Место кадровой службы в пожарной охране

31

Содержание

Введение

Глава 1. Место кадровой службы в пожарной охране

1.1 Основы деятельности кадровой службы

1.1.1 Должностная инструкция сотрудника кадровой службы

Глава 2. Документирование трудовых отношений

2.1 Основные требования к работе с приказами по личному составу

2.2 Ведение трудовых книжек

2.2.1 Правила заполнения трудовой книжки

2.2.2 Занесение сведений в трудовую книжку

2.2.3 Выдача трудовой книжки при увольнении

2.3 Формирование и хранение дел в кадровой службе

Заключение

Библиографический список

Введение

В период современной экономики и в период финансового экономического кризиса управление и работа кадровой службы в организации является ключевой позиций и ключевым элементом деятельности предприятия в том числе специфического предприятия Пожарная охрана.

Особое внимание следует уделять документированию управления персоналом в Пожарной охране, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей организации. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием к Пожарной охране, а в частности к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

Объект исследования: особенности работы кадровой службы Пожарной охраны.

Предмет: изучение индивидуальных особенностей сотрудников противопожарной службы в зависимости от степени готовности к риску.

В ходе работы были изучены и проанализированы основные направления деятельности кадровой службы Пожарной охраны в целом по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.

В работе решаются основные задачи:

· ознакомление с организационной структурой кадровой службой Пожарной охраны;

· документирование трудовых отношений

Глава 1. Место кадровой службы в пожарной охране

В России профессия пожарного издавна была престижной и уважаемой в народе. Не случайно многие лица высшего света считали своим долгом не только оказывать помощь пожарной охране, но и непосредственно выезжать на пожары, так как осознавали их опустошительное воздействие, необходимость личным примером содействовать привлечению к тушению большого количества сил и средств.

Профессия пожарного возникла в связи с необходимостью тушения и предотвращения пожаров.

Тем не менее, организация работы пожарной службы является специфической работой на ряду с другими предприятиями и организациями.

Система управления персоналом является отличительной от системы управления персоналом других кадровых служб. Структура управления кадровой работой пожарной охраны регламентируется кроме основного законодательного акта, Трудовой кодекс РФ, но и специальными нормативно- правовыми актами, в частности Положения о Министерстве чрезвычайных ситуациях и др Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования - М.: Издательский дом «Академия», 2007..

Как и в любой организации или структурном подразделении кадровая служба имеет значимую роль в общей системе управления деятельностью предприятия, также кадровая служба имеет свое место в системе управления персоналом в пожарной охране.

Безусловно, кадровая служба пожарной охраны имеет свое направление, в частности:

документирование трудовых отношений;

осуществление работы по подбору специалистов;

формирование коллектива;

формирование кадрового резерва;

* установление системы учета кадров.

Роль деятельности кадровой службы пожарной охраны в общей системе управления определяется ее функциями, основой которой является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.

Документационное обеспечение и документооборот является неотъемлемой частью любого предприятия, в том числе и пожарной охраны.

Документированная информация составляет основу управления кадровой службы пожарной охраны. В настоящее время, когда практически сформировалось гражданское общество, информация является ресурсом производства, элементом социальной жизни. Качество информации определяет управления в целом. В современных условиях необходимо уделять внимание совершенствованию работы с документами Егоршин, А.П. Управление персоналом / А. П Егоршин. - Н. Новгород: НИМБ, 2008. - 720 с. .

Руководитель пожарной охраны несет ответственность за фонд службы кадров на предприятии.

Не мало важным является система кадровой службы пожарной охраны в документирования при составлении трудовых документов. Конфликты в трудовых отношениях сопровождаются обращением в суд за восстановлением нарушенных прав и законных интересов. Важное значение имеет оформление в соответствии с нормативными актами, то есть установление документу юридической силы Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Велби, 2006. - 776 с.. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. - М.: М ЦФР, 2008..

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

1.1 Основы деятельности кадровой службы

Организация деятельности пожарной охраны начинается с разработки и утверждения Положения о пожарной службе пожарной охране. Если пожарная охрана является специфической службой, то и соответственно и кадровая служба данной организации также является специфической.

Кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением пожарной охраны. В своей деятельности кадровая служба руководствуется законодательством о труде, актами Президента России и Правительства, приказами и распоряжениями руководителя пожарной охраны, а также положением о пожарной охране.

