Системы управления персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1.Структура системы управления персоналом.

Глава 2. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

2.1 Требования, предъявляемые к качеству информации

2.2 Классификация информационного обеспечения

Глава 3. Технические средства системы управления персоналом организации

3.1 Критерии выбора технических средств

3.2 Классификация технических средств по принципу преобразования информации

3.3 Компьютеризация службы управления персоналом

Глава 4. Оформление документов по личному составу в системе 1С: предприятие

Заключение

Список источников и литературы

Введение

Сегодня службы управления персоналом стали многофункциональными, их задачи гораздо шире и многограннее, чем функции отделов кадров. Управление персоналом из вспомогательной, обслуживающей становится одной из ведущих функций предприятия. Главная цель службы персонала - повышение эффективности работы сотрудников, разработка и реализация программы развития персонала. Важнейшие задачи такой службы:

- социально - психологическая диагностика;

- анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений;

- управление конфликтами;

- подбор и оценка кандидатов на вакантные должности;

- анализ кадрового потенциала и потребности в персонале;

- планирование карьеры сотрудников;

- аттестация персонала;

- управление мотивацией и т.д.

Основными принципами управления персоналом в настоящий момент являются индивидуализация и демократизация. Индивидуальный подход к каждому сотруднику на всех стадиях его жизни в организации (прием, мотивация, повышение квалификации, планирование карьеры и т.д.) позволяет учесть потребности каждого работника и сбалансировать их с потребностями предприятия. Принцип демократизации предполагает учет коллективного мнения при решении всех вопросов, демократичный стиль руководства и управления, участие сотрудников организации в осуществлении управленческих функций. Работник должен знать, что его мнение будет услышано. Только тогда цели организации будут восприниматься работниками как собственные цели.

Актуальность данной работы заключается в необходимости развития информационного обеспечения службы управления персоналом и повышение эффективности использования информационных технологий службой управления персоналом.

В данной работе были использованы труды Базарова Т.Ю, Ереминой Б.Л, Маслова Е.В, Поршнева А.Г, Уткина Э.А., Кочетковой А.И, Кибанова А.Я., Захаров Д.К, Мескон М.Х., Альберт М., Хэдоут Ф.

Практическая значимость данной работы заключается в рассмотрении наиболее важных разделов информационного обеспечения в службе управления персонала.

Целью данной работы является изучение особенностей информационного обеспечения службы управления персоналом.

Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

- изучить структуру системы управления персоналом;

- проанализировать требования, предъявляемые к качеству информации;

- классифицировать информационное обеспечение службы управления персоналом;

- рассмотреть технические средства системы управления персоналом организации;

- охарактеризовать основные особенности компьютеризация службы управления персоналом;

- изучить информационную технологию оформления документов по личному составу в системе 1С: Предприятие.

Объект исследования - служба управления персоналом.

Предмет исследования - информационное обеспечение службы управления персоналом.

В соответствии с поставленной целью и задачами исследования работа состоит из введения, 4 вопросов, заключения и списка источников и литературы.

Таким образом, понятие " персонал" подразумевает динамику, постоянное развитие, поступательное движение, персонифицированный подход к работе с людьми. Понятие "кадры" статично, не предполагает движения вперед, оно более обезличено. Сегодня от человека зависит гораздо больше, чем раньше.

1. Структура системы управления персоналом

Управление персоналом выступает одновременно как система организации, как процесс и как структура. Система управления персоналом - система, в которой реализуются функции управления персоналом, в процессе обоснования, выработки принятия и реализации управленческих решений.

Система управления персоналом включает в себя следующие подсистемы:

- управление планированием и маркетингом персонала;

- управление наймом и учетом персонала;

- управление трудовыми отношениями;

- управление мотивацией трудовой деятельности персонала;

- управление развитием организационных структур управления;

- управление социальным развитием;

- стратегическое управление персоналом и кадровой политикой;

- управление организационным обеспечением управления персоналом;

- управление развитием персонала;

- управление правовым обеспечением;

- управление условиями труда.

Подсистема планирования и маркетинга персонала включает в себя: разработку кадровой политики и стратегии управления персоналом, анализ кадрового потенциала, анализ рынка труда, организацию кадрового планирования, планирование и прогнозирование потребности в персонале, организацию рекламы, кадрами. поддержание взаимосвязи с внешними источниками, обеспечивающими организацию

Подсистема управления наймом и учетом персонала включает в себя: организацию найма персонала, учет приема, перемещений, поощрений и увольнения персонала, профессиональную ориентацию и организацию рационального использования персонала, управление занятостью, документационное обеспечение системы управления персоналом.

