Оглавление

Введение

Глава 1. Общие вопросы организации письменных коммуникаций

1.1 Сущность документационной системы управления

1.2 Значение документационного обеспечения управления

1.3 Документационное обеспечение управления на заре нового века

Глава 2. Направления классификации, стандартизации и унификации документов

2.1 Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству

2.2 Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии

Заключение

Список использованных источников информации

Введение

Актуальность. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. На наших глазах изменилась сама терминология. Традиционное понятие "делопроизводство" начинает уходить в прошлое. На смену приходит несколько громоздкое, хотя и точное по сути словосочетание документационное обеспечение управления (ДОУ).

Прежде всего, это понятие охватывает не только организационно распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как "информационные ресурсы" - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы.

С этим связана и вторая, главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М. В. Ларина, термин ДОУ характеризует "переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией, которое он понимает как полноценную управленческую функцию организации". Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового.

Цель исследования. Рассмотреть роль и значение ДОУ в системе управления РФ.

Для достижения поставленной цели сформированы следующие задачи:

- рассмотреть сущность документационной системы управления;

- исследовать документационное обеспечение управления в условиях современных технологий;

- осветить основные нормативно-методические материалы по делопроизводству;

- рассмотреть документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии.

Объект исследования. Документационное обеспечение управления в РФ.

Предмет исследования. Роль и значение ДОУ в системе управления РФ.

Глава 1. Общие вопросы организации письменных коммуникаций

1.1 Сущность документационной системы управления

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.

Закон об информации, информатизации и защите информации определяет информацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

По определению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство -изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);

-организация работы с документами: получение-передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства аналогично стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", который по существу является синонимом термина делопроизводство. Например, в названиях нормативных документов: Государственная система документационного обеспечения управления" и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

1.2 Значение документационного обеспечения управления

Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно распределить работы, согласовать усилия многих людей, грамотно дать задания специалистам и группам. Ведь каждый человек является специалистом в своей области (один - конструктор, второй - технолог, третий - экономист, четвертый - станочник и т. д.), но только все вместе люди могут возводить здания, создавать автомобили, самолеты, выращивать, сохранять и реализовывать урожай. Причем часто отдельные детали и узлы конечной продукции производятся на разных предприятиях, в разных городах, а иногда и в разных странах.

Своевременность получения и достаточность информации - фактор снижения риска, залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.

По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три-пять лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране за последние годы появилась масса новых организаций, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями, и эти организации активно включились в процессы производства и обмена товаров и услуг, стали субъектами и объектами передачи информации.

Информация - важнейший товар: "Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией". В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития современного общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому это общество называют информационным.

Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и СМИ, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами (в США с 1950 г. действует Закон о документе), высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники. В Германии к ключевым направлениям научно-технической революции наряду с развитием ядерной энергетики, освоением космоса отнесено и информационное обеспечение управления.

О значении, придаваемом делопроизводству в современной России, говорит такой факт.

Правительство Москвы еще в 1993 г. приняло постановление "Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела", а мэр Москвы издал распоряжение "Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу". Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов - за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до 28 минимальных окладов - за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел).

Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии и в любой организации РФ ("Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., а также "Положение об Архивном фонде РФ" и "Положение о Государственной архивной службе", утвержденные указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552).

С 1 июля 2002 г. в России введен в действие Кодекс РФ об административных нарушениях, где, в частности, предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в виде предупреждения или наложения на должностных лиц штрафа от трех до пяти МРОТ (ст. 13.20). Санкции за невыполнение в срок законного предписания органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства, налагаемые на должностное лицо, могут быть в пределах от пяти до десяти МРОТ, а на юридическое лицо от пятидесяти до ста МРОТ (ст. 19.5).

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы - целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления требует внимания руководителя (менеджера) и понимания им важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления и поэтому обязан уделять внимание документационному обеспечению управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством, а с другой стороны, руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому ему необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.

