Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема:

"Использование ЭВМ для работы с документами"

Брянск 2008

Введение

Возрастание роли финансов при переходе к рыночной экономике не могло не отразиться на автоматизации бизнеса. Учет финансового состояния и анализ динамики развития организации являются ключевыми бизнес-процессами управления. Информационные технологии позволяют унифицировать и существенно ускорить эти трудоемкие процессы, обеспечить оперативность при подготовке регулярной отчетности организаций различного профиля перед вышестоящими и налоговыми органами.

При рассмотрении финансово-экономических систем различного назначения особое внимание уделяется новым продуктам и услугам, основанным на использовании современных информационных технологий (ИТ), в том числе интерактивным услугам клиентам. Практические приложения информационных технологий в бизнесе характеризуются функциональными возможностями представленных на рынке типовых информационных систем, наличием программных продуктов по соответствующему направлению, особенностями конкретных информационных систем.

Причиной использований информационных технологий в бизнесе является резкое возрастание информации в обществе. Этот процесс получил название информатизация.

Понятие «информатизация» зародилось в конце 50-х годов ХХ века, когда число служащих, работающих с документами, превысило в США, число рабочих, занятых на производстве. Этот процесс не связывался с появлением первых компьютеров, так как они были дорогостоящими устройствами и использовались лишь в науке. Но сейчас, когда компьютеры получили широкой распространение, то стали основным средством хранения, поиска и передачи информации общества. ЭВМ дает доступ к надежным источникам информации, избавляет от рутинной работы, обеспечивает высокий уровень автоматизации производства.

Работу современного менеджера невозможно представить без использования возможностей персонального компьютера. Процесс автоматизации бизнеса нацелен, прежде всего, на устранение массы рутинных операций, а также на автоматизированную подготовку бумажной (твердой) копии документов. Это касается в полной мере и подготовки отчетов, направленных на контроль правильности исполнения и контроля, а также на организацию бумажного и электронного архивов. Одним из основных принципов автоматизации является однократный ввод документов в интересах всех заинтересованных лиц. Это всё облегчает работу и сокращает время работы с документами. Теперь контроль в организации, составление отчетов, учет всех средств стал намного легче. У менеджера освобождается время для принятия каких-то важных управленческих решении или каких-то организационных исследований. Именно поэтому тема моей курсовой работы мне кажется очень актуальной.

Предметом изучения в данной курсовой работе является современные информационные технологии работы с документами. Объектом изучения - программные продукты по работе с документами, популярные в России.

Цели работы:

1. Изучить виды к документов.

2. Изучить особенности технологии работы с документами.

3. Изучить средства автоматизированного электронного офиса с соответствующими программными продуктами.

документ служебный управление автоматизированный

1. Виды служебных документов

Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, т.е. совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности. Она может приниматься менеджерами к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия решений.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Потребность в управленческой информации определяется особенностью решаемых задач (содержанием, повторяемостью и проч.); имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше те нуждаются в дополнительной информации).

Источники информации в организации могут быть внутренними и внешними.

К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства), результаты предыдущих исследований.

Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны.

Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников организации (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного рода деловых встреч и переговоров). В рамках служебных и личных контактов они имеют возможность «между делом» осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор необходимых сведений.

Другим источником информации служат партнеры (покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений), а также отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений.

Обширным источником деловой информации являются публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях и др.

Через какое бы «сито» помещаемые в них сведения ни процеживались, за всем уследить невозможно, и многие данные, которые организации хотели бы по тем или иным причинам утаить, все равно всплывают на поверхность.

Несмотря на развитие безбумажной технологии, обусловленной использованием персональных компьютеров, первичные документы не теряют своего значения и остаются основными носителями информации. Документирование хозяйственных операций является важным элементом учета в управлении организацией. Каждый документ, в зависимости от своего назначения, заключает в себе конкретную информацию и исполняет определенные функции. Одни документы содержат большие объемы данных, другие - представляют пользователям редкие и даже уникальные сведения, третьи - используются исключительно для проверки уже существующей информации. Содержащаяся в документах информация бывает повторяющейся, поэтому, с точки зрения принятия решения, одни документы бывают информационно более важными и значимыми, чем другие.

Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Виды документов. Существует несколько видов документов, которые используются в организации. Это такие как: организационные, распорядительные, документы оперативный информации и документы, содержащие коммерческие сведения.