Подсистема управления трудовыми ресурсами включает в себя: анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений руководства, управление производственными конфликтами и стрессами, социально - психологическую диагностику, соблюдение этических норм взаимоотношений, управление взаимодействием с профсоюзами.

Подсистема обеспечения нормальных условий труда включает в себя: соблюдение требований психофизиологии и эргономики труда, соблюдение требований технической эстетики, охраны труда и окружающей среды, военизированной охраны организации и отдельных должностных лиц.

Подсистема управления развитием персонала включает в себя: обучение, переподготовку и повышение квалификации, введение в должность и адаптацию новых работников, оценку кандидатов на вакантную должность, текущую периодическую оценку кадров, организацию рационализаторской и изобретательской деятельности, реализацию деловой карьеры и служебно-профессионального продвижения, организацию работы с кадровым резервом.

Подсистема управления мотивацией поведения персонала включает в себя: управление мотивацией трудового поведения, нормирование и тарификация трудового процесса, разработка система оплаты труда, разработка форм участия персонала в прибылях и капитале, разработка форм морального поощрения персонала, организация нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом.

Подсистема социальным развитием включает в себя: организацию общественного питания, управление жилищно-бытовым обслуживанием, развитием культуры и физического воспитания, обеспечение охраны здоровья и отдыха, обеспечение детскими учреждениями, управление социальными конфликтами и стрессами, организацию продажи продуктов питания и товаров народного потребления, организацию социального страхования.

Подсистема развития организационной структуры управления включает в себя: анализ сложившийся оргструктуры управления, проектирование новой оргструктуры управления, разработку штатного расписания, формирование новой оргструктуры управления, разработку и реализацию рекомендаций по развитию стиля и методов руководства.

Подсистема правового обеспечения системы управления персоналом включает в себя: решение правовых вопросов трудовых отношений, согласование распорядительных и иных документов по управлению персоналом, решение правовых вопросов хозяйственной деятельности, проведение консультаций по юридическим вопросам.

Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом включает в себя: ведение учета и статистики персонала, информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом, обеспечение персонала научно-технической информацией, организация работы органов массовой информации организации, проведение патентно-лицензионной деятельности.

Таким образом, в первом вопросе были описаны все подсистемы системы управления персоналом.

2. Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

2.1 Требования, предъявляемые к качеству информации

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

Главной целью процесса управления персоналом является функционирование организации с помощью принятия решений. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность - информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Оперативность -- получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения.

Систематичность - требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

Достоверность - информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

2.2 Классификация информационного обеспечения

Информационное обеспечение службы управления персоналом можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники:

а) Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники. Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно- отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

б) Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Таким образом, в этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

3. Технические средства системы управления персоналом организации

3.1 Критерии выбора технических средств

Основу средств системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться за счет повышения производительности труда персонала службы и за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

- характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;

- характеристики технологического процесса обработки информации;

- технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

- носители входной и выходной информации;

- объем входной и выходной информации по указанным носителям;

- объемы вычислительных работ;

- сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;

- формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

- производительность при выполнении технологических операций; надежность работы;

- совместимость работы оборудования различных типов; стоимость оборудования;

- состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемая для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.

Проектные решения должны обеспечивать:

- рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;

- улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;

- соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;

- комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;

- экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

- определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

- определение требований и их обоснование, предъявляемых к техническим средствам;

- формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

- определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;

- выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

- проведение сравнительного анализа технических средств; обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;

- принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

3.2 Классификация технических средств по принципу преобразования информации

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств - преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной,

факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

е

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

3.3 Компьютеризация службы управления персоналом

Компьютерная революция, вызванная широким распространением в различных сферах человеческой деятельности персональных компьютеров (ПК), позволяет сформировать прочную технологическую базу по автоматизации системы управления персоналом. Служба управления персоналом, являясь неотъемлемой частью единого процесса управления предприятием, призвана вносить значительный вклад в улучшение результативности деятельности предприятия в целом. Однако в начале третьего тысячелетия, в век Интернета и мобильных технологий, электронных цифровых подписей (ЭЦП) и "электронных денег" встречаются организации и предприятия, специалисты службы управления персоналом которых по-прежнему занимаются ручной, неавтоматизированной обработкой бумажных документов. Сегодня всевозрастающие требования к оперативности, повышению качества выполнения поставленных перед службой управления персоналом задач, с одной стороны, и степень готовности службы к нововведениям, связанным с массовой компьютеризацией, - с другой, приводят к необходимости обучения работе на персональном компьютере как сотрудников службы, так и ее руководство. Руководитель сегодня должен быть не только квалифицированным организатором, специалистом по межличностным отношениям, но и грамотным пользователем в области современных информационных компьютерных технологий, способным заменить традиционную технологию работы на автоматизированную, основанную на использовании персонального компьютера и соответствующего программного обеспечения (ПО).

Программное обеспечение руководителя и специалистов по персоналу сегодня должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность представления информации из базы данных (БД). Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т.е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений.

Для уверенной и грамотной работы с автоматизированными системами, предлагаемыми сегодня руководителям и специалистам управления персоналом, необходимо освоить основные приемы работы на персональном компьютере с офисными программами фирмы Microsoft Corporation (признанного лидера в разработке подобных программ).

Офисные программы помогают выполнять руководителям и специалистам наиболее типичные виды работ в любой организации: обрабатывать различную текстовую документацию; производить расчет данных, представленных в табличной форме, в графическом виде; составлять расписания встреч, телефонных переговоров; представлять сведения о лицах, участвующих в совместной работе; обеспечивать оперативную связь между сотрудниками; оказывать помощь в подготовке к совещаниям, выступлениям руководителя.

Эти работы выполняются с помощью текстового редактора Word 2000, электронной таблицы Excel 2000, органайзера (планировщика) Outlook и электронной почты Интернет, презентационного пакета Power-Point, системы управления базами данных (СУБД) Access 2000.

Из всего многообразия функций по управлению персоналом можно выделить:

1. оперативное и полное удовлетворение потребности предприятия в трудовых ресурсах;

2. формирование и поддержание комплекса организационных условий, необходимых для исполнения работниками возложенных на них функций;

3. обеспечение оптимального уровня взаимодействия кадровых служб с другими структурными подразделениями предприятия.

И все эти функции распадаются на основные направления деятельности управления персоналом:

- перспективное и текущее планирование потребности в кадрах управления, их движение, подбор, расстановка; организация подбора, расстановки и воспитания кадров; систематическое изучение качеств работников (профессиональных, деловых);

- учет кадров (оперативный, статистический);

- разработка мероприятий по повышению квалификации кадров;

- разработка и предоставление руководству необходимой отчетности и т.д.

Необходимо отметить, что в большинстве своем в службе управления персоналом имеется развитая информационная структура сервиса, включающая методологическое, техническое и программное обеспечение. В связи с этим возник большой спрос на автоматизированные кадровые системы, позволяющие реализовывать основные функции по кадрам и делопроизводству. Эти системы обеспечивают:

- оперативность контроля и гибкость управления;

- возможность получения полных данных о структуре предприятия; позициях штатного расписания и сотрудниках;

- контроль за деятельностью дочерних предприятий;

- настраиваемость на разработку отчетной документации;

- переход на новые технологии и методы работы, улучшение условий труда и т.д.

Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить сравнительно недавно. Последние пять лет производители программного обеспечения начали в массовом порядке переориентироваться с систем кадрового учета на системы управления персоналом. Пользователю стали предлагаться все новые и новые средства из хорошо проработанного за рубежом арсенала "human recourses management". Собственно, кадровый учет теперь является лишь одной из множества подсистем управления персоналом.

Существующие в настоящее время подходы к разработке систем управления персоналом можно разделить на два направления.

Разработка систем автоматизации учетных кадровых функций, включающих задачи:

учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело; формирование, проведение и хранение приказов по личному составу; подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов; хранение копий приказов по основной деятельности; возможность получения полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках; настраиваемость системы на структуру предприятия, разработку отчетной документации.

