Структурное строение организации

16

Введение

В современной функциональной теории организации существо организации систем раскрывается через основные принципы организации: принцип совместимости элементов, принцип актуализации функций, принцип нейтрализации дисфункций, принцип сосредоточения функций и принцип лабиализации функций.

Сами по себе принципы организации не представляют собой еще полной и эффективной Теории Организации. Эти принципы отражают отдельные стороны и закономерности организационного процесса, а отношение принципов - связь и обусловленность этих сторон и закономерностей. Вместе с тем функциональные принципы Организации служат методологической основой выбора важнейших сторон организации систем. В функциональной теории организации выделяют четыре основные стороны: динамический, информационный, регуляционный и структурный аспекты организации систем. В данной работе рассматривается структурный аспект организации систем, подробно описываются виды организационных структур.

1. Структурный аспект организации систем

Структурный аспект организации систем раскрывает принцип совместимости, то есть такая общность объектов, в некоторых свойствах или по существу, которая обеспечивает возможность их взаимодействия. Только благодаря наличию у элементов относительного свойства совместимости они могут вступать во взаимодействие, образуя тем самым структуру системы, являющуюся основой ее устойчивости.

Структура системы есть организация связей и отношений между ее элементами. При этом наука издавна различает два основных аспекта организации - пространственный и временной. С организационной точки зрения это означает выделение в системе двух видов структуры - экстенсивной и интенсивной. Экстенсивная структура существует (развернута) в пространстве, интенсивная - во времени. Устойчивые связи сосуществующих объектов, то есть экстенсивная структура, есть совокупность функциональных связей. Интенсивная структура образуется связями причинными, генетическими. Организация есть единство экстенсивной и интенсивной структуры и вне этого единства она не существует.

Важнейшей и в определенном смысле «первичной» является экстенсивная структура систем. Прежде чем начать изменяться во времени, то есть проявлять динамичность, система должна возникнуть как нечто устойчивое и притом существующее в пространстве. Устойчивость целого определяется устойчивостью связей между его частями. Такая взаимосвязь между частями (элементами) и есть структура возникшей целостности.

Свойства структуры системы во многом обусловливают ее поведение. Так, прежде чем привести в движение, например, машину, ее нужно собрать из соответствующих частей (механистическое целое с определенной структурой). Но сам процесс производства частей и процесс сборки (интенсивная структура) определен экстенсивной структурой чертежа.

Вместе с тем реально система есть качественно определенная целостность, обладающая множеством взаимосвязанных структур. В реальной системе существует иерархия структур, в каждой из которых действуют различные, специфические для каждого уровня закономерности.

2. Виды организационных структур

2.1 Структура как внутренняя организация системы

Как важнейшая организационная характеристика структура представляет собой совокупность связей и отношений, сложившихся в системе между ее элементами. Столь краткое определение структуры должно быть дополнено рядом существующих положений.

1. Структуру организации составляют только системообразующие связи и отношения, формирующие согласованное единство элементов в рамках целостной системы. Разрыв системообразующих связей и отношений нарушает целостность и равновесие системы.

2. По своему содержанию и функциональному назначению связи и отношения, составляющие структуру организации, подразделяются на три группы:

· связи непосредственного взаимодействия, обеспечивающие формирование у системы новых системных свойств, отсутствующих у отдельных составляющих ее элементов (так, взаимодействия между цехами-смежниками создает способность предприятия к производству готовой продукции);

· отношения соподчиненности, устанавливающие иерархическую зависимость в организации, определяющие этажность строения организации (предприятие - цех - участок; директор - начальник цеха - мастер);

· соотношения, устанавливающие пропорциональность строения организации и обеспечивающие соответствие количественных и качественных параметров отдельных составляющих системы между собой (например, соответствие производственных мощностей разных цехов предприятия, численность занятых в этих цехах работников и объемов выпускаемой в них продукции).

3. Структура - устойчивая характеристика системы, основа ее собственной стабильности и равновесия. Поэтому ее формируют только устойчивые связи и отношения. Случайные, эпизодические, одномоментные связи и отношения в состав структуры организации не входят.

4. Составляющие структуру связи должны быть четкими, достаточно выраженными и сильными, а отношения ясными, определенными и однозначными. Слабость взаимодействий, размытость, неявность и неопределенность отношений ведут к нарушению внутреннего равновесия, что предполагает для системы два основных варианта исхода:

· полная дезорганизация и разрушение данной системы как таковой;

· создание из хаоса новой упорядоченности, диссипативной структуры, требующей для поддержания равновесия большей энергии по сравнению с той структурой, на смену которой она приходит.

