Сучасна організація і менеджмент

19

Контрольна робота

з дисципліни «Основи менеджменту»

Сучасна організація і менеджмент

Київ - 2009

 ЗМІСТ

ВСТУП

Менеджмент та організація, як група людей, нерозривно пов'язані. Менеджмент в рамках окремого економічного об'єкта - організації, виступає як система ринкового управління та направлений на гнучке застосування діяльності організацій до реальних ринкових умов.

Нова економічна реальність, з якою зіткнулись сучасні організації, потребує створення такої системи менеджменту, яка б забезпечила їм високу ефективність роботи, конкурентоздатність та стійке положення на ринку. Такий підхід до менеджменту передбачає широке застосування системного та ситуаційного підходів до управління організаціями, використання методів наукового обґрунтування управлінських рішень, програмного прогнозування й планування, стратегічного управлінського аналізу, застосування гнучких структур управління, більш повне і якісне використання особистісного потенціалу. Для цього необхідно постійно не тільки поповнювати наукові знання, але й розвивати особистісні якості менеджерів, їх здібності застосовувати знання в практичній діяльності, створювати умови для найбільш повного розкриття потенціалу працівників.

В сучасних ринкових умовах, коли вплив зовнішнього середовища на організацію є змінним, складним та сильним, успішність функціонування будь-якої організації залежить від врахування зовнішніх чинників у своїй діяльності, що дає змогу їй краще адаптуватися до викликів цього середовища. Управління організацією в умовах ринкової економіки складніше, ніж в умовах центральної системи. Це пов'язано з розширенням прав відповідальності та з необхідністю пристосування до змін у зовнішньому середовищі. Всі проблеми, які виникають перед організацією, неможливо вирішити без сучасного професійного менеджменту - цього могутнього прискорювача розвитку суспільства.

1. СУТНІСТЬ, ЗМІСТ ТА СТРУКТУРА ОРГАНІЗАЦІЙ

1.1 Поняття організації

Організація - це систематизоване свідоме об'єднання людей, діяльність яких узгоджується і координується для досягнення визначених спільних мети та цілей.

Основними складовими будь-який організації є:

люди, що входять в організацію;

спільна мета та завдання, для рішення яких створена організація;

управління, що формує, мобілізує і надає руху потенціалу організації для рішення цих задач.

1.2 Види та класифікація організацій

Зазвичай виділяють такі види організації: бюрократії, тобто адміністративні органи й установи; установи тотального типу (лікарні, в'язниці, монастирі, військові підрозділи тощо); добровільні організації (неурядові, комерційні, недержавні тощо).

В українському законодавстві організації, які мають статус юридичної особи, називають підприємствами, товариствами, асоціаціями, об'єднаннями, тощо. На практиці використовують терміни „фірма”, „корпорація” та інші.

Організації класифікуються за різними ознаками: способом та метою утворення, кількістю цілий, величиною, юридичним статусом, формами підприємництва, характером адаптації до змін.

За способом і метою утворення організації поділяють на формальні і неформальні.

За кількістю цілей виділяють прості організації ( мають одну ціль) і складні організації (ставлять перед собою комплекс взаємопов'язаних цілей), яких в економіці переважно більшість.

За величиною виокремлюють великі, середні та дрібні організації. У великих організаціях працюють тисячі працівників, у середніх - сотні, а в дрібних - десятки.

Офіційно зареєстровані організації отримують статус юридичної особи (офіційне визнання, атрибути державної реєстрації, рахунок в банку, форма підприємництва тощо). Усі інші організації є неюридичними особами.

За формами підприємництва організації поділяють на підприємства, господарські товариства, банки, страхові компанії, інвестиційні фонди тощо.

За характером адаптації до змін виділяють механістичні організації (характеризуються консерватизмом, негнучкою організаційною структурою, управління автократизмом у контролі та комунікаційних, фетишизацією стандартизації тощо) і органістичні (характеризуються динамічністю, гнучкістю організаційних структур управління, розвинутим самоконтролем, демократизацією комунікацій тощо).