Разработка экспертных систем по анализу и принятию решений в области управления персоналом - анализ и управление мотивацией, построение карьерограмм, психологическое тестирование, планирование расходов на персонал и т.д. Качество автоматизации кадрового учета остается наиважнейшим фактором как при выборе, так и при создании системы. Кадровый учет является краеугольным камнем управления персоналом, наиболее затратной его частью из-за больших объемов ввода первичных данных. Даже относительно небольшое снижение трудозатрат при работе с первичными документами дает заметный экономический эффект за счет повышения точности, возможности оперативной корректировки вводимых данных.

Автоматизированные системы кадрового учета, создаваемые фирмами, разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и

улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков. Претерпел существенные изменения функционал штатного расписания, огромная работа проведена в области территориально-распределенных и холдинговых структур, упростилась настраиваемость систем и т.д. Слабым звеном в автоматизации кадровой работы является одна из составляющих кадрового учета - работа с бумажными документами.

Практически каждая из операций кадрового учета требует работы с бумажными документами. Операции ведения кадрового учета (с точки зрения бумажного документооборота) можно разделить на: учет и хранение первичных документов, входящих в личное дело; формирование, проведение и хранение приказов по личному составу; подготовка и предоставление статистических и прочих отчетов; хранение копий приказов по основной деятельности. Сегодня одним из вариантов решения задачи автоматизации работы с бумажными документами является использование в кадровой службе автоматизированных систем по делопроизводству. Первичные документы личных дел давно уже разделяются на ведение информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Причем, как правило, бумажные документы хранятся только для обеспечения правовых взаимоотношений работника и организации. Непосредственная же работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных. Все современные средства автоматизации кадрового учета поддерживают эту технологию и формируют, по требованию пользователя, копии приказов и различного рода выписки, однако далеко не все средства позволяют хранить в электронном виде копии рукописных первичных документов, хранение которых предусмотрено законом: личные заявления, анкеты, документы об образовании и прочее. А ведь поиск по электронной базе данных с последующим выводом на печать или отправкой по почте копии необходимого документа выполняются значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, ксерокопирование и отправка бумажной копии запросившему ее лицу.

Архивное хранение личных дел: ведение номенклатуры, поиск и прочие операции с архивом не автоматизированы в современных информационных системах (ИС) кадрового учета. Безусловно, системы автоматизации архивной деятельности существуют, но они функционируют предлагаются как отдельный программный продукт.

Формирование приказов по личному составу автоматизировано почти во всех системах кадрового учета. Наличие этой операции стало уже стандартом для производителей систем кадрового учета. Но ведь формирование приказа - только половина дела. Его ведь еще нужно завизировать, утвердить, исполнить и разослать копии другим соисполнителям. И если исполнение приказа, хоть и без автоматической фиксации изменений проекта, как правило, реализовано, то все остальные этапы проведения приказа до сих пор являлись полностью ручной операцией.

Многие виды приказов требуют зачастую по 7 - 9 и более виз. В современных организациях с отлаженной системой безопасности и развитыми административно-хозяйственными службами по некоторым кадровым приказам может насчитываться, помимо кадровика, до 5 и более соисполнителей.

Важную роль в повышении эффективности, оперативности управления персоналом играют автоматизированные системы по делопроизводству. Через систему делопроизводства труд кадровика по проведению, например, приказов или распоряжений сводится к контролю за прохождением документа, т.е. система автоматически доводит информацию до соисполнителей и других заинтересованных должностных лиц, круг которых определен внутренними инструкциями организации. Для текущей работы кадровику необходимо своевременно получать копии отдельных документов по основной деятельности. Системы по делопроизводству предоставят ему любую информацию, находящуюся в базе данных системы.

При интеграции системы кадрового учета в систему автоматизации делопроизводства, когда внутренняя инструкция по делопроизводству допускает визирование документов в электронном виде, система документооборота сама обеспечивает проведение процесса визирования. При необходимости визирования на бумажном носителе система по делопроизводству позволит проконтролировать доставку документа всем визирующим лицам, отследить сроки согласования и подписания, что крайне важно для подготовки приказов по персоналу.

При задействовании системы по делопроизводству все изменения, внесенные в документ визирующим, фиксируются в электронной карточке. При утверждении документа руководитель может (при желании) просмотреть этапы внесения изменений в документ на стадии визирования. При наличии в организации специализированных служб, отвечающих за внутренний документооборот, специалисту по проведению приказов службы управления персоналом остается только контролировать прохождение документа.