В силу несовершенства человеческой нравственности, преобладания у человека тяги к обеспечению в первую очередь своих интересов, остается необходимость закреплять принимаемые решения в документах, имеющих юридическую силу и позволяющих обеспечить защиту, гарантию соблюдения интересов взаимодействующих сторон. Рассказы об устных сделках, совершавшихся русскими купцами в прошлом веке, не содержат, обычно, упоминания о наличии купеческих гильдий, вступление в которые было сопряжено с проверкой на честность и поручительством других членов гильдии. Исключение из гильдии за нарушение данного слова вело к потере клиентуры и разорению "разгильдяя". Устные же договоренности современных зарубежных бизнесменов подкрепляются, как правило, составлением юристами и экономистами фирм-участников сделки полноценного коммерческого соглашения.

1.3 Документационное обеспечение управления на заре нового века

Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение и хранение. Новые требования предъявляются сегодня в равной мере и к руководителям, и к персоналу, ответственному за подготовку и прохождение документов. На наших глазах изменилась сама терминология. Традиционное понятие "делопроизводство" начинает уходить в прошлое. На смену приходит несколько громоздкое, хотя и точное по сути словосочетание - "документационное обеспечение управления" (ДОУ).

Что же такое ДОУ в современном понимании? Прежде всего, это понятие охватывает не только организационно-распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как информационные ресурсы - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы.

С этим связана и вторая, главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению известного российского специалиста, директора ВНИИДАД М. В. Ларина, термин ДОУ характеризует "переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией", которое он понимает как полноценную управленческую функцию организации. Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового.

В такой ситуации очень важно различать две стороны перехода к новым технологиям ДОУ - техническую и организационную. Первая из них охватывает разработку или приобретение компьютерных программ, закупку и установку компьютеров, монтаж сетевых коммуникаций и т. п. Сегодня информационные технологии достигли такого уровня развития, при котором эта сторона дела не вызывает принципиальных проблем. Конкретное решение определяется лишь финансовыми возможностями организации. Не составляет труда найти фирму, которая предоставит необходимый инструментарий в соответствии с пожеланиями заказчика и в пределах имеющейся суммы. Именно презентации таких фирм составляли значительную часть докладов на недавней конференции "Документация в информационном обществе" (Москва, 21-22 ноября 2001 г.), равно как и на аналогичной конференции, состоявшейся в Минске годом ранее.

Что касается организационной стороны, то здесь все далеко не так просто. Переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и (это, пожалуй, главное) руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата.

Рассмотрим обе стороны проблемы более детально.

Существующие сейчас автоматизированные системы ДОУ можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. На сегодняшний день этот уровень автоматизации ДОУ в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом действуют в ряде белорусских ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются и ставится вопрос об их модернизации. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня. На конференции в Москве они тоже практически не обсуждались, поскольку их промежуточный характер вполне очевиден.

Ключевым признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными) организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). На этом уровне появляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока - порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Придание электронным документам юридической силы дает возможность отказаться от бумажных "двойников" и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение.

Полноценная система ДОУ третьего уровня должна предусматривать процедуру экспертизы ценности документов, определять сроки их хранения, а по истечении этих сроков обеспечивать их уничтожение или передачу в государственный архив вместе со всей сопроводительной документацией. Все эти вопросы в большинстве ведомств также пока не решены.

Единственной системой ДОУ, которую можно с полным основанием классифицировать как систему третьего уровня, пока остается республиканская сеть межбанковских расчетов. Она обеспечивает прохождение платежных поручений между банками в электронной форме, с поддержкой цифровой подписи. Для хранения электронных документов создан Центральный архив межбанковских расчетов - первый ведомственный электронный архив в нашей стране. Сейчас создается аналогичный архив для собственных внутренних документов. Лидирует банковская отрасль и по разработке ведомственных нормативных актов.

Аналогичные системы находятся в стадии разработки и внедрения в ряде ведомств: Министерстве статистики и анализа, Министерстве по налогам и сборам, Фонде социальной защиты населения и др. Например, в налоговом ведомстве близка к завершению система, которая позволит юридическим и физическим лицам заполнять налоговые декларации в электронной форме, снабжать их личной цифровой подписью и отправлять по электронной почте. В распоряжении работников министерства окажется полная база данных по всем субъектам хозяйствования, которую в дальнейшем можно будет совместить с системой внутреннего документооборота.

