Онтология управления организациями

Формирующийся сегодня новый тип общества еще не имеет общепринятого названия. Его именуют «новым индустриальным» (Дж. Гэлбрейт), «сверхиндустриальным» (О. Тоффлер), «посткапиталистическим» (Р. Даренфорф), «постцивилизационным» (К. Боулдинг), «постбуржуазным» (Г. Лихтгейм) и т.д. Во всех этих названиях прослеживается некое противопоставление текущего состояния социоэкономического и производственного пространств ранее существующему состоянию («индустриальному», «буржуазному» и т.д.). Закономерным следствием происходящих изменения является переосмысление сути многих понятий, долгое время составлявших основу науки об управлении (менеджмента). В настоящей публикации предпринята попытка создания единой терминологической базы, позволяющей построить корректную модель управления организацией.

Об общих принципах создания онтологий

Онтология представляет собой совокупность терминов и взаимосвязанных определений, относящихся к некоторой предметной области и выполняющих нормативную функцию. Именно онтология формирует самое общее представление об объекте исследования, фиксирует категориальный аппарат концепции (теории).

Развитые онтологические системы строятся на основе следующих принципов:

1) формализации, т.е. описания объективных элементов действительности в единых, строго определенных образцах (терминах, моделях и др.);

2) использования ограниченного количества базовых терминов (сущностей), на основе которых конструируются все остальные понятия;

3) внутренней полноты и логической непротиворечивости.

Соблюдение первого принципа дает возможность специалистам, изучающим вопросы управления организациями, сформировать и использовать общий понятийный аппарат. При конструировании определений не допускается применение фраз с нечетким или многозначным смыслом, метафорических выражений и др. Формализованные трактовки терминов фиксируются в тезаурусе (словаре с полной смысловой информацией) или глоссарии. Таким образом, принцип формализации позволяет избежать полисемии (многозначности) понятий, оптимизировать коммуникации между всеми заинтересованными сторонами.

Следование второму принципу позволяет реализовать идею «экономии мышления», широко известную как «бритва Оккама». При составлении онтологических систем стараются использовать минимальный набор базовых категорий, исключить близкие по смыслу, синонимичные понятия. Необходимо сохранять открытость онтологии для пополнения новыми понятиями.

В отличие от обычного словаря для онтологической системы характерно внутреннее единство, логическая взаимосвязь и непротиворечивость используемых понятий.  Трактовки всех используемых терминов даются в рамках единого методологического подхода, т.е. явно описанной совокупности исходных принципов, аксиом или убеждений создателей онтологии. При этом используемые категории должны охватывать все явления и процессы заданной предметной области. Таким образом, онтология представляет собой концептуальный фундамент теории, ее понятийную основу.

Онтологические системы всегда обращены к идеальным объектам. Этим онтология теснейшим образом связана с моделированием, решающим задачу представления (репрезентации) реальных объектов через идеальные образы.

В данной статье предпринята попытка построения онтологии управления организациями, базирующейся на уточненном определении термина «организация» и четырех ключевых категориях управления организационными изменениями (процессы, ресурсы/продукты, механизмы, управление).

Организация как объект управления

Управленческие решения всегда принимаются и реализуются исходя из имеющихся представлений (моделей) об объектах управления, а не реальных свойств этих объектов. Таким образом, адекватность модели оказывает самое существенное влияние на процесс управления, фактически определяет его.

Предлагается следующее определение термина «организация».

Организация -- это устойчивая система отношений между субъектами, основанная на совокупности достигнутых ими соглашений.

Термины, используемые в данном определении, нуждаются в дополнительных пояснениях.

1. «... устойчивая система отношений». В общем случае устойчивость -- это способность системы сохранять требуемые характеристические свойства в условиях действия возмущающих факторов. Чтобы использовать это определение в контексте функционирования организаций, необходимо более четко зафиксировать: (1) свойство организации как системы, по отношению к которому будет оцениваться устойчивость; (2) установить, какой смысл придается словам «действие возмущающих факторов».