К организационным документам относятся:

§ устав - это основной документ, регламентирующий деятельность предприятия;

§ положение - это внутренний нормативный документ, определяющий порядок работы предприятия, его внутреннюю организацию, компетенцию, обязанности структурного подразделения.

К распорядительным документам относятся:

§ приказы, предназначаемые для обеспечения решения конкретных задач;

§ указания, издаваемые по вопросам информационно-методического и оперативного характера, связанным с организацией исполнения приказов;

§ инструкции и другие нормативные документы;

§ протоколы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятия решений.

К документам оперативной информации относятся акты, справки, докладные записки, письма, объяснительные записки.

К документам, содержащим коммерческие сведения, относятся учредительные документы, документы, предоставляющие право заниматься предпринимательской деятельностью, документы о платежеспособности предприятия, документы об уплате налогов и обязательных платежей и другие.

Создаваемые на предприятии проекты управленческих документов согласовываются с авторами текстов документов и руководителями заинтересованных структурных подразделений, т.е. проходят процедуру внутреннего и внешнего согласования. Внутреннее согласование документов предполагает следующие последовательности и виды согласования: с руководителями структурных подразделений, специалисты которых занимались разработкой проекта документа; с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главными и старшими специалистами предприятия); с юридической службой предприятия; с финансовым подразделением предприятия или главным бухгалтером. Завершается процесс согласования визой, содержащей личную подпись визирующего и дату визирования.

Внешнее согласование проекта документа производится с подчиненными организациями, общественными организациями, органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль, с вышестоящими органами и другими организациями.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные, утвержденные соответствующими нормативными документами реквизиты.

2. Особенности технологии работы с документами

Увеличение числа обрабатываемых документов требует разработки и внедрения новых технологий работы с ними и организации документооборота. В современной литературе описываются две технологии - российская и западная, базирующиеся на соответствующих классах программных средств.

Особенности российской технологии работы с документами:

· на предприятиях создаются специализированные службы, занимающиеся вопросами документационной деятельности - канцелярии, экспедиции;

· работа названных служб и порядок работы с документами регламентируется соответствующими инструктивными материалами и стандартами;

· для отслеживания потоков документов в службах документационного обеспечения заполняется большое число регистрационных журналов и карточек. Такими журналами, к примеру, являются журнал регистрации договоров, актов ввода, приема-передачи основных средств и нематериальных активов, журнал учета выданных доверенностей, журнал регистрации приходных, расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей, журнал регистрации нормативных документов, принятых на предприятии к исполнению и многие другие;

· движение документальных потоков происходит преимущественно по вертикали - от руководителя исполнителям и от исполнителя - к руководителям, а функциями руководителей и исполнителей является непосредственная работа с документами, функциями персонала, занимающегося делопроизводством - отслеживание действий руководителей и исполнителей;

· бухгалтерские документы, в силу своей специфичности, не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются на исполнение в бухгалтерию;

· поступающие в бухгалтерию первичные документы подлежат проверке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций, оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями), содержащаяся в них информация может накапливаться в учетных регистрах;

· используемые программные средства обеспечивают сокращение бумажного документооборота и снижение рутинных операций по обработке документов.

Особенности западной технологии работы с документами:

· отсутствие централизованного контроля за движением документов в рамках всей организации и соответствующих организационных структур предприятия;

· движение документов преимущественно по горизонтали, регистрация их непосредственными исполнителями, а потому ориентация на высокую исполнительскую дисциплину работников;

· программные средства ориентированы на максимальное использование электронных документов и выраженный отказ от использования бумажных носителей информации.

3. Направления автоматизации документооборота

Автоматизация документооборота предполагает автоматизацию процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов. В современных технологиях автоматизации документооборота используются:

1. системы обработки изображений документов;

2. системы оптического распознавания символов;

3. системы управления документами;

4. системы автоматизации деловых процедур;

5. программное обеспечение для рабочих групп.

Системы обработки изображений документов предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сканирования документов для записи на сервер, классификации документов по различным критериям, передачи изображении на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати документов. Их целесообразно применять в организациях с большим объемом документооборота.

Системы оптического распознавания символов позволяют решить проблему перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла, позволяют получать электронную копию документа с печатного листа, либо копию документа, пришедшего по факсу. С помощью сканирующего устройства считывается изображение документа, в результате распознавания текста изображение документа преобразуется в текстовый файл и бумажный документ автоматически преобразуется в электронную форму.