Особо следует отметить, что с выполнением вышеописанных функций может справиться далеко не каждая система документооборота. Кадровые приказы специфичны тем, что они обязаны быть бумажными. К сожалению, большинство систем, позиционируемых как системы документооборота, скорее, обеспечивают рассылку информацию, нежели управляют реальным бумажным документооборотом, что при большом количестве приказов по личному составу может привести к существенным проблемам. Отдельный вопрос - передача в службу управления персоналом первичных документов из подразделений. Ведь очевидно, чем больше доля документов, приходящих в службу в электронном виде, тем меньше усилий необходимо затратить на их обработку. Традиционно для доставки документов пытаются использовать электронную почту, но функционал стандартных почтовых систем, как правило, не удовлетворяет административным требованиям. Использование системы делопроизводства для приема первичных данных из подразделений позволяет решать все административные проблемы передачи. Система не только поможет разослать запросы на документы по подразделениям и проконтролировать их отправку в отдел кадров, но и проверит подлинность электронных цифровых подписей на документах, а также автоматически загрузит их в БД кадров. Зачастую даже в небольших организациях табель учета рабочего времени заполняется в электронной форме, после чего распечатывается, подписывается, направляется в отдел кадров (расчетную часть, ОТиЗ, отдел нормирования труда и т.д.). Процесс бумажной передачи данных (вместо электронной) необходим лишь для подтверждения подписи ответственного лица. Использование ЭЦП позволит доверять автоматической загрузке внутренней отчетности и серьезнейшим образом снизит трудозатраты работников службы управления персоналом.

Таким образом, будущее за интеграцией профессиональной системы кадрового учета и системы управления документооборотом. Интеграция систем позволит:

- защитить передаваемые данные. Не секрет, что практически вся кадровая информация относится к конфиденциальным сведениям. Аля получения данных сторонним подразделениям либо предоставляется доступ к БД кадров, либо информация высылается в электронном или бумажном виде; - еще одним важным преимуществом интеграции являются механизмы ввода больших количеств бумажных документов. Если рабочее место кадровика оборудовать сканером для загрузки копий документов в БД кадров, это, несомненно, даст выигрыш в производительности при предоставлении копий документов. Но максимальное снижение трудозатрат даст лишь механизм использования поточного сканирования документов, реализованный в некоторых системах. При наличии в организации подразделения централизованной обработки документов кадровая система автоматически получает и сохраняет электронную копию документа. Кадровику остается лишь распечатать ее и завизировать.

деятельность развитие устройство программа

4. Оформление документов по личному составу в системе 1С: Предприятие

Информационную технологию оформления документов по личному составу рассмотрим на примере программы 1С: Предприятие. Разработаем алгоритм оформления документов 1. Ввод данных на сотрудников Порядок работы

1) Открыть справочник «Сотрудники» (Справочники/Сотрудники)

2) Ввести данные на сотрудников в каждую группу. В группу «Администрация»:

• добавить менеджера Кузнецову Т. А. с окладом 5000 р.;

• добавить исполнительного директора Петрова А. С. - 7000р.;

• ввести зарплату генеральному директору Лопатиной О. Е. - 8000р.

В группе «Бухгалтерия»:

• ввести зарплату главному бухгалтеру Петровой А. С. - 6000р.

• ввести зарплату кассиру Альтовой Р. Р. - 3500р.

• добавить бухгалтера Каплан С. С. - 5000р. В группе «Торговый отдел»:

• добавить секретаря Герасимову О. Д. - 3500р. Справочник- сотрудники

2. Оформление приказов по личному составу Порядок работы:

1) Ввести приказы о приёме на работу всех сотрудников 30.11.2004 в каждую группу с указанием сведений по начислению заработной платы на вкладке "Начисление зарплаты".

2) Ввести данные на сотрудников, указать счёт отнесения затрат по зарплате.

Заключение

В современных условиях в теории управления организациями происходит существенное изменение общей парадигмы управления. Сегодня персонал рассматривается как основной ресурс организации, в значительной степени определяющий успех всей ее деятельности и представляет собой один из основных ресурсов организации, которым надо грамотно управлять, создавать оптимальные условия для его развития, вкладывать в это необходимые средства.

Результаты изучения сложившейся практики управления в различных организациях действующих на российском рынке показывают, что большинство отечественных предприятий основное свое внимание сосредотачивают на чем угодно, только не на персонале и, таким образом, персонал как объект управления, остается на втором плане. Поэтому неудивительно, что службы управления персоналом большинства российских организаций имеют низкий организационный статус, недостаточно профессионально подготовлены и по сути ограничиваются выполнением лишь учетных функций.

