Организация коммерческой деятельности магазина "Форум"

Международный «Институт управления»

Кафедра менеджмента и стратегического прогнозирования

ОТЧЕТ

по практике в мебельном салоне

Группа 43 - МЗС

Факультет экономический

Специальность(шифр) МЗС - 3086089

Проверил Козловский В.Д.

Архангельск, 2010 г.

Содержание

Введение

1. Общая характеристика объекта практики магазин «Форум»

2. Организация работы магазина «Форум»

2.1 Структура управления

2.1.1 Значение организационной структуры

2.1.2 Виды деятельности и анализ организационной структуры магазина «Форум»

2.1.3 Схема организационной структуры управления магазина «Форум»

3. Описание функций главных специалистов предприятия

4. Организация контроля в управлении

5. Поставщики товаров. Описание форм поставки товаров

6. Антикризисное управление

Заключение

Список использованных источников

Введение

Розничная торговля является важнейшей отраслью хозяйственной деятельности. Основным показателем работы торговых предприятий является розничный товарооборот. В сфере розничной торговли заканчивается процесс обращения товаров, и они переходят в сферу личного потребления. Розничная торговля-реализация товаров непосредственно населению для личного потребления.

Розничная торговля подразделяется по формам собственности на государственную, коллективную, совместную, частную, смешанную.

В соответствии с учебным планом я проходил производственную практику в магазине «Форум» с 1 по 25 декабря 2009 года.

Основной целью практики являлось закрепление и углубление знаний, полученных во время обучения по курсу «Менеджмент» и смежных с ним дисциплин, приобретение практических навыков в области управления конкретным предприятием, а так же приобретение практических навыков работы по специальности.

Во время прохождения практики мною были решены следующие задачи:

Общее знакомство с предприятием;

Изучение основных технико-экономических показателей;

Анализ взаимодействия предприятия с внешней средой;

Организационное построение предприятия и структура аппарата управления;

Анализ управления маркетинговой деятельностью;

Изучение системы управления персоналом;

Содержание и организация личного труда менеджера

1. Общая характеристика объекта практики магазин «Форум»

Магазин является коммерческой организацией, осуществляющей торгово-закупочную деятельность мебелью.

Объектом данного анализа является торговое предприятие. Начало свою деятельность в мае 1999 года. Основной вид деятельности - розничная торговля непродовольственными товарами, специализируется на продаже мебели. Основной целью предприятия является получение прибыли, а также удовлетворение запросов потребителей.Магазин «Форум» располагается на арендованных площадях, в которых после ремонта и переоборудования он начал деятельность. Площадь торгового зала магазина составляет 457 кв. м. В торговом зале выставлены образцы мягкой и корпусной мебели.

Магазин располагается в центре города, что очень удобно для жителей города. Перед магазином предусмотрена небольшая автомобильная парковка, что очень удобно для покупателей. Магазин работает с 11-00 до 19-00, без перерыва, в выходные магазин работает: в субботу с 11-00 до 17-00, а в воскресенье - с 11-00 до 16-00. Режим работы магазина позволяет охватить довольно широкий сегмент потребителей.

По своей товарной специализации это специализированный магазин, ассортимент которых построен на базе узкой номенклатуры товарных групп. Большая часть товаров представлена в выставочном зале. Часть товаров хранится в складских и подсобных помещениях магазина. Магазин «Форум» имеет 2 машины «Газель» тип фургон.

Поставки производятся из Москвы и Санкт-Петербурга, которые являются посредниками производственных заводов в зарубежных странах. Поставки по договорам производятся прямым назначением силами магазина и поставщика. Это дает возможность снизить продажную цену от 10 до 15%, что делает этот магазин более привлекательным.

Численность работающих 15 человек: 1- ком. директор, 2 - бухгалтера 1-администратор-менеджер, 1 - начальник службы сервиса, , 3 - продавцов-консультантов (из них 1 - кассир), 4 - грузчика, 2 - сборщика.

Предприятие почти не пользуется кредитами. Товары берут по условиям договоров на реализацию. Задолженности перед бюджетом, внебюджетными органами нет, заработная плата выдается вовремя.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Учет движения имущества и обязательств ведется с применением рабочего Плана счетов, форм бухгалтерской отчетности, методов оценки имущества и обязательств, форм отчетности, применяет упрощенную систему учета хозяйственных операций. Движение в целом документов небольшое. Исключением является прием и оформление поступающих товаров, и ежедневная сдача выручки продавцами в кассу.

