Сущность офис-менеджмента

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Офис-менеджмент как разновидность управленческой деятельности

2. Функции офис-менеджера

Заключение

Список использованной литературы

Введение

В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, использовать труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию.

Подавляющее большинство российских компаний для продолжения успешного функционирования в изменившихся условиях нуждаются в грамотном, профессиональном менеджменте. В кризисных условиях руководитель должен уметь анализировать различные варианты развития производств, видеть перспективу своей компании на рынке, обладать волей и способностью вовлекать коллектив в реализацию намеченных целей. Сегодня наравне с грамотным, серьезным подходом к самому процессу управления, необходимо четко и ясно видеть структуру собственной фирмы, понимать, почему этой фирме подходит именно эта структура, и знать, к каким результатам она приведет в обозримом будущем.

Для сохранения конкурентоспособности предприятия его организационная структура должна быть такой, чтобы вся работа была сфокусирована на конкретной продукции и на конкретном конечном потребителе. Успех на свободном рынке недостижим без целого коллектива компетентных людей, которые знают покупателей, особенности конкуренции и возможности производства для отдельных видов и групп продукции. Поэтому акционерам и высшему руководству компании чрезвычайно важно создать такую структуру предприятия, которая обеспечивала бы подотчетность руководителей и их ответственность за результаты работы.

Упрощенно организационная структура управления представляется как ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

Организационная структура, в идеале, видит, прежде всего, установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

Задача сегодняшних менеджеров - найти и привести в жизнь именно такую оргструктуру, которая будет наиболее полно отвечать целям и задачам организации. Конкурентоспособность такой компании напрямую будет зависеть от успешности и уместности оргструктуры.

Управление офисом является составной частью управления. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. От эффективности этой работы зависит своевременность и качество принимаемых управленческих решений. С развитием рыночных отношений усилился интерес к проблемам организации информационно-документационного обеспечения. Поэтому необходимо с самого начала деятельности фирмы организовать современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:

Оперативность (быстрая и четкая работа с документами)

Современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, сканеры, множительная техника и средства малой оргтехники)

Целесообразность всех делопроизводственных операций производимых в офисе

Сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.

Таким образом, эффективная работа офиса непосредственно влияет на все бизнес-процессы фирмы и от его работы целиком зависит вся деятельность организации, в этом заключается актуальность данной работы.

Целью данной работы является анализ организации работы офиса.

В связи с поставленной целью необходимо решить ряд взаимосвязанных задач:

охарактеризовать понятия офис-менеджмента и компании, их взаимосвязь,

проанализировать основные модели работы офиса.

Теоретической и методологической основой для данной работы явились учебники и учебные пособия, статьи в журналах.

1. Офис-менеджмент как разновидность управленческой деятельности

В настоящее время офис является центральной частью организации, где сконцентрированы все основные службы управления. Поэтому необходимо подробно рассмотреть основные функции офиса как административной службы: Шевцов А.Д. Азбука офиса - М.: Изд-во деловой и учебной литературы, 2003.

1) руководство и управление фирмой;

2) бухгалтерский учет (как и учет вообще), а в особенности учет результатов деятельности офиса;

4) маркетинг и в значительной мере маркетинговые коммуникации: реклама, PR, стимулирование сбыта, POS;

5) количественные методы анализа хозяйственной деятельности;

6) финансовая деятельность, поскольку после персонала именно финансы занимают наиболее важное место среди ресурсов предприятия, если, конечно, не считать в качестве важнейшего бизнес-ресурса времени;

7) управление операциями, по меньшей мере, на технологическом уровне в пределах офиса;

8) экономика, в данном случае -- экономическая составляющая деятельности предприятия;

9) стратегия, точнее стратегия бизнеса, позволяющая яснее видеть деловую перспективу.

Поскольку офис представляет собой специфическую разновидность управленческой деятельности, суть которой составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия), то уместно, прежде всего, обратить внимание на основные критерии оценки такой деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев выходит эффективность. В узко утилитарном смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым).

В свете сказанного не будет ошибочным признать в качестве цели деятельности офиса его эффективность, но эффективность, достигаемой не ради нее самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его экономическое развитие и лидерство в конкурентной борьбе. Эффективную работу офиса можно охарактеризовать как менеджмент малозатратный, гибкий и наступательный, что на практике означает следующее: Роджерс Э., Агарвала Р. Коммуникации в организациях. - М.: Экономика, 2002.

