Кадровая информационно-документационная система

Кадровая информационно-документационная система

Содержание

Введение

I Структура кадровой информационно-документационной системы

1 Функции кадровой службы при организации кадровой работы

II Характеристика комплексов кадровой документации

1 Нормативная и нормативно-справочная документация

2 Плановая кадровая документация

3 Организационно-правовая документация

4 Персональная документация

5 Договорная документация

6 Распорядительная документация

7 Унифицированные формы приказов по личному составу

8 Учетная документация

9 Документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

10 Отчетная и отчетно-справочная документация

Заключение

Используемая литература

Введение

Создание правового государства в России - продолжительный и непростой процесс, требующий широкой информационной и юридической поддержки всех слоёв населения.

Изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации усилили защищённость работников. В связи с этим в настоящее время работодателю стало сложнее работать. Трудовое законодательство Российской Федерации обязывает документально оформлять отношения с работником. В связи с этим объём работы кадровой службы значительно возрос, потому что возникла необходимость заключения трудового договора в письменной форме, подготовки приказов на всех стадиях трудового отношения, начиная с приёма на работу и заканчивая увольнением, ведение учёта времени, отработанного каждым работником, ежегодное утверждение графиков отпусков. Всё выше указанное представляет собой важнейшую функцию кадровой службы организации, независимо от формы собственности, то есть документирование трудовых отношений.

Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксируют различные сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров.

І Структура кадровой информационно-документационной системы

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

· законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

· плановую документацию;

· организационно-правовую документацию;

· персональную документацию;

· договорную документацию;

· распорядительную документацию;

· учетную кадровую документацию;

· документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

· отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям или сотрудникам (кадровой службе, секретарю-референту, бухгалтерии, юрисконсульту и др.). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений (функций) ведения кадровой работы. Такое деление функций и соответствующей документации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.

Наиболее обширные по составу видов, информационному содержанию, форме и объемам комплексы организационной и распорядительной документации, персональной, договорной, первичной учетной и отчетно-справочной документации обеспечивают реализацию функций кадровой службы или референта. Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело: учеб.-практ. пособие. - М.: Проспект, 2007. - С. 229.

1 Функции кадровой службы при организации кадровой работы

Основной задачей кадровой службы или референта при организации кадровой работы является практическое осуществление кадровой политики, выработанной руководством фирмы, и ведение кадровой документации в соответствии с действующим законодательством и нормативными документами.

Можно назвать следующие основные функции кадровой службы или референта, обеспечивающие решение этой задачи:

· комплектование коллектива фирмы необходимыми специалистами и техническими работниками;

· систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;

· документирование трудовых правоотношений фирмы со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;

· организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;

· составление отчетной и справочной документации по кадрам;

· организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;

· организация проведения регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроля соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации.

Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.

II Характеристика комплексов кадровой документации

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция РФ и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным законодательным актом является Трудовой кодекс Российской Федерации. Большую роль в ретушировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации»,Федеральный закон «О коммерческой тайне», Проект закона о персональных данных. Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т. п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, -- уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.).

1 Нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т. д. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

2 Плановая кадровая документация

Комплекс плановой документации включает себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами фирмы, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации работников и т. п. Плановые документы составляются совместно руководством фирмы, сотрудниками финансового подразделения, референтом и руководителями других заинтересованных подразделений фирмы. Программы и планы подписываются обычно руководителем финансового подразделения и утверждаются первым руководителем фирмы.

Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:

· сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения фирмы за предыдущий и текущий периоды времени;

· получение концепции предполагаемого развития деятельности фирмы и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;

· прогнозирование динамики изменения должностного состава работников фирмы в разрезе специальностей, профессий, квалификации;

· проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;

· определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;

· расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства;

· расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям; расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;

· разработка проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;

· согласование, подписание и утверждение программ и планов;

· детализация программ и планов по направлениям деятельности фирмы, структурным подразделениям и филиалам;

· текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности фирмы.