Системы управления документами обеспечивают автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов, в том числе и изображениями документов. Такие системы облегчают заполнение полей форм документов, избавляя сотрудников от ручного труда, в них реализована функция контроля, предназначенная для передачи заданий исполнителям работ, уведомления о заданиях, требующих выполнения, получения сведений об исполнении заданий. Развитые системы управления документами осуществляют функции индексирования документов, поиска документов по ключевым словам, организации доступа к документу независимо от места его хранения, организации выдачи и возврата документа, рассылки документов и другие функции.

Системы автоматизации деловых процедур предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов. Существующие системы автоматизации деловых процессов позволяют производить обработку документов по принятому алгоритму и заранее определенным маршрутам, описывать документопоток в виде диаграмм с указанием сроков и форм представляемых отчетов. При жесткой маршрутизации движение документа по всем рабочим местам определяется заранее, при свободной маршрутизации путь движения документов исполнитель может определить сам.

Программное обеспечение для рабочих групп разрабатывается для предприятий, сотрудникам которых требуется постоянный обмен документами. С его помощью осуществляется хранение, просмотр и совместное использование документов, их маршрутизация, календарное планирование, управление изображениями документов и другие виды работ. Хранение электронных документов осуществляется во внешней памяти ЭВМ в базах данных. Для хранения и поиска данных может быть использован бумажный журнал регистрации входящих и исходящих документов. Некоторые фирмы предлагают электронную регистрацию и поиск документов. Манипулирование электронными документами предполагает организацию работы с ними, контроль исполнения, электронное распространение, распечатку и тиражирование.

Особенности систем автоматизации документооборота предприятия:

· программные средства позволяют автоматизировать все сферы деятельности любого предприятия, что характеризует их универсальность;

· программы предназначены для работах в различных операционных средах. В зависимости от этого они подразделяются на бухгалтерские программы под Windows 2000, Windows Server 2003, Windows XP, Windows Vista Enterprise;

· пользователям предлагается стандартная настройка программ, включающая настройку плана счетов бухгалтерского учета, справочников аналитического учета, первичных документов и стандартных форм отчетности, создание базы данных предприятия.

· учет в программах основан на регистрации и занесении всех данных о предприятии и дальнейшей работы с ними;

· программы обеспечивают ведение синтетического и аналитического учета (в количественном и суммовом выражении) в бухгалтерии предприятия;

· для работы с первичными документами предусмотрен большой набор стандартных первичных документов;

· имеется набор готовых к использованию стандартных форм любой отчетности;

· программы располагают сервисными возможностями адаптации к изменяющемуся законодательству, структуре производства и другим изменениям.

4. Средства автоматизированного офиса

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса (рис. 1) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Рис. 1. Основные компоненты автоматизации офиса

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней травления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса; текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники. Приведем характеристику основных компонентов ИТАО. База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и др. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

ввод данных, как с клавиатуры, так и из баз данных;

обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

качественное оформление табличных форм представления данных;

многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста.

Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображении может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференции облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференции повышается при выполнении следующих условий:

работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

* односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;

односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться даться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используются двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

5. Программы, используемые в работе с документами

На предприятиях, совершающих достаточно большое количество хозяйственных операций, применяются относительно простые и достаточно дорогостоящие программные продукты, позволяющие вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и финансовую отчетность, хранить всю информацию о работниках, продукции, товарах, вести налоговые декларации и др. Примерами таких программ являются продукты фирмы 1С для ведения бухгалтерии, как на малых, так и на больших предприятиях, текстовые процессоры и табличные процессоры от Microsoft, база данных SQL и др.

На предприятиях с большим объемом хозяйственных операций ведется складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются взаимоотношения с дебиторами и кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации можно использовать программные самые различные продукты автоматизированного офиса.

Рассмотрим основные программные продукты используемые на предприятия. Хотелось бы начать с рассмотрения программных продуктов фирмы 1С, так как именно программы этой фирмы получили огромную популярность на Российских предприятиях.

