Размещено на http://www.allbest.ru/

2

План

1. Організація праці менеджера

2. Організація роботи з документами

3. Організація й проведення ділових зустрічей

4. Організація прийому відвідувачів

Список використаної літератури

1. Організація праці менеджера

Організацією особистої праці керівника й підпорядкування йому фахівців потрібно починати з опису їхніх робочих місць і закріплення цього опису в посадових інструкціях. Опис робочого місця в апараті управління повинен містити чотири елементи:

Ш перелік завдань (функцій), для вирішення яких існує, або створюється робоче місце.

Ш опис обов'язків, які покладаються на працівника й випливають із завдань (функцій) на даному робочому місці;

Ш опис прав і повноважень, які забезпечують виконання завдань (функцій) і обов'язків;

Ш відповідальність, яка матиме місце у випадку невиконання обов'язків та

Ш перевищення прав.

Організація робочого дня менеджера повинна відповідати основному принципові: “Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки”.

Важливо, щоб кожен менеджер знайшов свій особистий стиль. Для нього цей стиль - найкращий. Л. Зайверт наводить 25 організаційних принципів в часовому аспекті, які поділяє на три групи:

· початок дня (1)-(8)

· основна частина дня (9)-(20)

· кінець дня (21)-(24)

Правила початку дня

1. Починати день з позитивним настроєм

Старайтесь, для кожного дня знаходити який-небудь позитивний початок, оскільки той настрій, з яким Ви приступаєте до тих завдань, які Вам належить виконати, має важливе значення для успіхів і невдач.

2. Добре поснідайте, не поспішаючи на роботу

Не виспавшись, знехотя, без нормального сніданку, якомога скоріш на роботу - такий початок може легко зіпсувати Ваш день. Дозволяйте собі добрий сніданок (це ж заряд енергії на цілий день!) і відправляйтесь, по можливості, не поспішаючи на роботу. Не потрібно говорити, що для цього немає часу.

3. Починайте свою роботу, по можливості, в один і той же час

Людина - полонянка своїх звичок. Тому для багатьох дуже важливо в точно визначений час бути на роботі. Ви зможете, таким чином, підтримувати самі себе «в кондиції» і приступати до роботи в один і той же час дня.

4. Перепровірка плану дня

Перегляньте свій складений напередодні план, оцінивши ступінь важливості та терміновості зафіксованих завдань і цілей дня, внесіть необхідні корективи.

Сформулюйте реалістичний план на весь день!

5. На початку - ключові завдання

Менеджери, які мають успіх, читають свою кореспонденцію, не в першу чергу, а лише тоді, коли виконано цілий ряд важливих справ. У вхідній денній пошті рідко мова йде про справи, які повинні бути виконані терміново.

Тому починайте з найважливіших завдань дня перед читанням газет, кореспонденції і. по можливості, до початку робочого дня Ваших колег і підлеглих!

6. Приступати без «розкачки»

Відкажіться від такого ранішнього ритуалу, як багаторазові привітання, обговорення останніх новин або вчорашньої телевізійної програми. Перенесіть ці соціальні контакти на менш напружений час, після обіду. Тим самим Ви виграєте час для подальших, відволікань і непередбачених справ.

7. Узгоджувати план дня з секретарем

“Добрий секретар подвоює ефективність свого шефа. Поганий секретар зменшує її наполовину” (Томас Конеллан).

Ваш секретар с Вашим важливим партнером, коли мова йде про створення оптимальних умов для Вашої діяльності.

Йому потрібно присвятити перший час Вашого робочого дня, навіть якщо це декілька хвилин. Узгодьте з ним усі строки, пріоритети та цілі дня. Тоді він буде ефективніше працювати і зменшить наявність непотрібних для Вас перешкод.

8. Вранці займатися складними і важливими справами

Коли Ви виконаєте основне завдання дня, переходьте до наступних за важливістю завдань. Адже потім Ви будете настільки зайняті поточними справами і різного роду відволіканнями, що навряд чи зможете приділити достатньо часу важливим питанням. Почавши з найскладніших і важливіших завдань, Ви зможете виконати найважливіші справи.

