Управление коммуникациями проекта
Процессы управления коммуникациями (взаимодействиями и информационными связями) проекта. Сбор и распределение информации. Отчетность менеджера о ходе выполнения проекта. Документирование хода работ. Информационные технологии управления проектами.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 07.11.2010 |
| Размер файла | 406,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
3
Содержание
- Введение
- 1. Процессы управления коммуникациями
- Сбор и распределение информации
- Отчетность о ходе выполнения проекта
- Документирование хода работ
- 2. Информационные технологии управления проектами
- Заключение
- Список литературы
Введение
В настоящее время самым прогрессивным подходом для ведения маркетинга является управление проектом. Проект - это совместная работа людей по достижению определенной цели, ограниченная по времени и средствам.
За любой проект отвечает человек, на которого ложиться вся ответственность по ведению его до конечной цели - это менеджер по проекту. Он должен следить за такими понятиями как - управление коммуникациями проекта, комбинирование всех действий сотрудников, задействованных в проекте, осуществление заинтересованности в проекте, а так же точное совпадение по срокам.
Управление коммуникациями проекта - это осуществление всей деятельности по организации связи и общения как между продавцом и покупателем, так и между сотрудниками фирмы. Общение и отношения между сотрудниками фирмы - это основная задача, которая ставится в управлении коммуникациями проекта, так как работа сотрудников совместно напрямую зависит от психологического состояния людей. Умение осуществлять правильное управление коммуникациями проекта есть одно из главных требований к менеджеру проекта.
Цель данного реферата рассмотреть понятия управление взаимодействиями и информационными связями.
1. Процессы управления коммуникациями
Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) - управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации [1].
В проектах под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные, используемые для планирования, управления и контроля. Проектная информация может принимать различные формы: отражать совместную установку целей, вытекать из интерпретации проектных контрактов, состоять из прямых указаний к выполнению работ, в совокупной или кодированной форме содержать данные о самом проекте и о его существовании. Существует необходимость централизованного фиксирования любой проектной информации, обозначения ее в зависимости от ее содержания, распределения в соответствии с задачами и централизованного ее администрирования. Информация представляет возможность сотрудничества между внешними и внутренними субъектами, вовлеченными в осуществления данного проекта. С ее помощью участвующие в проекте узнают, какие работы, кем и в какое время должны быть выполнены. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена регулярно, своевременно, единообразно, понятно, правдиво, подробно, по назначению и в удобной форме.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
1. Внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.).
2. Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения).
3. Письменные и устные.
4. Вертикальные и горизонтальные.
Прохождение информации (рис.1) в проекте может осуществляться через информационный центр проекта, участвующих руководителей, а также членов команд.
Рис.1. Прохождение информации
В процессе управления информации используются: телефон, факс, письмо, совещание, доклад, электронная почта, телекоммуникации, видеоконференции, телетекстовые устройства.
Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта. Схема обмена информацией внутри организации представлена на рис.2.
Рис.2. Схема информационного обмена в организации
В качестве основных потребителей информации проекта выступают:
1. Проект - менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту.
2. Заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта
3. Поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т.п., необходимых для выполнения работ.
4. Проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию.
5. Непосредственные исполнители работ на местах.
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.
Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:
1. Планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).
2. Сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.
3. Отчетность о ходе выполнения проекта - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
4. Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
Планирование системы коммуникаций
План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:
1. План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.
2. План распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки.
3. Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.
4. План ввода в действие тех или иных видов коммуникаций.
5. Методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.
План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.
Сбор и распределение информации
Существует формальная информация (возникает внутри организационных структур проекта) и неформальная информация (возникает за их пределами и может относиться как к самому проекту, так и к событиям, лежащим за его рамками).
