Организация в современных условиях

Содержание

• Введение
• Глава 1. Организация в современных условиях
• 1.1 Понятие организации
• 1.2 Организация как открытая система
• Глава 2. Внутренняя и внешняя среда организации
• 2.1 Внутренняя среда организации
• 2.2. Внешняя среда организации
• Заключение
• Список литературы
• Введение
• Не существует ни одной организации, которая не имела бы внешнего окружения и не находилась бы с ним в состоянии постоянного взаимодействия. Любая организация нуждается в регулярном получении из внешней среды исходных продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности. Использование в управлении теории систем облегчает задачу рассмотрения организации в единстве ее составных частей, которые неразрывно связаны с внешним миром. Системный подход рассматривает организацию как открытую систему, состоящую из нескольких взаимосвязанных подсистем. Организация получает ресурсы из внешней среды, обрабатывает их и выдает товары и услуги во внешнюю среду.

Внутренняя среда каждой организации формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на процесс преобразований (производства продукции, услуг). Это структура организации, ее культура, ресурсы, в составе которых значительная роль отводится людям, их знаниям, способностям. Несмотря на то, что эти факторы действуют в границах организации, они также не всегда находятся под прямым контролем менеджмента, так как организация в своей деятельности зависит от информации и других ресурсов, поступающих извне.

Ситуационный подход расширил практическое применение теории систем, определив основные внутренние и внешние переменные, которые влияют на организацию. Его центральный момент - ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые оказывают существенное влияние на работу организации в данный период времени.

Целью данной работы является изучение на основе различных источников организации как открытой системы, а также внутренней и внешней среды организации.

В ходе работы ставились следующие задачи:

1. рассмотреть понятие организации и, в частности организации как открытой системы;

2. исследовать понятие внутренней и внешней среды организации и их составляющие.

Актуальность темы заключается в том, что теория систем помогает руководителям понять взаимозависимость между отдельными частями организации и между организацией и средой, окружающей ее, изучает сущность целостности и системности, т.е. организацию некоторого устойчивого объекта, целостность которого и есть система.

• Глава 1. Организация в современных условиях
• 1.1 Понятие организации
• Организация - группа людей, деятельность которых координируется для достижения поставленных общих целей.
• Группа должна соответствовать требованиям:
• - наличие не менее двух человек, считающих себя частью группы;
• - наличие цели, которая принимается как общая для всех членов организации;
• - наличие членов группы, которые работают вместе для достижения общих целей.
• Организации бывают формальные и неформальные.
• Формальные организации - это организации, которые официально зарегистрированы и действуют на основании существующего законодательства и установленных регламентов.
• Неформальные организации - организации, которые действуют вне рамок законодательства, при этом группы возникают спонтанно, но люди взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют в каждой формальной организации.
• Общие характеристики организации:
• 1. Ресурсы организации: К ним относятся: кадры организации, капитал, материалы, технология, информация, которые составляют внутреннюю среду организации. Цель каждой организации предполагает преобразование различных ресурсов для достижения установленной цели.
• 2. Зависимость организации от внешней среды: Организация полностью зависит от окружающего мира, то есть внешней среды как в отношении ресурсов, так и в отношении своих клиентов или потребителей. Внешняя среда включает экономические условия в данной стране, правительственные акты, профсоюзы, конкурирующие организации, потребителей, а также общественные взгляды, технику и технологию в целом.
• 3. Разделение труда в организации: Различают горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда - это разделение на параллельно функционирующие подразделения внутри организации. Сложные большие организации осуществляют горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающиеся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называют отделами или службами. Вертикальное разделение труда - это координация работы составных частей организации: отделов, служб, различных подразделений. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.
• 4. Необходимость управления в организации: Чтобы организация могла добиться своих целей, задачи ее подразделений должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда, поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. В связи с этим организация должна назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.
• 1.2 Организация как открытая система
• В начале необходимо остановиться на том, что существует два основных типа систем: закрытые и открытые:
• Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы -- знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.
• Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы -- это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.
• Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. Возможна и обратная ситуация.
• Что касается организации, то она взаимодействует с внешней средой, должна приспосабливаться к изменениям в ней, чтобы нормально функционировать, и в силу этого должна рассматриваться как «открытая система». Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды. Любая организация является открытой системой, так как всегда зависит от внешней среды.
• С точки зрения системного подхода, организация как открытая система - это механизм преобразования входной информации или ресурсов в конечную продукцию (в соответствии со своими целями). Основные разновидности ресурсов входа: материалы, оборудование, капитал, рабочая сила.
• Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой решение в любой ситуации определяется внешними и внутренними факторами и обстоятельствами. Таким образом, менеджер до принятия решения должен обязательно проанализировать все имеющиеся факторы, воздействующие на данную проблему, для успешного ее решения.
• Глава 2. Внутренняя и внешняя среда организации
• 2.1 Внутренняя среда организации