1. Совокупные затраты на осуществление офис-мендежмента должны быть несопоставимо малы по сравнению с общими затратами на организацию деятельности предприятия.

2. Усилия, предпринимаемые в рамках офис-менеджемента, должны быть не только подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой технологии, но и служить объективным отражением реально складывающейся деловой ситуации на предприятии и вокруг него.

3. Решения, вырабатываемые в процессе функционирования, должны предупреждать возможные негативные варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события «со знаком минус», наступление которых в состоянии крайне отрицательно повлиять на экономическое положение предприятия.

Можно также отметить, что, в конечном счете, эффективность работы офиса складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса.

Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, составляющих сущность деятельности офис-менеджера.

С учетом специфики содержания деятельности офиса можно выделить следующий ряд функции:

а) административная (организационно-управленческая и координационная);

б) регулятивная (планово-отчетная);

в) контрольная (оценочно-учетная);

г) информационная (коммуникационно-документационная);

д) маркетинговая;

е) хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса).

Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офиса следует выделить руководство персоналом (подчиненными).

Перечисленные функции с учетом сказанного выше можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечивающий (рис.1).

Рис. 1 - Цель и функции офиса

Коротко охарактеризуем сущность каждой из перечисленных функций. Начнем с рассмотрения административного блока, который образуют соответственно административная, регулятивная и контрольная функции.

Так, в составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи: Зверинцев А. Коммуникативный менеджмент. - СПб.: Союз, 2004.

а) организация работы офиса;

б) управление работой офиса в повседневном режиме;

в) управление работой офиса в условиях кризиса (кризисного реагирования);

г) организация рабочего дня руководителя;

д) организация личной повседневной работы (самоменджемент); е) разработка административных процедур (технологии работы офиса).

В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) координация работы сотрудников офиса между собой;

б) координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса;

в) координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия;

г) координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;

д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;

е) координация работы с деловыми партнерами предприятия и СМИ.

Следующая функция в составе административного блока: регулятивная, которую также можно разделить на две подфункции -- плановую и отчетную. В рамках плановой подфункции офис решает следующие основные задачи:

а) планирование личной работы;

б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);

в) текущее и перспективное планирование рабочего времени руководителя;

г) участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу организационного развития предприятия и т. д.);

д) составление графиков работы персонала офиса (в т. ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т. п.).

В рамках отчетной подфункции офис, как правило, решает следующие задачи:

а) ведение отчетности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений офиса);

б) анализ отчетности по установленным формам (по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса);

в) составление отчетов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия (по форме планов);

г) подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия (по указанию руководителя);

д) ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчетных документов (книги учета и движения материальных средств, журнал учета документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).

Особое место в административном блоке занимает контрольная функция. Подчеркнем, что осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности -- об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента. Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и учетную.

В рамках первой из них офис решает следующие задачи:

а) оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб;

б) оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

в) оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников;

г) оценку состояния офисной оргтехники;

д) оценку состояния договоров, в т. ч. исполнение наиболее важных заказов, включая вопросы их комплектации и доставки и т. д.;

е) оценку состояния документации офиса.

Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и, прежде всего повседневной деятельности сотрудников, руководитель офиса должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии. В свою очередь, в рамках учетной подфункции офис должен обеспечить своевременный и качественный документальный учет оцениваемых показателей, в т. ч.:

а) учет (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;

б) учет полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

в) учет состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства);

г) учет состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика ее обслуживания или ее модернизации); д) учет состояния работы по договорам;

е) учет состояния офисной документации.

Перейдем теперь к рассмотрению функций офиса в составе обеспечивающего блока, включающего информационную, маркетинговую и хозяйственную функции.

Информационная функция офиса при ближайшем рассмотрении «распадается» на подфункции: коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой. В рамках коммуникационной подфункции офис осуществляет решение следующих задач:

а) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и сотрудниками предприятия;

б) обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации);

в) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структурными подразделениями предприятия (в т. ч. его филиалами и представительствами);

г) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и деловыми партнерами предприятия;

д) организация приема, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации (телефон, телефакс, электронная почта e-mail, телеграф, телекс, радиообмен, в т. ч. пейджинговая и радиосвязь и т. п.);

е) организация приема посетителей (ресепшнс).