2. Организация работы магазина «Форум»

2.1 Структура управления

Построение структуры управления организацией - это важная составная часть общей функции управления - организацией, одной из центральных задач, которой является создание необходимых условий для выполнения всей системы планов организации. Ее реализация может потребовать реструктуризации, как самой организации, так и ее управляющей системы, а также создания условий для формирования высокочувствительной к изменениям культуры организации. Культура как сложившаяся в организации система ценностей, убеждений, образцов и норм поведения отражает характер отношений между работающими, т.е. прямо связана с организационной структурой.

2.1.1 Значение организационной структуры

Структура управления представляет собой упорядоченную совокупность связей между звеньями и работниками, занятыми решением управленческих задач организации. В ней выделяют такие понятия, как элементы (звенья), связи и уровни. Элементы - это службы, группы и работники, выполняющие те или иные функции управления в соответствии с принятым разделением управленческих задач, функций и работ. Отношения между элементами поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные связи носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми. Вертикальные связи - это связи подчинения, и необходимость в них возникает при иерархичности управления, т.е. при наличии нескольких уровней управления. Кроме того, связи в структуре управления могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между так называемыми линейными руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений. Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

В рамках структуры управления протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений), между участниками которого распределены задачи и функции управления, а следовательно -- права и ответственность за их выполнение. С этих позиций структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение намеченных целей организации.

В соответствии с этим построение организационной структуры управления требует: группировки всех видов работ по функциям, обязанностям или задачам; формирования соответствующих отделов, рабочих групп и определения индивидуальных исполнителей; установления полномочий по принятию решений и отношений между отделами, рабочими группами и индивидуумами по поводу выполнения ими функций, обязанностей и задач; установления каналов коммуникаций и механизмов, обеспечивающих координацию и передачу решений по вертикали и горизонтали. Приведем определение наиболее важных понятий, имеющих непосредственное отношение к построению структуры управления.

Полномочия -- это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия подчиненных на выполнение конкретных задач. Их определяют также как делегированное или присущее данной должности право использовать ресурсы организации. Ответственность -- это обязанность выполнять задачи и отвечать за их решение. Полномочия и ответственность связаны между собой: полномочия без ответственности создают условия для неограниченной власти и разнузданности, а передача ответственности без предоставления необходимых полномочий -- это характеристика безграмотного и безответственного отношения лица к собственным обязанностям. Делегирование -- это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Власть -- это право влиять на поведение других людей и заставлять их действовать в определенном направлении.

2.1.2 Виды деятельности и анализ организационной структуры магазина «Форум»

Главным управляющим магазина является директор. В его подчинении находится все линейные и функциональные руководители. Рассмотрим поподробнее магазин «Форум».

В подчинении у директора находятся администратор-менеджер. Он определяет перспективы развития магазина, ищет новых поставщиков, обеспечивает высокое качество продукции и улучшение ее ассортимента.

Также в подчинении у директора магазина находится начальник службы сервиса. Он обеспечивает прием, размещение и расстановку приходящего товара. Организует доставки по городу. В подчинении у него находятся сборщики и грузчики, которые обеспечивают доставку, сборку и ремонт мебели.

Как и на любом другом предприятии за учетом поступления финансовых средств, оплатой счетов, начислением заработной платы и сдачей отчетов занимается главный бухгалтер. В его подчинении находится специалист бухгалтер.

В подчинении у администратора-менеджера находятся четыре продавца-консультанта, которые ведут работу с покупателями, общаются с ними, помогают определиться с выбором, рассказывают о свойствах и предназначении, оформляют документы на продажу за наличный расчет, затем, пробивают чек на оплату товара.

Данную организационную структуру можно отнести к линейно-функциональной структуре управления. Плюсом данной формы управления является качественное разделение труда в управлении, при котором линейные руководители сохранили за собой право отдавать распоряжение и принимать решения при участии и помощи функциональных работников. Минусом в такой организационной структуре управления является постоянная необходимость в согласовании принимаемых решений, что вызывается решением производственных задач, обусловленных новыми целями функционирования и требующих определенных знаний. Это приводит к замедлению сроков реализации товара, что ведет к росту управленческих расходов. Также к минусу в данной сфере труда можно отнести и продолжительность рабочего дня, он составляет 12, а иногда 10 часов. При этом в неделю, получается, пять рабочих дня и два выходных.