К настоящему моменту в теории управления организациями общепринятого мнения по каждому из этих пунктов не сложилось. Как правило, исследователи говорят о неких базовых компетенциях, отличительных особенностях или врожденных способностях организаций, определяющих их конкурентные преимущества [1, 2]. Например, согласно теории Кея [1] отличительные способности зависят от репутации, инноваций, стратегических активов и архитектуры организации. Причем именно архитектуре, т.е. определенной структуре внешних и внутренних отношений, придается особое значение. Р. Холл указывает на важность технологий и внутренней культуры организации [3]. Немалое значение придается брэнду как определенному способу идентификации организации на рынке [4]. В связи с этим часто приводиться пример компании DuPont, единственным неизменным свойством которой на протяжении последних трехсот лет остается ее название [5]. В системотехнике считается, что инвариантом организации как производственного комплекса является ее энергоинформационный ресурс [6].

Последняя точка зрения является наиболее общей и самой абстрактной. Однако именно она позволяет отметить еще один нюанс, скрывающийся в определении организации как системы отношений. Взаимодействие субъектов, являющихся членами организации, должно иметь определенную интенсивность (мера обмена энергоинформационными ресурсами), продолжительность и целенаправленность.

Итак, устойчивость системы отношений может определяться в контексте некоторых энергоинформационных инвариантов или функций от них, обусловленных составом, структурой и ресурсами (продуктами) организации. Если система подверглась такому воздействию, что ее энергоинформационный ресурс претерпел радикальные (катастрофические) изменения, то следует говорить уже не о «трансформировавшейся старой», а о «новой» организации.

2. «... система отношений...». Любая организация представляет собой исключительно сложный для изучения объект, полный объем свойств и параметров функционирования которого принципиально непознаваем. Исследователь всегда имеет дело с некой абстракцией, моделью организации, отражающей отдельные аспекты «жизни» реального объекта. Представление организации как системы отношений есть одна из возможных моделей организации. Причем содержание понятия «система» будет существенно отличаться в зависимости от того, в рамках какой научной дисциплины оно трактуется.

3. «...отношений между субъектами». В контексте организации между индивидами формируется множество типов отношений -- от производственных до социально-психологических. Очевидно, что создать полную модель этих отношений не представляется возможным, т.к. в силу теоремы Тьюринга подобная модель должна обладать сложностью, равной сложности самой моделируемой системы (организации). Поэтому прибегают к разработке конечного множества упрощенных или специализированных моделей, позволяющих исследовать определенные свойства организаций. Например, в рамках производственных отношений каждый субъект выполняет функции как поставщика, так и потребителя определенных услуг¹. При таком подходе вся организация трактуется как сложная система, базирующаяся на прямых или косвенных обменах продуктами (ресурсами) между субъектами. Межличностные отношения игнорируются или рассматриваются как возмущающие (ограничивающие) факторы. Очевидно, что если сделать акцент на других типах отношений (например, взять за основу социально-психологические способы взаимодействия), то и «образ» организации станет иным.

4. «...основанная на совокупности достигнутых ими соглашений». Соглашения между субъектами также могут иметь разный характер -- от официально утвержденных обязательств, регламентов работы и поведения до неформальных договоренностей и создания «скрытых» коалиций. Именно благодаря наличию множества явных (осознанных) и неявных (неосознанных) соглашений между субъектами возникают некие автономные «законы жизни» организации. Если бы эти законы отсутствовали, то определенную совокупность субъектов нельзя было бы рассматривать как целостную систему.

Можно выделить следующие основные типы внутриорганизационных соглашений:

· о целях функционирования организации;

· о процедурах совместной работы (договорные отношения «работник -- работодатель», «работник -- работник», «учредитель -- учредитель» и др.);

· о процедурах взаимодействия с внешними контрагентами.

Существует также целый ряд признаков, являющихся возможными, но не обязательными признаками организаций.