Для подготовки Положения о кадровой службе в пожарной охране создается специальная группа, состоящая из сотрудников. Ее состав определяет руководитель пожарной охраны.

Положение о кадровой службы пожарной охране состоит из основных разделов: общие положения; задачи; структура; функции; права; обязанности; ответственность.

Численный состав и структура кадровой службы пожарной охраны зависят от численного состава пожарной охраны. В деятельности кадровой службы пожарной охраны выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником пожарной охраны;

выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

Функциональные обязанности кадровой службы пожарной охраны заключаются в следующем:

*разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой комплектования кадровых ресурсов в пожарной охране;

создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

работа по созданию резерва на выдвижение;

подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями пожарной охраны кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы пожарной охраны в другие взаимосвязанные подразделения направляются:

сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;

сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба пожарной охраны получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности и т.п.

В свою очередь, кадровая служба пожарной охраны представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;

принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;

взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Структуру всей пожарной охраны составляют ее сотрудники, при этом сотрудники Государственной противопожарной службы, не обладающие достаточными способностями к работе в противопожарной службе, не только значительно дольше других овладевают этим видом деятельности, но и работают хуже других, чаще допускают ошибки, обладают меньшей надежностью в работе Комаров, М.А. Менеджмент. / М.А. Комаров, Учебник. - М: ЮНИТИ, 2006. - 384с. .

При всем многообразии профессионально важных качеств можно назвать ряд из них, которые выступают как профессионально важные практически для любого вида трудовой деятельности. К таким качествам относятся: ответственность, самоконтроль, профессиональная самооценка и несколько более специфичных - эмоциональная устойчивость, тревожность, отношение к риску и т.д.

Среди мотивов поступления на службу в первую очередь сотрудники называют: стремление к риску, опасности; пример друзей, знакомых, работающих в ОВД; семейные традиции; воинскую службу в вооруженных силах и внутренних войсках; склонность к военизированной службе; стремление к моральному удовлетворению от работы; стремление к активной, разнообразной, живой работе; стабильный заработок; работе, связанной с общением с людьми.

Взаимоотношения сотрудников противопожарной службы включают ведущие группы, в которые входят следующие психологические качества:

смелость;

способность брать на себя ответственность в сложных ситуациях;

уверенность в себе;

способность принимать правильное решение при недостатке необходимой информации, при отсутствии времени на ее осмысление;

способность объективно оценивать свои силы и возможности;

способность к длительному сохранению высокой активности;

умение распределять внимание при выполнении нескольких действий, функций, задач;

уравновешенность, самообладание при конфликтах;

способность к быстрому установлению контактов с новыми людьми;

способность располагать к себе людей, вызывать у них доверие;

способность найти нужный тон, целесообразную форму общения в зависимости от психологического состояния и индивидуальных особенностей собеседника.

Указанные качества проявляются в зависимости от специфики выполняемых задач и связаны с успешностью профессиональной деятельности.

1.1.1 Должностная инструкция сотрудника кадровой службы

Также одним из значимых документов, после Положения кадровой службе пожарной охране используемые в качестве организационных являются должностные инструкции. Этот документ являются нормативными актами длительного действия и, как все организационные документы, предназначены для регламентации объема работы структурного подразделения и должностных лиц.

Должность - первичный элемент управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, характера функций, выполняемых в подразделении, разделения обязанностей и кооперации труда Панфилова, Т.А., Кондратьева, Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с..

Должностные инструкции в мировой управленческой практике рассматриваются как действенное средство управления, предназначенное для решения организационных, регламентирующих и регулирующих задач. Кроме того, должностные инструкции помогают руководителю объективно оценивать деятельность каждого работника, мотивированно применять меры воздействия Веснин, В.Р. Основы менеджмента / В.Р. Веснин, - М.: «Триада, ЛТД», 2006. - 347 с..

При разработке должностных инструкций важнейшее значение имеет соблюдение общепринятых юридических норм, установленных требований к структуре, тексту и оформлению. Среди действующих общегосударственных нормативных документов следует прежде всего назвать ГОСТ Р 6.30-97, в котором содержатся общие требования к оформлению организационных документов.

Должностные инструкции оформляют с указанием реквизитов, обязательных для бланка, предназначенного для всех внутренних документов: наименования организации, наименования документа, даты и места его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения (ГОСТ Р 6.30-97).

