Реинжиниринг бизнес-процессов

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

Ключевыми свойствами бизнес-процесса является то, что это конечная и взаимосвязанная совокупность действий, определяемая отношениями, мотивами, ограничениями и ресурсами внутри конечного множества субъектов и объектов, объединяющихся в систему ради общих интересов с целью получения конкретного результата, отчуждаемого или потребляемого самой системой.

В сфере информационных технологий может рассматриваться в качестве устойчивого информационного процесса (последовательности работ), относящегося к производственно-хозяйственной деятельности компании и обычно ориентированного на создание новой стоимости. Например, компания может сознательно организовать информационный бизнес-процесс своего основного производства. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес целей компании в информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции, под продукцией здесь понимают, например, товары, услуги, решения, документы.

Существуют следующие категории бизнес-процессов:

- процессы, непосредственно обеспечивающие выпуск продукции;

- процессы планирования и управления;

- ресурсные процессы;

- процессы преобразования.

Бизнес-процесс характеризуется:

- существующей технологией реализации бизнес-процесса;

- существующей структурой бизнес-системы;

- средствами автоматизации, оборудованием, механизмами и т.п., обеспечивающими реализацию процесса.

Основными показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:

- количество производимой продукции заданного качества, оплаченное за определенный интервал времени;

- количество потребителей продукции;

- количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени;

- стоимость издержек производства продукции;

- длительность выполнения типовых операций;

- капиталовложения в производство продукции.

Существует понятие реинжиниринга бизнес-процессов - фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения максимального эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности, оформленное соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами. Реинжиниринг использует специфические средства представления и обработки проблемной информации, понятные как менеджерам, так и разработчикам информационных систем.

Сутью реинжиниринга является выделение основных бизнес-процессов организации и коренное их изменение для достижения требуемых показателей результативности.

При проведении реижиниринга бизнес-процессов решаются следующие задачи:

1. Определяются бизнес-процессы, приоритетные для эффективной работы компании и соответствующие ее стратегическим целям.

2. Проводится анализ и оценка их оптимальности по параметрам: издержки, качество, скорость, информация, принятие решений и т.п.

3. Строится оптимальная модель выполнения процесса.

4. Определяются критерии качества, предъявляемые к конечному и промежуточным результатам, а также нормативы выполнения.

5. Перерабатываются или разрабатываются заново формы - носители информации о ходе и результатах выполнения каждой операции.

6. Разрабатываются административные инструкции (Регламенты), детально регламентирующие последовательность и содержание работ каждого сотрудника, участвующего в бизнес-процессе.

7. Проводится тренинг сотрудников.

Работы по реинжинирингу, как правило, проводятся в следующей последовательности:

1. Выявление бизнес-процессов компании. Данные мероприятия осуществляются совместно с руководством компании.

2. Разработка модели бизнес-процессов "как есть". Данная модель представляет собой совокупность отдельных описанных процессов деятельности компании.

3. Анализ построенной модели и определение бизнес-процессов, подлежащих перепроектированию. Из перечня бизнес-процессов экспертным путем выбираются те, которые дают сбои в процессе своей реализации или же являются наиболее критичными для деятельности компании.

4. Детальное моделирование выбранных бизнес-процессов. В процессе данной работы указанные бизнес-процессы описываются согласно используемым стандартам на низшем уровне, то есть максимально детализируются до описания отдельных функций.

5. Определение критериев эффективности. Наиболее часто для оценки эффективности бизнес-процессов используются следующие критерии: время процесса, стоимость процесса, количество функций в процессе, фрагментарность процесса (количество организационных разрывов), количество входящих и исходящих документов и др.

6. Анализ бизнес-процессов "как есть". В рамках данной работы проводится анализ соответствия фактических значений критериев эффективности каждого из бизнес-процессов их целевым значениям.