Итак, структура - это организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее элементами Подлесных В. И. Теория организации: Учебник для вузов. - СПб, 2003. - С. 208-210..

Структура находится в тесной взаимосвязи с составом системы, определяется им и сама, в свою очередь, в значительной степени его определяет. Состав - это совокупность элементов, образующих систему. Строго говоря, состав включает только элементы непосредственно данной системы, являющиеся компонентами первого уровня. И в этом смысле в состав предприятия, например, входят цехи, но не входят производственные участки. Однако обстоятельное исследование системы предполагает также и углубленное изучение составляющих ее элементов. Этим объясняется использование понятия состава в широком смысле, включающего в себя также и составляющие самих элементов системы, т.е. компонентов второго, а затем третьего и других уровней. В этом смысле состав предприятия может включать и цехи, и участки, и бригады.

Состав заключает в себе декомпозицию системы, расчленение единого целого на составляющие элементы. Структура, напротив, обеспечивает композицию системы, соединение отдельных составляющих в единое целое. Она устанавливает роль, место и назначение элементов в системе, их расположение и взаимоотношения между собой, характер, формы и степень влияния на другие элементы. Установление роли, места и назначения элементов в системе обеспечивается:

1. через связи непосредственного взаимодействия: с кем и как взаимодействуют; какое воздействие является более сильным, мощным, приоритетным;

2. через отношения соподчинения: определение места в структурной иерархии;

3. через определение весомости, влиятельности, ориентированности при сопоставлении параметров разных элементов системы и установлении соответствующих пропорций.

Очевидно, что определенный состав организации предопределяет возможные варианты формирования ее структуры. Если, например, прядильная фабрика включает сортировочно-трепальный, чесальный, ленточный и прядильный цехи, то между ними непременно будет установлена последовательная технологическая связь: от первого цеха до последнего. В свою очередь, определенной структуре соответствуют и конкретные варианты компонентного состава организации. Если между производственными подразделениями предприятия существует последовательная технологическая связь, то это означает, что на каждом технологическом переходе - только одно подразделение.

Однако соответствие между составом и структурой организации не является полным, отсутствует жесткая закрепленность конкретной структуры за определенным составом организации. При одном и том же составе могут быть разные, иногда и значительно различающиеся структуры.

Организация может иметь разный компонентный состав даже в пределах одной и той же целевой ориентации, одного и того же функционального назначения, одних и тех же условий деятельности (предприятия, имеющие тождественные цели и выпускающие идентичную продукцию, могут иметь разный состав подразделений). Это еще более усиливает многовариантность структуры организаций. Естественно, что все возможные варианты структуры существенно различаются между собой по уровню рациональности. Необходимо обеспечить наиболее рациональный выбор, сформировать такую структуру, которая позволит обеспечить наилучшую реализацию целей организации. Осуществление рационализации структур основывается на классификации самих структур, а также составляющих и формирующих их связей и соединений. Во-первых, определенным целевым ориентациям, функциональным особенностям и условиям деятельности в большей мере соответствуют какие-то конкретные классы структур, виды связей и типы соединений. Это позволяет осуществлять выбор наиболее целесообразных для данных условий структур, связей и соединений. Во-вторых, для разных классов структур характерны разные формы рационализации, разные варианты использования конкретных связей и соединений.

2.2 Классификация межкомпонентных связей

Классификация межкомпонентных связей может быть осуществлена по следующим признакам:

· По направленности воздействия: прямые и обратные связи.

Прямая связь представляет собой первичное исходное воздействие на определенный объект. Обратная связь - это отражение данным объектом оказанного на него прямого воздействия, направленное на источник данного воздействия. В саморегулирующихся системах обратная связь представляет собой реагирование компонентов (индивидов и организаций) на осуществляемые на них прямые воздействия. При переходе от прямой связи к обратной происходит взаимозамена субъекта и объекта воздействия. Субъект становится объектом, а объект - субъектом. В реальности прямые и обратные связи находятся в единстве и формируют целостную структуру организации. При этом выделяются самостоятельные структуры прямой и обратной связи, обладающие определенной автономностью и обособленностью друг от друга. Во-первых, структуры прямой и обратной связи могут выделяться соответственно из различному функциональному назначению: прямое исходное воздействие и реагирование на воздействие. Во-вторых, прямая и обратная связи могут находиться в разных сферах деятельности, а следовательно, быть включенными в различные частные структуры. Поставки ресурсов - прямая связь в структуре материальных потоков; подтверждение поставок - обратная связь в структуре информационных потоков.

· По роли и месту в структуре могут быть выделены: основные, дополняющие, дублирующие, контрольные и корректирующие связи.

Основные связи определяют строение системы и формируют главный контур структуры, назначение которого - обеспечить функционирование главного контура структуры.