6. Версии программных продуктов 1С

Разработанные версии программ системы программ «1С: Предприятие» могут использоваться в организациях с разными объемами обрабатываемой информации, разным количеством Пользователей автоматизированной системы и разной интенсивностью их работы:

· базовые (однопользовательские) версии обеспечивают работу с информационной базой только одного пользователя в один момент времени и используются в основном ни небольших предприятиях. Они не включают средств для изменения конфигурации, используются для ведения простого учета, не требующего настройки на особенности конкретной организации;

· сетевые версии позволяют работать с информационной базой одновременно нескольким пользователям. Существуют версии, допускающие работу с ограничением числа пользователей и без ограничения числа пользователей;

· версии программ, учитывающих требования налогового кодекса. Такими разработками являются: типовая конфигурация «Бухгалтерский учет», редакция 3.6; типовая конфигурация «Бухгалтерский учет», редакция 4.0; конфигурация «Производство +Услуги + Бухгалтерия», редакция 1.6: комплексная конфигурация «Бухгалтерия +Торговля * Склад + Зарплата +Кадры», редакция 2.6; конфигурация «Производство + Услуги +Бухгалтерия», редакция 2.0; типовая конфигурация «Торговля + Склад», редакция 8.6; конфигурация +Зарплата +Кадры». Формы регламентированной отчетности для ведения бухгалтерского учета выпускаются фирмой в двух вариантах - для старого и нового Плана счетов;

· версии для SQL обеспечивают возможность работы с информационной базой в режиме «клиент - сервер», что делает систему устойчивой и надежной, увеличивает се производительность, особенно при работе большого числа пользователей. Система содержит дополнительную компоненту «Управление распределенными информационными базами», которая обеспечивает полную или выборочную синхронизацию да иных всех информационных баз, входящих в распределенную систему, поставляется отдельно и устанавливается только на одной (центральной) информационной базе;

· локализированные версии разрабатываются в целях расширения круга пользователей программ. К примеру, разработаны англоязычный и украинский интерфейсы программы «1С: Предприятие 7.7». Фирма предлагает типовые решения для ведения учета, подготовки сводной бухгалтерской отчетности, ведения кадрового учета, расчета заработной платы для бюджетных учреждений. Это программы «Бухгалтерия для бюджетных организаций», «1С: Свод отчетов», «1С: Зарплата и Кадры».

К базовым понятиям относятся константы, справочники, перечисления, документы, журналы, отчеты, обработки.

· Константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и изменяемые данные;

· справочники предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, используемых при ведении аналитического учета и заполнении документов;

· перечисления используются для описания наборов постоянных значений - видов оплат, типов сотрудников предприятия и т.д.;

· документы используются для фиксации хозяйственных операций; журналы документов позволяют просмотреть список всех или разделенных по видим документов;

· отчеты предназначены для получения информации, сгруппированной по определенным критериям и содержащей итоги регламентных действий.

К специализированным понятиям относятся бухгалтерские счета, операции, проводки, журнал операций, журнал проводок.

· Бухгалтерские счета предназначены для хранения плана счетов бухгалтерского учета. Системы могут поддерживать одновременно несколько планов счетов, у каждого из которых может быть собственная длина кода счета, количество уровней субсчетов и количество знаков в субсчете каждого уровня;

· операции предназначены для отражения данных о хозяйственной деятельности. Механизм «типовые операции» позволяет автоматизировать ввод часто повторяющихся операций на основе шаблона типовой операции, содержащего составляющие ее бухгалтерские проводки. При вводе данных на основе типовой операции проводки с требуемой корреспонденцией счетов формируются автоматически на основе шаблона;

· проводки не существуют отдельно от операций, принадлежат только одной операции и состоят из одной (простая проводка) или нескольких (сложная проводка) корреспонденции. В сложной проводке дебет одного счета корреспондирует с кредитом нескольких счетов или наоборот. Механизм «корректные проводки» предназначен для автоматического контроля вводимых операций. В качестве субконто выступают объекты, по которым ведется аналитический учет, каждому виду субконто соответствует один из существующих в системе типов данных - обычно это справочник или перечисление;

· журнал операций предназначен для просмотра списка бухгалтерских операций. Каждая операция отражается в журнале одной строкой с указанием даты, номера, содержания, суммы;

· журнал проводок позволяет просмотреть проводки операций в виде общего списка.

В настоящее время в любой организации невозможно представить себе рабочий компьютер без установленного на нем пакета программ автоматизированного офиса. Лидером в России является автоматизированный офис от фирмы Microsoft. В настоящее время последней версией является Office 2007, который был выпущен в 2007 г.

В стандартный комплект программ входят следующие стандартные приложения: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *. pcx или *. bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *. wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а так же разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.

Microsoft Excel - мощный табличный процессор, который имеет гораздо больший спектр возможностей, даже больше чем Word. С помощью MS Excel создается документ, который называется электронной таблицей. Электронная таблица формируется в оперативной памяти компьютера, В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере.

Файлы, хранящие электронные таблицы, имеют расширение.xts. Один файл может хранить многотабличную книгу, содержащую несколько листов-таблиц, а также листов-диаграмм.

