Главная Коллекция "Otherreferats" Менеджмент и трудовые отношения Економіка та організація інформаційної діяльності

Економіка та організація інформаційної діяльності

Аналіз управлінської діяльності. Групи працівників офісу та документаційне забезпечення управління. Види інформаційно-аналітичної діяльності. Експертні оцінки у підготовці інформації для прийняття управлінських рішень. Завдання інформаційного менеджера.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид лекция
Язык украинский
Дата добавления 12.11.2010
Размер файла 31,8 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Європейський університет

Кафедра документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності

Економіка та організація інформаційної діяльності

Опорний конспект лекцій

О. М. ЯЦЕНКО

Зміст

Вступ

1. Інформаційне забезпечення управління

1.1 Аналіз видів управлінської діяльності

1.2 Групи працівників офісу

1.3 Документаційне забезпечення управління

2. Види інформаційно-аналітичної діяльності

2.1 Аналітичні дослідження

2.2 Комунікативна політика

2.3 Класифікація оглядово-аналітичної інформації

3. Експертні оцінки у підготовці інформації для прийняття управлінських рішень

3.1 Завдання інформаційного менеджера

3.2 Інформаційне моделювання

Список використаної літератури

Вступ

Розвиток науки і техніки, поява якісно нових інформаційних потреб підвищують роль інформаційного чинника у процесах прийняття управлінських рішень.

Інформаційна діяльність є типом інфраструктурних галузей людської діяльності, питання виникнення і розвитку якої нерозривно пов'язані із процесом розподілу праці. Реальна потреба у діяльності інформаційних служб, функціонально включених до структури підприємств та організацій, широкий спектр інформаційних завдань, які перед ними постають, потребує підготовки спеціалістів інформаційно-управлінського профілю. Тому висвітлення даної теми дуже актуальна, адже інформаційно-аналітична діяльність займає не абияке місце в системі управління.

Метою курсової роботи є розкриття основ інформаційно-аналітичної діяльності як важливого чинника в системі управління, тому що вона допомагає в прийнятті вірних управлінських рішень.

В основній частині даної роботи розкриваються такі питання як :

· Інформаційне забезпечення управління, яке включає в себе аналіз видів управлінської діяльності, групи працівників офісу та документаційне забезпечення управління;

· Види інформаційно-аналітичної діяльності, які розглядають аналітичні дослідження, комунікативну політику і класифікацію оглядово-аналітичної інформації;

· Експертні оцінки в підготовці інформації для прийняття управлінських рішень, в які входять завдання інформаційного менеджера і інформаційне моделювання.

Завданням данної роботи є висвітлення інформаційного забезпечення управління, яке містить в собі аналіз видів управулінської діяльності, виявлення групи працівників офісу, які займаються інформаційним забеспеченням. Також завданям роботи є розкриття видів інформаційно-аналітичної діяльності і експертні оцінки у підготовці інформації для прийнчття управлінських рішень.

Об'єктом дослідження є система управління яка містить в собі всі види діяльності які допомагають роботі даної системи. Адже, Сучасні методи управління інформаційною діяльністю на підприємствах і в організаціях базуються на концепціях інформаційного менеджменту, його основних методах і засобах.

Предметом дослідження є інформаційно-аналітична діяльність як важлива ланка в системі управління. Існують різні види аналітичної діяльності, які допомагають сформулювати і розглянути певні питання.

Дана робота основана на аналізі наукових джерел, в основі яких є науковий посібник Паркинсона С.Н. Рустамджи М.К. “Искусство управления”. Також аналізувалися підручники і посібники які засновані на менеджменті інформаційної діяльності.

Спираючись на ці джерела я спробував проаналізувати і виділити головне що має розкрити роль інформаційно-аналітичної діяльності в системі управління.

1. Інформаційне забезпечення управління

Володіння достовірною і актуальною інформацією поряд з умінням ефективно використовувати адекватні методи її збирання, аналізу і надання є основою успішної діяльності підприємств і організацій будь-якої організаційно-правової форми. Диференціація попиту на всі види інформації - наукову, технічну, економічну, урядову, задоволення зростаючих інформаційних потреб є актуальним завданням у сфері управління. Інтуїтивні дії у цій сфері, відсутність інформаційної політики підприємства можуть призвести до неадекватних рішень і відчутних фінансових витрат.

Однією з особливостей управлінської праці є постійна необхідність прийняття рішень в умовах дефіциту часу. Процес вироблення і прийняття рішень у системі управління по суті є інформаційним процесом. Рішення - це "згусток" інформації, спеціально зібраної, проаналізованої і опрацьованої суб'єктом управління. Рішення інформаційне за своєю сутністю, причому являє собою констатацію нинішнього стану системи, синтез інформації про сьогоднішній день з інформацією про майбутнє, яке виражене у меті, поставленій перед системою. Управління, як процес планування, організації, мотивації і контролю, передбачає наявність і єдність двох підсистем керованої і керівної. Взаємодія об'єкта і суб'єкта управління - це перш за все інформаційна взаємодія. Завдяки обміну інформацією між суб'єктом і об'єктом управління система виробляє команди управління для підтримання своєї життєдіяльності і виконання поставлених перед нею цілей та потребує зворотного зв'язку - надходження інформації про результати.

