Распределение полномочий и ответственности на предприятии торговли и его совершенствование

· Прием заказов от клиента ресторана.

· Подача блюд и напитков согласно установленным правилам обслуживания

· Принятие мер, в рамках своей компетенции, по разрешению проблем, возникших у клиента.

· Создание в заведение атмосферы гостеприимства (отношение к гостям, манера поведения, внешний вид).

· Предоставление счета гостям.

· Получение платы по счетам

Официанты полностью подчиняются администратору и должны выполнять любые его поручения входящие в их должностную инструкцию.

В должностные обязанности бармена-кассира входит:

· обслуживание посетителей за барной стойкой готовыми к употреблению безалкогольными и слабоалкогольными напитками.

· оформление витрины и барной стойки, содержание их в образцовом состоянии .

· учет денег, посуды и инвентаря.

· составление заявки на закупку вин, напитков, закусок и пр..

· организация и контроль хранения и реализации продуктов и напитков, составление отчетов о движении товарных остатков.

Важным подразделением на любом предприятии является отдел бухгалтерии, находящийся под руководством главного бухгалтера, который в свою очередь делегирует полномочия своему помощнику. Обязанностью главного бухгалтера является начисление заработной платы, которая подразумевает осуществление контроля за использованием фонда оплаты труда и фонда потребления, ведение учета расчетов по отчислениям на социальное обеспечение по отчислениям в фонды.

Бухгалтер ведет учет по приобретениям материальных ценностей, расчетов с поставщиками товаров, поступление и расходование материалов в разряде мест их хранения и использования. Так же составляет управленческо-аналитические отчеты. Бухгалтер и его помощник сверяют показатели по выручке и количеству проданных единиц за смену, на основе предоставленных им данных барменом-кассиром ресторана. Эти показатели должны соответствовать показателям, запланированным директором предприятия и никак не должны приводить предприятие в убыточное состояние. Всю информацию о финансовом положении предприятия главный бухгалтер должен предоставлять исполнительному директору.

Делегирование главным бухгалтером полномочий и ответственности своему помощнику, дает возможность руководителю узнать его способности, уровень его квалификации, определить его потенциальные возможности.

Итак, в предприятии общественного питания ОАО «Родник» существует следующее распределение обязанностей между работниками :

1. Ответственность за общее функционирование предприятия, успех его деятельности , эффективность основных управленческих решений лежит на Генеральном директоре.

2. Ответственность за общую организацию снабжения и сбыта продукции, за координацию деятельности всех работников предприятия лежит на исполнительном директоре.

3. Ответственность за работу каждого из отделов лежит на руководителях:

-ответственность за работу бухгалтерии - на главном бухгалтере;

-так как на предприятии нет отдела кадров - то ответственность по кадровым вопросам лежит на генеральном директоре , который в свою очередь делегирует часть своих полномочий исполнительному директору;

-ответственность за работу хозяйственной части (приобретение канцтоваров, хозяйственного инвентаря)-на работниках бухгалтерии.

-ответственность за предоставление охраны предприятия - на охранниках.

-ответственность за чистоту и наличие мыла и туалетной бумаги в уборных лежит на уборщице, ну а следить за этим должен администратор.

Все работники предприятия несут ответственность за следующие характеристики своей работы и функционирования предприятия:

· Точность и пунктуальность в работе с посетителями;

· Поддержание благоприятного имиджа предприятия;

· Уважительное отношение с коллегами и посетителями;

· Выявление проблем в функционировании как в своей сферы деятельности, так и на предприятии в целом;

4. Ответственность за выполнение функций по закупке продуктов на кухню и организацию работы на ней( имеется ввиду организация работы поваров) - лежит на шеф-поваре. Также на нем лежат все функции связанные с должностью заведующего производством.

5. Ответственность за выполнение функций по закупке алкогольной, слабоалкогольной продукции и напитков в бар, а так же за организацию работы барменов, официантов, уборщиц и охранников лежит на - администраторе.

6. Ответственность за выполнение функций по ведению финансовых документов и дел предприятия лежит на работниках бухгалтерии:

-за общее соблюдение правил ведения бухгалтерии и форм отчетности, сроков подачи документов и оплаты счетов, правил оформления внешней финансовой документации, соблюдения финансовых интересов предприятия в финансово-кредитных сделках и решениях, оптимизацию налогооблажения - на главном бухгалтере;

-за правильность и точность в оформлении текущих, первичных и вторичных документов - на помощнике главного бухгалтера;

7. Ответственность за выполнение функций по кадровой работе лежит на генеральном директоре;

8. Ответственность за выполнение функций по хозяйственной работе лежит на административных руководителях, а именно исполнительном директоре который помимо руководства своих подчиненных, осуществляет хозяйственные функции.

К сожалению, в существующей системе распределения полномочий и ответственности практически отсутствует формальная сторона. На предприятии существует штатное расписание, не всегда соответствующее реальности, уже не говоря о должностных инструкциях которые на взгляд автора написаны для того, чтобы их можно было предъявить при проверке контролирующим органам. В связи с этим данные документы хранятся у главного бухгалтера, который отвечает за отчетность, но не прикладывает никакой деятельности к составлению данных документов по распределению обязанностей и персоналу.

