Содержание

Введение

1. Автоматизация процессов управления кадрами предприятия

1.1 Определение цели проекта автоматизации

1.1.1 Формирование перечня необходимых функций системы автоматизации

1.1.2 Определение категории программного продукта

1.1.3 Модули управления кадрами в составе комплексных информационных систем

1.1.4 Специализированные программы учета кадров

1.1.5 Локальные специализированные решения

1.1.6 Распределенные узкоспециализированные информационные системы

1.2 Выбор программного продукта

1.3 Пути внедрения и сопровождения системы

2. Автоматизация процессов управления кадрами на ОАО «Каравай»

2.1 Характеристика предприятия

2.2 Управление персоналом в ООО «Каравай»

2.3 Программное обеспечение, используемое на предприятии ООО «Каравай»

3. Проектирование информационной системы управления персоналом в компании ОАО «Каравай»

3.1 Преимущества программ «1С: Предприятие 8.0. Управление персоналом» и «АиТ. Управление персоналом»

3.1.1 Управленческий учет

3.1.2 Штатное расписание компании

3.1.3 Анализ фонда оплаты труда

3.1.4 Подбор кадров, анкетирование и оценка

3.1.5 Учет работников компании

3.1.6 Планирование занятости работников

3.1.7 Регламентированный учет

3.1.8 Организации и подразделения организаций

3.1.9 Штатное расписание организаций

3.1.10 Кадровый учет организаций

3.1.11 Персонифицированный учет ПФР

3.1.12 Воинский учет

3.2 Важные отличия программы «1С: Предприятие 8.0» от «1С: Предприятие 7.7»

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

В течение прошедших десятилетий роль и значение системной работы с человеческими ресурсами множество раз переосмысливалось, изменялось мнение о месте управления персоналом в системе менеджмента. Сейчас, на опыте наиболее успешных организаций, признано, что основа организации не в оборудовании, не в доле рынка, а в её человеческом капитале, который является первопричиной и источником всего ценного, что создается компанией.

Управление персоналом, по общей оценке, сегодня является одной из наиболее важных функций менеджмента организации, способной многократно повысить её эффективность.

Управление персоналом можно определить как целенаправленное и системное воздействие с целью развития компании. При этом воздействие направлено непосредственно на сотрудников - специалистов и менеджеров, занятых совместной деятельностью в соответствии с требованиями компании. Кто же осуществляет это воздействие? Не только специалисты кадровой службы, но и все руководители разных уровней, в чьи обязанности входит организация эффективной работы подчиненных.

Среди методов управления специалисты различают:

- административные (реализуются в виде властных полномочий и основываются на формальной системе поощрений и взысканий, дисциплинарных требованиях);

- экономические (материальное стимулирование, установление нормативов, участие сотрудников в прибыли компании и т.д.);

- социально-психологические (основаны на способах «морального» воздействия на сотрудников: установление благоприятного психологического климата, различные методы нематериальных поощрения, содействие участию сотрудников в управлении компанией, развитие инновационности и инициативности сотрудников).

На российском рынке существует достаточно много программных продуктов, автоматизирующих процесс управления персоналом. Но специфика работы отдела персонала в ОАО «Каравай» и постоянный рост компании, в результате чего и рост среднесписочной численности сотрудников, не позволила остановить свой выбор ни на одной из предложенных АИС. Были выявлены некоторые недостатки, из-за которых деятельность отдела плохо автоматизирована. В связи с этим, актуальность работы заключается в рассмотрении автоматизации процессов управления кадрами на предприятии ООО «Каравай».

Программное обеспечение, уже имеющееся в ОАО «Каравай», не позволяет практически без затрат автоматизировать процесс управления персоналом, используя типовую конфигурацию, входящую в состав программных продуктов системы «1С:Предприятие», которая была взята для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности организации.

Поэтому целью данной работы является рассмотрение и выявление проблем автоматизации процессов управления кадрами на предприятии ОАО «Каравай». Для ее достижения необходимо выполнить следующие задачи:

- изучить теоретические основы автоматизации процессов управления персоналом;

- провести обследование объекта автоматизации;

- определить перечень функций, подлежащих автоматизации;

- рассмотреть подходящий программный продукт для деятельности отдела персонала;

- определить экономическую эффективность от внедрения.

Объектом автоматизации является отдел персонала ОАО «Каравай».

1. Автоматизация процессов управления кадрами предприятия

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система управления кадрами позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров. Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько эффективным будет работа отдела кадров, задача которого -- найти и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.

Программный продукт по управлению кадрами позволяет:

ь оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;

ь организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;

ь наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;

ь вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадрами, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями. Стоимость таких систем варьируется до сотен тысяч долларов.