Внутренняя среда организации отражает специфику ее деятельности, а именно особенности технологии, продвижения товара к покупателю, организационной структуры, климата в коллективе, подходов к обучению персонала и стимулированию труда.

Факторы внутренней среды (или внутренние переменные) - ситуационные факторы внутри организации, которые являются результатом управленческих решений. Внутренние переменные в различной степени контролируемы. Среди них можно выделить следующие, наиболее важные:

· цели организации;

· структура;

· задачи;

· технология;

· люди.

Цели организации - это конкретные конечные состояния или искомые результаты, которых хотели бы добиться члены организации, работая вместе.

Без чёткой формулировки целей своей деятельности организация не может утвердиться на рынке и выжить в конкурентной борьбе. Смысл установления цели заключается в определении наиболее значимых направлений деятельности и ожидаемых результатов с тем, чтобы сконцентрировать основное внимание на достижении этих результатов.

Формулирование и сообщение целей представляет собой важное средство координации работы, поделенной между специализированными группами, при условии, что цели подразделений согласуются с целями организации в целом.

Для коммерческих организаций устанавливаются цели рентабельности, прибыльности и т.п., для некоммерческих организаций - цели выполнения бюджетов, социальной ответственности перед обществом и т.п.

Наиболее распространенные направления установления целей в деловой организации:

· прибыльность;

· положение на рынке;

· производительность;

· финансовые ресурсы;

· мощности организации;

· разработка продукта, производство продукта и обновление технологии;

· изменения в организации и управлении;

· человеческие ресурсы;

· работа с покупателями;

· оказание помощи обществу.

Структура организации - логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в форме, позволяющей наиболее эффективно достигать цели организации.

Задача - предписанная работа, серия рабочих функций, которые должны быть завершены в определенной форме и в рамках ограниченного периода времени. Задачи можно классифицировать как работу с предметами, людьми, информацией.

С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а должности. На основе решения о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Технология - любое средство преобразования исходных материалов, будь то люди, информация или физические материалы для получения желаемых продукции или услуг. Технология охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания.

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение конкретной задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

Организация, включая руководителей и подчиненных, не что иное, как группы людей. Существует три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению:

· поведение отдельных людей;

· поведение людей в группах;

· характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей или групп.

Метод, который используют для анализа внутренней среды, называют управленческим обследованием. Оно основано на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Диагностика организации в целях разработки стратегии должна охватывать все важнейшие аспекты деятельности:

· организационную культуру;

· персонал, включая менеджмент;

· систему бизнеса, включая предыдущие стратегические решения, производственную, финансовую, инвестиционную деятельность и наличие ресурсов;

· организационную структуру, включая информационные потоки и внешние взаимодействия.

Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Выявление сил и слабостей должно проводиться в следующих функциональных зонах организации:

Кадровая зона внутренней среды охватывает такие процессы, как:

· взаимодействие менеджеров и рабочих;

· наем, обучение и продвижение кадров;

· оценка результатов труда и стимулирование;

· создание и поддержание отношений между работниками и т.п.

