Становление и развитие документоведения как научной дисциплины

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ И ЭКОНОМИКИ

Алтайский институт экономики

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема:

Становление и развитие документоведения как научной дисциплины

Дисциплина: Документоведение

Выполнил студент:

Подколзина (Шестова) Наталья Андреевна,

группа № 2-9331/5-3

Проверил: Наймушина Татьяна Васильевна

Оценка___________________________

Подпись__________________________

Барнаул - 2010

Содержание

Введение

Глава I. Становление и развитие документоведения как науки

1.1 Становление и развитие документоведения в России

1.2 Значение источников документоведения в процессе исторического развития

Глава II. Современный этап развития документоведения

2.1 Место документоведения в системе наук

2.2 Источники документоведения на современном этапе

2.3 Структура документоведения

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Актуальность рассмотрения документоведения в процессе исторического развития объясняется тем, что документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в рамках архивоведения и лишь в 1942 г. профессор К.Г. Митяев разработал самостоятельный курс "История и организация делопроизводства в СССР", а год спустя ввел в оборот термин "документоведение".

Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определенным закономерностям и правилам. Первоначально это понимание находило закрепление в делопроизводственной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.

Таким образом, объектом курсовой работы является анализ становления и развития документоведения как научной дисциплины.

Предметом соответственно являются системы документирования на различных исторических этапах.

В процессе проведения исследования важное значение имело знакомство с трудами таких ученых, как М.Н. Тихомиров, С.М. Каштанов, В.П. Козлов, Р.Г. Пихоя, В.А. Муравьев, А.И. Комиссаренко, Н.П. Ерошкин, Т.П. Коржихина, Т.Г. Архипова, Б.Г. Литвак и др.

В процессе подготовки данной курсовой работы были использованы периодические издания: «Отечественные архивы», «Вестник архивиста» и другие журналы профильной и смежной тематики, материалы научных конференций, семинаров, терминологические словари.

Целью курсовой работы является изучение становления и развития документоведения как научной дисциплины.

Для достижения цели работы были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотрен процесс становления и развития документоведения в России;

2. Проанализировано значение источников в документоведении в процессе исторического развития;

3. Рассмотрено место документоведения в системе наук;

4. Отмечены источники документоведения на современном этапе, при этом указаны современные материалы и правила ведения документов;

5. Изучена структура документоведения.

Курсовая работа включает в себя введение, 2 главы, заключение и список использованных источников и литературы.

Основу методологии курсовой работы составляет исторический подход, системный и функциональный анализ.

Исторический подход к исследованию позволил проследить эволюцию системы документирования России.

Системный и сравнительный анализ применялся в целях исследования комплекса документов, что позволило получить целостную картину формирования и развития документоведения.

Метод функционального анализа при написании данной курсовой работы позволил изучить роль и значение документов в различных сферах управления.

Глава 1. Становление и развитие документоведения как науки

1.1 Становление и развитие документоведения в России

Зарождение документоведения в России было связано с так называемым "практическим" документоведением, т.е. с созданием правил работы с документами и требований к самим документам на практике, в делопроизводственном процессе, в прикладной сфере. Практическое документоведение возникло с появлением палеографии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов), т.е. ещё в 16-17 столетиях. Уже тогда в России появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности. М., 1986. С.21 Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

Однако уже с начала 18 века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами. В 19 веке эта работа была продолжена. Причем в середине столетия появились первые попытки теоретического осмысления документационных процессов в российском обществе. Они были предприняты в работах Н. Варадинова и В. Вельдбрехта, которые систематизировали документацию, распределили ее по группам и на основании законодательных актов предложили правила составления документов. В этих работах, помимо образцов документов, содержалась и теоретическая часть.

Н.В. Варадинов, в частности, разделял делопроизводство на теоретическое и практическое. Он впервые ввел в оборот и сам термин "теоретическое делопроизводство".