1. A priori заданный правовой статус. Принятие решения о государственной регистрации организации как юридического лица приводит к следующим основным результатам:

· формируется легитимная система управления собственностью юридического лица и ее суррогатами (например, ценными бумагами);

· договорные отношения между учредителями, а также между организацией и контрагентами (в первую очередь кредиторами) становятся юридически значимыми;

· сама организация как юридическое лицо становится объектом правоотношений.

Таким образом, факт государственной регистрации накладывает целый ряд нормативных ограничений на деятельность организации. Стремясь уменьшить ограничения, хозяйствующие субъекты, как правило, создают конгломераты, состоящие из нескольких юридических и физических лиц. Отсюда говорить о неком едином правовом статусе организации не всегда возможно. Речь должна идти скорее об установлении юридически значимых отношений между конкретными физическими и юридическими лицами.

2. Наличие идентифицируемых границ. В заданном контексте сам термин «граница» нуждается в уточнении. Пожалуй, наиболее радикальной позиции придерживался  К. Бенсон, утверждавший, что реальностью является только организационная конструкция в умах организационных деятелей [7]. Это полностью соответствует базовым положениям теории систем, согласно которым границы системы как абстрактного объекта задает разработчик ее модели. Например, если рассматривать организацию исключительно как обособленный имущественный комплекс, то границы будут соответствовать находящемуся в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении имуществу ее владельцев. Очевидно, что такой способ определения границ не всегда корректен. Он может быть использован для описания одного из типов организаций -- предприятий, под которыми согласно ГК РФ признается имущественный комплекс, используемый для осуществления предпринимательской деятельности.

Переводя все вышесказанное на язык теории множеств, можно утверждать, что юридически оформленные отношения являются лишь подмножеством всей совокупности отношений внутри организации. Аналогичный вывод будет справедлив и для большинства других типов отношений (финансово-экономических, эмоциональных, коммуникативных и др.), возникающих в контексте функционирования организации. Модель организации есть бесконечное, открытое множество, имеющее счетную мощность (такое множество состоит из бесконечного числа элементов, которые можно пронумеровать натуральными числами). У подобных множеств нет границ. Они возникают только при построении модели организации, когда аналитик искусственно выделяет конечное число объектов, образующих своеобразный «каркас» будущей модели.

3. Коллектив, команда. До последнего времени наличие коллектива или даже команды работников считалось неотъемлемым свойством организации. При этом особое внимание всегда придавалось наличию и важности межличностных отношений между членами коллектива, собственно и превращающих множество индивидов в команду. Однако целый ряд новых тенденций, получивших развитие в мировой практике, позволяет усомниться в корректности данного положения. К подобным тенденциям относятся:

· создание распределенных групп работников, взаимодействующих исключительно в «цифровом пространстве» и не знающих друг друга лично;

· аутсорсинг (англ. outsourcing), т.е. передача функций по реализации отдельных бизнес-процессов сторонним организациям (группам исполнителей);

· практика неполной занятости, субподряда.

Коллективные, командные формы работы позволяют создавать комплексные продукты (товары, услуги), реализовывать сложные проекты, но сами по себе они уже не определяют «лицо» организации.

4. Единое название, брэнд. Как известно, существует два подхода к формированию брэнда -- «восточный» (характерный для стран Азии, особенно Японии) и «западный», получивший распространение в экономически развитых государствах Америки и Европы. «Восточная» модель основана на идее интеграции, объединения ресурсов и продуктов под общей торговой маркой (компании Mitsubishi, Sony, Toshiba, Matsushita и др.). «Западный» подход предполагает создание и продвижение брэндов отдельных продуктов или продуктовых линий (марки Tide и Ariel (компания Procter & Gamble), марка Friskies (компания Nestle) и др.). Характерной тенденцией последних лет стало взаимопроникновение «восточного» и «западного» подходов. Например, компания Toyota создала новую торговую марку Lexus, Nissan -- продвигает марку Infinity. Это говорит о том, что сегодня брэнд -- это продукт деятельности организации, а не ее отличительный признак.