В других органах государственного управления продолжают доминировать системы первого и второго уровня, а кое-где бумажный документооборот сохраняется в практически нетронутом виде. В России, по причине отсутствия законодательной базы, о системах третьего уровня пока вообще говорить не приходится. Зато второй уровень представлен достаточно широким набором различных вариантов.

Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они оперируют не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства. По этой причине и программно-технические решения, используемые в таких системах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочного архивного хранения.

Нашей стране предстоит преодолеть еще немало преград. Очевидно, что в идеале ведомственные системы электронного документооборота и государственная система архивного хранения должны стать компонентами единой, более общей системы ДОУ, охватывающей весь аппарат управления. Но в сегодняшних условиях представляется нереальным создание такой системы по единому плану. Слишком различаются финансовые и кадровые возможности разных ведомств, да и традиции документооборота в них бывают достаточно специфичными. В тех случаях, когда руководство созревает для решения о создании собственной системы ДОУ, это решение обычно принимается без учета аналогичных систем, уже существующих или внедряемых в других ведомствах.

На практике это приводит к довольно любопытным результатам. Например, в Москве системы ДОУ внедрены как на уровне мэрии, так и во всех районных префектурах. Но при этом каждая из них разрабатывалась отдельно и, как правило, другим системным интегратором. Электронная версия документа, поступающая из мэрии в префектуру, не может быть автоматически переадресована в низовые звенья этой префектуры - их автоматизированные системы несовместимы. По этой же причине разные префектуры не могут обмениваться электронными версиями документов между собой. Нечто подобное намечается и в нашей стране. Притом в случае внедрения разными ведомствами разных средств ЭЦП взаимная несовместимость может быть унаследована и даже усугублена при переходе к системам третьего уровня.

Видимо, в обозримом будущем сохранится совокупность локальных и корпоративных сетей, в каждой из которых правила обращения с электронными документами (включая и конкретную реализацию средств ЭЦП) могут существенно различаться. Но параллельно с ними вскоре должна появиться межкорпоративная сеть, по которой будет осуществляться документооборот между органами государственного управления. Принципиальное решение о ее создании в нашей стране уже принято. Более того, фактически уже создана замкнутая система телекоммуникаций, охватывающая органы государственного управления и наиболее важные государственные учреждения. Но, прежде чем в этой системе начнут циркулировать полноценные электронные документы, предстоит преодолеть ряд организационных проблем.

Нужно регламентировать формат, в котором документ будет поставляться в сеть (включая как логическую, так и физическую его структуру), а также определить порядок его передачи из одной сети в другую. В период сосуществования полуавтономных сетей разного уровня документ, видимо, будет проходить несколько последовательных стадий. Он может быть изначально создан и подписан как обычный бумажный документ. Перед рассылкой будет создаваться его равнозначная электронная версия, удостоверяемая ЭЦП. Именно она по межкорпоративной сети поступит к адресатам. Далее документ должен быть преобразован в формат, пригодный для его обращения в локальной системе той организации, которой он адресован. Если организация вообще не внедрила у себя информационные технологии ДОУ, документ придется распечатать и сверить бумажную копию с электронным оригиналом, снабдив ее соответствующим штампом копия верна. При наличии в организации собственной автоматизированной системы ДОУ, входящий документ должен приобрести шлейф регистрационных и иных пометок (входящий номер, резолюции, визы, отметки о прохождении и исполнении и т. п.), выполненных уже в формате соответствующей системы. Естественно, эти дополнения не могут вноситься в исходный файл, иначе его целостность будет нарушена. Они должны представлять собой приложения к нему, а документ превратится в довольно сложный комплекс взаимосвязанных объектов. Именно в таком виде он должен поступить в итоге на архивное хранение.

Глава 2. Направления классификации, стандартизации и унификации документов

2.1 Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству

Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, был "Генеральный регламент", утверждённый Петром 1 28 февраля 1720 года³, "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учёт документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).

Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства издавались, и в советский период.

Обязательность документирования информации сегодня определена Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации". В нём указано: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации".

Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", указав, что бухгалтерский учёт осуществляется путём "сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций", специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. При этом закон уточняет, что "первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры".