1.1 Определение цели проекта автоматизации

Как и в любом проекте, начинать необходимо с определения главной и промежуточных целей проекта. Именно от правильно расставленных на этом этапе акцентов будет во многом зависеть успех проекта автоматизации, то есть выбирать продукт для автоматизации следует в соответствии с поставленными задачами.

Многие пытаются пойти обратным путем -- сначала выбрать информационную систему управления кадрами, а затем с ее помощью решить определенные задачи. Такой шаг заведомо неверный, так как все существующие на отечественном рынке программы имеют различный функционал и не могут претендовать на звание «универсальной системы».

Итак, в первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация (и нужна ли она вообще), какие требования предъявить к информационной системе и каких результатов от нее ожидать.

1.1.1 Формирование перечня необходимых функций системы автоматизации

Важно автоматизировать не функции управления персоналом вообще, а именно те из них, которые важны на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции системы затруднят работу пользователей и отнимут дополнительные ресурсы «компьютерного парка» компании.

Обычно среди автоматизируемых функций -- основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы. Компаниям, бизнес-процессы которых ориентированы на западные стандарты, необходима автоматизация планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной структуры и штатного расписания, самообслуживания. Такой функциональностью интересуются в первую очередь быстро развивающиеся компании либо предприятия с западным стилем менеджмента (в основном -- представительства иностранных компаний).

Основные потребности большинства отечественных предприятий определяются двумя факторами: общей ситуацией с автоматизацией и требованиями законодательства. На сегодняшний день автоматизация учета кадров на многих предприятиях -- «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача -- наладить учет основных бизнес-процессов (навести элементарный порядок в кадровом учете).

Необходимо отметить, что, несмотря на растущий спрос, автоматизация управления кадрами не является наиболее приоритетной задачей автоматизации в большинстве украинских компаний. В первую очередь автоматизируются бухгалтерский, налоговый, производственный и оперативный учет. Поэтому бюджеты проектов по автоматизации управления кадрами существенно меньше бюджетов на автоматизацию, скажем, бухгалтерского учета, хотя по трудозатратам эти задачи вполне сравнимы. Довольно часто по этой причине на первом этапе автоматизации приходится ограничиваться решением наиболее важных и сложных задач.

1.1.2 Определение категории программного продукта

Программные продукты различают по функциональным характеристикам. Например, возможность анализа профессиональных навыков сотрудника, планирование обучений и тренингов для его продвижения по карьерной лестнице существует в западных кадровых системах, но редко встречается в отечественных. Промышленные системы управления персоналом разрабатываются не один год и имеют как заложенные в системе функциональные возможности, так и ограничения. Разработка дополнительной функциональности для соответствия бизнес-процессам компании часто невозможна ввиду ограничений в архитектуре системы и высокой стоимости данной разработки. Поэтому во время демонстрации системы управления кадрами не следует полагаться на слайды Microsoft Power Point, полностью доверяя словам менеджера по продажам об успешном опыте специалистов по реализации задач любой сложности. Демонстрация возможностей рабочей системы определит ее функциональные возможности, а практические примеры подтвердят или опровергнут перспективы успешного использования программного продукта для реализации задач отдела кадров вашей компании.

Поиск решения для автоматизации управления кадрами -- это не только выбор программного пакета, хотя система управления персоналом в компании и строится именно на основе функциональных возможностей программного продукта. Поэтому необходимо убедиться, соответствует ли данная функциональность требованиям к системе. Следует внимательно относиться к заявлениям о том, что некоторые требования к системе являются нецелесообразными, поскольку они часто основываются на том, что на основе конкретного программного продукта реализовать их невозможно.

Программные продукты, существующие на отечественном рынке, можно условно разделить на следующие группы.

1.1.3 Модули управления кадрами в составе комплексных информационных систем

Подобные модули могут работать как в составе комплекса (например, ERP-систем), так и автономно. Кроме стандартных функций кадрового учета и расчета зарплаты, эти системы поддерживают все элементы кадрового менеджмента: подбор, обучение, оценку, мотивацию, управление проектами и другие. Кроме того, эти информационные системы предоставляют возможность формировать и контролировать бюджеты кадровой деятельности, осуществлять кадровое планирование, Internet-поддержку, обратную связь и многое другое. В качестве примера таких комплексных систем можно привести SAP, Oracle, BAAN, Scala, Navision (западные), Галактика, Парус, 1С, БОСС, Бэст-Про (российские). Количество установок российских систем исчисляется сотнями и тысячами, западных -- единицами и десятками. В финансовом смысле положение обратное: объемы продаж российских производителей измеряются, в лучшем случае, десятками миллионов долларов, западных -- десятками миллиардов.

1.1.4 Специализированные программы учета кадров

Большинство систем управления кадрами предназначены только для автоматизации кадрового делопроизводства. Таких программ много, и все они очень похожи, что объясняется четкой регламентацией правил и форм кадрового учета. Большинство таких систем работает не автономно, а в связке с системой расчета заработной платы.

