Понятие организации и ее жизненный цикл

9

Министерство образования и науки РФ

Федеральное агентство по образованию ГОУ ВПО

Кафедра менеджмента

Контрольная работа

По курсу «Теория организации»

Краснодар, 2009

План работы:

1. Понятия «организация» и «система», в чем их общность

2. Жизненный цикл организации, стадия спада

3. Практический вопрос

Список использованной литературы

1. Понятия «организация» и «система», в чем их общность

Основой теории организации является теория систем. Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит вклад в характеристики целого. Признаки системы: множество элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, структура и иерархичность, относительная самостоятельность, четко выраженное управление.

С понятием системы связана широта подхода при анализе и синтезе различных организационных образований. Речь идет о системном, комплексном и аспектном подходах. Системный подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений. Комплексный подход требует составления приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных элементов. Аспектный подход учитывает отдельные ключевые элементы при анализе и синтезе оргобразований.

Именно поэтому можно утверждать то, что организация - это та же система. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем является внутреннее соотношение между частями. В курсе теории организации как раз и рассматриваются такие системы, как организации. Исходя из этого, часто эти два понятия приравниваются друг к другу. Проанализируем общность «системы» и «организации».

Свойства систем:

Ш система стремится сохранить свою структуру (это свойство основано на объективном законе организации- законе самосохранения);

Ш система имеет потребность в управлении (как и любая организация);.

Существуют закрытые и открытые системы.

Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.

Открытая система признает динамичное взаимодействие с окружающей средой, т.к. они зависимы от внешней среды как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей.

Это также характерно и для организаций. Нельзя представить организацию без границ, т.к. они показывают, где начинаются и заканчиваются системы, и подсистемы постоянно получают информацию от внешнего окружения через обратную связь. Это позволяет им корректировать свои действия, принимать решения. Границы могут быть физическими и психологическими. Поскольку закрытая система не получает энергию и ресурсы из внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличии от нее открытая система может реконструировать сама себя, поддерживать структуру, избегать ликвидации и даже вырасти, т.к. получает энергию из вне.

Степень разграничения открытой и закрытой системы может быть различной, т.е. может быть переход от одной системы к другой. Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. В отношении организации это можно проследить на взаимосвязи организаций с внешней средой (рис. 1).

Рис. 1. Взаимосвязь организации с внешней средой

Организация должна реагировать на изменения внешней среды. Организация взаимодействует с внешней средой, должна приспосабливаться к изменениям в ней, чтобы нормально функционировать, и в силу этого должна рассматриваться как «открытая система». Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды. Любая организация является открытой системой, так как всегда зависит от внешней среды.

С точки зрения системного подхода, организация как открытая система - это механизм преобразования входной информации или ресурсов в конечную продукцию (в соответствии со своими целями). Основные разновидности ресурсов входа: материалы, оборудование, капитал, рабочая сила.

Организации, как системы, можно классифицировать следующим образом:

- искусственные и естественные. Искусственные создаются человеком для реализации заданных программ или целей. Естественные создаются природой, человеком для реализации мирового существования.

- детерминированные и стохастические. Детерминированные (предсказуемые) системы функционируют по заранее заданным правилам, с заранее определенным результатом (например, обучение студентов, производство типовой продукции). Стохастические (вероятные) системы характеризуются трудно предсказуемыми входными воздействиями внешней или внутренней среды и выходными результатами (например, предпринимательские фирмы, исследовательские подразделения).

- мягкие и жесткие. Мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям, а вследствие этого - слабой устойчивостью (например, система котировок ценных бумаг, новые организации). Жесткие системы - это обычно авторитарные, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей организации. Они обладают большой устойчивостью к внешним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия.

Кроме того, системы-организации могут быть простыми и сложными, активными и пассивными. Каждая организация должна обладать всеми признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации. Таким образом, системный характер организации - это необходимое условие ее деятельности.

В организации проходят объективные и субъективные процессы. К субъективным относятся процессы, связанные с принятием управленческих решений. К объективным относятся процессы, связанные с действиями законов организации, например, синергии, композиции, пропорциональности, циклические процессы спада-подъема в деятельности организации. Но об этом - в следующем вопросе.