Тільки систематизована інформація дає можливість визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще проінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення.

Суб'єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об'єкту управління, оформлюючи інформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень, Інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень та ін.). Часто для ефективного результату в процесі управління необхідна як усна, так і письмова взаємодія між суб'єктом і об'єктом, однак для більшості процесів управління важлива наявність інформації, закріпленої на матеріальному носії.

Таким чином, результат управління залежить від того, Наскільки продумано, систематично і професійно відбувається інформаційна взаємодія між суб'єктом і об'єктом управління.[12]

1.1 Аналіз видів управлінської діяльності

Дозволяє визначити завдання, вирішувані в організації, і виконавців цих завдань. За ступенем інтелектуальності і складності завдання можна класифікувати:

Перший клас - найбільш прості завдання, які складаються з формалізованих процедур і виконання яких, крім витрат часу, не становить ніякої складності для виконавців. Ці завдання стандартизуються і програмуються. До них відносяться контроль і облік, оформлення документів, їх тиражування, розсилку та ін. Такі завдання вирішуються практично всіма автоматизованими інформаційними системами.

Завдання цього класу, якщо вони використовуються для прийняття рішень, називаються завданнями прийняття рішень и умовах повної визначеності. При цьому випадкові і невизначні і чинники відсутні.

Другий клас більш складні завдання: прийняття рішень в умовах ризику

Третій клас завдань становлять слабко структуровані завдання, які містять невідомі або невимірювані компоненти (кількісно не оцінювані). Для цих завдань характерна відсутність методів розв'язання на основі безпосереднього опрацювання даних. Постановка завдань базується на прийнятті рішень в умовах неповної інформації. У ряді випадків на основі теорії нечітких множин і застосувань цієї теорії вдається побудувати формальні схеми рішення.

Четвертий клас завдань становлять завдання прийняття рішень в умовах протидії або конфлікту (наприклад, необхідно враховувати наявність активно діючих конкурентів). У завданнях цього класу можуть бути наявні випадкові чинники, для яких невідомі закони їх впливу. Постановка і вирішення таких завдань можливі (але не завжди) методами теорії ймовірностей, нечітких множин і теорії ігор.

П'ятий клас - найбільш складні завдання прийняття рішень, які характеризуються відсутністю можливості формалізації через високий ступінь невизначеності. До таких завдань відноситься більшість проблем прогнозування, перспективного планування.

1.2 Групи працівників офісу

Перша група - керівники (генеральні директори, головні адміністратори, виконавчі директори, начальники відділів), які виконують, як правило, завдання четвертого і п'ятого класів. Творчий елемент їх роботи максимальний, а рутинний зміст мінімальний. Ці працівники несуть найбільшу відповідальність за прийняття рішень і є основними користувачами узагальнених інформаційних ресурсів організації.

Основна форма діяльності керівника - ділове спілкування. Для керівника характерний такий розподіл часу протягом дня: ділові контакти - 47%, робота з документами - 29%, телефонні переговори - 9%, відрядження (поїздки) - 6%, аналіз проблем і прийняття рішень - 4%, інше - 5%.

Технологія діяльності керівника характеризується такими особливостями:

- при централізації прийняття рішень різко збільшуються обсяги інформації, зменшується час на обдумування і аналіз, зростає складність комплексного врахування всіх даних;

- виникає значна частка поточних завдань, які не дозволяють зосередити увагу на стратегічних цілях;

- не враховується роль організаційної поведінки, вплив нинішнього середовища і психологічних аспектів прийняття рішення;

- переважають проблеми, обумовлені звичками, досвідом, традиціями й іншими обставинами;

- при прийнятті рішень керівник не завжди у змозі описати і навіть уявити по можливості повну модель ситуації, а керується лише певними уявленнями про неї;

- діяльність керівника значною мірою залежить від стилю керівництва, від ступеня знань причин і наслідків, ясності ухилення взаємозв'язків обсягу наявної інформації.

Другу групу становлять спеціалісти, які виконують завдання другого й третього класів і формують інтелектуальний базис установи. Для спеціалістів характерний такий розподіл часу протягом робочого дня: ділові контакти - 23%, робота з документами - 42%, телефонні переговори - 17%, аналітична робота - 12%, інше-6%.

Третя група - технічні працівники, які виконують всю мину роботу (завдання першого класу). Робота цих працівники) регламентована, але не потребує розуміння змісту інформації. До цієї ж групи належать працівники, які мають суто виробничі навички (друкарки, оператори). Основний критерій продуктивності їх роботи - оперативність і своєчасність опрацювання без збоїв і помилок. Найбільш поліфункціональними працівниками є секретарі. Вони готують листи, накази, розпорядження та інші документи, копіюють і розсилають документи, ведуть файли документів, здійснюють телефонні контакти, планують зустрічі і поїздки, організовують "календарі" своїх керівників.

Для цієї групи працівників характерний такий розподіл часу: робота з документами - 69%, телефонні переговори - 20%, ведення обліку - 6%, інше - 5%.[16]

1.3 Документаційне забезпечення управління

Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають:

- опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні, так і звичайні), написання звітів, циркулярів та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми;

- збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад звітності за певні періоди часу за різними підрозділами або організаціями, яка задовольняє різні критерії відбору;

- збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації.

Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв'язки, які дозволяють обмінюватись інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований.[9]

Специфіка інформаційного менеджменту в системі управління вимагає системного підходу не тільки до аналізу первинної інформації, а й до її узагальнення у відповідності з циклічністю фаз (етапів) управлінського рішення, структурою органів управління, попереднім досвідом розв'язання проблемних ситуацій та ін.

Діяльність пов'язана з проведенням таких видів робіт:

Виявлення кола управлінських завдань, які розв'язуються як на рівні всієї організації, так і в кожному з її підрозділів.

Оцінка значущості окремих напрямів діяльності організації на певних етапах її розвитку.

Уточнення складу і структури інформаційних матеріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.

Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації. Через органи управління проходить велика за обсягом, різноманітністю і динамікою інформація. Одна її частина має безпосередньо управлінський характер, інша виражає взаємозв'язки державного апарату із суспільством, з його численними проявами і потребами, інтересами громадян. Інформацію, яка циркулює в органах державної влади, можна визначити як соціально-управлінську інформацію. Будь-який вид виробничо-економічної діяльності ґрунтується на відповідному інформаційному забезпеченні, в тому числі економічною і, науково-технічною, оглядово-аналітичною, фактографічною та іншою інформацією.

У загальному обсязі інформації, яка циркулює у складних суспільних системах, відрізняють інформацію безпосереднього управління й інформацію розвитку системи . Під інформацією безпосереднього управління розуміють відомості, які циркулюють по каналах конкретної системи і використовуються для вирішення завдань, які стоять перед цією системою. Під інформацією розвитку системи розуміють відомості, що містять результати науково-технічних досягнень, які можуть бути використані для докорінної перебудови системи. Умовність цього поділу підтверджується конвергенцією на практиці зазначених видів діяльності, що викликано спільною структурою діяльності - об'єктом (документно-інформаційним ресурсом), технологією та іншими структурними компонентами. Виходячи з цього умовного поділу, діяльність спеціалістів у галузі документно-інформаційних ресурсів можна поділити на діяльність у галузі документаційного забезпечення системи управління або документування упоавлінської діяльності і діяльність у галузі інформаційно-аналітичного забезпечення ,які разом є складовими інформаційного забезпечення діяльності підприємства.

Управлінську інформацію можна умовно поділити на три критерії:

інформація стратегічного планування дозволяє вищому керівництву приймати рішення із встановлення довготермінових цілей, накопичення ресурсів для досягнення цих цілей і формулювати політику їх досягнення ;

контрольна управлінська інформація використовується менеджерами середнього рівня для координації різних підконтрольних їм дій, приведення ресурсів у відповідність із завданнями і розробки оперативних планів;

* оперативна інформація допомагає виконувати звичайні повсякденні операції, розрахунок заробітної платні і фінансові рахунки та ін.

Ефективність будь-якої інформаційної системи значною мірою залежить від якості інформації, яка до неї вводиться. Необхідний рівень якості забезпечується шляхом фільтрації потоку інформації.[8]

2. Види інформаційно-аналітичної діяльності

У системі управління існує значна кількість проблем, що характеризуються інформаційною відкритістю і невизначеністю міжпроблемної галузі, унікальністю кожної ситуації, високими вимогами до оперативності прийняття рішень за умови фрагментованості та суперечливості інформації і потребують інформаційно-аналітичного забезпечення.

До аналітичної діяльності відносять ті процедури і процеси інтелектуальної діяльності, які мають ознаки творчості, породжують нову інформацію, дозволяють виявляти нові проблеми або їх аспекти, пропонувати нетрадиційні способи їх вирішення.

Зростає інтерес управлінських структур до методів і засобів аналітичної роботи, посилюється роль різних видів експертизи (правової, фінансової, макроекономічної, міжнародної, науково-технічної та ін.).

Надання особі, що приймає рішення, аналітичного продукту, який є не просто впорядкованим набором окремих фрагментів проблемної галузі, а цілісною картиною, що відображає об'єкт управління у зручному для сприйняття ракурсі, містить пропозиції варіантів альтернативної поведінки і можливих наслідків, дає можливість сприймати об'єкт у його динаміці.

Інформаційно-аналітична діяльність характерна перш за все для політичних, економічних досліджень з метою прийняття рішень у сфері управління. Інформаційно-аналітичні служби органів влади і управління покликані моделювати соціологічні аспекти, здійснювати прогнозування політичних конфліктів, результатів голосування, здійснювати аналітичний моніторинг не тільки явних поточних проблем, а й виявляти проблемні ситуації, проводити ситуаційний аналіз та вирішувати інші завдання соціального, політичного, фінансового, екологічного моніторингу.

2.1 Аналітичні дослідження

Розрізняють моніторингові, ініційовані і кумулятивні аналітичні дослідження .

1. Моніторингові дослідження призначені для довготермінового аналітичного спостереження за розвитком певної ситуації з метою забезпечення можливості апріорного синтезу управлінських рішень, які мають профілактичний або застережний характер.

Моніторинг - безперервне спостерігання за станом оточуючого середовища і управління ним шляхом своєчасного інформування про можливості настання несприятливих, критичних або неприпустимих ситуацій.