Реальное распределение обязанностей и ответственности осуществляется в неформальной форме и обстановке. Это означает, например, что хотя ответственность за предоставление алкогольной продукции, напитков, и расчета с клиентами лежит на бармене-кассире, но в моменты его повышенной занятости администратор включается в его работу и неформально помогает выполнять его должностные обязанности. Технически это происходит следующим образом: бармен-кассир на эмоциональных тонах сообщает администратору что он перегружен, и если администратор в хорошем настроении (речь идет о неформальных отношениях, в большой степени построенных на эмоциональной основе), то он может сам вызваться взять на себя часть полномочий. При этом администратор не берет никакой ответственности на себя, т.е. он отвечает только за техническое исполнение конкретного задания.

В менеджменте существует определенная специфика и множество правил распределения должностных обязанностей на предприятии, эффективное применение которых способствует развитию предприятия.

Проанализировав полностью процесс распределения полномочий и ответственности на предприятии ОАО «Родник» и дав оценку организационной структуре компании, автор сумел выявить преимущества и недостатки делегирования, на основании которых он может предложить ряд мероприятий по их устранению.

Во второй главе данной курсовой работы был проведен тщательный анализ рассматриваемого предприятия: изучены вопросы, касающиеся внешней и внутренней среды организации «Родник», в частности экономических, социальных, факторов которые могут повлиять на деятельность предприятия.

Рассмотрены вопросы, касающиеся специфики выполняемых предприятием функций, поставщиков, с которыми работает предприятие. Были описаны категории персонала, работающие на предприятии и группы ассортиментов продукции, с которыми работает ресторан. Автор так же рассмотрел, как осуществляется закупочная деятельность организации. На основании приведённой организационной структуры было изучено, каким образом осуществляет свою работу изучаемое предприятие, кто стоит во главе, как распределены полномочия и ответственность в ОАО «Родник».

Оценка основных экономических показателей дала не совсем положительные результаты деятельности предприятия.

Во втором параграфе на основании всех аргументов автор пришел к мнению, что в целом процесс распределения полномочий и ответственности на предприятии «Родник» достаточно хорошо изучен. Можно сказать, что процесс делегирования достаточно эффективный и стабильный, необходимо внести коррективы для более эффективного управления предприятием.

Глава 3 Разработка рекомендаций для повышения эффективности распределения полномочий и ответственности в ОАО «Родник»

Процедура распределения полномочий и ответственности на предприятии

На основе анализа, проведенного автором во второй главе, были выявлены некоторые недостатки процесса делегирования полномочий и ответственности на предприятии, устранение которых является неотъемлемой задачей каждой компании и на реализацию которых должны быть направлены ее основные силы.

Существующая система управления предприятием позволяет обеспечить сравнительно стабильное существование, при этом малые размеры предприятия не позволяют обеспечить свой рост за счет внешних факторов.

В связи с этим можно предложить развивать предприятие и повышать эффективность его функционирования за счет внутренней работы по совершенствованию системы управления, в частности связанной с распределением полномочий и ответственности между работниками.

На предприятии в принципе отсутствует отдел кадров, поэтому наймом персонала занимаются не специалисты, как это должно быть, а генеральный директор, у которого слишком много обязанностей, чтобы подходить к этому вопросу ответственно, и у которого нет достаточных знаний в этой области, чтобы нанять действительно необходимых специалистов.

Основным источником найма персонала являются родственники и знакомые, что не дает проконтролировать уровень профессионализма работников. А те работники, которые нанимаются на работу из других источников не проходят должной проверки знаний, что приводит к высокому уровню текучести кадров на предприятии, т.е. нет так называемого слаженного коллектива.

Само собой делегирование есть не просто поручение или перепоручение задачи - это такое поручение задачи, которое соотнесено с возможностями и способностями подчиненных.

Загруженность подчиненных - важнейший регуляр активности руководителя при делегировании.

Основные правила делегирования, носящие преимущественно психологический характер:

1. следует передавать свои полномочия не из соображений престижа, а исключительно для пользы дела, и именно это является критерием делегирования;

2. следует использовать делегирование как средство усиления уверенности подчиненных в своих силах;

3. руководитель должен быть готовым поддержать того, кому он делегировал задачу. Даже самый самостоятельный и компетентный сотрудник нуждается в поддержке босса, хотя бы для того чтобы быть уверенным что босс считает его все еще самостоятельным и компетентным;

4. необходимо учитывать возможность того, что, получив задание, подчиненный будет принимать не самые точные , а порой и ошибочные решения.

5. при совершении сотрудниками ошибок в выполнении делегированных функций, следует разбирать объективное существо дела, суть ошибки, а не личностные качества, недостатки и просчеты подчиненного.

6. передав подчиненному задачу и соответствующие полномочия, не целесообразно вмешиваться в ход ее решения без достаточно веских оснований, т.е. до тех пор, пока руководитель не обнаружит возможности серьезных осложнений.