Сучасна теорія організації (ситуаційний підхід) розглядає організацію як відкриту систему, яка постійно взаємодіє із зовнішнім середовищем, до якого вона має пристосуватися. На відміну від попередніх сучасна теорія ґрунтується на тому, що не існує ідеальної моделі до якої мають прагнути всі організації.

Організація вважається успішно керованою, якщо вона вирішує завдання і досягає поставленої мети. Для цього управління має бути результативним та ефективним.

1.3 Структура організації

Будь-яка організація має різні види структур - впорядкованість організаційних систем та одиниць, які складаються із сукупності різних підсистем і елементів і взаємовідносин між ними. Система - це певна цілісність, яка складається із взаємозалежних частин (елементів), кожна з яких вносить свій внесок у характеристики цілого. Отже, система складається з багатьох частин, кожна з яких працює у взаємодії з іншими, для створення цілого, що має якості, яких немає у її складових частин. Однак складові частини системи взаємозалежні. Якщо хоч одної з них не виявиться, то вся система або не буде працювати, або працюватиме неправильно.

Є два основних типи системи: закриті і відкриті. Зак-рита система має жорсткі фіксовані межі, а її дії від-носно незалежні від середовища, яке оточує систему. Для відкритої системи характерна взаємодія з навко-лишнім середовищем через проникні «кордони» системи (входи і виходи). Через входи навколишнє середовище впливає на систему, а через виходи система впливає на навколишнє середовище.

Великі складні системи складаються з частин, які можна розглядати, в свою чергу, як системи. Ці части-ни називаються підсистемами. Поняття підсистем має надзвичайно велике значення для управління, оскільки дає змогу створювати всередині системи необхідні структурні підрозділи для потреб управління: відділи, сектори, дільниці та ін.

Кращою структурою організації буде така, яка найбільш повно враховує вплив ситуаційних факторів, які характерні для даної організації.

Основні ситуаційні фактори, які впливають на організаційну структуру: технологія, розміри організації, середовище, стратегія.

Кожний із зазначених факторів впливає на формування організаційної структури не тільки прямо, але і опосередковано, тобто шляхом їх взаємного впливу один на одного.

Будь-яка організація має як формальну, так і неформальну структуру. Формальна структура представлена такими різновидами:

посадова структура - у ній звичайно вказується штатно-посадовий склад організації;

функціональна структура - керівники, фахівці та службовці апарату управління;

соціально-демографічна структура - у ній виділяються групи за віком, статтю, соціальним станом;

професійно-кваліфікаційна структура - у ній звичайно виділяються групи за досвідом роботи, загальною та фаховою освітою тощо.

Знання цих структур дозволяє керівникові побачити плюси та мінуси своєї організації, виявити її соціально-психологічні особливості, а також ті персоніфіковані сили, які здатні підвищити або, навпаки, знизити ефективність його діяльності.

Поряд із формальними структурами в будь-якій організації існують і серйозно впливають на загальний стан справ неформальні структури та групи. Вони являють собою спонтанно виникаючі мікрогрупи людей, які регулярно вступають у неформальну взаємодію для досягнення певних цілей.

Вивчення історії розвитку людського суспільства свідчить, що уже в давнину були великі організації, які мали формальну структуру і відповідні рівні управлін-ня. Тільки завдяки існуванню таких організацій були побудовані споруди древніми інками, жителями Вавилону та Єгипту. Прикладом таких організацій може бути також імперія Олександра Македонського (пізніше - Римська імперія), які охоплювали величезні площі і об'єднували мільйони людей від Азії до Європи. Керів-ництво цими організаціями здійснювалося певними струк-турами, які включали імператора, його довірених осіб, губернаторів провінцій, митників, збирачів податків і наглядачів за роботою рабів на полях і в майстернях.