Правила, які стосуються ходу дня

9. Добра підготовка до роботи

Необхідність і переваги достатньої підготовки до роботи (ПР) на виробництві не викликає сумніву. При допомозі доброї підготовки до роботи можна віднайти додаткові суттєві резерви раціоналізації і зекономити загальний час за рахунок скорочення часу на виконання. Скорочуйте свій власний робочий час за рахунок підготовки до роботи і планування.

10. Вшивати на фіксацію строків:

Встановлені раніше строки дуже часто приймають беззастережно. Старайтесь, обговорюю їй строки, які погано вкладаються у Ваші плани, пристосовувати до своїх інтересів і (виторговувати» альтернативні варіанти. Що ж до регулярних зустрічей (щоденних або щотижневих), то звертайте увагу, перш за все, на те, щоб був вибраний зручний для Вас час їх проведення.

11. Уникайте дій, які викликають зворотну реакцію

Активні й комунікабельні керівники схильні займатися все новими та новими справами, проблемами, ідеями, і викликають тим самим відповідну реакцію на свої дії, а разом з цім негативні наслідки для часового розпорядку.

Перепровіряйте всі свої акції (узгодження строків, візити, телефонні розмови, листи тощо) з точки зору їх необхідності і безпеки зворотної реакції.

12. Відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми

На кожному підприємстві, в кожному підрозділі виникають які-небудь невідкладні обставини або непередбачені ситуації.

Пам'ятайте завжди про те, що відволікання на термінові обставини призводять до забуття на більш чи менш довготривалий час запланованих важливих завдань і додаткових затрат часу і засобів. Старайтесь, по можливості, відхиляти додаткові термінові справи. Перевіряйте справи за наступними критеріями:

Ш з якими витратами Ви повинні будете рахуватися, якщо відкладете ту чи іншу справу чи взагалі нічого не зробите?

Ш чи необхідна Ваша особиста участь?

Ш чи не можна вирішити проблему іншим шляхом, доручивши її іншій особі?

13. Уникайте незапланованих імпульсивних дій

Якщо Ви під час роботи захотіли зробити що-небудь інше, (зателефонувати кому-небудь), обдумайте добре, чи потрібно це відволікання для Вашої поточної роботи, чи має воно значення. Як правило, імпульсивне відхилення від розробленого плану знижує продуктивність, оскільки не дотримуються встановлені пріоритети.

Але часто буває, що при виконанні завдань Ви наштовхнулись на цікаву ідею чи важливу інформацію. У цьому випадку робіть короткий запис і обробляйте його пізніше, в більш зручний час.

14. Своєчасно робіть паузи, дотримуйтесь розміреного темпу

Розглядайте паузи не як втрату часу, а як підзарядку енергією під час відпочинку.

* Передбачайте регулярні, але короткі паузи.

* При розслабленні старайтесь рухатися, постачаючи, по можливості, організм киснем.

* Під час подовжених пауз підвищуйте свою працездатність в рамках Вашої денної тренувальної програми.

* Робіть перерви і при проведенні зборів/

15. Невеликі однорідні завдання - виконувати серіями

Внаслідок телефонних дзвінків, повідомлень, непідготовленого проведення нарад і читання кореспонденції втрачається маса часу. Розправляйтесь з рутинною роботою і, так званим, дріб'язком, об'єднуючи однорідні завдання в робочі блоки.

Даний метод має ту перевагу, що Ви лиш один раз проводите відповідну підготовку, а потім протягом певного часу займаєтесь однорідною діяльністю. Завдяки концентрованосгі і безперервності процесу Ви економите час. Шість блоків по 10 хв. на диктування листів, телефонні дзвінки, короткі збори займають, як це не парадоксально, більше часу, ніж один блок в 60 хв.

Збирайте також в один блок весь той матеріал для читання, який Вам потрібно тільки переглянути.

Робочий блок не повинен бути надто довгим (від 30 до 60 хв.), бо в іншому випадку Ваш телефон буде довго зайнятий.

Навіть якщо виграються окремі хвилини, за день вони складають півгодини часу, або годину!

16. Раціонально завершувати почате

Відволікання від основного завдання «коштує» немало часу, адже до повернення до нього Вам доводиться знову повторювати вже зроблене. Внаслідок порушення систематичності в роботі суттєво обмежуються можливості до творчості та вирішення проблем.