В теоретическом значении, по его мнению, делопроизводство представляет собой "науку, излагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел", а также изучающую "наружные" и "внутренние свойства" деловых бумаг. Практическое же делопроизводство - это "общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг". Варадинов Н.В. Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел. СПб, 1887. С.1, 35.

Однако в последующие десятилетия, вплоть до революции 1917 г., документоведческие исследования не получили сколько-нибудь серьезного продолжения, за исключением работ инженера-путейца И.И.Рихтера, увидевших свет в начале 20-го столетия. В них содержались отдельные теоретические обобщения и определения ряда понятий. Кроме того, автор предпринял небезуспешную попытку классификации "делопроизводства и делохранения казенных железных дорог". Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М., 1993. С.74-75.

Приход к власти большевиков сопровождался дальнейшим развитием практического документоведения в направлении унификации документов, начиная от отдельных документных форм и заканчивая созданием унифицированных систем документации. Однако с самого начала в литературе по делопроизводству поднимались и некоторые теоретические вопросы (в частности, в книгах П.В. Верховского, С.Н. Голубова, Н.В. Русинова).

Определенное отражение проблемы документоведения нашли в 1920-е годы и в исследованиях в области управления. Тогда в Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления. Сложилось несколько самостоятельных школ управленческой мысли: школа А.К. Гастева (Центральный институт труда), направление П.М. Керженцева, школа Е.Ф. Розмирович (Институт техники управления при Наркомате Рабоче-Крестьянской инспекции СССР). Вопросами научной организации труда и совершенствованием делопроизводства занимался также ряд других организаций.

Пожалуй, наиболее плодотворно эта работа велась в Институте техники управления. Его сотрудники "решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела". Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 1998. С.15. Здесь был подготовлен и в 1931 г. издан проект "Общих правил документации и документооборота", в котором обобщались теоретические исследования и практический опыт отечественных и зарубежных ученых.

К этому времени на Западе также достаточно отчетливо была осознана необходимость серьезного изучения круга проблем, связанных с функционированием документов. Так, бельгийский ученый Поль Отле писал тогда в одной из своих работ: "Хаос книг и документов требует в наши дни науку, которая смогла бы предупредить возможное зло в вопросах документации, которая не упорядочена, дублируется и весьма противоречива". Исаев Г.Н., Фрайтаг Ю. Документальные источники научной информации (Теоретические основы): Учеб. пособие. М., 1996. С.4.

Однако крутой поворот, произошедший в СССР на рубеже 1920-х - 1930-х годов, привел к существенным изменениям во всех сферах жизни советского общества. Он сопровождался массовыми политическими репрессиями, которые тяжелым катком прошлись по научным и управленческим кадрам. Исследования в области документоведения были свернуты. Исключениями стали отдельные направления, которые были ориентированы либо на выполнение социального заказа тоталитарной власти (совершенствование системы учета советских граждан, введение паспортной системы), либо проводились в рамках некоторых крупных ведомств (рационализация бухгалтерской, кадровой документации и т.п.).

Вместе с тем в период сталинизма создавались определенные предпосылки для развития документоведения в будущем. Дело в том, что в начале 1930-х гг. в Москве был открыт государственный историко-архивный институт (МГИАИ), призванный готовить специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МГИАИ началось преподавание учебного курса "Общее делопроизводство" первоначально в рамках учебной дисциплины "Теория и практика архивного дела", а с 1942 г. был введен самостоятельный курс "История и организация делопроизводства в СССР". В 1943 г. впервые появился и сам термин документоведение.

Изучение проблем документоведения в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. Переломными стали 1960-е годы, когда документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1969 г. оно было внесено в номенклатуру специальностей научных работников.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта документоведения и его задач. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. 1964. N 2.