2.1.3 Схема организационной структуры управления магазина «Форум»

Схему данной организационной структуры можно изобразить следующим образом:

3. Описание функций главных специалистов предприятия

Организация управления персоналом в магазине «Форум» подчинено трехуровневой системе. Низовое ее звено представляют продавцы-консультанты и далее по возрастающей.

Деятельность продавцов-консультантов регламентируется должностными инструкциями. Продавец розничного отдела, непосредственно подчиняется директору магазина. Дополнительные распоряжения может получать от администратора торгового зала.

На должность продавца-консультанта товаров назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы. По договоренности с частным предпринимателем специальную.

В своей деятельности продавец-консультант товаров руководствуется:

нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

правилами внутреннего трудового распорядка;

приказами и распоряжениями частного предпринимателя и управляющего магазином; настоящей должностной инструкцией.

Продавец-консультант магазина «Форум» должен знать:

ассортимент, классификацию, характеристику, назначение товаров;

способы использования и ухода за ними; розничные цены на товары и страну происхождения;

правила расшифровки артикула, маркировки; основные виды сырья и материалов, идущих на изготовление товаров;

комплектования товаров, признаки доброкачественности товаров.

Оказывать помощь в разборе товара из прихода. Под руководством наставника участвовать в сортировке и маркировке товара;

Прикреплять ярлыки цен с указанием наименования, артикула, цены, размеров;

Встречать клиентов розничного отдела и консультировать их по ассортименту. Демонстрировать все виды моделей наименования;

Так же продавцы консультанты являются кассирами.

В своей деятельности кассир руководствуется:

нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

правилами внутреннего трудового распорядка;

приказами и распоряжениями частного предпринимателя и управляющего магазином;

настоящей должностной инструкцией.

Кассир должен знать:

ассортимент, классификацию, розничные цены на товары;

правила расшифровки артикула, маркировки; порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации;

типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, основные требования ГОСТ Р 51074-97, ГОСТ Р 51304-99;

порядок сдачи выручки, оформления чека, справки кассира, ведения книги кассира, оформления ценников.

На должность начальника службы сервиса назначаются лица, имеющие высшее образование и стаж работы на руководящих должностях не менее 3-х лет. Непосредственно подчиняется коммерческому директору.

Начальник службы сервиса:

организует и проверяет правильную приёмку поступающих в магазин товаров по количеству и качеству;

систематически проводит инструктажи работников магазина, связанных с приёмкой, хранением товаров;

контролирует наличие и своевременную доставку, и сборку покупаемого товара;

контролирует наличие товаров в зале; несет материальную ответственность за сохранность товаров;

своевременно отслеживает переоценку нереализованного бракованного товара, составляет накладную, подписывает ее у директора магазина;

осуществляет размещение товаров на складах;

принимает товар по накладным, расписывается во втором экземпляре и передает его директору магазина;

под руководством директора магазина участвует в учете товара на складах и в розничном отделе.

В подчинении у начальника службы сервиса находятся сборщики и грущики мебели. На должность грузчика мебели назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы. На должность сборщика мебели назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование и стаж работы в аналогичной должности не менее 2-х лет.

Сборщик мебели:

должен знать технические условия, виды, способы выполнения работ по сборке мебели, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы, касающиеся работы предприятия торговли;

должен знать правила и методы организации обслуживания покупателей;

должен знать законодательство о труде;

производит сборку комплектующих в соответствии с требованиями производителя;

производит установку встраиваемых предметов бытовой техники в предметы мебели.

Грузчик мебели:

должен знать правила погрузки и выгрузки грузов;

должен знать правила укладки, крепления, укрытия грузов на складе и транспортных средствах;

должен знать правила применения простейших погрузочно-разгрузочных приспособлений и средств транспортировки товара;

при получении товара от поставщика осуществляет его выгрузку и сортировку вручную или с применением простейших погрузочно-разгрузочных приспособлений;

размещает товар на складах;

осуществляет доставку и разгрузку мебели до квартиры (офиса) покупателя;

распаковывает комплектующие детали;

производит расстановку предметов мебели.

Сборщики и грущики мебели несут ответственность за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Администратор-менеджер осуществляет руководство организацией предприятия, направленной на достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

На должность администратора-менеджера назначают лицо с высшим образованием и стажем работы на руководящих должностях не менее 5 лет.

Администратор-менеджер магазинов:

несут ответственность за работу продавцов-консультантов,

разрабатывают ассортиментную политику,

следят за ритмичностью поставок продукции от поставщиков,

определяют перспективные направления развития предприятия;

осуществляет операции, связанные с реализацией продукции.

