Автоматизация формирования штатного расписания

Задача “Формирование штатного расписания” является составной частью подсистемы “Управления персоналом” и реализуется в условиях АРМ отдела кадров.

Штатное расписание - это важнейшая часть кадрового делопроизводства, которая должна обеспечиваться HR-системой, причем она должна быть легко настраиваемая под любую организационную структуру, та как именно с ней связаны кадры предприятия.

Назначение задачи состоит: проводить автоматическую проверку соответствия кадровых документов (таких как приказ о приеме на работу и кадровое перемещение) заполненному штатному расписанию. Например, при проведении приема на работу, система будет проверять соответствие количества штатных единиц для заданного подразделения и должности данным очередного приказа.

Производить автоматический расчет должностных надбавок. Если при заполнении штатного расписания задать должностные надбавки (до трех штук), это приведет к тому, что помимо основного начисления согласно форме оплаты труда сотруднику будет производиться начисление надбавок согласно штатному расписанию. При этом программа будет автоматически отслеживать как изменения в должности и подразделении сотрудника, так и в списке надбавок из штатного расписания. Например, если в течение месяца изменилась должность сотрудника, то с момента изменения должности будет производиться начисление тех должностных надбавок, которые соответствуют новой должности. С другой стороны, если в течение месяца не происходило перемещения сотрудника (не изменялось ни подразделение, ни занимаемая должность), но при этом с какого-то момента изменился состав надбавок согласно штатному расписанию, с этого момента будет произведено начисление надбавок по новым условиям.

Основные возможности системы:

Поддерживать связь оргструктуры со штатным расписанием (Рис .1).

Рис. 1. Оргструктура и список должностей

Устанавливать и отслеживать уровни вознаграждений (грейдов).

Анализировать соответствия должностям с учетом медиан рынка (средней стоимостью специалиста на рынке) и проводить необходимые корректировки.

Изменять ставки в грейдах и медианах с автоматическим пересчетом всей структуры.

Отслеживать доходы, не соответствующие установленным грейдам.

Балансировать бюджет заработной платы.

Быстро добавлять и удалять из системы сотрудников и элементы организационной структуры с автоматическим перерасчетом.

Автоматически получать отчет по штатному расписанию и другие отчетные формы, в том числе для бухгалтерии.

Импортировать и экспортировать данные в системы управления кадрами и учетные системы.

Ограничить доступ к данным в карточке сотрудника.

Для расчета бонусов, получаемых сотрудников, используются данные о выполнении показателей из системы мотивации.

Задача позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и получать отчеты по каждого подразделения.

Позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения.

Ниже приведем схему взаимосвязи задачи при использовании автоматизированной системы управления персоналом «1:Бухгалтерия»

Рисунок 1.Схема информационных связей задачи

Условия решения задачи определены директором предприятия, временные характеристики - трудовым законодательством Украины.

Распределение функций между персоналом и техническими средствами при различных ситуациях решения задачи.

Конечным пользователем АРМ, на котором решается задача, является АРМ начальника отдела кадров. Он несет всю ответственность за поддержание базы данных в актуальном состоянии и качественный ввод первичных данных в систему, своевременное формирование выходной информации и передачу ее по назначению. ПЭВМ ведет диалоговую обработку бухгалтерской информации, расчет необходимых показателей, печать необходимых документов и сохранение на НГМД.

Выходная информация

Выходная информация представляет собой перечень и описание имеющихся смысловых значений структурных единиц информации выходных сообщений: показателей, реквизитов и их совокупностей.

Выходная информация представляет собой выходные сообщения либо в виде выходных документов (машинограмм), либо на магнитных носителях (файлы, массивы), либо на экране ПЭВМ (видеокадров).

Перечень и описание выходных сообщений представлен в таблице2.1.

Таблица 2.1.

Перечень и описание выходных сообщений

Характеристика структурных единиц информации выходных документов представлена в табл.2.2.

Таблица 2.2

Характеристика структурных единиц информации выходных документов

Входная информация

Роль первичной информации в задаче невозможно переоценить. Какой бы сложный и современный ни был разработан алгоритм, ценность его будет нулевой, если задаче не имеет адекватных средств получения первичных данных, то есть, сведений, точно отображающих свойства задачи и процессы, в ней протекающие.

Для регистрации любой хозяйственной операции в задаче, то есть, для получения первичных (выходных) сведений о процессах, протекающих на объекте управления необходимо выполнять такие действия, как идентификация, измерение и привязка во времени. Выполнение этих действий обеспечивают входные первичные документы.

Перечень и описание входных документов приведен в таблице 2.3.

Таблица 2.3.

Перечень и описание входных документов

Характеристика массивов входной информации приведена в таблице 2.4.

Таблица 2.4.

Характеристика массивов входной информации