Организационная зона включает:

· коммуникационные процессы;

· организационные структуры;

· нормы, правила, процедуры;

· распределение прав и ответственности и т.п.

В производственную зону входят:

· исследования и разработки

· изготовление продукта;

· снабжение и ведение складского хозяйства;

· обслуживание технологического парка.

Маркетинговая зона охватывает:

· стратегию продукта, стратегию ценообразования;

· стратегию продвижения продукта на рынке;

· выбор рынков сбыта и систем распределения.

Финансовая зона включает процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации.

Внутренняя среда как бы полностью пронизывается организационной культурой, которая также должна подвергаться самому серьезному изучению.

После составления списка возможностей и угроз, сильных и слабых сторон проводят их сравнение и определяют:

1. что требует немедленного внимания;

2. на что следует опираться, чтобы воспользоваться возможностями и предотвратить угрозы.

2.2 Внешняя среда организации

Внешняя среда организации состоит из групп ситуационных факторов, находящихся вне организации. Значение внешних факторов меняется от организации к организации и от подразделения к подразделению в одной и той же организации. Факторы, оказывающие немедленное влияние на организацию, относятся к среде прямого воздействия (факторы микроокружения); все другие - к среде косвенного воздействия (факторы макроокружения).

Характеристики внешней среды:

- взаимосвязанность факторов (все факторы внешнего окружения взаимозависимы и взаимодействуют между собой);

- сложность (под сложностью внешнего окружения понимают число и разнообразие факторов, на которые организация вынуждена реагировать);

- подвижность (подвижность среды характеризуется скоростью, с которой в среде происходят изменения);

- неопределенность (неопределенность среды является функцией имеющегося по конкретному фактору количества информации и уверенности в достоверности этой информации).

Для сравнения можно привести факторы микро и макроокружения.

Факторы микроокружения (среда прямого воздействия):

- поставщики материалов, трудовых ресурсов и капитала;

- потребители;

- конкуренты;

- законы и органы государственного регулирования.

Факторы макроокружения (среда косвенного воздействия):

- состояние экономики;

- политические;

- социально-культурные;

- научно-технические;

- международные события.

Обычно анализ внешней среды происходит по трем параметрам:

- оценке изменений и их воздействий на различные аспекты выбранной стратегии и целей;

- определению факторов, угрожающих текущей деятельности фирмы и выбранным целям;

- определению факторов, предоставляющих дополнительную возможность для достижения поставленной цели.

Роль анализа внешней среды в процессе стратегического планирования заключается в ответе на три вопроса:

1) Где сейчас находится организация?

2) Где, по мнению руководства, должна находиться организация в будущем?

3) Что должно сделать руководство, чтобы организация переместилась из того положения, в котором она находится сейчас, в то положение, где ее хочет видеть руководство.

Угрозы и возможности, с которыми сталкивается организация, функционируя во внешней среде, можно выделить в семь областей:

- экономика;

- политика;

- рынок;

- технология;

- конкуренция;

- международное положение;

- социальное поведение.

При анализе экономических факторов рассматривают:

- величину валового национального продукта;

- темпы инфляции;

- процентные ставки;

- нормы налогообложения;

- уровень занятости населения по данной отрасли и в целом;

- нормы накопления и т.д.

При анализе политических факторов необходимо следить:

- за соглашениями по тарифам и торговле между странами;

- за нормативными актами местных органов власти и центрального правительства;

- за уровнем развития правового регулирования экономики;

- за отношением государств и ведущих политиков к антимонопольному законодательству;

- за кредитной политикой местных властей и т.д.

Рыночные факторы включают:

- уровень доходов населения и их распределение;

- изменений демографических условий;

- жизненные циклы различных товаров и услуг;

- уровень конкуренции в отрасли;

- долю рынка занимаемую организацией;

- наличие замещающих продуктов;

- емкость рынка и защищенность его правительством от неограниченной поставки импортных товаров и т.д.