Моніторингові дослідження передбачають одержання статистичних або змістовних показників, які характеризують об'єкт спостереження і які можна виміряти. Система спостережень будується на фіксації дискретних кількісних характеристик об'єкта спостереження, накопичуванні цих відомостей і на можливості шляхом інтелектуальної інтерпретації одержаних відомостей зробити висновки про якісний стан об'єкта. Моніторинг ґрунтується на спостереженні типових рис у поведінці об'єктів спостереження і на своєчасній фіксації на їх фоні різних відхилень від норми.

Інформаційно-аналітичний моніторинг - вид інформаційної діяльності, пов'язаний з процесами аналізу, синтезу інформації із застосуванням методів моделювання, експертного оцінювання, діагностики і прогнозування, що реалізуються у режимах постійного збирання інформації з традиційних і нетрадиційних джерел з метою регулярного інформаційного забезпечення користувачів.[17]

Моніторингові аналітичні дослідження, як правило, регламентуються етапами обробки інформації, обраною тематикою і фіксованим переліком джерел. Головне в моніторингових дослідженнях - чітка орієнтація на конкретну постановку і; ждання і цілеспрямовану змістовну обробку інформації.

2. Ініційовані аналітичні дослідження проводяться за раніше незапланованими дорученнями керівництва або в результаті виявлення при проведенні моніторингових досліджень нових проблемних ситуацій.

Ініційовані дослідження вирізняються істотним впливом показників невизначеності цілей і суб'єктивності критеріїв оцінки рішень, які приймаються. Важливе значення в цьому процесі надається виявленню індикаторів, формальних характеристик, кількісних показників, які відображають аналітичну ситуації. Це завдання передбачає вивчення вітчизняного і зарубіжного досвіду вибору інформаційних індикаторів, наявні державні і комерційні джерела інформації, оцінку взаємозалежності значень покажчиків з урахуванням динаміки в часі та ін. Для виявлення і формулювання характеристик досліджуваної ситуації необхідно забезпечити аналіз і оцінку альтернативних характеристик ситуації з рахуванням їх суб'єктивно-інтуїтивних оцінок експертами -аналітиками.

3. Кумулятивні дослідження характеризуються високими вимогами до оперативності їх проведення, використанням методів опрацювання експертної інформації.

Кумулятивні дослідження проводяться на основі ситуаційної обробки інформації групами керівників або експертів-аналітиків. У цих дослідженнях широко застосовується методологія групових експертних процедур (метод "комісій", метод "мозкової атаки", метод "ситуаційного аналізу", процедура "Дельфі" та ін.).

Одним із видів інформаційно-аналітичного моніторингу є комунікативний аудит, який передбачає вивчення повідомлень про фірму і повідомлень, розповсюджуваних від імені фірми, і здійснюваний для визначення результативності комунікативної політики, яка проводиться організацією.

2.2 Комунікативна політика

Поняття "комунікативна політика" може застосовуватись у таких значеннях:

1.Перспективний курс дій підприємства і наявність у нього обґрунтованої стратегії використання комплексу комунікативних (комунікаційних) засобів взаємодії з усіма суб'єктами маркетингової системи, яка забезпечує стабільну й ефективну діяльність з формування попиту і просування товарів та послуг на ринок.

2. Комплекс заходів із забезпечення ефективної взаємодії бізнес-партнерів, організації реклами, методів стимулювання збуту і зв'язків із громадськістю.

Бізнес, як сфера інформаційної діяльності, є предметною галуззю з притаманними тільки їй завданнями, джерелами і каналами одержання інформації, з новою понятійною парадигмою, пов'язаною із певною структурою управління діяльністю, її цілями і критеріями. Сфера підприємництва потребує осмислення нових підходів до інформаційної діяльності, вироблення адекватних форм і методів її забезпечення та підготовки кадрів, які володіють цими підходами, формами і методами.

Система інформаційного забезпечення управління ефективно функціонує за таких умов:

спеціальна підготовка спеціалістів широкого профілю,які добре обізнані з відповідною тематикою і завданнями, що стоять перед організацією;

чітке визначення методів, форм і видів інформаційного обслуговування для забезпечення його оперативності і компактності. Інформаційне забезпечення управління і бізнесу включає:

¦ пошук і оцінку ідей, гіпотез, рішень;

* виявлення і опис проблем, тенденцій, альтернатив, конфліктних і надзвичайних ситуацій;

- багатокритеріальний аналіз даних і оцінка складних об'єктів;

інформаційне моделювання проблем і вибір методів їх вирішення;

формування системи критеріїв і оцінок, інформаційна експертиза планів, програм, наукових і конструкторських сліджень, проектних робіт;

оцінка і впровадження науково-технічних досягнень і
передового досвіду конкуруючих організацій;

збирання й аналіз даних про партнерів і конкурентів;

2.3 Класифікація оглядово-аналітичної інформації

Оглядово-аналітична діяльність - один із найважливіших напрямків інформаційного забезпечення користувача. Основні її цілі:

¦ підготовка інформації для прийняття рішень;

оцінка рівня здійснюваних досліджень;

забезпечення фахівців галузі необхідною інформацією, в тому числі фактографічною;

¦ ознайомлення фахівців і керівників з досягненнями у інших галузях господарства, науки та техніки;

* інформаційне опанування планів соціально-економічного та науково-технічного розвитку держави, галузі, організації, фірми тощо.