2. Жизненный цикл организации, стадия спада

Организации зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и, в конце концов, прекращают свое существование. Естественно, что организация формируется для осуществления какой-либо цели и ее задача просуществовать как можно дольше во исполнение цели. Цели могут корректироваться в зависимости от изменения внешней и внутренней среды, также как и сама организация.

Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация и насколько выбранный стиль руководства соответствует этому этапу. Один из вариантов деления жизненного цикла организации на соответствующие этапы предусматривает (рис. 2):

- этап предпринимательства. Организация находится в стадии становления. Цели еще нечеткие, творческий процесс протекает свободно. Продвижение к следующему этапу требует обеспечения ресурсами;

- этап коллективности. Развиваются инновационные процессы предыдущего этапа. Формируется миссия. Коммуникации и структура в рамках организации остаются в сущности неформальными;

- этап формализации и управления. Структура стабилизируется, вводятся правила, определяющие процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Вырастает роль высшего руководства, процесс принятия решений становится более взвешенным. Роли уточнены, и выбытие членов организации и вызывает серьезной опасности;

- этап выработки структуры. Организация увеличивает выпуск своих продуктов и расширяет рынок оказания услуг. Руководители выявляют новые возможности развития;

- этап упадка. В результате конкуренции, сокращающегося рынка организация сталкивается с уменьшением спроса на свою продукцию и услуги. Увеличивается потребность в работниках, кто обладает наиболее ценными специальностями.

Рис. 2. Жизненный цикл организации

Жизненный цикл организации часто приравнивают к жизненному циклу товара, однако на самом деле жизненный цикл товара шире (там больше стадий). Стадии, не относящиеся к товару: стадия спада, ликвидации. Рассмотрим более подробно стадию спада.

Итак, как правило, специалисты, несмотря на продолжающиеся дискуссии, сходятся в том, что полный жизненный цикл организации обязательно включает такие стадии, как формирование организации, ее интенсивный рост или «размножение», стабилизацию и кризис (спад). Причем последняя стадия вовсе не обязательно должна завершаться «смертью» или ликвидацией организации. Вполне возможным считается и вариант ее «возрождения» или «преображения».

Стадия спада. Этот этап никогда бы не наступил, если бы руководство организации постоянно сознавало необходимость обновления. Конкуренты неизменно претендуют на долю организации на рынке. Бюрократическая волокита, не всегда обоснованная стратегия, неэффективная система мотиваций, громоздкая система контроля, закрытость к новым идеям - все это, вместе взятое, создает условия для спада. Как показывает практика, очень трудно остановиться и прекратить выполнение непродуктивной работы. В результате организация постепенно начинает распадаться. Она вынуждена либо принять жесткую систему обновления, либо погибнуть как самостоятельная структура, влившись в приобретающую ее корпорацию. Организация откатывается назад, и вновь начинается борьба за ее выживание.

Организация может сохраниться и перейти вновь к следующему циклу развития только в том случае, если она сможет найти новый, привлекательный для потребителя товар, занять новое место на рынке. Если это удалось, то она уже в превращенном виде может вновь пережить стадии формирования, интенсивного роста и стабилизации, которые неизбежно будут сменены новым кризисом. В развитии организации кризисы неизбежны. По данным консультантов по управлению, даже самые консервативные компании, характеризующиеся устойчивым положением на рынке, переживают кризисы (или спад) не реже чем раз в 50--60 лет. Для изменчивых же российских условий этап развития может продолжаться год-полтора, а зачастую и несколько месяцев.

Стадия спада -- самый трудный этап существования организации -- сопровождается мобилизацией ресурсов, поиском путей и способов сопротивления кризису. Вот основные характеристики стадии спада:

1. Спад - прекращение нерентабельного, затратного производства.

2. Ликвидация части производства, продажа с максимальной выгодой, как финансовой, так и психологической.

3. Продажа активов, устранение возможных убытков, в будущем - сокращение работающих.

4. Снижение объёмов, поиск нового продукта и путей оптимизации деятельности.