Технологические факторы учитывают изменения в технологии производства:

- в конструктивных материалах;

- в применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг;

- в технологии сбора управления, обработки и передачи информации, в средствах связи.

Факторы конкуренции. Суть их анализа можно свести к поиску ответов на вопросы:

1) что движет конкурентом?

2) что он делает?

3) что он может сделать?

В анализе конкурентов выделяют четыре диагностические зоны:

- анализ будущих целей конкурентов;

- оценка их текущей стратегии;

- оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли;

- изучение сильных и слабых сторон конкурентов.

Социальные факторы включают изменяющиеся общественные ценности, установки, отношения, ожидания и нравы.

Анализом международных факторов необходимо отслеживать политику правительства, других стран, предусматривающих усилия по защите или расширению национального рынка в целом или отдельных отраслей.

Также следует сказать, что окружающая среда организации обладает подвижностью. Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде организации. В некоторых отраслях, например, в фармацевтической, электронной, химической, космической и др. изменения происходят относительно быстро. В других отраслях процессы изменения среды более замедленные.

• Заключение
• В заключение следует еще раз сказать, что существует два основных типа систем: закрытые и открытые.
• Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.
• Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.
• Организация взаимодействует с внешней средой, должна приспосабливаться к изменениям в ней, чтобы нормально функционировать, и в силу этого должна рассматриваться как «открытая система». Не существует ни одной организации, которая не имела бы внешнего окружения и не находилась бы с ним в состоянии постоянного взаимодействия. Любая организация нуждается в регулярном получении из внешней среды исходных продуктов для обеспечения своей жизнедеятельности.

Что касается организации, то она обладает внешней и внутренней средой.

Внутренняя среда организации отражает специфику ее деятельности, а именно особенности технологии, продвижения товара к покупателю, организационной структуры, климата в коллективе, подходов к обучению персонала и стимулированию труда.

Факторы внутренней среды (или внутренние переменные) - ситуационные факторы внутри организации, которые являются результатом управленческих решений. Внутренние переменные в различной степени контролируемы. Среди них можно выделить следующие, наиболее важные:

· цели организации;

· структура;

· задачи;

· технология;

· люди.

Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация.

Внешняя среда организации состоит из групп ситуационных факторов, находящихся вне организации. Значение внешних факторов меняется от организации к организации и от подразделения к подразделению в одной и той же организации.

Угрозы и возможности, с которыми сталкивается организация, функционируя во внешней среде, можно выделить в семь областей:

- экономика;

- политика;

- рынок;

- технология;

- конкуренция;

- международное положение;

- социальное поведение.

Необходимо сказать, что окружающая среда организации обладает подвижностью - это скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде организации. В некоторых отраслях, например, в фармацевтической, электронной, химической, космической и др. изменения происходят относительно быстро. В других отраслях процессы изменения среды более замедленные.

• Список литературы
• 1. Иванов М. Организация как открытая система.// Менеджмент сегодня. - 2002, № 1
• 2. Гвишиани Д.М. Организация и управление. - М.: Изд-во МГТУ им Н. Э Баумана, 1999. - 348с.
• 3. Мильнер Б.З. Теория организаций. М.: ИНФРА. - 2001. - 192с.
• 4. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Теория организаций. - М.: Экзамен, 2002. - 126с.
• 5. Смирнов Э.А. Основы теории организаций. М.: 2000. - 242с.
• 6. Смирнов Э.А. Теория организаций. - М: ИНФРА-М, 2002. - 236с.
• 7. Теория организаций./ Под редакцией Б.Г. Алиева. - М.: Луч, 1999. - 198с.
• 8. Теория организации./ Под ред. Г.Р. Латфуллин, А.В. Райченко. - СПб.: Питер, 2003. - 286с.
• 9. Холл Ричард Х. Организации: структуры, процессы, результаты. - СПб.: Питер, 2001. - 312с.