Дополняющие связи создают условия для эффективной реализации основных связей. Например, основные связи между смежными производствами должны дополняться связями этих производств с транспортным участком.

Дублирующие связи обеспечивают гарантированность осуществления определенных функций системы и ее отдельных подразделений в случае нарушения обеспечивающих их реализацию связей. Они подразделяются на постоянно действующие (например, постоянное дублирование определенной информации) и резервные, действующие только в условиях нарушения основных связей (например, дополнительные каналы поставки ресурсов при срыве поставок по основным каналам). Эффективное и целесообразное функционирование главного (а в известной степени и вторичного) контура структуры организации опирается на четкий контроль. Реализация контрольных связей позволяет обеспечить рациональность как отдельных межкомпонентных связей, так и всей структуры организации в целом.

Корректирующие связи обеспечивают внесение изменений в реализацию межкомпонентных связей организации, позволяют устранить отклонения, возникшие в процессе функционирования системы, и адаптировать существующую структуру к новой ситуации. Корректирующая связь осуществляется обычно по тем же самым каналам, что и первичная корректируемая связь. Однако она может осуществляться и по другим каналам. Например, вышестоящий руководитель может непосредственно внести коррективы в указания, данные подчиненным другими руководителями.

· По характеру воздействия выделяют положительные, отрицательные и нейтральные связи.

Характер воздействия проявляется в изменении уровня организованности объекта воздействия, соответствующего компонента системы, а также значимости его в данной системе. Положительные связи повышают организованность и значимость соответствующего компонента системы, отрицательные - понижают, нейтральные - к существенным изменениям не приводят. Следует иметь в виду, что между одними и теми же компонентами системы могут одновременно существовать и положительные, и отрицательные, и нейтральные связи. Во-первых, даже между двумя компонентами системы может существовать несколько каналов связи, например, в разных сферах деятельности. Наряду с положительным технологическим воздействием может быть отрицательное и нейтральное социально-психологическое. Во-вторых, между компонентами системы существуют прямые и обратные связи, а также встречные прямые, которые могут иметь разную знаковость.

· По пространственной ориентации связи подразделяются на вертикальные и горизонтальные.

Горизонтальными являются связи между компонентами одного уровня организации (цех - цех, сотрудник - сотрудник), вертикальными - между компонентами разных уровней организации (предприятие - цех, руководитель - подчиненный). Вертикальными могут быть не только отношения иерархической соподчиненности, но и любые другие межуровневые отношения (технологические, социальные и пр.). направленность воздействий при этом также не является однозначной: прямые - сверху вниз, обратные - снизу вверх. Возможна и противоположная направленность. Например, неформальные отношения подчиненного к руководителю вызывают у последнего ответную реакцию.

· По прерывистости связи делятся на непрерывные и дискретные.

Непрерывные связи составляют основу организации, обеспечивают стабильность ее структуры. Это не предполагает обязательного наличия каких-либо непрерывных процессов, протекающих между соответствующими компонентами системы. Важно, чтобы существовала постоянная взаимообусловленность и взаимосогласованность функционирования этих компонентов организации. Непрерывными являются, например, отношения иерархической соподчиненности или отношения между цехами-смежниками.

Дискретные связи предполагают наличие определенных временных разрывов в реализации. Они подразделяются на периодические и ситуативные. Периодические связи характеризуются цикличностью в реализации (например, отношения между бухгалтерией и складом по поводу инвентаризации имеющегося имущества). Ситуативные связи устанавливаются по мере возникновения соответствующей ситуации (например, отношения между СКБ и производственным цехом по поводу запуска в производство новой продукции).

· По вариабельности связи подразделяются на инвариантные и вариабельные.

Инвариантными являются связи, которые могут оставаться практически неизменными при различном изменении ситуации и условий функционирования организации. Инвариантность может быть обусловлена:

во-первых, сущностными характеристиками системы, ее целевой ориентацией и функциональным назначением (например, стандартность технологии во многих производствах предопределяет инвариантность связей между технологическими переходами);

во-вторых, спецификой реализации связей в данной конкретной организации (так, высокий управленческий догматизм обусловливает жесткую однозначность связей между руководителем и подчиненным).

Вариабельными являются связи, которые при определенном изменении ситуации также изменяют свои характеристики. Вариабельность связей может проявляться в изменении их содержательной насыщенности, а также в переходе из одних классификационных групп в другие. Прямая связь может переходить в обратную, а обратная - в прямую; основная - в дополняющую, а дополняющая - в основную и т.д. Такие вариабельные связи могут существовать, например, между службой маркетинга и основным производством

2.3 Типология соединения

Внутрисистемные межкомпонентные связи составляют структуру организации, однако сами по себе, как таковые, не определяют ее строения.