Форми і структури управління, які склалися в орга-нізаціях минулого, можна побачити і нині. Наприклад, організація сучасних армій побудована за принципами, які діяли ще в легіонах Стародавньою Риму, а територіальна структура управління вперше була застосована Олександром Македонським.

Серед сучасних структур є також такі, що зароди-лися сотні років тому назад, наприклад, структура уп-равління католицькою церквою, визначена засновника-ми християнства. Майже двадцять століть ця структура не змінюється, тоді як за цей період виникло безліч організацій і структур, що згинули у мороці минулого.

Загальними характеристиками організації є: ресурси, залежність від зовнішнього середовища, розподіл праці (спеціалізація управлінських працівників на виконання визначених видів діяльності, розмежування їхніх повноважень, прав і сфер відповідальності).

Горизонтальний поділ праці - це розподіл всієї роботи на складові компоненти, наприклад: виробництво продукції, фінанси і маркетинг. Вертикальний поділ праці - діяльність з координування роботи інших людей залежно від підлеглості. Вертикальний поділ праці утворює рівні управління - нижчий, середній і вищий.

Менеджери нижчого рівня несуть безпосередню відповідальність за виробництво товарів і послуг. Це майстри, лінійні менеджери, офіс-менеджери та інші. Вони зобов'язані виконувати встановлені правила і процедури, забезпечуючи ефективність виробництва, надавати технічну допомогу, мотивувати підлеглих приділяючи особливу увагу виконанню повсякденних задач. Середній рівень управління - самий чисельний. По деяким даним він складає 50 - 60% загальної чисельності управлінського персоналу організації і включає менеджерів, відповідальних за хід виробничого процесу в підрозділах, що складаються з декількох первинних структурних одиниць; сюди входять також менеджери штабних і функціональних служб апарата управління, а також керівництво допоміжних і обслуговуючих виробництв, цільових програм і проектів. Вищій рівень - це адміністрація, чи менеджери вищої ланки, топ-менеджери, що здійснюють загальне стратегічне керівництво організацією в цілому, її функціональними і виробничо-господарськими комплексами: це президенти компаній, голови рад директорів, головні виконавчі директори і виконавчі віце-президенти. Вищі менеджери відповідають за визначення цілей організації, розробку стратегій їхнього досягнення, контроль за зовнішнім середовищем і інтерпретацію подій у ній що відбуваються, а так само прийняття значимих для всієї компанії в цілому рішень. Вони працюють на довгострокову перспективу, їх цікавлять тенденції розвитку зовнішнього середовища і загальний успіх діяльності фірми. У їх обов'язки входить - здійснення комунікацій, доведення задач до виконавців, формування корпоративної культури і підтримка підприємницького духу.

1.4 Форми управління організаціями

В практиці господарювання традиційно розрізняють декілька форм організаційних структур управління.

Лінійна - це така структура, між елементами якої існують лише одно канальні взаємодії. За лінійної структури кожний підлеглий має лише одного керівника, який і виконує всі адміністративні та спеціальні функції у відповідному підрозділі.

Основу функціональної структури становить поділ функцій управління між окремими підрозділами апарату управління. Функціональна структура забезпечує компетентне керівництво по кожній функції управління і забезпечує чутливість до нових явищ у зовнішньому середовищі.

Лінійно-функціональна структура управління спирається на підрозділ повноважень та відповідальності по функціях управління та прийняття рішень по вертикалі.

2. СЕРЕДОВИЩЕ ОРГАНІЗАЦІЙ

Середовище організації - це сукупність певних обставин і факторів як у середині організації, так і навколо неї, що впливають на прийняття рішень. Організація постійно перебуває під постійним тиском окремих ланок зовнішнього та внутрішнього середовища.

Організація становить взаємодію таких основних елементів, як цілі, структури, завдання, технології, люди, а також оточення - політичне, економічне, культурне, ринкове, до якого вона повинна пристосуватися.