В рамках документационной подфункции офис осуществляет решение следующих задач:

а) организация эффективного документооборота офиса;

б) организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя;

в) организация хранения управленческой документации, ведения электронного архива офиса;

г) организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами;

д) организация исполнения управленческих (прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических) документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии;

е) организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.

В следующей, маркетинговой, функции офиса также можно выделить две базовые составляющие: экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офиса выполняет следующие основные задачи:

а) участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации: рекламу, PR, стимулирование сбыта и POS;

б) управление корпоративным Интернет-ресурсом;

в) организация внутрикорпоративных мероприятий;

г) консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК.

Что касается второй подфункции, то ее реализация предполагает осуществление под руководством офиса комплекса задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием.

Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офисом в рамках хозяйственной функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности.

1. Финансовое обеспечение.

2. Материальное обеспечение.

В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис решает следующие основные задачи:

а) управление финансовыми ресурсами офиса (в т. ч. бюджетирование, предполагающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными расходами, а также контроль за оплатой счетов, оформление необходимой бухгалтерской документации, взаимодействие с банком и поставщиками товаров и услуг);

б) организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности);

в) контрольно-инвентаризационная деятельность.

В свою очередь, в деятельности офиса по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы.

1. Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса.

2. Организация мероприятий по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), нарушающих нормальное функционирование офиса.

В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят:

а) организация и поддержание надлежащих (в т. ч. эргономических, микроклиматических и санитарно-гигиенических) условий работы в офисе в течение дня;

б) организация и осуществление эксплуатации помещения (здания) и коммуникаций в соответствии с установленными порядком и правилами;

в) обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путем замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных материалов к ней, мебели и т. п.);

г) организация работы по отдельным видам обеспечения сотрудников офиса, в т. ч. медицинскому (в частности, медстрахование), бытовому (питание), техническому (обеспечение связью, в том числе мобильной), транспортному (грузовые и пассажирские перевозки), досуговому (подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их доставки на предприятие) и т. д.;

д) оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из прочих документов на транспортное, гостиничное и иное обслуживание, обусловленное спецификой содержания служебных обязанностей и т. д.).

К задачам второго направления прежде всего относятся:

а) обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путем установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса, включая особый (пропускной) порядок доступа на рабочие места;

б) обеспечение текущего и капитального ремонта помещения (здания), в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций помещения (здания) и находящихся в нем материальных ценностей;

в) обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой.

В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управление персоналом офиса. В рамках этой исключительно важной функции офис, как правило, решает следующие основные задачи:

а) анализ потребности аппарата управления в персонале;

б) участие в поиске, отборе и найме офисного персонала;

в) определение пределов компетенции, делегирование полномочий офисному персоналу;

г) обучение и консультирование офисного персонала;

д) информирование офисного персонала по кадровым вопросам;

е) мотивация офисного персонала;

ж) контроль (оценка и учет результатов) деятельности офисного персонала;

з) планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициация

их перемещений для более целесообразного использования;

и) представление к увольнению сотрудников офиса по основаниям,

предусмотренным трудовым законодательством;

к) ведение отчетности по офисному персоналу;

л) участие в документировании деятельности офисного персонала (трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и т. п.);

м) повседневное руководство персоналом офиса.

Как видим, потенциальный круг задач, возлагаемых на офис, представляется, по крайней мере, на первый взгляд, почти неограниченным. В этой связи хотелось бы обратить внимание на следующее обстоятельство. Наделяя офис соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему необходимых прав, а также, что еще более важно, обеспечения достаточным числом сотрудников. В противном случае офис рискует не справиться с сонмом обязанностей и «захлебнуться» в потоке дел. О последствиях подобного развития ситуации для работы офиса несложно догадаться.

2. Функции офис-менеджера

Офис-менеджер - это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager - управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя - чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».

Итак, офис-менеджер - один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.

Условно их можно разделить на пять групп: Демин Ю.М., Секретарское дело. Универсальный справочник. - М., Бератор-пресс, 2002.

1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

построение организационной структуры офиса;

планирование работы офиса;

руководство персоналом офиса - администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);

разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;

разработку политики общения с клиентами.

2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер - работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней - повышенные. Надо сказать, что все вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.

В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой - дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии - он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся - все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.

В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями - от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления. Делопроизводство/ Под ред. В.А. Кудрявцева, И.К. Корнеева. - М., Проспект, 2003.

Должностные обязанности

Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:

1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.

2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.

3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.

4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).

5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.

8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.

9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.

11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.

13. Организует:

встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).

15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).

17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.

20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.

23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.

24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.

25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.

Заключение

Не требует доказательств тот факт, что каждая организация представляет собой весьма сложную в техническом и экономическом плане структуру. И от конкретного способа взаимодействия и сопряжения звеньев ее составляющих, зависит если не успех предприятия целиком, то очень значительная его часть.

Оргструктура офиса - как раз тот связующий элемент, который позволяет всем разрозненным подразделениям осуществлять свою работу согласованно, в едином ключе поставленной перед организацией задачи. Совершенно логично, что каждому предприятию, занимающемуся конкретным видом деятельности необходима определенная организационная структура, которая отвечала бы именно таким требованиям, какие предъявляются к этому предприятию в его специфических условиях.

Та оргструктура, которая подходила и прекрасно работала в прошлом, сегодня может оказаться совсем неэффективной и даже убыточной. Сформировались некие требования, которые предъявляются современным оргструктурам, и чем полнее они выполняются, тем более надежной будет система управления предприятием.

К числу таких требований относятся сокращение размеров подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом; уменьшение числа уровней управления; групповая организация труда как основа новой структуры управления; ориентация текущей работы, в том числе графиков и процедур, на запросы потребителей; создание условий для гибкой комплектации продукции; высокая производительность и низкие затраты.

В последнее время большое распространение получили эксперименты с разработкой и внедрением новых оргструктур, являющихся самыми разнообразными комбинациями уже известных видов и типов. При таком подходе каждая организация стремится приспособить и совместить несколько структур, адаптируя их под свои конкретные нужды.

Можно сказать с уверенностью, что в результате этих действий мы скоро столкнемся с еще большим разнообразием оргструктур и подходов к управлению, каждый из которых будет еще полнее отвечать требованиям столь быстро изменяющейся окружающей среды.

Как уже отмечалось, проблема оптимизации структуры офиса является оной из постоянных задач, стоящих перед предприятием. К сожалению, теоретические источники предлагают крайне простые модели, которые не могут быть применены на практике к предприятию в целом, фактически имеют небольшой спектр практического применения.

Список использованной литературы

Большаков А.С. Современный менеджмент: Теория и практика. - СПб.: Питер, 2002.

Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. М., Юристъ, 2003.

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. - М.: Гардарика, 2000.

Герчикова И. Н. Менеджмент. Учебник. Третье издание. - М.: ЮНИТИ, 2002.

Гудунизари Г.В., Литвак Б.Г. Управление современным предприятием. Маркетинг. Менеджмент. Право: Учеб. пособие. -М.: ЭКМОС, 2000.

Делопроизводство/ Под ред. В.А. Кудрявцева, И.К. Корнеева. - М., Проспект, 2003.

Демин Ю.М., Секретарское дело. Универсальный справочник. - М., Бератор-пресс, 2002.

Зверинцев А. Коммуникативный менеджмент. - СПб.: Союз, 2004.

Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Пер. с англ. -М.: Дело, 2003.

Мыльник В.В. Теория управления: Учебное пособие. - М.: Академический проспект, 2003.

Организационное управление / Под ред. Архиповой. - М., 2002.

Папкин А.И. Основы практического менеджмента. - М.: ЮНИТИ, 2003.

Радугин А.А. Основы менеджмента. М., 2001.

Роджерс Э., Агарвала Р. Коммуникации в организациях. - М.: Экономика, 2002.

Саймон Г. и др. Менеджмент в организациях: Сокр. пер. с англ. Емельянова и В.В. Петров. М.: Экономика, 2003.

Теория организации: Учебное пособие для вузов. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 495с.

Толковый словарь по управлению. - М.: изд-во «Аланс», 2003.

Уткин С. П. Курс менеджмента - М., 2000.

Уткин Э.А. Управление компанией. - М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2001.

Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. - М.: Высшая школа, 2002.

Шевцов А.Д. Азбука офиса - М.: Изд-во деловой и учебной литературы, 2003.