Функции и особенности организационно-правовых документов в сфере управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Основные понятия, определения принципы

2. Функции и особенности организационно-правовых документов

3. Виды организационно-правовых документов

4. Должностная инструкция секретаря-референта

Вывод

Литература

Приложение

1. Основные понятия, определения, принципы

Под делопроизводством понимают комплекс методов и процессов работы с документами, осуществляемых работниками сферы управления предприятием при выполнении своих функций и задач.

Задачи делопроизводства заключаются в следующем:

- оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

- создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);

- создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- создание условий для хранения документов.

Делопроизводство - составная часть управления. Работники сферы управления (руководители, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Поэтому в основе функционирования должны быть положены следующие принципы: оперативность; современное техническое оснащении облегчающие работу с документами; целесообразность выполнения всех операций с документами; умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.

На предприятии следует установить единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними. Этот порядок может закрепляться инструкцией по делопроизводству или доводиться до сотрудников в виде специальных инструктажей.

Документ - это материальный носитель информации о событиях и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Общая функция любого документа - способность содержать информацию.

2. Функции и особенности организационно-правовых документов

документ штатный должностной подразделение

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

· создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры;

· определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по единой тарифной сетке (ETC);

· регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

· формирование совещательных органов управления;

· регламентацию деятельности аппарата управления;

· лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

· установление режима работы и системы охраны;

· организацию труда работников и оценка труда работников;

· реорганизацию;

· ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

3. Виды организационно-правовых документов

К организационно-правовым документам относятся:

- устав организации, положение об организации;

- положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения;

- регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;

- штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению);

- должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Под уставом - как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Учредительный договор - это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

Положение о структурном подразделении - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиальных (или совещательных) органов.

Существует несколько определений регламента:

Регламент - свод правил.

Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Штатное расписание - перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Должностная инструкция - правовой акт, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия. С помощью этого документа можно равномерно распределить нагрузку в трудовом коллективе, ввести более глубокую специализацию и, персональную ответственность за порученный участок работы.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения и визируется кадровой и юридической службами. Утверждается она заместителем директора, курирующего это подразделение, или руководителем предприятия.

Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

В разделе «Общие положения» устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности работника.

В разделе «Должностные обязанности» определены конкретные виды работ, выполняемые работником.

В разделе «Права» устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе «Ответственность» указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

4. Должностная инструкция секретаря-референта

Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.

Хранятся должностные инструкции постоянно по месту разработки, в других организациях - 3 года (статья 35 "Перечень документов с указанием сроков хранения").

Состав реквизитов

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Пример должностной инструкции секретаря-референта см. в Приложении.

Вывод

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит 60% рабочего времени.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайного или умышленно неправильно составленных документов! Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: «В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!»

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации. Что может негативно отразиться на деятельности предприятии.

Неправильное оформленные документы или их отсутствие может послужить причиной нареканий и штрафных санкций при различных проверках предприятия, проводимых аудиторами, налоговой инспекцией, ревизорами других государственных органов. При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определённым правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности ценных документов.

Литература

1. Стенюков М.В. Документы делопроизводство. - М., 2004.

2. Басаков М. И. Делопроизводство. - М., 2006.

3. ГОСТ Р 6.30-97. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Издательство стандартов, 1997.

Приложение

ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря-референта генерального директора	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись О.В. Ломов 00.00.2004

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2 Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

1.3 Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

1.4 В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- действующим законодательством РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5 Секретарь должен знать:

- структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

- правила орфографии и пунктуации, инструкцию по делопроизводству;

- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

- правила ведения телефонных переговоров;

- иностранный язык, терминологию по тематике деятельности организации, основы редактирования;

-правила техники безопасности и противопожарной защиты;

- приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6 Секретарь должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

-пользоваться средствами связи и организационной техникой;

- работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK, LOTUS;

- пользоваться базой данных;

- пользоваться возможностями Интернета;

- принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку; вести деловые переговоры.

1.7 Во время отсутствия секретаря-референта генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора. Для этого секретарь-референт:

2.1 Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.

2.2 Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с генеральным директором.

2.3 По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4 Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

2.5 Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6 Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.

2.7 Готовит по поручению генерального директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

2.8 Еженедельно готовит для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9 Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует генерального директора.

2.10 Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

2.11 По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.12 Выполняет устные и письменные переводы, обеспечивая при этом точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригиналов, соблюдение установленных требований в отношении используемых научных и технических терминов и определений. Осуществляет редактирование переводов.

2.13 Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.14 Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

2.15 Контролирует подготовку дел секретариата к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

3. ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

3.1 Сохранять конфиденциальность информации.

3.2 Выполнять распоряжения руководства.

3.3 Придерживаться правил и сроков подготовки документов.

3.4 Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета,

служебную субординацию.

3.5 Обеспечивать сохранность документов.

4. ПРАВА

Секретарь-референт генерального директора имеет право:

4.1 Обращаться к руководителям структурных подразделений организации за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2 Самостоятельно решать вопросы связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3 Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.

4.4 Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.

4.5 Принимать участие в подборе и расстановке кадров технического персонала секретариата.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт генерального директора несет ответственность за:

5.1 Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

5.2 Несохранность конфиденциальной информации.

5.3 Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4 Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

5.5 Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. ВЗАИМОСВЯЗИ

Секретарь-референт генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

- со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов;

- с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов;

- с вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов генерального директора.

Зам. директора Подпись А.Р. Сегедин

С инструкцией ознакомлена Подпись

Секретарь-референт Подпись

Дата

Размещено на Allbest.ru