Начиная с 1960-х годов, в нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в области документоведения - это МГИАИ, где в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный "взрыв документальной активности общества" в 1960-е - 1970-е годы. Число копий документов во всем мире перевалило тогда за 1 трлн. в год, а в центральных ведомствах СССР годовой документооборот (с учетом размножения) вышел за пределы 1 млн. штук. Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.). Автореф. дисс. на соиск. учён. степени докт. ист. наук. М., 1986 . С.29. К тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

Между тем начавшееся в середине 20 столетия бурное развитие наук об информации способствовало утверждению совсем иного взгляда на документацию. Она стала рассматриваться как единая информационная система, способствующая достижению тех или иных управленческих целей и задач. При этом само понятие управления значительно расширилось и стало представляться как упорядоченное воздействие на какие-либо объекты. Системный подход в документоведении позволил комплексно исследовать каждый документ или вид документов, существенно расширил их количественные и качественные характеристики. Таким образом, рубеж 1960-х - 1970-х годов явился своеобразным поворотным моментом в развитии документоведения.

Начало системного подхода в исследованиях документоведения во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г.Г. Воробьева, прежде всего его книги "Документ: информационный анализ". В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В.Д. Банасюкевича, Б.С. Илизарова, М.П. Илюшенко, В.И. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, В.М. Магидова, К.И. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х - первой половины 1980-х гг. был подведен в докторской диссертации А.Н. Соковой (1986). Отечественная история: Энциклопедия. В 5-ти т. Т.1. М.: Большая Российская Энциклопедия, 1994. С.483.

Новый этап в развитии отечественного документоведения начался в 1990-е годы, когда под влиянием внутренних и внешних факторов произошло существенное изменение информационно-документационных процессов. В России произошла смена политического и экономического строя, в работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала быстро входить в мировое информационное пространство. Приоритетное развитие в научных исследованиях в это время получают такие направления как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, различные аспекты защиты информации, проблемы экспертизы ценности документов, создание электронных архивов и другие. Иначе говоря, дальнейшее развитие документоведения как комплексной научной дисциплины стимулируется все возрастающими и существенно изменившимися социально-политическими, экономическими, культурными, техническими и иными потребностями.

Результаты научных исследований обнародуются в монографиях и статьях, в диссертациях и выступлениях на научных конференциях, находят отражение в учебно-методических пособиях, в методических рекомендациях для органов управления и т.д. С середины 1990-х годов в России выходит специализированный информационно-практический журнал "Делопроизводство". Теоретические и практические вопросы документоведения, исторические его аспекты находят отражение также на страницах журналов "Отечественные архивы", "Вестник архивиста", "Секретарское дело", "Служба кадров", "Управление персоналом" и некоторых других.

1.2 Значение источников в документоведении в процессе исторического развития

Фактически любая наука опирается на исторический метод познания. Документоведение в этом отношении не является исключением. Более того, объект его исследования обязательно подвергается анализу в исторической ретроспективе, в динамике, позволяющей проследить этапы, закономерности, тенденции развития, взаимосвязи документов во всем их многообразии. Таким образом, исторический аспект является одним из важнейших в документоведении.

Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.д., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания. Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: Учебное пособие, М., 2007. С.13-15.

Поскольку документоведение вырастало из практических потребностей работы с документами, постольку важную роль в его развитии, особенно на первых порах, играли традиции и обычаи. Затем, по мере осмысления и обобщения, эти обычаи и традиции стали закрепляться в различных законах, нормативных актах. Соответственно и источники, позволяющие проследить, прежде всего, историю становления документоведения, можно разделить на две большие группы:

· документы, которые вышли непосредственно из делопроизводственной практики и содержат стихийно сложившиеся нормы и правила, отражающие традиции делопроизводства;

· разного рода правовые акты, на протяжении нескольких столетий законодательно регламентировавшие работу с документами. Новое учебное пособие по источниковедению: взгляд специалистов // Отечественные архивы. 1999. N 5. С.93, 97-99.

Можно представить еще способ классификации документоведческих источников по нескольким основаниям:

· хронологии (источники дореволюционного, советского, постсоветского периодов);

· по отношению к определенной информационной среде (ретроспективной, оперативной или перспективной);

· источники «в обычае» и источники «в законе» (Н.В. Варадинов) и т.д.