следит за определенными сегментами рынка, реализуя на нем товары и определяя емкость рынка;

доводить до сведения директора магазина о спросе покупателей на отдельные товары;

заносит накладные в Тетрадь регистрации накладных, где записывается: №№ накладных, сумма и подпись продавца и администратора торгового зала;

каждую выписку заносит Тетрадь регистрации выписок и в конце дня подводит итоговую сумму продаж, выделяя отдельно розничный и бракованный товар. Данные передаются в ПК. В конце дня производит сверку цен и суммы по компьютеру и контрольному чеку;

под руководством директора магазина участвует в учете товара на складах и в розничном отделе.

Администратор несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящим Положением обязанностей.

Коммерческий директор магазина «Форум» работает на контрактной основе, заключенной с учредителем. Он самостоятельно на основе единоначалия решает вопросы возглавляемого им предприятия, за исключением отнесенных действующим законодательством и уставом к компетенции общего собрания трудового коллектива и совета трудового коллектива.

Директор:

без доверенности действует от имени предприятия,

заключает договоры, в том числе трудовые,

выдает доверенности,

открывает в банках расчетные и иные счета,

пользуется правом распоряжения средствами,

утверждает штаты,

издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников предприятия.

Бухгалтерия включает в себя главного бухгалтера (финансовая отчетность, начисления заработной платы); бухгалтера (выплата зарплаты сотрудникам; сопровождение платежных поручительств в коммерческий банк). Главный бухгалтер, работая в тесном контакте с руководителем, совместно решают финансовые вопросы (налоги, средства на закупку оборудования, сырья, оплата транспортных расходов и т.п.).

Главный бухгалтер, непосредственно подчиняется коммерческому директору.

Главный бухгалтер должен знать:

Законодательные акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность

Формы и методы бухгалтерского учета на предприятии

План счетов

Организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета

Порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств

Методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия

Правила и нормы охраны труда

Делегирование полномочий при функционировании организации немыслимо без четкого определения обязанностей среди сотрудников предприятия. Все должности в магазине «Форум» регламентируются соответствующими должностными инструкциями, однако в результате их исследований было установлено, что они носят декларативный, формальный характер:

В должностных инструкциях магазина "Форум" поверхностно фиксируется существующее разделение труда на определенный момент и не учитываются происходящие в процессе работы изменения, в силу чего они теряют значение документа, регламентирующего работу управляющих различных уровней.

Обязанности, права и ответственность, как правило, оказываются несбалансированными и несогласованными в масштабе организации.

Не обеспечивается необходимая полнота и четкость при определении обязанностей, прав и ответственности персонала.

Зафиксированные в должностной инструкции обязанности, права и ответственность работника оказываются оторванными от тех условий, которые необходимы для успешного выполнения.

4. Организация контроля в управлении

Внутренний контроль в магазине «Форум» осуществляется в соответствии с Уставом предприятия и возлагается на контрольно-ревизионный орган Общества и на менеджмент высшего звена. Ревизию финансовой и хозяйственной деятельности общества осуществляет ревизор в лице бухгалтерии. Готовит заключение к годовому отчету и бухгалтерскому балансу. Все должностные лица и работники магазина «Форум» по запросу ревизора предоставляют необходимую информацию, документы, личные, устные и письменные пояснения, связанные с деятельностью торговой фирмы.

Ревизия проводится не реже одного раза в год. Обязательным является хранение в тайне, конфиденциальной и коммерческой информации, ставшей известной ревизору в результате своей деятельности. Кроме того, общество может заключить договор со специализированной организацией для проверки и подтверждения правильности годовой финансовой отчетности.

Внутренний контроль обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. К функциям внутреннего контроля магазин «Форум» относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентивную. Последняя функция в современных условиях особенно важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения в деятельности торговой фирмы, защищает ее от нежелательных последствий тех или иных действий.

Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля - формальный. Выбор формы внутреннего контроля зависит от: сложности организационной структуры; правовой формы; видов и масштабов деятельности; целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности; отношения руководства организации к контролю. Важнейшая форма внутреннего контроля - внутренний аудит на основании проверок ревизора торговой фирмы.