Бесспорными лидерами на Российском рынке являются программы московской фирмы «1С» («1С:Управление персоналом 8.0», «1С:Зарплата и кадры 7.7»). Они адаптированы к законодательству России и имеют хорошую поддержку со стороны фирмы-разработчика (обновление, консультации, развитие функционала). Хорошо зарекомендовала себя система HRB компании Robertson&Blums -- многофункциональная западная система. Она также хорошо адаптирована к законодательству России. Данные программные продукты имеют инструментарий для настройки системы, учитывая индивидуальные требования компании-заказчика в рамках уже заложенной в конфигурацию функциональности («1С» имеет встроенный объектно-ориентированный язык, «HRB» -- специальный язык алгоритмов, который позволяет адаптировать такие кадровые процедуры, как прием на работу, перевод, увольнение в соответствии со сложившимися бизнес-процессами компании).

1.1.5 Локальные специализированные решения

Множество программ разработано для автоматизации отдельных процессов управления кадрами (подбор персонала, разные виды тестирования). Такие системы не претендуют на роль комплексных решений, но вполне могут быть применимы для решения ограниченного круга задач. Основной проблемой при поддержке таких решений является абсолютная зависимость предприятия-пользователя от разработчика системы.

1.1.6 Распределенные узкоспециализированные информационные системы

Обычно разработчиками и владельцами таких систем являются крупные государственные и правительственные организации с разветвленной структурой, которые директивно обязывают нижестоящие структуры использовать единый программный продукт. Характерным примером подобной программы является Единая государственная кадровая система «Картка». В большинстве случаев такие продукты имеют строго заданный функционал и не могут использоваться в других организациях.

1.2 Выбор программного продукта

Использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением, как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, -- «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

При выборе программного обеспечения следует выделить несколько ключевых этапов, определяющих успешность проекта автоматизации в целом. В первую очередь необходимо руководствоваться сравнением начальных функциональных возможностей систем (типовой конфигурации) с поставленными задачами. На этом этапе также необходимо оценить гибкость продукта, т. е. степень легкости его адаптации к специфическим требования будущих пользователей.

Вторым важнейшим этапом является приспособление продукта к требованиям национального законодательства. Повышенным спросом пользуются системы с оперативной поддержкой изменений в соответствии с требованиями законодательства, опробованные в реальной работе на украинских предприятиях.

Следующим этапом является соотношение цены и полезного функционала сравниваемых систем. При этом необходимо учитывать такие показатели, как простота использования, быстродействие, необходимые технические средства, надежность и пр. Очень важно обратить внимание не только на цену программного продукта, но и на совокупную стоимость программного обеспечения, консультационных услуг и послепроектного сопровождения системы. Иногда стоимость внедрения может ощутимо превышать стоимость программы.

Информационные системы -- это интеллектуальные продукты, поэтому успех автоматизации часто зависит в большей степени от команды специалистов по внедрению и поддержке информационного продукта.

Качество внедрения, сроки выполнения проекта, решение поставленных задач и общая удовлетворенность результатами проекта напрямую зависят от опыта и знаний консультантов компании-поставщика.

При выборе компании-внедренца следует учесть количество выполненных проектов предлагаемого программного обеспечения, обратить внимание на стабильность, опыт и репутацию этой компании на рынке и т. д.

Не стоит забывать, что сведения о неудачных проектах быстро распространяются. И если ваша компания ориентирована на долгосрочные перспективы в бизнесе, то выбирать партнера в сфере автоматизации надо на основании его успешного опыта работы на отечественном рынке.

1.3 Пути внедрения и сопровождения системы

Прежде всего, руководитель предприятия должен четко осознавать, что эффективность бизнеса повышают не только компьютерные программы, но и правильные решения и действия персонала компании. При этом роль систем автоматизации заключается в своевременном предоставлении максимально полной информации для принятия соответствующих решений.

Оптимальным путем внедрения проекта автоматизации обычно является максимальное привлечение к работам по проекту сотрудников предприятия-заказчика, использующих советы и опыт специалистов компании-внедренца.

Автоматизация любого процесса -- серьезный проект, требующий постоянного внимания и участия будущих пользователей. В силу слабой формализации процессов кадрового менеджмента управленческие модули информационных систем управления кадрами не диктуют жестких моделей и схем. Автоматизация отдела кадров -- процесс не только технический, но и творческий. К сожалению, в разработке информационных систем профессиональные кадровики принимают недостаточное участие, а заложенные в системы «книжные» модели управления кадрами не всегда пригодны для реальных управленческих процессов. Профессионализм и практический опыт специалистов-кадровиков, четкое понимание задачи и творческий подход к делу будут очень уместны для развития корпоративной системы управления кадрами.