Предложенная трактовка термина «организация» является универсальной, может быть легко формализована (например, в рамках теории множеств, теории графов и др.).

Основные категории онтологии управления организациями

Онтология процессов управления организационными изменениями должна охватывать весь перечень терминов и определений, относящихся:

· к разработке моделей организаций (организационному проектированию);

· к процедурам подготовки, принятия и реализации управленческих решений;

· к уровням управления.

В соответствии с этим выделим четыре базовые категории, определяющие состав любой организации: процессы, ресурсы/продукты, механизмы, управление. Именно вокруг этих категорий выстраивается система отношений между субъектами.

Краткая характеристика каждой из выделенных категорий и их взаимодействие между собой.

1. Процессы. Представление объекта в виде «чистого» (т.е. независимого от других категорий) процесса является первым и основополагающим шагом в исследовании и проектировании любых сложных систем. Фактически именно в соответствии с границами рассматриваемых процессов задаются границы системы, определяется и фиксируется ее целостность. Модели процессов бывают структурные и параметрические.

В контексте управления организациями все процессы принято называть бизнес-процессами (БП). Не будем проводить детальный анализ² всех предложенных трактовок данного понятия. Отметим, что важнейшим признаком БП является наличие на «выходе» какого-либо продукта (товара, работы, услуги). Как пишет А. Шеер, цель БП состоит в создании «выхода» для получения вознаграждения в виде другого «выхода». Причем процесс потребления готового продукта может также входить в описание БП организации.

2. Ресурсы, продукты. Ресурсами могут считаться любые объекты, подлежащие трансформации в ходе выполнения процесса. Под продуктом понимается результат выполнения процесса. Продукт одного процесса, как правило, является ресурсом для выполнения другого процесса. Поэтому разделение понятий «продукт» и «ресурс» в некоторой степени условно. Чтобы исключить возможную путаницу при употреблении этих терминов, важно четко формулировать контекст и интервал времени, на котором они справедливы.

· «Процесс--ресурс». Процесс задает рамки трансформации и видоизменения структуры ресурсов, организует ресурсы в продукт. В свою очередь, характеристики ресурсов накладывают ограничения на течение процесса и свойства продукта. Сам процесс (точнее, модель процесса) может рассматриваться в альтернативной модели как ресурс.

Другой аспект взаимодействия внутри пары «процесс--ресурс» раскрывается через понятие «событие». Событие -- это факт поступления ресурса, активизирующий выполнение процесса. В зависимости от параметров события могут реализовываться в различные сценарии выполнения процесса.

· «Процесс--продукт». Одним из важнейших принципов процессно-ориентированной методологии является независимое описание процессов и продуктов, дающее возможность частично устранить избыточность данных о динамике функционирования и развития системы. Более того, следование данному принципу позволяет подойти к проектированию инвариантных по отношению к ресурсам и продуктам процессов.

Различают материально-технические, трудовые, финансовые и информационные виды ресурсов.

3. Механизмы. Механизм является третьим базовым компонентом любой системы деятельности. Его функционирование обеспечивает изменение состояния объекта в ходе выполнения процесса. Именно за счет функционирования механизма происходит преобразование ресурсов в продукты.

· «Процесс--механизм». Как правило, делается предположение о том, что механизм не испытывает никакого существенного влияния со стороны процесса, т.е. сам остается неизменным. В некоторых случаях это предположение может быть некорректным (например, выполнение процесса приводит к разрушению механизма). Подобная проблема решается путем пересмотра исходных посылок модели. Сам процесс начинают трактовать как механизм, производящий процесс изменений в той структуре, которая первоначально выступала в роли механизма. Другими словами, процесс и механизм как бы меняются местами.

Действие механизма может приводить к имманентному воспроизведению (репликации) процесса; изменению характеристик процесса. Первая из перечисленных альтернатив будет соответствовать режиму функционирования, а вторая -- развитию системы.

· «Ресурс--механизм». В отдельных случаях механизм можно рассматривать как ресурс, не подлежащий трансформации в ходе выполнения процесса, но подверженный износу и старению.

Различают два типа механизмов: одушевленные (работники, исполнители) и неодушевленные (оборудование).

4. Управление. В рамках рассматриваемой модели управление трактуется как стационарный циклический процесс («...-- анализ -- целеполагание (моделирование) -- целедостижение (регулирование) -- ...»), а также определенное соглашение о правилах взаимодействия элементов системы.

· «Процесс -- ресурс -- управление». Взаимодействие внутри этой тройки категорий включает формирование регламентов выполнения процессов. В простейшем случае регламенты могут быть сведены к правилам обработки событий, имеющим стандартную структуру IF <...> THEN <...> (например, IF <поступил ресурс A> THEN <выполнить процесс B>). В более сложных случаях правила трансформируются в стандарты функционирования и стратегию развития системы.

· «Продукт -- управление». Здесь основное внимание уделяется спецификации продукта.

Предложенная онтологическая система обладает следующими преимуществами:

· выбранные базовые категории (организация, процесс, ресурсы / продукты, управление, механизм) универсальны и соответствуют общепринятым международным стандартам (например, семейству IDEF³);

· формализованное определение каждой из категорий позволяет избежать множества проблем, связанных с недопониманием или различиями в интерпретациях понятий специалистами по менеджменту, логистике, информационным технологиям и др.;

· предложенная онтология может быть положена в основу автоматизированной системы управления организацией или корпоративной информационной системы.

Надеюсь, что материал, представленный в статье, будет способствовать формированию неких стандартов и общепризнанных соглашений об использовании терминов в контексте управления организациями.

Литература

1. Икуджиро Н., Хиротака Т. Компания -- создатель знания. Зарождение и развитие инноваций в японских фирмах: Пер. с англ. -- М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2003. -- 384 с.: ил.

2. Стоунхаус Д. Виртуальная корпорация -- высшая форма сети делового сотрудничества // Менеджмент в России и за рубежом. -- 1998. -- № 1. -- С. 14--24.

3. Холл Р.Х. Организации: структуры, процессы, результаты. -- СПб.: Питер, 2001. -- 512 с.: ил. (Серия «Теория и практика менеджмента»).

4. Капферер Жан-Ноэль. Торговые марки: испытание практикой. Новые реальности современного брендинга: Пер. с фр. -- М.: Консалтинговая группа «ИМИДЖ-Контакт»; ИНФРА-М, 2002. -- XVII. -- 211 с. -- (Серия «Современные консалтинговые технологии»).

5. Ефремов В.С. Стратегическое управление в контексте стратегического развития // Менеджмент в России и за рубежом. -- 1999. -- № 1. -- С. 3--13.

6. Дружинин В.В., Конторов Д.С. Системотехника. -- М.: Радио и связь, 1985. -- 200 с.: ил.

7. Benson J. Kenneth (1977). Innovation and Crisis in Organizational Analysis// Sociological Quarterly. -- № 18. -- Р. 3--16.

¹ Частным случаем услуги может быть «изготовление и поставка товара».

² См., например, статью: Рубцов С.В. Уточнение понятия «бизнес-процесс» // Менеджмент в России и за рубежом. -- 2001. -- № 6. -- с. 26-33.

³ Методология IDEF (Icam DEFinition) была разработана в рамках предложенной ВВС США программы компьютеризации промышленности ICAM. В настоящее время семейство методологий IDEF является государственным стандартом США.

Прочитать о методологии можно в следующих источниках:

1. Маклаков С.В. BPWin, ERWin. CASE-средства разработки информационных систем. -- М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 1999.

2. Черемных С.В. и др. Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии: практикум / С.В. Черемных, И.О. Семенов, В.С. Ручкин. -- М.: Финансы и статистика, 2002. -- 192 с.: ил. -- (Прикладные информационные технологии).