Уникайте «стрибків в роботі» і завжди старайтесь почате доводити до кінця Передбачайте для своєї роботи достатньо часу, в паузах або в останні хвилини перед тим, як встати з-за столу, намічайте завдання, яке можете встигнути завершити за час. який залишився.

Якщо перервати й роботу необхідно, коротко запишіть ідеї, які Ви не встигли проробити до кінця, пропозиції щодо їх вирішення і все інше, що допоможе Вам як можна швидше поновити незакінчену справу.

17. Використовуйте часові проміжки

Не залишайте незаповненими незаплановані проміжки часу, які ідуть на очікування. Використовуйте також останні хвилини перед обідньою перервою, або перед кінцем робочого д Ія для підготовчої, планової або рутинної діяльності.

Ставте перед собою “часове” запитання Лакейна: “Як я можу використати ці хвилини з найбільшою користю?”

18. Працювати антициклічно

Виконуйте важливі завдання по можливості зранку. З ними вигідно розрахуватися ще до того, як наступить пік активності в інших співробітників і напруження в роботі досягне свого апогею. Враховуйте п своєму розпорядку дня спокійні і «неспокійні» періоди.

Чим більше Ви буде звертати увагу на робочі звички Ваших колег і ділових партнерів, тим менша небезпека прийняття спонтанних рішень і тим менше Вас будуть відривати від роботи.

Через це працюйте анти циклічно, тобто.

* протягом більш спокійного дообіднього періоду старайтесь вирішити найважливіші із запланованих завдань:

* “неспокійний” період використовуйте для виконання менш важливих справ, тобто як заплановане «про запас» (40% часу);

* не беріться зранку відразу за перегляд пошти, відкладіть це на потім;

* старайтесь приходити вранці раніше, і раніше іти ввечері.

19. Викроюйте спокійний час

Для виконання важливих справ вимагається спокійна обстановка - це азбучна Істина. Але як впровадити її в життя?

Добре себе зарекомендувало щоденне резервування одного спокійного, або закритого часу, протягом якого Вам ніхто не зможе перешкодити. Таким чином. Ви визначите час - можливо найбільш важливий для Вас.

Час для себе (1 год.)!

Занесіть цей час в свій план дня, так як Ви відводите час на збори або візити відвідувачці. Використайте цей час для важливих (але не термінових справ), які носять довготривалий характер, для підвищення рівня кваліфікації, або для інших завдань, які часто тонуть в суєт І дня.

Відгородіть себе на цей час від зовнішнього світу - краще при допомозі секретаря або просто зачиніть двері, попередивши, що Вас немає на місці.

20. Контролювати час і плани

Під час зборів І при інших видах діяльності нерідко спочатку витрачається час, а в останні 20% часу обговорюють 80% питань, які підлягають розгляду.

Перепровіряйте свої плани дня з точки зору виконаних завдань, встановлення нових пріоритетів. Перевірка необхідна для пристосування до нових умов, які виникають протягом дня.

Правила завершення робочого дня

21. Завершуйте незроблене

Всі початі невеликі справи, такі, як перегляд кореспонденції, диктування листів і пам'ятних записок старайтесь закінчи протягом одного дня. Всяке відтермінування їх виконання може призвести до додаткових витрат праці, коли Ви займаєтесь незавершеними справами і будете ліквідовувати завали, які утворилися.

22. Контроль за результатами і самоконтроль

Порівнявши об'єм роботи, який намічений у Вашому розпорядку дня з реально виконаним, врахування поставлених цілей та відхилення від них, є важливою складовою частиною організації праці, як самостійної функції самоменеджменту.

23. План на наступний день

План на наступний день складайте ще напередодні ввечері!

24. Додому - з добрим настроєм

Радійте заслуженому відпочинку після трудового дня! насолоджуйтесь дорогою додому. Старайтесь потрошку, але регулярно займатися спортом. 10 хвилин руху на свіжому повітрі щоденно цього достатньо, на думку медиків, щоб якось підтримувані фізичну форму.