Очень важным фактором является сопровождение системы. Пакеты управления кадрами менее подвержены изменениям, чем модули расчета зарплаты, но, тем не менее, должны также своевременно и качественно сопровождаться. Этот вопрос должен подробно обсуждаться при переговорах с потенциальными подрядчиками работ по внедрению программы.

Стоит отметить, что в последнее время на отечественном рынке систем автоматизации кадрового учета:

ь вырос спрос на «западную» функциональность;

ь увеличился интерес к Internet-технологиям;

ь наблюдается интеграция с корпоративными системами и со смежными продуктами;

ь развиваются партнерские сети, а также методологические базы проектов внедрения и консультирования.

В ближайшее время прогнозируется повышение спроса на комплексные системы управления кадрами, регистрации рабочего времени и расчета зарплаты, соответствующие законодательству.

2. Автоматизация процессов управления кадрами на ОАО «Каравай»

2.1 Характеристика предприятия

Место нахождения предприятия ОАО «Каравай» Россия, 665824, Иркутская область г.Ангарск, 251 квартал, а/я 2717.

ОАО «Каравай», крупная хлебопекарная компании, имеющая заводы в Ангарске, Шелехове и Красноярске, теперь занимается и зернопереработкой.

2.2 Управление персоналом в ООО «Каравай»

Сегодня компания активно расширяется и выходит на новый этап развития. Главная ценность и основной ресурс компании - это ее кадровый потенциал. Уделяется большое значение обучению и развитию сотрудников. Наряду с практическим опытом работы, сотрудники компании постоянно проходят профессиональное обучение.

Таким образом, отдел персонала играет огромную роль в развитии компании.

На сегодняшний день автоматизация учета кадров на предприятии ООО «Каравай» -- «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача -- наладить учет основных бизнес-процессов (навести элементарный порядок в кадровом учете).

Структура отдела представлена на рисунке 1.4.



Рисунок 1.4 - Организационная структура отдела персонала ОАО «Каравай»

Рис. 1.5 Организационная структура ОАО «Каравай»

Основные функции кадрового планирования, анализа кадрового состава и оценки персонала выполняет специалист отдела кадров.

Он обеспечивает укомплектование Компании работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации:

- принимает участие в разработке прогнозов, определении текущей и перспективной потребности в кадрах;

- изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами (на основе установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с организациями аналогичного профиля, информирования работников внутри компании об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации и Интернета, работой с кадровыми агентствами);

- осуществляет поиск и подбор кадров, проводят собеседования с нанимающимися на работу;

- осуществляет разработку и совершенствование методик отбора кандидатов;

- создает и ведет базы данных потенциальных кандидатов;

- информирует обращающихся (очно и по телефону) по вопросу имеющихся вакансий и возможности трудоустройства в компанию «Каравай»;

- проводит первичные собеседования с кандидатами, желающими работать в Компании «Каравай»;

- получает рекомендации на граждан, прошедших первичное собеседование.

- формирует из кандидатов группы на обучение;

- осуществляет подбор персонала на открывшиеся вакансии.

Кроме того, специалист отдела кадров:

- обеспечивает адаптацию новых сотрудников при приеме на работу. Знакомит с коллегами, рабочим местом и условиями труда;

- принимает участие в разработке нормативных и регламентирующих документов;

- контролирует соблюдение «Правил внутреннего трудового распорядка» и корпоративных стандартов общения сотрудниками Компании;

- готовит материалы для предоставления персонала к наказаниям и поощрениям;

- принимает участие в проведении аттестации работников Компании, ее методическом и информационном обеспечение, а также в анализе результатов;

- ежемесячно формирует статистику граждан обратившихся по вопросу трудоустройства и граждан, рекомендованных к дальнейшему трудоустройству в Компанию «Каравай»;

- отслеживает процесс и причины текучести кадров среди сотрудников. Ежемесячно считает процент текучести. Вносит предложения по его снижению;

- информирует персонал Компании «Каравай» о последних нововведениях Компании, касающихся ее трудовой и корпоративной деятельности;

- отслеживает процесс контроля торговых точек, еженедельно делает анализ результатов контроля.

2.3 Программное обеспечение, используемое на предприятии ООО «Каравай»

На российском рынке существует достаточно много программных продуктов, автоматизирующих процесс управления персоналом.

На сегодняшний день автоматизация учета кадров на предприятии ООО «Каравай» -- «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача -- наладить учет основных бизнес-процессов (навести элементарный порядок в кадровом учете).

На данный момент в компании используется программа «1С:Предприятие 7.7.», которая приобрела распространение благодаря двум основным факторам - возможности в широких границах приспосабливаться к потребностям конкретных предприятий и налаженной системе обслуживания пользователей. На предприятии ООО «Каравай» эта программа используется не в полной версии с ограниченным набором функций.