7. Моделирование процессов "как должно быть". Перепроектирование бизнес-процессов проводится с учетом целевых значений критериев эффективности бизнеса. При этом частично бизнес-процессы перестраиваются, а частично разрабатываются "с нуля".

Реинжиниринг бизнес-процессов не предполагает осуществления постоянных, но незначительных изменений, ведущих к небольшому «приростному» (на единицы и даже десятки процентов) улучшению показателей функционирования компании. В результате успешно проведенного реинжиниринга -- быстрого осуществления глубоких и всесторонних коренных изменений системы управления -- компания достигает существенного, «прорывного» роста эффективности (в десятки и сотни раз).

Учитывая то, что реинжиниринг заключается, прежде всего, в исследовании и пересмотре бизнес-процессов организации, основными мероприятиями в рамках реинжиниринга являются выделение основных бизнес процессов, описание их на общедоступном языке и анализ с целью дальнейшего преобразования. Главной целью мероприятий по выделению бизнес-процессов является получение цельной картины функционирования организации. Такая картина должна отражать все задействованные в функционировании организации ресурсы, выполняющиеся последовательности процедур, результаты выполнения этих процедур и т.д. Кроме того, полученная картина должна позволять осуществлять всесторонний анализ отображенных на ней бизнес-процессов.

Из всего сказанного следует вывод о том, что сам процесс составления такой картины (или модели) должен выполняться с использованием специально разработанных для этого средств моделирования, позволяющих использовать встроенные в них специальные инструменты анализа и преобразования бизнес-процессов. Помимо этого, процесс моделирования должен осуществляться специалистами, знакомыми, как со средствами моделирования, так и с методиками анализа и последующего перепроектирования бизнес-процессов. Выделение основных бизнес процессов должно осуществляться теми же специалистами совместно с руководящим персоналом организации, имеющим представление о стратегических целях, миссии, производственных процедурах, а также об основных товарных и денежных потоках организации.

Для описания процессов в мире разработано большое количество различных подходов и методов. В начале 70-х годов Д. Росс в США предложил метод структурного проектирования и анализа систем SADT (Structured Analysis and Design Techniques). В основе этого подхода лежит графический язык описания (моделирования) сложных систем.

В середине 70-х ВВС США реализовали программу интегрированной компьютеризации производства ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing). В рамках этой программы были разработаны методы проектирования и анализа сложных производственных систем, а также способы обмена информацией между специалистами, занимающимися такими проблемами. Для удовлетворения этих потребностей в рамках программы ICAM была разработана методология IDEF (ICAM Definitions), позволяющая представить и исследовать структуру, параметры и характеристики производственно-технических и организационно-экономических систем. Процессы, описывающие деятельность организации, относятся именно к этому классу систем.

Следует также отметить, что каждая операция в функциональной модели IDEF рассматривается как деятельность по преобразованию входных материалов или информации («вход») в продукт на выходе («выход») с использованием ресурсов («механизм») при выполнении конкретных условий («управление»). Такую интерпретацию представления процессов по методологии IDEF часто называют бизнес-правилом описания. Процесс описания организации для целей реинжиниринга начинают с описания процессов, определяющих миссию, и продолжают до достижения необходимой степени «прозрачности», достаточной для корректного анализа и выработки эффективных управленческих решений. В настоящее время для этих целей общая методология IDEF включает ряд частных методологий для моделирования сложных систем, в том числе:

- функциональное моделирование;

- информационное моделирование;

- моделирование данных;

- моделирование «потока» процессов;

- объектно-ориентированное проектирование и анализ;

- определение онтологий (взаимосвязанных словарей);

- моделирование требований.