25. Кожен день повинен мати свою кульмінацію

Кожен прожитий день, по можливості, треба робити в цілому днем, який вдався. Спеціалісти встановили, що працездатність кожної людини піддасться певним коливанням, які проходять в межах природного ритму. Говорять про “людину ранку” або”«жайворонки”, і про “людину вечори” або “сови”. Перші можуть особливо добре працювати зранку, але швидко стомлюються в другій половині дня і мають відповідно більшу потребу в ранньому закінченні роботи. Другі входять у форму тільки ближче, то полудня, їм краще всього працюється вечорами (до глибокої ночі).

Абсолютні значення піку і спаду продуктивності індивідуально розрізняються, але є спільне для всіх людей-це відносні, ритмічні коливання!

До фаз вищої активності примикають відповідно двохгодинні паузи, під час яких організм працює в “економному режиму” і не повинен надмірно перевантажуватися.

Пік працездатності, як правило, припадає на першу половину дня, коли шлунок, підшлункова залоза, селезінка і серце функціонують найбільш активно. Цей рівень протягом дня більше не досягається. Тому першочергові завдання слід виконувати на початку дня.

Після обіду, коли активно працює тонка кишка, наступає відомий спад продуктивності, який багато хто хоче побороти з допомогою кави. В цей час не потрібно працювати наперекір своєму ритиму. Краще розслабитися з чашкою чаю і використати перерву для соціальних контактів та рутинної діяльності.

Кожен із нас може пристосуватися до цих коливань своєї працездатності.

Не намагайтесь працювати проти свого природного денного ритму (який Ви якщо і зможете поміняти, то незначно), а використайте ці закони у своєму розпорядку дня!

При порушенні денного ритму виникає брак, помилки в роботі, нещасні випадки. Досліджено, що найбільше число нещасних випадків в нічний час припадає на період між 2 і 4 годинами.

У кожного із нас спостерігаються більш або менш суттєві відхилення від норми в індивідуальному графіку працездатності. Такі засоби, як кава, чай, нікотин або медикаменти можуть прискорити раннє вставання, але потім наступить більш глибокий спад.

У відповідності до коливань працездатності чергуйте напружену, відповідальну діяльність та менш важливу і ненапружену діяльність та менш відповідальні справи.

Робіть щоденно що-небудь для підтримання працездатності (зарядка, заняття спортом). Пам'ятайте завжди про те, що разом з працездатністю змінюється якість виконуваної Вами роботи.

Найважливіші справи і справи, які вимагають найбільшої концентрованості, повинні знаходитись на найвищій точці Вашого графіка продуктивності, на самі кращі часи.

Працюйте і живіть не всупереч, а у відповідності до біологічних ритмів.

2. Організація роботи з документами

Серед найбільш трудомістких робіт одне з чільних місць посідає робота з документами. Незважаючи на нововведення в техніці та технології, вони не дають сьогодні відчутного зниження трудомісткості документування управлінської праці. За підрахунками спеціалістів, на роботу з документами працівники апарату управління витрачають від ЗО до 70% свого робочого часу.

Документування - це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень тощо. Через суттєві недоліки в технології документування виникають перевантаження працівників (наприклад, коли керівник намагається бути в курсі всіх питань і прагне охопити всю інформацію, його робоче місце стає “вузьким” в інформаційному пошуку).

Які є шляхи раціоналізації роботи керівника з документами?

ь Перший шлях - це використання менеджером режиму “фільтрації” документів, які надходять, тобто відбір лише тих із них, за яким рішення може бути прийняте тільки ним самим. Попередній розподіл вхідної документації адресатом повинен здійснюватися в канцелярії, чи секретарем керівника відповідно до функцій та видів робіт у апараті управління.

ь Другий шлях - передбачає вдосконалення роботи з вихідними документами. Керівник повинен якомога більше делегувати право підпису документів відповідним виконавцям, звичайно, в межах існуючих законоположень, згідно раціонального розподілу прав та обов'язків між ними. У цьому випадку досягається подвійний ефект: він вивільнятиме свій час для інших важливих робіт і цим підвищуватиме ініціативність підлеглих.

ь Третій шлях - удосконалення роботи з документами - це підвищення швидкості індивідуальної роботи керівника з ними. Для цього він повинен володіти прийомами швидкого (динамічного) читання. Для керівника сучасного виробництва така потреба з'явилася давно. Дослідження показують, що повільне читання викликане цілим рядом причин, про які піде мова в темі “Розвиток особистого менеджменту”.

