты) заключаются:

 на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

 на определенный срок не более пяти лет;

 на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.

Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В таких договорах срок договора оговаривается фразой типа "на время отпуска по уходу за ребенком" и т.п. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения какой-либо работы, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Ст. 21 КЗоТУ указывает, что "при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу". Срок испытания оговорен в ст. 22 КЗоТУ. Он не может превышать трех месяцев, "а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом - шести месяцев".

Текст приказов по личному составу имеет свои особенности. Они оформляются всегда отдельно от приказов по основной деятельности.

Приказы о поощрениях и взысканиях обычно имеют констатирующую часть, в которой объясняется причина наложения взыскания или объявления поощрения. Они издаются отдельно от других приказов по личному составу.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Поэтому в соответствии были разработаны и утверждены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они вводятся "в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Украины. Среди этих форм:

¦ приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

¦ приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

¦ приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

¦ приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8).

Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) составляется на каждого, вновь зачисляемого в организацию. Он "заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Завизированный начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, проект приказа является в необходимых случаях направлением на переговоры и пропуском в структурное подразделение для ознакомления с условиями работы.

Начальник структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока.

Согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки проставляют на оборотной стороне формы.

Проект приказа о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ объявляется работнику под расписку.

Работник отдела кадров на основании приказа о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ"80.

Поступивший на работу обязательно ставит свою ознакомительную визу на приказе.

Приказ о переводе на другую работу (форма № Т-5) составляется при оформлении перевода сотрудника из одного структурного подразделения в другое. Он "заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. В приказе указывается, с какого числа происходит перевод и какой оклад назначается.

Приказ визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за сотрудником на прежнем месте работы".

В приказах об увольнении обязательно указываются причины ухода с работы со ссылкой на статью КЗоТУ. Этот приказ составляется при прекращении трудового догрвора (контракта) и увольнении работника. Форма № Т-8 "заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом. Один -- остается в отделе кадров, второй -- передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

В разделе "Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях" делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

На основании приказа о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником.

Для всех приказов по личному составу обязательно формулирование каждого пункта в строгом соответствии с требованиями КЗоТУ.

При оформлении отпусков заполняется приказ о предоставлении отпуска -- форма № Т-6. Она "применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТУ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков.

Заполняется в двух экземплярах. Одни -- остается в отделе кадров, другой -- передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты, рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается "без оплаты".

В разделе "Начислено" в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата"83.

Копии приказов о приеме на работу и о переводе обязательно передаются в бухгалтерию, а приказы об увольнении и отпуске сразу заполняются в двух экземплярах, так как в этих приказах предусмотрен расчет заработной платы, проводимый бухгалтерией.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу).

На всех сотрудников, принятых на работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка имеет новую типовую межведомственную форму-Т-2, утвержденную органами статистики.

В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант этой карточки, выводимый на экран при заполнении.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка находится в алфавитной картотеке работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, а затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2 (обычно при увольнении для подшивки в дело и сдачи в архив). Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологии, на научных работников, помимо формы № Т-2 заполняется дополнительно учетная карточка научного работника (форма № Т-4). она ведется на формате А5.

Данные этой учетной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагогической работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном экземпляре.

Изменения, происходящие в служебном положении и анкетно-биографических данных работника, удобно отражать также в дополнении к анкете.

Дополнение к анкете заполняется работником, ведущим кадровую документацию, и включает фамилию, имя, отчество работника и два раздела, имеющие табличную форму. В первом разделе помещаются данные о работе после заполнения анкеты: перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности со ссылкой на номер и дату приказа. В необходимых случаях может указываться причина освобождения от должности.

Во втором разделе помещаются данные об изменениях в учетных признаках работника: образовании, квалификации, знании иностранных языков, наличии воинского звания, изменения семейного положения, места жительства, пребывание в длительных заграничных командировках и др. Все вносимые в дополнение к анкете изменения делаются на основании соответствующих документов (приказов по личному составу, документов органов ЗАГС, паспорта, документов учебных заведений).

Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специализации после заполнения учетной карточки

После издания приказа о приеме на работу на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме Т-2) оформляется личное дело.

Лица, принятые на работу, сдают свою трудовую книжку.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Исправления, внесенные в трудовую книжку, оговариваются и заверяются печатью.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в "Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях". Данная инструкция является основным справочным материалом для сотрудника, работающего с трудовыми книжками.

Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках в сейфах или в шкафах, исключающих возможность их утраты или порчи. Они являются основным документом о трудовой деятельности и ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе и временных работников, а также на нештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

К внештатным относятся те работники, которые не зачислены в списочный состав и выполняют работы по письменным трудовым соглашениям с оплатой труда в установленном порядке.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров (если такой отдел есть) и печатью. Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета.

Книга учета трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Таким образом, оформление на работу требует от работника, ведущего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций: составления проектов трудового договора (контракта) и приказа, оформления личной карточки (форма Т-2), заведения личного дела, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последующего быстрого нахождения по алфавиту.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме Т-2, трудовой книжке, дополнении к анкете).

Перевод (назначение на другую должность) фиксируется в следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе. Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление перевода включает операции:

- составление на основании заявления или служебной записки проекта приказа (заполнения унифицированной формы № Т-5);

- подписание приказа и его регистрация;

- ознакомление с приказом работника, о чем делается помета на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);

- на основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в форме Т-2 и дополнении к анкете в личном деле;

- изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.

Таким образом, перевод требует внесения соответствующих изменений в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз.

Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной записке и приказе об увольнении.