Сегодняшние производственные системы автоматизации вышли далеко за рамки систем маршрутизации документов, что было типично для ранних систем. Разнообразие этих систем поразительно. Эта индустрия не поддается какой-либо одной классификационной схеме, которая бы достаточно говорила о модели, лежащей в основе данной системы.
Тем не менее, существует несколько направлений, обычно используемых в индустрии аналитиками для сравнения различных систем. Например, большинство систем рассматривается как "Email- ориентированные", или как "DB-ориентированные". Однако, это разделение очень мало говорит о лежащей в основе системы модели. Кроме того, последнее время системы являются гибридом, предлагающим как возможности центральной базы данных, так и связи по почте. В результате, решение о применении той или иной системы или возможности базируется в большей степени на имеющейся на предприятии инфраструктуре, чем на потребностях самого бизнес-процесса.

Другая категория, используемая для классификации, определяет, спроектирована ли система для т.н. "промышленных" процессов, либо же для создаваемых по тому или иному случаю. Это больше говорит о том, как воплощается (внедряется) система, но не о том, какая модель лежит в ее основе. Промышленные системы спроектированы для того, чтобы быть внедряемыми программистами, и содержат широкие возможности задания различных параметров для точного определения функционирования в различных специфических ситуациях. Для случайных процессов предусматривают более узкий набор параметров и спроектированы они для использования менее технически ориентированными пользователями. Аналогично предыдущему разделению существуют системы для процессов "по случаю" с весьма изощренными и мощными программистскими интерфейсами, равно как и промышленные системы с возможностями задания процессов "по случаю".

Привлечение всеобщего внимания к идеям и практике реинжиниринга объясняется, не в последнюю очередь, вхождением мировой экономики в эпоху повсеместного применения информационных технологий (ИТ) на основе массовой компьютеризации и широкого использования Internet.

Однако упования на всесилие информационных технологий оказываются безосновательными в тех случаях, когда под реинжинирингом понимают всего лишь компьютеризацию традиционно сложившихся бизнес-процессов. Здесь можно провести историческую аналогию с отечественным опытом внедрения автоматизированных систем управления производством в 60-х -- 70-х годах, когда академик Глушков был вынужден призывать «не пытаться автоматизировать существующий хаос», а сначала, до подключения всей мощи информационных технологий, рационализировать все процессы управления на предприятии.

Нечто подобное повторилось на новом витке исторической спирали развития, когда в работах, отражавших реальную практику реинжиниринга, просматривается тенденция трактовать сплошную компьютеризацию как некое «чудо» организационной перестройки компаний, хотя еще в 1990 году М. Хаммер предостерегал об опасности переоценки роли информационных технологий, ведущей к попыткам автоматизации существующих несовершенных видов управленческих работ, которая может свестись к полной имитации компьютером “врожденных” недостатков, присущих “ручным” способам реализации неэффективных бизнес-процессов. М. Хаммер характеризует такую ситуацию как “воплощение устаревших бизнес-процессов в кремнии и программном обеспечении”.

Поэтому внедрению информационных технологий должна предшествовать коренная перестройка внутрифирменного управления, а на смену пониманию компьютерной службы предприятия, как одной из его функциональных структур, должно придти встраивание информационных технологий во все обновленные бизнес-процессы.

Так, например, компания IBM Credit могла бы на основе внедрения компьютерной сети в существовавшую организационно-управленческую систему ускорить прохождение заявок на кредиты всего лишь на 10%. В то же время компьютеризация подвергшихся прошедших реинжинирингу бизнес-процессов обеспечила более чем 90%-ный рост производительности.

Компания Ford в случае компьютеризации существовавшего процесса платежей своим поставщикам могла бы отказаться от 100 из 500 сотрудников отдела по работе со счетами поставщиков, а путем реинжиниринга этого процесса с последующей его компьютеризацией она сократила численность сотрудников этого отдела на 400 человек.

Компания Kodak могла бы за счет использования современных рабочих станций автоматизированного проектирования всего на несколько суток сократить существовавший процесс разработки новой продукции и необходимого технологического оборудования. Однако на основе компьютеризации прошедшего реинжиниринг процесса было достигнуто 50%-ное сокращение сроков разработки.

Размещено на Allbest.ru