Пользователь, пользующийся в своей работе данным пакетом программ, не получает возможность использовать все преимущества автоматизированного рабочего места - автоматизировать подготовку любых первичных документов, автоматизировать все разделы бухгалтерского учета: операции по банку и кассе, основным средствам и нематериальных активам, производственным запасам и МБП, товарам и услугам, учету производства продукции, валютным операциям, взаиморасчетам с организациями, расчетам с бюджетом и другие.

«1С: Предприятие» является системой программ. В конкретной поставке программный продукт относится к системе программ «1С: Предприятие», может иметь иное наименование, в зависимости от входящих в него компонентов и типовой конфигурации: «1С: Бухгалтерия», «1С: Торговля и склад», «1С: Зарплата и кадры», для сетевых версий продуктов название включает термин «1С: Предприятие», а также название поставляемой компоненты и типы конфигурации,

Для использования системы «1С: Предприятие» она должна быть установлена на компьютере пользователя.

Требования к системе не требует суперсовременного и дорогостоящего оборудования однако для более эффективной и быстрой работы рекомендуем использовать следующую конфигурацию программно-аппаратного обеспечения:

Компьютер:

Intel® Pentium® - 300 MHz или выше;

Оперативная память - 32 Mb или выше;

Цветной монитор SVGA;

Манипулятор - «мышь»;

Струйный принтер Epson или совместимый с ним.

Программное обеспечение:

Операционная система Microsoft® Windows® 95/98/NT/XP/2000.

Но специфика работы отдела персонала в ОАО «Каравай» и постоянный рост компании, в результате чего и рост среднесписочной численности сотрудников требует смены программы для управления кадрами, так как в отделе кадров установлена не полная версия программы «1С: Предприятие» с ограниченным набором функций. Были выявлены некоторые недостатки, из-за которых деятельность отдела плохо автоматизирована. Работникам отдела кадров приходится вручную набирать приказы, распоряжения, заполнять карточки Т-2.

Программное обеспечение, уже имеющееся в ОАО «Каравай», затрудняет процесс работы отдела кадров, в связи с этим медленный темп работы, так как тратится время на подготовку приказов, распоряжений и заполнения карточек формы Т-2, которое им приходится набирать вручную.

3. Проектирование информационной системы управления персоналом в компании ОАО «Каравай»

В ходе выполнения работы на предприятии ООО «Каравай» нами была выделена следующая проблема: автоматизированная программа, используемая в отделе кадров «1С: Предприятие 7.7.» - имеет не полную версию с ограниченным набором функций. Трудности, возникающие в ходе работы с этой программой, значительно замедляют работу отдела кадров. Специалистам отдела кадров приходится вручную постоянно набирать приказы, распоряжения, так как невозможно использовать для этого «1С: Предприятие 7.7.». Кроме того сотрудники не могут вовремя получить необходимые для них справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

В связи с выявленными трудностями работы отдела кадров на предприятии ООО «Каравай» предлагается внедрить усовершенствованную программу «1С Предприятие 8.0.» полную версию.

«1С:Предприятие» является не единственным программным продуктом. Широкое распространение получил продукт компании АиТ - комплекс "Управление персоналом", который обладает расширенными функциональными возможностями и является продуктом высококачественного проектирования и разработки. Это современное автоматизированное решение, обеспечивающее эффективную и удобную работу всех служб, занятых в управлении персоналом.

3.1 Преимущества программы «1С: Предприятие 8. Управление персоналом» и программы «АиТ. Управление персоналом»

«1С:Предприятие 8. Управление персоналом» -- тиражный продукт нового поколения системы программ «1С:Предприятие», предназначенный для реализации кадровой политики компании по следующим направлениям:

· планирование потребностей в персонале,

· обеспечение бизнеса кадрами,

· кадровый учет,

· ведение регламентированного документооборота.

В конфигурации параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по компании в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации (собственного юридического или физического лица). Структурная схема конфигурации (Приложение 1).

Конфигурация позволяет вести учет от имени нескольких организаций (которые могут быть оформлены как юридические лица или являться частными предпринимателями), составляющих единую компанию. Штатное расписание и кадровый учет ведутся независимо для компании и составляющих ее организаций.

Конфигурация «Управление персоналом» позволяет повысить эффективность кадровой политики компании. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих. Примерная схема документооборота, поддерживаемая в конфигурации (Приложение 2).

Краткие пояснения к этой схеме:

· Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру компании и входящих в нее организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

· Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, возможность формировать гибкие отчеты о сотрудниках с различными условиями отбора и сортировки.

· Работники компании будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в ПФР и т.д.

· Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается кадровых данных для Пенсионного фонда.

