Текущее хранение документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Институт сервиса и управления Высшее профессиональное обучение

Тюменский Государственный Нефтегазовый Университет

Контрольная работа по дисциплине: Документационное обеспечение кадровой службы

На тему: Текущее хранение документов

Тюмень 2008 г.

Содержание

Глава I. Номенклатура дел и формирование дел для текущего хранения кадровых документов

1.1 Номенклатура дел

1.2 Формирование дел для текущего хранения

1.3 Оформление дел и передача их на архивное хранение

Глава II. Общие вопросы организации хранения документов

2.1 Организация хранения документов

2.2 Хранение документов в электронной форме

Глава I. Номенклатура дел и формирование дел для текущего хранения кадровых документов

1.1 Номенклатура дел

Эффективность организации текущего хранения кадровых документов во многом определяется номенклатурой дел. Согласно пункту 75 ГОСТ Р 51141-98:"Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке".

В соответствии с пунктом 71 ГОСТ Р 51141-98:"Дело: Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку".

Основными задачами составления номенклатуры дел являются:

- оптимальные группировка документов и формирование дел;

- определение сроков хранения документов;

- основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- обеспечение быстрого и эффективного поиска документов в процессе работы с ними.

В соответствии с пунктом 3.4. "Основных правил работы архивов организаций", одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года можно выделить следующие разновидности номенклатуры дел:

- типовые номенклатуры дел;

- примерные номенклатуры дел;

- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации;

- сводная номенклатура дел организации;

- номенклатура дел структурного подразделения.

О значении типовой, примерной и индивидуальной номенклатурах дел говорится в "Основных правилах работы архивов организаций", одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года:

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Учитывая положения Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе, с добавлением "т. 1", "т. 2" и так далее.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения.

Рекомендуем для отдела кадров вести следующую номенклатуру дел:

1. Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров.

2. Штатное расписание.

3. Положение об отделе кадров.

4. Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее.

5. Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее.

6. Приказы о приеме, увольнении работников.

7. Приказы о поощрениях, применении дисциплинарных взысканий.

8. Приказы о командировании.

9. Приказы о переводе на другую работу, повышении в должности.

10. График отпусков.

11. Должностные инструкции работников организации.

12. Трудовые договоры.

13. Договоры о полной материальной ответственности.

14. Табель учета рабочего времени.

15. Картотека личных дел работников.

16. Картотека трудовых книжек.

17. Картотека личных карточек работников (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)).

18. Картотека актов (к выделению на уничтожение документов, о приемке-передаче дел и другие).

19. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников.

20. Журнал учета выдачи командировочных удостоверений.

21. Журнал учета военнообязанных.

22. Журнал учета приказов по личному составу (Можно рекомендовать выделить Журнал учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет и Журнал учета других кадровых приказов).

23. Журнал учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров.

24. Журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

25. Журнал учета личных заявлений работников.

26. Журнал учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы и так далее.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

1.2 Формирование дел для текущего хранения

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления (далее - ГСДОУ) формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов или децентрализовано. Основой формирования дел является номенклатура дел организации или ее подразделений.

Формирование дел происходит следующим образом:

1. помещение документов (только исполненных документов) в дело, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

2. расположение документов внутри дела в определенной последовательности (хронологической или по алфавиту).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования, закрепленные в "Основных правилах работы архивов организаций", одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года:

- Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.

- Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

- Группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; в том числе личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации и другие.

- Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

- В дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

- Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Хронологическая последовательность расположения документов начинается от более ранних по датам документов и заканчивается более поздними датами.

- Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

- Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

- Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и так далее), группировать в отдельные дела.

- Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

- Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. номенклатура дело архив кадровый документ

- Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

- Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Заголовок дела является важным элементом систематизации документов, их поиска и последующей работы с делами.

Согласно пункту 6.1.13. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" заголовок дела должен состоять из элементов располагаемых в следующей последовательности:

· название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее);

· название организации или структурного подразделения (автор документа);

· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

· краткое содержание документов дела;

· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела.

Эти сведения, а также индекс дела должны быть отражены на обложке каждого дела. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел и является адресом хранения дела, его поисковым признаком.

Общие требования к заголовкам дел таковы:

- Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

- Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", и так далее), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

- Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящим" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел.

Кроме формирования дела существует также процедура его оформления, которая проводится по установленным правилам. Далее этот вопрос будет рассмотрен более подробно.

1.3 Оформление дел и передача их на архивное хранение

"Оформление дел: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами".

(пункт 73 ГОСТ Р 51141-98).

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительных надписей, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Согласно положениям "Основных правил работы архивов организаций", одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, оформление дел может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также конфиденциальные документы подлежат полному оформлению.

Полное оформление дел предусматривает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов дела;

· составление листа-заверителя;

· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Глава II. Общие вопросы организации хранения документов

2.1 Организация хранения документов

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации":

"Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению".

Под архивным документом понимается:

"материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства".

В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается:

"архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению".

Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда Российской Федерации их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

2.2 Хранение документов в электронной форме

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно. Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их. Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жестком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях. Прежде всего необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины "каталог" или "директория"). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного - чаще всего это одна папка.

Пакет MS Office создает папку с названием "Мои документы", в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно называют по фамилии работника - "Документы Иванова", "Документы Сидорова". Однако при большом количестве документов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется более четкая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам.

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жесткие диски и т.п.), устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей или групп пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль - отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений, пароль не вводится.

Следующий этап - установление доступа к папкам или дискам с другого компьютера.

Именно поэтому в организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл-серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимости обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудников, тем более что на современном жестком диске емкостью в несколько гигабайт (1 Гб 1000 Мб 1000000 Кб) может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих размер, исчисляемый в десятках килобайт.

Документы в процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться лишь в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Размещено на Allbest.ru