Заголовок к тексту (как и в других управленческих документах) согласуется в падеже с наименованием документа. Например: Должностная инструкция (кому?) менеджеру по персоналу.

Формуляр должностной инструкции и структура текста унифицированы. Разрабатывает должностные инструкции руководитель кадровой службы пожарной охраны, он же подписывает этот документ. Утверждает инструкции руководитель пожарной охраны. Каждый работник знакомится с должностной инструкцией под расписку.

Содержание должностной инструкции определено государственными нормативными документами.

Характеристика каждой должности, включается в Квалификационный справочник, утвержденный Минтрудом РФ, который в свою очередь содержит три раздела:

Должностные обязанности - перечислены функции, которые полностью или частично выполняются должностью;

Требования к квалификации -требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки.

К тексту должностной инструкции, предъявляются требования полноты и четкости. Это требование чрезвычайно важно соблюдать именно в должностных инструкциях. Все пункты должностной инструкции исключают возможность различного толкования ее содержания.

К примеру можно разобрать должность инженера по пожарной безопасности пожарной охраны.

В должностной инструкции старшего инженера по пожарной безопасности предусмотрено, что на эту должность назначаются лица, имеющие высшее техническое, или среднее техническое образование, стаж работы не менее трех лет.

Инженер обязан:

- подготавливать приказы о порядке обеспечения пожарной безопасности на территории, в зданиях, сооружениях и помещениях предприятия, о назначении лиц, ответственных за пожарную безопасность в подразделениях предприятия; о введении в действие инструкций, положений и рекомендаций в части организации противопожарной защиты территории, зданий, сооружений, помещений и взрывопожароопасных производственных участков предприятия;

- разрабатывать и осуществлять меры по обеспечению пожарной безопасности;

- следить за содержанием в исправном состоянии систем и средств противопожарной защиты, включая первичные средства тушения пожаров, не допуская их использования не по прямому назначению;

- оказывать содействие пожарной охране при тушении пожаров, установлении причин и условий их возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожаров;

- предоставлять по требованию должностных лиц государственного пожарного надзора сведения и документы о состоянии пожарной безопасности в организации, а также о происшедших на ее территории пожарах и их последствиях;

- незамедлительно сообщать руководителю организации и в пожарную охрану о возникших пожарах, неисправностях имеющихся средств и систем противопожарной защиты, об изменении состояния дорог и проездов, ведущих к месту возгорания;

- обеспечивать выполнение требований государственного пожарного надзора, касающихся его деятельности, и соблюдение действующих норм по обеспечению пожарной безопасности.

Определение прав работника является основанием для установления его ответственности, которая в должностной инструкции выделяется в отдельный раздел. Разделы “Права” и “Ответственность” взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда.

В разделе “Ответственность” устанавливаются содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям, неиспользование предоставленных должностных прав. Наиболее распространенная формулировка этого раздела:

- несет дисциплинарную ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.

В соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации предпочтительно закрепить в должностной инструкции конкретные формы ответственности - дисциплинарной или материальной.

- несет материальную ответственность за нарушение положений Инструкции об оформлении документов по личному составу и нарушение служебной субординации организации.

Следует отметить, что действенность должностных инструкций, их влияние на эффективность работы службы в значительной мере определяются качеством этих документов, их информационной емкостью, соблюдением требований к формулировкам всех позиций. Нормативная регламентация деятельности кадровой службы пожарной охраны способствует специализации, помогает достигнуть четкого взаимодействия ее работников, разграничить их должностные обязанности.

Глава 2. Документирование трудовых отношений

Большое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников пожарной охраны, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу) Комаров, М.А. Менеджмент. / М.А. Комаров, Учебник. - М: ЮНИТИ, 2006. - 384с. . К таким документам относятся:

трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

трудовые книжки;

личные карточки формы - Т-2;

личные дела;

лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы.

Документы по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации.

В пожарной охране издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников.

Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям ТК РФ.

Руководитель пожарной охраны несет персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в организации.

2.1 Основные требования к работе с приказами по личному составу

Как было отмечено выше вся управленческая деятельность любой организации, в том числе и пожарной охраны обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. - 2007. - №3. - С. 74-78.. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Следует отметить, что приказы по кадрам -- основополагающие документы, определяющие служебное положение работников пожарной охраны, являются основанием для внесения соответствующих записей в документы по учету труда и его оплаты.

Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУД (класс 0200000).