К первой группе источников, в которых аккумулирован богатейший опыт, традиции, обычаи российского делопроизводства, относятся, в частности, издававшиеся до 1917 г. многочисленные сборники образцов документов (так называемые "письмовники"). Широкое распространение в нашей стране они получили в 18-19 вв. Их предшественниками были "формулярники" (первая треть 16 в.). В частности, формулярники московской митрополичьей кафедры. К настоящему времени известно более 100 таких сборников. Тартаковский А.Г. Социальные функции источников как методологическая проблема источниковедения // История СССР. 1983. N 3. С.117.

В "письмовниках" регламентировались состав, форма и содержание документов. Весьма примечательны уже сами их названия. Так, одним из первых еще в 1765 г. появилось "Наставление как сочинять и писать всякие письма к разным особам". Два десятилетия спустя был издан "Письмовник, содержащий разные письма, прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, форму купеческих ассигнаций, квитанции, расписки, письма посылочные и кредитные" (Санкт-Петербург, 1788). "Письмовники" нередко достигали значительных объемов. К примеру, имеющиеся в фондах Научной библиотеки Томского госуниверситета "Руководство для составления деловых бумаг. Образцы и формы, справочные сведения" В.Максимова (Москва, 1913) содержит более 2000 страниц.

К другой группе относятся источники, представляющие собой законодательно закрепленные правила и нормы работы с документами. Их появление отмечено уже с середины 17 столетия, но решающий шаг был сделан Петром I, утвердившим в 1720 г. "Генеральный регламент". В этом документе подробно были расписаны структура и делопроизводственная деятельности канцелярий, вопросы регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д.

К числу важных источников относятся также разнообразные в петровские времена "генеральные формуляры" - образцы документов; "Учреждение для управления губерний", изданное в 1775 г. Екатериной II; "Общее учреждение министерств", появившееся в 1811 г., и многие другие законодательные акты, регламентировавшие отечественное делопроизводство на разных уровнях государственного управления.

Значительный интерес представляют документоведческие источники периода революции и гражданской войны (1917-1922 гг.). Они имели свою специфику, хотя в основе работы с документами, особенно на территории Белой России, лежали тогда главным образом законодательные акты и традиции дореволюционного делопроизводства.

Большое количество источников оставил после себя советский период российской истории. Уже в первые месяцы после прихода к власти большевиков был подписан декрет Совнаркома "О порядке утверждения и опубликования законов", принято постановление "О форме бланков государственных учреждений". Эти и другие подобного рода документы впоследствии вошли в учебное пособие "Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917-1970)" (Москва, 1973). Важнейшими источниками последних десятилетий существования советской власти стали "Основные положения Единой государственной системы делопроизводства" (1973), утвержденная в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления", общесоюзные классификаторы, Унифицированные системы документации и т.д.

В 1990-е годы возродилась и получила широкое распространение полузабытая в советский период практика составления и издания сборников образцов документов. К настоящему времени опубликованы десятки таких сборников, в частности: Загорская А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции (М., 1992); Сборник типовых договоров (М., 1995); Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (М., 1996); Андреева В.И. Образцы документов делопроизводства (М., 1997) и многие другие. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие, Ч.1., М., 2007. С.10-12.

Глава 2. Современный этап развития документоведения

2.1 Место документоведения в системе наук

Документоведение относится к циклу наук об обществе, со многими из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это взаимодействие проявляется в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования.

Документоведение самым тесным образом связано с исторической наукой. Как уже отмечалось, объектом документоведения является документ в историческом развитии. Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определёнными её этапами. Поэтому функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т.д. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие, Ч.1., М., 2007. С. 88.

С другой стороны, сама форма документа характеризуется относительной самостоятельностью, наличием собственных закономерностей развития, которые, в свою очередь, оказывают определённое воздействие на те или иные стороны общественного развития. Поэтому изучение прошлого предполагает и знание генезиса документных форм.