В качестве классических видов информации известна письменная и вербальная информация. К вербальной информации относят беседы, лекции, совещания и доклады, которые проводятся руководителями проектов. К письменной информации могут быть отнесены сообщения, доклады, протоколы, публикации. Так же существуют современные виды информации, такие как электронные данные, телекоммуникации, видеоконференции и т.п. В качестве факторов, воздействующих на выбор информации, могут быть названы нужды и требования тех, кто участвует в ее обработке, также размер, вид и комплексность проекта.
Поток информации может двигаться в вертикальном (между начальником и подчиненным), горизонтальном (между стоящими на одной ступени иерархической лестницы) и диагональном (между начальником и подчиненными за пределами отделов) направлениях.
Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.
Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.
Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.
Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется:
1. Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания
2. Доступностью технологий.
3. Квалификацией и подготовленностью кадров.
Отчетность о ходе выполнения проекта
Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает:
1. Информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей.
2. Информацию об отклонениях от базовых планов.
3. Прогнозирование будущего состояния проекта.
Документирование хода работ
Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.
Документирование результатов хода работ включает в себя:
1. Сбор и верификацию окончательных данных.
2. Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ.
3. Архивирование результатов с целью дальнейшего использования.
Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.
Таким образом, управление коммуникациями проекта должно быть нацелено на групповое взаимодействие в рамках управления проектом и включать:
1. информацию проекта, т.е. собранные, обработанные и распределенные данные, включающие в себя как исходные данные, так и получаемые в результате прямых расчетов, аналитической обработки, экспертных оценок и пр.;
2. средства обработки информации, включающие в себя информационные технологии, базирующиеся на современных программных средствах;
3. средства коммуникации, ориентированные на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации и базирующиеся на современных средствах связи и передачи данных.
2. Информационные технологии управления проектами
Большинство коммуникационных процессов в рамках проекта подразумевают использование компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий.
Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, накопления, хранения, передачи, обработки, контроля информации, основанные на использовании средств компьютерной техники, коммуникаций и новейших технологий преобразования информации.
Информационная система управления проектом - организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.
В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Многие аналитические средства подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.
С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и Web-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.
Рис.3. Автоматизация управления проектами
Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение функций:
1. Работа в много проектной среде.
2. Разработка календарно-сетевого графика выполнения работ.
3. Оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов.
4. Проведение анализа "что - если".
5. Сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов.
6. Планирование и контроль договорных обязательств.
7. Централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т.д.
Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:
1. Архитектуру клиент - сервер. Она позволяет рабочим станциям ("клиентам") и одному или нескольким центральным ПК ("серверам") распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера. Преимущество архитектуры клиент - сервер заключается в том, что и клиент, и сервер совместно работают над выполнением приложения. При этом основная часть работы приложения происходит именно на сервере, а многочисленные клиенты посылают на него запросы, получают готовые результаты, обрабатывают их и выдают пользователям. Это не только увеличивает вычислительную мощность, но также и более эффективно использует каждый компьютер в системе. В среде клиент - сервер множество клиентов могут одновременно получать доступ к хранящимся на сервере данным и совместно использовать информацию. Это избавляет от необходимости держать одинаковые данные в разных местах.
2. Системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по оптико-волоконным кабелям, локально - вычислительные сети и т.д.).
3. Портативные компьютеры.
4. Программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее:
· обмен электронной почтой;
· Документооборот.
· Групповое планирование деятельности.
· Участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях средствами поддержки и ведения обсуждений.
· Проведение "мозгового штурма", давая возможность его участникам высказывать свои мнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану.
Заключение
Проект - это совокупность задач или мероприятий, связанных с достижением запланированной цели, которая обычно имеет уникальный (неповторяющийся) характер.
Проекты любого рода зависят от существующих в них коммуникаций. Для успеха в управлении проектом особенно важна межличностная коммуникация, которая осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений, или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жестом, интонацией и т.п.). Во-первых, решение многих управленческих задач строится на взаимодействии людей (начальника с подчиненными, подчиненных друг с другом и т.д.) в рамках конкретных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. Существует понятие "богатство информации", или степени, с которой она может изменить понимание проблемы в рамках определенного периода времени. При этом данные, составляющие информацию, являются продуктом коммуникации. Богатство информации определяется не только содержанием данных, но и средствами передачи этой информации. При нехватке информации и недостаточном стимулировании стремления обмениваться ею проекты едва ли могут быть реализованы.