Основой строения структуры является соединение - узел связи со всей совокупностью входящих и исходящих из него каналов. Соединение устанавливает связь данного «узлового» элемента с другими элементами системы. Существует следующая типология соединений:

Последовательное соединение, при котором узел связи имеет один вход и один выход, например последовательная информационная связь одних членов организации с другими.

Встречное соединение, при котором у данного узла связи в рамках данной структуры отсутствует выход, но имеются два или более каналов входа (например, в рамках информационной структуры связь нескольких подразделений, поставляющих информацию, с конкретным исполнителем, использующим информацию в производственном процессе).

Расходящееся соединение, при котором данный узел связи в рамках данной структуры не имеет каналов входа, но имеет два или более каналов выхода. Примером может быть прямая связь руководителя организации со своими подчиненными.

Простое многоканальное соединение, при котором каждый узел имеет несколько каналов входа и такое же количества каналов выхода (рис. 4). Существуют два основных варианта соединений данного типа:

а) узел соединения является простым ретранслятором связи. Определенный канал входа продолжается в соответствующем канале выхода. По сути в одном узле интегрировано несколько последовательных соединений. Пример: несколько производственных потоков проходят через единый пост межоперационного контроля;

б) каналы входа не находят прямого продолжения в каналах выхода. На выходе устанавливаются новые связи и отношения с другими компонентами системы. Например, управление цехом получает производственные задания от нескольких функциональных служб предприятия, на основе которых устанавливает задания аналогичному количеству производственных участков.

Сужающееся соединение, при котором количество выходов данного узла связи меньше, чем входов. Частным вариантом является конвергентное соединение, имеющее только один канал выхода.

В рамках информационной структуры таким узлом связи может быть участок промежуточной переработки информации, поступающей от разных подразделений для последующей передачи ее руководству.

Расширяющееся соединение, при котором количество входов данного узла связи меньше, чем выходов. Частным вариантом является дивергентное соединение, имеющее только один канал входа. Например, одноканальная связь руководителя цеха с руководством предприятия и многоканальная с начальниками участков.

Заключение

Структурированность является свойством любой системы. Элементы системы образуют целое благодаря связям. Структура есть результат процесса организации, итог движения, упорядочение элементов конкретной системы. Структура и система тесно связаны, но отождествлять их нельзя. Структура характеризует конкретную систему со стороны ее строения, пространственно-временного расположения частей, устойчивых взаимосвязей между ее элементами. Благодаря структуре система воспроизводит себя. Вне систем структур не существует.

Под структурой обычно понимают организацию связей и отношений между подсистемами и элементами системы, а также состав этих подсистем и элементов, каждому из которых соответствует определенная функция. Свойства структуры организации во многом определяют ее поведение. Главной характеристикой качества структуры любой экономической системы является сбалансированность, пропорциональность ее частей (подсистем). Таким образом, структура организации - это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Структура любой организации состоит из функциональных единиц: управлений, отделов, секторов и т.д.

Организационная структура строится с учетом требований наиболее эффективного управления системой. Наилучшая структура - структура, позволяющая взаимодействовать с внешней средой, реагировать на ее изменения, распределять и направлять внутренние ресурсы и усилия своих сотрудников на достижение целей. Организационная структура постоянно видоизменяется, совершенствуется в соответствии с меняющимися условиями функционирования системы.

В любой организации могут быть выделены несколько структур в зависимости от того, о связях какого типа идет речь: связи между основными элементами, через которые проходят финансовые потоки, дадут нам финансовую структуру; связи между функциональными штабами - функциональную; можно говорить о структуре кадров, производства и т.д.

С помощью организационных структур решаются наиболее значимые задачи управления: обеспечивается координация всех функций менеджмента, определяются права и обязанности исполнителей, предопределяется способность к выживанию и процветанию, определяется поведение сотрудников и стиль управления и др.

Список используемой литературы

1. Мысин Н.В. Теория социального управления. - СПб: изд. Северо-Западной Академии государственной службы, 1998.

2. Мильнер Б.З. Организационные структуры управления производством / Под общ. ред. Б.З. Мильнера. - М.: Экономика, 1975.

3. Алиев В.Г. Теория организации: Учебник для вузов / Минобразования РФ; под общ. ред. В.Г. Алиева - 2-е изд., перераб. и доп. - М., 2003.

4. Подлесных В.И. Теория организации: Учебник для вузов. - СПб, 2003.

5. Пищулин Н.П., Пищулин С.Н., Бетуганов А.А. Социальное управление: теория и практика: Учебное пособие: В 2 т., т. 1 - М., 2003.