Документоведение объективно способствует формированию источниковой базы исторических исследований и в этом своём качестве тесно примыкает к источниковедению - одной из важнейших отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. Источниковеды также изучают форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии. Делопроизводственные документы в источниковедении обычно выделяются в самостоятельный раздел.

На основании близости с источниковедением документоведение обычно относят к классу исторических наук, включая его в состав так называемых вспомогательных и специальных исторических дисциплин, которые рассматриваются как субдисциплины источниковедения. При этом ряд авторов (А.И. Гуковский, С.М. Каштанов, Б.Г. Литвак, О.М. Медушевская, В.В. Фарсобин и др.) фактически размещают документоведение внутри дипломатики - вспомогательной исторической дисциплины, изучающей документы правового порядка. Другие исследователи, напротив, предлагают расширить круг проблем документоведения, включив в его состав такие вспомогательные исторические дисциплины, как дипломатика, палеография, метрология, генеалогия. Отечественная история: Энциклопедия. В 5-ти т. Т.1. М.: Большая Российская Энциклопедия, 1994. С.473. Причем и те, и другие в большинстве своем фактически ставят знак равенства между документоведением и делопроизводством.

Однако, несмотря на тесную связь документоведения с источниковедением, между ними имеются существенные различия, которые наблюдаются:

· в объекте исследования (источниковедение изучает, кроме письменных документальных источников, также и другие виды и формы исторических источников, в частности, вещественные);

· в целях исследования (источниковедение изучает документ с целью выработки методов извлечения необходимой информации);

· в хронологии (источниковедение изучает документы исключительно в ретроспективной среде, а документоведение - также в оперативной и в перспективной среде).

Последнее отличие вообще не позволяет, на наш взгляд, относить документоведение к числу исторических дисциплин, как это делают многие авторы, поскольку историческая наука ограничена изучением лишь прошлого человеческого общества.

Следует также заметить, что в последнее время обнаружилась тенденция к тому, чтобы само источниковедение вывести за рамки исключительно исторической науки и рассматривать как интегрирующую дисциплину в системе гуманитарных наук, как элемент исторической антропологии, этнологии, социологии, т.е. всего гуманитарного знания. В результате такого подхода закономерно возникает комплексная проблема феномена документа и, как следствие, задача развития новой дисциплины - феноменологии документа. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: Учебное пособие, М., 2007. С. 179.

По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением. Их объединяют общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования.

Вместе с тем документоведение и архивоведение изучают документ с двух противоположных сторон: архивоведение - со стороны информационной ценности документа как исторического источника с упором на комплексы документов, а не на отдельные документы. Документоведение изучает свой объект со стороны информационной и оперативной ценности, как носитель информации, функционирующий прежде всего в современной социальной среде.

Документоведение оказывает непосредственное влияние на развитие архивоведения, так как чем качественнее документы, созданные в делопроизводстве, тем успешнее будет работа архивов по хранению и использованию документных богатств.

Немало общего можно обнаружить также между документоведением и книговедением. Их сближают: информационная, социальная сущность объектов исследования - документа и книги; во многом одинаковые цели и функции; бумага как общий материальный носитель информации; письмо как одинаковый способ передачи информации. Причем с развитием компьютерных технологий происходит дальнейшее сближение документа и книги, которые одинаково могут быть представлены в электронном варианте. В то же время между документоведением и книговедением существуют и различия, которые заключаются, прежде всего, в том, что книга - объект книговедения - предназначена для тиражирования, множественного воспроизведения информации, тогда как документ уникален.

Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и др. В современном законодательстве документация дифференцируется по видам, значимости, выделяются отдельные системы документов. Одним из объектов документоведения является система организационно-правовой документации. Юристы в своей повседневной деятельности не могут обойтись без знания основ документоведения, организации и технологии документационного обеспечения управления. Криминалисты исследуют природу документов, приёмы, способы преднамеренного искажения документированной информации и т.п. с целью раскрытия и расследования служебных подлогов.

Нельзя не сказать и о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.

