Документирование управленческой деятельности

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Волгоградский филиал

Контрольная работа

по дисциплине: Документирование управленческой деятельности

на тему: Документирование управленческой деятельности

Исполнитель: студент 3 курса заочной формы обучения

факультета: «Экономика и управление на предприятии (торговли)»

Каплунова Ольга Александровна

Рецензент: стар. преп. Грачева Елена Николаевна

Волгоград 2007г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Приказы: виды, правила оформления

Глава 2.Внутренние документы, этапы работы с ними

Составить распоряжение (на продольном бланке)

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Документ - бесценное средство связи и конечный результат солидных капиталовложений. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Задачей контрольной работы является изучение 2 теоретических вопросов:

Приказы: виды и правила оформления. В этой главе будут рассмотрены: приказы по основной деятельности и документы по личному составу.

Внутренние документы, этапы работы с ними. В этой главе будут рассмотрены такие внутренние документы как положения, уставы, инструкции, приказы, указания, распоряжения и другие.

ГЛАВА 1. Приказы: виды, правила оформления

Приказ - это правовой акт, который издаётся для исполнения действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и инструкций высших органов. Директор может издать приказ по всем вопросам его компетентности. Этот документ является актом внутреннего управления, действия которых не распространяется вне предприятия, объединения, учреждения. Различаются приказы:

по особенности состава;

приказы по общим вопросам.

Виды приказов

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Приказы по организационной работе предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование приказа; подписание руководителем.

Правила оформления

Приказы оформляются на бланке приказа. Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в приделах года (№1, №2 и т.д.). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?». Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю), «что сделать» (указывают конкретную дату), «до какого числа» (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководителем лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится: «Приложение к приказу руководителя от 01.04.07 №16».

Посте составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Проекты приказов могут согласовываться с гл. бухгалтером, юрисконсультом и другими должностными лицами. Такое согласование оформляется визой.

Приказы подписываются руководителем, которому представлено это право. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введение его в действие.

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называются документацией по личному составу.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с…).

Правила оформления

Оформляются приказы по личному составу на бланках для внутренних документов.

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть может не указываться.

Вторая, распорядительная, часть приказа, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество «без сокращений», должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья КЗоТ РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приемка (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п.

Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного работника.

Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в виде шаблонов с трафаретными текстами, которые заносятся в память ПК.

Аналогично составляется приказ об увольнении, для этого необходимо изменить: в реквизите «заголовок» фразу «О приеме» на «Об увольнении».

В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья КЗоТ РФ, соответствующая причине увольнения.

Приказы о переводе на другую должность внутри организации также не имеют существенных различий в оформлении. В этих случаях указывается новая должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать его срок.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другими должностными лицами, в обязанности которых входит работа с персоналом предприятия. Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку (статья 18 КЗоТ РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка при приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (статья 211 КЗоТ РФ).

Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 19б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках, и т.п., срок хранения которых не превышает 3 года (статья 19в «Перечня документов с указанием сроков хранения»). Такие приказы имеют индекс (№ 1к, № 2к…) и формируются в самостоятельное дело.

Чтобы сократить количество деловых бумаг, издаваемых по стандартным ситуациям, разработаны бланки с трафаретными текстами, содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняется бланк отпускной записки на одном листе, включающий заявление, распоряжение и расчет заработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не составляется, так как записка об отпуске содержит распоряжение руководителя и, следовательно, имеет силу приказа.

ГЛАВА 2. Внутренние документы: этапы работы с ними

Внутренние документы - документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за ее пределы. Происхождение внутренних документов совпадает со сферой их применения. К внутренним относятся документы организационные, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждения выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельную группу составляют протоколы, акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств.

Организационные документы

Организационные документы - закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время.

Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами.

В организационные документы входят: положения, уставы, инструкции, правила.

Положение - это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными. Индивидуальные положения для отдельных учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные положения, как правило, утверждаются высшими органами управления. Индивидуальные - управляющими предприятий, организаций, учреждений. Положение должно содержать такие реквизиты: наименование вида документа, герб, название учреждения, дата, месяц, издание, заглавие, гриф утверждения, текст.

Текст, обычно, состоит из таких разделов:

общие положения;

имущество и деньги предприятия;

производственная и хозяйственная деятельности;

права и обязанности предприятия или его подразделения;

структура управления;

реорганизация и ликвидация учреждения, организации, предприятия.

