Зберігання документів

Зміст

Вступ

1. Основні вимоги щодо організації та пошуку документів

2. Зберігання документів у структурних підрозділах установи

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління організації чи установи, організаційну культуру. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

Діловодство -- це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій. Діловодство являє собою повний цикл опрацювання та руху документів з моменту їх створення (одержання) до завершення виконання, відправлення або передачі на зберігання до архіву (знищення). Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

Оскільки, діловодство (справочинство) має переважно службовий характер, відносини, що складаються з приводу діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб'єктів господарської діяльності.

В усі часи діловодство становило важливу ділянку державної діяльності. У кожній країні вироблялися свої специфічні форми і назви діловодних служб та посад, форми державного діловодства, стиль діловодства і навіть ділова мова.

Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби -- управління справами, канцелярії чи секретаріати. Загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обов'язків і які відповідають за організацію діловодства в установі.

1. Основні вимоги щодо організації та пошуку документів

Ефективне документальне обслуговування управлінської діяльності передбачає правильну організацію діловодства. За державним стандартом України (ДСТУ 2732-94) діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі діяльності.

Кабінет Міністрів України своєю постановою затвердив «Примірку інструкцію з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (1997)». Цією ж постановою зобов'язано міністерства, центральні органи влади, Раду Міністрів, АР Крим, місцеві органи виконавчої влади розробити і затвердити інструкцію з діловодства у власних апаратах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери їх управління.

Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. Поряд із державною мовою у внутрішньому діловодстві допустиме вживання мови відповідної меншості у містах (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення складають громадяни, які належать до національних меншин.

Мета діловодства чітко, грамотно і своєчасно оформляти вхідні та вихідні документи, зберігати справи, штампи і печатки У встановленому порядку, уважно обслуговувати відвідувачів. Діловодство слід організувати так, щоб можна було правильно і швидко відображати у документах діяльність підприємства і його окремих підрозділів: швидко і легко знаходити за даними реєстрації у поточних справах і в архіві всі потрібні довідки; систематично контролювати виконання документів [6, с. 34].

Операції, пов'язані із складанням, друкуванням, прийманням, зберіганням, відправленням документів, належать до загального діловодства. Діловодство з особового складу і протокольне діловодство, що мають свої особливості у веденні і оформленні, належать до спеціального діловодства.

Чіткість і дієвість діловодства залежить від правильної організації проходження документів у господарстві або від документообігу.

Вхідний документ -- документ, що надійшов до організації проходить такі етапи: приймання, реєстрацію, виконання, перевірку виконання, реєстрацію виконаного документа, відправлення за призначенням. Приймання і первинну обробку вхідної кореспонденції звичайно доручають одному з працівників підприємства.

На кожному підприємстві має бути перелік документів, які підлягають реєстрації. Обов'язково слід реєструвати документи, що надходять від вищих органів, основні внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, заяви і скарги трудящих. Це допомагає встановити факт і строки одержання документа, його зміст, строки виконання, виконавця, місце зберігання.

На практиці найчастіше застосовують журнальну і карткову системи реєстрації документа. Одержує поширення система реєстрації з використанням комп'ютерів.

За журнальної системи, якщо документ не потребує попереднього особистого розгляду керівником, його слід передати виконавцю у день надходження. У цьому разі про документ доповідають керівникові разом із проектом резолюції. Це дає змогу уникнути розгляду керівником одного питання двічі: спочатку -- запит, а потім -- відповідь. При передачі документів на розгляд або виконання слід керуватися положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями і схемами-зразками руху документів.

Керівник не повинен затримувати документи більше ніж на добу. Якщо документ потрібний йому для тривалого користування, то для нього виготовляють копію, а документ з поміткою про виконання підшивають у справу. Своє рішення керівник викладає в резолюції, яку, як правило, пише на документі. Іноді для цього використовуються так звані фішки (невеликі аркушики паперу). В резолюції зазначають відповідальних виконавців документа (одного-двох, іноді трьох-чотирьох), прийняте рішення і строк виконання. Відповідальність за виконання однаковою мірою несуть усі виконавці, але право скликати і координувати їх дії, а також право доповіді резервується за особою, яка зазначена в резолюції першою [3, с. 24].

Доцільною формою реєстрації вхідних документів є картки. Переваги їх полягають у тому, що документи можна реєструвати не тільки у хронологічному порядку в міру їх одержання, а й у систематичному -- за кореспондентами. У такому разі кожному кореспонденту присвоюють умовний номер (кодекс). Картки групують за однією-двома ознаками, наприклад, за строками виконання і виконавцями. До відділу документ повинен надходити разом з карткою, що дасть можливість запобігти витраті часу на повторну реєстрацію. У картках не слід дослівно переписувати резолюцію, досить заздалегідь вдрукувати у них вказівки загального характеру («Для відповіді», «Доповісти») і при реєстрації потрібне підкреслити. Крім того, зайвий детальний запис про зміст вхідного документа, треба тільки зазначити питання, що розглядається, або вид документа.