Между тем, как показывает не только зарубежный, но и современный отечественный опыт, именно персонал становится сегодня долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания предприятия. В условиях нестабильности российской экономики, неустойчивости финансового рынка, откровенной слабости и неразвитости отечественного рынка труда для организации одной из наиболее сложных, но в то же время жизненно важных и необходимых задач является задача создания и обеспечения эффективного функционирования службы управления персоналом.

В связи с этим возникает объективная потребность в определении дееспособности существующей службы управления персоналом на предприятии, оценке степени ее соответствия постоянно растущим требованиям в области персонального менеджмента и стремиться соответствовать этим требованиям.

К сожалению, данное положение в целом пока не характерно для российского менеджмента, где персонал по-прежнему рассматривается как издержки, которые прежде всего и следует сокращать. Хотя, как и всегда есть исключения из правил, что подтверждается словами Михаила Додонова, Начальника Управления по работе с кадрами банка "Менотеп", который на вопрос, сколько стоит создание современной службы управления персоналом и нужно ли это организации, ответил: "Если вкладывать в людей, то это экономия ресурсов, потому что ты вкладываешь не конкретно в зарплату человека, а в атмосферу, которая его окружает. Меньше денег надо вкладывать и в зарплату в принципе, потому, что коллектив стабильный и обновляется нечасто. Если моральный климат хороший, то и у людей эффективность работы повышается. Им хорошо, им нравится развивать этот бизнес, эту компанию. То есть это приносит такое количество плюсов...".

Этими плюсами и пытаются воспользоваться сейчас все больше российских компаний.

Практика зарубежных стран свидетельствует о возможности подсоединения предприятий к межотраслевым и общегосударственным локальным сетям, что позволяет иметь более полную информацию о рынке труда в целом и даже об отдельных работниках - их прошлых мест работы, специализации, квалификации и т.п.

Таким образом, основными путями повышения качества информационного обеспечения управления персоналом предприятия, как показывает анализ его современного состояния, являются;

- дальнейшая интеграция кадровой, экономической и социологической информации;

- повышение оперативности внесения изменений в информационные файлы;

- существенное расширение информации, касающейся характеристики рабочих мест, содержания самой работы, определяющих требований к работнику, что позволит взаимоувязать наем нового работника с характеристиками вакантных рабочих мест (должностей);

- обеспечение работников при найме информацией о возможной оплате труда, профессионально-квалификационном продвижении и другими сведениями, необходимыми для своевременной оценки выполнимости ожиданий работника от нового места работы;

- повышение компьютерной грамотности работников кадровых служб и др.

Список источников и литературы

1. Базаров Т.Ю. Еремина Б.Л. Управление персоналом. М.: Юнити, 2006.

2. Вожаков О. Задачи службы персонала при проведении изменений в компании. "Кадровый вестник". - №4, 2005.

3. Громова О.Н., Мишин В.М., Свистунов В.М. Организация управленческого труда. Учеб. Пособие. - М.: ГАУ, 2005.

4. Искусство управления персоналом - ключевое звено организации или древо строгих нормативов? - /Деловой экспресс. - 2004. -№11.

5. Искусство управления персоналом. - /Деловой экспресс. - 2005. - №25.КоммерсантЪ. - 1995.

6. Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Организация управления персоналом на предприятии. М.: ГАУ, 2007.

7. Лапин А. Формирование системы управления персоналом. "Кадровый вестник".- №5, 2005.

8. Мескон М.Х., Альберт М., Хэдоут Ф. Основы менеджмента. - Мл Дело Лдт, 2003.

9. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. М.-Новосибирск,1998.

10. Менеджмент организации. Учеб. пособие/Под ред. З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. М.: Инфра-М, 2003.

11. Поршнев А.Г. Управление инновациями в условиях перехода к рынку. М.: РИЦЛО "Мегаполис-Контракт", 2004.

12. Прохорова Е. Роль дирекции по персоналу в решении бизнес-задач компании. ."Кадровый вестник". - №1, 2001.

13. Пономарев А. Самое трудное в управлении - это люди! "Управление персоналом". - № 7, 2005.

„Q„p„x„}„u„‹„u„~„Ђ „~„p Allbest.ru