7. руководитель должен принимать на себя ответственность за все решения, которые сделаны его подчиненными в соответствии с предоставленными полномочиями. В случае успеха разумно дать подчиненному, т.е. непосредственному исполнителю задания, ощутить, что это его собственный успех; в случае неудачи следует взять ответственность на себя;

8. если руководитель не хочет ошибаться в том, кому делегировать задачу, он должен действовать по принципу: делегировать задачу не тому кто хочет, а тому кто может и способен ее решать.

Следует отметить, что распределение ответственности между работниками предприятия ОАО «Родник» достаточно размыто - по сути, все работники вместе несут ответственность за общий успех предприятия.

Возможные пути совершенствования системы распределения полномочий и ответственности на торговом предприятии

Прежде всего, поскольку ОАО «Родник» является малым предприятием, необходимо учитывать эту характеристику при разработке рекомендаций.

Существуют качественные особенности функционирования малых предприятий:

· Небольшие размеры позволяют устанавливать неформальный. Личностный характер отношений между работниками и работодателем, обеспечивать более действенный механизм мотивации труда и более высокую степень удовлетворенности им.

· Малым фирмам свойственен особый характер финансирования. Если крупные корпорации формируют необходимые финансовые средства через фондовые биржи, то малое предприятие, как правило, может рассчитывать на сравнительно небольшие кредиты банков, собственные средства и неформальный рынок капитала.

· Единство права собственности и непосредственного управления предприятием. Способность и готовность функционеров малого бизнеса брать на себя риск и нести ответственность за принимаемые решения предполагает именно такое единство.

Таким образом, специфика построения организационной структуры малого предприятия, распределение функций по принятию решений, разделение ответственности и определение полномочий, на малом предприятии существенно отличается от принципов работающих на средних и крупных предприятиях.

На предприятии ОАО «Родник» распределение ответственности, полномочий происходит естественным путем. Распределение носит субъективно справедливый характер, так как решения принимаются в неформальной обстановке и, как правило, в результате взаимного обсуждения и согласования.

Для предприятия можно дать следующие рекомендации:

· Необходимо совершенствовать систему стимулирования работников, поскольку система распределения ответственности и полномочий должна находить свое непосредственное выражение в системе стимулирования.

· Представляется целесообразным предложить руководству предприятия ввести должности кадрового отдела , поскольку решением о приеме на работу и рассмотрением кандидата занимается генеральный директор или исполнительный директор которые не имеют этого ни опыта работы ни специального образования.

· На данный момент ответственность за рекламу и за работу продвижении предприятия на рынке лежит на исполнительном директоре, который не имеет для этого ни определенного опыта работы, ни специального образования. Возложение ответственности за такой, достаточно важный участок работы на человека, не обладающего достаточными ресурсами, представляется нерациональным, в связи с чем предлагается ввести на эту работу самостоятельную должность.

Конечно, создание целого отдела кадров - это слишком глобальные изменения в организационной структуре предприятия. Но серьезным шагом по решению данного вопроса стало бы введение новой должности на предприятии, такой, как менеджер по персоналу. Это бы сняло часть нагрузки с генерального директора, и позволило бы организовать кадровую политику предприятия более правильно.

Менеджер по персоналу будет заниматься всеми вопросами, касающимися кадров: оценкой кандидатов на рабочие места, отборов лучших кандидатов, найм персонала, разработкой мероприятий по повышению квалификации работников, составлением программ обучения, проведением аттестации персонала, разработкой программ стимулирования сотрудников.

Расчет затрат на осуществление разработанного комплекса мероприятий по улучшению системы управления персоналом представлен в таблице 3.1

Таблица 3.1

«Затраты на внедрения разработанного комплекса мероприятий».

Исходя из приведенных расчетов видно в какую сумму обойдется проведение данных мероприятий. Сумма затрат составит 324 000 рублей в год на введение в предприятие двух должностей.

ОАО «Родник» следует выделить эти средства для осуществления предложенной программы по решению кадровой проблемы и проблем связанных в рекламной деятельностью на предприятии.

Представляется, что выполнение предложенных рекомендаций, и проведение мероприятий может помочь ОАО «Родник» обеспечить его дальнейшее развитие в лучшую сторону.

Заключение

Проводя итог вышесказанному, можно сделать несколько общих выводом.

Итак, в работе были рассмотрены общие вопросы организация системы управления предприятием, было изучено понятие и виды организационной структуры, пути развития и совершенствования систем управления.

Была проанализирована организация системы управления малым предприятием на примере фирмы ОАО «Родник»; описана организационная структура предприятия, охарактеризовано распределение ответственности по управленческим функциям и по направлениям деятельности, выявлен типичный для малого предпринимательства неформальный характер распределения полномочий, описана система распределения ответственности и полномочий между работниками и выдвинуты предложения по ее совершенствованию.

Поскольку в современной российской экономике достаточно много малых предприятия, находящихся на стадии роста , что связано с их недавним функционированием и постепенным завоеванием успеха на рынке, то предложенные рекомендации могут быть использованы не только предприятием ОАО «Родник», но и другими современными российскими малыми предприятиями.

Приложение 1.

БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС ОАО «Родник»

на 1 января 2006 г.

Приложение 2.

ОТЧЕТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ

за 2006 г.