В первом разделе указывается цель создания предприятия, учреждения, организации или ее структурных подразделений, главные задания, функциональные связи с другими организациями, подразделениями.

Во втором разделе указываются основные и оборотные деньги, порядок купли имущества, амортизационные отчисления и их предназначение, прибыль, отчисления на премии рабочим и служащим, жилищный фонд, служебные помещения, порядок использования излишков неиспользованных оборотных денег.

В других разделах регламентируется производительная сила и хозяйственная деятельность предприятия. В зависимости от специфики деятельности в положении можно также отобразить ход капитального строительства, находчивость и рационализацию, положение материально - технического обеспечения.

Устав - это собрание правил, которые регулируют:

основы организации и деятельности предприятий и учреждений определенной отрасли хозяйства;

условия создания, состав, строительство и деятельность конкретного предприятия, организации, или учреждения определенной отрасли или сферы управления;

конкретную сферу деятельности организаций.

Устав включает такие реквизиты:

гриф утверждения высшей организации или органа управления;

наименование вида документа (устав);

заглавие;

текст;

Текст включает такие разделы:

Общие положения, в которых раскрываются цель, задания и функции, устава по объектам и субъектам и др.

Главная деятельность, ее содержание.

Планирование и учет работ.

Предназначение вспомогательных служб.

Взаимодействие с другими органами, аналогичными по деятельности.

Специфическая особенность деятельности.

Ответственность организации за надлежащее выполнение обязанностей и порядок решения споров, предъявление претензий. Обычно, текст устава разбивают на статьи (пункты), которые группируются в разделы (отмечаются римскими цифрами).

Инструкция - это правовой акт, который издается органами государственного управления для принятия правил, которые регулируют организационные, научно - технические, технологические, финансовые и другие специальные виды деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделений и служб, а также должностных особ или граждан. Каждая инструкция должна быть утверждена высшими органами или управляющими организаций (с проставлением номера и даты исполнения).

Инструкция, кроме грифа утверждения, имеют такие реквизиты:

наименование ее вида;

короткое содержание (заглавие);

текст;

должность и фамилия особы, ответственной за ее составление;

подпись особы, дату и номер (индекс) соответственно классификаторам.

Текст подают в логичной последовательности, группируют по разделам, которым иногда дают подзаглавия, делят на параграфы (отмечают арабскими цифрами). При этом удобно пользоваться сквозной нумерацией. Разделы больших инструкций обозначаются римскими цифрами, а пункты - арабскими.

Правила - это служебные документы, которые определяют наставления или требования, которые регламентируют определенный порядок действия, поведения. По форме и содержанию правила похожи на инструкции, иногда они бывают их составной частью.

Реквизиты правила:

гриф утверждения;

вид документа (правила);

заглавие (короткое содержание предназначения правила);

дата и номер;

текст (может состоять из пунктов);

подпись особы, которая отвечает за составление правила;

правила обязательны для выполнения.

Распорядительные документы

Этот вид документов реализует нормы, права, обязательные для исполнения. Распорядительные документы должны составляться в соответствии с нормативно - правовыми актами. Не один из них не может содержать положений, которые бы противоречили закону.

Подготовка распорядительных документов довольно сложный процесс, в котором можно выделить такие стадии: изучения сути вопроса, подготовка проекта документа, его согласования и заверение.

Процедура составления и оформление распорядительных документов должна быть расписана в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения. В ней излагаются: последовательность работ над проектом документа и требования, соблюдение которых обеспечивает его юридическую полноценность. Подготовку проекта распорядительного документа может быть поручено одному или нескольким структурным подразделениям либо отдельным должностным лицам. Для разработки проектов сложных распорядительных документов могут создаваться рабочие группы, привлекаться квалифицированные специалисты, ученые. Основное требование достаточная компетентность лиц, которые над ними работают. Чем выше уровень документа, тем больше требования (профессионализм, глубокое знание вопроса, культурный уровень, умение излагать мысль) к его составлению.

Первая стадия разработки распорядительного документа определение круга вопросов, которые необходимо решить. Начинать работу следует с изучения нормативно - правовых, прежде всего, законодательных, правительственных и предыдущих распорядительных документов по вопросу который рассматривается. Это обеспечит правовую основу создаваемого документа, его направленность, дает возможность предотвратить дублирование и противопоставлению, заострить внимание на нерешенные проблемы.