3. Організація й проведення ділових зустрічей

менеджер керівник документ ділова зустріч

Ділові зустрічі являють собою цілеспрямований вид спілкування з метою вироблення рішень на основі аналізу міркувань і висловлювань їхніх учасників. До них належать наради, засідання, ділові бесіди й переговори.

Керівники й спеціалісти витрачають на ділові зустрічі 20-30% свого робочого часу. Однак, як свідчить досвід, сьогодні ділові зустрічі не завжди приносять очікуваний ефект через неправильну їхню організацію та технологію проведення (*непідготовленість, *велика кількість учасників, *необґрунтована тривалість доповідей, *незадовільне оформлення рішень тощо).

У чому ж полягає зміст раціональної організації та проведення ділових зустрічей? Організація містить розробку плану зустрічей, відбір учасників, вибір місця й часу його проведення. Проведення ділової зустрічі передбачає визначення стилю її проведення й тривалості.

План ділових зустрічей повинен розроблятися на певний період (місяць, квартал, рік), узгоджуватися зі всіма зацікавленими службами й посадовими особами, затверджуватися керівником і скеровуватися у всі підрозділи. Уже одна ця операція дозволяє впорядкувати частоту засідань, їхню тривалість, а також знімає проблему негайності скликання й непоінформованості учасників. Звичайно, наради можуть скликатися й раптово, але їхня кількість повинна бути дуже малою. Крім цього, план повинен містити перелік питань, які необхідно обговорити в процесі самої зустрічі. При підготовці зустрічі необхідно уважно визначити якісний і кількісний склад її учасників. До участі в нараді, наприклад, повинні залучатися особи, найбільш компетентні в її темі. Це не обов'язком мусять бути високопоставлені керівники. Замість них можуть бути запрошені спеціалісти, які відповідають за певну ділянку роботи, і цим не принижується авторитет керівника. Навпаки, сучасний стиль керівництва полягає в тому, щоб керівник оточував себе кваліфікованими спеціалістами, здатними брати на себе відповідальність за рішення в межах своєї компетенції.

При підготовці ділової зустрічі важливо за 2-5 днів до її початку повідомити учасників про порядок денний, теми доповідей, поширити список виступаючих шляхом оголошення по телефону чи іншим способом. Це дозволяє зекономити багато часу самої зустрічі.

Чи чітко сформульовані цілі і чи с необхідність в проведенні наради?

Чи компетентні запрошені особи і чи будуть вони дотримуватись встановлених термінів наради?

Чи може бути той чи інший учасник замінений без шкоди для ефективності наради?

Як формулюються окремі пункти порядку денного і скільки часу відводиться на окремі питання?

Які матеріали необхідні для підготовки, наради?

До яких ролей повинні підготуватися окремі учасники (вступне слово, доклад)?

Чи розіслані всі запрошення в строк (орієнтовно за 5 днів)?

Хто буде виконувати роль голови, секретаря, відповідального за виконання рішення?

Чи підготовлене приміщення і відповідне устаткування.

Після завершення організаційного етапу ділової зустрічі можна приступати до її проведення. Вона буде тим ефективніше, чим правильніше буде обрано головуючого, який визначить стиль роботи й регламент.

v Стиль роботи - це форма проведення зустрічі (бесіда, “мозкова атака” тощо).

v Регламент - це час, який передбачається витратити на всю зустріч, окремі виступи-доповіді та дебати й обговорення. Тривалість зустрічі доцільно встановлювати не більшою 120 хвилин з однією перервою після першої години роботи 5-10 хвилин. Це обумовлюється оптимальною тривалістю розумової діяльності людей, яка в середньому складає 40-45 хвилин.

Дослідження показують, що активність учасників зустрічі зростає протягом 45 хвилин. У період між 45 і 90 хвилинами вона стабілізується, а з 90 до 120 хвилини спостерігається негативна активність учасників.