На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа (заполняется унифицированная учетная форма № Т-8).

Приказ подписывается и регистрируется.

Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу.

Копия приказа помещается в личное дело.

На основании приказа делается соответствующая запись в личной карточке (форма Т-2), после чего карточка переставляется в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилии.

Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения и книжка выдается на руки увольняющемуся.

Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о ее получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание ее выдачи.

К работе с кадровой документацией относится также оформление отпусков и командировок.

В соответствии с КЗоТУ всем работникам предоставляется ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В КЗоТУ говорится о том, что отпуска могут предоставляться в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации.

Очередность отпусков оформляется в виде графика отпусков, составляемого ежегодно в начале календарного года. При составлении графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы организации и личные пожелания работника.

Приказ о предоставлении очередного отпуска составляется на основании личных заявлений работников и графика отпусков. Личные заявления пишутся в произвольной форме для получения любого вида отпуска: очередного, без сохранения содержания, учебного и т.п.

Оформление отпусков включает операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление приказов об отпуске.

На основании приказа на оборотной стороне личной карточки (форма Т-2) делается отметка об отпуске: вид отпуска, за какой период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).

Оформление командировок сотрудникам проводится приказами, составляемыми на основании служебных записок руководителей структурных подразделений. Приказы имеют типовую форму. В них указываются: фамилия, имя, отчество, должность командируемого с указанием структурного подразделения, куда командируется, с какого числа, на какой срок и основание составления приказа.

Командировочное удостоверение, как правило, имеет типовую форму и заполняется при выдаче. Обычно их учет ведется в специальном журнале.

Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.

В дело формируются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 3 года. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях. Приказы о командировках целесообразно группировать в отдельное дело вместе со служебными записками, явившимися основанием для издания приказа. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 3 года.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

¦ внутренняя опись документов дела;

¦ дополнение к анкете;

¦ заявление о приеме на работу;

¦ анкета с фотокарточкой;

¦ трудовой договор;

¦ приказ о приеме на работу (копия);

¦ документы об образовании (копии);

¦ характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографическик данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной - дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

¦ вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;

¦ приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

¦ о служебном положении - приказ руководителя организации о переводе;

¦ об образовании -документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);

¦ об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, эа которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации.

Выдача личного дела во временное пользование учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индивидуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело, «объединенному делу составляется внутренняя опись включенных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имен и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения на это лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается; "невостребованные трудовые книжки -... шт". При изъятии трудовой книжки в их количество вносится исправление.

Пояснительная записка - это один из основополагающих документов в бухгалтерской отчетности, которая устанавливает нормы по описания. Пояснительные записки являются полноценным видом бухгалтерской отчетности. Вопросы, касающиеся ее корректного оформления зачастую упускаются бухгалтерами, однако не следует забывать, что ее правильное оформление во многом будет способствовать верному взгляду на некоторые вопросы бухгалтерии на предприятии, например, во время аудиторских проверок.

Существуют традиционные сроки сдачи подобных пояснительных записок, как правило это завершение отчетного года, но законодательство допускает их представление и в другие сроки, например, по окончанию квартала или полугодия. Во всяких случаях пояснительная записка должна быть составлена по требованию либо учредителей компании, либо контролирующих органов в силу имеющихся у них по закону полномочий.

Пояснительная записка сдается всеми предприятиями, осуществляющими предпринимательскую деятельность, такие требования не относятся к общественным объединениям и бюджетным организациям. Эти положениями установлены Законом "О бухгалтерском учете", а если предприятия ведут упрощенную систему налогообложения, такую записку они могут не представлять в надлежащий период. После ее составления, записка подписывается руководителем и главным бухгалтером. Ее несвоевременная сдача свидетельствует о неполной бухгалтерской отчетности.

В обязательном порядке в Пояснительной записке должны быть пояснения по основным статьям бухгалтерского баланса. Причем такие пояснения должны раскрывать существенные моменты основных показателей бухгалтерского баланса и показателей убытков и прибыли предприятия.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

¦ учета приказов о приеме, переводе, увольнении;

¦ учета приказов о командировании;

¦ учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

¦ учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и является документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 3 года.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Для удобства при определении сроков хранения документов существует "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения".

Учитывая особую значимость кадровой документации, существует распоряжение об улучшении организации хранения документов по личному составу. В распоряжении указывается: "В целях обеспечения сохранности документов по личному составу...

1. Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу...

2. Рекомендовать органам исполнительной власти Украины осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения".

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадровой документации и будет способствовать социальной защищенности трудящихся.

Если бухгалтерским учетом занимается бухгалтерия или имеется бухгалтер, то бухгалтерские документы, полученные в общем потоке вместе с другими документами, после первичной обработки передаются секретарем бухгалтеру, который ведет с ними всю дальнейшую работу. Бухгалтерские документы входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации секретарем (в крупных учреждениях- в службе ДОУ). Их учет и регистрация будут проведены бухгалтером или в бухгалтерии.

Если в небольшой фирме бухгалтерский учет возьмет на себя руководитель, в этом случае, помимо нормативно-методических документов, регламентирующих организацию общего делопроизводства, надо знать и иметь под рукой для справочной работы законодательно-нормативные акты, определяющие порядок ведения бухгалтерских документов.



Литература

1. Марк А. Хьюзлид, Дэйв Ульрих, Брайан И. Беккер «Измерение результативности работы HR-департамента. Люди, стратегия и производительность» = «The HR Scorecard: Linking People, Strategy, and Performance» -- М.: «Вильямс», 2007. -- С. 304. -- ISBN 1-57851-136-4