3.1.1 Управленческий учет

Реализованные в системе возможности управленческого учета обеспечивают опережающее планирование потребностей в персонале, ведение учета кадров в рамках компании и подбор кадров, а также планирование занятости персонала.

3.1.2 Штатное расписание компании

Штатное расписание представляет собой совокупность сведений о штатных единицах компании (Приложение 3). Штатная единица -- это некоторая должность в конкретном подразделении компании. Структура компании может быть иерархической, т.е. отражать подчиненность одних подразделений компании другим. Подсистема «Штатное расписание» объединяет справочники, документы и регистры, предназначенные для ведения штатного расписания компании, в том числе учета штатных единиц, окладов и надбавок по штатному расписанию.

В штатном расписании можно указывать как диапазон тарифных ставок (минимальную и максимальную ставку по штатной единице), так и единую тарифную ставку. Тарифные ставки могут быть месячными (например, месячный оклад), дневными и часовыми, а также могут быть указаны в произвольной валюте. Для каждой штатной единицы можно назначить произвольное количество надбавок, которые могут быть выражены как в процентах к тарифной ставке по штатной единице, так и в фиксированных суммах.

3.1.3 Анализ фонда оплаты труда

Для исчисления фондов оплаты труда по различным типам тарифных ставок с учетом времени существования каждой штатной единицы используются назначенные штатным единицам графики работы.

В отчете по фонду оплаты труда (Приложение 4) можно указать произвольный период. Показатели отчета рассчитываются помесячно отдельно по нижней и верхней границе диапазона тарифных ставок. Для каждой штатной единицы определяется период ее существования, на основании указанного для нее графика работы рассчитывается нормативная оплата в валюте отчета за очередной месяц с учетом возможного изменения количества вакантных ставок и курса валюты штатной единицы.

Аналитический отчет по фонду оплаты труда представляет рассчитанные показатели как в виде обычной таблицы или диаграммы в разрезе указанных пользователем группировок, так и в виде сводной таблицы, которая позволяет анализировать полученные данные в различных разрезах.

3.1.4 Подбор кадров, анкетирование и оценка

Подсистема подбора кадров предназначена для документирования и автоматизации процесса подбора и оценки кандидатов. Подсистема обеспечивает:

· хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах;

· хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатом, начиная от резюме и до результатов анкетирования;

· планирование встреч с кандидатами и регистрацию принятых решений вплоть до принятия на работу.

В конфигурации можно хранить вопросы, используемые при анкетировании соискателей работы в компании или опросах работников компании, своеобразную «базу знаний». В справочнике «Типовые анкеты» создаются типовые наборы вопросов, используемых при анкетировании соискателей или при опросах работников компании. Эти механизмы помогают всесторонне оценить кандидата на работу, проанализировать его соответствие желаемой должности и принять решение о приеме сотрудника на работу.

3.1.5 Учет работников компании

Подсистема учета кадров в компании обеспечивает хранение следующей информации (Приложение 5):

· личных данные о работниках как о физических лицах;

· подразделения и должности сотрудника, количество занимаемых ставок;

· служебных телефонов, адресов электронной почты и другой контактной информации.

По накопленной информации о работниках можно построить разнообразные отчеты:

· списки работников компании,

· текучесть кадров компании,

· статистика кадров компании,

· отчеты по отпускам (графики отпусков, использование отпусков и исполнение графика отпусков).

Аналитические отчеты по работникам предоставляют возможность сформировать разнообразные списки работников, отобранные и сгруппированные по различным критериям. Отчеты позволяют группировать информацию в разрезе подразделений и должностей компании и других измерений. Выводимые в отчет данные выбираются из широкого списка показателей. Это дает возможность всесторонне анализировать кадровый состав компании и, следовательно, принимать более обоснованные управленческие решения.

Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически -- созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для дальнейшего использования..

3.1.6 Планирование занятости работников

В конфигурацию также включена возможность планировать использование рабочего времени работников, в частности планирование встреч (например, совещаний) и участие работников компании в мероприятиях (как внутренних мероприятиях компании, так и во внешних). Кроме того, для успешного проведения встреч, совещаний и других внутренних мероприятий компании можно планировать использование помещений компании, в которых эти мероприятия проводятся.

3.1.7 Регламентированный учет

Регламентированный кадровый учет предусматривает заключение трудовых договоров с каждым сотрудником организации, формирование утвержденных форм по труду, персонифицированный учет для ПФР, а также ведение воинского учета.

3.1.8 Организации и подразделения организаций

Справочник «Организации» предназначен для описания формальной структуры компании, которая может состоять из нескольких хозяйствующих субъектов, фактически принадлежащих одному и тому же собственнику или группе собственников, действующих согласованно в целях получения прибыли.

Организациями могут быть:

· юридические лица;

· обособленные подразделения юридических лиц;

· ПБОЮЛ.