Основні засоби для досягнення цих цілей: підготовка оглядових документів, аналітичних довідок, доповідей тощо.

Огляд - науково-технічний документ, який містить одержану на основі аналізу, систематизації й узагальнення відомостей із першоджерел концентровану інформацію про попередній та сучасний стан або тенденції розвитку проблеми (включаючи комплексні проблеми) предмета.

Підготовка оглядової інформації ґрунтується на процесі переробки документальних джерел, який включає:

витяг із документів і систематизацію відомостей із численних даних, які характеризують стан об'єкта (предмета, теми);

оцінку новизни, доцільності, взаємозалежності даних, їх доповнення й уточнення змісту;

логічне перетворення здобутих і перевірених даних, їх систематизацію для здобуття нової інформації про стан конкретної галузі, тобто знання досягнутого рівня, тенденцій і перспектив розвитку.

Поділ оглядів може бути виконаний за трьома взаємопов'язаними основами:

Глибина аналізу змісту першоджерел.

Цільове призначення огляду.

Форма подання оглядів, яка відображає оперативність
інформації.[6]

За першою основою поділу виділяють:

Бібліографічний огляд - вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер та призначення науково-технічних видань і документів.

Реферативний огляд - вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані й узагальнені відомості про стан і основні тенденції розвитку проблеми, предмета.

Аналітичний огляд - первинний документ, одержаний у результаті всебічного аналізу відомостей з першоджерел, містить якісно нову інформацію, тобто аргументовану авторську оцінку стану, тенденцій розвитку розглядуваної проблеми, предмета і, за необхідності, обґрунтовані рекомендації щодо їх рішення.

Для подальшого поділу цих типів оглядів використовується друга основа поділу - їх цільове призначення.

1. Бібліографічні огляди поділяються на такі види:

а) Огляд нових надходжень - вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер і призначення найбільш цінних публікацій, а також бібліографічні описи всіх науково-технічних матеріалів, одержаних за останній період (рік, квартал, місяць).

б) Огляд рекомендаційної літератури - вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про фактор і призначення науково-технічних публікацій,

в) Джерелознавчий огляд - вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер, призначення і тематику первинних науково-технічних видань і проблеми, предмета.

г) Огляд інформаційних видань - вторинний документ, який містить систематизовані й узагальнені відомості про характер,
призначення і тематику інформаційних видань (реферативних журналів, бібліографічних покажчиків та ін.) з проблеми предмета.

2. Реферативні огляди поділяються на такі види:

а) Науково-технічний реферативний огляд - вторинний документ, який містить одержані з першоджерел узагальнені відомості про стан і основні тенденції.

Вважається первинним, оскільки при підготовці аналітичного огляду тестуються методи науково-дослідної діяльності: аналіз, співставлення.

б) Виробничо-технологічний реферативний огляд - вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані відомості про стан і основні тенденції розвитку виробничо-технологічних розробок проблеми, предмета.

в) Техніко-економічний реферативний огляд - вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані й узагальнені відомості про стан і основні тенденції розвитку техніко-економічних розробок проблеми, предмета.

г) Комплексний реферативний огляд - вторинний документ, який містить одержані з першоджерел систематизовані й узагальнені відомості про стан і тенденції розвитку теоретичних, експериментальних, виробничо-технологічних і техніко-економічних аспектів розробок проблеми, предмета.

3. Аналітичні огляди поділяються на такі види:

а) Науково-технічний аналітичний огляд - первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з перш джерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку теоретичних, експериментальних аспектів проблеми, предмета і, за необхідності, обґрунтовані рекомендації з їх практичного використання.

б) Виробничо-технологічний аналітичний огляд - первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з перш джерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку виробничо-технологічних аспектів предмета, проблеми і, за необхідності, обґрунтовані рекомендації з їх практичного використання.

в) Техніко-економічний аналітичний огляд - первинний документ, який містить на основі відомостей, одержаних з першо джерел, аргументовану авторську оцінку стану і тенденцій розвитку розробок техніко-економічних аспектів проблеми, предмета.

3. Експертні оцінки у підготовці інформації для прийняття управлінських рішень

В основі здатності до вирішення різноманітних завдань інформаційної діяльності лежать складні міжпредметні знання, уміння і навички. Однією з важливих функцій, яку реалізують спеціалісти з управління інформаційними потоками, є функція експерта в галузі документальних джерел інформації і функція когнітолога - організатора експертиз для формалізації процедур збирання й аналізу думок спеціалістів у форму, найбільш зручну для підготовки обґрунтованих рішень на всіх етапах управлінського циклу - аналізі проблемних ситуацій, прогностичних дослідженнях, аналізі існуючих рішень та ін.

У практиці управління зустрічається значна кількість завдань, на які складно отримати точні відповіді. Це пов'язано, в першу чергу, з невизначеністю, обумовленою випадковою поведінкою елементів тієї чи іншої системи, а також обмеженим знанням про об'єкт управління. Для одержання повніших знань про досліджуваний об'єкт необхідний більший обсяг інформації, яка часто має якісний характер і не піддається кількісним вимірюванням.