Традиционно прочными являются взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В этой связи В.С. Мингалевым даже сформулирован "наиболее общий закон документоведения", суть которого заключается в "соответствии содержания документации функциям управления". Мингалев В.С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения): Учеб. пособие. М., 1983. С.44. В свою очередь, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению её эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата заняты работой с документами, затрачивая на эти цели, по некоторым данным, не менее 60 % рабочего времени.

Появление и успешное развитие в последние годы новой научной дисциплины - информационного менеджмента еще сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы в перспективе прогнозируют объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения.

В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики прежде всего с целью унификации текстов документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования служебных документов.

Особо следует остановиться на связи документоведения с науками об информации. Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине 20 столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно с этими науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Тесная связь документоведения с самыми разными теоретическими и прикладными научными дисциплинами во многом обусловила и методы документоведческих исследований, т.е. способы, приёмы для решения конкретных научных задач. Эти методы разделяются на общенаучные и специальные, частные. К числу общенаучных относятся те из них, которыми пользуются все или большинство наук:

· системный метод;

· метод моделирования;

· функциональный метод;

· анализ;

· синтез;

· сравнение;

· классификация;

· обобщение;

· восхождение от абстрактного к конкретному и др.;

Некоторые из перечисленных методов, в свою очередь, также могут классифицироваться. В частности, моделирование подразделяется на дескриптивное, графическое, математическое, натурное (физическое). Причем большинство из этих разновидностей применяется и в документоведении.

С общенаучными тесно связаны специальные методы. Однако область их применения гораздо уже и ограничена, как правило, одной или несколькими, тесно связанными между собой науками. К специальным методам в документоведении относятся:

· методы унификации и стандартизации в документоведении;

· метод формулярного анализа;

· метод однократности в документировании и делопроизводственных операциях;

· метод экспертизы ценности документов. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: 'Знання', 2007. С. 283-286.

2.2 Источники документоведения на современном этапе

Источниками в исследованиях документоведения могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.п., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это прежде всего законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания. Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем.

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

В ее состав входят:

· правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

· правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

· правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

· правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления. Мосеев Р.Н. Современное документоведение. Запад-Восток, 2007. С 237.

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены основные правила документирования информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций (например, Федеральный конституционный закон "О Правительстве Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и др.).

В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации.

В нормативных актах различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных реквизитов документов. Так, в федеральном законодательстве содержатся правила использования официальной символики при изготовлении бланков документов. Государственный герб Российской Федерации изображается на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"; использование гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки - эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов.

В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере является Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в редакции от 24 июля 1998 г.). Его положения конкретизируются в других законах применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других.

Расширение применения компьютерных технологий в управлении приводит к возрастанию значения той части нормативной базы документоведения, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций. Автоматизация делопроизводства осуществляется в соответствии с законами "Об информации, информатизации и защите информации" (от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ), "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" (от 23 сентября 1992 г. № 3523-1). Закон РФ 'Об информации, информатизации и защите информации' от 25.01.1995 // Собр. Законов РФ. 1995. N 8. Ст. 609. Новые возможности для применения электронных документов открывает Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". ФЗ "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1. Он определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека.

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти. Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, длительное время была принятая государственной архивной службой страны в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения. М.: Изд-во стандартов, 1988. 13 с.

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению" совпало с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". Положения ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать исходя из того, что он разрабатывался и принимался на основе Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации", отмененного с 1 июля 2003 г., а действует в условиях новых подходов к стандартизации.

В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации; применяемой в области работы с документами терминологии.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов. Методологические и организационные основы проведения работ по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД). ЕСКК представляет собой систему, включающую: общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также нормативные и методические документы, регламентирующие разработку, ведение и применение общероссийских классификаторов.

УСД состоит из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии "Унифицированные системы документации". В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов "Информационная технология" регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).

Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Госстандарт России. М.: Изд-во стандартов, 1993.