3.1.9 Штатное расписание организаций

Состояние штатного расписания организаций можно проанализировать с помощью отчетов. В отчет по унифицированной форме Т-3 выводится список штатных единиц организации, а также месячный фонд заработной платы по каждой единице. Аналитический отчет по штатному расписанию организаций отображает данные в одном из двух вариантов: в виде списка штатных единиц или в виде штатной расстановки.

Отчеты по штатному расписанию предоставляют возможность группировать информацию в следующих разрезах:

· организации,

· подразделения и должности организаций,

· виды тарифных ставок,

· графики работы,

· валюты тарифных ставок.

3.1.10 Кадровый учет организаций

Учет кадров организации ведется параллельно и независимо от учета работников компании и предоставляет те же возможности (Приложение 6). Физическое лицо может быть принято на работу в несколько организаций компании или в несколько подразделений одной организации.

В программе регистрируется все кадровые изменения сотрудника: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки вплоть до увольнения.

Аналитический отчет по сотрудникам предоставляет возможность сформировать разнообразные списки сотрудников организации, отобранные и сгруппированные по различным критериям. По умолчанию отчет настроен так, чтобы в результате получился список работающих на текущую дату сотрудников с их табельными номерами, упорядоченный по подразделениям.

Программа содержит набор общероссийских классификаторов, предназначенных для работы с такими понятиями, как информация о населении (ОКИН), страны мира (ОКСМ), а также такие справочники, как виды документов удостоверяющих личность, классификаторы Пенсионного фонда Российской Федерации.

3.1.11 Персонифицированный учет ПФР

Ведение персонифицированного учета в конфигурации организовано в соответствии со следующими нормативными документами (Приложение 7):

· Федеральный закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;

· Постановление Правительства РФ от 15 марта 1997 года № 318 «О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования»;

· Постановление Правления ПФ РФ от 21 октября 2002 года № 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению».

Организации представляют органам Пенсионного фонда РФ сведения о застрахованных лицах:

· с анкетными данными сотрудников - АДВ-1, АДВ-2 и АДВ-3;

· сведения о стаже - СЗВ-К.

3.1.12 Воинский учет

Ведение воинского учета в конфигурации организовано в соответствии со следующими нормативными документами:

· Федеральный закон от 26 февраля 1997 года № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;

· Постановление Правительства РФ от 25 декабря 1998 года № 1541 «Об утверждении положения о воинском учете».

В конфигурацию включены следующие отчеты, которые представляются организациями по запросам военкоматов либо на регулярной основе:

· Данные для постановки на учет в военкомате;

· Численность граждан запаса (формы №6 и 11/МУ);

· Список граждан, подлежащих постановке на воинский учет;

· Список принятых и уволенных военнообязанных;

· Список юношей 15-16 лет;

· Список для первоначальной постановки юношей на воинский учет;

· Список принятых и уволенных призывников

«1С:Предприятие» является не единственным программным продуктом. Широкое распространение получил продукт компании АиТ - комплекс "Управление персоналом", который обладает расширенными функциональными возможностями и является продуктом высококачественного проектирования и разработки. Это современное автоматизированное решение, обеспечивающее эффективную и удобную работу всех служб, занятых в управлении персоналом.

Отличительной особенностью комплекса является наиболее мощный из существующих на российском рынке ПО программный модуль расчета с персоналом. Он поддерживает самые сложные системы расчета заработной платы с работниками, позволяет произвести начисления по большому числу действующих на предприятиях коэффициентов и надбавок.

Продукт регулярно пополняется новыми возможностями и является самым динамично развивающимся комплексом из его аналогов. Программный комплекс "АиТ: Управление персоналом" постоянно модернизируется в соответствии с последними изменениями российского законодательства, также принимаются во внимание предложения и пожелания наших пользователей. Большинство изменений и дополнений направлены на сокращение времени, затрачиваемого на ввод и обработку информации, повышения простоты работы, сокращения числа монотонных операций и получение ожидаемых результатов.

Использование программного комплекса позволяет:

- повысить эффективность работы предприятия за счет правильной расстановки кадров;

- сократить время принятия управленческих решений и контролировать их исполнение;

- снизить затраты и произвести их полный учет на управление персоналом;

- заметно снизить трудоемкость работ;

- автоматизировать кадровый документооборот и подготовку внешней и внутренней отчетности;

- повысить производительность труда и исполнительскую дисциплину.

Преимущества программного комплекса "АиТ: Управление персоналом":

- обеспечение согласованной работы субъектов управления персоналом, исключение возможных противоречий и дублирования функций;

- возможность консолидации данных о сотрудниках при многоуровневой и территориально распределенной структуре предприятия, передача сведений при любом качестве каналов связи и даже при их отсутствии;

- возможность выбора состава программного комплекса исходя из специфики того или иного предприятия и конкретного рабочего места;

- настройка системы в соответствии со спецификой предприятия, адаптивность системы к любой организационной структуре, отсутствие ограничений по численности персонала;

- автоматический ввод массовых данных;

- полная адаптация к российскому законодательству.