Одним из методов контроля на торговом предприятии является инвентаризация. Порядок и сроки проведения инвентаризаций в магазине определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

5. Поставщики товаров. Описание форм поставки товаров

Одним из этапов коммерческой деятельности является выявление и изучение источников поступления, выбор поставщиков, каналов продвижения товаров. Очень важно выявить, изучить и выбрать наиболее подходящие источники поступления товаров, в которых будет осуществляться закупка. Многообразие поставщиков зависит от разнообразия ассортимента вырабатываемых товаров. Возникает необходимость всестороннего изучения источников поступления товара с точки зрения ассортимента и объема производимых товаров, условий поставки и других факторов.

Коммерческие работники должны посещать производственные предприятия, т.е поставщиков изготовителей, для знакомства с объемом ассортиментом и качеством выпускаемой продукции, а также для изучения производственных возможностей потенциальных поставщиков. Следует постоянно следить и анализировать рекламные объявления в средствах массовой информации, проспекты, каталоги и другая информация о производстве.

Тщательный анализ полученной информации позволит торговому предприятию составить необходимое представление об источниках поступления товаров.

Кроме учета работы с постоянными поставщиками, следует вести учет и повседневно регистрировать производителей товаров, еще не связанных договорными отношениями. К поставщикам товаров относятся конкретные предприятия различных источников поступления, т.е. тех или иных отраслей народного хозяйства, различной производственно-экономической деятельности, вырабатывающих товары и услуги. В связи с большим многообразием поставщиков товаров применяется их классификация по различным признакам.

Организация и технология закупок товаров у поставщиков

Закупка товара является важной составляющей частью коммерческой деятельности торговых предприятий. Они дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для торговой сети, осуществлять воздействие торговли на производство в соответствии с требованиями покупательского спроса. Правильно организационные закупки товаров являются необходимым условием создания оптимальных товарных запасов, повышения товарооборачиваемости, получения прибыли и удовлетворения спроса населения. Весь процесс закупочной работы состоит из предварительных, собственно-закупочных и заключительных коммерческих операций. К предварительным операциям по закупке относятся:

> Изучение покупательского спроса

> Изучение источников поступления и поставщиков товаров

> Составление заявок и заказов на поставку товаров

> Разработка преддоговорных требований к поставщикам и условиям поставки.

6. Антикризисное управление

С тем чтобы оптимизировать деятельность работников всех уровней в магазине «Форум» необходимо внедрение комплексной программы по следующим направлениям:

совершенствование организационной структуры управления, сокращение числа управляющего аппарата за счет четкого перераспределения квалификационных и должностных обязанностей;

пересмотр должностных инструкций для сбалансированности обязанностей сотрудников торговой фирмы, прав и ответственности, поддержания наиболее эффективной технологии управления в магазине, предусматривая порядок выполнения и взаимосвязь управленческих работ в пространстве и времени;

составление профессиограммы менеджера по управлению инфраструктурой торговой фирмы;

учет в этапности в становлении и развитии трудового коллектива фирмы по мере ее развития;

определение путей и методов оказания влияния на трудовую этику и мораль подчиненных торговой организации;

формирование организационной приверженности персонала фирмы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Прохождение практики является важным элементом учебного процесса по подготовке специалиста.

Во время её прохождения будущий специалист применяет полученные в процессе обучения знания, умения и навыки на практике.

Основными задачами производственной практики являются:

- получение практического опыта работы.

- улучшение качества профессиональной подготовки.

- воспитания специалиста в духе уважения к деятельности.

- закрепление полученных знаний по общим и специальным дисциплинам.

- проверка умения студентов пользоваться законодательством, правовыми актами.

В результате прохождения практики были закреплены пройденные теоретические знания по курсу «Менеджмент» и смежных с ним дисциплин, приобретение практических навыков в области управления конкретным предприятием, а так же приобретение практических навыков работы по специальности.

Мною были приобретены практические навыки работы в качестве менеджера, изучения маркетинговой деятельности фирмы, а так же была дана оценка и предложения по изменению организационной структуры режима работы предприятия.

Список использованных источников:

«Предприятие: стратегия, структура, положения об отделах и службах, должностные инструкции» Москва, 1997 г.

«Хозяйственные документы: сборник договоров» Москва 1996г.

А.С. Пашков «Трудовое право России» Санкт-Петербург 1994г.

Л.Л. Морозова «Квалификационные характеристики должностей работников предприятий торговли» Санкт-Петербург, 1998г.

О.В. Памбухчиянц «Организация и технология коммерческой деятельности»

С.А. Каплина « Организация коммерческой деятельности» Ростов-на-Дону,2002 г.

Устав магазина «Форум»

Ф.П. Половцева «Коммерческая деятельность» Москва, 2001 г.