Подготовка нормативных актов, регламентирующих оформление документов в организации, осуществляется в соответствии с действующим законодательством, на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок, с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Порядок подготовки и оформления управленческой документации в организации может закрепляться в таких нормативных актах, как: "Инструкция по делопроизводству", "Регламент", "Правила оформления документов", "Табель унифицированных форм документов", "Альбом бланков", "Альбом унифицированных форм документов". В зависимости от состава и содержания этих нормативных актов и распределения положений по делопроизводству между ними, в организации может быть принят весь комплекс перечисленных нормативных актов или отдельные из них. Количество, наименования и последовательность разделов, степень детализации, характер примеров, состав приложений определяются их разработчиками.

2.3 Структура документоведения

Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы:

· Общее документоведение;

· Особенное документоведение.

Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т. д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

Теория документа (документология) - ядро документоведения. Она изучает общетеоретическую проблематику, связанную с понятийным аппаратом, функциональным анализом документов, изучением их характеристик как материальных объектов и зафиксированной в них информации, вопросы типологизации и классификации документов, их параметров и свойств, как средства коммуникации и элемента документных фондов. Мосеев Р.Н. Современное документоведение. Запад-Восток, 2007. С. 182.

История раскрывает закономерности становления и развития документа как источника информации и средства коммуникации в условиях смены конкретной обстановки на определенном этапе развития социальной коммуникации, изменения его содержания и формы в соответствии с документными потребностями общества в тот или иной период времени.

В разделе документной деятельности изучается история и общая методика создания и функционирования документа в системе документальной коммуникации (создание, производство, сбор, хранение, распространение и использование), т.е. документа, функционирующего в целостном коммуникативном цикле "автор документной информации - потребитель ее". Куняев Н.Н. Документоведение. Учебник. М., Логос.: 2008. С. 252.

Особенное документоведение изучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы, оптические диски и т. д.), отдельные процессы документно-коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документораспространение, документохранение, документопользование). В качестве особенного может выступать любой признак, заслуживающий теоретического рассмотрения.

Особенное документоведение подразделяется на специальное и частное документоведение. Специальное документоведение изучает особенности документов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела, т.е. специфику документов, функционирующих в информационных центрах, библиотеках, архивах, музеях и других документно-коммуникационных структурах. Кроме того, предметом специального документоведения может служить изучение специфики различных процессов документно-коммуникационной деятельности (документирование, делопроизводство, фондоведение и т. д.). Предметом частного документоведения выступают отдельные виды и разновидности документа. Отсюда в качестве частнонаучных документоведческих дисциплин представлены: книго-, патенто-, картоведение и т. д.

Таким образом, специальное и частное документоведение есть специфическое проявление общего. В совокупности с общим особенное документоведение образует единое документоведение.

Заключение

На основании выше изложенного можно сделать следующие выводы:

Во-первых, документоведение в России возникло в XVI - XVII веках, и это было связано с развитием международных, правовых отношений. Тогда появились первые попытки создания унифицированных форм документов. При росте документооборота с начала XVIII века унифицированные формы документов и правила их составления стали понемногу закрепляться законодательными актами. Складывались правовые основы документирования, появилось деление документов на внутренние и внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность. В 1943 г. впервые появился и сам термин «документоведение», а вскоре и самостоятельный научный курс.

Во-вторых, изучение истории становления документоведения как научной дисциплины на настоящий момент имеет не только научно-историческое значение, но и большое прикладное значение, поскольку позволяет детально рассмотреть тенденции развития, причины появления новых видов или разновидностей документов, уяснить функцию документа в государственном регулировании социальных процессов и его роль для жизни и деятельности человека.

В-третьих, настоящий момент развития документоведения контрастирует с тем, что было раньше, это связано со сменой информационных технологий, с увеличением оборота информации в жизни человека, общества и государства. Во второй половине XX столетия, с развитием новых информационных технологий произошло существенное сближение традиционной книги с электронными изданиями на новых материальных носителях - магнитных лентах, магнитных, оптических, магнитооптических дисках и т.п.