Внутрифирменная система информации

2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

1.1 Значение внутрифирменной системы информации

1.2 Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации

2. Информатирование бизнеса

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

В условиях рыночной экономики информация выступает как один из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизации оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными и др.

Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития промышленных фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют также, изменения в организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.

Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д.. Все это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым концепциям в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных, упрощается документооборот, внедряются автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров. На этой основе в 80-х годах наметилась тенденция развития информационно-вычислительной техники.

Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства.

В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов.

В данной дипломной работе рассматривается метод оценки экономической целесообразности производства ПЭВМ с использованием электронной модели, созданной на базе офисного программного обеспечения MS Excel.

Следует заметить, что электронные таблицы более доступны всем пользователям за счет простоты в использовании. Электронные таблицы MS Excel повышают эффективность документооборота, улучшают возможность коллективной работы, повышают скорость обработки информации, позволяют графически иллюстрировать сложную коммерческую информацию на предприятии.

Предлагаемая электронная модель рассчитывает экономические показатели производства ПЭВМ, многократно сокращая время обработки информации и повышая точность расчетов. В случае изменения исходных данных, предлагаемая электронная модель пересчитает все показатели и выдаст точные результаты за считанные секунды.

1. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

1.1 Значение внутрифирменной системы информации

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе ПЭВМ, объединенных в единую внутрифирменную локальную вычислительную сеть.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи. (Рис 1.4.1)

информационная система

внутренний канал внешний канал

ОБРАБОТКА

НАКОПЛЕНИЕ

ХРАНЕНИЕ

ВЫДАЧА

ПРИМЕНЕНИЕ

Рисунок 1.4.1 Информационная система

Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и предоставления информации.

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления на многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель - отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации [4].

1.2 Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации

Во внутрифирменной системе информации используются компьютеры, оснащенные необходимым набором периферии, электронные пишущие машинки, средства телекоммуникаций, средства автоматизированной обработки текстовой информации, но прежде всего - ПЭВМ.

В процессе автоматизации управления ПЭВМ используются, преимущественно для:

разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

расчета заработной платы;

контроля за поступлением заказов;

анализа данных о сбыте продукции;

регистрации поступления платежей;

ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ПЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ПЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в одну систему [2].

2. Информатирование бизнеса

Информатирование: - потенциальных клиентов и партнеров. Вы рассказываете о своих услугах, подробно, интересно и доступно, используя при этом видеоролики, аудиоматериалы, документы, фотографии. Посетители сайта самостоятельно знакомятся с компанией, для этого им не нужно приезжать в ваш офис и тратить свое драгоценное время. Более того, информация, размещенная в Интернете, становится доступной пользователям в любой точке Земли. А это означает, что вашими партнерами могут стать американцы, французы, индонезийцы, пуэрториканцы и многие, многие другие. Но только не забудьте позаботиться о многоязычности сайта! И не снимайте со счетов то, что ваша страница будет доступна в любое время дня и ночи, что совершенно невозможно для реального консультационного центра. А, значит, вы не упустите клиента ни рано утром, ни поздно вечером. - тех, кто уже сотрудничает вами. Это уникальная возможность двусторонней быстрой связи, решения так называемых "рабочих моментов". Также вы можете сообщать своим клиентам о наличии скидок, сезонных акций, свежих поступлений. - региональных подразделений компании и удаленных филиалов. Позволяет обмениваться не просто текстовой информацией, но и официальными документами, презентационными материалами, инструкциями.

Как правило, реклама рассматривается всегда как элемент маркетинга организации независимо от того, коммерческая она или нет. В любом случае, наряду с личной продажей, пропагандой (так некоторые специалисты называют деятельность по связям с общественностью, хотя в реальности пропаганда и пиар имеют существенные отличия) и собственно стимулированием сбыта реклама выступает средством воздействия на целевую аудиторию с целью формирования у ее представителей определенного отношения к товару, услуге, идее или самой организации, стоящей за ними.

Отсюда и следующие определения рекламы. Реклама - это: целенаправленная оплаченная информация о товаре, услуге или их производителях, распространяемая известным источником; процесс информирования о товаре, ознакомления с ним и убеждения в его покупке; комплекс средств неценового стимулирования сбыта продукции и формирования спроса на нее; неперсонированное сообщение, на целевую аудиторию при помощи различных СМИ для представления и продвижения продукции или услуг, затраты на которое несет идентифицированный спонсор.