Пропозиції, заяви і скарги колгоспників, робітників і службовців радгоспів реєструють у спеціальному журналі одразу після їх надходження. Після реєстрації із змістом листа і заяв знайомиться керівник.

Рішення щодо заяв і скарг, які не потребують спеціальної перевірки і додаткового вивчення, слід приймати не пізніше, як через 15 діб після надходження. Якщо справу передають на розгляд колегіальних органів управління або виникає потреба у додатковій перевірці і вивченні, строк рішення обмежується одним місяцем. Відповідь заявнику повідомляють усно або письмово.

Для листів-запитів і листів-доручень вищих установ і організацій, а також листів установ, організацій і підприємств з резолюцією керівника господарства, встановлюється 10-ден-ний строк виконання.

Перед відправленням вихідної кореспонденції (листів, документів) в інші організації і установи перевіряють правильність оформлення, наявність реквізитів і реєструють у спеціальному журналі або картці. Записи у журналі роблять у хронологічному порядку. Номер запису в журналі переносять на штамп листа і на копію [2, с. 49].

При використанні карток на кожний документ заповнюють окрему картку, зазначаючи в ній вихідний номер, дату, зміст, кому і куди він відправлений, хто виконавець, де зберігається копія документа, номер справи і сторінку.

Заповнені картки зберігають у спеціальних картотеках, нумерують у хронологічному або тематичному порядку. На кореспонденції, яку відправляють рекомендованим листом, авіапоштою, внизу ліворуч під адресою зазначають номер відправного листа. Відправлені документи реєструють у журналі вихідної кореспонденції.

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи (1995)»; державні органи, органи місцевого самоврядування, державні підприємства, установи і організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, використання їх у службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

Основні ознаки, за якими складають номенклатуру справ і формують документи у справи такі: предметно-питальна, коли в одну справу групують документи, що стосуються певного питання або предмета; номінальна передбачає групування документів з однаковою назвою (наприклад, протоколи, накази); авторська -- коли в справу групують документи, складені однією установою або особою (наприклад, виконавчі листи, відомості утримань); кореспондентська -- групування в одну справу листування з певним кореспондентом (організацією або особою), наприклад, листування з Агропромбанком з питань поточного фінансування і кредитування; географічна - коли в одну справу групують документи з відомостями, що стосуються певної території, або листування з кількома кореспондентами, що перебувають на одній території (наприклад, листування з лісозаготівельними організаціями Закарпатської області); хронологічна -- поєднує документи за певний період [5, с. 63].

Документи, згруповані в справу, підшивають у папку, на обкладинці якої зазначають назву господарства, адресу, номер і назву справи, початок, закінчення, кількість листів у справі, строк зберігання, опис здачі до постійного архіву. У справу підшивають тільки виконані документи і закінчене листування. Для зберігання їх заводять спеціальну папку з написом «На підшивку». Документи, що чекають виконання, зберігають у папці з написом «Чекають виконання».

При формуванні справ слід додержуватися послідовності розміщення в них документів. Так, у хронологічному порядку розміщують фінансові й планові документи та листи, відповідь іде після запиту. Протоколи розміщують за номерами, а особові рахунки працівників -- в алфавітному порядку.

Документи, що надходять на підшивку, повинні мати резолюцію «У справу». Щоб документ можна було легко знайти, товщина кожної одиниці зберігання не повинна перевищувати 3--4 см, а кількість сторінок -- 200--250. Якщо документів більше, їх треба розділити на кілька томів.

Зберігають справи у шафах, на внутрішньому боці яких прикріплюють перелік наявних у даній шафі справ. Бухгалтерські документи слід зберігати окремо від реєстрів синтетичного й аналітичного обліку, їх зберігають в окремих папках. У господарстві призначають працівника, відповідального за ведення справ в архіві.

Важливо правильно організувати у господарстві діловодство з особового складу. Воно включає оформлення на роботу, службові переміщення і просування працівників на підприємстві, заохочення, відрядження, відпустки, звільнення з роботи працівника [7, с. 16].

В організації управління велику роль відіграє протокольне діловодство. Воно включає реєстрацію присутніх у реєстраційних листах перед початком зборів, написання секретарем президії зборів чорнового варіанту протоколу і оформлення протоколу не пізніше як через 2--3 дні після зборів. Протоколи записують у спеціальну книгу або передруковують і підшивають у папку. У книгах протоколів роблять спеціальну відмітку про зроблені виписки.

Умовою чіткої організації управління є контроль за строками фактичного виконання. Обов'язковому контролю за виконанням підлягають директиви уряду, постанови, розпорядження, накази, запити і доручення вищестоящих організацій, листи організацій, установ і пропозиції. Відомче листування та інші документи беруть на контроль за вказівкою керівника або його заступника.