5. Основное - спасти предприятие. Осуществляются действия по сокращению затрат с целью выжить в ближайшее время и обрести стабильность на длительную перспективу.

6. Гибкость к изменяющимся условиям, ориентация на долгосрочные цели, самоотверженность, готовность переносить временный дискомфорт в условиях и оплате труда.

Главный вывод, который можно здесь сделать: фирма - это реально существующее, но преходящее и «смертное» образование, которое функционирует не просто во времени, но в определенных временных рамках. Эти временные рамки могут «сжиматься» и «растягиваться» в зависимости от конкретного временного интервала (периода), в котором существует определенная фирма (от дней и месяцев до десятков и даже сотен лет).

3. Практический вопрос

Какие есть сильные и слабые стороны у организационной культуры Вашей организации. Какие факторы влияют на формирование организационной культуры.

Выше были рассмотрены вопросы общности организации и системы, а также характеристика жизненного цикла организации. Но возникает вопрос: почему одна организация быстро реагирует на окружающую обстановку и изменения, добивается эффективного функционирования, из стадии спада может возродиться, а другая нет. Дело в том, что эти организации имеют разную культуру.

Культура - это совокупность знаний, ценностей и норм, которыми владеют взаимодействующие лица и совокупность носителей, которые раскрывают эти значения.

Организационная культура - это вид общей культуры, но это особый вид культуры.

Организационная культура - это система общих ценностей, правил и норм поведения, принимаемых членами организации. Это позволяет обеспечить организованность деятельности по реализации миссии и целей организации. Выработка миссии остается вне поля оргкультуры. Оргкультура включает в себя только организационное целеполагание - установление частных целей, связанных с обеспечением миссии организации.

В данном вопросе будут раскрыты сильные и слабые стороны организационной культуры ООО «Медиа-маркт». Эта фирма занимается розничной торговлей бытовой электроникой. Иерархическая структура организации следующая:

Низший уровень - логисты, далее по возрастающей: специалисты отдела продаж, руководитель, руководитель направления, заместитель директора, директор - наивысшее звено управления. Именно между этими участниками и реализуется организационная культура.

Итак, организационная культура ООО «Медиа-маркт» характеризуется следующими чертами:

Сильные стороны организационной культуры:

1. Оргкультура сильная; это проявляется в том, что у всех членов организации возникает большая приверженность организации. Люди знают как себя вести и не испытывают чувства неопределенности.

2. Организация действует исходя из коллективных интересов и коллективных целей, поэтому можно вести речь о коллективистской оргкультуре.

3. Оргкультура целенаправленная - действия всех подсистем скоординированы (результат должен быть достигнут наиболее рациональным способом).

4. В данной организации объективистская культура, которая мало зависит от личностных качеств и культурных позиций отдельных членов. Она содержит единые, разделяемые членами организации ценности и нормы поведения, ясные ориентиры деятельности, возможные варианты реагирования на самые разнообразные изменения окружающей действительности.

Слабые стороны оргкультуры:

1. Оргкультура данной организации статическая, так как основана на жестких поведенческих нормативах, силе традиций. Это объясняется тем, что изначально фирма основана на немецких традициях. База знаний и предметов материальной культуры меняется медленно.

2. Так как оргкультура статическая, то, как следствие, она является пассивной.

3. К слабым сторонам оргкультуры относится и её закрытость, отсутствие культурного обмена с другими организациями.

Итак, на рациональное формирование оргкультуры влияют следующие факторы: соблюдение определенных правил, установленных традициями (в данном случае немецкими), миссия организации (обслуживание население, реализация товаров, пользующихся спросом), управляющий субъект, спускающий все цели и требования сверху.

Список использованной литературы

1. Акулов В.Б., Рудаков М.Н.Теория организации. Учебное пособие. - Петрозаводск: ПетрГУ, 2002.

2. Асаул А.Н. Культура организации - ресурс для развития бизнеса. - М.: Издательство: Гуманистика, 2007.

3. Иванова Т.Ю., Теория организации: Учебное пособие. - СПб., 2004.

4. Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учебное пособие. - М.: ЮНИТИ, 2000.

5. Управление персоналом. Учебник.// Под ред. Базарова Т.Ю. - М., 2001.