Можно привести еще множество определений рекламы - все они отражают функциональную направленность рекламы, которая представляет собой информирование определенной аудитории с конечной целью стимулирования сбыта. Такая формулировка наиболее корректна по отношению к коммерческой рекламе, помимо которой существует также некоммерческая - политическая и социальная. Однако последние два вида рекламы также направлены на формирование у аудитории определенного отношения к какому-либо политическому образованию (партии, блоку, отдельному лицу) или социальной проблеме. Очевидно, что занимаясь рекламной деятельностью организация стремится решить таким образом свои проблемы, например, повышение уровня продаж. Следовательно, рекламодателя можно назвать активным участником процесса создания и распространения рекламы. Помимо фирмы таким участником являются рекламные агентства (общепринятое сокращение РА), содействующие рекламодателям в решении их задач и одновременно достигающие собственных целей - получение прибыли. Видимым итогом деятельности данных субъектов является воздействие на целевую аудиторию.

Что же касается телевидения как средства распространения рекламы, что это положение применимо к нему в большей степени. Телереклама наиболее популярна у большинства рекламодателей по причинам уникального сочетания экспрессивности (возможности эмоционально повлиять на зрителя, продемонстрировать товар при помощи изображения, анимации и звука) и массовости (телевидение охватывает практически все возможные сегменты потенциальных потребителей). Статистика свидетельствует, что человек воспринимает зрительно 83% поступающей к нему извне информации; на долю слуха приходится 12%, оставшиеся 5% остаются на долю вкусовых, осязательных и обонятельных ощущений. А при накоплении информации в памяти сохраняется лишь до 20% услышанного, до 40% увиденного и до 80% увиденного и услышанного [3]. Иными словами, при помощи телевидения можно донести до аудитории 95% всей информации, 80% из которой запомнятся. Привлекательность телевидения с рекламной точки зрения очевидна.

Первые два субъекта рекламного процесса - рекламодатели и рекламные агентства - совей профессиональной деятельностью формируют отношение общества к рекламе. От этого зависит не только непосредственная эффективность рекламных сообщений, проявляющаяся в форме приобретения или игнорирования товара. Реклама влияет на общество не только с точки зрения потребительских предпочтений, но и со следующих позиций:

· уровень социальной напряженности;

· общий культурный уровень общества;

· социальные ценности и мировоззрение.

Данных факторов вполне достаточно для того, что субъекты, формирующие рекламную индустрию в стране, почувствовали ответственность перед обществом за свою деятельность. Необходимо отметить здесь и роль государства, законодательная работа которого выступает важным регулирующим фактором развития рекламного рынка.

Таким образом, мы выяснили, что реклама это не только маркетинговый инструмент, применяемый фирмами в целях стимулирования продаж, но и неотъемлемая часть повседневной жизни, фактор, оказывающий значительное влияние на современное общество.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В выпускной квалификационной работе была проанализирована организационная структура предприятий, выявлена суть управленческой деятельности на предприятии, определено значение внутрифирменной системы информации, проанализирован рынок программных продуктов и сделано заключение о необходимости использования MS Excel во внутрифирменной структуре предприятия. С помощью MS Excel создана электронная модель, позволяющая провести исследования по сути управленческой деятельности на предприятии, по организации документооборота, внутрифирменной системе информации и систем организации упорядочения потока информации.

На примере расчета экономических показателей производства ПЭВМ было показано, что электронные модели, созданные на базе MS Excel, позволяет сократить количество рутинных операций по анализу данных и получить точные результаты.

На основе анализа электронных моделей можно сделать вывод, что Excel является универсальным пакетом, который применим для любого раздела экономической теории. Создавая похожие модели на предприятиях, можно добиться увеличения эффективности труда за счет сокращения времени обработки информации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Попов В.М., Кураков Л.П., Ляпунов С.И., Мингазов Х.Х. «Бизнес-план: отечественный и зарубежный опыт. Современная практика и документация», 2006

«Локальные вычислительные сети». Cправочник. Под ред. С.В. Назароваю М.: “Финансы и статистика”, 2004

Гусева Т.И., Башин Ю.Б. «Проектирование баз данных в примерах и задачах». - М.: “Радио и связь”, 2002

Колесник А.П. «Компьютерные системы в управлении финансами». - М.: “Финансы и статистика”, 2004

Герчикова И.Н. «Менеджмент». Учебник. - М.: “Банки и биржи”, ЮНИТИ, 2004

«Энциклопедия малого бизнеса (Финансы и бухгалтерский учет) «Бизнес план», Deka, 2006