Тому при прогнозуванні, розробці проектів і виборі програми напряму розвитку системи, оцінки якості продукції, роботи підприємства й організації та інших завдань все ширше застосовуються методи експертних оцінювань (експертні методи), які допомагають формалізувати процедури збирання й аналізу думок спеціалістів і перетворити одержану інформацію у форму, найбільш зручну для підготовки обґрунтованих рішень.

Спеціалісти, які готують інформацію для прийняття управлінських рішень, повинні надати її у вигляді цілісної картини, яка відображає об'єкт управління у зручному для прийняття ракурсі, містить пропозиції варіантів альтернативної поведінки і можливих наслідків, дає можливість сприймати об'єкт у його динаміці.

Основними етапами цього процесу є:

побудова інформаційної моделі досліджуваного об'єкта;

розробка системи якісного аналізу інформації;

розробка інформаційної моделі розвитку об'єкта;

- визначення тенденцій і перспектив розвитку досліджуваного об'єкта.

Працівники, що займаються інформаційним забезпеченням осіб, які приймають рішення, повинні вчасно помітити виникнення проблемної ситуації, мають бути висококваліфікованими спеціалістами в галузі науки управління, володіти методами прогностичних досліджень.[14]

3.1 Завдання інформаційного менеджера

Фактографічною і концептуальною інформацією, особливо порівняльного і прогнозного характеру щодо стану, тенденцій і перспектив розвитку певної предметної галузі.

В умовах існування значної кількості різноманітних 111 формаційних джерел і масивів інформації перед спеціалістом виникає завдання визначення відносної цінності різних джерел інформації з точки зору їх використання у діючих системах інформаційного забезпечення. За допомогою логічного аналізу існуючої інформації, систематизованої у вигляді інформаційного поля, тобто аналізу сукупного змісту документального потоку, який передбачає знання джерел інформації, навички інформаційного пошуку тощо, спеціаліст може одержати необхідну інформацію для забезпечення інформаційних потреб користувачів, але успішність діяльності інформаційного (її спеціаліста у виконанні цих завдань залежить від того, наскільки мін, власне, сам є компетентним експертом, зокрема в галузі ні і використання інформаційних джерел, визначення інформаційних потреб користувачів інформації.

Виступаючи як експерт у відповідній галузі, інформаційний менеджер для виконання ряду професійних завдань залучає до співпраці експертів з інших галузей, зокрема, проводить експертні опитування при визначенні інформаційних потреб користувачів, при розробці і реалізації проекту впровадження комп'ютерної інформаційної системи підприємства з метою визначення вимог користувачів до інформаційної системи, експертне опитування постачальників апаратного і програмного забезпечення комп'ютерних систем та для вирішення широкого спектра інших завдань управління інформаційною діяльністю.

При реалізації експертного підходу здійснюється змістовна постановка експертних завдань, формуються експертні групи, обираються відповідні методи оцінки й аналізу думок експертів. У процесі організації і проведення опитування виявляється узгодженість думок експертів і виробляється групова думка.

Основне завдання спеціаліста, який виступає в професійній ролі когнітолога, полягає в тому, щоб зробити загальнодоступним те знання, яким неусвідомлено володіє і користується експерт-спеціаліст.

Оцінити точність і побудувати графіки:

- свого прогнозу відносно оцінки експертів-професіоналів;

- свого прогнозу відносно оцінки групи студентів-експертів.

3.2 Інформаційне моделювання

Діяльність будь-якого підприємства можна представити як безперервну зміну стану фізичних та інтелектуальних об'єктів, що мають відношення до підприємства, таких як співробітники, засоби виробництва, продукція, ідеї, фінанси та ін. Для ефективного управління цим процесом кожна зміна того чи іншого об'єкта повинна мати своє документальне відображення. Таким відображенням слугують особові справи співробітників, звіти, рекламна продукція, службові записки та ін. їх сукупність назвемо інформаційною сферою підприємства. Рух інформації (наприклад, документообіг) і зміну їх називають інформаційними потоками.

Очевидно, що кожному бізнес-процесу, а також кожній зміні фізичних об'єктів повинен відповідати певний інформаційний потік. Керівництво підприємства при побудові стратегічних планів розвитку й управління діяльністю підприємства, видаючи накази, розпорядження та ін., фактично керується інформаційними потоками і вносить до них зміни, таким чином здійснюючи інформаційний менеджмент.

Інформаційна модель організації є схемою потоків інформації, використовуваної в процесі управління, відображає різні процедури виконання функцій управління організацією і представляє за кожним завданням зв'язок вхідних і вихідних документів та показників.

Під інформаційним потоком будемо розуміти інформацію, яка у даний проміжок часу циркулює у суспільстві, передається суб'єктом інформаційної взаємодії об'єкту і використовується останнім як мета засіб соціальної діяльності .

Можна виділити такі властивості інформаційних потоків:

Спрямованість інформаційного потоку.

Наявність структури інформаційного потоку.

Спрямованість інформаційних потоків постійно змінюється, відбувається переформування їх структури, з декількох масивів інформації утворюється один, впорядкований певними вихідними принципами. При цьому неминуче відбуваються втрати інформації порівняно з тією, що надходить ззовні до системи. Крім того, інформація спотворюється "шумом" у процесі перекодування, відбирання й організації

Всі потоки є фільтруючими, їм притаманна властивість пріоритет деяким відомостям у відповідності з певним набором засобів, які впорядковують даний потік.