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя

Распорядительные документы -документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности пожарной охраны. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Одним из основных распорядительных документов являются приказы. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказами по личному составу документально оформляются:

· прием, перевод на другую работу, увольнение;

· изменение условий труда, присвоение разрядов;

· установление размеров оплаты труда;

· предоставление отпусков, командирование сотрудников;

· наложение дисциплинарных взысканий и др.

При соблюдении правил работы с документами приказы печатаются на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

Правильная подготовка приказа включает в себя составление его проекта. Компетенция лиц, подготавливающих проект, зависит от его содержания. Руководители структурных подразделений пожарной охраны направляют в кадровую службу представление, на основании которого менеджеры, инспекторы отдела кадров готовят соответствующий проект.

Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители подразделений пожарной охраны, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, входящих в их непосредственное подчинение.

Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству.

На работников, в связи с перемещением которых издаются приказы вышестоящего пожарного органа Госпожарнадзор города или района, отдел кадров заполняет приказ типовой формы после того, как получена выписка из приказа вышестоящей организации. В приказе определяется дата вступления в должность, установления оклада и различных надбавок или дата увольнения работника.

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются руководителем пожарной охраны, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под расписку. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа и ставит дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. - 2007. - №3. - С. 74-78..

Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела кадров, передаются в финансовый отдел предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела кадровой службы пожарной охраны. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Кадровая служба пожарной охраны должна выполнять весь порядок работы с приказами по личному составу, так как эти документы имеют большое значение для организации, как форма регулирования трудовых отношений между работодателем и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

2.2 Ведение трудовых книжек

На основании ст.66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление № 225) утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.

Согласно Правилам работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. - М.: М ЦФР, 2008.. Работодатель -- физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Чтобы пресечь хождение поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (п.3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), а работодателей -- обеспечить учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

2.2.1 Правила заполнения трудовой книжки

Постановлением Министерства труда и социального развития РФ "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", в Трудовом кодексе, правила заполнения трудовой книжки были изменены.

После принятия нового Трудового кодекса появилась необходимость обновить не только инструкцию по заполнению трудовых книжек, но так же и форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Изменения коснулись всех тех, кто начинает свою трудовую деятельность, переходит с работы на работу или увольняется на пенсию. В этой статье мы расскажем вам, в какие из новых положений необходимо вчитываться особенно внимательно.

В трудовой книжки не допускаются никакие сокращения. Записи должны вестись очень подробно. И за этим должен следить не только работник отдела кадров, но и хозяин трудовой книжки.

При прекращении трудового договора по основании статьи 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращение трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Например: "Уволен в связи переводом работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переходом на выборную работу (должность), пункт 5 статьи 77 ТК РФ" или "Уволен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора, пункт 7 статьи 77 ТК РФ".

Если же расторжение трудового договора происходит по инициативе работодателя, то в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ или другие основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством. Например: "Уволен в связи с неоднократным неисполнением работником трудовых обязанностей без уважительных причин при уже имеющемся дисциплинарном взыскании, пункт 5 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", "Уволен в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе, пункт 3 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с представлением работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора, пункт 11 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

В том случае, если прекращение трудового договора происходит по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, то в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ. Например: "Уволен в связи с призывом работника на воинскую службу или направлению его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу, пункт 1 статьи 83 ТК РФ" или "Трудовой договор прекращен в связи с признанием работника полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 статьи 83 ТК РФ.

Если же трудовой договор расторгается по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление различных льгот и преимуществ, то запись об увольнении вносится в трудовую книжку с подробным указанием этих причин. Например: "Уволен по собственному желанию в связи с изменением организационных или технологических условий труда, статья 73 ТК РФ" или "Уволен по собственному желанию в связи с отсутствием указанной работы, статья 73 ТК РФ".

Стоит так же отметить, что правильное заполнение трудовой книжки прежде всего в интересах самого работника, и если он не хочет, чтобы у него возникли сложности в дальнейшем (например при переходе на другую работу или оформлении пенсии), ему необходимо внимательно отслеживать вносимые записи в данный документ.

2.2.2 Занесение сведений в трудовую книжку

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 пишется: «принят или назначен в...» с указанием конкретного наименования подразделения, а также наименование работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производиться по желанию работника администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству. В таком же порядке производиться запись об увольнении с этой работы Егоршин, А.П. Управление персоналом / А. П Егоршин. - Н. Новгород: НИМБ, 2008. - 720 с. .