Программа -- это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности, имеет, как правило, перспективную направленность. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Омега-Л, 2007. - С. 53. Например: Программа социального развития коллектива работников фирмы на 2002--2015 гг.

План -- документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, финансирование, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Например: План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений.

Планы бывают различных разновидностей: перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем фирмы или его заместителем.

К плановой документации относятся также такие документы, как: структура и штатная численность фирмы, штатное расписание, график отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности фирмы.

Структура и штатная численность фирмы имеет в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. Документ подписывается заместителем руководителя фирмы или руководителем структурного подразделения, утверждается первым руководителем фирмы и заверяется печатью фирмы. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, в вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки (персональные и пр.); месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывает заместитель руководителя фирмы или руководитель структурного подразделения и утверждает первый руководитель фирмы («Утверждаю штат в количестве ___ единиц с месячным фондом заработной платы ____ рублей»). Гриф заверяется печатью фирмы. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа.

График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает заместитель руководителя фирмы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем фирмы.

3 Организационно-правовая документация

Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, положение о структурных подразделениях фирмы, должностные инструкции сотрудников фирмы, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями фирмы, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации в обобщенном виде включает в себя:

· сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых документов;

· сбор и изучение организационной и распорядительной документации фирмы, касающейся объекта регламентации (учредительных документов, приказов о создании структурных подразделений, штатного расписания и др.);

· собеседование с руководством фирмы и основных структурных подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;

· разработка концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т. п.); согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и работниками;

· составление первого варианта организационно-правового документа, рассылка его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;

· обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;

· согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;

· подписание, утверждение документа, рассылка его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе; проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;

· контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил, установленных организационно-правовым документом;

· регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности фирмы, структурных подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.

Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом фирмы, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в фирме в соответствии с Трудовым кодексом. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с одним из заместителей руководителя фирмы, юрисконсультом, референтом и представителем профсоюзного органа. Подписывает Правила заместитель первого руководителя фирмы. Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело: учеб.-практ. пособие. - М.: Проспект, 2007. - С. 232.

Правила утверждаются первым руководителем после консультаций с представительными органами работников. Они могут быть приложением к коллективному договору.

Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре фирмы и имеет следующие разделы содержательной части: общие положения; цель и основные задачи; функции; права и обязанности руководителя подразделения; ответственность руководителя; взаимоотношения, связи; организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию и под контролем заместителя первого руководителя фирмы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководителя (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается первым руководителем фирмы. Изменения в положение вносятся приказом. В некрупных фирмах направления ее деятельности (функции) регламентируются соответствующими должностными инструкциями сотрудников.

Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, заместителем первого руководителя предприятия, курирующим подразделение. Инструкции составляются на всех сотрудников фирмы. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Омега-Л, 2007. - С. 53.

Содержание инструкции должно соответствовать реальной работе сотрудника, поэтому требует регулярного корректирования. Изменения, вносимые в инструкцию, утверждаются приказом. По аналогии с зарубежной практикой выполнение функций, не включенных в должностную инструкцию сотрудника, подлежит дополнительной оплате. Распределение функций между руководителями фирмы закрепляется соответствующей схемой (матрицей полномочий), утверждаемой первым руководителем фирмы.

Другие организационно-правовые документы могут иметь упрощенную методику составления и основываться на аналогах, используемых в других фирмах.

4 Персональная документация

Комплекс персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

· документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т. д. (паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, направление на работу, листок нетрудоспособности (больничный лист), медицинская справка, повестка военкомата и др.);

· документы, выдаваемые работникам фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда -- резюме), характеристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение, почетная грамота и др.;

· документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяснительные записки и др.;

· служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным вопросам, связанным с конкретным работником, докладные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, комитетов, коллегий, ученых и художественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы.

Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными документами и государственными стандартами.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, фирме, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках.

Форма трудовой книжки и порядок ее ведения установлены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225утвеждены формы трудовой книжки и вкладыша в нее, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, кроме того, дано поручение Министерству здравоохранения и социального развития РФ утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек. В настоящее время Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69, действует в части, не противоречащей новой редакции Трудового кодекса РФ. Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство: практич. пособие. - М.: Контракт, 2008. - С. 181-182.

Ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложена на первого руководителя фирмы, который должен приказом назначить специально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное выполнение этой функции. В фирмах таким лицом часто является секретарь-референт.

Процесс приобретения гражданином права на получение тех или иных персональных документов (кроме трудовой книжки) регламентируется не трудовыми, а иными нормами права и обеспечивается самостоятельными специфическими комплексами (системами) документации, которые по сути являются ответвлениями от кадровой информационно-документационной системы. Например: документация по получению гражданином среднего и высшего образования, рабочей профессии, документация по присуждению ученых степеней и присвоению ученых званий, документация по прохождению воинской службы, документация по повышению квалификации рабочих и служащих, получению ими смежных профессий, переподготовке специалистов в связи с сокращением штатов и т. д.

Документы об образовании, профессии могут выдаваться также негосударственными учебными организациями, имеющими государственную лицензию на выдачу подобных документов.

5 Договорная документация

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнерства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом договоре. При какой-либо недоговоренности в этих отношениях в ходе переговоров составляется протокол разногласий.

Соглашение -- правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор -- правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации, фирме и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определяется сторонами. В договоре, например, закрепляются обязанности работодателя по поводу обеспечения необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблюдения трудового законодательства, защиты конфиденциальной информации и т. п. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором работник обязуется выполнять определенную этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной должности, специальности, профессии), соблюдать действующие в фирме правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового Договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Трудовой договор может иметь типовое или индивидуальное содержание и вступает в силу с момента его подписания работником и работодателем, если иное не оговорено в самом договоре. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, то трудовой договор аннулируется путем издания соответствующего приказа. Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. - СПб.: Питер, 2009. - С. 17.

6 Распорядительная документация

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой. Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая документация входит составной частью в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). В соответствии с требованиями этой системы регламентируется состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа.

Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении неочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Калачева С.А. Как оформить приказ. - М.: Книга сервис, 2006. - С. 6.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, ученые и другие документы.

Приказы составляются совместно секретарем-референтом и заинтересованными структурными подразделениями фирмы. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза секретаря-референта и заместителя руководителя, отвечающего за общие вопросы организации работы фирмы. Приказ подписывается первым руководителем.

В приказе по личному составу нет вводной части и слова «Приказываю». Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т. д.

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т. д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц, то называется сводным.

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по Личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки кадровой информации.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.

К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ, например: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), письмо другой фирмы, организации с просьбой о переводе сотрудника), свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и др. Ниже пункта пишется: «Основание:» и затем наименование документа с указанием его даты. Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело: учеб.-практ. пособие. - М.: Проспект, 2007. - С. 236.

Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее следует роспись лица, дата ознакомления. Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами.

В пункте приказа требуется четко указывать юридически ценные сведения, например сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом согласно действующему штатному расписанию» или «разряду ... ЕТС». Пункты приказа должны формулироваться в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа: распорядительное действие, фамилия, имя, отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа, обязательные условия. В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т. п. (срок хранения 75 лет).

Индивидуальный характер всегда имеют приказы о поощрениях и взысканиях. Они содержат также водную часть.

Составление текстовых традиционных приказов по личному составу, даже простых по структуре, сопровождается значительными трудозатратами за счет необходимости обработки множества дополнительных документов (заявлений, докладных и служебных записок, листов согласования, листов медицинского осмотра и т. д.).

Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т. е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

Следовательно, любой приказ по личному составу как вид документа может быть отнесен одновременно не только к УСОРД, но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.

7 Унифицированные формы приказов по личному составу

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда -- на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

6 апреля 2001 г. Госкомстат России постановлением № 26 утвердил следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров: Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело: учеб.-практ. пособие. - М.: Проспект, 2007. - С. 237.

· приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);

· приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);

· личная карточка работника (форма № Т-2);

· личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);

· учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);

· приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);

· приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);

· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);

· приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

· приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);

· приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);

· приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);

· командировочное удостоверение (форма № Т-10);

· служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

· приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);

· приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).

Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную форму и заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и росписи руководителя.

Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся секретарем-референтом в соответствии с инструкцией по документационному обеспечению деятельности фирмы (делопроизводству) и отдельно от приказов по основной деятельности.

Приказы регистрируются в традиционной или электронной карточке. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан. Далее указывается рассылка приказа и сведения о включении подлинника приказа, всех приложений и оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под роспись ответственного лица.

К номеру приказа добавляется буква «К» -- прием, увольнение и т. п., «КМ» -- о командировках, «КО» -- отпуска, «КП» -- о поощрениях и т. д.

Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре приказа, находящемся у референта. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа.

Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

8 Учетная документация

Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) производные (вторичные) учетные документы.

Первичные учетные документы содержат исходную информацию, заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, машиноориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в том числе электронные, форма (шаблон) которых заполняется на дисплее.

К исходным учетным документам относится также личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. В эту подгруппу входят традиционные и электронные документы-корректировки для внесения текущих изменений в массив (картотечный или машинный) учетных данных. Сюда же входят различные формы специализированных анкет.

Производные учетные формы носят ярко выраженный вторичный (повторный) характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам.

Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением учетного документа или запроса. Одновременно в автоматизированном режиме могут производиться необходимые расчеты и составляться графики, диаграммы и т. п.

В подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и № Т-2ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т. п., имеющие форму традиционных и электронных документов. Иногда в отделах кадров ведутся журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (алфавиты, указательные списки, книги учета и т. п.). Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. Пособие. - М.: Проспект. - С. 175.

Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учетные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включенной в них информацией.

9 Документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Комплекс документации по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы:

· табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

· табель использования рабочего времени (форма № Т-13);

· расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);

· расчетная ведомость (форма № Т-51);

· платежная ведомость (форма № Т-53);

· журнал регистрации платежный ведомостей (форма № Т-53а);

· лицевой счет (форма № Т-54);

· лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);

· записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);

· записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);

· акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

10 Отчетная и отчетно-справочная документация

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью предоставления ее адресатам (годовой, полугодовой, квартальной и т. п.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это прежде всего отчетная документация, представляемая в органы статистики, финансовые и налоговые органы.

Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой -- с учетными документами. Массивы плановых, учетных и отчетных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимости и единстве трактовки (понимания). Отчетные массивы информации являются основой для формирования плановых заданий (инициативных или по достигнутым результатам).

В работе кадровых подразделений (служб персонала) значительное место занимает так называемая внутренняя отчетно-справочная (справочная) документация (справки, сводки, перечни и т. п.), необходимая руководству фирмы или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40--50 переменных наименований.

Как правило, требования на информацию внутри фирмы не имеют заранее разработанной формы и отличаются непериодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей (не менее 7--10 показателей в каждом запросе), индивидуальной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как сводного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работникам.

Заключение

Следовательно, комплексы документов, сопровождающих кадровую работу в фирмах, характеризуются достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей -- персональных данных.

Конечной целью деятельности кадровых служб является обеспечение его наивысшей эффективности, предполагающей, с одной стороны, своевременное, полное и точное выполнение должностными лицами предприятия требований соответствующих нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и организационно-методических документов, а также положений локальных актов предприятия по вопросам кадровой службы и управления персоналом, а, с другой стороны, сокращение материальных затрат и сроков, требуемых для принятия и реализации решений по управлению документацией, документированию деятельности работников предприятия и службы персонала.

Используемая литература

1. Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. - СПб.: Питер, 2009. - 224 с.

2. Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело: учеб.-практ. пособие. - М.: Проспект, 2007. - 608 с.

3. Калачева С.А. Как оформить приказ. - М.: Книга сервис, 2006. - 80 с.

4. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с.

5. Орловский Ю.П. Кадровое делопроизводство: практич. пособие. - М.: Контракт, 2008. - 239 с.

6. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. Пособие. - М.: Проспект, 2008. - 384 с.