Інформаційні потоки є також дискретними, тобто містять пропуски певних ланок, в них утворюються накопичення інформаційних відомостей навколо яких-небудь логічних понять, утворюються паралельні підмножини подібної або суміжної інформації. Цим обумовлена "пластичність" інформаційних потоків, оскільки кожний дискретний елемент потоку має численні зв'язки. Одна й та ж ланка потоку може одночасно "вимикатись" з множиною інших і утворювати з ними складні сплетіння. Кожний зв'язок такого роду - це реалізація якої-небудь змістової функції досліджуваного поняття або об'єкта.

Модель - це система, яка, відображаючи або відтворюючи об'єкт дослідження, здатна заміщувати його так, що її вивчення дає нам нову інформацію про цей об'єкт.

Існує два основні способи опису моделей - статичний і динамічний . Статичний опис розглядає структуру моделі, тобто її аспекти, у яких можна не брати до уваги час. Динамічний иііис розглядає потік подій, тобто зміну модельованих процесів у часі, який не можна брати до уваги з точки зору завдань, вирішуваних організацією. Таким чином, є природним використовувати різні моделі для опису різних аспектів діяльності організації. Очевидно, що розглядати в одній моделі всі аспекти не тільки не потрібно, а й неможливо.

Необхідність у подібній реорганізації інформаційної галузі як правило виникає на початковому етапі побудови корпоративної інформаційної системи і методологія IDEF1 дозволяє досить наочно виявити слабкі місця в існуючій структурі інформаційних потоків.

Застосування методології IDEF1, як інструменту побудови точної моделі інформаційної структури підприємства, дозволяє розв'язати такі завдання:

з'ясувати структуру і зміст наявних потоків інформації на підприємстві;

визначити, які проблеми, виявлені в результаті функціонального аналізу і аналізу потреб, викликані недоліками управління відповідною інформацією;

виявити інформаційні потоки, які потребують додаткового управління для ефективної реалізації моделі.

За IDEF відбувається вивчення відповідної інформації про різні об'єкти в галузі діяльності підприємства.

Місія методології полягає в тому, щоб виявити і чітко постулювати потреби в інформаційному менеджменті в межах комерційної діяльності підприємства. IDEF1 є аналітичним методом і застосовується переважно для виконання таких дій:

визначення самої інформації і структури її потоків, які мають відношення до діяльності підприємства;

визначення існуючих правил і законів, за якими здійснюється рух інформаційних потоків, а також принципів управління ними;

* з'ясування взаємозв'язків між існуючими інформаційними потоками в межах підприємства;

¦ виявлення проблем, які виникають внаслідок нестачі якісного інформаційного менеджменту.

Результати аналізу інформаційних потоків можуть бути використані для стратегічного і тактичного планування діяльності підприємства і поліпшення інформаційного менеджменту.

Основною метою використання методології залишається дослідження руху потоків інформації та принципів управління ними на початковому етапі процесу проектування корпоративної інформаційно-аналітичної системи, яка сприятиме більш ефективному використанню інформаційного простору.

Однією з основних переваг методології є забезпечення послідовного і чітко структурованого процесу аналізу інформаційних потоків у межах діяльності підприємства. Іншою властивістю є широко розвинута модульність, яка дозволяє ефективно виявляти і корегувати неповноту і неточність існуючої структури інформації протягом усього папу моделювання.

При побудові інформаційної моделі проектувальник завжди оперує двома основними глобальними галузями, кожній з яких відповідає множина характерних об'єктів. Першою з цих галузей є реальний світ або ж сукупність фізичних та інтелектуальних об'єктів, таких як люди, речі, ідеї та ін., а також усі властивості цих об'єктів і залежності між ними. Другою є інформаційна галузь. Вона включає в себе існуючі інформаційні відображення об'єктів першої галузі і їх властивостей.

Інформаційне відображення не є об'єктом реального світу, однак зміна його, як правило, є наслідком певної зміни відповідного об'єкта реального світу.

Методологія IDEF1 розроблена як інструмент для дослідження статичної відповідності вищезазначених галузей і встановлення правил і механізмів зміни об'єктів інформаційної галузі при зміні відповідних їм об'єктів реального світу.

Висновок

Володіння достовірною і актуальною інформацією поряд з умінням ефективно використовувати адекватні методи її збирання, аналізу і надання є основою успішної діяльності підприємств і організацій будь-якої організаційно-правової форми. Диференціація попиту на всі види інформації - наукову, технічну, економічну, урядову, задоволення зростаючих інформаційних потреб є актуальним завданням у сфері управління. Інтуїтивні дії у цій сфері, відсутність інформаційної політики підприємства можуть призвести до неадекватних рішень і відчутних фінансових витрат.

Однією з особливостей управлінської праці є постійна необхідність прийняття рішень в умовах дефіциту часу. Процес вироблення і прийняття рішень у системі управління по суті є інформаційним процесом. Рішення - це "згусток" інформації, спеціально зібраної, проаналізованої і опрацьованої суб'єктом управління. Рішення інформаційне за своєю сутністю, причому являє собою констатацію нинішнього стану системи, синтез інформації про сьогоднішній день з інформацією про майбутнє, яке виражене у меті, поставленій перед системою. Управління, як процес планування, організації, мотивації і контролю, передбачає наявність і єдність двох підсистем -керованої і керівної. Взаємодія об'єкта і суб'єкта управління - це перш за все інформаційна взаємодія. Завдяки обміну інформацією між суб'єктом і об'єктом управління система виробляє команди управління для підтримання своєї життєдіяльності і виконання поставлених перед нею цілей та потребує зворотного зв'язку - надходження інформації про результати.