Обмен информацией в рамках проекта служит укреплением солидарности в команде, ее духа и стимулирует работу в целом.
Список литературы
1. Воропаев В.И. Управление проектами в России. - М.: Аланс, 1995. - 225с.
2. Гонтарёва И.В., Нижегородцев Р.М., Новиков Д.А. Управление проектами. - М.: Либроком, 2009. - 384 с.
3. Дитхелм Г. Управление проектами. В 2 т. Т.2: пер. с нем. - СПб.: Издательский дом "Бизнес пресса", 2004. - 288 с.
4. Популярная экономическая энциклопедия / под редакцией А.Д. Некипелов. - М., 2004. - 960 с.
5. Управление проектами: учебное пособие / под редакцией И.И. Мазура. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - 664 с.
6. Управление инвестициями / Под общ. ред. В.В. Шеремета. - М.: Высшая школа, 1998. - 238 с.
Подобные документы
Определение понятия "проект". Характеристики проекта как объекта управления. Функции управления проектами. Список компетенций менеджера программного проекта. Выработка концепции реализации проекта, ее апробация и экспертиза. Жизненный цикл проекта.
презентация [104,7 K], добавлен 14.08.2013Классификация базовых понятий управления проектами. Отличие проекта от производственной системы. Жизненный цикл и фазы проекта. Процессы управления проектом, исполнения и контроля, анализа. Примерная команда проекта, его внешнее и внутреннее окружение.
курсовая работа [266,4 K], добавлен 17.11.2013Управление проектами как средство эффективного развития объектов управления. Обязанности владельца и менеджера проекта. Признаки и вероятные причины его плохого исполнения. Возможные пути совершенствования. Эффект влияния проекта на организацию.
контрольная работа [867,7 K], добавлен 20.06.2009Слухи как неформальная коммуникация, процесс и причины их возникновения в организации. Способы управления слухами и стратегии борьбы с ними. Мифотехнологии как средство управления коммуникациями, их схема, классификация и эффективность применения.
курсовая работа [35,5 K], добавлен 16.01.2011Изучение объектов и субъектов в управлении проектов, а также их взаимодействия в процессе реализации проекта. Методы руководства и руководящие меры по обеспечению выполнения проекта. Жизненный цикл проекта и его фазы. Основные участники проекта.
контрольная работа [24,5 K], добавлен 18.02.2017Сущность и актуальность управления проектами. Методы исследования и обоснования инвестиций в проекте. Управление рисками и стоимостью проекта. Организация финансирования проекта, торги и контракты. Планирование и формы структуры управления проектами.
реферат [57,0 K], добавлен 14.02.2011Объективные предпосылки возникновения методов управление проектами. Общее определение и основные признаки проекта. Многопроектное управление, его сущность и преимущества. Примеры критериев выполнения проекта. Жизненные циклы организации и проекта.
презентация [2,6 M], добавлен 25.01.2014Исследование процесса управления внутренней средой проекта на примере ООО "Светлана". Характеристика координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении проектного цикла. Изучение организационной структуры, рисков и управления коммуникациями.
дипломная работа [181,3 K], добавлен 17.06.2011Оценка эффективности систем управления проектами волонтерской организации. Анализ соответствия критериев проекта заданным в проекте параметрам. Управление стейкхолдерами проекта. Успешная реализация проекта "Развитие волонтерства во Владимирской области".
дипломная работа [1,3 M], добавлен 24.09.2016Стратегическое значение современных методов и средств управления проектами. Характеристика основных методов управления проектами. Фазы жизненного цикла проекта. Фаза разработки коммерческого предложения. Формальное и детальное планирование проекта.
контрольная работа [30,3 K], добавлен 04.02.2010