Будь-яка організація знаходиться в середовищі і функціонує в тому випадку, коли середовище дає йому таку можливість.

Менеджмент являє собою багатоаспектне явище, що охоплює процеси, які проходять в організації і зв'язані з її внутрішнім середовищем і її зовнішнім оточенням.

2.1 Внутрішнє середовище організації та менеджмент

Згідно із системним підходом до управління кожна організація -- це відкрита система, цілісність і життєздатність якої забезпечується завдяки елементам, з яких вона формується. Сукупність цих елементів становить внутрішнє середовище організації. Його проектування і створення відбувається з огляду на специфіку діяльності організації, кола споживачів, ринкової кон'юнктури, умов господарювання тощо. Система менеджменту при формуванні внутрішнього середовища організації має забезпечити відповідність характеристик його найважливіших складових умовам зовнішнього середовища, в яких організація функціонує.

Складові внутрішнього середовища організації

Внутрішнє середовище організації формується керівниками відповідно до їх уявлень про те, які саме елементи забезпечать її ефективне функціонування і розвиток. Цим зумовлене існування різних підходів до структурування внутрішнього середовища організацій. Найчастіше в ньому виділяють п'ять складових: цілі, структура, технологія, завдання і персонал, який виконує ці завдання з допомогою відповідної технології. Деякі представники сучасної російської школи управління вважають, що внутрішнє середовище -- це структура організації, її ресурси та культура; інші до внутрішнього середовища відносять структуру, рівень розподілу праці та організаційні комунікації, а також кадровий склад організації, трудові й технологічні процеси, що використовують для перетворення ресурсів на необхідний суспільству продукт.

На рис.1 наведено схематичне зображення організації як відкритої системи. Вона забезпечує свою життєздатність перетворенням ресурсів, які отримує із зовнішнього середовища, на готовий продукт (вироби, послуги, ідеї) для суб'єктів зовнішнього середовища.

Рис. 1. Організація як відкрита система

Проектує процес перетворення ресурсів на готовий продукт і забезпечує його функціонування система менеджменту, яка зорієнтована на виконання таких ключових завдань:

визначення цілей організації;

формування під обрані цілі організаційну структуру, яка забезпечить ефективну взаємодію всіх членів організації згідно з тими функціями, які вони виконуватимуть;

залучення у процес перетворення тієї технології, яка гарантуватиме оптимальне співвідношення витрат ресурсів і результату;

підбір персоналу і створення для нього дієвих мотиваційних преференцій (переваг), які б поєднували прагнення людей досягати власних цілей з необхідністю працювати з належною віддачею задля досягнення мети організації.

Незалежно від сфери діяльності, складу і структури зовнішнього середовища, ці завдання є обов'язковими для керуючої системи будь-якої організації, оскільки їх вирішення формує її внутрішнє середовище.

Звідси, основними елементами внутрішнього середовища є:

цілі організації -- формуються з урахуваннями ринкової кон'юнктури на основі наявних та потенційних можливостей організації;

структура організації -- формується під обрані цілі в такий спосіб, щоб забезпечити необхідний рівень гнучкості й мобільності організаційних дій;

система технологій -- спрямована на забезпечення конкурентоспроможності продукції за технічними й економічними параметрами;

персонал (людські ресурси) -- добирають з урахуванням кваліфікаційних характеристик і узгодженості мотивацій індивідів з цілями організації, здатності їх до саморозвитку;

організаційна культура -- має своїм завданням ідентифікацію індивідуальних та організаційних цілей та їх узгодження.

Отже, внутрішнє середовище організації -- це складна система елементів і зв'язків між ними, що є об'єктом контролювання та регулювання керівництвом.

Цілі як засоби формування і розвитку організації

Поняття «ціль» належить до фундаментальних понять теорії управління. Визначення цілей є вихідним моментом діяльності менеджера.