Таким образом внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установленными правилами.

Представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдельных показателей и избавит от составления документов, является глубоко ошибочным.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Так, например, Гражданский кодекс Российской Федерации в ст. 47 предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения, расторжения брака, усыновления, удочерения и т.п. "Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния путём внесения соответствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей".

В законодательно-нормативных актах в отдельных случаях указывается и состав информации, которая должна быть отражена в документе (его структура). Например, в ст. 878 в Гражданского кодекса РФ, часть II, определено: чек должен содержать:

1) наименование "чек", включённое в текст документа;

2) поручение плательщику выплатить определённую денежную сумму;

3) наименование плательщика и указание счёта, с которого должен быть произведён платёж;

4) указание валюты платежа;

5) указание даты и места составления чека;

6) подпись лица, выписавшего чек, -чекодателя.

Отсутствие в документе какого либо из указанных реквизитов лишает его силы чека."

В Постановлении правительства Российской Федерации от 12 декабря 1995 года № 1227 "Об удостоверении беженца" не только перечислено, какие сведения и на основании чего в него вносятся, но и даётся форма удостоверения, утверждённая этим постановлением, соблюдение которой является обязательным.

Однако формы документов, установленные законом, редки. Это обычно наиболее массовые виды документов, чаще всего удостоверяющих личность.

Документ является средством укрепления законности и контроля.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 утверждены "Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации. В этих правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и детально расписан порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в министерстве юстиции. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Но один документ это единичный акт документирования. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию".

Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров" (ГОСТ Р 1.0-92).

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом (Большой энциклопедический словарь или ГОСТ Р 1.0-92). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время Государственный комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации включён в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Результатом работы по унификации документов могут быть:

общероссийские унифицированные формы;

отраслевые унифицированные формы;

унифицированные формы документов предприятия;

"Унифицированная система документации состоит из взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности".

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются Министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.

Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, при этом обязательно учитывая возможность их компьютерной обработки. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ-за медицинские, Государственный комитет Российской Федерации по статистике за унифицированные формы первичной учётной документации. Новые унифицированные формы первичной учётной документации утверждены Госкомстатом 30 октября 1997 года.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

В Положении "О государственной архивной службе России", утверждённом Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 в числе главных задач государственной архивной службы России (Росархив) указано: "координация деятельности федеральных органов государственной власти в области ... делопроизводства, развития совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. Росархив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за ... организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти". Росархив "проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в области организации документов в делопроизводстве". Росархиву предоставлено право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

2.2 Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, её примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 1997.

Стандарт распространяется на документы "которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления; предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности".

Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

Правила условно можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

порядок формирования дел в делопроизводстве;

организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

порядок выделения документов к уничтожению;

подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не предающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того надо знать, что работа с определённой категорией документов регламентируется специальными актами. Так, правила работы с бухгалтерскими документами отражают:

Федеральный закон о бухгалтерском учёте. От 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ (в ред. Приказа Минфина РФ от 19.12.95 № 130);

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105);

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в ред. от 2 августа 1985 г., с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что надо знать КАК выполнять ту или иную работу, надо ещё иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Организации (фирме) полезно иметь:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72).-М., 1995.

Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М, 1988.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. №152)-М., 1993.

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64).- М., 1988. -

Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров. - М., 1991 (нужен для работы с кадровой документацией).

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Что же можно найти в указанных выше документах?

В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 -210х297 мм., напечатанная с одной стороны.

Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) - через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) -через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.

В Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы в зависимости от состояния оригинала, с которого производится печатание, предусматриваются три группы сложности:

I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал.

II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста.

IIIl группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский шрифт.

Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если текст вводится с рукописи.

Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального графления и с вертикальным графлением, печатание с диктофона. Печатание на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы.

Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати документов на компьютере. При этом надо учитывать отличия во вспомогательных операциях (прокладка листов копировальной бумагой и закладка листов в пишущую машину с одной стороны; включение компьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере - с другой).

Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов. Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день. Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии помните, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.

Заключение

Организация документационного обеспечения управлением влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ - материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Вот почему, эффективность их управленческой (как внутриорганизационной, так и внешней) деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы - целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).