C помощью Excel создавать огромные сложные таблицы, вести сложные математические подсчеты с помощью несложных формул, представленных в приложении, составлять диаграммы, строить различные математические модели, имеется возможность работы с графическими изображениями, например - диаграммы и гистограммы, различными шрифтами и др.

Microsoft Outlook - программа-помощник «электронный секретарь». Поможет пользователю спланировать, а затем и уведомить о важных встречах, организовать работу с электронной почтой, организовать электронный справочник контактов. Имеет встроенный календарь, в которым можно планировать события каждый день, при это программа следит за тем, чтобы дела не накладывались одно на другое. В нём имеется различные режимы оповещения о запланированных мероприятиях. Широкие возможности работы с контактами помогают пользователю не забывать о своих коллегах, друзьях, знакомых и родных.

В пакет программ офис входят кроме вышеперечисленных еще некоторые. Такие как:

· Microsoft PowerPoint - программа для подготовки презентаций, включающие графические, текстовые, звуковые и даже видеоэлементы.

· Microsoft Publisher - программа верстки и дизайна текстовых публикаций.

· Microsoft Access - программа для создания и работы с базой данных.

· OneNote - новое приложение для записи заметок и управление ими. Используя эту программу можно упорядочить и повторно использовать заметки на переносном, настольном или планшетном компьютере.

· InfoPath - еще одна новая программа для сбора данных и управление ими - упрощает процесс сбора сведений.

· Project - бизнес-система для управление проектами.

· Visio - программа, входящая в полный пакет офиса, используется для создания «деловой» графики - от небольших и компактных схем, которые раньше пользователь создавал в Word? До мощных систем из связанных друг с другом диаграмм, «деревьев» и графиков.

Заключение

Автоматизация финансовой деятельности в первую очередь определяет необходимость введения электронного документооборота помимо традиционного бумажного. Это относится как к платежным документам (платежным поручениям и требованиям-поручениям, чекам и аккредитивам, расходным и приходным ордерам и др.), так и к документам материального учета (накладным, актам инвентаризации и списания и т.п.).

Таким образом, автоматизация бизнеса нацелена, прежде всего, на устранение массы рутинных операций, а также на автоматизированную подготовку бумажной (твердой) копии документов, в данном случае - финансовых. Это касается в полной мере и подготовки отчетов, направленных на контроль правильности исполнения и контроля, а также на организацию бумажного и электронного архивов.

Существенным фактором необходимости развития автоматизированных систем служит также ориентация менеджеров на использование управленческого учета и контроля. Это в значительной степени предопределяет требование создания интегрированной системы, обеспечивающей так называемое единое информационное пространство в рамках всей информационной системы.

Список литературы

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент [Текст] - М.: Экономистъ, 2003. - 528 с.

2. Веснин, В.Р. Менеджмент [Текст] - М.: Проспект, 2006. - 504 с.

3. Гринев, В.Ф. Инновационный менеджмент [Текст] - К.: МАУП, 2001. - 152 с.

4. Карминский A.M., Черников Б.В.М.: Финансы и статистика, 2006. - 240 с.

5. Ефимов Е.Н., Патрушина СМ., Панферова Л.Ф., Хашиева Л.И. Информационные системы в экономике [Текст] - М: МарТ, 2004. - 352 с.

6. Семакин, И.Г. Информационные системы и модели. [Текст]. - М.: ВИНОМ, 2005. - 303 с.

7. Могилёв, А.В. Информация и информационные процессы. Социальная информатика [Текст] - Спб: БХВ-Петербург, 2006. - 240 с.

8. Вершигора, Е.Е. Менеджмент [Текст] - М.: ИНФРА-М, 2001. -283 с.

9. Леонтьев, В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2008 [Текст] - М.: ОЛМА Медиа Групп, 2008. - 960 с.

10. Макарова, Н.В. Информатика [Текст] - М.: Финансы и кредит, 2005. - 897 с.

11. Симонович, С.В. Информатика для юристов и экономистов [Текст] - М.: Питер, 2004. - 901 с.

12. Зельзович, В.З. Менеджмент [Текст] - М.: Экзамен, 2007. - 344 с.

13. Колин, К.К. Социальная информатика [Текст] - М.: Фонд мир, 2003. - 432 с.

14. Ричард, Л. Дафт Менеджмент [Текст] - М.: Проспект, 2007. - 912 с.

Размещено на Allbest.ru