У системі управління існує значна кількість проблем, що характеризуються інформаційною відкритістю і невизначеністю міжпроблемної галузі, унікальністю кожної ситуації, високими вимогами до оперативності прийняття рішень за умови фрагментованості та суперечливості інформації і потребують інформаційно-аналітичного забезпечення.

До аналітичної діяльності відносять ті процедури і процеси інтелектуальної діяльності, які мають ознаки творчості, породжують нову інформацію, дозволяють виявляти нові проблеми або їх аспекти, пропонувати нетрадиційні способи їх вирішення.

Зростає інтерес управлінських структур до методів і засобів аналітичної роботи, посилюється роль різних видів експертизи (правової, фінансової, макроекономічної, міжнародної, науково-технічної та ін.).

Бізнес, як сфера інформаційної діяльності, є предметною галуззю з притаманними тільки їй завданнями, джерелами і каналами одержання інформації, з новою понятійною парадигмою, пов'язаною із певною структурою управління діяльністю, її цілями і критеріями. Сфера підприємництва потребує осмислення нових підходів до інформаційної діяльності, вироблення адекватних форм і методів її забезпечення та підготовки кадрів, які володіють цими підходами, формами і методами.

Система інформаційного забезпечення управління ефективно функціонує за таких умов:

спеціальна підготовка спеціалістів широкого профілю, які добре обізнані з відповідною тематикою і завданнями, що стоять перед організацією;

чітке визначення методів, форм і видів інформаційного обслуговування для забезпечення його оперативності і компактності. Інформаційне забезпечення управління і бізнесу включає:

¦ пошук і оцінку ідей, гіпотез, рішень;

* виявлення і опис проблем, тенденцій, альтернатив, конфліктних і надзвичайних ситуацій;

- багатокритеріальний аналіз даних і оцінка складних об'єктів;

інформаційне моделювання проблем і вибір методів їх вирішення;

формування системи критеріїв і оцінок, інформаційна експертиза планів, програм, наукових і конструкторських сліджень, проектних робіт;

оцінка і впровадження науково-технічних досягнень і передового досвіду конкуруючих організацій;

збирання й аналіз даних про партнерів і конкурентів;

Діяльність будь-якого підприємства можна представити як безперервну зміну стану фізичних та інтелектуальних об'єктів, що мають відношення до підприємства, таких як співробітники, засоби виробництва, продукція, ідеї, фінанси та ін. Для ефективного управління цим процесом кожна зміна того чи іншого об'єкта повинна мати своє документальне відображення. Таким відображенням слугують особові справи співробітників, звіти, рекламна продукція, службові записки та ін. їх сукупність назвемо інформаційною сферою підприємства. Рух інформації (наприклад, документообіг) і зміну їх називають інформаційними потоками.

Список використаної літератури

Андрушків Б.М., Кузьмин О.Е. «Основи менеджменту».- Львів: «світ», 1995. -296 с.

Аппенянский А.И. «Человек и бизнес. Путь совершенства».-М.: Барс, 1995.-228с.

Бавыкин В. «Новый менеджмент».-М.: Экономика, 1997.-368с.

Бреддик У. Менеджмент в организации: Учебное пособие. - М.: «Инфра-М», 1997. - 344с.

Вейлл Питер. Искусство менеджмента. -М Новости, 1993. -221с.

Вудкок М. , Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. -М. «Дело»», 1991. - 320с.

Герасименко В. Ценовая политика фирмы. - 1995.-192с.

Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи, «ЮНИТИ», 1995. - 480с.

Гравин В. Дятлов В. Основы кадрового менеджмента - М 1996. - 608с.

Дмитренко Г. //Освіта. 1995. - 16 вересня, с.15.

Каганец И. Психоинформационные технологии в менеджменте. //Бизнес, 1996, №29, с.28.

Зигерд В., Ланг Л. «Руководство без конфликтов»: сокр. пер. с нем. -М.: Экономика,1990.-335с.

Коротков С. Концепция менеджмента.: Учебное пособие. - 1996.-304с.

Кнорринг В.И. Искусство управления М БЕК, 1997. - 288 с.

Паркинсон С.Н. Рустамджи М.К. «Искуство управления» /пер. с англ. К. Савельева.-М.:Агенство «ФАИР»,1997. -272с.

Ладанов И.Д. Психология управления рыночными структурами: преобразующее лидерство. - М.: УЦ «Перспектива», 1997. - 321с.

Ладанов И. Д. Практический менеджмент. -М. 1995. -491 с.

Лукашевич В. Основы менеджмента в торговле.: Учебное пособие. - 1996.-191с.

Майталь Ш. Экономика для менеджеров Учебник. - пер. с англ. - М.: «Инфра-М», 1993. - 306с.

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Учебник. - пер. с англ. - М.: «Дело», 1994. - 702с.

Радугин А. Введение в менеджмент. - Воронеж.: Высш. шк., 1995. -195с.


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены