2

Міністерство Освіти і Науки України

Київський навчальний науково - консультаційний центр ХДТУ

Контрольна робота

з дисципліни Основи інформаційних систем

Виконав:

студентка групи 23Є 1

Злобіна В.М.

Перевірив:

Вавренюк О.С.

План

1. Облік основного складу робочих фондів. Постановка задачі та алгоритм її розв'язання

1.1 Постановка задачі

1.1.1 Характеристика задачі

1.1.2 Вихідна інформація

1.1.3 Вхідна інформація

1.2 Алгоритм розвязання задачі

1.2.1 Інформація, що використовується

1.2.2 Результати розвязання

1.2.3 Математичний опис

2. Поняття, структура і склад інформаційних систем. Функції управління

Література

1. Облік основного складу робочих фондів. Постановка задачі та алгоритм її розв'язання

1.1 Постановка задачи

Пропонується автоматизувати робоче місце працівника відділу кадрів.

Основною метою створення АРМу працівника відділу кадрів є удосконалення обліку навності та руху кадрiв на основі автоматизації виконуваних функцій, реалізація елементів безпаперової технології при його веденні, оперативне формування у базі даних інформації про навність, рух та звільнення працівників організації, які використовуються у відділі праці та заробітної плати ( ВПЗ ), бухгалтерії та іншими службами при виконанні функцій управління.

Розробка даного АРМу ведеться з можливістю обєднання його, при необхідності, в мережу разом з АРМ працівників ВПЗ, де нараховується заробітна плата на основі даних отриманих з відділу кадрів та підрозділів з АРМами начальників структурних підрозділів, де ведеться облік використання робочого часу.

1.1.1 Характеристика задачі

Основним призначенням автоматизації обліку навності та руху кадрiв є отримання інформації, яка дозволяє здійснювати контроль та аналіз прийому працівників на роботу, переміщення їх на іншу посаду чи в інший підрозділ, звільнення працівників та співставлення цих відомостей з плановими даними по кількості персоналу з метою здійснення контролю за дотриманням встановленої чисельності працівників.

Доцільність автоматизації роботи працівника відділу кадрів по обліку кадрiв на ПЕОМ визначається, передусім, скороченням затрат часу на обробку інформації, підвищенням якості обліку, контролю за навністю та рухом кадрiв, підвищенням оперативності отримання результатних даних, збільшенням точності та достовірності інформації, можливістю обробки інформації, обєм якої збільшується, а також організація комплексної системи автоматизованої обробки інформації працівників відділу кадрів, ВПЗ, бухгалтерії організації. При цьому управлінський персонал звільняється від рутинних, чисто технічних операцій по обробці інформації, приділяючи більше уваги аналізу отриманних результатів і розробці відповідних управлінських рішень по удосконаленню управління персоналом організації.

Основний зміст робіт, які виконує працівник відділу кадрів заключається у формуванні та веденні первинних документів, масивів з первинною інформацією, видачі необхідних документів та довідок бухгалтерії та ВПЗ, а також у веденні довідкових масивів.

Обєктом, при управлінні яким розвязується дана задача, є відділ кадрів ІОЦ обласного споживчого союзу.

У процесі розвязання задачі на АРМ працівника відділу кадрів формується результатна інфорамація, яка представлена у вигляді машинограм, відеокадрів і масивів :

Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць” ( VD1 ), яка призначена для обліку та контролю прийому працівників у розрізі категорій

“Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць” ( VD2 ), яка призначена для аналізу характеру професійного складу організації і використовується для обліку і контролю наявності працівників по якісним ознакам, а також для аналізу укомплектованості організації робочою силою

“Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць” ( VD3 ), яка характеризує зведені дані про прийнятих працівників по кваліфікаційній ознаці і використовується для обліку, контролю та аналізу чисельності прийнятих працівників по структурним підрозділам, категоріям і професіям

“Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць” ( VD4 ), яка призначена для контролю і аналізу причин звільнення, а також для складання плану заходів, направлених на закріплення кадрів в організації

“Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів” ( VD5 ), яка використовується для поточності робочої сили і проведення соціологічних досліджень

масив “Кадр” ( KADR ) призначений для відображення даних про наявність кадрiв в організації і які зберігаються в якості вхідної інформації при формуванні чи редагуванні масивів “Пере-міщення” і “Звільнення”. Формується при впровадженні інформаційної системи ( ІС ) в організації і доповнюється при прийомі на роботу нового працівника

масив “Переміщення” ( PEREM ) призначений для відображення даних про переміщення праціників на нову посаду чи і в інший підрозділ

масив “Звільнення” ( UVOL ) призначений для відображення даних про звільнення працівників з орнанізації.

Задача розвязується на АРМ працівника відділу кадрів один раз на місяць та мірі необхідності, з обовязковим складанням звітності за місяць. Передбачений розвязок задачі по запиту користувача при наявності інформації в інформаційній базі. Робота з АРМ припиняється в кінці робочого дня. Повторне звернення до комплексу програм можливе лише при введенні паролю.

Розвязок задачі припиняється при виникненні збійних ситуацій в апаратному забезпеченні або при виході з ладу електропостачання ЕОМ, а також при несанкціонованому доступі і відсутності необхідної для розвязання задачі інформації.

Інформаційна модель розвязання задачі по обліку наявності та руху кадрiв приведена на рисунку 2.

При розвязанні на АРМ працівника відділу кадрів відбувається наступний розподіл функцій між персоналом і технічними засобами.

У функції працівника відділу кадрів входить:

складання та візуальна перевірка первинних документів

введення та контроль даних

друк вихідних документів

підпис всіх вихідних і вхідних документів

ведення довідників “Посада”, “Професія”, “Струкртурний підрозділ”, “Категорія”, “Прийом”, “Спеціальність”, “Освіта”, “Причина звільнення”, “Військовий облік”, “Стать”, “Сімейний стан”.

У функції технічних засобів входить:

зберігання даних на машинних носіях і забезпечення їх збереження

контроль інформації

обробка даних

формування довідок

друк вихідних документів.

1.1.2 Вихідна інформація

Вихідна інформація, що отримується на АРМ працівника відділу кадрів, призначена для здійснення обліку за наявністю та рухом кадрiв організації.

В результаті обробки інформації на АРМі формується вихідна інформація, яка представлена у вигляді:

Відеокадрів для оперативного перегляду даних оперативних і довідкових масивів.

Машинограм у формі вихідних документів: “Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць”, “Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць”, “Машинограма прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць”, “Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів”.

Масивів на магнітних дисках ( МД ) це масиви “Кадр”, “Переміщення”, “Звільнення”, які містять дані про працівників, про їх переміщення та звільнення.

Перелік та опис вихідних повідомлень АРМ працівника відділу кадрів приведені у таблиці 1.

Форми вихідних повідомлень приведені у додатках 4-8.

Таблиця 1. Перелік і опис вихідних повідомлень.

Назва вихідного повідомлення	Іденти-фіка-тор	Форма подання і вимоги до неї	Періодич- ність видання	Терміни видання і допусти- мий час затримки	Корис-тувачі інфор-мації
Машинограма кількості прийнятих працівників по видам прийому і категоріям за місяць	VD1	Документ	1 раз на місяць або по мірі необхідності	1- ше число кожного місяця	Відділ кадрів
Машинограма наявності та руху кадрiв за категоріями і статтю за місяць	VD2	Те саме	Те саме	Те саме	Те саме
Машинограма прийнятих працівникі по професіям і структурним підрозділам за місяць	VD3	“	“	“	“
Машинограма кількості звільнених працівників за причинами звільнення і категоріями персоналу за місяць	VD4	“	“	“	“
Машинограма кількості звільнених працівників у розрізі професій і структурних підрозділів	VD5	“	“	“	“
Масив “Кадр”	KADR	Масив на МД	При впровадженні ІС	“	“
Масив “Переміщення”	PEREM	Те саме	Те саме	“	“
Масив “Звільнення”	UVOL	“	“	“	“

Перелік і опис самостійних структурних одиниць інформації вихідних повідомлень:

кількість прийнятих працівників по виду прийому та категоріям за місяць розраховується у вихідному документі VD1 з точністю до 1,0

всього прийнятих працівників по категоріям за місяць розраховується у вихідному документі VD1 з точністю до 1,0

всього прийнятих працівників на початок місяця по категорії розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього прийнятих працівників по категорії за місяць розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього звільнених працівників по категорії за місяць розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього працівників на кінець місяця по категорії розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього працівників на початок місяця в організації розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього прийнято за місяць працівників в організації розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього звільнено за місяць працівників в організації розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього на кінець місяця працівників в організації розраховується у вихідному документі VD2 з точністю до 1,0

всього прийнятих працівників по професії і категоріям за місяць розраховується у вихідному документі VD3 з точністю до 1,0

всього прийнятих працівників за місяць у структурному підрозділі по категоріям розраховується у вихідному документі VD3 з точністю до 1,0

всього звільнених працівників по причині звільнення за місяць по категоріям розраховується при у вихідному документі VD4 з точністю до 1,0

всього звільнено працівників в організації за місяць по категоріям розраховується у вихідному документі VD4 з точністю до 1,0

всього звільнено працівників конкретної професії по структурним підрозділам за місяць розраховується у вихідному документі VD5 з точністю до 1,0

всього звільнених працівників по професіям за місяць розраховується у вихідному документі VD5 з точністю до 1,0

1.1.3 Вхідна інформація

У ролі вхідної інформації виступають:

первинні документи, які надходять від працівника ( диплом, паспорт, трудова книжка ) і які формуються у відділі кадрів ( накази про прийом, переміщення та звільнення )

довідники із загальної БД ( структурних підрозділів, категорій, посад, професій, видів прийому, причин звільненя, спеціальностей, освіт, військового обліку, сімейного стану, статі ).

Перелік і опис вхідних повідомлень наведені у таблиці 2.

Таблиця 2. Перелік і опис вхідних повідомлень.

Назва вхідного повідомлення	Ідентифі-катор	Форма подання	Термін і частота надходження
Наказ про прийом на роботу	PRIKAZ 1	Паперовий документ	При зарахуванні на роботу
Паспорт	PASP	Те саме	Те саме
Диплом	DIPL	“	“
Трудова книжка	TRUD_KN	“	“
Наказ про переміщення	PRIKAZ2	“	При переміщенні на іншу роботу
Наказ про звільнення	PRIKAZ3	“	При звільнені з роботи
Довідник “Категорія”	SPR_KAT	МД	При необхідності
Довідник “Структурний підрозділ”	SPR_SP	Те саме	Те саме
Довідник “Професія”	SPR_PRO	“	“
Довідник “Спеціальність”	SPR_SPE	“	“
Довідник “Прийом”	SPR_PR	“	“
Довідник “Стать”	SPR_POL	“	“
Довідник “Посада”	SPR_POS	“	“
Довідник “ Причина звільненя”	SPR_PRI	“	“
Довідник “Освіта”	SPR_OBR	“	“
Довідник “Сімейний стан”	SPR_SEM	“	“

Перелік і опис структурних одиниць інформації вхідних повідомлень наведені нижче:

назва відділу береться з БД ( довідник “Структурний підрозділ” )

номер документу береться з документів PRIKAZ1, PRIKAZ2, PRIKAZ3

дата прийому на роботу береться з документу PRIKAZ1

дата переміщення з документу PRIKAZ2

дата звільненя з документу PRIKAZ3

табельний намер береться з документу PRIKAZ1, а також вводиться користувачем з клавіатури

ПІБ береться з документу PASP

назви посад, категорій, професій беруться відповідно з довідників SPR_POS, SPR_KAT, SPR_PRO

вид прийому береться з довідника SPR_PR

причина звільнення береться з довідника SPR_PRI.

1.2 Алгоритм розвязання задачі

1.2.1 Інформація, що використовується

При розвязані задачі з обліку наявності та руху кадрiв використовують масиви оперативної і нормативно-довідкової інформації, що зберігаються на жорсткому магнітному диску (ЖМД). Масиви оперативної інформації вмі-щують у собі інформацію про працівників, їх вік, стать, адресу, стаж робти і т.д., переміщення працівників, куди, на яку посаду, звільнення працівників, коли звільнили, за якою причиною.

При роботі з АРМ працівника відділу кадрів використовуються наступні масиви оперативної інформації: KADR, PEREM, UVOL, DIPLOM.

Інформація в оперативний масив KADR заноситься в момент прийому працівника на роботу. Масив KADR вміщує табельний номер працівника, ПІБ, код посади, код структурного підрозділу, код статі, код сімейного стану, код освіти, код виду прийому, дату народження, домашню адресу, серію паспорту, оклад, код відмітки про військовий облік, номер наказу про прийом, дату прийому.

Масив PEREM вміщує номер наказу про переміщення або призначення на іншу посаду, табельний номер, дату переміщення, код структурного підрозділу, код посади, оклад. Інформація вноситься в масив в момент переміщення працівника або призначення його на нову посаду.

Масив UVOL вміщує номер наказу про звільнення, табельний номер, дату звільнення, причину звільнення. Інформація заноситься в масив в момент звільнення працівника з роботи.

Масив DIPLOM вміщує номер диплому, атестату чи свідоцтва, табельний номер, код освіти, код спеціальності. Інформація вноситься у масив під час прийому працівника на роботу або при зміні освіти працівника.

Масиви нормативно-довідкової інформації зберігаються у БД АРМу і використовуються для отримання довідкової інформації і складання вихідних документів. Ці масиви включають інформацію про види прийому, посади категорії, спеціальності, освіти, структурні підрозділи організції, професії, причини звільнення, стать, сімейний стан, військовий облік.

Зміст масивів описаний у підрозділі 3.1.5.

Таблиця 3. Перелік масивів, сформованих із вхідних повідомлень.

Назва масиву	Ідентифікатор	Максимальне число записів
Масив даних про працівників	KADR	400
Масив переміщення працівників	PEREM	300
Масив звільнення працівників	UVOL	200
Масив даних про освіту працівників	DIPLOM	400
Довідник посад	SPR_POS	20
Довідник видів прийому	SPR_PR	4
Довідник категорій	SPR_KAT	20
Довідник спеціальностей	SPR_SPE	20
Довідник освіт	SPR_OBR	5
Довідник структурних підрозділів	SPR_SP	7
Довідник професій	SPR_PRO	30
Довідник статі	SPR_POL	2
Довідник сімейного стану	SPR_SEM	3
Довідник причин звільнення	SPR_PRI	6
Довідник військового обліку	SPR_VOEN	2

1.2.2 Результати розвязання

Результатами розвязання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” є вихідні повідомлення у вигляді машинограм, які описані у пункті 2.1.2.

Вихідні повідомлення призначені для отримання інформації про стан і рух кадрiв в цілому по організації і кожному її відділу.

Перелік масивів, які сформовані для видачі вихідних повідомлень і які зберігаються для розвязання даної задачі наведені у таблиці 4.

Таблиця 4. Перелік масивів, сформованих для видачі вхідних повідомлень.

Назва масиву	Ідентифікатор	Максимальне число записів
Масив даних про працівників	KADR	400
Масив переміщення працівників	PEREM	300
Масив звільнення працівників	UVOL	200

1.2.3 Математичний опис

Розрахунки, що проводить працівник відділу кадрів формалізовані за допомогою математичних формул, за якими програми обчислюють значення підсумкових показників.

Розрахунки для відомості чисельності прийнятих працівників за видами прийому та категорії персоналу за певний період наведені нище.

Кількість працівників визначеної статі, конкретної категорії та прийнятих по деякому виду прийому за певний місяць/рік розраховується за формулою:

(1)

де, кількість працівників k-ої категорії p-ої статі,прийнятих за v-м видом прийому до mg-го місяця/року

табельний номер працівника k-ої категорії p-ої статі, що прийнятий на роботу до mg-го місяця/року у відповідності з v-им видом прийому

n кількість записів з табельним номером TN

Сума кількості працівників певної статі та прийнятих на роботу за конкретним видом прийому за певний місяць/рік розраховується за формулою:

(2)

де сума кількості прийнятих працівників по v-му виду прийому k-ї категорії p-ої статі.

Проведемо розрахунки для відомості обліку кадрiв по категоріям та статі за місяць року.

Кількість працівників на кінець певного місяця/року конкретної категорії певної статі розраховуються за формулою:

(3)

де кількість працівників k-ої категорії p-ої статі на початок mg-го місяця/року

кількість працівників k-ої категорії p-ої статі, прийнятих за mg-ий місяць/рік

кількість працівників k-ої категорії p-ої статі, звільнених за mg-й місяць/рік.

Кількість працівників на початок певного місяця/року розраховується за формулою:

(4)

де табельний номер працівника, що значиться на роботі, k-ої категорії p-ої статі

n кількість записів з табельним номером TN

Кількість працівників, прийнятих на роботу певного місяця/року розраховується за формулою:

(5)

де табельний номер працівника, прийнятого на роботу за mg-й місяць/рік, k-ої категорії та p-ї статі, з датою прийому d

n кількість записів з табельним номером TN

Кількість працівників, звільнених з роботи за певний місяць/рік розраховується за формулою:

(6)

де n кількість записів з табельним номером TN

табельний номер працівника, звільненого з роботи в mg-му місяці/році, k-ї категорії p-ої статі, з датою звільнення d.

Кількість працівників конкретної категорії на початок певного місяця/року розраховується за формулою:

(7)

де кількість працівників k-ої категорії на початок mg-го місяця/року.

n кількість записів з табельним номером TN

Кількість працівників, прийнятих на роботу за певний місяць/рік з конкретною категорією розраховується за формулою:

(8)

де кількість працівників, прийнятих на роботу за mg-ий місяць/рік з k-ою категорією.

Кількість працівників, звільнених з роботи за певний місяць/рік з конкретною категорією розраховується за формулою:

(9)

де кількість працівників, звільнених з роботи за mg-ий місяць/рік з k-ою категорією.

Кількість працівників на кінець певного місяця/року з конкретною категорією розраховується за формулою:

(10)

де кількість працівників на кінець mg-го місяця/року з k-ою категорією.

Підсумкова кількість працівників на початок mg-го місяця року розраховується за формулою:

(11)

де підсумкова кількість працівників на початок mg-го місяця/ року.

Підсумкова кількість працівників, прийнятих за певний місяць/рік, розраховується за формулою:

(12)

де підсумкова кількість працівників, прийнятих за mg-й місяць/рік.

Підсумкова кількість працівників, звільнених за певний місяць/рік, розраховується за формулою:

(13)

де підсумкова кількість працівників, звільнених за mg-й місяць/рік.

Підсумкова кількість працівників на кінець певного місяця/року розраховується за формулою:

 (14)

де підсумкова кількість працівників на кінець mg-го місяця/ року.

Розрахунки для відомості чисельності прийнятих працівників по професіям і структурним підрозділам наведені нище.

Кількість прийнятих працівників за певний місяць/рік в певному структурному підрозділі конкретної категорії певної професії та певної статі розраховується за формулою:

(15)

де кількість прийнятих працівників в s-му структурному підрозділі f-ої професії k-ої категорії p-ої статі за mg-й місяць/рік

n кількість записів з табельним номером TN

табельний номер прийнятого працівника в s-му структурному підрозділі f-ої професії k-ої категорії p-ої статі за mg-й місяць/рік

Кількість всього прийнятих працівників за певний місяць/рік в певному структурному підрозділі конкретної професії та певної статі розраховується за формулою:

 (16)

де кількість всього прийнятих працівників в s-му структурному підрозділі f-ої професії p-ої статі за mg-й місяць/рік.

Кількість всього прийнятих працівників за певний місяць/рік в певному структурному підрозділі конкретної категорії та певної статі розраховується за формулою:

(17)

де кількість всього прийнятих працівників в s-му структурному підрозділі k-ої категорії p-ої статі за mg-й місяць/рік.

Для відомості чисельності звільнених працівників за різними причинами:

Кількість звільнених працівників в певному місяці/році за певною причиною звільнення конкретної категорії певної статі розраховується за формулою:

(18)

де кількість звільнених працівників за mg-ий місяць/рік за z-ю причиною звільнення k-ої категорії p-ої статі

табельний номер працівника, звільненого з z-ю причиною звільнення k-ї категорією p-ї статі в mg-му місяці/році.

Кількість всього звільнених працівників в певному місяці/році за певною причиною звільнення певної статі розраховується за формулою:

(19)

де кількість всього звільнених працівників в mg-му місяці/році за z-ю причиною звільнення p-ї статі.

Кількість всього звільнених працівників в певному місяці/році конкретної категорії певної статі розраховується за формулою:

(20)

де кількість всього звільнених працівників в mg-му місяці/році k-ої категорії p-ї статі.

Для відомості чисельності звільнених працівників по професіям і структурним підрозділам:

Кількість звільнених працівників в певному місяці/році певної професії певної статі у конкретному структурному підрозділі розраховується за формулою:

 (21)

де кількість звільнених працівників в mg-му місяці/ році fо-ї професії pо-ї статі у s-му структурному підрозділі

табельний номер працівника f-ої професії pо-ї статі, звільненого з s-го структурного підрозділа в mg-му місяці/році.

Кількість всього звільнених працівників в певному місяці/році певної професії певної статі розраховується за формулою:

(22)

де кількість всього звільнених працівників в mg-му місяці/році f-ої професії p-ої статі.

1.2.4 Алгоритм розвязання

Даний пункт присвячений опису логіки алгоритму і способу формування результатів розвязання задачі. Алгоритм у вигляді схеми наданий на рисунку 3.

Далі розглянемо конкретні дії кожного блоку.

Блок 1-10. Виконує слідуючі функції: організація доступу до програми за допомогою паролю, відкриття необхідних баз даних, формування ієрархічного меню.

Блок 11-13. Формування підменю “Регістрація” і вибір необхідної функції в ньому.

Блок 14-19. Робота з особистою карткою: добавлення інформації про нового працівника.

Блок 20-25. Робота з особистою карткою: редагування інформації про працівника.

Блок 26-38. Перегляд особистих карток працівників.

Блок 39-41. Формування підменю “Робота” і вибір необхідної функції в ньому.

Блок 42-57. Робота з документом “Наказ про переміщення”: введення і редагування інформації про переміщення працівників.

Блок 58-73. Робота з документом “Наказ про звільнення”: введення і редагування інформації про звільнення працівників.

Блок 74-79. Перегляд інформації про працівників, відібраної за ключевими ознаками.

Блок 80-96. Формування підменю “Відомості” , вибір необхідної відомості, її формування, організація виведення на екран чи на друк.

Блок 97-106. Формування підменю “Довідники”, вибір необхідного довідника, організація роботи з ним: добавлення запису, редагування запису, знищення запису.

Блок 107-112. Формування підменю “Сервіс”, вибір необхідної функції в ньому: отримання довідки про використання системи, архівування баз даних, відновлення баз даних.

2. Поняття, структура і склад інформаційних систем. Функції управління

Під інформацією (від лат. information - роз'яснення, виклад) спочатку розумілися відомості, які передаються людьми усним, письмовим або іншим засобом за допомогою умовних сигналів, технічних засобів і т.п

Тому, у залежності від сфери використання, інформація може бути економічною, технічною, генетичною і т.д.

Під економічною інформацією розуміється інформація, що характеризує виробничі відношення в суспільстві.

До неї відносяться відомості, що циркулюють в економічній системі, про процеси виробництва, матеріальних ресурсах, процесах управління виробництвом, фінансових процесах, а також відомості економічного характеру, якими обмінюються між собою різноманітні системи управління. Конкретизуємо поняття економічної інформації на прикладі системи управління промисловим підприємством.

Відповідно до загальної теорії управління, процес управління можна уявити як взаємодію двох систем - керуючої і керованої /мал. 1.1/.

Система управління підприємством функціонує на базі інформації про стан об'єкта, його входів Х (матеріальні, трудові, фінансові ресурси) і виходів Y (готова продукція, економічні і фінансові результати) відповідно до поставленої цілі (забезпечити випуск необхідної продукції). Керування здійснюється шляхом подачи управлінського впливу 1 (план випуску продукції) з урахуванням зворотнього зв'язка - поточного стану керованої системи (виробництва) і зовнішнього середовища - ринок, вищі органи управління.

Призначення керуючої системи - формувати такі впливи на керовану систему, що спонукали б останню прийняти стан, обумовлений ціллю управління. Стосовно до промислового підприємства з деякою часткою умовності можна вважати, що ціль управління - це виконання виробничої програми в рамках техніко-економічних обмежень; керуючі впливу - це плани робіт підрозділів, зворотній зв'язок - дані про хід виробництва: випуску і переміщенні виробів, стані устаткування, запасах на складі і т.д.

Мал. 1.1. Структура системи управління

Очевидно, що і плани й зміст зворотнього зв'язку - не що інше, як інформація. Тому процеси формування керуючих впливів саме і є процесами перетворення економічної інформації. Реалізація цих процесів і складає основний зміст управлінських служб, у тому числі економічних.

До економічної інформації пред'являються такі вимоги: точність, достовірність, оперативність.

Точність інформації забезпечує її однозначне сприйняття всіма споживачами.

Достовірність визначає припустимий рівень перекручування інформації що надходить, так і результатної інформації, при якому зберігається ефективність функціонування системи.

Оперативність відбиває актуальність інформації для необхідних розрахунків і прийняття рішень в умовах , що змінилися.

Види економічної інформації. Економічну інформацію прийнято підрозділяти по таких основних ознаках:

функціям управління,

місцю виникнення (рівню управління).

По функціях управління економічна інформація розділяється на: планово-облікову, нормативно-довідкову, звітно-статистичну інформацію.

Планова (директивна) інформація містить у собі директивні значення планованих і контрольованих показників бізнес-планування на деякий період у майбутньому (п'ятирічка, рік, квартал, місяць, доба).

Наприклад, випуск продукції в натуральному і вартісному вираженні, плановані попит на продукцію і прибуток від її реалізації і т.д.

Облікова інформація відбиває фактичні значення запланованих показників за визначений період часу. На підставі цієї інформації може бути скоригована планова інформація, проведен аналіз діяльності організації, прийняті рішення по більш ефективному керуванню фірмою. У якості облікової інформації виступає інформація натурального (оперативного) урахування, бухгалтерського обліку, фінансового урахування.

Наприклад, обліковою інформацією є: кількість деталей даного найменування, виготовлених робочим за зміну (оперативне урахування), заробітна плата робітника за виготовлення деталі (бухгалтерський облік), фактична собівартість виготовленого виробу (бухгалтерське і фінансове урахування).

Нормативно-довідкова інформація містить різноманітні довідкові і нормативні дані, пов'язані з виробничими процесами і відношеннями. Це самий об'ємний і різноманітний вид інформації. Достатньо відзначити, що в загальному обсязі інформації, що циркулює на фірмі, нормативно-довідкова інформація складає 50-60%.

Прикладами нормативно-довідкової інформації можуть служити: технологічні нормативи виготовлення деталей, вузлів, виробів в цілому; вартісні нормативи (розцінки, тарифи, ціни); довідкові дані по постачальниках і споживачах продукції і т.д.

У фірмі кількість нормативів може досягати декількох мільйонів, а обсяг нормативно-довідкової інформації - сотень мегабайт.

Звітно-статистична інформація відбиває результати фактичної діяльності фірми для вищих органів управління, органів державної статистики, податкової інспекції і т.д., наприклад, річний бухгалтерський звіт про діяльність фірми.

Класифікація економічної інформації за рівнем управління (місцю виникнення) містить у собі вхідну і вихідну інформацію.

Вхідна інформація - це інформація, що надходить у фірму (структурний підрозділ) ззовні і використовується як первинна інформація для реалізації економічних і управлінських функцій і задач управління.

Вихідна інформація - це інформація, що надходить з однієї системи управління в іншу. Та сама інформація може бути вхідною для одного структурного підрозділу як її споживача, так і вихідною - для підрозділу, що її виробляє. При цьому форма представленя економічної інформації може бути: алфавітно-цифрова (текстова) - у виді сукупностей алфавітних, цифрових і спеціальних символів і графічна - у виді графіків, схем, малюнків; а фізичним носієм інформації - папір, магнітний диск, зображення на екрані дисплея.

Інформаційна система

Сучасні комп'ютерні мережі складаються з декількох базових компонентів: концентраторов (hubs), що об'єднують комп'ютери (ПК, робочі станції, сервери) у локальні мережі; мостів (bridges), що розширюють можливості локальних мереж по підключенню більшого числа комп'ютерів; маршрутизаторов (routers), що об'єднують локальні мережі в структуровані корпоративні мережі, що керують потоком даних і підвищують безпеку мереж. Разом ці компоненти створюють повний ансамбль устроїв для побудови стей будь-якого масштабу.

У зв'язку з застосуванням нової інформаційної технології, заснованої на використанні засобів зв'язку, комп'ютерів, широко використовується поняття "інформаційна система" (ІС). При цьому термін "система" вживається в основному в двох змістах:

система як деяка властивість, що складається в раціональному сполученні й упорядкованості всіх елементів визначеного обсягу в часі і просторі так, що кожний із них сприяє успіху діяльності всього об'єкта. З таким трактуванням пов'язане розуміння координації і синхронізації дій персоналу управління, об'єднаних із метою досягнення поставлених цілей;

система як об'єкт, що володіє достатньо складною, певним чином упорядкованою внутрішньою структурою (наприклад, виробничий процес).

У загальному виді поняття "система" охоплює комплекс взаємозалежних елементів, що діють як єдине ціле в інтересах досягнення поставлених цілей. Кожна система містить у собі такі компоненти:

Структура системи - множина елементів системи і взаємозв'язків між ними. Приклад: організаційна і виробнича структура фірми.

Функції кожного елемента системи. Приклад: управлінські функції - прийняття рішень визначеним структурним підрозділом фірми.

Вхід і вихід кожного елемента і системи в цілому. Приклад: матеріальні або інформаційні потоки, що надходять у систему або виводяться нею.

Цілі й обмеження системи і її окремих елементів. Приклад: досягнення максимального прибутку; фінансові обмеження.

Кожна система має властивості подільності і цілісності.

Подільність означає, що систему можна уявити як підсистему, що складається з самостійних частин, кожна з яких може розглядатися як самостійна підсистема. Можливість виділення підсистем (декомпозиція системи) спрощує її аналіз, розробку, впровадження й експлуатацію. Виділення (декомпозиція) підсистем являє собою достатньо складну задачу.

Властивість цілісності вказує на узгодженість цілі функціонування всієї системи з цілями функціонування її підсистем і елементів.

Інформаційна система являє собою комунікаційну систему по збору, передачі, переробці інформації про об'єкт, що постачає робітників різноманітного рангу інформацією для реалізації функції управління.

Інформаційна система створюється для конкретного об'єкта. Ефективна інформаційна система бере до уваги розходження між рівнями управління, сферами дії, а також зовнішніми обставинами і дає кожному рівню управління тільки ту інформацію, що йому необхідна для ефективної реалізації функцій управління.

Впровадження інформаційних систем провадиться з метою підвищення ефективності виробничо-господарської діяльності фірми за рахунок не тільки опрацювання і збереження рутинної інформації, автоматизації конторських робіт, але і за рахунок принципово нових методів управління, заснованих на моделюванні дій спеціалістів фірми при прийнятті рішень (методи штучного інтелекту, експертні системи і т.п.), використанні сучасних засобів телекомунікацій (електронна пошта, телеконференції), глобальних і локальних обчислюванних мереж і т.д.

У залежності від ступеня (рівня) автоматизації виділяють ручні, автоматизовані й автоматичні інформаційні системи.

Ручні ІС характеризуються тим, що всі операції по переробці інформації виконуються людиною.

Автоматизовані ІС - частина функції (підсистем) управління або опрацювання даних здійснюється автоматично, а частина - людиною.

Автоматичні ІС - усі функції управління й опрацювання даних здійснюються технічними засобами без участі людини (наприклад, автоматичне управління технологічними процесами).

По сфері застосування можна виділити такі класи інформаційних систем:

наукові дослідження;

автоматизоване проектування;

організаційне управління;

управління технологічними процесами.

Наукові ІС призначені для автоматизації діяльності науковців, аналізу статистичної інформації, управління експериментом.

ІС автоматизованого проектування призначені для автоматизації праці інженерів-проектувальників і розроблювачів нової техніки (технології). Такі ІС допомогают здійснювати:

- розробку нових виробів і технологій їхнього виробництва;

- різноманітні інженерні розрахунки (визначення технічних параметрів виробів, видаткових норм - трудових, матеріальних і т.д.);

- створення графічної документації (креслень, схем, планувань);

- моделювання проектованих об'єктів;

- створення керуючих програм для верстатів із числовим програмним керуванням.

ІС організаційного управління призначені для автоматизації функції адміністративного (управлінського) персоналу. До цього класу відносяться ІС управління як промисловими (підприємства), так і непромисловими об'єктами (банки, біржа, страхові компанії, готелі і т.д.) і окремими офісами (офісні системи).

ІС управління технологічними процесами призначені для автоматизації різноманітних технологічних процесів (гнучкі виробничі процеси, металургія, енергетика і т.п.).

Структура і склад інформаційної системи

Практично всі розглянуті різновиди інформаційних систем незалежно від сфери їхнього застосування включають один і тойже набір компонентів: функціональні компоненти: функціональні підсистеми (модулі, бізнеси-додатки), функціональні задачі, моделі й алгоритми; компоненти системи опрацювання даних: інформаційне забезпечення, програмное забезпечення, технічне забезпечення, правове забезпечення, лінгвістичне забезпечення;

організаційні компоненти (персонал): нова організаційна структура фірми, персонал (штати, посадові інструкції).

При цьому під функцією управління розуміється спеціальний постійний обов'язок одного або декількох осіб, виконання якого призводить до досягнення визначеного ділового результату.

Під функціональними компонентами розуміється система функцій управління - повний набір (комплекс) взаїмоув'язаних у часу і просторі робіт із управління, необхідних для досягнення поставлених перед підприємством цілей.

Дійсно, будь-яка складна управлінська функція розчленовується на ряд більш дрібних задач і зрештою доводиться до безпосереднього виконавця. Саме від того, як буде виконане те або інше завдання окремим робітником, залежить успіх у рішенні кінцевих задач фірми в цілому. Таким чином, уся сукупність складних управлінських впливів повинна мати своїм кінцевим результатом доведення загальних задач, що стоять перед підприємством, до кожного конкретного виконавця незалежно від його службового положення.

Природно, приведені положення підкреслюють не тільки індивідуальний, але і груповий характер функцій управління, а діловий (практичний) результат утворюється не епізодично, а постійно.

Весь процес управління фірмою зводиться або до лінійного (наприклад, адміністративного) керівництва підприємством або його структурним підрозділом, або до функціонального керівництва (наприклад, матеріально-технічне забезпечення, бухгалтерський облік і т.п.).

Тому декомпозиція інформаційної системи по функціональній ознаці містить у собі виділення її окремих частин, називаних функціональними підсистемами (ПС) (функціональними модулями, бізнеса-додатками), що реалізують систему функцій управління. Функціональна ознака визначає призначення підсистеми, тобто те, для якої області діяльності вона призначена і які основні цілі, задачі і функції вона виконує. Функціональні підсистеми в істотному ступені залежать від предметної області (сфери застосування) інформаційних систем.

Вибір складу функціональних задач функціональних підсистем управління здійснюється звичайно з урахуванням основних фаз управління: планування; урахування, контролю й аналізу; регулювання (виконання).

Планування - це управлінська функція, що забезпечує формування планів, відповідно до яких буде організоване функціонування об'єкта управління. Звичайно виділяють перспективне (5-10 років), річне (1 рік) і оперативне (доба, тиждень, декада, місяць) планування.

Урахування, контроль і аналіз - це функції, що забезпечують одержання даних про стан керованої системи за визначений проміжок часу; визначення факту і причини відхилень фактичного стану об'єкта управління від його планованого стану, а також перебування розмірів цього відхилення. Облік ведеться по показниках плану в обраному діапазоні (обрії) планування (оперативний, середньостроковий і т.д.).

Регулювання (виконання) - це функція, що забезпечує порівняння планованих і фактичних показників функціонування об'єкта управління і реалізацію необхідних керуючих впливів при наявності відхилень від запланованих у заданому діапазоні (відрізку). Відповідно до виділених функціональних підсистем і з урахуванням фаз управління і визначається склад задач функціональних підсистем.

Література

1. Экономическая информатика. Учебник для вузов. Под ред. д.э.н., проф. В.В. Евдокимова. - СПб.:Питер, 1997. - 592 с.

2. Ахметов К. Экономика ИТ и корпоративные информационные системы // Компьютер прес. - 1997. - №1. - с. 31-33.

3. Корпоративная информационная система // Компьютер прес. - 1997. - №7. - с. 216-222.

4. С. Кондрашова. Информационные технологии в управлении. -К.: МАУП, 1998.

4. Ситник та інші. Основи інформаційних систем. -К.: КНЕУ, 1997.