Загальний контроль за строками виконання службових документів, персональна відповідальність за своєчасне виконання завдань і доручень вищих органів покладаються на керівника підприємства. Крім керівника господарства, контроль за виконанням завдань здійснюють спеціалісти і керівники підрозділів. На кожному документі, виконання якого взято під контроль, ставлять штамп «Контроль». Контроль за строками виконання проводять, як правило, до закінчення визначеного строку, щоб можна було своєчасно вжити заходів щодо виконання завдань. Після закінчення календарного року, але не пізніше 1 квітня наступного року всі справи, папки з бухгалтерськими документами, книги, журнали передають у постійний архів господарства. Документи мають неоднакову цінність. Наукову цінність і практичне значення кожного документа (одиниці зберігання), а також строки зберігання документів визначають за допомогою експертизи, яку здійснює постійно діюча комісія. До її складу входять 3--5 осіб [1, с. 38].

За строками зберігання документи поділяють на матеріали постійного, довгострокового (більше 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання. Перш ніж здати документи в архів, їх підшивають у справу, нумерують, у верхньому куті на останній сторінці роблять засвідчувальний напис про кількість пронумерованих документів і ставлять печатку. На особливо секретні або секретні документи роблять внутрішній опис, в якому перелічують усі документи справи, їх номери, дати і номери листів.

На підготовлені справи і матеріали, що підлягають передачі до архіву, складають описи. Опису підлягають документи постійного зберігання, документи з особового складу, які зберігаються тривалий період, і документи тимчасового зберігання. Після закінчення строків зберігання архівні документи постійного строку зберігання, що мають наукове, довгострокове практичне або державне значення, передають за затвердженими описами до райдержархіву. Архівні документи, строк зберігання яких закінчився у попередньому році, знищують.

2. Зберігання документів у структурних підрозділах установи

Добір документів на збереження або знищення є результатом проведення експертизи цінності документів. Експертизою в діловодстві називається вивчення документів на основі принципів і критеріїв з цінності з метою визначення засобів збереження і добору частини з них для тривалого збереження. Експертиза цінності документів приводяться у відповідність з нормативними літературними документами.

Склад документів, що підлягають постійному збереженню, а також тривалість збереження інших документів визначається Типовими переліками документів із указівкою термінів їхнього збереження, що складаються і затверджуються архівною службою; мінімальні терміни збереження, зазначені в цих переліках, носять нормативний характер і не повинні бути порушені. З метою розширення складу документів і збільшення термінів збереження деяких категорій на основі Типового переліку можуть створювати відомчі (галузеві) переліки, що мають нормативний характер для організацій даної галузі після їхнього твердження разом з архівною службою [5, с. 84].

Експертиза цінності проводиться в наступних випадках: при складанні номенклатури справ; при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ; при підготовці справ до наступного збереження в архіві; у процесі підготовки документів до передачі з організації на збереження в державний архів. Для проведення експертизи цінності документів, а також розгляду нормативно-методичних документів його роботі служби діловодства й архіву у всіх організаціях створюються постійно діючі експертні комісії. Експертна комісія є дорадчим органом, її рішення набирають сили після їхнього твердження керівником організації або його заступником. Секретарем експертної комісії призначається, як правило, секретар організації або співробітник діловодної служби. Засідання комісії проводяться не рідше двох разів у рік і оформляються протоколами. Експертиза цінності документів проводиться на основі переліків документів із указівкою термінів збереження з полистовим розглядом справ постійного збереження і справ з оцінкою в переліку експертно-перевірочної комісії архівного органа для справ тимчасового збереження. За результатами експертизи цінності документів складається опис для постійного і довгострокового збереження, у т.ч. по особовому складу, й акти про виділення до знищення документів, не підлягаючих збереженню по єдиній, регламентованій державною архівною службою формі. Протоколи експертної комісії про схвалення описів на справи постійного збереження і по особовому складу, про зміну типових термінів збереження документів, про встановлення термінів збереження документів, не передбачених діючими переліками, акти про виділення документів до знищення, номенклатури справ затверджуються керівником організації [2, с. 52].