Собрав и изучив необходимые материалы, достигнув ясности по сути вопроса, который рассматривается, четко определив цель издания распорядительного документа, начинают создание проекта. Особенное внимание концентрируют на формировании основных положений конкретного решения.

В распорядительные документы входят: постановление, распоряжение, указание, приказ.

Постановление - это правовой акт, который принимается высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления, для решения принципиальных наиважнейших вопросов и устанавливает стабильные нормы, правила поведения.

Текст постановления, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Первая включает вступление, оценку ситуации и, по необходимости основание для издания или для ссылки на правовой акт высшего органа. В распорядительной части подаётся перечисление мер, определяется исполнитель (исполнители) и срок исполнения.

Постановление подписывается двумя особами: председателем коллегиального органа и управляющим делами (секретарём).

Распоряжение - это правовые акты, которые издаются персонально управляющим, головой коллегиального государственного органа, для решения оперативных вопросов.

Как правило, этот документ имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных особ и граждан.

Приказ - это правовой акт, который издаётся для исполнения действующих законов, указов, постановлений и решений правительства, приказов и инструкций высших органов.

Директор может издать приказ по всем вопросам его компетентности.

Этот документ является актом внутреннего управления, действия которых не распространяется вне предприятия, объединения, учреждения.

Различаются приказы по особенности состава и приказы по общим вопросам.

Приказы по вопросам основной деятельности

Эти приказы включают такие реквизиты:

название вида документа (приказ);

дата;

индекс;

место издания или составления;

заглавие к тексту;

текст;

подпись управляющего;

отметка про согласование.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части: цель, и задание распорядительных действий и причины издательства приказа.

Текст распорядительной части имеет властную форму изложения и начинается словом «ПРИКАЗываю», которое печатается большими буквами на отдельной строке.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с обозначения исполнителя конкретного действия, которое передаётся глаголом неопределённой формы.

Исполнителями могут быть отмечены организации или структурные подразделения. Должностная особа отмечается в том случае, если приказ касается конкретной особы.

Исполнитель записывается в дательном падеже (фамилия, должность, наименование организации или структурного подразделения).

В последнем пункте распорядительной части указываются особы, на которых возлагаются контроль за исполнение приказа. Этот пункт записывают таким образом: «Контроль за исполнение приказа возлагается на ...» (полное наименование должности и фамилия в винительном падеже).

Приказы особенного состава

Такие приказы составляются отдельно от приказов по вопросам главной деятельности и имеют некоторые особенности.

Текст заголовка пишется так:

о принятии на работу;

о переводе на другую работу;

об увольнении;

о предоставлении отпуска;

о наградах;

о нарушении;

о дисциплинарном взыскании.

Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть обязательно делится на пункты.

Каждый пункт приказа начинается глаголом, который означает действие: назначить; перевести; уволить; объявить благодарность и т.д. (пишутся большими буквами от нулевой позиции).

Потом с абзаца большими буквами пишут фамилию, а маленькими буквами - имя и отчество особы для которой издаётся приказ, её должность, структурная часть, куда она назначается.

Изложение содержания таких приказов, должно быть унифицировано.

Указания - это правовые акты руководящих органов государственного управления преимущественно информационно-методического характера, а так же связанные с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов этих и высших органов управления.

Обычно указания выдаются при оформлении командировок, решении поточных организационных вопросов, а так же для доведения исполнителем нормативных материалов.

Формула указания содержат такие элементы:

название ведомства, учреждения и структурного подразделения;

вид документа;

дата;

место издания;

индекс;

заголовок;

подпись;

отметка о согласовании.

Текст документа начинается словами «ОБЯЗУЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются большими буквами. В зависимо от объёма, указания издают на бланках стандартных форматов А4 и А5.

Заключение

При написании контрольной работы, стало ясно: документ - это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, - реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом - ГОСТом.

Согласно стандартному определению «Документ (документированная информация)- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы - это основание для принятия управленческих решений, они служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Отсюда повышенное требование точности, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

Делопроизводство. Учебник для вузов. Под редакцией Кузнецовой Т.В.: - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2004г. 359с.

Документы и делопроизводство. Справочное пособие М.: Экономика. 2005г. Лихачев М.Т.

Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Учебное пособие 3-е издание. М.:ИНФРА-М. Новосибирск. 2006г. 287с.