Ціль -- бажаний стан об'єкта або бажаний кінцевий результат діяльності.

Ціль завжди передує усвідомленій діяльності людей, є мотивом, що спонукає їх до дії, оскільки формується на основі їхніх потреб та інтересів. Ціль обирають, конструюють у вигляді ідеальної моделі стану системи в майбутньому, можливість досягнення якої оцінюють керівники з урахуванням різних чинників.

Цілі різних організацій можуть бути подібними або істотно відрізнятися. Так, для підприємства, що працює на комерційних засадах, метою є отримання прибутку, а для некомерційних організацій -- вирішення в межах установленого бюджету тих проблем, заради усунення яких вони створені.

Як правило, організації ставлять і реалізують не одну ціль, а декілька важливих для їх функціонування і розвитку. Класифікацію цілей за різними ознаками подано у таблиці 2.1.

Таблиця 2.1 Класифікація цілей

1. Міжнародні фактори - події, що відбуваються за межами країни. Ці фактори впливають на всі аспекти зовнішнього середовища. Звідси з'являються нові конкуренти, покупці, постачальники, вони ж формують і нові соціальні, технологічні й економічні тенденції. Сьогодні кожна компанія повинна мислити в міжнародному масштабі: це і конкуренція з виробниками різних країн, це і суперництво з закордонними компаніями на місцевому ринку.

2.Технологічні фактори - наукові і технологічні нововведення в окремій галузі й у народному господарстві в цілому. Сьогодні мільйони людей працюють на комп'ютерах, що об'єднані в мережі. Це дає можливість одержувати інформацію в режимі реального часу й оперативно приймати рішення. З'являються нові високотехнологічні матеріали.

3. Соціокультурні фактори - демографічні характеристики, норми, звичаї, цінності населення країни, у якій оперує організація. Важливими соціокультурними характеристиками є географічний розподіл і щільність населення, його середній вік, рівень освіти. Поточна структура населення визначає склад робочої сили і споживачів у майбутньому.

4. Демографічні фактори визначають норми і цінності населення.

5. Економічні фактори - відбивають загальну економічну ситуацію в країні чи регіоні, у якому працює організація - купівельну спроможність споживачів, рівень безробіття, процентні ставки, злиття чи поглинання компаній.

6. Законодавчі (політичні фактори) - містять у собі законодавчі акти, а також політичні дії, спрямовані на встановлення контролю. Саме державні закони визначають правила гри.

Середовище задач (функціональне середовище) - це сукупність елементів безпосередньо зв'язаних з організацією, а саме:

споживачі - це ті, хто здобувають товари чи послуги і визначають успіх фірми на ринку.

конкуренти - ті, хто оперує в тій же самій галузі чи сфері бізнесу і пропонує свої товари або послуги тим же групам споживачів.

постачальники - забезпечують надходження необхідних для виробництва продукції сировини і матеріалів. Співробітництво з постачальниками дозволяє домогтися істотної економії, підвищення якості товарів і послуг і прискорити вихід на ринок нових продуктів. Співробітництво перейшло в розряд обов'язкових правил.

ринок праці - це люди, яких може найняти компанія. Стан ринку праці багато в чому визначається діяльністю профспілок.

Варто виділити дві групи факторів, що впливають на організацію:

необхідність постійних інвестицій у навчання і підготовку персоналу, що дозволяє компанії відповідати конкурентним вимогам ринку.;

вплив міжнародних об'єднань, автоматизації праці і розташування виробничих потужностей на розподіл робочої сили, що створює її дефіцит в одних галузях і надлишок в інших.

2.3 Взаємодія: сучасна організація - зовнішнє середовище

Ефективна діяльність організації припускає, що її менеджмент володіє навичками ведення операцій в умовах невизначеності середовища. Невизначеність - це недостатність інформації для прийняття рішень.