Організації, у процесі діяльності яких не створюються документи, що підлягають передачі на державне збереження, складають акти про виділення до знищення документів і знищують документи, включені в ці акти, після закінчення термінів їхнього збереження тільки після складання річних розділів описів справ по особовому складу за відповідний період і їхнього твердження керівником організації. Справи і документи, призначені для знищення здаються в контори, які займаються прийомом вторинної сировини. Дата здачі документів, їхня вага і номер прийому здавальної накладної вказуються в акті про виділення документів до знищення. Акти підшиваються в справу після внесення змін в облікові документи служби діловодства і відомчого архіву. Підшивка знову оформлених у процесі проведення експертизи справ виробляється тільки після її повного завершення. Рішення експертної комісії і вимоги про необхідність переформування справ, розшуку відсутніх справ і документів доводяться до співробітників, як правило, у формі наказів або вказівок керівника організації. Документи мають потребу в оперативному або довгостроковому збереженні інформації. Засоби для довгострокового збереження документів мають визначену подібність із засобами архівного збереження документів (якщо мова йде про технічне оснащення архіву організації як самостійного структурного підрозділу). Для засобів оперативного збереження документів характерні такі особливості, як забезпечення максимальної зручності користування ними, оптимальних режимів збереження розміщених у них документів щодо невеликого габариту і маси. Велика частина документів, що знаходяться на оперативному збереженні, виконана на паперовій основі. В основному вони зберігаються на робочому місці працівників управлінської праці або в безпосередній близькості від них. Для забезпечення схоронності таких документів і змісту їх у визначеному порядку застосовується кілька видів технічних засобів: лотки, касети, картотеки настільні й інші. Лотки і касети дозволяють зберігати на поверхні робочих столів окремі документи і їхні комплекси (справи). Найбільш ефектні поворотні лотки, що монтуються по 2-4 на загальній стійці, що прикріплюється до краю робочого столу, причому лотки можна повертати в горизонтальній площині, місткість лотків від 600 до 1200 аркушів папера формату А4. Застосовуються також коробки для збереження документів з пластмас, що охороняють їх від пилу. Для зручності збереження документів на робочих місцях передбачається реконструкція тумб письмових столів, шухляди в яких міняються штангами для забезпечення можливості вертикального збереження папок з документами. Найбільш ефективні для діловодних операцій механізовані (автоматизовані) картотеки. Вони являють собою сховища карток (документів) з механічної (автоматичної) подачі документів до робочої зони або на стіл оператора по його запиті. Доцільність застосування таких картотек визначається обсягами документів, що зберігаються, і частотою звертання до них. Збереження документів в автоматизованих картотеках здійснюється відповідно до вимог до такого збереження. Мова йде про збереження магнітних матеріалів (стрічок, дисків). Облік, збереження і використання машинних документів в оперативному режимі реалізує спеціальна служба збереження. Вона приймає, враховує і зберігає машинограми: створює пошукові системи, анулює документацію в машині, видає її користувачам, передає на архівне збереження. На кожен носій заводиться облікова картка, куди вноситься дані по його експлуатації і наступні основні показники: код; реєстраційний номер; короткий зміст; дата створення документа; термін збереження; код реєстрації, вид носія; місце збереження й інші. Інформативно-пошуковий апарат складають журнали, картотеки, картки обліку документів, ручні довідкові картотеки. Видача документів для використання здійснюється по актах прийому-видачі із супровідним листом [7, с. 19].

Висновки

Отже, мета діловодства чітко, грамотно і своєчасно оформляти вхідні та вихідні документи, зберігати справи, штампи і печатки У встановленому порядку, уважно обслуговувати відвідувачів. Діловодство слід організувати так, щоб можна було правильно і швидко відображати у документах діяльність підприємства і його окремих підрозділів: швидко і легко знаходити за даними реєстрації у поточних справах і в архіві всі потрібні довідки; систематично контролювати виконання документів.

Основні ознаки, за якими складають номенклатуру справ і формують документи у справи такі: предметно-питальна, коли в одну справу групують документи, що стосуються певного питання або предмета; номінальна передбачає групування документів з однаковою назвою (наприклад, протоколи, накази); авторська -- коли в справу групують документи, складені однією установою або особою (наприклад, виконавчі листи, відомості утримань); кореспондентська -- групування в одну справу листування з певним кореспондентом (організацією або особою), наприклад, листування з Агропромбанком з питань поточного фінансування і кредитування; географічна - коли в одну справу групують документи з відомостями, що стосуються певної території, або листування з кількома кореспондентами, що перебувають на одній території (наприклад, листування з лісозаготівельними організаціями Закарпатської області); хронологічна -- поєднує документи за певний період.

Список використаних джерел

Беспянська Г.В. Діловодство. -- К.: Університет "Україна", 2007. -- 480c.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство. -- К.: Либідь, 2004. -- 384с.

Жуковська В.М. Діловодство. Практикум. -- К.: КНТЕУ, 2004. -- 152с.

Комова М.В. Діловодство. -- Л.: Тріада плюс, 2006. -- 217с.

Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. -- 2-е вид., переробл. і доп. -- Х.: Фактор, 2008. -- 416c.

Свердан М.Р. Основи діловодства. -- Чернівці: Рута, 2004. -- 184с.

Хоменко М.Ф., Грабарь О. В. Посібник з діловодства. -- К.: Генеза, 2003. -- 104с.