Ділові зустрічі (наради) краще проводити в другу половину дня, що спонукатиме її учасників працювати швидко й ефективно, щоб не засиджуватися допізна. Як вже зазначалось, людина має два піки підвищеної працездатності протягом дня: перший - приблизно з 9 до 12-13 години й другий - між 16 і 18 годиною. Саме в другий пік і доцільно проводити наради.

Що ж стосується частоти засідань, то краще провести дві наради на тиждень, тривалістю в півгодини кожну, ніж одну тривалістю в годину.

На виступи-доповіді, як правило, спід відводити 10-25 хвилин, а на виступи в дебатах - до 3 хвилин. Якщо передбачити більше часу, то доповідачі можуть повторюватися в думках, відхилятися від теми, яка обговорюється. Регламенту повинен чітко дотримуватися кожний доповідач, незалежно від його рангу.

Для того, щоб переконатися в необхідності суворого дотримання регламенту ділових зустрічей, доцільно розрахувати в кожному конкретному випадку їхню ціну. Вона визначається наступним чином:

Ш фіксується число учасників і тривалість наради;

Ш визначається годинна тарифна ставка одного учасника;

Ш розраховується ціна, Ц, за формулою:

Ц = Н. Т.(1 + I). Зсер./Тсер.,

де Н - кількість учасників;

Т - тривалість у годинах;

І - коефіцієнт прихованих втрат, пов'язаних з участю в зустрічі (нараді);

Зсер. - середньомісячна заробітна плата учасника зустрічі (наради);

Тсер. - середнє число робочих годин учасника зустрічі в місяць.

Необхідно завжди пам'ятати, що вміння виступати публічно - одна з невід'ємних рис здібного менеджера. Тому потрібно виховувати в собі лаконічність, уміння стисло формувати свої думки, а для цього треба добре знати обговорювану проблему.

Обговорення питань ділових зустрічей закінчується прийняттям рішень, які фіксуються в протоколі. Досвід показує, що якщо за результатами, наприклад, наради не видано який-небудь директивний документ, якщо контроль виконання рішень налагоджено погано, необхідність у ній виникне знову.

Матеріали наради повинні бути:

чітко і коротко сформульовані:вмістити тільки факти;

містити якомога більш графічного зображення (якщо у цьому є потреба);

на їх читання повинно витрачатися максимум 0,5 годин;

не містити посилань,

Тільки при дотриманні цих вимог організатор може бути впевнений, що матеріали будуть прочитані, довгі звіти, «кладовище цифр» тут несумісні.

4. Організація прийому відвідувачів

На прийомах відвідувачів керівник має можливість отримувати цінну інформацію про самих відвідувачів і про стан справ на тих ділянках, де вони працюють. Крім того, прийом відвідувачів із особистих питань відображає виконання керівником соціальної ролі організації чи підприємства, яку він уособлює.

При вирішенні питань організації прийому відвідувачів необхідно пам'ятати одне важливе правило: час відвідувача не менш цінний, ніж час працівника апарату управління. Дотриманню цього правила сприяють:

ь встановлення певних днів і годин прийому відвідувачів із службових

ь та особистих питань;

ь інформування відвідувачів.

Прийом відвідувачів із службових питань потрібно встановити протягом усього робочого тижня в певні години, наприклад, після обідньої перерви. Час для прийому відвідувачів із особистих питань краще визначити за днями тижня, поділивши ці обов'язки між заступниками. Робити це краще також у другій половині дня.

Отже, у вдосконаленні практики прийому відвідувачів важливу роль відіграє їхнє інформаційне обслуговування. Відвідувачі повинні чітко знати, до кого вони повинні звертатися з певних питань, мати відповідну інформацію про хід виробництва, його перспективи, власні можливості росту тощо. Цю та іншу інформацію аналогічного змісту вони повинні отримувати з оголошень, стінних газет, наказів і т.д. Тоді відпаде потреба у відвідуванні ними керівників із цих питань.

Список використаної літератури

1. Андрушків Б.М. Кузьмін О.Є. Основи менеджменту. - Львів.: Світ, 2005.

2.Веснин В.Р. Менеджмент для всех. - М.: Знание, 2004.

3.Мескон М.Х. Основы менеджмента. - М., 2000

4. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: Юнити, 1999

5. Мескон М.Х., Альберт М., Хэдоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2007.

Размещено на Allbest.ru