Існують дві базові стратегії організації в умовах високої невизначеності середовища: адаптація до змін зовнішнього середовища і вплив на середовище, з метою зробити його більш сприятливим для функціонування компанії.

Якщо організація зустрічається з високим рівнем невизначеності в плані конкуренції, державного регулювання, тоді можна використовувати стратегію адаптації. Це означає:

Постійне спостереження за зовнішнім середовищем, координація взаємодії організації з його ключовими елементами. Необхідно в структуру апарату управління ввести посаду спостерігача, який буде виконувати дві функції: займатися пошуком і обробкою інформації про зміни за межами організації і представляти інтереси організації за її межами.

Прогнозування і планування змін у зовнішнім середовищі, як найважливіший з видів діяльності фірми. Планування використовується при високому рівні невизначеності зовнішнього середовища.

Гнучка структура. Дослідження показують, що вільна, гнучка структура дозволяє більш ефективно адаптуватися до зовнішніх змін і проводити внутрішні трансформації.

4. Злиття і створення спільних підприємств. Такі підприємства створюються для реалізації складних, зв'язаних зі значними інвестиціями проектів коли одна з компаній не має достатнього досвіду.

Другий варіант стратегії організації в умовах невизначеності середовища полягає в тім, що компанія прагне вплинути на його фактори. До широко розповсюджених способів впливу на середовище відносяться реклама і зв'язки з громадськістю, політична діяльність і членство в асоціаціях.

1. Реклама і зв'язки з громадськістю.

Реклама є дуже ефективним методом керування попитом на продукцію компанії. Компанії витрачають великі кошти для того, щоб впливати на потреби споживачів. Реклама - розповсюджений метод зниження рівня невизначеності середовища щодо показників.

Методи встановлення і підтримки зв'язків із громадськістю спрямовані на формування суспільної думки про саму компанію, її іміджу, а не про її товари.

2. Політична діяльність - спроби організації вплинути на законодавство і державне регулювання. Багато організацій мають у законодавчих органах свої лобі.

3. Торгові асоціації. Багато організацій, що мають подібні інтереси, поєднуються в торгові асоціації і спільні зусилля намагаються вплинути на зовнішнє середовище.

ВИСНОВКИ

Сучасний менеджмент організацій в складних зовнішніх умовах постійно розвивається. Змінюються структури управління організаціями - використовуються більш гнучкі органічні форми, у яких застосовується логічна інтеграція різноманітних функцій, що підпорядкована досягненню певних стратегічних, тактичних і оперативних цілей. Все більше використовується особистісний потенціал працівників для прийняття важливих для організацій управлінських рішень. Впроваджуються новітні управлінські технології і способи високопродуктивного ведення господарської діяльності, прогнозування споживчого попиту і поведінки конкурентів.

Особливе місце у розвитку організацій вже зараз займає проблема довіри до влади - до систем управління всіх рівнів. Проте, в Україні ефективне управління організаціями в рамках існуючого законодавства практично неможливе. Держава за допомогою суперподатків фактично грабує власного виробника і годувальника, заганяючи його в тіньовий бізнес. У цій ситуації процвітаючі організації - це результат нестандартного менеджменту, який застосовується організаціями - зв'язки, хабарі, спотворення звітності тощо.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Бодди Д., Пейтон Р. Основы менеджмента. - підручник - видавництво "Питер", 1999. - с. 18 - 53.

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент - підручник - 3-е видавництво - М.: Гардарика, 1999. - с. 11 - 42.

Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. з англ. - М.: Дело, 1992. - 701 с.

Мильнер Б.З. Теория организации. - підручник - видавництво ИНФРА-М, 2001. - 480 с.

Туленков М.В. Сучасні теорії менеджменту - навчальний посібник - видавництво Каравела, 2007 -303 с.

Федоренко В.Г. Основи менеджменту - підручник - видавництво „Алеута”, 2007 - 409 с.