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение), его дата и номер.

В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой предприятия, занесения в Книгу почета и др.), а также о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством.

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника). В графе 2 ставиться дата награждения или поощрения, в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

2.2.3 Выдача трудовой книжки при увольнении

В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса РФ при увольнении работника работодатель обязан выдать ему в день увольнения (последний день работы) надлежащим образом оформленную трудовую книжку. В формулировке данной статьи отражена наиболее типичная ситуация, в соответствии с которой трудовая книжка выдается непосредственно на руки увольняемому работнику. Однако на в реале так происходит не всегда. При увольнении трудовая книжка может быть: переслана работнику по почте; выдана одному из родственников работника по доверенности или другому доверенному лицу работника.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вноситься запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном выше.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

2.3 Формирование и хранение дел в кадровой службе

Работнику кадровой службы пожарной охраны необходимо обладать точной, полной, информацией о работниках пожарной охраны. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в личное дело.

Под формированием по общим правилам понимается структуризация кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел утверждаемой руководителем пожарной охраны.

При формировании дел соблюдаются следующие правила:

· раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

· помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

· помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

· помещать положения вместе с основными документами;

· приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

· документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;

· соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

· включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.

Основным документом персонального учета работника пожарной охраны является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:

· опись документов, имеющихся в личном деле;

· анкета;

· личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности -- об увольнении);

· личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

· автобиография;

· копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

· характеристики;

· копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

· трудовой договор;

· карточки учета поощрений и взысканий;

· материалы аттестации;

· представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;

· копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;

· другие документы, характеризующие работника.

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.

Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении, каких либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

Однако личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки (форма № Т-2).

Личная карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Графы карточки заполняются работником собственноручно, разборчиво, без искажений и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника в определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образование, семейное положение и т.п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.

В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по алфавиту. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.

Учетные документы на работников пожарной охраны хранятся в оборудованных картотечных ящиках.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

Центральный архив хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия.

Заключение

Анализ основных направлений деятельности сотрудников кадровой службы пожарной охраны позволил выявить некоторые особенности ведения делопроизводства в кадровой службе.

В основе работы кадровой службы пожарной охраны стоит разделение состава его сотрудников на профессорско-преподавательский состав и управленческий -вспомогательный персонал. На этом принципе построено все ведение кадрового делопроизводства.

В кадровом делопроизводстве пожарной охраны используются преимущественно документы унифицированных форм. Это обусловлено большой степенью важности оформления и ведения кадровой документации.

Принцип разделения состава работников пожарной охраны соблюдается при учете и регистрации документов. Кроме того в кадровом делопроизводстве недостаточно двух-трех книг и журналов для учета. Как показывает изучение работы кадровой службы Университета, их необходимо намного больше. Это особенность связана с разнообразием и множеством кадровых документов, каждый вид которого независим от других и требует особого отношения при работе с ним.

В кадровом делопроизводстве пожарной охраны хранению документов уделяется особое внимание, что обуславливается важностью заключенной в них информации и передачей на дальнейшее хранение.

Библиографический список

1. Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 1 сентября 2007 года. - М.:Эксмо, 2007. - 272 с.

2. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299. Ред. от 27.12.2007.

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

4. Афанасьев, В.Г. Об эффективности социального управления / В.Г. Афанасьев, А.Д. Урсул // Вопросы философии. - 2009. - №12. - с.65-69.

5. Веснин, В.Р. Основы менеджмента / В.Р. Веснин, - М.: «Триада, ЛТД», 2006. - 347 с.

6. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования - М.: Издательский дом «Академия», 2007.

7. Егоршин, А.П. Управление персоналом / А. П Егоршин. - Н. Новгород: НИМБ, 2008. - 720 с.

8. Комаров, М.А. Менеджмент. / М.А. Комаров, Учебник. - М: ЮНИТИ, 2006. - 384с.

9. Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. - М.: ИНФРА-М, 2007.

10. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2008.

11. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. - 2007. - №3. - С. 74-78.

12. Панфилова, Т.А., Кондратьева, Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с.

13. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Велби, 2006. - 776 с.

14. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. - М.: М ЦФР, 2008.

15. Шекшня, С.В. Управление персоналом современной организации. / С.В. Шекшня. - М., ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2006. -456 с.