Электронные архивы, предполагающие надежное бессрочное хранение информации.

Интеграция с финансовыми системами и системами управления производством, поддерживающая непрерывность деловых процессов, позволяя в полном объеме использовать информационные ресурсы предприятия.

3.2 Важные отличия программы «1С: Предприятие 8.0» от «1С: Предприятие 7.7»

В программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе . Организации могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.

Реализовано ведение не только регламентированного учета начислений, но и управленческого учета заработной платы со всем многообразием стимулирующих надбавок и бонусов, характерных для современных торговых и производственных предприятий, а также возможность описывать дополнительные начисления со всеми реализованными в конфигурации алгоритмами расчета, в частности, можно описать любое количество дополнительных отпусков с различным отражением в учете.

«1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» содержит усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени с поддержкой корректировки отработанного времени вручную, почасовых невыходов, графиков сокращенного рабочего времени.

Реализованы не только инструменты учета кадров, но и инструментарий управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая планирование отпусков, набор кадров, включая менеджер контактов, и другие возможности.

Реализована мощная подсистема кадровой аналитической отчетности , включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с формированием необходимой отчетности. Реализованы все унифицированные формы по учету труда, включая формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54.

Современный эргономичный интерфейс прикладного решения «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» делает доступными сервисные возможности «1С:Предприятия 8»:

· универсальные средства работы с печатными формами документов с возможностью отправки документа по электронной почте;

· универсальная групповая обработка справочников и документов;

· подключение внешних обработок и ограничение доступа к их использованию;

· подключение дополнительных печатных форм в документах;

· подключение дополнительных обработчиков заполнения табличных частей документов;

· установка даты запрета изменения данных;

· средства администрирования пользователей в режиме «1С:Предприятие»;

· средства разделения доступа к данным по рабочим местам (ролям) пользователей.

Делая выводы можно сказать, что для работы отдела кадров из выше перечисленных программ, лучше всего использовать «1С: Предприятие 8.0. Управление персоналом». С расчетом того, что в отделе кадров используются два компьютера, стоимость программного продукта «АиТ» будет составлять двенадцать тысяч восемьсот рублей. Так как для установки программы «1С: Предприятие 8.0. Зарплата и управление персоналом» стоимость одного компьютера будет составлять четыре тысячи шестьсот рублей, а с расчетом на два компьютера девять тысяч двести рублей.

Заключение

Подведя итог, можно сказать, что цель курсовой работы достигнута. Задачи, поставленные перед нами, выполнены. Мы выяснили, что в отделе кадров на предприятии ООО «Каравай», для автоматизации процессов управления кадрами, используется программа «1С: Предприятие» версия 7.7. не полная версия с ограниченным набором функций. Это усложняет работу отдела кадров, из-за необходимости постоянно в ручную набирать приказы, распоряжения, карточки Т-2 и так далее.

Взяв во внимание специфику предприятия ОАО «Каравай» можно сделать следующий вывод: предлагаемые на рынке автоматизированные системы управления персоналом, либо недостаточно гибки, либо обладают излишней мощностью. При этом в любом случае требуется серьезная настройка программы под конкретные требования, а также обязательное дальнейшее программное сопровождение, что выразится в ощутимых финансовых и временных затратах. Поэтому для данного предприятия целесообразно создать новую АС, с учетом специфики конкретного предприятия, способную решить поставленные задачи и быть приемлемой по цене.

Программа 1С Предприятие 8.0. конфигурация "Зарплата и Управление Персоналом" предложенная нами, новее прошлой программы, имеет новые функции для работы отдела кадров. Эта программа специализирована для работы отдела кадров и бухгалтерии, которые тесно связаны между собой. С помощью этой программы значительно упростится работа в отделе кадров тем, что не придется набирать каждый раз вручную документы; можно планировать потребности в персонале; решать задачи обеспечения бизнеса кадрами -- подбор, анкетирование и оценка; управлять компетенциями и аттестацией работников; управлять финансовой мотивацией персонала; эффективно планировать занятость персонала; вести учет кадров и анализ кадрового состава; вести расчет заработной платы персонала; вести исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

отражать начисление зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Подводя итог, можно сказать, что использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением, как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, -- «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

Не стоит забывать, что сведения о неудачных проектах быстро распространяются. И если ваша компания ориентирована на долгосрочные перспективы в бизнесе, то выбирать партнера в сфере автоматизации надо на основании его успешного опыта работы на отечественном рынке.